Este documento resume una presentación sobre gestión visual en la dirección de proyectos. La presentación discute las ventajas de usar tableros físicos y virtuales para gestionar proyectos de manera visual, proporcionando ejemplos de tableros Kanban. También ofrece consejos para aplicar efectivamente la gestión visual en los proyectos.

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I JORNADA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
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29 de noviembre 2013
GESTIÓN VISUAL EN LA DIRECCION DE PROYECTOS
Toni Dorta
Promueve:
Colabora:

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Índice
1
2
¿Papel o bits?
3
Mr. Kanban
4
¿Y esto cómo se hace?
5
Promueve:
Comprendiendo los fundamentos
Conclusiones
Colabora:

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Comprendiendo los fundamentos…
Promueve:
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¿Qué es Gestión Visual?
Conjunto de técnicas orientadas a
transmitir información:
•De manera ordenada
•Preferiblemente de manera visual
(iconos, símbolos, gráficos)
•De forma auto-explicativa
•Que
promueva
la
toma
decisiones y la mejora continua
Promueve:
Colabora:
de
JT International Canarias S.A.

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¿Qué esperamos obtener de la Gestión Visual?
El objetivo principal es gestionar nuestro trabajo, definiendo:
•Cómo estamos ahora
•Qué hay que hacer
•Quién lo va a hacer
•En qué orden se va a hacer
Y todo ello de manera dinámica
Promueve:
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¿Para qué sirve la Gestión Visual?
Para potenciar el trabajo en equipo
•Facilita el conocimiento por parte de todo
el equipo de trabajo
•Genera un mayor sentido de pertenencia
en el proyecto
•Proporciona oportunidad para que unos
miembros informen a otros
•Permite
obtener
feedback
la
JT International Canarias S.A.
información
Promueve:
de
Colabora:

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¿Para qué sirve la Gestión Visual?
Para facilitar la gestión de conocimiento
•Reduce los silos de la información más
importante
•Disminuye los problemas producidos por
la falta de comunicación
Itop Consulting S.L.
Promueve:
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¿Para qué sirve la Gestión Visual?
Para facilitar la dirección de un proyecto
•Muestra el trabajo en progreso del proyecto
•Ayuda a identificar:
•
riesgos en el proyecto
•
defectos en procesos o en
entregables
•
detectar cuellos de botella y
bloqueos
Promueve:
JT International Canarias S.A.
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¿Papel o bits?
.
Promueve:
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Tableros Físicos
Promueve:
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VS
Tablero Virtuales

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Tableros físicos: características
•Empleado en murales, pizarras,
paredes o ventanales
•Es importante lograr una lectura
cómoda a 2-3 metros de distancia
•Resulta habitual emplear combinación
de gráficas impresas + material
elaborado a mano
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Promueve:
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Tableros físicos: ventajas
•Estratégicamente situado, facilita la visión
de todo el equipo
•Fomenta las conversaciones
espontáneas sobre el estado del proyecto
•El material empleado facilita la
creatividad y el pragmatismo
•Resulta muy fácil de poner en marcha
JT International Canarias S.A.
Promueve:
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Tableros virtuales: características
•Abordable como un tablero Kanban o
como un dashboard
•Es muy importante la usabilidad,
preferible acceso web y responsive
design
•La gestión de archivos adjuntos, foros y
discusiones potencian el uso tradicional
de tarjetas
Promueve:
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Tableros virtuales: ventajas
•No requiere espacios físicos o
ubicaciones concretas
•Permite consultas en cualquier momento
y lugar
•Ideal para equipos distribuidos o con alta
movilidad
•Resulta más fácil actualizar que un
tablero físico
Promueve:
Colabora:

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¿Y una combinación tablero físico – tablero virtual?
Lego Calendar
http://vitaminsdesign.com/projects/lego-calendar/
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Mr Kanban
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Kanban: concepto
•Tablero de gestión de tareas,
organizadas por columnas
•Cada tarea en una nota o tarjeta
•Cada estado en una columna
•Posibilidad de emplear codificación de
colores o divisiones horizontales para
mejorar su estructura
Promueve:
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Kanban: elementos básicos
•3 grandes estados:
•
Pendiente
•
En progreso
•
Realizado
•Cada nueva tarea parte del estado
“Pendiente”
•Se cambia de columna según cambia su
estado
Promueve:
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Kanban: otros elementos
•Otros estados
•
En espera
•
Algún día / Tal vez
•
Pruebas
•Colores según tipo de tarea, criticidad,
persona asignada, complejidad
•Lanes según personas, grupos de
trabajo, áreas, épicas o fases
Promueve:
Colabora:

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Ejemplo práctico de Kanban
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Ejemplo práctico de Kanban
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Ejemplo práctico de Kanban
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Más allá de Kanban
•Es posible complementar Kanban con
más información visual a su alrededor:
•
•
Riesgos
•
Prioridades
•
Gráficos BurnDown
•
Diagramas PERT / Gantt
•
Promueve:
Calendario
…
Colabora:

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¿Y esto cómo se hace?
Promueve:
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7 consejos para aplicar gestión visual en proyectos:
1)Comienza sencillo
2)¿Físico o Virtual? Depende de cada caso
3)Es mejor un tablero feo que no tener tablero
4)Emplea el tablero en las reuniones
5)Involucra al equipo
6)Procura usar el tablero para reducir el tiempo de las reuniones
7)Recuerda que es una herramienta, no el fin
Promueve:
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Conclusiones
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Conclusión
La gestión visual permite establecer
entornos de trabajo más productivos a través de:
•reducir el déficit de información
•potenciar el trabajo colaborativo en un equipo
•facilitar la comunicación de todos los implicados.
Recuerda la pregunta clave para evaluar un tablero:
Is my wall telling me the whole story?
¿Está mi pared contándome toda la historia?
Promueve:
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Toni Dorta
toni@tonidorta.com
@ToniDorta
Agradecimientos especiales a:
Iván Tejera (IT Proiectus)
Enrique Gutiérrez del Olmo (JT International Canarias)
Promueve:
Colabora: