Este documento describe la importancia de implementar un Sistema de Gestión Documental (SGD) en las entidades. Explica que un SGD permite optimizar los procesos documentales de manera eficaz mediante la clasificación, almacenamiento y recuperación de documentos de acuerdo a las normas. También cubre los requisitos legales y técnicos para la elaboración de un SGD, así como sus beneficios para mejorar la gestión de documentos y procesos de una organización.

1. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
UNIDAD N° 4
INGRY YOHANA QUIÑONEZ DAZA
Docente
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS
ARTES
GESTIÓN DOCUMENTAL
2015

2. Introducción
Uno de los procesos por los que se debe empezar si quiere tener
una organización dentro de las entidades, es la implementación de
un SGD (Sistema de Gestión Documental; dentro de este trabajo
encontraremos que es un SGD, para que sirve y que criterios
debemos tener en cuenta para la elaboración del mismo.
Es importante tener en cuenta los beneficios que nos aportaría a
nuestra empresa la implementación de un SGD.

3. Objetivos
Objetivo general
Conocer la importancia de implementar un SGD (Sistema de gestión Documental)y
lo beneficios que este nos aporta.
Objetivos específicos
 Conocer los parámetros establecidos para la elaboración de SGD
 conoce los sistema de Gestión implementados en algunas entidades

4. 1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que
requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.
Un sistema de Gestión Documental es un programa que nos permite optimizar de una
manera eficaz los procesos documentales que se llevan a cabo en una entidad, lo cual
beneficia de esta manera los costos, y que también nos ayuda a mejorar los procesos de
la gestión e de los documentos.
Además la entidad debe tener encuentra los requisitos legales , las normas técnicas y
todos los requisitos que se encuentran definidos en la empresa, dentro de estos están: La
Gestión de calidad, Gestión ambiental, Gestión de seguridad y salud ocupacional,
Gestión de seguridad de información etc

5. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de
acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
• Dentro del Decreto 2609 del 2012 nos da las
pautas que se deben seguir para la
implementación de un sistema de Gestión
Documental para esto se hace necesario tener
en cuenta los siguientes aspectos que
veremos a continuación.

7. ORGANIZAR: Los documentos debes estar ser organizados de acuerdo a un CCD
“cuadro de Clasificación Documental
ESTABLECER: Aquí se debe tener en cuenta los tiempos que se establezcan el TRD
(Tabla de Retención Documental) o TVD ( Tabla de Valoración Documental)
EJECUTAR: Cumplir con los plazos establecidos en la TRD o TVD
GARANTIZAR: Debemos garantizar la fidelidad de los documentos a lo largo del
ciclo de vida del documento.
MANTENER: Debemos tener en cuenta la integridad de los documentos , en series
y subseries.
PERMITIR: Facilitar los documentos cuando estos sean requeridos
PRESERVAR: Se debe garantizar la preservación de las series y subseries , sin
importar lo sistemas tecnológicos que se utilicen

8. Dentro del Decreto 2609 del 2012 nos da las características que debe tener un sistema
de Gestión Documental para que este sea implementado de forma correcta y nos
proporcione eficacia , rapidez, confiabilidad dentro de los procesos que maneja la entidad,
para esto se hace necesario conocer los procesos que se llevan a cabo dentro de un
entidad, esto quiere decir que se tendrá en cuenta los mapas de procesos, los manuales
implementados en cada una de las funciones dentro de las dependencias si hay lugar.
3. Usted está en una entidad en la cual se va a
implementar un Sistema de Gestión Documental,
y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son
las características que debe reunir dicho Sistema.
Indague y elabore una tabla en la cual incluya las
características mínimas que debe reunir el
sistema y explique en qué consiste cada una de
ellas.

9. CARACTERISITICAS DE LOS SGD
SGD
1.Conformidad
2.Interoperabilidad
3. Seguridad
4. Metadescripción
5. Adicción
Contenidos
6. Diseño y
Funcionamiento
7. Gestión Distribuida
8. Disponibilidad y
Acceso
9. Neutralidad
tecnológica

10. CONFORMIDAD: Estos deben respaldar la información que produce la entidad.
INTEROPERABILIDAD: Este sistema debe permitir realizar una interacción con otros sistemas de
Gestión.
SEGURIDAD: Se debe garantizar la custodia de la información en un lugar seguro
METADESCRIPCIÓN: los metadatos deben ser manuales o automatizados, desde el mismo
aplicativo.
ADICIÓN DE CONTENIDOS: el sistema debe permitir ajustes dentro del sistema , sin que se altere
la autenticidad.
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO: con la creación se debe garantizar el fácil acceso de los usuarios.
GESTIÓN DISTRIBUIDAD: Dentro del Sistema de Gestión Documental se debe garantizar la
capacidad de exportar e importar la información.
DISPONIBILIDAD Y ACCESO: El sistema de Gestión Documental debe garantizar la autenticidad,
integridad, accebilidad etc con el fin de que puedan ser reutilizados en cualquier momento.
NEUTRALIDAD TECNOLOGICA: Aquí se debe garantizar libre competencia de acuerdo a los
sistemas establecidos .

11. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e
investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos
importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

12. ENTIDAD: Sena
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD): OnBase

16. Las anteriores fotos nos enseña el SGD que tiene el implementado el SENA, sobre
este sistema no me pudo dar mucha información la persona encargada de la
Ventanilla Única, ya que ella argumenta que cuando llego ya estaba implementado.
Lo que pude evidenciar dentro de los procesos que se llevan a cabo con el SGD
implementado, es que este sistema es a niel nacional, como logramos darnos
cuenta en la fotos, el sistema se encuentra en el computador que esta en la unida
de correspondencia, una vez llega un documento a la ventanilla, digitalizaran y
registraran el sistema de gestión OnBase que permite clasificar las comunicaciones
recibidas en la entidad.

17. Una vez registradas en el aplicativo generara una inmediatamente una
notificación por correo electrónico outlok del usuario de la dependencia
asignataria informándole sobre la comunicación que acaba de recibir
adjuntando la imagen de la misma , todas las comunicaciones oficiales que
se reciban se direccionaran siempre al funcionario encargado de la
dependencia, en desarrollo de la política Cero Papel, la entrega de las
comunicaciones en soporte físico, solo cuando la dependencia por función
deba organizar los expedientes de la Serie Documental como son los Autos,
Tutelas, relación de tipo laboral de los funcionarios etc
El SGD implementado ha tenido mejoras o versiones, siempre mejorando el
sistema.

18. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta
para la selección del sistema de Gestión de
documentos?
El Sena tuvo en cuenta la Normatividad establecida en el AGN, el Organigrama, los costos que
tienen, los sistemas que va a ser utilizados

19. ¿De qué manera logran garantizar la
integridad de la información en el
sistema?
Se logra garantizar la integridad del sistema ya que constantemente se
actualizando, conservando los criterios y parámetros establecidos para la
digitalización de los documentos, aquí podemos decir que los documentos
son digitalizados de una forma correcta lo que permite la agilidad en los
procesos reflejando de esta forma la transparencia de los actos que se
llevan a cabo.

20. CONCLUSIONES
Con este trabajo se pudo concluir, que uno de los procesos mas
importantes, el Sistema de Gestión Documental (SGD) dentro de
una entidad, ya que nos permite tener agilidad, confiablidad,
eficacia, integridad de las comunicaciones que son recepcionadas
en la Unidad Documental a largo plazo.

21. WEBGRAFÍA
http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf
http://es.slideshare.net/josealbalat/gestion-documental-
14736045?related=1
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/course/view.php?id=60
https://www.youtube.com/watch?v=RlecxS97i5w