Este documento describe el proceso de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en dos entidades, la Registraría Pública de Garzón y la cooperativa COOFISAM. Explica las etapas pre-archivística y archivística, así como los tipos de documentos que se conservan en los archivos de gestión, central e histórico de cada entidad. Concluye que es indispensable contar con personal capacitado en archivística y usar tablas de retención documental para ordenar los archivos de manera coherente
Este documento explica el proceso de transferencia de documentos entre archivos. La transferencia implica el traslado de documentos de un archivo a otro una vez que han cumplido su plazo de retención. El proceso incluye preparar los documentos, completar un inventario, embalar los documentos en cajas normalizadas y formalizar la transferencia mediante un acta firmada.
Taller nº2 grupal Ayda, Yaneth y Fernanda. Gestion Documentalluchia1114
Este documento presenta la información de un taller sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. El taller fue realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío en el marco de un curso de Gestión Documental I. El documento describe los objetivos del taller, su desarrollo que incluyó visitas a archivos públicos y privados, y la identificación de conceptos archivísticos.
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentosYurley Moreno
El documento describe las etapas del ciclo vital de los documentos y la formación de archivos según este ciclo. Explica que los documentos pasan por una etapa de archivo de gestión, archivo intermedio y archivo histórico, y que en cada etapa los documentos tienen diferentes valores. También cubre temas como las tablas de retención documental y la encuesta de unidad documental.
Este documento presenta los resultados de una actividad realizada por estudiantes de Ciencia de la Información y la Documentación para visitar los archivos de una entidad pública (Hospital San Pedro) y una privada (Policlínica La Unión) en Barranquilla. Los estudiantes realizaron preguntas sobre la gestión documental, identificaron conceptos archivísticos y procesos del ciclo vital de los documentos. Adicionalmente, indagaron sobre la normativa colombiana en materia de gestión documental.
Manual de archivos de oficina ejemplo u de alicante 2dannacortes95
Este manual proporciona directrices para la organización de archivos de oficina en la Universidad de Alicante. Explica la diferencia entre un almacén de papel y un archivo de documentos, y por qué es necesario un archivo en la universidad. Detalla los elementos que componen el sistema de archivos de la universidad, incluidos los archivos de gestión y el Archivo General. Además, ofrece principios básicos para la organización, clasificación, ordenación y conservación de documentos en los archivos de gestión, así como el proceso de transferencia de documentos al Arch
Formación de Archivos a partir del Ciclo Vital de los Documentosesperanzarojas
La Universidad Industrial de Santander implementa un programa de gestión documental basado en los lineamientos del Archivo General de la Nación. El documento describe los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y disposición final de documentos en la universidad, los cuales se orientan a través de manuales, instructivos y las Tablas de Retención Documental. Adicionalmente, presenta ejemplos de series documentales y procesos realizados en los archivos de gestión y central.
FORMACION DE LOS ARCHIVOS SEGUN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOSClaudia Zapata Zapata
Este documento presenta 3 informes: 1) sobre la visita a la Gobernación de Antioquia, una entidad pública, 2) sobre la visita a una entidad privada no identificada, y 3) sobre la normatividad de gestión documental en Colombia. El informe de la Gobernación de Antioquia describe su organización, procesos, personal y controles de archivo.
1) El documento describe una visita realizada por estudiantes a los archivos de una universidad pública y una privada con el fin de aprender sobre la gestión documental y el ciclo vital de los documentos.
2) En las visitas, los estudiantes realizaron preguntas sobre temas como la organización de documentos, tablas de retención, archivos de gestión y más.
3) También identificaron conceptos clave como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y explicaron su entendimiento de estos.
Este documento explica el proceso de transferencia de documentos entre archivos. La transferencia implica el traslado de documentos de un archivo a otro una vez que han cumplido su plazo de retención. El proceso incluye preparar los documentos, completar un inventario, embalar los documentos en cajas normalizadas y formalizar la transferencia mediante un acta firmada.
Taller nº2 grupal Ayda, Yaneth y Fernanda. Gestion Documentalluchia1114
Este documento presenta la información de un taller sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. El taller fue realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío en el marco de un curso de Gestión Documental I. El documento describe los objetivos del taller, su desarrollo que incluyó visitas a archivos públicos y privados, y la identificación de conceptos archivísticos.
