Organización y Método

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Defensa
Universidad Nacional Experimental
De la Fuerza Armada Nacional
Vicerrectorado Académico
Licenciatura en Administración y Gestión Municipal.
Asignatura:
Organización y Métodos
Compendio elaborado por:
Lcda. María Moros
Barquisimeto 2011-12.
Lcda. María Moros

Objetivo General:
Analizar la importancia de la organización y métodos en los
procesos de creación y mejoramiento administrativo de
organizaciones que funcionan en contextos cambiantes.
Sinopsis de Contenido
Esta asignatura fue incorporada en la carrera
con el fin de brindarles a los estudiantes las
herramientas necesarias para conocer el
funcionamiento administrativo de las
organizaciones, conocimiento que es
necesario para el buen desempeño de un
gestor municipal.
La misma está estructurada en cinco (5) unidades a saber:
UNIDAD 1: Fundamentos de la organización y métodos
UNIDAD 2: La organización
UNIDAD 3: Línea y staff
UNIDAD 4: Autoridad y responsabilidad
UNIDAD 5: Estructuras organizativas, procesos y procedimientos de trabajo
Lcda. María Moros

UNIDAD 1
FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
Objetivo de la Unidad:
Explicar los fundamentos de la organización y métodos.
Lcda. María Moros

1. FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.
1.1 Introducción.
La materia, la carrera, la profesión.
La materia Organización y Métodos Administrativos plantea el estudio de la estructura organizativa
y de los sistemas administrativos de las organizaciones, con énfasis en los aspectos metodológicos
de los procesos de reorganización y en las técnicas de análisis y diseño organizacional, de modo
de posibilitar el logro de los objetivos de las organizaciones en condiciones de eficiencia
La carrera y la profesión de Organización y Métodos permitirán al profesional Definir en sus propias
palabras organización y empresa. Describir la estructura orgánica de una empresa/organización.
Aplicar la Dinámica de Grupos a la solución de problemas y trabajo de equipo. Diseñar
herramientas que permitan un efectivo levantamiento de información con vistas a definir los
requerimientos de una empresa. Analizar la dinámica interna de una Organización. Analizar los
procesos de cambio organizacionales. Tratar procesos de cambio organizacionales. Proponer
soluciones a problemas de comunicación. Valorar la importancia y eficacia de una comunicación
abierta y clara. Valorar el trabajo en equipo. Valorar su aporte y la importancia de sus actividades
dentro del conjunto: familia, organización, Universidad, país. Valorar la importancia del aprendizaje
continuo. Aplicar técnicas de relevamiento de requerimientos adecuadas al problema u
organización. Establecer los requerimientos de la Organización.
La Función de Organización y Sistemas.
1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la
dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la
realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la
proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y
la formulación de manuales administrativos.
2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según
esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases
jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la
interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas
e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.
4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la
coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se
puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas
las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y
procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización
en cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios
generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual
dependen.
8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con
mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.
Lcda. María Moros

"Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se
pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"
1ª Fase de desarrollo
(inicial)
(intermedia)
(consolidación)
Análisis de estructuras y
funciones
Teoría de sistemas Teoría cuantitativa
Cuadros de distribución del
trabajo
Desarrollo Organizacional Ingeniería de sistemas
Elaboración de organogramas Administración por proyectos Informática
Elaboración de diagramas de
flujo
Administración estratégica Modelos de simulación
Análisis y descripción de
puestos
Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento, el
comportamiento del personal y los sistemas de la organización
a. Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la
organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa;
elaborando organogramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y
delegación de tareas.
b. Fase de Desarrollo (Inicio):
En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el
desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas
y los proyectos.
c. Fase de Desarrollo (Intermedia):
d. Fase de Desarrollo (Consolidación): Es la fase donde se hace más avanzado el
desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos,
operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos.
Concepto.
Lcda. María Moros

