Tesis PUC - MTIG - "Sistema de Rendiciones de Gasto"

PO N T I F I C I A UN I V E R S I D A D C A T Ó L I C A D E CH I L E
E S C U E L A D E I N G E N I E R Í A
SISTEMA DE RENDICIONES DE GASTOS
JULIO MARTÍN BAZÁN CÁRDENAS
Proyecto de Tesis para optar al Grado de :
Magíster en Tecnologías de Información y Gestión - MTIG
Profesor Supervisor:
JORGE BAIER
Santiago de Chile, enero 2011.
Nota: Ninguna parte de esta tesis puede reproducirse o transmitirse bajo ninguna
forma o por ningún medio o procedimiento, sin permiso por escrito del autor.

PO N T I F I C I A UN I V E R S I D A D C A T Ó L I C A D E CH I L E
ES C U E L A D E IN G E N I E R Í A
D E P A R T A M E N T O D E C I E N C I A D E L A C O M P U T A C I Ó N
SISTEMA DE RENDICIONES DE GASTOS
JULIO MARTÍN BAZÁN CÁRDENAS
Proyecto de Tesis presentado a la Comisión integrada por:
JAIME NAVON
MARCOS SEPÚLVEDA
JORGE BAIER
Para completar las exigencias del Grado de
Magíster en Tecnologías de Información y Gestión
Santiago de Chile, enero 2012.

i
DEDICATORIA
A mi familia, amigos y mi empresa,
que me apoyaron, les dedico esta
tesis.

ii
AGRADECIMIENTOS
Además de agradecer a mi familia y amigos que me acompañaron en todo momento, debo
agradecer en especial a mi compañía que además de ayudarme económicamente en este
magister, me permitieron una serie de libertades, que realmente sin ellas no hubiera podido
terminar los estudios y la presente tesis.
La cooperación obtenida del personal de la empresa con el cual me tuve que relacionar en
las diferentes áreas de la compañía fue absolutamente desinteresada y comprometida.
Sobretodo agradezco a mi Jefe Directo don Ricardo León, nuestro Contralor Corporativo
quién además de motivarme, nunca interpuso una barrera para que pudiese terminar
exitosamente este proyecto.
Termino agradeciendo al profesor Jorge Baier quien en todo momento durante el último
semestre del año 2011 estuvo disponible para solucionar mis dudas, aportar con su
experiencia y conocimientos y también dirigirme en el camino correcto cuando comenzaba
a desviarme o alargarme en las materias propuestas.

iii
INDICE GENERAL
Pág.
DEDICATORIA .................................................................................................... i
AGRADECIMIENTOS......................................................................................... ii
RESUMEN ............................................................................................................v
ABSTRACT......................................................................................................... vi
I. INTRODUCCIÓN.............................................................................................1
Tipos de Rendiciones de Gastos ............................................................................2
I.1. Gastos Personales.......................................................................................2
I.2. Fondo Fijo..................................................................................................2
I.3. Anticipos a rendir cuenta ............................................................................2
II. PROCESO ACTUAL DE RENDICIONES DE GASTOS..................................3
II.1. Detalle Proceso Actual ...............................................................................3
II.2. Diagrama Proceso Rendición de Gastos Personales.....................................4
II.3. Diagrama Proceso Rendición de Fondos Fijos.............................................5
II.4. Diagrama Proceso Anticipos.......................................................................6
II.5. Descripción de la Situación Actual ............................................................7
II.6. Levantamiento tecnológico en infraestructura .............................................9
II.7. Principales Indicadores de los procesos actuales .......................................10
II.8. Detalle Fondos Fijos asignados.................................................................10
II.9. Detalle Rendiciones de Gastos..................................................................10
III. PROCESO DE PROPUESTA................................................................12
Funcionalidades solicitadas .................................................................................12
III.1. Identificación y validación por LDAP.......................................................12
III.2. Descripción de Roles................................................................................12
III.3. Flujo de Aprobaciones..............................................................................15
III.4. Integración con Sistema Contable - AS400 ...............................................15
III.5. Otras Funcionalidades ..............................................................................17
III.6. Formularios de ingreso de Rendiciones.....................................................19
III.7. Definición Tipos de Gastos.......................................................................24
III.8. Diseño Flujo Proceso Mejorado................................................................25
III.9. Usuario administrador ..............................................................................27
IV. SELECCIÓN PROVEEDOR.................................................................28
IV.1. Selección de Proveedores .........................................................................28
IV.2. Determinación del proveedor que construirá la solución............................28
IV.3. Presentación de propuesta a gerencia. .......................................................29
V. IMPLEMENTACIÓN .....................................................................................29

iv
V.1. Selección del equipo de trabajo.................................................................29
V.2. Definición de actividades del proyecto......................................................30
V.3. Determinación de plazos...........................................................................30
V.4. Contrato de Relación Contractual. ............................................................31
VI. ENTREGA Y CAPACITACIÓN...........................................................31
VI.1. Entregables...............................................................................................31
VI.2. Pendientes ................................................................................................32
VII. RESULTADOS .....................................................................................34
VII.1. Resultados cuantificables..........................................................................34
VII.2. Externalidades (Resultados no cuantificables)...........................................34
VII.3. Futuros pasos............................................................................................35
VIII. BIBLIOGRAFIA...................................................................................36
IX. A N E X O S..........................................................................................37
IX.1. Detalle Plantas y Sucursales.....................................................................38
IX.2. Detalle Asignación Fondos Fijos por planta ..............................................39
IX.3. Detalle Fondos Fijos.................................................................................41
IX.4. Detalle Cuentas Contable utilizadas ..........................................................43
IX.5. Detalle Rendiciones Gastos ......................................................................44
IX.6. Detalle Sub Centros de Costos..................................................................45
IX.7. Propuesta DyDeCom...............................................................................46
IX.8. Carta Gantt...............................................................................................56
IX.9. Proceso SQA............................................................................................57
IX.10. Estudio Primeras Métricas del Proyecto. ...................................................59
IX.11. Levantamiento nuevos requerimientos. .....................................................66
IX.12. Manual de Usuario Sistema ......................................................................71
IX.13. Manual de Usuario Administrador ..........................................................112
IX.14. Contrato de Prestación Servicios de TI....................................................125
IX.15. Ley 19628 “Tratamiento Datos de Carácter Personal”.............................145
X. GLOSARIO...................................................................................................153

v
RESUMEN
Dentro del normal funcionamiento de una empresa existen instancias en las cuales
se generan gastos en efectivo no planificados y difíciles de controlar. Estos gastos
aumentan al tener una expansión geográfica con diversos centros de distribución y
un importante número de personas que los utilicen. Se les denomina Fondos Fijos,
Gastos a Rendir o Anticipos de Gastos.
Estos gastos tienen un proceso de aprobación y es usual la demora de las áreas
contables debido a su contabilización manual, como producto de una serie de reglas
y procedimientos que de no cumplirse, implican aumentos de tiempo en revisiones
y controles.
La amplia estructura geográfica de Embonor (desde Arica a Chiloé) y su
administración centralizada, entorpecen la tramitación manual eficiente de las
Rendiciones de Gastos. El flujo de la documentación de respaldo, su aprobación y
finalmente la devolución de los fondos al interesado también son alterados por esta
característica externa.
Para solucionar esta situación existen diferentes aplicaciones presentes en el
mercado. Los ERP poseen soluciones que permiten gestionar este tipo de fondos,
sin embargo tienden a caer en la estandarización generalizada y poca flexibilización
de los procesos. No es posible aplicar la misma solución para solucionar esta
problemática, en todas las empresas, por lo que su personalización obliga a efectuar
modificaciones en la aplicación original que usualmente son muy costosas.
De modo de solucionar el problema y automatizar este proceso en Coca-Cola
Embonor S.A. se decidió construir una aplicación personalizada. En esta se genera
una solución que ordene los gastos en efectivos automatizándolos por medio de un
workflow.
Con esta aplicación se agilizó el proceso, se aplicaron automáticamente sus
particulares reglas de negocio e igualmente se agilizó la aprobación de los
documentos disminuyendo sus tiempos en las distintas etapas. Como consecuencia
final se logró mejorar su gestión, control y finalmente la satisfacción de los
usuarios, agregando valor a la compañía.

vi
ABSTRACT
Employees of Embonor S.A. usually need to spend cash for a variety of reasons.
These expenses are difficult to control and have increased in number as the
company expanded geographically.
Expenses have to go through an approval process, in which a number of business
rules are verified. The process was carried out manually, taking a considerable
amount of time especially when their initial versions violated business criteria.
On the other hand, expense reports were administered centrally. This generated a
great deal of inefficiencies as the company's geographical extension is very broad
(in Chile from Arica to Chiloe). The exchange of supporting documentation,
document approval, and the ultimate refund were all affected by this situation.
To remedy this situation we evaluated different software applications on the market.
ERPs provided standard solutions to managing expenses but provided little
flexibility. Customization of these solutions, on the other hand, is usually very
expensive.
In this document we propose a customized system to automate the expense report
process for Coca-Cola Embonor SA. We propose a workflow for expense report
processing, on which base the design of the system.
Once deployed, the approval process was significantly expedited, and business rules
were automatically enforced. As a consequence, the management and control of
expense reports was improved, increasing the satisfaction of employees, adding
value to the company.

1
I. INTRODUCCIÓN
Coca-Cola Embonor es una embotelladora de bebidas gaseosas presente en Chile y
Bolivia. En Chile posee 6 plantas embotelladoras ubicadas en Arica, Iquique, Con-
Con, Talca, Concepción y Temuco, con cerca de 20 sucursales o Centros de
Distribución que dependen de estas plantas. Cada planta posee políticas, programas,
procedimientos y normas coordinadas desde Santiago a través de un grupo
corporativo, quien está a cargo de la optimización y alineación general de las
estrategias individuales con la estrategia general o corporativa.
Se abastecen más de 63.000 clientes de los cuales se encuentran en promedio 45.000
clientes activos. El modelo de negocios comienza con una visita al cliente por un
vendedor, el día anterior al despacho1
. Se toma el pedido, el que es transmitido a
través de un dispositivo electrónico a la planta en la que se embotella (produce) y
luego se apila en los patios. Al día siguiente el producto debe ser cargado y
distribuido a los clientes en los camiones de distribución. Cada camión de
distribución tiene por misión entregar el producto a los clientes en perfecto estado y a
cambio recibir el pago que puede ser en efectivo o vía crédito según se haya
determinado y además deberá solicitar los envases vacíos para retornarlos a la planta.
Este proceso se repite en cada centro de distribución, el que siempre necesitará como
apoyo, una estructura administrativa estándar compuesta por una bodega, oficinas,
máquinas de carga de pallets, zona de despacho, equipo administrativo y un equipo
de ventas. Toda esta infraestructura para mantenerse, dentro de otras cosas necesitará
efectuar ciertos gastos menores y no presupuestados tanto por el área de
administración como por el área de ventas denominados “Gastos a Rendir y Fondos
Fijos”.
La administración, después de detectar una serie de debilidades en el manejo de los
fondos en efectivo de la compañía, solicitó un estudio para disminuir el riesgo en el
uso de fondos en esta materia. Se debe investigar un sistema para automatizar el
proceso de manejo de gastos en efectivo, que asciende a un promedio de más de $235
millones de pesos mensuales (Ver página N°44 ). Se determinó que se posee un
control general en términos de su gasto total y una apertura global, sin embargo no
existe un detalle claro y una historia del uso de estos fondos.
Las organizaciones en general para su funcionamiento diario necesitan de una u otra
manera fondos en efectivo. La automatización de procesos puede ayudar a disminuir
esta práctica, sin embargo no ha podido ser eliminada a pesar de los esfuerzos y
diversos sistemas de automatización del mercado propuesto por distintos ERPi
. La
diferencia en los distintos procesos y las distintas clasificaciones de gastos, las
diversas industrias, dificulta a las empresas aplicar un sistema de administración que
sea similar para todas.
1
Este mecanismo se denomina preventa.

