Reuniones a través de videoconferencia

1. internet
;;~~~;I~~~~~~
ReunionesLosviajes de trabajo son una pesada carga en
las partidas de gastos. Las reuniones a través de
videoconferencia han pasado de ser un lujo propio
de las multinacionales a un instrumento para reducir
costes. Yestán al alcance de cualquier empresa.
•
Billetes de avión, taxis, res-
taurantes y una jornada
de trabajo perdida. Des-
plazar a dos ejecutivos
para asistir a una reunión en otra
ciudad es cada vez más difícil de
soportar. "Los viajes de empresa
ocupan el tercer lugar en impor-
tancia en los balances de las orga-
nizaciones, y en el caso de España,
esta cifra ronda los 13.000 millo-
nes de euros. Nuestros estudios
internos desvelan que en un viaje
medio dentro de España, se suelen
gastar una media de 500 euros"
sólo en desplazamientos, sin con-
tar el tiempo improductivo, afir-
ma Antonio Conde, director de
Desarrollo de Negocio de Colabo-
ración en Cisco España, fabricante
de equipos de videoconferencia.
Según señala la última Guía téc-
nica para la contratación de servicios
de viajes de empresa, publicada por,
la Asociación Española de Profe-
108 EMPRENDEDORES,ES OCUBRE 2010
sionales de Compras, Contrata-
ción y Aprovisionamientos (Aer-
ce), es posible reducir hasta un
20% los gastos de desplazamien-
tos, pero para ello hay que plan-
tear una buena política de viajes:
realizar solamente los imprescin-
dibles y te'ner en cuenta alternati-
vas, como la videoconferencia.
EL CONCEPTO NO ES NUEVO
"La videoconferencia tradicional
ofrece una doble comunicación,
auditiva y visual, en tiempo real",
define Conde. Sin salir de la ofici-
na, se puede ver y hablar con clien-
tes, proveedores o compañeros de
otras delegaciones. La novedad
está en el nivel de calidad que se ha
alcanzado gracias a las conexiones
IP,que además han permitido aba-
ratar el servicio. De esta forma, "en
los equipos más básicos, con sólo
una línea ADSL básica de 1 Mb, se
puede disfrutar de muy buena ca-
, {,H
lidad, aunque cuanto más ancho
de banda, más garantías de no su-
frir retardo", añade.
A partir de ahí, la videoconfe-
rencia se ha renovado para cubrir
distintas necesidades:
Terminales a medida. Exis-
te una gran variedad de equipos,
desde soluciones individuales
como el videoteléfono o incluso el
REUNIONES
SUSTITUIBLES
La vldeoconferen-
~liI puede utlll-
-zarse en muchas
más gestiones de
las que parece.
Eduard Arnau
destaca algunas
posibilidades:

2. Estas soluciones pueden suponer una inversión de cierta im-
portancia para una empresa pequeña, "pero son perfectamen-
te asequibles: hay equipos de alta definición desde 2.000 euros
hasta 300.000", afirma Arnau. Losprincipales fabricantes de
sistemas de videoconferencia aseguran que para un caso como
el del ejemplo que desarrollamos aquí la inversión se compen-
sa en pocos meses. Así,como en el ejemplo, "Cisco TelePresen-
ce Technology Group podría ofrecer a una empresa que realiza
seis viajes al año una solución cuya inversión podría recuperar
en tan sólo dos o tres viajes", señala Antonio Conde.
Asequible para todos
(')Coste orientativo. La tarifa puede variar según el momento de adquisición
del billete y las condiciones de compra.
los gastos aproximados son:
~l[éñ.t"€ir~Li.~2]5'aSiiiws:~~i"&:Y
,TaxiS:"""""'"' _
[Restau)·.arjte:;f2.5reuros;~lDer.5óiJas:~iV~:fM
Ejemplo:
Laempresa TEJIDOSEXCELENTES,S.L.realizaseis viajes al año
desde la central, situada en Madrid, a su delegación de Barcelona.