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentosYurley Moreno
El documento describe las etapas del ciclo vital de los documentos y la formación de archivos según este ciclo. Explica que los documentos pasan por una etapa de archivo de gestión, archivo intermedio y archivo histórico, y que en cada etapa los documentos tienen diferentes valores. También cubre temas como las tablas de retención documental y la encuesta de unidad documental.
Este documento presenta los resultados de una actividad realizada por estudiantes de Ciencia de la Información y la Documentación para visitar los archivos de una entidad pública (Hospital San Pedro) y una privada (Policlínica La Unión) en Barranquilla. Los estudiantes realizaron preguntas sobre la gestión documental, identificaron conceptos archivísticos y procesos del ciclo vital de los documentos. Adicionalmente, indagaron sobre la normativa colombiana en materia de gestión documental.
Manual de archivos de oficina ejemplo u de alicante 2dannacortes95
Este manual proporciona directrices para la organización de archivos de oficina en la Universidad de Alicante. Explica la diferencia entre un almacén de papel y un archivo de documentos, y por qué es necesario un archivo en la universidad. Detalla los elementos que componen el sistema de archivos de la universidad, incluidos los archivos de gestión y el Archivo General. Además, ofrece principios básicos para la organización, clasificación, ordenación y conservación de documentos en los archivos de gestión, así como el proceso de transferencia de documentos al Arch
Formación de Archivos a partir del Ciclo Vital de los Documentosesperanzarojas
La Universidad Industrial de Santander implementa un programa de gestión documental basado en los lineamientos del Archivo General de la Nación. El documento describe los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y disposición final de documentos en la universidad, los cuales se orientan a través de manuales, instructivos y las Tablas de Retención Documental. Adicionalmente, presenta ejemplos de series documentales y procesos realizados en los archivos de gestión y central.
FORMACION DE LOS ARCHIVOS SEGUN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOSClaudia Zapata Zapata
Este documento presenta 3 informes: 1) sobre la visita a la Gobernación de Antioquia, una entidad pública, 2) sobre la visita a una entidad privada no identificada, y 3) sobre la normatividad de gestión documental en Colombia. El informe de la Gobernación de Antioquia describe su organización, procesos, personal y controles de archivo.
1) El documento describe una visita realizada por estudiantes a los archivos de una universidad pública y una privada con el fin de aprender sobre la gestión documental y el ciclo vital de los documentos.
2) En las visitas, los estudiantes realizaron preguntas sobre temas como la organización de documentos, tablas de retención, archivos de gestión y más.
3) También identificaron conceptos clave como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y explicaron su entendimiento de estos.
Este documento presenta la tarea número 3 de gestión documental de una estudiante. Incluye información sobre dos instituciones como el SENA e Ibagué y sus oficinas de gestión documental, el ciclo vital de los documentos, conceptos archivísticos como fondo documental y serie documental, y ejemplos de series y subseries. También presenta lineamientos sobre foliación, ordenación y etiquetado de documentos.
Las 3 oraciones resumen lo siguiente:
1) El documento describe el proceso de transferencia de documentos de los archivos de gestión a el Archivo Intermedio de la Universitat de València.
2) Incluye información sobre cómo preparar los documentos para la transferencia mediante el uso de hojas de previsión y transferencia.
3) Explica que la transferencia tiene el objetivo de optimizar el espacio y transferir la responsabilidad de conservación y acceso a documentos al Archivo Intermedio.
Gestión documental taller 3 sandra garcia carol moracaritolmora1024
Este documento resume una visita realizada a un archivo público en Medellín, Colombia. Contiene preguntas realizadas sobre los procesos de gestión documental como la recepción de documentos, tablas de retención y valoración, transferencias, organización y conservación, procesos de orden y procedencia, archivo histórico, selección documental, foliación y consulta de documentos. Se detallan las respuestas recibidas sobre cada proceso y una evaluación general de la organización del archivo.
Este documento presenta el taller 3 sobre gestión documental empresarial realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío. El taller describe la visita a archivos de entidades públicas y privadas donde se identificaron conceptos y procesos archivísticos relacionados con la normatividad colombiana. Se realizaron preguntas a los funcionarios sobre temas como ciclo vital de documentos, series documentales y tablas de retención entre otros.
El presente trabajo brinda información sobre conceptos teóricos, definiciones sobre gestión documental.
Revisión de acuerdo y legislación pertinente a la gestión documental.
Descripción, trascripción y recuento de la visita a una institución pública y privada.
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.kritogarzonr
Este documento habla sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que de acuerdo a la Ley 594 de 2000, los archivos se clasifican en tres tipos: Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico. Además, presenta los objetivos de comprender la formación de archivos y reconocer las clases de archivos según su organización. Por último, detalla una tarea que incluye visitar archivos y realizar preguntas sobre su funcionamiento.
Este documento resume el proceso de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que en los archivos se conserva información importante de las entidades públicas y privadas que refleja sus actividades. Describe los objetivos de conocer los procesos de gestión documental relacionados con la producción, recepción, distribución y trámite de documentos oficiales. Finalmente, detalla algunas actividades prácticas como visitar archivos para identificar sus etapas del ciclo vital de documentos y conceptos archivísticos.
El documento presenta información general sobre la administración documental. Explica que la administración documental tiene como objetivos establecer procedimientos para procesar documentos de manera rápida, proporcionar información oportuna sobre los documentos y realizar control sobre los documentos que se crean, procesan y archivan. También presenta términos clave relacionados con la administración de documentos como fondo documental, serie documental, expediente, unidad documental y otros.
El resumen describe los 5 procesos clave de la gestión documental para la asistencia de gerencia según el diagrama de flujo presentado: 1) producción de documentos, 2) recepción de documentos, 3) organización de documentos, 4) trámite de documentos, y 5) consulta de documentos. Cada proceso describe brevemente las actividades y pasos a seguir como elaborar documentos, registrar su recepción, organizarlos de acuerdo a la tabla de retención documental, darles trámite, y consultarlos en el archivo central.
Este documento presenta el taller 3 de Gestión Documental I realizado por Juan Carlos Osorio Betancourt del grupo 1. El taller se enfoca en la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos y presenta las respuestas a 11 preguntas relacionadas con la visita realizada al archivo de la Presidencia de la República de Colombia y conceptos clave de gestión documental.
Este manual proporciona orientación sobre la organización de archivos de oficina en la Universidad de Alicante. Explica la diferencia entre un almacén de papel y un archivo de documentos, la necesidad de un archivo en la universidad, y los tipos de documentos que forma parte del archivo universitario. También describe los elementos que constituyen el sistema de archivos universitario, las fases del ciclo de vida de los documentos, y las funciones del Archivo General. Además, ofrece principios básicos para organizar los archivos de gestión o de oficina en
Este documento resume la visita realizada por los estudiantes Kelly J. Cano Suarez y Diana Marcela Tonuzco al archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) en Barrancabermeja. Ellos observaron que SENA sigue el ciclo vital de documentos que incluye un archivo de gestión, un archivo central e histórico, y aplica tablas de retención documental. Los estudiantes concluyen que la visita les ayudó a reforzar conceptos teóricos y conocer la metodología archivíst
Este documento describe los objetivos y procesos de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en una entidad privada. Explica que la documentación se archiva por oficinas productoras y es recogida por un encargado para su organización en carpetas según programas académicos. Describe también los procesos del programa de gestión documental que se llevan a cabo en los archivos de gestión, central e histórico, incluyendo organización, consulta, conservación y disposición de documentos.
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo el Acuerdo 60 de 2001.
3) El Decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente la Ley 594 de
El documento presenta un taller de gestión documental realizado por dos estudiantes para una asignatura. Describe la introducción del taller, la solución a una pregunta sobre la visita a archivos de una entidad pública y privada, y contiene información sobre los procesos de gestión documental de la empresa Tandem S.A.
Este documento proporciona información sobre el Sistema de Gestión Documental de la Universidad Manuela Beltrán. Explica que el sistema se encarga de la captura, organización, procesamiento, accesibilidad, difusión, orientación y conservación de los documentos de la universidad. También describe los dos tipos de archivos que existen (Archivo de Gestión y Archivo Central) y los pasos del proceso archivístico como clasificar, ordenar y rotular documentos.
Este documento presenta una guía de aprendizaje para un programa de formación sobre organización documental. La guía incluye actividades como reflexiones iniciales, conceptualización, aplicación práctica de casos y foros de discusión. El objetivo es que los aprendices conozcan e implementen conceptos como ciclo vital de documentos, tablas de retención documental y gestión documental para organizar archivos de manera eficiente.
Este documento presenta las actividades a desarrollar para la asignatura de Gestión Documental I en la Universidad del Quindío. Los estudiantes deberán visitar archivos públicos y privados para identificar conceptos archivísticos como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y describir procesos de gestión documental. También deberán analizar normatividad colombiana sobre archivos y realizar ejemplos prácticos sobre clasificación documental. El objetivo es que los estudiantes conozcan la gestión de documentos en entidades
This document outlines the activities at a children's birthday party, including greetings, games, toys, cake, presents, and other party favors. It discusses reading exercises and homework assignments related to different types of parties children can have in Britain. The document concludes by thanking students for their attention and wishing them good luck.
Este documento presenta la tarea número 3 de gestión documental de una estudiante. Incluye información sobre dos instituciones como el SENA e Ibagué y sus oficinas de gestión documental, el ciclo vital de los documentos, conceptos archivísticos como fondo documental y serie documental, y ejemplos de series y subseries. También presenta lineamientos sobre foliación, ordenación y etiquetado de documentos.
Las 3 oraciones resumen lo siguiente:
1) El documento describe el proceso de transferencia de documentos de los archivos de gestión a el Archivo Intermedio de la Universitat de València.
2) Incluye información sobre cómo preparar los documentos para la transferencia mediante el uso de hojas de previsión y transferencia.
3) Explica que la transferencia tiene el objetivo de optimizar el espacio y transferir la responsabilidad de conservación y acceso a documentos al Archivo Intermedio.
Gestión documental taller 3 sandra garcia carol moracaritolmora1024
Este documento resume una visita realizada a un archivo público en Medellín, Colombia. Contiene preguntas realizadas sobre los procesos de gestión documental como la recepción de documentos, tablas de retención y valoración, transferencias, organización y conservación, procesos de orden y procedencia, archivo histórico, selección documental, foliación y consulta de documentos. Se detallan las respuestas recibidas sobre cada proceso y una evaluación general de la organización del archivo.
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El presente trabajo brinda información sobre conceptos teóricos, definiciones sobre gestión documental.
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Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.kritogarzonr
Este documento habla sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que de acuerdo a la Ley 594 de 2000, los archivos se clasifican en tres tipos: Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico. Además, presenta los objetivos de comprender la formación de archivos y reconocer las clases de archivos según su organización. Por último, detalla una tarea que incluye visitar archivos y realizar preguntas sobre su funcionamiento.
Este documento resume el proceso de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que en los archivos se conserva información importante de las entidades públicas y privadas que refleja sus actividades. Describe los objetivos de conocer los procesos de gestión documental relacionados con la producción, recepción, distribución y trámite de documentos oficiales. Finalmente, detalla algunas actividades prácticas como visitar archivos para identificar sus etapas del ciclo vital de documentos y conceptos archivísticos.
El documento presenta información general sobre la administración documental. Explica que la administración documental tiene como objetivos establecer procedimientos para procesar documentos de manera rápida, proporcionar información oportuna sobre los documentos y realizar control sobre los documentos que se crean, procesan y archivan. También presenta términos clave relacionados con la administración de documentos como fondo documental, serie documental, expediente, unidad documental y otros.
El resumen describe los 5 procesos clave de la gestión documental para la asistencia de gerencia según el diagrama de flujo presentado: 1) producción de documentos, 2) recepción de documentos, 3) organización de documentos, 4) trámite de documentos, y 5) consulta de documentos. Cada proceso describe brevemente las actividades y pasos a seguir como elaborar documentos, registrar su recepción, organizarlos de acuerdo a la tabla de retención documental, darles trámite, y consultarlos en el archivo central.
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Este manual proporciona orientación sobre la organización de archivos de oficina en la Universidad de Alicante. Explica la diferencia entre un almacén de papel y un archivo de documentos, la necesidad de un archivo en la universidad, y los tipos de documentos que forma parte del archivo universitario. También describe los elementos que constituyen el sistema de archivos universitario, las fases del ciclo de vida de los documentos, y las funciones del Archivo General. Además, ofrece principios básicos para organizar los archivos de gestión o de oficina en
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1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo el Acuerdo 60 de 2001.
3) El Decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente la Ley 594 de
El documento presenta un taller de gestión documental realizado por dos estudiantes para una asignatura. Describe la introducción del taller, la solución a una pregunta sobre la visita a archivos de una entidad pública y privada, y contiene información sobre los procesos de gestión documental de la empresa Tandem S.A.
