White Paper que analiza la importancia de contar con un alcance completo para el desarrollo de las fases de los proyectos de inversión y poder dar certeza al caso de negocio.

1. SERIE PROJECT MANAGEMENT INTELIGENTE
Página 1 (Agosto 2021)
El mayor porcentaje de las desviaciones de tiempo y costo
de los proyectos de inversión se debe a una inadecuada
definición del alcance desde las fases tempranas, es decir,
iniciar la fase de ejecución con un alcance incompleto dará
entrada a una serie de cambios en componentes,
volúmenes y especificaciones que requerirán de recursos
humanos, presupuestales y tiempo para ser analizados y
ejecutados; esto impactará negativamente el caso de
negocio, y su efecto será mayor al realizar un análisis
acumulativo de dichos impactos. Debido a esto, las
mejores prácticas establecidas para la gestión de proyectos
recomiendan ampliamente utilizar el tiempo necesario en
la fase de planeación para definir el alcance en su totalidad
y no comenzar la fase de ejecución con indefiniciones.
Conceptos clave
• Dos terceras partes de los proyectos de inversión mundiales comienzan la fase de ejecución sin contar con un
alcance completamente definido, de este gran porcentaje, la mayoría finaliza con aumentos en costo y tiempo
superiores al treinta por ciento.
• La declaración del alcance debe contener los elementos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo
requerido, y solo el trabajo requerido para completarlos satisfactoriamente.
• La Línea Base del Alcance será la guía para el control de cambios y seguimiento de los proyectos, ya que a partir de
esta, todas las modificaciones deberán ser llevadas a un proceso de medición de impactos en tiempo, costo y
rentabilidad.
Contenido
1. Introducción
2. Problemática
3. Solución
4. Conclusión
1. Introducción
La correcta definición del alcance es relevante en todas las
fases de desarrollo de los proyectos de inversión, iniciando
con la planeación, en donde los documentos técnicos y
económicos deberán basar sus resultados en los elementos
que lo componen; así mismo, en la fase de ejecución se
realizará el control y seguimiento de dichos elementos;
finalmente en la fase de cierre, en donde se analizarán los
resultados obtenidos en el proyecto a partir de los cambios
autorizados. Por ello, es importante tener en cuenta que el
alcance debe contener los elementos para asegurar que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo
requerido para completarlos satisfactoriamente. Esto se
relaciona principalmente con la definición y el control de lo
que está y no está incluido en el proyecto. Para asegurar
esto, la definición del alcance debe seguir un proceso
estructurado que permita al equipo de proyecto contar con
todos los requerimientos e información técnica.
2. Problemática
Dos terceras partes de los proyectos de inversión
mundiales comienzan la fase de ejecución sin contar con
un alcance completamente definido, es decir, no cuentan
con un análisis detallado de todos los componentes que
deberán ser desarrollados para cumplir con los objetivos
de negocio, de este gran porcentaje, la mayoría finaliza la
ejecución con aumentos superiores al treinta por ciento; lo
cual provoca una seria disminución del valor pronosticado
para el proyecto. Esta situación puede presentarse tanto
por el deficiente o nulo desarrollo de una fase de
planeación, como por procedimientos que no enfocan los
esfuerzos en obtener una línea base de control y medición.
El problema radica en que las modificaciones al alcance
realizadas en la ejecución tienen serias repercusiones
tanto en el costo como en el cronograma, y estas
desviaciones pueden finalizar en casos tan graves como
rentabilidades negativas o abandono de proyectos.
Una completa definición del alcance es
la herramienta más efectiva contra las
desviaciones de tiempo y costo en los
proyectos

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4. Conclusión
El cálculo de tiempo, costo y rentabilidad de los proyectos
se puede considerar preciso y veraz siempre y cuando haya
sido realizado mediante el análisis de todos los
componentes del alcance de los proyectos, si un alcance
incompleto es suministrado durante dichos análisis, la
única opción lógica es que hacia etapas posteriores se irán
agregando todos los elementos faltantes con sus
respectivos aumentos en tiempo y costo, y por ende, la
rentabilidad disminuirá a medida en que el acumulativo de
cambios se haga cada vez mayor. Estas simples ideas
muestran la importancia de tomar el tiempo necesario y
utilizar herramientas que permitan a los equipos contar
con un panorama completo de lo que está, y lo que no está
incluido en el proyecto.