2
En la compañía existen diferentes tipos de procesos de Rendiciones de Gastos, cada
uno de ellos tiene sus particulares complejidades o reglas de negocios, lo que no
permite adaptarlos a un sistema estándar y único dentro de la misma empresa.
Tipos de Rendiciones de Gastos
Se han clasificado las Rendiciones de Gastos en tres tipos distintos, según el origen
de los fondos. Las que corresponden a los “Gastos Personales” donde su origen son
fondos personales, los “Fondos Fijos”, donde su origen son los fondos de la compañía
y los “Anticipos” que se originan a partir de una solicitud anticipada de fondos.
I.1. Gastos Personales
Corresponde a los gastos en efectivo que efectúa un empleado de la compañía en
forma personal (con sus propios fondos) como producto de un viaje o gestión para
realizar su trabajo. Pueden incluirse desde alojamientos, traslados hasta invitaciones
de cortesía por razones de negocios a terceras personas a restaurantes. Estos fondos
luego de ser aprobados por su jefatura, son restituidos por la compañía directamente
al empleado.
I.2. Fondo Fijo
Corresponde a todos los gastos en efectivo que realiza un área específica de la
compañía para cumplir con situaciones de gasto diarios menores o de emergencia,
que no se encuentran dentro de un programa de gastos determinado. Este Fondo es
por naturaleza el mismo monto que se mantiene en el tiempo y se asigna a un
empleado quien lo administra, se responsabiliza por documentarlo, lo custodia, lo
detalla y obtiene la aprobación de su jefatura cada vez que necesite restituirlo, de
modo que su área no se quede sin los fondos para operar diariamente. El Fondo Fijo
de caja debe presentar una cantidad fija, es decir, físicamente debe sumar en dinero o
en comprobantes el total de lo asignado para dicho fondo. Por definición es un fondo
de tipo “Revolvente”ii
.
I.3. Anticipos a rendir cuenta
Son aquellos fondos que luego de ser solicitados por un interesado y aprobados por su
jefatura, se entregan a este interesado con el fin de que efectúe gastos de índole
personal, como por ejemplo: traslados, alimentación y alojamiento. Estos gastos los
efectúa el empleado al encomendársele un trabajo específico en una plaza distinta del
Centro de Distribución2
o lugar de trabajo. Respecto de los anteriores, cada vez que
se requiere, son solicitados con anticipación a la compañía y deben ser autorizados
por su jefatura. Útiles cuando el empleado no posee fondos en efectivo.
Los tres tipos de Fondos a Rendir son los que se utilizan en la compañía en Chile,
para los efectos de entregar Fondos en Efectivo y agilizar su flujo y proceso, que son
los que se estudiarán y automatizarán en este proyecto.
2
Aquellos lugares en los cuales se acopia y distribuye productos, puede o no ser una planta productiva.

3
II. PROCESO ACTUAL DE RENDICIONES DE GASTOS
Actualmente el proceso de rendición de fondos se hace manualmente utilizando las
asignaciones y las solicitudes vía e-mail. El proceso de aprobación se realiza
manualmente con la firma escrita de la jefatura y luego la documentación es enviada
vía correos o valija a contabilidad centralizada. El proceso termina con los
documentos autorizados (firmados) encima del escritorio de un asistente de
contabilidad, quien debe contabilizar cada uno de ellos contra una cuenta contable y
si no existen contratiempos3
se procede a preparar el pago vía documento o depósito
directo en la cuenta corriente del interesado.
La complejidad del manejo de estos montos en efectivo se da en tres dimensiones:
(1) El control efectivo de que el empleado ingrese los documentos originales
que respaldan los gastos efectuados. Para esto debe enviarlos vía valija interna a
contabilidad. El traslado de los documentos toma tiempo.
(2) La devolución de los fondos en un tiempo razonable luego de rendidos los
gastos.
(3) La verificación de la consistencia del gasto respecto del objetivo al cual se
asignó su misión.
(4) Asignación de Gastos versus Cuentas.
(5) Generación de reportes estándares.
II.1. Detalle Proceso Actual
Se han creado tres etapas similares en cada uno de los procesos de modo de agrupar
las actividades en grupos parecidos.
Etapa I Rendir
Etapa II Aprobar
Etapa III Contabilizar y Pagar
En los casos de Rendiciones de Fondos Fijos y de Anticipos aparece una etapa
anterior a las tres etapas ya listadas, denominada “Etapa Solicitud de Fondos por
Anticipado”.
Se definió que los Roles en el proceso son:
II.2.1. Usuario
II.2.2. Aprobador # 1 (una Jefatura y a veces dos)
II.2.3. Usuario Contable
II.2.4. Usuario Tesorero
II.2.5. Sistema Contable (ERP).
3
Algunos contratiempos son, falta de documentación, cálculos mal efectuados, falta de aprobaciones,
documentación adulterada, lectura ilegible.

4
II.2. Diagrama Proceso Rendición de Gastos Personales

5
II.3. Diagrama Proceso Rendición de Fondos Fijos

6
II.4. Diagrama Proceso Anticipos

7
II.5. Descripción de la Situación Actual
Para lograr definir fielmente la situación en que actualmente se desempeñan todos
estos procesos, se hicieron una serie de entrevistas al personal de la compañía.
Al entrevistar a los usuarios de cada uno de los tres procesos definidos se obtuvieron
las siguientes conclusiones:
Observaciones Generales
En general los usuarios coincidieron en los siguientes puntos:
Es difícil para el usuario encontrar los formularios manuales, predefinidos en
la compañía, para llenar manualmente en cada proceso, ya sea los digitales (en
Excel) o pre-impresos. Al final cada usuario termina preparando su propio
diseño.
Al llenar los formularios a mano no existe un procedimiento claro y no
siempre se completan todos los espacios asignados, o se completan con
errores.
La devolución de los fondos se tarda demasiado, en el caso de los Fondos a
Rendir Personales y los Anticipos a Rendir se toman cerca de tres semanas, en
el caso de los Fofi4
el tiempo de demora es de dos semanas.
Observaciones Usuarios Rendiciones de Gasto Personales
Al tratar de realizar una Rendición de los Gastos, de los pocos momentos
disponibles para crearla, es en el hogar y a pesar de eso es usual que se
acumule más de una Rendición en algún cajón de la oficina y además se
pierdan boletas y comprobantes, que al final no pueden ser cobrados por
caducidad. Pasados 90 días por procedimiento, un comprobante no puede ser
cobrado.
En relación al gasto por movilización en auto particular o gasto en
combustible, es común la queja de no saber cuánto es la asignación por
kilometraje recorrido, ya que cambia periódicamente, por lo que se pierde
tiempo en esta etapa al tratar de obtener esa información.
Observaciones Usuarios Rendiciones de Fondos Fijos
En el caso de los Fondos Fijos no siempre se conoce cuánto es el saldo
restante del Fondo. Es usual que no se lleve la contabilización periódica de lo
gastado por lo que el efectivo del Fondo Fijo se termina sorpresivamente. El
encargado por principio no debe quedar sin fondos en efectivo para la
operación, hay casos que llega a utilizar dineros de su propio bolsillo.
Observaciones Usuarios Rendiciones de Anticipos a Rendir
No está claramente definidas las situaciones en las cuales se debe solicitar un
anticipo. Se trata de evitar este tipo de rendición, de modo que el empleado
gaste sus propios fondos y luego los rinda. Existe una etapa adicional al
4
Fofi: Fondos Fijos

8
solicitar el anticipo con anticipación, por lo que se evita usar este tipo de
rendiciones dado que se hace mayor el tiempo de entrega del efectivo.
Observaciones Usuarios Aprobadores
Es engorroso y demoroso cuando se deben autorizar muchas rendiciones (en
especial en el caso de los supervisores o jefes de los vendedores). Hay que
revisar cada uno de los comprobantes (son una gran cantidad) y están
usualmente unidos por un corchetes. Se debe hacer mucho esfuerzo para
revisarlos y además verificar su autenticidad.
Observaciones Usuarios Contables
La contabilización de los Fondos a Rendir Personales y de los Anticipos a
Rendir cuenta se posterga (por carga de trabajo) usualmente hasta final de
mes. Sin embargo a los gastos de los Fondos Fijos se les asigna prioridad para
reintegrarlos ya que están más relacionados con la operación y poseen mayor
urgencia.
Por la demora del usuario al rendir sus gastos es posible que al momento de
contabilizar las facturas se pierda el IVAiii
. Este documento se adjunta al resto
de los comprobantes de las rendiciones de gasto personales, legalmente posee
un tiempo de expiración y debido a su vencimiento no puede ser utilizada
como devolución de impuestos, transformándose en 100% costo de la
compañía.
Otro problema surge al remplazar a la persona que efectúa las
contabilizaciones. Por ejemplo las ausencias que se producen en el caso de
enfermedad o vacaciones, es usual que la nueva persona no se encuentre lo
suficientemente capacitada y no conozca donde se deben cargar los diferentes
ítems o gastos en la contabilidad que aparecen en la Rendiciones.
En general por la falta de tiempo y conocimiento existe la tendencia de cargar
(imputar) los gastos a una cuenta contable general “Otros Gastos” perdiéndose
valiosa información para el análisis posterior del detalle los gastos efectuado
por la jefatura del área.
Observaciones Usuarios Tesorería
Como esta área es la última del proceso es común que el usuario que hizo la
rendición esté constantemente llamando a tesorería para saber si su pago está
disponible, esto produce demoras y molestias. La razón común de estos
atrasos es que la Rendición de Gastos se encuentre en el departamento de
contabilidad aun sin contabilizarse.

9
II.6. Levantamiento tecnológico en infraestructura
La infraestructura tanto en hardware como software que actualmente posee Embonor
que se está utilizando en el proceso de Rendiciones, más la infraestructura que se
encuentra a disposición y podrían ser utilizados en la automatización del proceso es:
Servidor y ERP
La infraestructura que utilizan los procesos de Rendiciones de Gasto manual está
compuesta por el servidor AS400 que contiene el ERP5
. Este sistema cubre el proceso
desde la digitación o ingreso de la información de la Rendición de Gastos por
contabilidad a través del asiento contable, hasta el momento del pago. El ERP o
Sistema Contable avisa al usuario vía e-mail, informándole que el proceso de pago ha
sido realizado con éxito.
Base de Datos - DB2
Motor de Base de Datos relacional que utiliza el lenguaje SQL para realizar sus
consultas. Esta base de datos en este proyecto se utilizará para almacenar la
información histórica de las Rendiciones de Gastos y así obtener los reportes de
gestión. Esta base de datos se encuentra instalada en el AS400.
Correo Interno
La aplicación de correo interno de la compañía, es la plataforma de correo “Lotus
Notesiv
” de IBM, que permite la comunicación y además controlar diversos flujos de
trabajo tales como el flujo de las Rendiciones de Gastos. Esta aplicación se encuentra
en un servidor junto con la plataforma Domino. Tiene la particularidad que permite el
desarrollo de código en distintos lenguajes y además el control de flujos de trabajo de
diversa índole.
Microsoft Office
Los formularios en general son preparados en Excel o en Word en los computadores
personales para luego ser completados a mano o digitalmente y enviados vía valija
junto a los comprobantes a su aprobación.
Windows Server 2008
Sistema Operativo para la administración de servidores y de redes en general. Permite
la utilización de un “Active Directoryv
” o directorio activo jerárquico con el cual se
puede entregar accesos a la red especificando roles, grupos de usuarios, asignación de
recursos y establecer diferentes políticas de acceso. Embonor posee este sistema
operativo para la administración de todos sus servidores. El acceso a la red interna de
Embonor se hace utilizando el Active Directory que provee este sistema operativo.
5
En este trabajo se utilizará indistintamente los acrónimos: ERP (SAP), Sistema Contable o AS400.

