1. UNIVERSIDAD FERMÍN TORO
DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
MAESTRÍA EN GERENCIAL EMPRESARIAL
Sistema de Información Gerencial
Caso: Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”
Lcda. Aracelys Pereira
C.I. 10.768.911
Asignatura: Sistema de Información y Decisión Gerencial
Cabudare, Octubre 2013

2. La administración y sus funciones
• Planeación
Implica la definición de misión, objetivos y
acciones necesarios para cumplirlos
• Organización
Supone el establecimiento de una estructura
intencionada para la asignación de tareas
• Dirección
Hecho de influir en los individuos en pro del
cumplimiento de metas organizacionales y grupales
• Control
Consiste en medir y corregir el desempeño
individual y organizacional para el cumplimiento de
lo s planes

4. Planeación
Misión
Formar profesionales
con competencias y
afianzados principios
humanos, como la ética,
justicia, libertad y
compromiso
social, difundir y
generar conocimientos,
para contribuir con el
desarrollo humanístico,
científico y tecnológico
de la nación.
A nivel de determinación de los objetivos institucionales, la
Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado (UCLA)
está orientada a dar respuestas a los requerimientos sociales
de formación, investigación y extensión para el
mejoramiento de la calidad de vida de la población.
Asimismo, desarrollar una gestión universitaria de calidad
con criterios de eficiencia y transparencia en la
administración de los recursos financieros y con
responsabilidad social.
Generar cambios de orden estructural, de procesos y de
comportamiento, fundamentados en su talento humano como
base del desarrollo organizacional, bajo principios y valores
institucionales.

5. Planeación
En cuanto a la Planificación estratégica, la UCLA utiliza un Cuadro
de Mando Integral que se despliega en cuatro perspectivas y ejes
estratégicos como los puntos focales hacia los cuales la institución
debe dirigir sus esfuerzos para elevar su pertinencia interna y
pertinencia social.
Los proyectos estratégicos se
caracterizan por desplegar una
estructura que contiene planes y
objetivos por áreas. Finalmente, los
recursos necesarios para la
concreción de las acciones
planteadas en los planes operativos,
se solicitan año tras año en el plan
operativo anual.

6. Organización
La estructura organizativa de la UCLA se fundamenta en una
concepción matricial, desconcentrada y flexible, constituida por cuatro
niveles: Un primer nivel con autonomía funcional organizativa y
administrativa que ejerce funciones directivas, normativas,
disciplinarias, electoral y contrala; un segundo nivel con funciones
ejecutivas; y el tercer y cuarto nivel con funciones operativas.
El Consejo Universitario es la máxima instancia de autoridad en la
dirección académica y administrativa de la Universidad.
El Consejo Electoral es la instancia universitaria encargada de la
organización y conducción de los procesos electorales de la UCLA.
La Organización Académica planificada con base a la estructura de
Facultades, Programas, Departamentos e institutos u otra estructura que
los procesos de evaluación consideren necesario.

7. Organización
La Dirección Administrativa, encargada de la gestión de los servicios
administrativos y económico-financieros de la Universidad. Su Director es
designado por el Consejo Universitario a proposición del Rector.
Los Departamentos, que desarrollan sus actividades académicas y
administrativas integrando disciplinas, materias o asignaturas afines a un área del
conocimiento. Así mismo, establecen áreas de conocimiento interdisciplinarias o
proyectos integrados con otros Departamentos del Programa o con
Departamentos de Programas de otras Facultades de la Universidad.
Referente a la estructura de cargos en las diferentes unidades, direcciones o
departamentos con funciones administrativas sus responsables son designados por el Rector
o Director de Unidad, según sea el caso. Por su parte, el personal administrativo y obrero se
rigen por el Manual de Cargos diseñado por la Oficina de Planificación Superior
Universitaria (OPSU), en el cual se establece mediante la descripción de cargos las
funciones inherentes a cada uno de dichos cargos.

8. Dirección
La gestión se orienta hacia el desarrollo y aprendizaje organizacional de su talento
humano e infraestructuras física, tecnológica y sistemas, eficiencia y eficacia de los
procesos internos en pro de la rendición de cuentas al Estado Venezolano y
respuestas al entorno con calidad académica y pertinencia social.
Asegurar procesos idóneos de selección, ingreso, mantenimiento y desarrollo del
talento humano acorde a las necesidades actuales y potenciales de la institución y
proporcionarles un clima laboral estable, acorde a las buenas condiciones de trabajo
y bienestar social.
La dirección en la UCLA, como parte de sus procesos administrativos, se
fundamenta en un Modelo Educativo enfocado a afianzar valores institucionales en
la comunidad universitaria como son la responsabilidad, honestidad, solidaridad,
respeto y equidad. Así mismo, considera el crecimiento personal como factor
central del éxito de la institución por lo que propone el desarrollo del
emprendimiento, trabajo en equipo, sensibilidad ambiental, comunicación eficaz,
aprendizaje permanente y manejo de tecnologías a todo el personal que hace vida en
la institución.

