Este documento propone una consultoría para implantar el sistema de gestión de clientes Zoho CRM para Smartcubo. La consultoría incluiría organización del proyecto, levantamiento de información, instalación, configuración, entrenamiento y soporte del sistema. Se detallan las características y beneficios de Zoho CRM así como los servicios de consultoría para su implantación.

1. Propuesta de consultoría para implantación
del sistema ZoHo CRM para Smartcubo
“Conectando negocios en un océano de oportunidades”
SMC_CRM_001/v1.0
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2. Consultoría en CRM
 Nuestra consultoría es un servicio profesional de gran utilidad para ayudar a los
directivos de las PyMES a identificar y definir los principales puntos de mejora
en sus organizaciones.
 El proceso de consultoría en Abalon Soluciones es una actividad conjunta entre
el consultor y el cliente destinada a resolver un problema concreto y a aplicar los
cambios deseados en la organización del cliente.
 Este proceso tiene un comienzo (se establece la relación y se inicia el trabajo) y
un fin (la entrega del proyecto por parte del consultor). Entre esos dos extremos,
el proceso se puede subdividir en varias fases básicas, lo que induce al
consultor y al cliente a ser sistemáticos y metódicos y a pasar de una fase a otra
y de una operación a otra, siguiendo una secuencia lógica y temporal.
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3. Apoyos de la propuesta
 El fortalecimiento de la orientación al cliente de su estrategia general de
negocios.
 La formulación del programa CRM y la coordinación de su implantación.
 La elaboración de plan del proyecto para Implementar CRM.
 La elaboración del caso de negocio del proyecto CRM.
 Los cambios en los procesos clave de negocios relacionados con marketing,
ventas y servicio al cliente que por su impacto en la relación con los clientes
requieran modificarse, planteando la dirección y características de esos
cambios.
 Revisar y mejorar el sistema de distribución multicanal
 Formular la infraestructura tecnológica requerida por el programa CRM.
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4. ¿Qué es ZoHo CRM?
 El sistema de Gestión Online, ZOHO CRM se compone de distintos módulos, los
cuales se interrelación entre sí para permitir a las empresas a realizar lo
siguiente:
 Automatización de Ventas y Mercadeo
 Gestión de Inventarios
 Cotizaciones y facturaciones
 Órdenes de compra
 Seguridad en base a roles
 100% configurable al negocio
 Sincronización con Outlook y mucho más...
 Este excelente software tiene la particularidad y gran ventaja que trabaja sobre
internet alojado en los servidores de Zoho, lo que le permite a las empresas no
tener que invertir ningún recursos en Hardware. Y al ser una aplicación Web se
puede acceder al sistema desde cualquier parte del mundo en el momento que
se deseé.
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5. Características de ZoHo CRM
 Automatización de Ventas y Mercadeo
 Maneje campañas de correo electrónico personalizadas por medio de un editor de
plantillas HTML.
 Configure su e-Mail corporativo como el correo saliente del sistema (beneficio -
imagen corporativa).
 Almacene los e-Mails de Marketing de clientes para futuras referencias.
 Gestione campañas externas o internas alineadas a los objetivos establecidos.
 Mida el retorno de Inversión de campañas siguiendo todas las actividades de
mercadeo y ventas.
 Reportes, gráficos y reglas
 Más de 25 reportes prediseñados están disponibles para medir y optimizar la
efectividad general de los negocios.
 Maneje un número ilimitado de reportes personalizados vinculando módulos
primarios con módulos relacionados
 Exporte fácilmente reportes a formatos HTML, PDF o Microsoft Excel
 Genere reportes para los altos ejecutivos, gerentes y otros de manera automática
 Modifique totalmente vistas interactivas basadas en flash por medio de plantillas
estéticas
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6. Características de ZoHo CRM…
 Automatización de flujo de trabajo
 Asigne prospectos a los representantes de ventas adecuados al automatizar las
reglas de asignación de prospectos
 Alerte a los ejecutivos y gerentes cuando un negocio importante cierre o este a
punto de cerrar
 Maneje plantillas predefinidas de correo electrónico, al activar un proceso de flujo un
correo será enviado a las personas correspondientes
 Asigne automáticamente tareas, actividades y reuniones al departamento de ventas,
mercadeo, representantes de soporte apenas la información es actualizada por el
cliente
 Gestión de Inventarios
 Gestione catálogos de productos y asócielos con libros contables.
 Maneje información actualizada del inventario relacionando las ventas y las entrega
de órdenes.
 Administre mayor cantidad de clientes automatizando la selección de los
vendedores.
 Siga las cotizaciones, pedidos y facturas para cada oportunidad de negocios.
 Personalice plantillas y campos de cotizaciones, órdenes de entrega, órden de
compras y facturas.