Elaborado por Moros, María 2011.
Explicación:
Definición: Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización
racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y
agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Elementos del Concepto.
Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá el
grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y
actividades necesarias para lograr los objetivos.
Sistematización. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente
para facilitar el trabajo y la eficiencia.
Lcda. María Moros
Organización
Estructura
Establecimiento
Marco Fundamental que establece
la disposición y correlación
Jerarquía
Niveles
Actividades
Necesaria para
Sistematización de Recursos
Coordinación racional de
actividades y recursos para facilitar
el trabajo
Mediante
Correlación y Agrupación
de actividades
Especialización.
Con el fin
Simplificar las funciones
Establecimiento de métodos más
sencillos
Medio utilizado para llegar a un fin.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. En la organización surge la necesidad
de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. Jerárquica. La
organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y
responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los
métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
Importancia de la Organización.
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo
que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo
social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un
mínimo de esfuerzo.
4. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la
productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Antecedentes y evolución de la función de Organización y Métodos.
La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una parte, a los esfuerzos
de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos
antecedentes que remontan a 1821, por otra parte, al establecimiento del proceso de
modernización administrativa que se inicia en 1965.
La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen
y formación y otra referente a su consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los
departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y
Métodos en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo,
porque se ligó la función de Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoría con
Lcda. María Moros

funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el
aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e
introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción
de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.
La O y M nace mucho antes que el estudio de los sistemas de información Computarizados, desde
el inicio de la administración científica. O y M se encargaba del estudio de los sistemas de
información de las organizaciones. El desarrollo de los sistemas de información computarizados no
excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de información, muy por el
contrario, un sistema de información computarizado que no sea desarrollado en forma armónica
con la parte manual que lo alimenta y a la cual proporciona información, no puede funcionar
eficientemente.
El objetivo básico de la O y M es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a través de la
simplificación de las operaciones y eliminación de aquellas actividades que se consideran
innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las mismas.
Su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y puede tomarse el tiempo para
pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades.
Los procesos de reingeniería y calidad total en las organizaciones.
SOBRE LA REINGENIERIA
“Comienzo desde Cero” guarda relación con las teorías del Presupuesto de Base Cero muy
difundidas en las organizaciones hace algunas décadas, de allí también las mismas críticas.Una de
estas críticas es que todo “comienzo desde cero” estaría implicando algo así como desdeñar los
aprendizajes positivos del pasado, lo cual no está muy lejano de plantear que la historia toda de la
organización no ha generado estructuras útiles para la situación actual.
Difícil este tipo de postura si sólo se analiza desde el punto de vista técnico.
Sin embargo, desde una perspectiva más amplia, es dable revisar a la Reingeniería como una idea
fuerza, cuyo surgimiento en la última década del siglo XX marca una necesaria inclinación al
impacto sobre el modo de ver a las organizaciones.
Algo así como los fundamentalistas de la Reingeniería; preconizan, poco más o menos, que la
organización resurge de sus cenizas, como el ave fénix; habría que desechar todo lo anterior para
empezar de cero, creando nuevos procesos, lo que puede hacerse solamente partiendo de una
página en blanco; ya no se trata de analizar si algo debe modificarse, sino determinando si existe
una razón para que exista, en busca de algo realmente nuevo, desmontando recetas y eligiendo el
proceso adecuado desde el mismo momento en que nos movilizamos hasta concluir su entera
implementación.-
La Reingeniería, entonces, tiene el mérito (así planteada, como “ruptura” total) de actuar a modo de
“bisagra” entre diferentes modos de ver a las estructuras de las organizaciones.
Lcda. María Moros

Dentro de la Administración Pública significa pensar en un rediseño radical para obtener
una mejora drástica en el rendimiento: (costo, calidad y servicio), con enfoque hacia el
ciudadano, centrado en los procesos, rompiendo con las reglas, usando creativamente la
tecnología, algo realmente nuevo en busca de oportunidades.
Calidad Total
“Cero Defecto” guarda relación con el desempeño aceptable que cumple con los requerimientos; es
la herramienta que sirve para orientar en la organización, conociendo en detalle los procesos y los
costos de la calidad.
Posee una visión más completa e integradora, creando permanentemente valores de tipo cultural
dentro de la organización, que permanecen y se enriquecen a través de los cambios y permiten,
precisamente, manejarlos.
Esta idea de “Cero Defecto” aparece como algo difícil de lograr, sin embargo debe verse como una
actitud hacia nuestro desempeño y el compromiso de no aceptar los errores como algo inevitable
de la actividad sino como una fuente de mejora continua.
Al adoptar una definición de norma de desempeño como ésta: no da lugar a malos entendidos o
interpretaciones.-
Cada uno de los miembros de una organización sabe lo que se espera de él y del resto de sus
compañeros: no cometer ni dejar que se cometan errores durante cada una de las etapas de los
procesos y entender claramente que los errores son evitables.
En la Administración Pública en muchos casos es posible que se realicen actos innecesarios que
sólo consumen recursos de la organización y nos distraen del objetivo básico de la gestión; por lo
que estas tareas deben ser analizadas, reformuladas y en caso de ser sobreabundantes,
interrumpirse.
La “Gestión de la Calidad Total” no es más que un sistema planeado y probado que permite a
través de normas implementar y llevar adelante medidas para un mejoramiento continuo de la
calidad en todas las áreas de una administración organizacional.-
Este tipo de normas plantean requerimientos formales que significan:
Decir lo que se hace, hacer lo que se dijo y documentar lo que se hizo.-
Lcda. María Moros