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Este documento presenta las actividades a desarrollar para la asignatura de Gestión Documental I en la Universidad del Quindío. Los estudiantes deberán visitar archivos públicos y privados para identificar conceptos archivísticos como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y describir procesos de gestión documental. También deberán analizar normatividad colombiana sobre archivos y realizar ejemplos prácticos sobre clasificación documental. El objetivo es que los estudiantes conozcan la gestión de documentos en entidades
This document outlines the activities at a children's birthday party, including greetings, games, toys, cake, presents, and other party favors. It discusses reading exercises and homework assignments related to different types of parties children can have in Britain. The document concludes by thanking students for their attention and wishing them good luck.
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O documento discute conceitos fundamentais de eletroquímica, incluindo pilhas, reações de óxido-redução, potenciais de redução e oxidação, e eletrólise. Exemplos detalhados incluem a pilha de Daniell e eletrólise aquosa e ígnea de NaCl.
Este documento presenta un curso sobre servicio al cliente. El curso tiene como objetivo enseñar estrategias de mercadeo, conceptos básicos de mercadeo y servicio al cliente. El curso contiene dos unidades principales: servicio al cliente y administración de procesos y mejora continua. Cada unidad incluye varios capítulos y lecciones sobre temas relacionados con el servicio al cliente y la administración de procesos.
El documento discute el potencial de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) como herramientas pedagógicas en el aula. Las TIC permiten un aprendizaje más interactivo y centrado en el estudiante. También pueden estimular el pensamiento crítico, presentar información de manera multimedial, y fomentar el aprendizaje cooperativo y exploratorio. No obstante, se deben evitar los posibles abusos y efectos negativos como la pérdida de la escritura a mano o un pensamiento
This document provides a summary of Edward Clinton's work experience, including his current role as a Supervisory Investigative Specialist/Coordinator for the FBI since 2013 where he handles financial and facilities management for a mobile surveillance team. Prior to this role, he worked as a Supervisory Investigative Specialist/Team Coordinator for the FBI from 2009-2013 where he oversaw surveillance operations and personnel. He also has experience working as an Investigative Specialist-Assistant Team Coordinator and has held other jobs including operating a legal practice and working in installation and teaching.
Confecciones inició en 1993 en Gamarra con 4 operarios y 3 máquinas confeccionando prendas de vestir. Hoy en día cuenta con 16 empleados calificados y 4 talleres para confeccionar ropa para damas, caballeros, niñas y niños, con una capacidad diaria de [CANTIDAD] prendas. En 2010 la empresa se constituyó legalmente para apoyar su crecimiento.
El documento describe los conceptos fundamentales de los archivos en las empresas. Explica que los archivos son conjuntos de documentos organizados para tener información clasificada y ordenada. También describe los tipos de archivos, como archivos activos, semiactivos y pasivos, así como los criterios y sistemas para organizar los archivos. Finalmente, detalla los equipos, materiales y mobiliario necesarios para establecer y mantener un archivo empresarial efectivo.
Formacion de los archivos segun el ciclo de los documentosOscar Contreras
El documento habla sobre las diferentes fases por las que pasan los documentos desde su creación hasta su depósito final en un centro de archivos. Menciona que los documentos atraviesan diferentes etapas desde que son creados o recibidos por una entidad, hasta que son transferidos a un archivo para su conservación a largo plazo.
El documento habla sobre una tarea en SlideShare relacionada con la aplicación e implementación de instrumentos archivísticos en entidades públicas y privadas. Se pide visitar archivos de una entidad pública y privada, realizar preguntas, identificar las etapas del ciclo vital de los documentos, y definir conceptos archivísticos clave.
El documento habla sobre una tarea en SlideShare realizada por Angie Carolina Sánchez Medina para el docente Jorge Mario Zuluaga Campuzano. La tarea involucra visitar archivos de entidades públicas y privadas para identificar cómo se encuentra organizada su documentación, realizar preguntas sobre gestión documental, e identificar las etapas del ciclo vital de los documentos.
Este documento presenta una tarea en SlideShare sobre la aplicación y elaboración de instrumentos archivísticos. La tarea incluye visitas a archivos de entidades públicas y privadas para identificar cómo se organiza la documentación y comprender conceptos como el ciclo vital de los documentos, serie y tipo documental. También incluye preguntas sobre cómo se lleva a cabo la foliación, organización y etiquetado de documentos.