3. Solución
El establecimiento completo y adecuado de los
componentes del alcance es la única forma de dar
confiabilidad al caso de negocio de los proyectos, y
establecerlo es tan sencillo como seguir las reglas básicas
de la gestión de proyectos. En primer lugar, el alcance
debe ser madurado a través de las actividades de la
planeación, particularmente los entregables técnicos
(ingenierías), cuyos resultados mostrarán todos los
elementos que el proyecto deberá desarrollar para poder
cumplir con los objetivos establecidos; así mismo, el
análisis de interesados, quienes dependiendo de su
capacidad de influencia e interés en el proyecto, tendrán la
capacidad de adicionar o eliminar componentes del
alcance. Las carencias en el desarrollo de estos dos
componentes pueden provocar declaraciones de alcance
incompletas, mismas que durante la ejecución se
convertirán en cambios de alcance que a su vez derivarán
en desviaciones de tiempo y costo que afectarán la
rentabilidad de los proyectos.
Adicional a los puntos anteriores, es necesario que dentro
de los procesos de planeación de las empresas se incluyan
herramientas fundamentadas en mejores prácticas
internacionales que permitan a los desarrolladores de
proyectos contar con una visión completa del alcance, y
que permitan una mejor planeación respecto a sus
componentes a nivel proyecto; y por ende, permitan
realizar el control de todas las actividades que lo
componen. La herramienta comúnmente utilizada es la
Estructura de Desglose de Trabajo (WBS por sus siglas en
inglés), es una estructura jerárquica que nos permite
visualizar todos los componentes de un proyecto a través
de su desagregación en componentes de menor tamaño
en diferentes niveles inferiores, hasta llegar a un nivel de
detalle suficiente para establecer las cuentas de control y
los paquetes de trabajo. Las cuentas de control son el nivel
donde se encuentra la intersección entre la estructura de
la organización (OBS pos sus siglas en inglés) y la WBS, y es
por ello que a partir de estas cuentas se puede obtener la
matriz de responsabilidades; adicionalmente, es el nivel
más adecuado para realizar la acumulación de costos
reales y la medición de avances del proyecto. Respecto a
los paquetes de trabajo estos son el nivel siguiente de las
cuentas de control y el último nivel de la WBS, para
términos prácticos, se podrían considerar como el catálogo
de conceptos del proyecto, y a partir de estos, se
establecerán las actividades particulares de dichos
paquetes de trabajo y se podrá realizar el cronograma. Los
paquetes de trabajo deben ser utilizados como los
elementos de control del alcance, tiempo y costo, ya que
su conclusión permite a la supervisión realizar la
aceptación de entregables intermedios de la ejecución, y
por lo tanto pueden ser administrados dentro de
generadores y estimaciones que facilitarán el avance físico
y financiero de los proyectos. En conjunto con la WBS,
deberá ser desarrollado el Diccionario de la WBS, el cual se
refiere a un documento de detalle con las características
que deberá mostrar el entregable asociado al paquete de
trabajo para poder ser aprobado, entre otros, cada hoja
del diccionario deberá contar con nombre del responsable
de la aprobación, responsable de su ejecución, supervisor
de calidad, cuenta de control, descripción, criterios de
calidad, normatividad asociada, actividades, costo y tiempo
de desarrollo. Mediante estas herramientas, se obtendrá
la Línea Base del Alcance, la cual será la guía para el control
de cambios y seguimiento en la ejecución, ya que a partir
de esta, todas las modificaciones deberán ser llevadas a un
proceso de medición de impactos en tiempo, costo y
rentabilidad, y claramente deberán estar justificadas y
aprobadas por el responsable del cumplimiento de los
objetivos de negocio.
PROYECTO
N1
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a)
b)
c)
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