10
Websphere Portalvi
Plataforma que permite el acceso a internet, actualmente se utiliza para presentar por
internet la red, el portal corporativo y algunas aplicaciones. Este portal es ideal para
ser utilizado en el proceso de Rendiciones, ya que entrega accesibilidad segura y
rápida a las aplicaciones alojadas en los servidores de la compañía. El correo Notes es
un producto de la familia IBM por lo que son compatibles entre ellos y pueden usar
los mismos directorios de personal.
Portal además es compatible con el Active Directory de Windows, permitiendo el
ingreso al portal de IBM, desde cualquier aplicación que utilice este tipo de directorio
activo.
II.7. Principales Indicadores de los procesos actuales
Haciendo un levantamiento de algunos indicadores que nos permiten establecer una
idea respecto de la magnitud de los datos del actual proceso:
Datos estimados proyectados año 2011(*). Actual
N° Rendiciones anuales totales (inc. Fondos Fijos, Rendiciones y Anticipos) 4,400
N° Rendiciones mensuales totales estimadas 367
Minutos en promedio por Rendición – en contabilizar estimados 10
Total de minutos mensuales estimados 2,200
(*) Datos extraídos de la contabilidad y proyectados.
Ver en Anexos página N° 59 el resultado del estudio en donde se muestran las
variaciones contra la implementación del proyecto durante un mes.
II.8. Detalle Fondos Fijos asignados
Solo los Fondos Fijos asignados a nivel de Compañía indican un monto promedio
cercano a los $12 millones de pesos que necesitan estar constantemente renovándose
y generando nuevas rendiciones. No se posee un claro detalle de su historial de gasto,
ni clasificación desagregada, para efectuar gestión.
El detalle de los Fondos Fijos asignados por persona se puede revisar en los Anexos
adjuntos al final del trabajo en la página N°39.
II.9. Detalle Rendiciones de Gastos
Las rendiciones de gastos son un instrumento operacional muy utilizado en la
compañía para desarrollar ciertas actividades como es en la administración en plantas
y sucursales y la gestión ventas entre otros. Existen básicamente dos tipos de
usuarios: la Rendición de Gastos efectuada por un usuario común y la Rendición
efectuada por un usuario de ventas. Esta clasificación se obtiene según la
periodicidad, el objetivo y cantidad de gastos.

11
Normalmente la realización de muchos trabajos y proyectos en la compañía implica
movilizarse de una ciudad a otra. Existen diferentes tipos de gastos en cada uno de
ellos: como son el alojamiento, la comida, la movilización, peajes y pasajes.
En especial se distinguen los gastos realizados por los vendedores en sus labores
diarias de venta. Las Rendiciones de Gastos en esta área como en la de
administración de la empresa son un monto sensible ya que forman parte del “Gasto
de Ventas” y “Gastos de Administración” respectivamente los que influyen en el
“Margen Bruto” por lo que cualquier control que busque mejorar su eficiencia, es
muy rentablevii
.
Para formarse una idea de las magnitudes que se manejan, los montos mensuales
promedios mensuales de Gastos a Rendir solo por el área de ventas que se efectúan
en la compañía ascienden a $173 millones y los Gastos a Rendir en proyectos y
trabajos normales ascienden a $50 millones mensuales. El detalle de las tablas con
estas cifras aparece en los Anexos en la página N°44.

12
III.PROCESO DE PROPUESTA
Se decidió levantar una propuesta cerrada a nuestros tres principales proveedores de
TI en el área de desarrollo. Su característica principal es que no se les obliga a un
esquema de desarrollo rígido en términos del lenguaje de desarrollo y solo se les
indica que deben ajustar el sistema propuesto a la infraestructura tecnológica actual
de la compañía.
Funcionalidades solicitadas
Después de seleccionar una muestra adecuada de usuarios y luego entrevistarlos,
estudiar adecuadamente el proceso, preparar los diseños, se definieron las principales
funcionalidades que debe tener la aplicación.
Se determinó que el proveedor debe proponer una solución que contenga las
siguientes funciones. Se preparó un documento de licitación RFPviii
(Request for
Proposal) para que los proveedores evaluaran la propuesta y permitiera una cierta
igualdad de respuestas.
III.1. Identificación y validación por LDAP
Para efectuar la autenticación del usuario, la aplicación se debe apoyar en un sistema
de LDAPix
. El sistema debe validar al usuario (con su Número Interno, Nombre
Completo, Rut, Cuenta Corriente, Centro de Costos y sucursal dentro de otras
características de identificación interna dentro de la compañía) y luego permitir que
utilice la aplicación.
El sistema de directorio activo de Windows Server 2008 es el que se utiliza en la
compañía para el ingreso a la red interna y debe estar sincronizado bajo Single Sign
On (SSOx
) con el sistema LDAP de la plataforma Lotus Domino anteriormente
nombrado.
Toda la información personal de los empleados de la compañía se mantiene bajo la
normativa vigente de la Ley N°19.628 que regula la protección de datos de la vida
privada o de carácter personal (ver Anexo al final del trabajo página N° 145 ).
La privacidad de la información es un tema relevante al generar cualquiera de estas
bases de datos digitales, es fácil pasar a llevar estas normativas y de ahí la
importancia de que la empresa conozca la legislación y solicite la autorización del
empleado en su uso con fines de carácter laboral.
III.2. Descripción de Roles
La aplicación identificará los roles y su jerarquía dentro de la organización, de modo
que se utilice como elemento de control para el Flujo de las Rendiciones. Cada
usuario que termine una Rendición de Gastos ingresará en un flujo o workflow luego
la deberá aprobar su Jefe y esta condición deberá estar definida en un LDAP o base
de datos con la información de los usuarios.
A continuación se presentan los principales Roles que participan en los casos de uso
que se presentan.

13
Principales Roles Involucrados en la Aplicación
Rol Usuario:
Corresponde al Rol del interesado que realiza la
rendición de gastos. Después de acumular los
diferentes comprobantes o documentación para
realizar la rendición de gastos y escanearlos en el
sistema, deberá ordenarlos y digitar la información al
sistema. En seguida deberá adjuntar el resumen de la
Rendición junto a la documentación y enviarla a
tesorería.
El usuario tiene a su disposición la información
histórica del resto de las Rendiciones, para conocer
sus gastos históricos del área.
No deberá demorar mas de 90 días en declarar los
comprobantes, dado que tienen un período de
caducidad.
Rol Jefatura (Aprobador)
Corresponde al del jefe del usuario que realizo la
Rendición. En su correo recibe un aviso de que
tiene Rendiciones pendientes aprobación. Luego
debe revisar ítem por ítem por cada Rendición
junto a la documentación escaneada. La debe
aprobar o devolver, en ambos casos el sistema le
avisará al usuario de cuál fue la decisión.
Además la Jefatura podrá revisar los datos
históricos de gastos tanto de una rendición como de
todas las Rendiciones de su área, así verificar los
gatos totales y personales.
Rol Contable
Corresponde al del Usuario Contable quién recibe
la Rendición luego de ser aprobada por la última
Jefatura. Deberá revisar cada una de las cifras en
relación a los comprobantes contables y además
verificar la autenticidad de los comprobantes.
Deberá aprobar y contabilizar la Rendición o
rechazar y devolver. En caso de rechazo el
Usuario es quién deberá solucionar el problema y
recomenzar el proceso.

14
Rol Tesorería
Corresponde al del empleado que efectúa las
operaciones contables le corresponde el pago de
las cuentas por pagar. Los pagos se efectúan a
través del sistema o ERP. Este proceso de pagos
se encuentra establecido en la base de datos del
ERP.
Al momento de cancelar, en el ERP se genera un
mail en el que se le avisa al usuario que su pago
se encuentra disponible. Este Rol no tiene la
función de rechazar, solo debe tramitar el pago,
lo antes posible.
Rol Administrador
Corresponde al del Usuario que administrará el
sistema. Deberá mantener actualizada la
información tal como los perfiles de usuarios,
asignación de cuentas contables, los diferentes
tipos de gastos, asignación de Fondos Fijos
según se le solicite.
Permanentemente deberá estar revisando
diferentes reportes técnicos para verificar el
correcto funcionamiento de la aplicación.
Rol AS400 - ERP
Corresponde al del Sistema Contable y es el
encargado de registrar, almacenar, procesar
reportes, relacionar las distintas áreas. Genera
el aviso vía e-mail al usuario, informar a la
aplicación de Rendición de Gastos respecto
del estado del pago al usuario para que así
mantenga sus registros actualizados.

15
Rol DB2
Corresponde a la Base de Datos del Sistema de
Rendiciones de Gastos operada y administrada
por el lenguaje SQL. En ella se acumulan las
transacciones en forma secuencial. De esta
base surgen los reportes detallados para los
usuarios.
En esta base de datos además se acumulan las
principales tablas con información contables
de la aplicación como las cuentas contables,
Proveedores, centros de costo, etc. Se
sincroniza una vez al día.
III.3. Flujo de Aprobaciones
El sistema propuesto deberá contemplar tres niveles de aprobaciones: el primer nivel
será el Jefe Directo (Aprobador 1), el segundo nivel, si aplica, será el del Jefe del
Primer Aprobador (Aprobador 2). Existe la alternativa de utilizar un solo aprobador.
Luego se dará paso al tercer aprobador que es Contabilidad. La última etapa será de
quien efectúa el pago o devolución de dinero al usuario, esta es una etapa obligatoria
(no de aprobación) dentro del proceso. A continuación un flujo simplificado del
proceso.
III.4. Integración con Sistema Contable - AS400
El sistema propuesto deberá interactuar con el sistema contable o ERP. Este toma el
control del proceso desde que es ingresada la información en un asiento contable
hasta el pago de los fondos al interesado.
El sistema propuesto deberá obtener información de las bases de datos actualizadas
del sistema contable (ejemplo: Centros de Costos, códigos de empresas, sucursales,
datos de proveedores o Cuentas Contables), que en conjunto con la información
producida por las Rendiciones de Gastos generará los asientos contables.
El sistema de Rendiciones de Gastos deberá entregar al final de su proceso un asiento
contable validado con todos los campos necesarios para ser procesado por el Sistema
Contable. Al momento de ser ingresado deberá quedar en estado temporal para que el
usuario contable lo revise y si se encuentra todo en orden, sea aprobado para ser
contabilizado y luego enviado a tesorería para ser pagado.
A continuación se presenta los diferentes Casos de Uso y su interacción con los
diferentes Roles que los utilizan:

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Interrelación de los principales Casos de Usos

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III.5. Otras Funcionalidades
Producto del estudio de los requerimientos se dedujo que la aplicación deberá
considerar para su operación las siguientes fncionalidades.
Utilización de la WEB
Permitir al usuario ingresar sus Rendiciones de Gasto vía Web.
Despliegue de Información
Corresponde a la cabecera del formulario en la que se indicará:
 Número correlativo.
 Nombre de la Empresa.
 Nombre, rut y Apellido de la persona que rinde.
 Cargo en la empresa.
 Centro de costo de la persona que rinde.
 Cargo de la persona que rinde.
 Nombre y apellido de la jefatura o aprobador.
 Cargo de la jefatura.
Solicitud de la Información
Corresponde a la sección en donde se ingresa (o digita) la información de la
Rendición de Gastos que solicita el sistema, en ella se debe detallar:
 El nombre del proyecto o causa principal de la Rendición de Gastos (Título).
 El detalle de cada uno de los gastos efectuados y una breve explicación, según
corresponda, estructurados en diversos formularios.
Interface o Formularios de Ingreso de datos
El ingreso de datos se hará a través de formularios o interfaces.
Formato y controles básicos
Permitir que se ingresen los gastos bajo un cierto formato, así si es un número que
tenga separador de miles, si es una cifra de dinero en pesos que tenga el signo pesos,
las fechas posean el formato dd/mm/aaaa, contemplar máximos y mínimos en los
ingresos, control de los límites de gasto en los distintos ítems que está rindiendo,
como en su total, controles de cuadraturas, etc.
Selectores
Utilizar selectores que internamente permitan seleccionar los conceptos fácilmente de
modo de facilitar el ingreso de información por parte del usuario. Crear sus
mantenedores.

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Validación
El sistema además deberá establecer si el rol de la persona que prepara el asiento
contable y efectúa el cargo contable posee las atribuciones necesarias para efectuar
dicho gasto. Los filtros deben operar en términos de:
a) La autorización de cada rol para cargar Cuentas Contables, de modo que
ciertos roles solo pueden cargar determinadas cuentas contables.
b) La capacidad o autorización de asignar por cada rol a los Centros de Costos,
de modo que no permita la asignación de gastos irregular de un usuario a otros
centros de costos.
c) La capacidad de cargar ciertos tipos de gastos, de modo que un rol
determinado solo podrá cargar algunas cuentas de gastos según lo indique su
función.
Digitalización de documentos
Finalmente el sistema deberá poseer la función de archivar imágenes escaneadas y
digitalizadas de los diferentes documentos que sustentan los gastos. El aprobador o
Jefe tendrá la oportunidad de revisar estos documentos, si así lo deseara.
Base de Datos con información para reportes
Deberá almacenar la información, generando una base de datos, propietaria e
independiente para desarrollar informes de gestión utilizando la DB2 del AS400. Esta
información permitirá la preparación de reportes.
Métodos de Pago
Permitir la declaración de pagos de los productos y servicios utilizando diversos
métodos de pago: efectivo, tarjeta de crédito, crédito o sola factura.
Tipos de Comprobantes
Permitir el ingreso de diferentes tipos de comprobantes de venta: boletas, facturas,
pasajes, peajes y comprobantes manuales entre otros.
Devolución de Rembolsos
Contemplar las diferencias del usuario a favor o en contra. Las diferencias a favor el
usuario las deberán devolver y si son en contra del, las deberá depositar, adjuntando
el comprobante de depósito en la rendición.
Envío de correos de aviso
Enviar correos automáticos notificando por las diferentes instancias de la aplicación.
El correo debe llegar a las personas que generan y revisan las Rendiciones de Gastos.
Generar correos a los diferentes aprobadores al terminar su actividad, enviar correos
de aviso a los que autorizan los gastos para que sepan que existe una autorización
pendiente. Incorporar link, en el correo para acceder rápidamente a la información.

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Disponibilidad / Visualización de Wokflow
El Wokflow deberá tener la característica de ser consultado por el usuario en
cualquier momento, para conocer el estado actual de su Rendición de Gastos y
conocer el historial de sus rendiciones de gastos.
KPI de uso
La aplicación deberá generar algunos indicadores de eficiencia como el “contador de
días de atraso” desde que la Rendición de Gasto se envió al primer aprobador o
Jefatura y los “días que toman las etapas subsiguientes”. Generación avisos de
caducidad y acciones automatizadas de control y mantención, como por ejemplo a los
2 meses de ingresada una Rendición de Gastos y aún no haya sido pagada por
contabilidad, deberá ser rechazadas en forma automática y avisar vía e-mail de este
rechazo por caducidad a su dueño.
Comunicación a sistemas externos
La aplicación debe contemplar la interacción con sistemas externos como el Sistema
Contable, que es ajeno a la aplicación misma incorporando tres instancias principales:
la fecha de contabilización del documento, la fecha de ingreso del asiento diario
contabilizado a tesorería y la fecha de pago por parte de tesorería. Otras de las
instancias que también se debe generar mensajes a otros sistemas son al crear como al
recepcionar fondos.
Log del proceso
Mantención de un Log del proceso de cada Rendición en que se indique los nombres
de los que intervienen y las fechas de cada etapa.
Impresión de Resúmenes de Gastos
Permitir imprimir un resumen de la Rendición de Gastos para poder acompañarlo
firmado junto a los comprobantes en un sobre a contabilidad y también sea utilizado
como archivo personal.
Asiento Contable
El producto final de la aplicación será el Asiento Contable, en formato delimitado,
que le indicará al Sistema Contable, cuales son las cuentas contables que se deben
mover por cada uno de los gastos. Esta operación permite disminuir enormemente los
tiempos de contabilización que usan los usuarios contables.
III.6. Formularios de ingreso de Rendiciones.
Producto del estudio se diseñaron tres formularios de ingreso de Rendiciones
diferentes para tres necesidades diferentes, al querer rendir un gasto:
1.- Rendición de Gastos Personales
2.- Rendición de Gastos Fondo Fijo
3.- Rendición de Gastos Anticipos

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El sistema propuesto deberá contemplar estos tres diseños, de modo que el usuario al
momento de abrir la aplicación pueda seleccionar uno de ellos para comenzar su
rendición de gastos.
Cada diseño deberá contener un encabezado fijo que indique además de los datos
personales: el nombre de la empresa, la determinación de la planta o sucursal y el
detalle del Centro de Costos.
Para facilitar su llenado una vista o sección de ingreso de Gastos deberá estar
incrustada en cada uno de estos diseños. En su interior deberá contemplar una serie
de Ítems de Gastos estandarizados de fácil acceso.
La clasificación de los Ítems de Gastos que se entrega, fue deducida después del
estudio inicial del proyecto. Una ventaja de este ingreso segmentado o por partes, es
que permitirá en procesos posteriores, contabilizarlos, analizarlos, transformarlos en
reportes y consecuentemente mejorar la gestión. La aplicación de Rendición de
Gastos deberá automáticamente asignar a cada gasto una Cuenta Contable por lo que
se necesita una tabla con estas relaciones predefinidas.
A continuación se presentan los diferentes elementos que componen una Rendición
de Gastos:
III.6.1. Empresas
Coca-Cola Embonor posee dos empresas (con Rut distinto), que en sus operaciones
utilizan gastos en efectivo y a las que se les deben controlar sus Rendiciones de
Gastos. Estas deben ser consideradas en el interface de modo que indiquen a cuál de
ellas pertenece el usuario (1) KOE es la empresa que solo embotella y fabrica las
bebidas y (2) Embonor una empresa que se encarga de la distribución de los
productos.
Código Empresa Nombre
T1 KOE Coca-Cola Embonor S.A.
T2 Embonor Embonor S.A.
III.6.2. Centro de Costos
El interface también debe considerar consultar dentro del perfil de cada usuario el sub
Centro de Costos al cual se encuentra asignado. La compañía tiene 9 centros de
costos principales, los que a su vez se dividen en 50 sub-centros para la asignación de
gastos. La mayoría de ellos se pueden distinguir en las plantas y sucursales y también
dos de ellos corresponden al área Corporativa y uno al área Holding que representan
las oficinas centrales respectivamente.

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La tabla con los Principales Centros de Costos es la siguiente (ver Anexo con Sub-
Centros de Costos en página N°45)
Código CC Nombre Centro de Costos
1 100 AyF - Administración Y Finanzas
2 200 Gerencia de Planta
3 300 Vta – Ventas
4 400 RRHH - Recursos Humanos
5 500 Mkt – Marketing
6 600 Mkt - Publicidad
7 700 Pro – Producción
82 100 Corporativo
83 100 Holding
III.6.3. Plantas y Sucursales
En Chile la compañía posee 6 plantas productivas con 17 líneas de producción. En la
ciudad de Puerto Montt existe una Planta no productiva, que solo recepciona
productos del resto de las plantas y los distribuye a sus sucursales respectivas.
Además La compañía posee 40 sucursales o Centros de Distribución en todo Chile en
las que se generan gastos en efectivo y poseen Fondos Fijos (ver Anexos en la página
N°38 con detalle de plantas y sucursales).
Cada usuario se encuentra previamente asignado a una empresa, planta o sucursal,
sub-centro de costos, en el LDAP (o base de datos con la información de cada
usuario) que le corresponde dado su contrato y desempeño de funciones.
Esta segregación de información es útil al momento de analizar los gastos por
empresa, rol, centro de costos o según la apertura que se desee.
III.6.4. Cuentas Contables Utilizadas
Para conocer las principales cuentas contables de gasto que se utilizan en estas
transacciones, se consultó a los usuarios normales que realizan las Rendiciones de
Gasto sobre la intención del gasto que efectuó. Igualmente se encuestó a los usuarios
contables que realizan las contabilizaciones, respecto de si la intención del gasto del
usuario se puede asignar una cuenta contable. Se seleccionaron las principales
cuentas contables que intervienen en estas transacciones en una Rendición de Gastos.
En los Anexos de la página N°43 se listan las cuentas contables y su nombre que se
utilizan normalmente para cargar el Ítem de Rendiciones de Gastos.
III.6.5. Ítem de Gastos
Para clasificar los gastos en grupos generales se crearon los “Ítems de gastos”. Al
consultar por los diferentes gastos que realizan los usuarios, se clasificaron de modo
que pudieran agrupar y representar los gastos más repetidos o representativos de cada
tipo de Rendición de Gastos.

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En la tabla adjunta se detallan 7 “Ítem de Gastos” que se seleccionaron al realizar la
encuesta, en la segunda columna, se detalla su clasificación de “Rendición de
Gastos”, si es tipo Personal; Fondo Fijo o Anticipo. En la última columna se detalla
cuál es el “Rol” que preferentemente debería usar este tipo de Rendición. Un Rol es
posible que utilice cualquier ítem de gastos ya que existirán ocasiones en que
necesiten otro tipo de clasificaciónes para ingresar sus gastos.
Ítem de Gastos Rendiciones de Gastos Roles
1 Gastos de Bencina Personales y Anticipos Gerentes
2 Peajes y Estacionamientos Personales y Anticipos Gerentes, Jefes y ventas
3 Gastos de Restaurant Personales y Anticipos Gerentes, Jefes y ventas
4 Viaje Auto Particular Personales y Anticipos Gerentes, Jefes y ventas
5 Gastos en Hotel Personales y Anticipos Gerentes, Jefes y ventas
6 Varios no Recurrentes Fondo Fijo Encargados Admin y Vtas
7 Servicios Recurrentes Fondo Fijo Encargados Admin y Vtas
Así, si por ejemplo se realiza una Rendición de Gastos Personal tendría acceso a los
gastos que usualmente se realizan bajo esta modalidad Gastos Personales y Anticipos
a Rendir Cuenta. Los principales grupos de gastos que se utilizan son en combustible,
en restaurantes, en hotelería o alojamiento y en estacionamientos y peajes. (Ver
página N°41 )
Por otro lado al realizar una Rendición de Fondos Fijos, tendrá acceso a los gastos
que se realizan bajo esta clasificación que utiliza Ítems dentro del grupo de “Varios
No Recurrentes” como el pago por pasajes en micro, elementos de librería, ferretería
o supermercado, en general gastos que no se repiten mes a mes pero que no dejan de
estar presentes. Bajo este Ítem de Fondo Fijo también existe la posibilidad de usar los
“Servicios Recurrentes” como son gastos por pagos de la luz y agua de la sucursal en
que se realiza y que poseen una recurrencia mensual. (Ver página N°41 )
Clasificación de Tipos de Gastos por Ítem
A continuación se presenta por Rendición de Gastos el Tipo de Gastos que
preferentemente se debe aplicar. Esta clasificación se obtuvo después de las encuestas
y revisiones de una muestra de diferentes Rendiciones. Solo considerarón los ítems
más importantes en términos de monto y con mayor control por parte de gerencia,
para obtener un mayor detalle de ellos y permitir almacenar datos históricos para su
consulta posterior.
Rendición de Gastos Personales.
La aplicación tiene la particularidad que puede ser utilizada por cualquier persona que
pertenezca a la compañía y que desee rendir gastos en efectivo realizados con su
propio efectivo. No necesita una autorización previa para generarla. Al terminarla y
rendirla solo necesita la autorización de su jefe directo para contabilizar el gasto y
luego su dinero le será devuelto.