Encada viaje se desplazan dos ejecutivos para reunirse con sus
compañeros y con algunos clientes.
PC (de escritorio o portátil), hasta
instalaciones para salas de reunio-
nes, donde se utilizan pantallas de
gran tamaño.
Telepresencia. Es la solución
más avanzada. "El equipo está
compuesto por unos monitores
Full HD en 1080 pulgadas, que
permiten ver a los participantes
en tamaño real, y un sistema de
sonido envolvente, instalados en
salas con la misma decoración: así
los participantes tienen la sensa-
ción de estar en la misma mesa",
explica Eduard Arnau, director
comercial de Techno Trends, em-
presa especializada en sistemas de
videoconferencia.
Colaborar y compartir. La tec-
nología IP añade la posibilidad de
[Si ~eusa con frecuenCi~ lo ]mejor es comprar el equipo
compartir documentos. Es posible
ver y hablar con los interlocutores
y, a la vez, utilizar otra pantalla
para proyectar una presentación o
trabajar juntos en un informe.
Facilitaque losinterlocutores se conozcan, lo
que favorece la relación. Muchas reuniones;
como lasde 'seguimiento o las que surgen
para resolvercu,estionespyntuales, se pue- .
den realizara distancia.
"Hace posible que los directores se reúnan
media hora con los empleados de todas las
sedes, algo inviablesin estos sistemas".
.:.,'J..;i~,
"Puede servir para que un productp pase un
control de calidad o para que, por ejemplo,
distintas delegaciones vean juntas un spot
de publicidad".
"No es neces~rio hacer viajara un
candidato desde otra ciudad para hacerle
un test psicotécnico".
HERRAMIENTADETRABAJO
"Estas tecnologías son recomen-
dables para empresas que tengan
intereses comerciales, negocios
en el exterior o equipos de trabajo
geográficamente dispersos", con
independencia de su sector y ta-
maño, señala el directivo de Cisco
España. Para estas organizaciones,
son una herramienta de trabajo
imprescindible. Su principal valor
es que "sirve para solucionar rápi-
damente cuestiones que no son
clave y que antes requerían la ~~
OCTUBRE 2010 EMPRENDEDORES. ES 109

3. ESPECIAL internet _
La adaptación se realiza
entre dos y tres meses
~
Telepr'esencia en el ICEX
de videollamadas por Internet. Si en
una reuniÓn los interIocutores no
pueden interrumpirse, mejor no uti·
lizarlo".
Busca a expertos. Los distribui-
dores ofrecen servicios completos de
asesoramiento, instalaciÓn y mante-
nimiento. "Hay que tener en cuenta
muchos detalles. Por ejemplo, sé de
una empresa en la que el equipo se
instaló junto al despacho del direc-
tor y nadie lo maba para que no les
oyera".
Para grupos. "Lo mejor es empe-
zar con una soluciÓn de sala. pUl'Sel
valor a(¡adido del video es mayor en
las reuniones de grupo. Una vez pro-
bado el sistema, se puede optar por
soluciones de PC para personas que
lo necesiten".
¿Compra o alquiler'! Ante esta
disyuntiva, hay que decir que se pue-
de alquilar un equipo, pero se trata
de una opciÓn que resulta cara para
una pequer'ía y mediana empresa,
"Sa le más a cuenta inverli r 2.000
euros en la compra que alquilar por
300 Ó 500, salvo que el uso sea muy
esporádico". (]
ElInstituto Español de Comercio Exterior
(ICEX)ofrece salas con sistema de telepre-
sencia para realizar gestiones de comercio
exterior. Elprecio se establece en función
del servicio contratado y las salas utilizadas.