Los aspectos técnicos y comportamentales del cambio organizacional.
EL CAMBIO ORGANIZACIONAL COMO PROCESO: Más y más organizaciones hoy en día
enfrentan un ambiente dinámico y cambiante. Esto, a su vez, requiere que dichas organizaciones
se adapten: ¿Cambiar o morir! Es el grito entre los gerentes de todo el mundo hoy en día.
FUERZAS PARA EL CAMBIO
Naturaleza de la fuerza del trabajo
Mayor diversidad cultural
Incremento en los profesionales
Muchos nuevos contratados con habilidades inadecuadas.
Tecnología
Más computadoras y automatización.
Algunas organizaciones tratan los cambios como una circunstancia accidental (cambio). Sin
embargo, las actividades de cambio que son productivas y tienen un propósito son las que
interesan. Metas esenciales del cambio planeado:
· Busca mejorar la capacidad de la organización para adaptarse a los cambios en su ambiente.
· Busca cambiar el comportamiento del empleado. (para lograr mayor eficiencia y mejor calidad de
los servicios)
El factor humano no es un simple sujeto pasivo del proceso de cambio. Al contrario, es un actor
que obedece a su lógica, a su racionalidad y que desarrolla sus propias estrategias que pueden o
no estar de manifiesto y coincidir con los objetivos de la organización.
Los cambios no son ni buenos ni malos por sí mismos, depende de cómo los perciba cada ser
humano.
¿Quiénes son los responsables de administrar las actividades de cambio?
Los agentes de cambio, personas que actúan como catalizadores y asumen la responsabilidad de
administrar las actividades de cambio. Pueden ser gerentes o no gerentes, empleados de la
organización o consultores externos.
¿Qué pueden cambiar los agentes de cambio?
· Cambio en la estructura
· Cambio en la tecnología
· Cambio en la ubicación física.
· Cambio en la gente.
Lcda. María Moros

Actividades de Organización y Sistemas.
ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS es un conjunto integrado de técnicas e instrumentos que permite
analizar y diseñar la estructura y operativa de una organización para asegurar su mejoramiento
continuo y su adaptación permanente a la realidad cambiante del contexto, apuntando al
cumplimiento de los objetivos de la empresa.
"Referidas a Aspectos Administrativos:
Análisis, diseño y rediseño:
- de estructuras organizativas, buscando su adaptación permanente en función de las variables de
contingencia que puedan presentarse
- de procedimientos y métodos de trabajo, buscando mejorar la gestión organizacional en términos
de un uso óptimo de los recursos materiales y humanos y garantizar la satisfacción de clientes y
usuarios
- de portadores de información, buscando su normalización y su adaptación a los procedimientos
de trabajo en los que intervienen
- de sistemas de información, con especial atención en los sistemas de procesamiento de datos y
los sistemas de comunicaciones, para optimizar la toma de decisiones directivas y gerenciales.
"Referidas a Aspectos Físicos de la Organización:
Participación en el análisis, definición y redefinición:
- del tamaño óptimo de la organización, con especial referencia a su infraestructura física
- de la disposición física de las oficinas, teniendo en cuenta los flujos de trabajo.
Participación en la selección de tecnologías y en la automatización de procesos administrativos y
no administrativos.
"Referidas a Aspectos Humanos:
Análisis:
- de la dotación de recursos humanos y en particular de su eficiencia y en particular de su
suficiencia y capacitación
-de la cultura organizacional y de los estilos gerenciales y su impacto
sobre los fenómenos de cambio organizacional, sobre el desempeño individual y sobre la
productividad.
Lcda. María Moros

De esta descripción surge claramente que el analista de O y S debe mantener continuas relaciones
con profesionales de otras disciplinas, como por ejemplo: Recursos Humanos, Comportamiento
Organizacional, Informática y Arquitectura.
Lcda. María Moros

Organización y Método

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