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7. Características de ZoHo CRM…
 Soporte al cliente, casos y soluciones
 Siga y gestione consultas reportadas por clientes, así como procesos de soporte a cliente
 Automatice el seguimiento de manera de que no haya retrasos en responder consultas a
clientes
 Organice reglas de escalamiento para un manejo adecuado de resolución de problemas y
realce la satisfacción de sus clientes
 Delegue en personal de soporte con conocimiento específico de productos para una mejor
resolución de problemas
 Personalice los módulos de soporte de la misma manera de su organización de procesos de
soporte
 Seguridad basada en roles
 Perfiles para el manejo de permisos de niveles modulares
 Roles para modelar la organización jerárquica y establecer reglas de compartimiento de data
 Grupos para el compartimiento de información entre diferentes departamentos
 Seguridad de campo basada en perfiles de usuarios
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8. Servicios de consultoría para
implantar Zoho CRM
 Con nuestros servicios de consultoría para implantar el Sistema de Gestión de
Clientes - Zoho CRM, garantizamos a nuestros clientes la oportunidad de ofrecer
servicios y transacciones vía Internet, centrados en su relación con los clientes y
soportados por sus proveedores, automatizando de esta manera gran parte de
sus procesos, entre los cuales se destacan los siguientes:
 Ventas: Prospectos, Clientes, Oportunidades, Cotizaciones, Ordenes de entrega, y
Facturaciones
 Compras: Ordenes de compra, proveedores
 Mercadeo: Email marketing, suscripciones, campañas.
 Almacén: Catálogos de productos, inventarios, lista de precios.
 Gestión: Actividades, Pronósticos, Informes, reportes gráficos.
 Post Venta: Soporte al cliente (ticket) y respuestas automatizadas.
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9. Servicios de consultoría para
implantar Zoho CRM…
 Nuestro enfoque de implantación se basa en la metodología de Gerencia de
Proyectos donde la participación del cliente es sumamente importante para el
éxito del proyecto. Cada implantación se lleva a cabo a través de distintos
planes (emprendedor, profesional y corporativo) y todos ellos se ejecutan con
las siguientes actividades:
 Organización del Proyecto
 Levantamiento de información
 Instalación del sistema y creación de cuenta
 Configuración
 Entrenamiento Online
 Soporte Online para el arranque del proyecto
 “Brochure” de los servicios y del producto Zoho CRM.
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10. Actividades principales de la
implantación
 Organización del Proyecto:
 Es la aplicación de los conceptos de gerencia de proyectos para lograr una
implantación exitosa. Esta fase contempla la realización de un meeting virtual,
donde estarán presentes los representantes del cliente y los consultores.
 Se efectúan los siguientes entregables: Plan de trabajo, y la minuta de reunión de
Kickoff.
 Levantamiento de Información del Cliente:
 El consultor recopilará y organizará toda la información de la empresa a través de
formularios Webs y/o consultas por e-mail, para así poder hacer un uso adecuado
de la misma y poder integrarla en la herramienta de una manera exitosa.
 Se genera el siguiente entregable: Cuestionario de levantamiento de información.
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11. Actividades principales de la
implantación…
 Instalación del CRM:
 Implica la creación de la estrategia de implementación, la creación de la cuenta y la
configuración del administrador.
 Se crean los siguientes entregables: Acuerdo de configuración, modelo de datos, y
la revisión de los requerimientos de reportes.
 Configuración del CRM:
 Es la aplicación de toda la información recopilada para adaptarla a los
requerimientos y necesidades de la empresa.
 Se efectúa la carga inicial (migración de históricos o Datos iniciales) de: Prospectos,
Cuentas, Oportunidades, Contactos, Productos, Lista de Precios, Cotizaciones,
Proveedores, Facturas, Órdenes de compra, Casos y Soluciones.
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12. Actividades principales de la
implantación
 Entrenamiento online del CRM:
 Dictado por nuestros profesionales haciendo uso de herramientas informáticas a
través de Internet (reuniones virtuales, email, Chat, etc).
 Soporte online para el arranque del CRM:
 Define el soporte brindado por Abalon Soluciones al CLIENTE en lenguaje español
a través de Chats, reuniones online, respuestas por email y a través de formularios
Web donde se brinda un soporte de primera línea con soluciones oportunas y 100%
en español.
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13. Concepto
 Analizar duración posible del proyecto
 Determinar entregables en tiempo y forma con el interesado
 Asignar 25 horas hombre por semana
 Realizar sesiones de revisión quincenales
 Realizar eventos sugeridos por la estrategia.
 Analizar y determinar acciones a partir de la estadística.
 No suponer, constatar.
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14. Propuesta Comercial
 La duración del proyecto de implementación, puesta a punto y capacitación de la
herramienta tiene una duración aproximada de 90 días
 Dependiendo de la dimensión de las bases de datos y el alcance de la campaña
 De los recursos asignados para su responsabilidad operativa
 El costo por hora hombre será de 45 Usd’s
 25 horas por semana para la estrategia
 Reuniones en base quincenal
 Establecimiento de entregables; autorización de avances
 Condiciones Comerciales:
 Anticipo del 50% del correspondiente a un mes de trabajo.
 Presentación de factura los primeros 5 días del mes
 Requerimiento de pago: No más de 15 días calendario después de presentar factura
autorizada
 Cargos por desplazamientos o gastos por viáticos se pagan por separado según
relación previamente autorizada y debidamente acreditada
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