Descuento del 30% para empresas del Club
PIPE.informacion@icex.es
Las empresas
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MÁSCALIDAD
"Reducir los viajes permite dismi-
nuir la emisión de CO/" destaca
el directivo de Cisco España. Gra-
cias a estos sistemas, las empresas
pueden "contribuir a un modelo
econÓmico mundial sostenible",
aflade el de HP. Y no sólo eso:
Menos estrés. El cansancio y la
incomodidad de los viajes pasan
factura a los profesionales. "Si
viajan menos, estarán más satisie-
chos", recuerda Arnau.
Por tcletrahajo. "Sólo con que
los empleados puedan teletraba-
jar dos o tres veces por semana, se
ahorrarán mucho tiempo y dinero
en desplazamientos. Esto supone
una extraordinaria mejora en su
calidad de vida", considera el mis-
mo experto.
disponibilidad para viajar. Gracias
a estos sistemas. se pueden tomar
decisiones en tiempo real y cara a
cara. Esta rapidez supone una ven-
taja competitiva", afirma Antonio
Conde, de Cisco España.
SOLUCIONES PARA PYMES
Antes de in'ertir, es necesario un
estudio personalizado. Pero, como
pautas generales, el director co-
mercial de Techno Trends, Eduard
Arnau, recomienda:
Elegir calidad. "Hay que inver-
tir en sistemas que ofrezcan una
buena experiencia de usuario, con
alta detiniciÓn y transmisión de
datos en tiempo real. No estamos
hablando de un servicio gratuito
MENOS VIAJES
..La 'ideoconferencia, más que
una solución tecnológica, es una
herramienta de productividad
que va directamente a la cuen-
ta de resultados, porque permite
ahorrar costes y mejora la calidad
del trabajo", destaca Arnau. Estas
son sus ventajas:
Menos gastos. Los principales
fabricantes, Cisco y HP, afirman
que estas soluciones pueden aho-
rrar entre un 30 y un 40lJ'ÍJ en gas-
tos asociados a los viajes, y que sus
clientes consideran estos sistemas
corno herramientas tinancieras
para reducir cmles.
Menos horas perdidas ... Pense-
mos cuántas empresas envían eje-
cutivos entH.' Iadrid y Barcelona
una vez por semana. El gaslo de
tíempo productivo es tremendo",
recuerda Eduard Arnau.
H presencia física", resume Ricar-
do Pérez, profesor de Sistemas y
Tecnologías de la Información d~'
IE Business Schoo!.
MEJORES RESULTADOS
Estos sislemas fomentan "la cola-
horación. la creación de dinámica
de grupos, así corno la coordina-
ciÓn y mejora de relaciones con
equipos de expertos, I+D, e indus-
triales", destaca Tom Story, direc-
tor para el Sur de Europa, Oriente
Medio y Africa, de HI' Visual Ca-
Ilaboration Solution.Además, "en
momentos de crisis, no se puede
demorar lIna reunión hasta tener
110 EMPRENDEDOREHS OCrlCRO¡ 2010

4. __ ~ortunidades
SERVICIOS A EMPRESAS: ORIGINALES IDEAS DE NEGOCIO EN NUEVOS NICHOS DE MERCADO PARA
CAPTARAClIEN~Q~NiE~~AD~;D~~Z~~~E~l~A;StOdo
está inventado?
Qé les puede vender
nuestra empresa a
otras? No vamos a ha-
blar aquí de servicios
tradicio s como la limpieza,
la seguridad o suministros para el
día a día. Vamos a ir algo más allá.
Porque, en los últimos tiempos,
han ido surgiendo nuevos 'servi-
cios a empresas' más sofisticados
y muchos de ellos sorprendentes.
Hablamos, por ejemplo, de· un
portal de empleo sólo para el sec-
90 EMPRENDEDORES.ES OCTUBRE2010
tor hostelero, gestión de la repu-
tación on Une de los directivos de
una empresa, formación de esos
mismos profesionales con perros
adiestrados, trajes en 3D para tu
plantilla ... Éstos son algunos de
los conceptos aquí incluidos. El
denominador común de todos
ellos es la originalidad.