Este documento presenta un informe sobre la visita realizada al Archivo Central de la Alcaldía Municipal de Macaravita, Santander. El archivo se encuentra organizado por oficinas productoras, ordenado cronológicamente de más antiguo a más reciente. La documentación se almacena en cajas y carpetas ubicadas en estanterías. El informe incluye preguntas realizadas durante la visita sobre temas como la función del archivo, cómo se organiza la información, series documentales, software y mobiliario disponible.
Este documento presenta un resumen del trabajo realizado por tres estudiantes sobre un programa de gestión documental. Como parte del trabajo, las estudiantes visitaron el Archivo Central de la Alcaldía Municipal de Macaravita en Santander, Colombia. En la visita, observaron cómo se encuentra organizada la documentación del archivo y realizaron preguntas sobre diferentes aspectos de la gestión documental como la función del archivo, cómo se almacena y organiza la información, y los conceptos de series y subseries documentales.
Este documento describe los procesos de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en una entidad privada y pública. En la entidad privada, los documentos se organizan por código numérico y se conservan documentos como historias laborales. En la entidad pública, el archivo de gestión de recursos humanos de la Universidad Nacional almacena 12,000 historias laborales organizadas por carpetas con seis divisiones. Realizan transferencias semestrales al archivo central siguiendo la tabla de retención.
El documento resume una visita al Archivo Central de la Pontificia Universidad Javeriana en Cali. Explica que el archivo sigue el ciclo vital de los documentos y tiene implementado un programa de gestión documental. Los documentos se organizan de acuerdo con el principio de procedencia y se clasifican en fondos, secciones, series y tipos. El archivo sigue la normativa archivística colombiana pero tiene algunos retos como espacio limitado.
El documento describe el proceso de gestión documental en la Universidad Central y el Archivo de Bogotá. Explica que la Universidad Central se encuentra implementando un sistema de gestión documental que incluye el ciclo vital de los documentos, mientras que el Archivo de Bogotá ya tiene establecido un sistema integrado de gestión que busca conservar documentos de acuerdo a su ciclo vital. También presenta conceptos archivísticos como fondo, serie, subserie y tipos documentales.
Este documento describe el Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Seguridad Pública de la Ciudad de México. Explica que el SIA está compuesto por un componente normativo y otro operativo, y describe las unidades de archivo como el archivo de trámite, de concentración e histórico. También define términos clave como transferencia primaria y secundaria, y valoración primaria y secundaria.
Este documento resume las principales características de los archivos de la Contraloría Municipal de Envigado y de la empresa privada Unión Eléctrica. Ambos archivos siguen las normas del Archivo General de la Nación y organizan sus documentos de acuerdo a su ciclo vital, valorando los documentos según su importancia, volumen y uso. En el archivo de gestión se almacenan documentos por 1 año, en el central de 15 a 20 años y en el histórico los documentos permanentes. Ambos archivos han creado tablas de retención
El documento resume la información sobre el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural de Bogotá, incluyendo su dirección, contacto, las series y subseries que maneja (contratos, prestación de servicios, arrendamientos, suministros, apoyo e interadministrativos), las etapas del proceso contractual (precontractual, contractual, ejecución), y los tipos de documentos involucrados en cada etapa. También cubre aspectos como el momento en que los expedientes pasan al archivo de gestión, el tiempo de retención en este archivo, y las series adicional
Este documento presenta la problemática del archivo de la Superintendencia Financiera de Colombia. Describe que la iluminación del archivo es insuficiente, hay mucho polvo debido a la falta de limpieza, y no hay ventilación adecuada para refrigerar los documentos. El documento analiza posibles soluciones a estos problemas para mejorar la calidad del archivo y las condiciones laborales.
Este documento propone organizar el fondo acumulado de la entidad Fondo de Empleados de Supertiendas Olímpica "FESOL" de acuerdo con la leyes archivísticas. Actualmente los documentos no siguen principios de organización y es necesario realizar un diagnóstico, desarrollar un plan de trabajo y aplicar procesos archivísticos para organizar adecuadamente la documentación y facilitar su consulta y acceso.
Este documento describe la importancia de los archivos para las empresas y organizaciones. Explica que los archivos contienen la memoria e historia de una compañía y son fundamentales para tomar decisiones. Se dividen los archivos en tres categorías: archivo activo, archivo semiactivo y archivo inactivo. También habla sobre el papel del archivista y cómo clasifican y almacenan los diferentes tipos de documentos según su valor e importancia.
