Siempre que se atiende una llamada, es obligatorio un saludo cordial, así como la identificación de la organización y la propia de la persona que atiende. A continuación hay que añadir una pregunta palanca, que invite al interlocutor a seguir con la conversación (como por ejemplo: ¿En qué puedo ayudarle?).

1. TÉCNICAS Y
ELEMENTOS DE LA
COMUNICACIÓN
TELEFÓNICA.

2. REGLAS DE CORTESÍA TELEFÓNICA
• 1.- Al contestar una llamada
Responda rápidamente
Use en lo posible la siguiente frase: “Buenos días, Habla (…..) en que le
puedo ayudar?
En cada saludo use su espontaneidad, hablando con voz clara y

3. 2.- En caso de ser necesario dejar a un cliente en espera.
• Informe al cliente el motivo por el cual va a ponerlo en espera.
• Bo disponga del tiempo del cliente; permita que él decida si desea aguardar o
llamar mas tarde.
• No deje en espera a un cliente por mas de 30 segundos.
• Cuando retome, comience con el nombre del cliente.
3.- Al transferir una llamada.
Transfiera solo aquellas llamadas que usted no pueda atender.
Asegúrese de conocer el uso del teléfono para transferir llamadas.
Antes de transferir el llamado, informe al cliente que acción va a efectuar.

4. • 4.- Transmitir mensajes entre operadores del servicio
• Si un cliente le pide hablar con un compañero suyo, intente solucionar usted mismo
su pedido.
• Describa en forma clara el mensaje.
• Repita que es lo que usted escribió para verificar si comprendió correctamente.
• 5.- Al terminar una llamada
• Agradezca al cliente su llamada.
• En caso de ser necesario un seguimiento, informe al cliente.
• Haga una pausa.
• Espere que el cliente corte antes que usted.

5. • 6.- Uso de palabras apropiadas
• Evite usar palabras técnicas o de uso interno: si utiliza palabras que el cliente no
comprende, lo pondrá en una situación incomoda.
• Brindar la información en su medida justa.
• Jamás contestar con preguntas.
• 7.- Pequeños y grandes detalles.
• Palabras que subestiman al cliente y por lo tanto atentan contra una atención cortés.
Ejemplo: “Es obvio”

6. • 8.- Personalice la conversación
• Cada cliente se comunica solo con un representante de su empresa, solo con usted.
• ´Para que el cliente se sienta a gusto, use su apellido o nombre en la conversación.
• Pautas:
*Anteponga Sr./ Sra.
*Trátelo de usted.

7. ESTILOS DE COMUNICACIÓN
Cada persona se comunica permanentemente según sus necesidades y su estilo, es
importante que nos adaptemos al estilo del cliente.
Clasificación de los estilos de comunicación:
1. Personas orientadas a los sentimientos.
Prestan especial interés en expresar sentimientos.
*Tenga la preocupación de no “monopolizar” la conversación.
*Deje expresar sus emociones.

8. 2. Personas detallistas.
Son aquellas interesadas especialmente en los hechos, datos y sutilezas.
*Recuerde que necesitan detalles.
*Ponga énfasis en quién, qué, cuándo y cómo.
3. Personas orientadas a los fines
Interesadas en los resultados, no en los procesos implicados. Su esfuerzo esta localizado
en llegar al punto principal.
*Hable sobre lo que usted puede hacer.
*Ponga énfasis en el resultado, no en el proceso.
*Dígale “quién” hace “ qué” y “cuándo”.

9. ATENCIÓN A RECLAMOS
El cliente que formula un reclamo espera recibir una atención a la medida de sus
expectativas, y una solución en el menor tiempo posible.
Un reclamo es la ocasión para brindar soluciones y mantener la fidelidad de nuestros
clientes.
Como dejar un mensaje
Tres errores a evitar:
*No dejar mensaje
*Mensaje demasiado corto.
*Mensaje demasiado largo.

10. • El mensaje útil.
Comprende cinco indicados básicas:
*Destinatario.
*Quien llama
*La finalidad de la llamada
Preguntas informativas
A la mayoría de las personas no les gusta ser interrogadas, la mayoría de las personas
no se sienten molestas por contestar preguntas, como ellos entienden:
*Por qué se les están formulando las preguntas.
*Cómo sus respuestas pueden ayudar a resolver su problema.

11. • Técnicas de sondeo.
*Formular preguntas abiertas y cerradas.
*Los múltiples usos de quién, qué, cómo, cuándo y dónde
*Formular preguntas secuenciales.
El tratamiento de las objeciones.
Las objeciones pueden presentarse en cualquier momento, son normales y significan
el cliente esta interesado.
*Aceptarlas.
*Reconocer siempre su parte de verdad.