El documento describe la implementación de herramientas colaborativas para mejorar la comunicación y gestión de proyectos en una empresa con equipos de trabajo distribuidos geográficamente. Se identifican problemas como la pérdida de versiones de documentos y falta de integración. Se proponen las herramientas Basecamp y Yammer para mejorar el intercambio de información, seguimiento de tareas y promover las mejores prácticas. Finalmente, se presenta un plan de ejecución de 3 etapas para la implementación paulatina de estas her

1. Herramientas
colaborativas
PROJECT MANAGEMENT
&
PRODUCCIÓN DE
CONTENIDO

2.  Implementación de un sistema de ventas
(POS), inventarios, control y manejo de horas de los
empleados, organizador de eventos todo integrado con ERP
 Equipo de trabajo distribuido geográficamente
 México: desarrolladores e implementadores
 Chile: IT intracompania
 Argentina: áreas de la compañía afectadas por la implementación de
sistemas
 Equipo integrado por:
 Desarrolladores de Software
 Funcionales no experimentados en regionalización de sistemas
 Profesionales de IT locales
 Profesionales de áreas hard: operaciones, logística, finanzas
 Profesionales de áreas soft: marketing, recursos humanos
COMENTARIOS INICIALES

3.  Anomalías identificadas
 Pérdida de versión de documentos (nunca se sabe quien tiene la
última versión!)
 Falta de comunicación integrada
 Difícil control de tareas
 Difícil asignación de tiempos y tares
 Identificar errores en diferentes locaciones y evitarlos en otras (Esto
ya paso en la ubicación A, ¿como lo resolvimos? ¿Quién se
acuerda?!)
 Falta de integración de mejores practicas (porque seguimos
cometiendo los mismos errores?!)
PARTE I: OPORTUNIDADES DE
INTERVENCIÓN

4.  Necesidades sin satisfacer
Manejar información fluida entre
colaboradores, clientes internos y externos
Manejar eficientemente recursos entre diferentes
proyectos
Mejorar la comunicación de equipos de trabajo
multifacéticos (IT, Finanzas, Operaciones, Marketing)
Intercambio de documentos (diagramas, lineas de
tiempo, lineas base)
Asignacion de tareas
Seguimiento de hitos y timelines
PARTE I: OPORTUNIDADES DE
INTERVENCIÓN

5.  Potenciales destinatarios
Consultores expertos en informática
Empleados con conocimientos básicos – basta
entender como enviar un email.
PARTE I: OPORTUNIDADES DE
INTERVENCIÓN

6.  BASECAMP – Descripción de la herramienta
 Integra un sistema de mensajería basada en el uso de
correo electrónico (herramienta utilizada hace más de 20
años)
Ofrece herramientas básicas de gestión de proyecto:
 lista de tareas,
 compartir archivos
PARTE II: DISEÑO DE LA
IMPLEMENTACIÓN

7.  BASECAMP
 Permite crear un hilo de dialogo ininterrumpido, porque
los emails enviados son integrados a la mensajería
interna de Basecamp
 Documentos editables
 Calendarios
 Sharing files
PARTE II: DISEÑO DE LA
IMPLEMENTACIÓN

8. PROYECTO MODELO
Ultimas actualizaciones
Archivos
Foros de discusión

9. Avanzamos con Yammer?
Aprendimos
BASECAMP
Colaboramos
PARTE II: DISEÑO DE LA
IMPLEMENTACIÓN

10.  YAMMER – Descripción de la herramienta
 Enterprise Social Network
 Yammer propone la utilización del “social networking” dentro de la
organización.
 Fácil de usar (herramienta de uso similar a Facebook, Twitter)
 Diseñado para uso interno en las organizaciones
 Favorece la colaboracion en linea, compartir
documentos, intercambio de conocimiento, promover “best practices”
PARTE II: DISEÑO DE LA
IMPLEMENTACIÓN

11. PARTE III: PLAN DE EJECUCIÓN
Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul
1
Detección de
anomalias
y necesidades
01-jun 30-jun
Reuniones de
los lideres de
proyecto
2
Selección de
herramientas de
comunicación y
seguimiento
01-jul 31-jul
Reuniones de
los lideres de
proyecto.
Participacion
de GM
2
Organigrama del
proyecto.
Presentacion de
Basecamp
25-jul 31-jul
Creacion de
usuarios.
Forma de uso
3
Implementacion
Uso de Basecamp
01-ago TBD
4
Cómo se siente el
equipo utilizando
la herramienta?
01-ago
On
forward
5
Podemos seguir
avanzando en el
uso de
herramientas
colaborativas?
01-mar 10-mar
6
Incorporar a TODA
la organización
01-abr 31-may
7
Implementacion
Yammer
01-jun
On
forward
Presentacion de Yammer
Yammer deberia ser utilizado por
todos. Objetivos y necesidades
multiples. No solo comunicación de
un proyecto en particular.
Compartir a traves de Yammer
las mejoras practicas en la
utilizacion del nuevo POS y otros
intereses comunes entre los
usuarios.
Puntapie inicial!
Comenzamos a utilizar
Basecamp
Uso intensivo de Basecamp
Evaluaciones. Encuestras de satisfaccion.
Nº ETAPA
Fecha
Inicio
Fecha
final
2013 2014

12. FIN

13. FIN
Grupo Giri, Javier
Guidi, Sabrina
Princivalle, Lisandro
Garcia Calderón, Federico
Pecile, Adrián
Torales, Romina