ESTRATEGIA TRANSVERSAL
Yes que, a veces, ese elemento di-
ferenciador tiene que ver con la
La búsqueda
de nuevas
oportunidades
de negocio
pasa por la
innovación
tecnológica.
manera de afrontar la actividad,
otras con el empleo de las tecno-
logías más vanguardistas o con el
propio público al que uno se di-
rige. Y abundan los casos donde
la innovación radica en enfocar
una actividad tradicional con otra
perspectiva. Negocios, en definiti-
va, que buscan alejarse de los es-
tándares habituales como vía para
lograr la rentabilidad y la perma-
nencia en el tiempo. [1
CLAUDIO M. NÓVOA

5. VENTA ON L/NE DE ENTRADAS PARA ... EVENTOS
.- -.
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-"- -. ,.-~..•. __ .-
'_#" - .~-~- ••••~-
._H" oo. _._ ••
.._ ..~.-...-..•..
-- ..- '... -
-----------------------~
host~O.:E2!!! 4P
m:::=::II ~ =-=~ - ~.-
~~;i::~::~~t;gi~~~1
revelan que hasta el 85% de
los internautas lee comenta-
rios antes de hacer su reserva
y que cerca del 90% de esos
usuarios basa su decisión de
compra en lo que leen".
Se trata de un escenario don-
de la firma ayuda a los hotele-
ros a gestionar su reputación
en las principales agencias de
viajes on /ine y a medir su pre-
sencia en redes sociales como
Facebook y Twitter. "Para
ello, agregamos más de 22
millones de opiniones en siete
idiomas pertenecientes a cien-
tos de páginas web, además
de incluir aproximadamente
50 de las agencias on line más
relevantes", añade.
Nos encontramos ante un pro-
yecto a la vanguardia, con una
filosofía que se podría aplicar
a otros sectores, como el de
las tiendas de moda o el de las
agencias de viajes.
.-.,--,-- ,-c_· ,...-;;__ .......,..,...-.··~- _.-;<_ -_- ,--
Carlos Oleaga y JavIer Andrés, socios fundadores de portal Ticketea,
plataforma que ofrece herramientas para gestionar eventos, como el
control de las confirmaciones o el registro de Invitados.
primer orden. Lo novedoso
aquí radica en centrarse en un
único mercado. Esto es lo que
hace ReviewPro con el sector
hotelero. Elhueco parece cla-
ro, como explica su consejero
delegado, Ronald J. Friedlan-
der. "Estudios del segmento
SIETE CASOS PRÁCTICOS, SIETE NUEVAS
OPORTUNIDADES, SIETE PIONEROS
Son numerosos los portalesque se dedican a la venta
de entradas para conciertos,
obras de teatro, películas ...
Referencias, en general,
vinculadas al ocio ¿Ypor qué
no hacer lo mismo con otro
tipo de eventos? Ésta es la
oportunidad de negocio que
ha identificado Javier Andrés,
con Ticketea. "EJvalor añadi-
do es que nos orientamos a
todo tipo de actos, incluidos
cursos de formación, semina-
rios, congresos, captación de
fondos para ONG ...", indica
el consejero delegado de la
firma. "Nuestra plataforma en
/ine se amolda a cualquier pro·
yecto, sea grande o pequeño".
Aunque el nicho es claro,
también oferta n productos del
mundo del espectáculo, al ser
hoy los más demandados.
LOS OJOS DE LOS HOTELES EN LA RED
lareputación en /ine de lasempresas ya está dando
mucho que hablar. Más bien,
el análisis del impacto que
sobre ellas tienen los comenta-
rios de los usuarios en la Red.
Un fenómeno alrededor del
que surgen oportunidades de
OCTUBRE 2010 EMPRENDEOORfS.ES!