Formación de los archivos según el ciclo vitalfjsalazarm
El documento describe las preguntas y respuestas de dos archivos, uno público y uno privado, sobre sus procesos de gestión documental. El archivo público actualmente administra 2 fondos y carece de un sistema de conservación integral, aunque realiza limpiezas periódicas. Su personal no está completamente capacitado y usa una aplicación en Access. El archivo privado administra 1 fondo y está en proceso de levantar tablas de retención. Su personal recibe capacitación continua pero los depósitos requieren adecuaciones. El documento también incluye def
El documento presenta un informe sobre la visita realizada por un grupo de estudiantes a dos archivos institucionales en Santiago de Cali: el Archivo del Centro Administrativo Municipal y el Archivo Central de la Policía Metropolitana. Describe la organización, software de gestión documental, funciones, características, ventajas de la implementación de un programa de gestión documental y sistemas de seguridad de cada archivo.
DESARROLLO DE LAS RELACIONES CON LOS STAKEHOLDERS.pdf
Trabajo de campo
1. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
LEIDY VIVIANA PINILLA MARÍN
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL I
ARMENIA 2015
2. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
LEIDY VIVIANA PINILLA MARIN
MARÍA NANCY URIBE CUÉLLAR
PROFESORA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL I
ARMENIA 2015
3. INTRODUCCIÓN
Los archivos cumplen una función indispensable en la conservación de la
documentación, porque son los que conllevan información que maneja la
entidad. Por este motivo es indispensable tener claro el proceso de Formación
de los archivos según el ciclo vital de los documentos, este proceso se refiere
a las etapas que tienen que pasar un documento desde su creación hasta su
disposición final, donde se define si se conserva o se elimina.
Para este proceso se debe conocer bien cada una de las etapas, como lo son:
la etapa pre-archivística, etapa archivística (primera y segunda etapa); también
se tiene en cuanta la edad de los documentos: Gestión, Central e histórico.
Por tal motivo en este trabajo realizaremos una entrevista a dos archivos de
carácter público y privado; con el objetivo de fortalecer los conocimientos
sobre estos temas, el cual es fundamental para nuestro proceso académico.
En este trabajo encontraremos un pequeño análisis sobre la documentación
utilizada en el archivo de la Registraría Publica de Garzón-Huila y la sede de
COOFISAM en este mismo municipio; se eligieron estas dos entidades por ser
dos de las únicas entidades que tienen unidad de archivo.
4. Formación de los Archivos Según el Ciclo Vital De
Los Documentos
Entidad: Pública
Nombre: Registraría Nacional del estado civil
Dirección: Calle 8 # 9-47 Centro Garzón-Huila
Esta entidad en su etapa pre- archivística maneja documentación con valor
administrativo como lo son:
Los derechos de petición, estos son recibidos por la entidad la cual se
encarga de dar pronta respuesta a las peticiones.
Las solicitudes de cedulas, estas son indispensable ya que es una de
sus funciones más importantes.
En el Archivo de central
Antecedentes del Registro civil: Estos documentos son investigados
frecuentemente por la población para diligencias externas. En
ocasiones las personas los consultan para solicitar algún cambio a
causa de algún error en los datos personales de las personas. Su valor
es legal.
Partidas de Matrimonio: Estos documentos son consultados con el fin
de verificar el estado civil de las personas. Su valor es legal.
Archivo histórico
Registro civil: este es histórico porque luego de haber cumplido con su
ciclo de vida, pasaran a ser parte del Archivo General de La Nación.
Tarjetas alfabéticas: Se le llama de esta manera a el registro de las
cédulas el cual se conservaran y pasaran a ser parte del Archivo
General de La Nación
5. Series Documentales que conserva
Antecedentes del Registro Civil: esta se conserva por que sirve de
prueba o comprobante de los datos de una persona.
Documentos Electorales: Estos sirven para investigaciones futuras
que surjan, como lo pueden ser alguna demanda.
Esta entidad utiliza el principio de orden original para llevar ordenada la
documentación y lo hace de manera alfabética, a excepción de la serie de
tarjetas alfabéticas que va en un orden numérico. Esto puesto que la entidad
al pertenecer a un pueblo pequeño no cuanta con un profesional encargado
del área; la labor la realiza una funcionaria que lleva varios años trabajando en
la unidad de correspondencia y le han dado algunas capacitaciones cortas
para cumplir con el manejo del archivo. Esta utiliza el formato de la tabla de
retención documental brindada por el AGN.
