Una explicacion de por que las reuniones nos agotan......

1. LA
VERDAD
SOBRE LAS
REUNIONES

2. QUE DAÑO PRODUCEN LAS REUNIONES IMPRODUCTIVAS ?
SE GASTA DINERO
Mas de U$S 37 BILLONES
por año se gastan en reuniones improductivas
SE MAL GASTA EL
TIEMPO DE SU
ORGANIZACIÓN
15% del tiempo de su
organización
se gasta en reuniones , un
porcentaje
que va en crecimiento desde 2008
La Gerencia Media pasa
35% DE SU TIEMPO
en reuniones
La Alta Gerencia pasa
50% DE SU TIEMPO
en reuniones
Los empleados pasan
4 HORAS POR SEMANA
preparando el material
para las reuniones

3. USTED GASTA TODO ESE TIEMPO Y DINERO, PERO…
Muchas de las reuniones son
IMPRODUCTIVAS.
De hecho, los ejecutivos consideran que mas de de las reuniones no son
efectivas

4. QUE PROVOCA LAS REUNIONES IMPRODUCTIVAS ?
de los encuestados
admiten hacer otras
tareas durante las
reuniones
admite hacer otras
tareas “a veces” o
“siempre”
admite chequear los
mails
admite hacer otras
tareas no
relacionadas
LOS PARTICIPANTES REMOTOS NO SE INVOLUCRAN
Tienen problemas para ser escuchados, no se involucran y
sienten que no aportan.
De hecho
de los mensajes que
recibimos, proviene del
LENGUAJE CORPORAL
…algo que es difícil de
percibir a través del
teléfono
3.FALTA DE PLANIFICACION Y
ESTRUCTURA.
FACILITAR LAS REUNIONES EFICACES, puede ser aprendido y perfeccionado.
Considerando el tiempo invertido en reuniones, más empresas deberían
investigar como mejorar la efectividad de las mismas.

5. TIPS PARA REUNIONES
EFECTIVAS
AGENDE REUNIONES MAS CORTAS
- Máximo de 30 minutos.
PLANTEE EXPECTATIVAS CLARAS
- Inclúyalo en el material de apoyo
MATERIAL DE APOYO POR ANTICIPADO
- Use el tiempo para la discusión
SEA PUNTUAL CON EL COMIENZO
- Respete el tiempo de las personas
EVITE LOS MONOLOGOS
- Involucre a los participantes
MANTENGA EL FOCO
- Traslade los temas tangenciales a otra
discusión, e-mails, o red social corporativa
RETENGA LOS PUNTOS CLAVE Y ACCIONES
A REALIZAR
- Distribúyalos luego de la reunión

6. TRES PREGUNTAS QUE DEBE HACERSE ANTES DE
AGENDAR SU PROXIMA REUNION
1.Es realmente
NECESARIA la reunión. Explore
otras opciones que requieran
menos tiempo de sus
colaboradores
2.Es realmente
NECESARIA la asistencia a
la reunión?. Sea claro
sobre los participantes
requeridos y los opcionales
3.Que puedo
hacer para asegurarme
estar enfocados y ser
interactivos?. Establezca
una AGENDA CLARA,
envié materiales por
anticipado y establezca
acciones a seguir

7. LA COLABORACION POR VIDEO PUEDE MEJORAR LA
EFECTIVIDAD DE LAS REUNIONES
REDUCE EL MULTITASKING
En general las personas realizan menos
multitasking en las video llamadas que en
las llamadas por telefono
multitasking en las
video llamadas
multitasking en las
llamadas telefónicas
BENEFICIOS DE LAS REUNIONES POR VIDEO CALL
 Mejora el foco e involucramiento
 Favorece la toma de desiciones
 Aumenta la productividad del equipo

8. FUENTES DE INFORMACION