9. Control
El desarrollo de esta fase en la UCLA se da con la Elaboración del Informe de
Evaluación del Desempeño Institucional. Este constituye uno de los instrumentos
utilizados por la gerencia universitaria para la toma de decisiones a fin de que
establecer los correctivos y mejoras necesarias y fortalecimiento de los procesos
institucionales.
Para la elaboración del informe, la Dirección de Planificación Universitaria se apoya en el
Sistema Integrado Administrativo (SIAD) y obtiene los reportes base para la elaboración de los
cuadros de ejecución física y financiera de los diferentes proyectos presupuestarios y acciones
centralizadas.
Para el análisis de las variaciones de estos proyectos y acciones se aplica el índice de Eficacia
Porcentaje de Logro físico y financiero calculados de la siguiente manera:
Porcentaje de logro físico =
Volumen de metas ejecutadas
Volumen de metas programadas
Porcentaje de logro financiero =
Bs. ejecutados x 100
Bs. programadas
x 100

10. Control
Se consideran desviaciones significativas en los resultados de
los indicadores calculados, aquellos cuyo porcentaje de
cumplimiento sea inferior a 59% o superior a 100 %.
Con el fin de sustentar las desviaciones significativas del indicador:
Porcentaje de logro físico y financiero, a nivel de Proyectos y Acciones,
se consideran las justificaciones que reportan las unidades ejecutoras a
nivel del SIAD.
En caso que las mismas no sean suficientes, se procede a comunicarse
con la Unidad Ejecutora a fin que explique el por qué de los resultados
del indicador.

12. Departamento de Relaciones Laborales
En este Departamento se administran los Convenios Colectivos de Trabajo y se
vigila su correcta aplicación. A través de éste se implantan las normas,
reglamentos y procedimientos vigentes en la Institución en materia laboral, a
fin de obtener un clima de trabajo estable y contribuir al bienestar social.
En relación a lo anterior, y dado el dinamismo de los cambios que ocurre a nivel de Leyes y
Normativas en materia laboral, en este Departamento se percibe una problemática a saber:
•
Colapso en la recepción de solicitudes del personal administrativo y obrero, que limita la
eficiencia de tramitación de los beneficios contractuales vigentes.
•
Falta de implementación del Módulo del Sistema de Información Administrativo (SIAD) en el
Departamento, por lo que gran parte de los procesos se hacen en forma manual.
•
Retraso en los tiempos de respuestas a solicitudes del personal debido a la falta de
automatización de la información que maneja el Departamento.
•
Escasa retroalimentación entre el sistema informático del Departamento y unidades que
manejan información pertinente para la gestión de éste.
•
Hardware, Software y bases de datos con baja capacidad de almacenamiento y rendimiento lo
que conlleva a retrasos en las salidas (outputs).

14. Entre los aspectos que se deben tomar en cuenta se tienen:
•
Capacitar al personal del Departamento, involucrado con el
uso de este SIAD para obtener el mayor rendimiento del
mismo.
• Disponer de una plataforma informática acorde con los requisitos de
funcionamiento que impone la aplicación del SIAD en el Departamento de
Relaciones Laborales
• Alimentar y actualizar permanentemente las bases de datos que disponen los
Departamentos y unidades cuya información sea compartida para generar las salidas
en forma oportuna y veraz.
•
Actualizar los equipos de computación en el Departamento para lograr los
beneficios que supone la implementación del Módulo faltante del SIAD
Visto de esta forma, los usuarios del SIAD serán necesariamente los Analistas de
Recursos Humanos del Departamento de Relaciones Laborales y otros
Departamentos y Unidades, administrativas. Asimismo, los beneficiarios de su uso
sería el personal docente, administrativo y obrero de la institución.

15. Para hacer efectivos los procesos administrativos, la UCLA diseñó el Sistema
Integrado de Administración (SIAD). Fue el Vicerrectorado Administrativo, a
través de la Dirección de Informática, quien asumió la responsabilidad de
integrar los procesos más relevantes e influyentes en la gestión gerencial dentro
de un Sistema de Información Automatizado.
El SIAD es un sistema que integra la contabilidad presupuestaria, patrimonial y financiera, que
permite realizar los procesos de planificación y evaluación en términos de mejoramiento
continuo y rendición de cuentas. Sin embargo, se debe destacar que actualmente sólo se aplica
al área contable aunque su alcance debe ser la inclusión de la información inherente al manejo
de personal.
Su objetivo es sistematizar e integrar los procesos administrativos, financieros y de servicios en
la Institución, con la finalidad de mantener la unificación de los datos generados en los
diferentes procesos de la gestión administrativa universitaria, actualización en línea de las
afectaciones contables y presupuestarias, incorporar los lineamientos establecidos para el
control interno de la documentación por transacciones efectuadas, garantizar la seguridad de los
datos y el cumplimiento de reglas de integridad de los mismos.