1. GESTIÓN POR PROCESOS UNIVERSIDAD PRIVADA DE TACNA Segunda Especialidad de Ingeniería de Agronegocios GESTION DE PROCESOS AGROPECUARIOS Ing. MsC. Luis Enrique Espinoza Villalobos

2. Estructuras del pasado Una empresa con estructuras organizativas rígidas conlleva la ejecución de sus actividades de manera fraccionada, dificulta el flujo de la comunicación y hace que primen los intereses de las áreas o funciones de una forma aislada sobre los de la organización.

3. Capacidad de Adaptación Como respuesta a esta necesidad surge la estrategia de: la adopción de un enfoque de procesos o la GESTION POR PROCESOS, la cual busca que las Empresas tengan ESTRUCTURAS con una mayor capacidad de adaptación al entorno cambiante, mayor flexibilidad, más capacidad para aprender, más capacidad de crear valor y con una mayor orientación hacia el logro de los objetivos. La gestión por procesos es una forma de conducir o administrar una organización, concentrándose en el valor agregado para el cliente y las partes interesadas.

4. Satisfacción del cliente Cuando un cliente se dirige a una empresa no le importa como está organizada internamente, sólo le interesa recibir el producto o servicio de acuerdo a sus necesidades. Esto hace que las Organizaciones tengan que analizar sus procesos para ver de qué manera se orientan al cliente. Así se empieza a hablar de Gestión de Procesos y Gestión por Procesos.

5. Satisfacción del Cliente La idea de que una organización es un proceso de satisfacción al cliente y no un proceso de producción de bienes y servicios es vital para todo empresario. La organización empieza por el cliente y sus necesidades y no por una patente, una materia prima o la habilidad para vender: parte de las necesidades del cliente.

6. FACTORES GESTIÓN POR PROCESO Existen factores que inciden en el éxito de un enfoque de GESTION POR PROCESO Los cuales hacen la diferencia entre las organizaciones cuya percepción de gestión normalizados son un gasto injustificado y las que lo valoran como una inversión de carácter de un activo intangible.

7. FACTORES GESTIÓN POR PROCESO La estrategia La cultura La estructura organizacional Los procesos críticos La creación de valor

8. FACTORES GESTIÓN POR PROCESOLa estrategia La adopción de un enfoque de gestión por procesos debe ser parte de las estrategias de la gerencia y es una decisión de negocios que debe tomarse de manera integral

9. FACTORES GESTIÓN POR PROCESO La cultura Para implementar la gestión por procesos debe haber un cambio cultural el cual incluya la identificación de principios y valores que deben estar presentes en cada una de las personas que integran la empresa

10. FACTORES GESTIÓN POR PROCESO La estructura organizacional La adopción de la gestión por procesos transforma la estructura organizacional, la responsabilidad y autoridad de las personas, el sistema formal de comunicación, la división del trabajo y la coordinación y control de las actividades, inclusive afecta las jerarquías (que se opondrán al cambio), ya que con ellas se busca cambiar el modelo burocrático y vertical por un modelo de creación de valor en sentido horizontal

11. FACTORES GESTIÓN POR PROCESO Los procesos críticos La gestión por procesos implica identificar los procesos que son críticos para el negocio y que afectan al cliente y las partes interesadas, buscando un sistema que permita gestionar procesos que agreguen valor al producto final de la actividad de la empresa.

12. FACTORES GESTIÓN POR PROCESO La creación de valor La gestión por procesos esta centrada en el valor agregado y debe diseñarse un sistema de creación de valor que se pueda medir con indicadores de eficacia (valor percibido por el cliente y rentabilidad del negocio) y eficiencia (mejora de procesos, y disminución de costos), si esto no se da, el sistema no está bien definido.

13. ELEMENTOS DE UN PROCESO (1) Definir un proceso es identificar sus elementos: Misión: ¿para qué? o ¿cuál es su razón de ser? Propietario: ¿quién es el responsable de su gestión? Alcance: ¿en qué casos es de aplicación?. Límites: ¿cuál es su inicio? ¿Cuál es su final?. Clientes: ¿para quienes desarrollamos las actividades?

14. ELEMENTOS DE UN PROCESO (2) Salidas: ¿qué se genera en el proceso para los clientes?. Entradas: ¿qué necesitamos para generar las salidas? Proveedores: ¿quiénes nos suministran las entradas? Subprocesos/Actividades: ¿qué se hace en el proceso? Indicadores: ¿cómo se miden los resultados y el rendimiento del proceso?.

15. ELEMENTOS DEL PROCESO (Ajenos) No hay que olvidar otros dos elementos que, aunque ajenos al proceso, son fundamentales para su comprensión: Promotor: ¿quién decide que es necesario el proceso?. Directrices / objetivos: ¿qué criterios aplicar? ¿Qué resultados conseguir?.

16. ELEMENTOS DEL PROCESOEl promotor El promotor es quien decide que se ponga en marcha un proceso. La Gerencia / Dirección, en los procesos de gestión de primer nivel; los Jetes de Departamento / Servicio en los de segundo nivel,…

17. ELEMENTOS DEL PROCESOEl promotor Son funciones del promotor: Definir la misión del proceso. Definir directrices y objetivos a alcanzar. Asignar los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Hacer el seguimiento del cumplimiento de planes y consecución de objetivos. Evaluar la adecuación y eficacia del proceso.