El proceso por el que pasa un documento desde su creación hasta su
disposición final en esta entidad es el siguiente:
1. Se elabora el documento, con un fin especifico
2. Luego se pasa archivo de gestión donde dura el tiempo
correspondiente según su misión.
3. Después pasa al archivo central donde es consultado, en algunas
ocasiones
4. Finalmente se realiza la valoración del documento, donde se
determina si pasa para el archivo histórico o para expurgo.
Este archivo está implementando las normas que dicta el AGN para
entidades públicas.
6. Entidad: Privada
Nombre: Cooperativa de ahorro y crédito COOFISAM
Dirección: Cll 5 # 8-87 de Garzón- Huila
Este archivo es pequeño solo cuenta con la un pequeño archivo de gestión y
uno central puesto que en Garzón solo encontramos una sede de esta entidad.
En la etapa de gestión utilizan:
Y se crean las carpetas de los asociados: Las cuales conllevan
documentos personales como fotocopia de la cedula, registro de cámara y
comercio facturas de compra a proveedores, documento de data crédito.
Cartas Internas: Las cuales son de valor administrativo
Archivo central:
Se conservan las carpetas de los asociados los cuales son conservados
por un tiempo de 5 años.
Series que conserva
Serie contable: Esta tiene valor contable, en esta se guarda la información
de movimientos y transacciones diarias.
Historia de los asociados: Esta tiene un valor Administrativo, aquí se
guarda las carpetas que contienen información relevante sobre los
asociados.
En esta entidad se tienen en cuanta el orden original de la documentación,
de una manera cronológica. Utilizan el formato de la tabla de retención
documental del AGN.
Proceso de un documento desde su creación hasta su disposición final
en esta entidad:
Carpeta de asociados
1. Se diligencia el formato pre impreso con sus respectivos soportes
2. Esta información de digitaliza
3. Se crea la carpeta
7. 4. Pasa a hacer parte del archivo central
Esta entidad se rige bajo la ley 594 del 200 ya que esta es vigilada por Súper
Solidaria y esta expidió una resolución donde todas las empresas que estén
bajo su vigilancia deberán regirse bajo esta norma.
Etapas de formación de los archivos
Etapa pre-archivística
En esta etapa es donde se realiza trámites con la documentación antes de
llegar al funcionario encargado del área, cuando todavía no contiene ningún
valor para la entidad.
Etapa archivística
Primera Etapa: En esta es donde se realiza la creación de la documentación
con un fin específico y se realiza el respectivo trámite.
Segunda Etapa: En esta el documento no es consultado con tanta
frecuencia, pero por su tiempo de durabilidad todavía tiene un valor primario y
segundario por eso se conserva para su consulta.
Tercera Etapa: En esta se realiza la valoración final del documento donde
se determina por su valor para la entidad si debe ser conservado o pasara a
expurgo.
Cambio de la encuesta de estudio unidad documental:
Podemos observar algunos cambios gramaticales como: en la parte del
documento cambia el enunciado a Unidad documental.
8. Conclusiones:
Es indispensable que las entidades cuenten con funcionarios que
conozcan sobre el proceso archivístico, para que puedan llevar un
orden coherente en la documentación.
La tabla de retención documental, permite una ordenación más
profunda en el archivo y nos da la posibilidad de recuperar más rápido
un documento; ya que esta lleva el orden de la documentación por
series y sub-serie las cuales le asignan el tempo de permanencia al
documento.
Tanto los archivos públicos como privados cumplen funciones públicas
están obligados a llevar implementar las normas dictadas por el AGN.
9. Bibliografía:
Gestión documental Guia I. Guia N 3. Formación de los archivos según el
ciclo vital de los documentos. Recuperado de 19 de Mayo del 2015 en:
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/12099/mod_label/intr
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Ministerio de Cultura. Decreto 2609 del 2012. Encontrado el 18 de Mayo del
2015. Recuperado de:
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df
Archivo General de la Nación. Tablas de retención Documental. Encontrado
el 18 de Mayo del 2015. Recuperado de:
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Archivo General de la Nación. Formulación del plan Nacional de Archivos.
Encontrado el 18 de Mayo del 2015. Recuperado de:
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Archivo General de la Nación. Ley 594 del 200, ley General de Archivos.
Encontrado el 18 de Mayo del 2015. Recuperado de:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/L
EY_594_DE_2000.pdf