"De la gestión de la información a la consulta integrada en los museos" por Pilar Cuerva Castillo, responsable del Archivo del Museu Marítim de Barcelona (MMB)

1. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
Artium
Vitoria, 19-octubre-2016
Pilar Cuerva Castillo
cuervacp@mmb.cat

2. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
Consorci de les Drassanes Reials i Museu Marítim de Barcelona (MMB)
Ente público local formado por:
Ayuntamiento de Barcelona
Diputación de Barcelona y
Autoridad Portuaria de Barcelona
Año de creación: 1993
Conservación y preservación del conjunto patrimonial de las Atarazanas de Barcelona y la
prestación de servicios vinculados a l’MMB
 Declarado Museo de Interés Nacional el 3 de Octubre de 2006

3. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
Consorci de les Drassanes Reials i Museu Marítim de Barcelona (MMB)
Flota de 10 embarcaciones en el agua
84 trabajadores en plantilla
Más de 300 actividades anuales
240.000 visitantes anuales
614.030 usuarios entre servicios y actividades

4. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
96.845 reg. Colección
70.000 documentos de
archivo
Biblioteca
140.000 reg. Colección
15.000 reg. Colección
60 metros lineales de
fondos de archivo
11.000 volúmenes
Biblioteca
10.700 reg.
Colección
66.000 reg. archivo
+30.000
documentos
fotográficos
documentados
21.000 reg.
Bibliográficos
1.200 actividades
+500.000
documentos
digitales

5. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
¿Qué teníamos?
Museumplus
Colección
Virtua
Biblioteca
BBDD
Archivo
Programación
/Actividades
Euromus
Reservas
Cesión de
espacios
Doumentos
Islas de
información
Knosys
Colección
WEB

6. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
Mapadeaplicaciones
¿Qué tenemos?

7. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
Un modelo de gestión de la información: el GIM
GIM
RIM
Consulta integrada de los
recursos de información
Administración
electrónica
Conservación de
los recursos
Gestor documental
(Alfresco)
WEB
-Políticas en la gestión de la
información
-Líneas estratégicas del
sistema
-Elementos comunes del SI

8. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
Un modelo de gestión de la información: el GIM
Principios
• La documentación e información generada por el personal del MMB son un activo para
la organización
• Las políticas definidas por el GIM afectan a todo el Museo y a todos los recursos
• Orientación hacia la mejora de la eficacia y eficiencia en el trabajo
Objetivos
• Integrar los recursos de información del MMB
• Dar soporte tecnológico a la gestión de los recursos de información. Desarrollar
herramientas transversales de gestión
• Evolución del entorno papel hacia la gestión electrónica
• Preservar los recursos
• Documentar las políticas
• Difundir el conocimiento MMB

9. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
• De la gestión de la información a la gestión del conocimiento
Modelo conceptual
• Basado en tres instrumentos comunes: el cuadro de clasificación, la
taxonomía y el esquema de metadatos
Modelo documental
• Que establece los niveles de responsabilidad en la gestión de la
información: directivo, coordinación, operativo, gestor
Modelo organizativo
• BBDD corporativa
• Repositorio documental común
• Dato único
Modelo tecnológico
Un modelo de gestión de la información: el GIM

10. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
Un modelo de gestión de la información: el GIM

11. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
Clase
Propiedades
Modelo ISO 23081 Metadata for records management
Entidad
Vocabulario
Agente Regulación Relación
Documento (Recurso
de información
Actividad
Registro de la colección
Documento archivos
públicos y privados
Documento MMB
Fotografia
Recurso bibliográfico
Actividades
Diccionario RIM: ISO 23081/SIGEDA/NODAC/DUBLIN CORE
Propiedades comunes Propiedades específicas
Tesauro MMB/ Valores SIGEDA/NTI/Getty....
Vocabularios
comunes
Geográficos
Temas clave
Materias
Vocabularios
específicos
Tipo documental
Tipo de muestreo

12. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
Un modelo de gestión de la información: el GIM
Los
documentos
• Gestor documental Alfresco
Los datos
• La programación. Registro de actividades (RA)
• La cesión de espacios (CE)
• La gestión del gasto: PD, contratos...
• El RIM
Las aplicaciones de gestión transversales

13. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
Expediente

14. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos

15. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
Mapadeaplicaciones
El RIM: un modelo de integración de la consulta

16. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
WEB
RIM
MP
Colección
Virtua
Biblioteca Archivo Otros....
Gestor documental

17. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
Aprobación
GIM
Implantación Alfresco
2010 2011
Subscripción
Alfresco
Primeras
migraciones
Knosys-MP
Migración Biblioteca a VTLS
2012 2013
RA (Registro de
Actividades/
Programación)
Parametrización
Alfresco
Migración
GDE/
Alfresco
2015
Propuestas
de gasto
Proyecto
RIM
Consulta
integrada a
la colección
y recursos
de
información
del MMB
Registro de Actividades
2014
PD
Registro
ERES
(CAOC)
Integración
Archivo
Portal
Transparen
cia
Integración
Colección
RIM
2016
Integración
fotografía
Integración
Biblioteca
Preparación
WEB
Consulta
documentos
información

18. De la gestión de la información
a la consulta integrada en los museos
Eskerrik asko
Muchas gracias