23
Rendición de Fondos Fijos
Estos fondos se entregan a una persona en representación de un área de la compañía,
quién se hace responsable por ellos y debe llevar un claro seguimiento de cada gasto.
Conforme va utilizando el dinero y al momento de acercarse al final del monto
asignado deberá rendir los gastos efectuados. Es muy importante no quedar sin
fondos para los gastos normales del área a la que pertenece. Al comenzar el Fondo
Fijo necesita autorización de su jefe directo para establecer el monto inicial. En la
medida que lo va utilizando al terminarlo y rendirlo también necesita la autorización
de su jefe directo para autorizar el gasto y el fondo le será restituido, generándose un
ciclo de generación y restitución indefinido. Ver detalle en los Anexos de la página
N°41.
Anticipos a Rendir
Este formulario podrá ser utilizado siempre y cuando la Jefatura haya autorizado un
anticipo de fondos. Es necesario este paso previo a su utilización. Luego de
efectuados los gastos, deberá realizar la Rendición del Anticipo en el sistema hasta el
monto asignado.
Este ítem es muy similar al caso del caso del “Rendición de Gastos Personales” solo
difiere en que al principio se solicita el monto en dinero en efectivo a rendir con
anticipación a efectuar el gasto. Esto exige que el monto sea aprobado por el jefe y
luego entregado al usuario interesado. Es utilizado generalmente en los casos en que
el gasto es muy importante y el usuario no posee la cantidad en su bolsillo como para
poder financiarlo y posteriormente solicitar su devolución.
El grupo de ítem de gastos se divide en 4 ítems principales. Pueden ser utilizados por
cualquier tipo de rendición de gastos. Cada uno a su vez se transforma en uno o más
tipos de gasto posibles. Al detallar por tipo de gasto se abre la posibilidad de obtener
un detalle mayor de la información. Se pueden ingresar los datos utilizando
formularios específicos que obligan a detallar el ingreso del gasto según se necesite.
Ítem Gasto Tipo Gasto
1 Gastos de Bencina Gastos de Bencina
2 Peajes y Estacionamientos Estacionamiento
Parquímetros
Peaje
3 Gastos de Restaurant Gastos de Restaurant
4 Viaje Auto Particular Viaje Auto Particular
5 Gastos en Hotel Gastos de Restaurant
Gastos en Hotel

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III.7. Definición Tipos de Gastos
El usuario al ingresar a la aplicación podrá seleccionar uno de estos formularios.
Cada uno le entregará una serie de subformularios (incrustados en la vista) que
permiten ingresar uno a uno los gastos por diversos ítems. A continuación se presenta
una tabla con los tipos de gastos que se seleccionaron después una breve definición
de cada uno de ellos:
Ítem de Gastos Rendiciones de Gastos Roles
1 Gastos de Bencina Personales y Anticipos Gerentes
2 Peajes y Estacionamientos Personales y Anticipos Gerentes, Jefes y ventas
3 Gastos de Restaurant Personales y Anticipos Gerentes, Jefes y ventas
4 Viaje Auto Particular Personales y Anticipos Gerentes, Jefes y ventas
5 Gastos en Hotel Personales y Anticipos Gerentes, Jefes y ventas
6 Varios no Recurrentes Fondo Fijo Encargados Admin y Vtas
7 Servicios Recurrentes Fondo Fijo Encargados Admin y Vtas
Definición de los principales Tipos de Gastos:
III.7.1. Gastos de Bencina
Incluyen los gastos efectuados por la compra de combustible para utilizar solo en
autos de la compañía. Este tipo de gastos lo efectúan los que tienen asignado un
vehículo como beneficio de la compañía, generalmente gerentes. Esta clasificación
solo es utilizada en las Rendiciones de Gasto personales y no en los Fondos Fijos.
Los datos que se obtienen son: el monto total cancelado por combustible, los
quilómetros recorridos, numero de litros de combustible, número y razón principal de
viajes.
III.7.2. Peajes y Estacionamientos
Incluye los pagos por cancelar peajes y estacionamientos. Los que efectúan este tipo
de gastos son los gerentes, jefes de sección y de área comercial. Incluye además
parquímetros.
Los datos que se obtienen son: el monto total y el valor por peaje o estacionamiento y
lugar donde se produjo el gasto.
III.7.3. Gastos de Restaurantes
Se efectúan en un casino o restaurant solo o invitando a otra persona. Los datos que
se obtienen son: el nombre y apellido de los invitados y la propina que entregó. Los
que efectúan estos gastos los gerentes, jefes de sección y área comercial.
Se puede recepcionar dos tipos de comprobantes, boleta o factura. Al recepcionar una
factura como el comprobante del gasto se deberá ingresar otros datos, como es el
nombre de fantasía, la razón social, rut, dirección, giro del negocio y se deberá

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desglosar el monto total en IVA y neto. Con este detalle se podrá utilizar el IVA de la
factura a posteriori.
III.7.4. Viaje en Auto Particular
Si el vehículo pertenece al usuario tendrá derecho a devolución. El usuario deberá
indicar el número de kilómetros que utilizó. Los que usan este ítem son los gerentes,
jefes de sección y del área comercial.
Los datos obtenidos son: el kilometraje recorrido, las causas de los diversos viajes y
número de viajes. Este tipo de gastos no es utilizado en los Fondos Fijos.
III.7.5. Gastos en Hotel
Al rendir estos gastos se deberá detallar según lo que se le solicita. Los que efectúan
estos gastos son los gerentes, jefes de sección y área comercial.
Los datos a obtener son: el monto total y su apertura de gastos, como el precio de la
habitación, gastos en comida, gastos en teléfono, gastos en frigobar, en internet,
lavandería, IVA, etc.
III.7.6. Varios No Recurrentes
Esta clasificación se usa básicamente para los Fondos Fijos. Existen una serie de
gastos menores que no es posible de estandarizar por su diversidad. Para una correcta
clasificación deben ser detallados uno a uno. Los que efectúan estos gastos son los
Encargados Administrativos de las plantas y sucursales, las Secretarias, Encargados
de Mantención de las plantas y otros.
Los datos que se obtienen son: el monto total y una breve explicación.
III.7.7. Servicios Recurrentes
Existen una serie de pagos de servicios repetitivos, que se cancelan todos los meses
recurrentemente.
Los datos que se obtienen son: el monto total, un espacio de texto para ingresar un
breve detalle.
III.8. Diseño Flujo Proceso Mejorado
El flujo automatizado de Rendiciones de Gastos en el cual se funden los procesos de
los tres tipos de formularios, que resulta dio como resultado el siguiente diseño.
Este diseño debe ser considerado como el proceso válido del proceso de Rendiciones
de Gastos, para efectuar el presupuesto de las empresas participantes:

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III.9. Usuario administrador
El sistema deberá permitir el acceso a un usuario administrador, de modo que pueda
efectuar la mantención necesaria de las tablas de datos, control de flujo de trabajo,
verificar las sincronizaciones con el ERP y del sistema en general.
En este caso de uso, puede evitarse el acceso vía web dado que es un proceso
particular con bajos niveles de acceso, utiliza bastante ancho de banda y es utilizado
por pocas personas y por lo tanto solo bastará un acceso vía cliente Notes dentro de la
red interna de la empresa.
Se deberán generar dos administradores: uno de sistema y el otro contable. Algunas
de las funciones que deberán efectuar (Ver Manual del Administrador página N°112):
Administrador de Sistemas
Deberá monitorear constantemente la aplicación de modo que por motivos externos o
internos a ella comience a deteriorar su servicio.
Algunos puntos a los cuales deberá poner atención son:
 Velocidad de apertura de la aplicación.
 Monitorear los servidores responsables del funcionamiento de la aplicación.
 Velocidad de despliegue de los diferentes formularios.
 Comportamiento de la aplicación con los sistemas externos a ella como es la
actualización de las bases de datos con el Sistema Contable (sincronización),
con el LDAP de Domino con las bases de datos y con la información para los
reportes.
 Verificar el correcto traspaso del Asiento Contable que genera la aplicación
con el ERP o Sistema Contable.
 Verificar constantemente los mails de aviso del sistema a los usuarios.
 Verificar constantemente los avisos enviados desde la aplicación a otros
sistemas y vis versa.
 Verificar la antigüedad de las Rendiciones de Gastos.
Administrador Contable
Deberá controlar constantemente la calidad de la información contable generada y
recepcionada por la aplicación.
 Verificar si los usuarios están utilizando correctamente la aplicación.
 Verificar si las relaciones de cuentas versus la de ítem de gastos son las
suficientes de modo de incluir nuevas cuentas contables, en caso de ser
necesario.
 Revisar el LDAP si refleja el perfil de cada usuario en términos de si
contempla las jefaturas adecuadas o los roles correctos, entre otros elementos
de control.
 Estar atento a las consultas de asignación de los usuarios.

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 Verificar la correcta recepción de los documentos de respaldo contable por los
usuarios contables de modo que por problemas ajenos (de correo o valija) no
se demore la devolución de las Rendiciones de Gasto.
IV. SELECCIÓN PROVEEDOR
Se decidió que en la propuesta participaran tres proveedores que como condición,
debían haber trabajado anteriormente con la empresa en otros proyectos exitosos. Los
proveedores seleccionados debían poseer un contrato de prestación de servicios
profesionales vigente con la compañía y no debían tener ningún trabajo pendiente de
entrega ni menos atrasado.
Dado que la aplicación se estudió y se diseñó previamente por un equipo técnico de la
compañía, al proveedor se le entrega una gran parte del trabajo previo de
investigación, análisis y diseño ya terminado.
Lo proveedores que presentarán sus proyectos deberán entregar una solución que se
adapte al proceso de Rendición de Gastos en forma similar utilizando la
infraestructura que actualmente existe en la compañía (hardware y software). Podrán
armar el desarrollo bajo diferentes lógicas de creación de código utilizando las
tecnologías que dominen y sean compatibles con la infraestructura tecnológica.
IV.1. Selección de Proveedores
Los proveedores seleccionados que participarán en la propuesta son las empresas de
desarrollo de software Azul S.A., la empresa DyDeCom y la empresa Info2000,
quienes por su trayectoria como proveedores de la compañía han ganado su confianza
por su seriedad, profesionalismo y capacidad en los cumplimiento de plazos. (Ver
propuesta DyDeCom en Anexos página N°46)
IV.2. Determinación del proveedor que construirá la solución.
Para la determinación del proveedor que construirá la solución, se utiliza como
criterio de selección principal la adaptación de la solución propuesta a la
infraestructura actual y el diseño facilitado. La idea final es que la aplicación
considere la menor cantidad de modificaciones a la infraestructura y haga un uso
intensivo de los distintos recursos que actualmente posee la compañía. Se define
como elemento diferenciador en la selección de las propuestas el que no se deben
introducir nuevos elementos de infraestructura que aumenten la complejidad y los
costos.
Resumiendo brevemente las distintas propuestas se identifican ciertos patrones que
entregan elementos de evaluación:
1.- Azul S.A entregó una propuesta basada en un diseño completo vía web, con
sus propios elementos de autenticación y no hace uso del LDAP de la compañía
sino que creaba su propio sistema de autenticación. Tampoco utilizaba un

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sistema de sincronización de las bases de datos contables, lo que implicaba
hacer una mantención de datos demasiado costosa y compleja.
2.- DyDeCom entrega una propuesta basada en el workflow de Lotus Dominó,
utiliza la plataforma de Notes para presentar las páginas web y finalmente
utiliza Websphere Portal como plataforma de consulta externa WEB. Se
caracteriza por el uso y conocimiento de la infraestructura.
3.- Info 2000 entrega una propuesta basada en el workflow de Lotus Domino
tanto en su ambiente cliente como sus funciones de internet, combinado con
desarrollo en HTML y no entrega una a una todas las funcionalidades de la
aplicación solicitadas.
Se analizó junto al área técnica la propuesta de los tres proveedores. Se consideraron
variables como el precio, experiencia en este tipo de desarrollos. Si su propuesta
tecnológica se adapta a la infraestructura actual, forma de solucionar los
requerimientos planteados, diseño del interface y tiempo utilizado para el desarrollo
de la aplicación.
En base a estos parámetros se decidió por la solución presentada por el proveedor
DyDeCom, quién a pesar de no ser el mas barato, en conjunto presentaba la mejor
opción.
IV.3. Presentación de propuesta a gerencia.
Luego de definido el proveedor se presentó la propuesta a gerencia. En esta
presentación se dio a conocer el proyecto, se ratificó al proveedor y se entregó la
autorización formal de comenzar con el proyecto. Se asignó como sponsor al Gerente
Contralor Corporativo y al Jefe de Proyectos Corporativo.
V. IMPLEMENTACIÓN
V.1. Selección del equipo de trabajo.
Para la realización del proyecto, se seleccionó un equipo de trabajo compuesto por
jefes de proyectos de ambas empresas (Embonor y DyDeCom), desarrolladores
internos y externos y se determinó cuáles serían los usuarios de las diferentes
instancias del proceso de desarrollo.
1. Jefe Proyectos Embonor
2. Jefe de Desarrollador AS400
3. Jefe Desarrollo DyDeCom
4. Desarrollador Senior Notes-1
5. Desarrollador Senior Notes-2
6. Desarrollador WPP (Websphere Portal IBM)
7. Desarrollador Senior LDAP Domino
8. Usuario Lider Aplicación
9. Usuario Lider Administración (técnico y contable)