18. ELEMENTOS DEL PROCESOMisión La Misión de un proceso es su razón de ser, aquello por lo que el promotor ha decidido ponerlo en marcha (resolver alguna necesidad de los clientes del proceso). Las directrices son las estrategias y criterios establecidos por el promotor para orientar las actividades del proceso.

19. ELEMENTOS DEL PROCESOObjetivos Los objetivos son los resultados que el promotor quiere alcanzar con el proceso. Deben ser fijados con el compromiso del propietario. Para medir el progreso hacia la consecución de los objetivos, el propietario debe incluir en sus indicadores aquellos representativos de estos objetivos.

20. ELEMENTOS DEL PROCESOEjemplo Proceso: Producción de papa Promotor: Responsable del fundo agrícola Misión: Producir de papas Objetivos: Toneladas por hectárea

21. ELEMENTOS DEL PROCESOPropietario Propietario de un proceso es la persona designada por el promotor como responsable de su gestión. Son funciones del propietario; Planificar (definir tareas y asignar responsabilidades). Definir como hay que llevar a cabo las actividades. Comprobar que las actividades se llevan a cabo según lo establecido. Analizar los resultados y definir acciones correctivas. Informar al promotor de los resultados obtenidos, así como de la adecuación y eficacia del proceso.

22. ELEMENTOS DEL PROCESOPropietario Ser propietario no implica tener que llevar a cabo todas las actividades, ni que todas las actividades tengan que llevarse a cabo por personas que dependen jerárquicamente de él. Se debe tener en cuenta fundamentalmente que área de la organización tiene más peso específico en el proceso, el nivel al que está definido el proceso y la importancia que tiene el proceso.

23. ELEMENTOS DEL PROCESOEjemplo Proceso: Producción de papa Propietario: Ingeniero de Campo

24. ELEMENTOS DEL PROCESOAlcance Para cada proceso, hay que definir su alcance, es decir, en qué casos es de aplicación o qué limitaciones tiene su aplicación (en qué áreas de la organización, a qué productos / servicios, ámbitos geográficos, hasta qué cuantía económica

25. ELEMENTOS DEL PROCESOLímites Así mismo, debe identificarse claramente cuál es el inicio y final del proceso, ya que de ello depende cuáles sean las entradas y, por tanto, las salidas, las tareas a realizar,... Pero, sobre todo, para evitar conflictos con otros procesos ya que las entradas de éste son salidas de otros y viceversa.

26. ELEMENTOS DEL PROCESOEjemplo Alcance / Límites Proceso: Producción de papa Alcance: Solo producción de papa (no de camote) Límites Inicio: Siembra de semillas Fin: Entrega al Cliente

27. ELEMENTOS DEL PROCESOClientes La razón de ser de un proceso es dar respuesta adecuada a las necesidades o expectativas de los clientes. Cliente es el destinatario del producto / servicio que fabricamos o prestamos. Puede ser interno o externo en función de su pertenencia a la organización.

28. ELEMENTOS DEL PROCESOSalidas El producto / servicio constituye la salida principal del proceso. Además, se generan otras salidas del proceso como información, registros. No debemos olvidar que existen otros grupos de interés (el promotor , las personas que trabajan en el proceso, la sociedad, los vecinos, etc.) cuyas expectativas deben satisfacerse con otras salidas del proceso (rendimiento económico, experiencia, impactos medioambientales, etc.)

29. ELEMENTOS DEL PROCESOEjemplo Proceso: Producción de papa Cliente: Comprador de papa Otros clientes: El promotor, los operarios, personal administrativo, servicio de mantenimiento, etc. Salidas: La papa Otras salidas: Factura de cobro, Guía de Remisión, Residuos, etc.

30. ELEMENTOS DEL PROCESOEntradas Los materiales, personas, servicios, información, entre otros constituyen las entradas del proceso. Las más importantes son aquellas que se transforman en el proceso Tan importantes o más, son las directrices y objetivos que establece el promotor para ese proceso y las expectativas de todos los grupos de interés que deben ser tenidas en consideración para no generar insatisfacciones y pérdida de eficiencia.

31. ELEMENTOS DEL PROCESOProveedores Las personas, organizaciones u otras áreas de la organización que suministran estas entradas son los proveedores del proceso a los que debemos transmitir nuestras necesidades y acordar las características de su suministro.

32. ELEMENTOS DEL PROCESOSubprocesos / Actividades Permiten transformar las entradas en salidas Además de las actividades de añadir valor al cliente, existen otras actividades como Subprocesos Estratégicos Subprocesos Fundamentales Subprocesos de soporte

33. ELEMENTOS DEL PROCESOIndicadores Permite conocer el grado de cumplimiento de los objetivos. Son reglas para medir (indicadores o ratios) que permitan evaluar su funcionamiento, analizar los resultados, identificar oportunidades de mejora, compararse con la competencia, entre otros. Los indicadores de resultado serían básicamente de dos tipos: Nivel de satisfacción de los clientes (no suele haber datos) Grado de cumplimiento de objetivos (eficacia)

34. Trabajo Identificar los elementos de un proceso

35. FIN MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN