Aspectos básicos para conseguir una reunión eficiente

1. ¿Cuándo?
Es muy importante elegir el momento a
tratar un asunto determinado. ¿Es mejor
al inicio de curso? ¿O quizás cuando ya
llevemos algunas semanas? ¿O puede que
al final de la primera evaluación?
¿Para qué?
Establecer un objetivo específico.
¿Para qué se convoca esa
reunión? Hay que definir
claramente el motivo de la
reunión.
¿Quién?
Conocer a las personas que van
a asistir a la reunión,
anticipando posibles preguntas o
fricciones que puedan darse en
la misma.
¿Dónde?
Conocer y acomodar el lugar
donde se va a celebrar la reunión
con los materiales y adecuaciones
tecnológicas para facilitar la
presentación y la dinámica de la
misma.
Documentación
Proporcionar la
documentación necesaria a los
asistentes para facilitar el
seguimiento y la dinámica de
la reunión.Tiempo
Establecer una hora de inicio
y otra de final para que los
participantes sepan distribuir
sus intervenciones.
Claves para conseguir
reuniones eficaces
Moderador
Establecer un moderador que
facilite el fluido de
intervenciones y sepa
dinamizar la reunión.
Preparación
Es fundamental prepararse con
antelación los puntos a tratar en la
reunión, conociendo en profundidad
los elementos que lo conforman.
Acta
Para que quede constancia de los
puntos tratados, así como de las
intervenciones y aportaciones de cada
uno, es imprescindible elaborar y
guardar un acta de la reunión.
Evaluación
Para saber si se
consiguieron los objetivos,
si la dinámica fue
positiva, si las
intervenciones fueron
claras y concisas, si el
moderador hizo bien su
trabajo…Para todo ello es
necesaria una evaluación.