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V.2.Definición de actividades del proyecto
Las diferentes actividades definidas para el proyecto se enumeran a continuación y se
define que el proyecto comience el 15 de junio del 2011 y termine el 31 de octubre
del 2011. Estas actividades son las que se utilizarán para preparar la Carta Gantt con
la apertura en diferentes tareas.
Básicamente se definen cuatro etapas para la ejecución del proyecto: la etapa de
realización del documento de lanzamiento, la etapa de construcción, etapa de pruebas
y etapa de producción. La planta en que se implementará en primer lugar la
aplicación será la planta de Concepción, el resto de las plantas y sucursales se deja
fuera del alcance de este proyecto ya que será una responsabilidad del personal de
Embonor la replicación en toda la compañía.
V.3.Determinación de plazos
La siguiente Carta Gantt define en términos generales las principales actividades y
tareas y sus tiempos de desarrollo. (Gantt con mayor detalle ver en Anexos de la
página N°56)

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V.4.Contrato de Relación Contractual.
Toda empresa informática que participe en un proyecto en la compañía deberá tener
un contrato que defina la relación contractual entre las dos partes. En Anexos página
N° 125 se adjunta el contrato realizado con el proveedor con anterioridad.
Este contrato de servicios informáticos se preparó y firmó (anteriormente a este
proyecto6
) en los términos generales de la compañía con cualquier proveedor
informático y contempla las principales cláusulas en estas materias, que controlan
elementos como la seguridad de datos, derechos de propiedad intelectual, causales de
término de contrato, lugar de trabajo, formas de pago, etc.
En él se busca regular la relación permanente con el proveedor, más allá que la
creación y ejecución de un proyecto. La idea es permitir a la empresa externa seguir
trabajando con la compañía en el tiempo y permitirle que pueda participar en la
realización de cualquier proyecto en el futuro.
VI. ENTREGA Y CAPACITACIÓN
Luego de transcurridos los plazos comprometidos, el día sábado 28 de Octubre se
entregó la aplicación funcionando para la planta de Concepción. El resto de las
plantas se incorporarán en forma interna según un plan predeterminado dentro del año
2011 y durante el 2012.
Los entregables se aceptaron en conformidad y la capacitación indicada se realizó a 5
usuarios líderes.
VI.1. Entregables
Los entregables de la aplicación se pueden clasificar en:
VI.1.1. Impresos
Documentos impresos como los manuales de usuario de la aplicación. Manual de
usuario normal, Manual de usuario administrador y usuario contable que se adjuntan.
(Ver Anexos en la página N°71).
VI.1.2. Digitales
Los entregables digitales se refiere al código mismo (físicamente alojado en los
servidores y respaldado magnéticamente) incluye los diferentes interfaces entre las
bases de datos y la aplicación, la aplicación con otras aplicaciones y de la aplicación
con internet. En Anexo página N°57 adjuntos se puede revisar la carta de Aprobación
de Pruebas (SQA) firmado por los correspondientes Jefes de Proyecto.
6
Este contrato se forma parte del presente trabajo ya que presenta conceptos y materia entregada en el
MTIG.

32
VI.1.3. Aplicación
Se recepcionó la aplicación funcionando, se realizaron diversas pruebas y se revisó la
interacción de la aplicación en las diferentes etapas del workflow y con cada uno de
los roles.
VI.1.4. Reportes de Gestión
Se revisaron los diferentes reportes que genera la aplicación y después de un período
de pruebas se verificó su consistencia y utilidad para los diferentes usuarios. Ver
Manual de Usuario en los Anexos en la página N°71.
VI.2. Pendientes
Durante la implementación del proyecto surgieron algunos requerimientos nuevos en
diferentes áreas no consideradas en un principio (Ver página N°66). En el caso de la
mejora del proceso de las Rendiciones de Gastos de los Prevendedores
específicamente por un lado y por otro las posibles consecuencias del uso intensivo
de la aplicación en todas las plantas y sucursales en el perfomance de la red de la
compañía, debido a que el proyecto se implementó en una planta por el momento y
no es posible en estos momentos dimensionar el impacto del uso de la red del
proyecto en pleno funcionamiento.
VI.2.1. Asiento Grupal - Preventa
En pleno desarrollo de la aplicación surgió el requerimiento de desarrollar un asiento
contable grupal. Se acordó dejar para una segunda versión el sistema de Rendiciones
de Gastos desarrollado en particular para las Rendiciones de Gastos del equipo de
ventas, se determinó que sería muy beneficioso realizar para un grupo de vendedores
que realizan semanalmente una gran cantidad de Rendiciones de Gastos a través de
un solo asiento contable por todo el grupo. El asiento grupal favorecería
enormemente el proceso ya que el jefe o aprobador podría revisar y aprobar las
Rendiciones de Gasto en menos tiempo.
VI.2.2. Control de Presupuesto
Otra necesidad que surgió en la implementación fue que se estudiara la posibilidad de
incorporar a la aplicación la funcionalidad de control presupuestario. Esto implica
que la misma aplicación avise e incluso controle los gastos según un presupuesto
ingresado con anterioridad. Esta funcionalidad ayudaría mucho a las jefaturas para
disminuir sus gastos dado un mayor control ya que los usuarios se ajustarían a sus
presupuestos individuales.
VI.2.3. Test de esfuerzo
Ante la aceptación del funcionamiento de la aplicación, existen situaciones que no
pudieron ser validadas objetivamente y dejar fuera de toda duda el funcionamiento
eficiente de la aplicación, como es el test de esfuerzo realizado a los servidores.
Usualmente el test de esfuerzo se realiza en un laboratorio, en el que se indica el
comportamiento de la aplicación bajo diferentes niveles de stress. Pero es diferente
cuando surge la variable de comunicaciones entre diversas sucursales a un horario

33
punta, el comportamiento debiera ser diferente al realizado bajo un ambiente de
laboratorio controlado.
VI.2.4. Banda Ancha y Otras Aplicaciones
También se presentó la situación de conocer cuál será el comportamiento de la red de
banda ancha y cuál será el comportamiento de las otras aplicaciones al incorporar esta
nueva carga de trabajo a la infraestructura de comunicaciones.
De alguna manera todos estos pendientes están relacionados entre sí, ya que esta es
una aplicación transaccional que funcionará en la web a nivel interno y externo con
un alto nivel de interacción de servidores y bases de datos. Se acordó que en la
medida que se vaya ampliando su utilización se podrá conocer los efectos en las
distintas dimensiones definidas y se dejarán estas situaciones como pendientes para
revisarse en la medida que se propague su uso.
Se decidió que primero se dejará la aplicación funcionando tal cual está diseñada a
nivel país y luego en futuras versiones se desarrollarán nuevas funcionalidades que
permitan su uso más eficiente.
Luego de algunas pruebas con los usuarios y mejoras solicitadas la aplicación fue
aprobada por un equipo de usuarios comunes y usuarios administradores (técnicos y
contables).
VI.2.5. Capacitación
Se capacitó un grupo de 5 usuarios líderes de la planta de Concepción, quienes
posteriormente deben preparar un plan de implantación a nivel de todas las plantas de
Chile durante el resto del año 2011 y el primer semestre del 2012.
También se capacitó a dos usuarios de administración de la aplicación, tecnológicos y
de contabilidad.

34
VII. RESULTADOS
Los resultados se pueden revisar en base a dos conceptos principales:
VII.1. Resultados cuantificables
Como muestra de datos reales con el proceso manual, se utilizan 82 registros
obtenidos del mes de Mayo de 2011. Se extraen datos como la fecha de ingreso del
Fondo Fijo al departamento de contabilidad, su fecha de contabilización y la fecha en
la que se genera el pago por el departamento de Tesorería.
Dado que se posee un mes de implementación del proyecto, solo se pueden obtener
los datos reales de la planta de Concepción. Los datos de las otras plantas se
proyectan según este comportamiento.
Las métricas generales obtenidas son:
Muestra Fondos Fijos año 2011 Mayo Octubre (e)
N° Fondos Fijos mensual 82 82
N° Fondos Fijos diarios 4 4
Minutos promedio rendición – en contabilizar (baja) 10 min 1.7 min
Total minutos mes con la misma cantidad de registros (baja) 820 min 139 min
Las principales deducciones que se extraen de este estudio son:
 El tiempo promedio de contabilización disminuye de 10 a 1,7 minutos
 Los días promedio en contabilizarse los AD7
bajan de 13 a 5 días.
 Los días promedios en preparar el pago por el departamento de Tesorería se
mantienen en 5 días.
 El tiempo promedio total entre que ingresa el Fondo Fijo y es pagado baja de
18 a 10 días.
Lo anterior permite que el encargado contable pueda disponer de ese tiempo para
labores de análisis y mejora en la eficiencia de sus tiempos, disminuyendo los
sobretiempo en los cierres contables. Ver estudio en Anexos de la página N° 59.
VII.2. Externalidades (Resultados no cuantificables)
Existen beneficios, no cuantificables, aunque si son beneficiosos en términos de la
satisfacción del usuario. La mejora en la disminución de los tiempos de espera por los
reintegros de dinero gastado en los poseedores de los Fondos Fijos, incide en la
mejora de la operación diaria. Los encargados administrativos de las sucursales,
disponen constantemente de fondos en efectivo para sus gastos no presupuestados.
El más esperado beneficio, es el poder disponer de información para controlar y
gestionar los gastos que se efectúan con este tipo de fondos. Antes de comenzar el
7
AD: Asientos Diarios

35
proyecto solo se poseía información en términos desagregados y no existía la
posibilidad de mejora.
Podríamos considerar otro beneficio que es perfectamente cuantificable transcurrido
algún tiempo con el proyecto por completo funcionando. Los fondos fijos necesitan
un monto determinado para funcionar el que debería disminuir al mejorar la
expectativa de retorno de los fondos en efectivo después de ser rendidos. Al disminuir
el total de fondos en efectivo implica que esos fondos se pueden utilizar en otro tipo
de inversiones.
VII.3. Futuros pasos
Se decidió continuar con la implementación del proyecto en el resto de las plantas, en
las funcionalidades implementadas en Concepción, (Arica, Iquique, Viña del Mar,
Talca, Concepción y Temuco) y sus respectivas sucursales. La fecha límite de esta
implementación es fines de julio 2012.
Futuras versiones
Se decidió dejar a para futuras versiones las nuevas funcionalidades solicitadas como
el control de los gastos de los vendedores, que implican una variante en la aprobación
como en la generación del asiento contable. También se estudiará la posibilidad de
que la aplicación controle los presupuestos de gastos. Estas variantes se aplazaron
para una segunda versión. Se espera que exista un mayor entrenamiento o práctica en
la aplicación por parte de los usuarios antes de implantar futuras versiones.
Producto de la implantación se generaron pequeñas mejoras en las funcionalidades
que no estaban contempladas en los requerimientos iniciales lo que mejoró la
aplicación y su utilidad hacia el usuario. Algunas mejoras fueron la generación de
Rendiciones a Terceros y Modificar el aprobador o jefe designado en casos
especiales, entre otras.

36
VIII. BIBLIOGRAFIA
ESTADO DE CHILE (2005), Normativa del Sistema de Contabilidad General de
la Nación, Oficio CGR N°60.820.
UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR (2002), Manual de Normas y
Procedimientos “Fondos en Anticipo”, Departamento de Tesorería.
GOBIERNO DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES (2004), Sistema Integrado
de Gestión y Administración Financiera “Fondos con Cargo a Rendir”, Unidad
Informática Secretaría de Hacienda y Finanzas.
UNIVERSIDAD DE SONORA MEXICO (2002), Manual del Fondo Revolvente,
Dirección de Contraloría, Departamento de Tesorería.
WIKIPEDIA, se consultó diversos temas: LDAP. AD, RFP, Webspherportal,
Sistemas operativos, etc. En especial para los pies de páginas y glosario de términos,
que permite aclarar conceptos.

37
IX.A N E X O S
Se adjunta Anexos que complementan la Tesis de Grado.

38
IX.1. Detalle Plantas y Sucursales.
Las plantas de Arica, Iquique, Viña del Mar, Concepción y Temuco poseen líneas de
producción. La planta de Puerto Montt es un gran Centro de Distribución.
Corporativo Planta Concepción
Codigo Planta Sucursal Codigo Planta Sucursal
19 Corp Sucursal Corporativo 11 P_Con Sucursal Concepcion
1 P_Con Sucursal Cañete
Holding 2 P_Con Sucursal Lebu
Codigo Planta Sucursal 3 P_Con Sucursal Arauco
18 Hold Sucursal Holding 4 P_Con Sucursal Mercado
5 P_Con Sucursal Chillan
Planta arica 6 P_Con Sucursal Los Angeles
Codigo Planta Sucursal 7 P_Con Sucursal Bulnes
63 P_Arica Sucursal Arica 8 P_Con Sucursal Cabrero
9 P_Con Sucursal Coelemu
Planta Iquique 10 P_Con Sucursal Yungay
Codigo Planta Sucursal 12 P_Con Sucursal Mercado Chillan
53 P_Iqq Sucursal Iquique 13 P_Con Sucursal Mercado Los Angeles
14 P_Con Sucursal Mercado Lota
Planta Viña del Mar
Codigo Planta Sucursal Planta Temuco
14 P_CC Sucursal Concon Codigo Planta Sucursal
1 P_CC Sucursal San Felipe 12 P_Tem Sucursal Temuco
2 P_CC Sucursal Hijuelas 1 P_Tem Sucursal Los Lagos
3 P_CC Sucursal Valparaiso 2 P_Tem Sucursal Valdivia
3 P_Tem Sucursal Villarrica
Planta Talca 4 P_Tem Sucursal Victoria
Codigo Planta Sucursal 5 P_Tem Sucursal Angol
13 P_Tal Sucursal Talca 6 P_Tem Sucursal Mercado Temuco
1 P_Tal Sucursal San Fernando
2 P_Tal Sucursal Parral Centro Distribución Puerto Montt
3 P_Tal Sucursal Constitucion Codigo Planta Sucursal
4 P_Tal Sucursal Hualañe 15 P_PM Planta Puerto Montt
5 P_Tal Sucursal Cauquenes 1 P_PM Sucursal Osorno
6 P_Tal Sucursal Curico 2 P_PM Sucursal Ancud
3 P_PM Sucursal Castro

39
IX.2. Detalle Asignación Fondos Fijos por planta
La mayoría de los Fondos Fijos poseen una rotación de a lo menos una vez al mes.
Iquique Concepción
1 Antonio García 300.000 1 Cares, Rosa 100.000
2 María Camus 50.000 2 Urra, José 70.000
3 Venta Fábrica 15.000 3 Airola, Marisa 250.000
4 Laura Araya 200.000 4 Burgos, Lorenzo 200.000
5 Maquina Vending 475.000 5 Pérez, Hector 150.000
6 Osvaldo Silva 650.000 6 Molina, Patricio 50.000
Sub-Total 1.690.000 7 Parada, Marcos 50.000
8 Monsalve, Jaime 100.000
Arica 9 Osorio, Carolina 200.000
1 Angélica Ramírez 350.000 10 Navas, Pablo 360.000
2 Federico Junior 50.000 11 Novoa, Luis 40.000
3 Alex Tarraga 39.790 12 Contreras, Francisco 200.000
4 Waldo Fernández 800.000 13 Gutiérrez, Juan 120.000
5 Jessica Rojas 80.000 14 Ormeño, Carlos 100.000
6 Ventas Fabrica 10.000 Sub-Total 1.990.000
7 Patricio Chávez 30.000
8 Nino García 80.000 Temuco
Sub-Total 1.439.790 1 Gloria Quezada 200.000
2 Margarita Castro 70.000
Concon 3 Benjamín Jorquera 30.000
1 Rafael Romero 30.000 4 Bernardo Merino 320.000
2 Alejandro Pérez 200.000 5 Gerardo Barahona 100.000
3 Julio Escobar 100.000 6 Mauricio Barrios 300.000
4 Jorge Suarez 150.000 7 Claudio Vega 50.000
5 Patricio Leigh 100.000 8 Bernardita Flores 100.000
6 Paulina Saldias 50.000 9 Cristóbal Orellana 400.000
7 Karin Hausdorf 100.000 10 Gerardo Barahona 100.000
8 Karin Hausdorf 1.000.000 11 Alberto Plaza 100.000
9 Cristian Mancilla 100.000 Sub-Total 1.770.000
10 Reinaldo Vergara 100.000
11 Antonio Garate 100.000
Sub-Total 2.030.000

40
Talca PuertoMontt
1 Miguel Morales 150.000 1 Jacqueline Oyarzo 300.000
2 Patricio Sepúlveda 150.000 2 Héctor Torres 70.000
3 Franco Farfan 150.000 3 Karen Beroiza 50.000
4 Carlos Oliva 200.000 4 Sandra Tobar 50.000
5 Carlos Parra 300.000 5 Sergio Guerrero 70.000
6 Luis Ramirez 200.000 6 Jacqueline Oyarzo 250.000
7 Cristian Contalba 100.000 Sub-Total 790.000
8 Manuel Basoalto 100.000
9 Ernesto Gonzalez 100.000 Santiago
10 Guido Jaña 600.000 1 Cristina Muller 200.000
11 María Andrade 60.000 2 Elsa Ruedi 400.000
12 Ricardo Gajardo 60.000 3 Cecilia Hidalgo 400.000
13 Marta Reyes 50.000 Sub-Total 1.000.000
14 Moises Imbarak 100.000
Sub-Total 2.320.000 Total Fondos Fijos Compañía: 11.339.790

41
IX.3. Detalle Fondos Fijos
Este tipo de gastos no necesita tener un formulario especial para cada uno de ellos. El
ingreso de información se realiza en un formulario general. En los Fondos Fijos son
muchos Tipos de Gastos, al diseñar un formulario para cada uno de los gastos
complicaría y entorpecería el ingreso de información al momento de hacer la
Rendición de Fondo Fijo, por lo que se usa un formulario estándar para ingresar los
datos.
A continuación se presentan los gastos típicos en un Fondo Fijo y que no
necesariamente se repiten mes a mes, pero si se repiten varias veces dentro del año. A
estos gastos los denominaremos “Varios No Recurrentes”.
Luego se presenta la lista de gastos de los gastos de servicios mensuales de Agua,
Electricidad, Arriendo, Jardinero, etc, los que se repiten inevitablemente mes a mes y
se denominan “Servicios Recurrentes”.
A continuación un ejemplo de los gastos recurrentes y no recurrentes:
“Varios No Recurrentes”
Ítem Gasto Tipo Gasto
Servicios Recurrentes Agua y Alcantarillado
Servicios Recurrentes Gas
Servicios Recurrentes Jardinero
Servicios Recurrentes Luz
Servicios Recurrentes Servicio Aseo
A continuación listado de gastos para ser utilizados como Servicios Recurrentes o
esporádicos con alguna recurrencia mensual.

42
“Servicios Recurrentes”
Ítem Gasto Tipo Gasto Tipo Gasto
Varios No Recurrentes Almuerzos Mkt Aula Móvil
Arriendo Autos Mkt Casino Clientes
Atenciones Gerencia Mkt Club Avanza
Atenciones personales Mkt Coca Cola Fiesta
Boleto Bus Mkt Copa Coca Cola
Boleto Metro Mkt Supermercados
Colaciones Inventario Mkt Tradicional
Combustible Cobranza Mkt Uniformes
Combustible Mudanzas Notaria
Combustible Traslado Otros
Compra Muestras Mercado Pasajes Aéreos
Compras Herramientas Pasajes en Tren
Compras Oficina Peajes
Compras Supermercado Peajes camioneta activ espec
Compras Utiles de Aseo Premios Varios
Consumo Gerencia Propinas Varias
Corona Caridad Repuestos Máquinas Dispenser
Correo Cartero Repuestos Máquinas Oficinas
Deposito Excedente anticipo Repuestos Máquinas Patio
Desayuno Personal Revisión Técnica Vehículos
Electrodomésticos Sucursal Revistas Diarios
Estacionamiento Tarjeta Telefónica
Eventos Fiestas Taxis
Gastos Movilización Teléfono Fijo
Mantención Edificios Teléfono Móvil
Mantención Equipos Línea Uniformes camioneta Act Espec
Mantención Máquinas Uniformes personal Administr
Mantención Máquinas Uniformes personal Distribución
Mantención Máquinas Uniformes personal Patio
Mantención Pallets Útiles de Oficina Fotocopias
Mantención Vehículos Valijas Encomiendas
Medicamentos Farmacia

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IX.4. Detalle Cuentas Contable utilizadas
A continuación se detallan las principales cuentas contables que se utilizan para
cargar el Ítem de Rendiciones de Gastos.
C.Contable Nombre C.Contable Nombre
16050100 Anticipos a Rendir Cuenta 81500100 Consumo Productos CSD (Coca-Cola)
80112000 Serv. Externo, Repon. Aseo, Vigilancia 81600100 Reparac. y Mantenc. Máquinas y Equipos
80370000 Casino Del Personal 81600200 Reparac.Y Mantenc. Edificios
80390100 Beneficios Empleados 81600300 Reparación Pallets-Horquillas-Quillas
80500000 Dev. Gtos-Moviliz.-Viaticos-Otros 81600400 Reparac.y Mantenc. Grúas, Mat. Rodante
80500100 Gastos De Viajes, Estadías, Consumos 81600600 Reparac.y Mantenc. Equipos Dispenser.
80500200 Gastos Movilización Del Personal 81600800 Reparac.y Mantenc. Máquinas Oficina
80500300 Traslado Del Personal 82010000 Telefonía Básica, Larga Dist. Celulares
80500400 Gastos Por Km. Supervisores 82200000 Bencina Automóviles (Gastos Rechazados)
80500500 Almuerzos Supervisores De Venta 82210000 Bencina Otros Vehículos
80500700 Kilometraje Preventa 82230000 Uniformes Ventas
80500800 Almuerzo Prevendedores 82230100 Uniformes Operaciones
80501200 Viaje y Estadías Prevendedores 82230200 Ropa De Trabajo Administración
80550000 Otros Gastos Fijos Vpb 82260100 Útiles De Escritorio-Papelería
80700000 Suscripciones: Cuotas Asociaciones 82301400 Flete Distribución Actividades Especiales
81420000 Gastos Luz y Agua Oficina. Central 82600000 Gastos Varios
81420100 Electricidad 82600500 Gastos Varios Rechazados
81420200 Agua 87400100 Eventos Especiales Implementación

44
IX.5. Detalle Rendiciones Gastos
Corresponde a lo realmente erogado por concepto de Rendiciones de Gastos según lo
informado por la contabilidad.
Total Gastos Efectivo
Pesos promedio mensuales
Fondos Fijos 11.340
Rendiciones Gastos General 50,672
Rendiciones Gasto Preventa 173,038
Anticipos a Rendir 0
Total 235,050
Rendiciones de Gastos de Preventa (miles de pesos promedio mensuales)
G_Preventa Holding Arica IQQ Viña Talca Concep Temuco Puerto M Total Avg
1 1,863 2,745 23,296 25,682 25,589 14,091 15,880 109,146 15,592
2 1,824 2,785 23,402 23,153 31,757 13,060 15,615 111,596 15,942
3 -157 2,649 32,213 30,122 24,887 12,927 15,872 118,513 16,930
4 5,617 2,830 25,862 30,515 30,529 12,147 17,602 125,101 17,872
5 2,363 3,368 27,220 27,316 27,500 11,389 14,931 114,087 16,298
6 2,593 3,453 33,422 21,223 37,313 12,657 15,873 126,533 18,076
7 2,427 3,003 25,267 34,621 33,311 12,735 15,379 126,745 18,106
8 2,691 3,608 24,289 29,331 28,619 13,461 18,652 120,652 17,236
9 2,794 3,577 33,518 35,445 33,763 13,904 16,392 139,393 19,913
10 3,143 3,648 27,059 29,501 27,295 12,887 15,965 119,498 17,071
Grand Total 25,157 31,665 275,549 286,911 300,562 129,259 162,162 1,211,265 173,038
Montos Rendiciones de Gastos Generales (miles de pesos promedio mensuales)
G_General Holding Arica IQQ Viña Talca Concep Temuco Puerto M Total Avg
1 8,633 1,319 1,738 3,833 2,413 559 5,645 1,079 25,220 3,152
2 7,004 1,234 461 1,509 1,442 3,260 5,336 1,676 21,924 2,740
3 9,577 1,298 912 3,946 4,080 1,903 9,031 1,633 32,381 4,048
4 14,148 3,317 2,952 3,817 4,234 2,536 10,221 1,079 42,303 5,288
5 9,960 4,911 4,298 4,278 4,071 5,524 10,477 2,726 46,244 5,780
6 19,257 2,214 3,678 6,356 2,722 3,272 14,888 1,321 53,707 6,713
7 18,763 3,190 6,697 7,233 2,646 2,803 13,349 2,007 56,689 7,086
8 8,910 2,735 2,244 4,067 1,936 3,599 11,773 1,361 36,624 4,578
9 11,920 -278 2,299 6,899 2,515 2,235 11,712 885 38,187 4,773
10 20,105 3,542 4,432 -1,405 1,210 3,847 18,103 2,265 52,099 6,512
Grand Total 128,276 23,484 29,710 40,534 27,270 29,539 110,535 16,030 405,378 50,672

45
IX.6. Detalle Sub Centros de Costos
Son más de 50 Sub-Centros de Costos en los que se encuentra clasificada la
compañía.
Sub Centro Costo Sub Centro Costo
1 100 - AYF ADMINISTRACION Y FINANZAS 8 800 - GASTOS CORPORATIVOS
1 110 - AYF CONTABILIDAD 82 100 - CORPORATIVO FINANZAS
1 120 - AYF USI o CPD 82 110 - CORPORATIVO CONTRALORIA
1 130 - AYF ADMINISTRACION VENTAS I 82 120 - CORPORATIVO AUDITORIA INTERNA
1 133 - AYF ADM.PATIO SUCURSALES 82 130 - CORPORATIVO SISTEMAS
1 135 - AYF CREDITOS Y COBRANZAS 82 140 - CORPORATIVO INFORMATICA
1 137 - AYF EXISTENCIAS 82 150 - CORPORATIVO DESARROLLO Y NEGOCIOS
1 140 - AYF EXPEDICION 82 200 - CORPORATIVO GERENCIA GENERAL
1 150 - AYF BODEGA MATERIALES 83 105 - AYFC ADMINISTR. CONTABILIDAD
1 180 - AYF ADQUICISIONES 83 110 - AYFC CONTABILIDAD CENTRALIZ.
2 200 - GERENCIA DE PLANTA 83 500 - AYFC SERVICIOS COMPARTIDOS
3 300 - VTA VENTAS 83 505 - AYFC ADM.SEVICIOS COMPARTIDOS
3 301 - MERCADO TRADICIONAL 83 530 - AYFC PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3 302 - VENTAS SUPERMERCADOS 83 580 - AYFC ABASTEC E IMPORTACIONES
3 310 - VTA SERVICIO TECNICO 83 700 - AYFC GESTION
3 330 - VTA DISTRIBUCION 83 705 - AYFC ADMINISTRACION GESTION
4 400 - RRHH RECURSOS HUMANOS 83 710 - AYFC PROYECTOS
4 410 - RRHH ADMINISTRACION REMUNERACIONES 83 720 - AYFC GESTION Y PRESUPUESTOS
4 420 - RRHH SEGURIDAD 83 730 - AYFC ABC COSTING
5 500 - MKT MARKENTING
5 510 - MKT ACTIVIDADES ESPECIALES
6 600 - MKT PUBLICIDAD OPP
7 700 - PRO PRODUCCION
7 710 - PRO LINEA EMBOTELLAMIENTO
7 713 - PRODUCCION JUGOS FRESH
7 715 - EMBOTELLACION KAPO
7 720 - PRO ASEGURAMIENTO CALIDAD
7 730 - PRO ADMINIST DE PRODUCT Y ENVASES
7 740 - PRO MANTENCION
7 743 - PRO SERVICIOS TECNICOS
7 745 - PRO.BODEGA MATERIALES
7 750 - PRO PLANTA SOPLADO
7 760 - PRO PLANTA MAMIÑA
7 770 - PRO PLANTA TRATAM EFLUENTES

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IX.7. Propuesta DyDeCom
EMBONOR - Gerencia Contraloría
"Sistema de Rendicion de Gastos”
Propuesta Desarrollo
15 de Junio del 2011
DyDeCom Limitada - Guardia Vieja 255 Of. 320 Providencia, Santiago de Chile
Teléfono: (56 2) 899 5500 Fax: (562) 899 5501 - email: dydecom@dyd.cl

47
"Sistema Rendición de Gastos" - Propuesta de Desarrollo
1. Antecedentes
Existe una preocupación de la administración, por el proceso y las demoras de las
devoluciones de las "Rendiciones de Gastos" y los problemas operativos, de
autorización y de control documental que presenta la actual forma de operar. Se
plantea la necesidad de llevar a cabo un análisis del proceso con la finalidad de
determinar sus riesgos y falencias principales y luego generar una aplicación que lo
mejore, tanto en esfuerzo como en costos.
Este proyecto se diseñará, en primer lugar, con el objetivo de facilitar y ordenar a los
usuarios en sus rendiciones de gastos y rendiciones de caja chica. Además con este
desarrollo se podrá tener informes detallados por usuario o por concepto de todos los
gastos personales en que se incurran, junto al detalle de los gastos en caja chica en
toda la compañía, en forma histórica.
También podrán ser consultados el estado de las rendiciones en términos de si son o
no aprobadas o canceladas y los motivos de dichos rechazos. El workflow en cada
estado de la rendición comunicará a los usuarios vinculados vía el envío de un correo
automático.
A los beneficios anteriores se suma otras ventajas en otras áreas de la compañía como
en el departamento de contabilidad y tesorería ya que la información que se ingrese al
formulario automáticamente se ingresará al sistema de contabilidad. Al aprobar una
rendición o caja chica en línea se disminuye en forma significativa el tiempo que
actualmente se destina a cada rendición ya que primero se debe digitar cada valor y
concepto, luego se deben hacer grandes esfuerzos por tener resúmenes de
información que no necesariamente se encuentra disponible en la contabilidad, por
otro lado en tesorería ayudará en términos de que los usuarios tendrán sus pagos al
día.
2. Propuesta
Coca-Cola Embonor entregó una serie de definiciones, funcionalidades y
requerimientos para el desarrollo de esta aplicación. Lo anterior genera una serie de
actividades que permiten automatizar el proceso y permita crear una aplicación cuyos
planteamientos y actividades se detallarán en este documento a través de las
siguientes Fases:
A continuación se detalla el alcance y las actividades que se llevarán a cabo en cada
una de estas fases:
a) Fase A. Análisis de Procesos Críticos
Esta fase tiene la finalidad principal de elaborar un “Documento de Especificación
Técnica” en el cual, en conjunto con los responsables de la Aplicación, se establezca
lo siguiente:

48
 Funcionalidades y elementos de infraestructura que actualmente no se
encuentran operando por lo que requieren de su construcción y desarrollo en
cuanto al resultado o efecto que producen.
 Funcionalidades y elementos de infraestructura que actualmente se encuentran
operando y que en consecuencia no requieren de desarrollo en cuanto al
resultado o efecto que producen.
 Levantamiento de un proceso de Rendiciones de Gastos.
En la etapa de realización de este presupuesto se levantó un diagrama del proceso
general de Rendiciones de Gastos que nos permite dimensionar el proyecto respecto
de su envergadura y tiempos a utilizar.

49
Proceso de Rendiciones de Gastos
Después de un levantamiento inicial de los procesos involucrados se determinó el
siguiente diseño del proceso de la aplicación.

50
b) Fase B. Desarrollo de Aplicación
Esta segunda fase considera el esfuerzo y tiempo requerido para el desarrollo e
implantación de la aplicación. Se incorporarán y llevarán a código las funcionalidades
planteadas en los requerimientos solicitados. Además en esta fase se considera la
capacitación de un equipo de usuarios líderes entre 5 y 7 personas, quienes se
encargaran de propagar las habilidades y conocimientos al resto de la compañía.
Las actividades son las que se detallan a continuación:
1. Generación de Formularios Rendiciones, Fondo Fijo y Anticipos
Se generaran los tres formularios indicados en las bases y implementándolos
con las funcionalidades solicitadas en la propuesta de Embonor. En esta etapa
es necesaria una activa participación de los usuarios por lo que se desarrollará
en conjunto con ellos de modo de lograr generar un formulario interactivo,
personalizado y que permita agilizar el proceso de Rendiciones de Gastos.
2. Articulación SSO8
entre LDAP Domino y Active Directory de Windows.
Se trabajará en la coordinación y sincronización entre estos dos directorios
activos de modo que conversen entre ellos. Esta actividad permitirá el ingreso
a la aplicación utilizando el Active Directory de Windows desde el portal
Websphere que entrega el acceso a internet. Esta sincronización además
entregará la posibilidad a la aplicación, de acceso al directorio de Notes en el
que aparece la información de cada usuario.
3. Generación de Vista General de Notificación Conforme y Pendientes
Generación de las Vistas de estados de "Notificación Conforme" y
"Pendientes". Esta vista será de tipo selectivo ya que permitirá mostrar a cada
usuario solo las Rendiciones de Gastos y/o Fondos Fijos que le pertenecen.
Al usuario administrador le entregará una visión general de la Rendiciones de
todos los usuarios.
4. Interface con AS4009
:
1. Crear Mecanismos de Actualización Automático nocturno de la Names
de Lotus Notes (datos personales) considerar la conexión al AS400 o al
servidor Notes.
Esta actualización se puede hacer directamente del AS400 o bien, de otra
Names que ya está constantemente actualizada por otros procesos. Se debe
8
Single sign-on (SSO) es un procedimiento de autenticación que habilita al usuario para acceder a
varios sistemas con una sola instancia de identificación..
9
La inclusión en esta propuesta, del desarrollo de los requerimientos señalados en los puntos 2 y 3,
quedará sujeta al análisis que se lleve a cabo conjuntamente con los responsables del AS400.

51
implementar un proceso de sincronización entre las dos Bases de Datos o
Names.
2. Crear conexión al AS400 que permita consultar la información de los
proveedores, como también ingresar aquellos que no existan (con las
formalidades internas necesarias).
Cada vez que un usuario haga una rendición de gasto e incluya un nuevo
proveedor, este será validado contra la información del AS400 y si no
existe, permita ser ingresado al AS400 mediante un mecanismo que
permita al Contable ingresar al AS400 un nuevo proveedor en forma
individual. En el caso que el proveedor exista en la base este podrá ser
llamado por la aplicación y deberá desplegarse al ingresar el Rut.
3. Sincronización con la información contable, se puede hacer directamente
a las tablas del AS400 que ya está constantemente actualizada por otros
procesos. La información se encuentra en el ERP de la compañía. Se debe
implementar un proceso de sincronización entre los dos sistemas.
4. Para efectuar la sincronización Embonor proveerá de:
a) Definición del origen de los datos para la sincronización
b) Mapeo de los datos de Origen y Destino dependiendo del origen del
Acceso a base Notes.
5. Generación de Rendiciones a Terceros:
Crear un mecanismo para que las secretarias (u otro rol) puedan generar
Rendiciones de Gastos de otra persona. La rendición creada por un tercero
deberá ser enviada al dueño y este la recibirá, revisará, actualizará con más
información si lo estima necesario. A continuación la rendición continuará
con su proceso normal. Esta funcionalidad solo se contemplará en los Gastos
a Rendir (No existe para Caja Chica y Anticipos). Se activará en la interface
con un botón que permita crear rendiciones a nombre de otra persona.
Para identificar a la persona si puede o no crear Rendiciones de otros usuarios
se beberá crear un Checkbox en el documento de la persona en la base Names.
Las acciones disponibles por el usuario que crea este tipo de rendición serán:
-Traspasar, -Imprimir, -Eliminar, -Volver
Al ser enviada la Rendición de Gasto al Usuario Dueño de la rendición, se
gatillará un nuevo tipo de aviso via mail llamado “Notificación de Traspaso
de Rendición de Gasto”.
6. Modificar el aprobador o jefe designado en casos especiales.
Crear la funcionalidad de que en caso de que no se encuentre presente el jefe
directo de un usuario, tengan la alternativa del visto bueno de otro jefe
directo. También la aplicación se debe considerar si un Jefe sale de
Vacaciones, la posibilidad de que ese Jefe deje a otro aprobador asignado. Se
deben crear agentes en la plantilla de correo para avisar cuando el jefe que se
vaya de vacaciones y vuelva de vacaciones.

Tesis PUC - MTIG - "Sistema de Rendiciones de Gasto"

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