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Preguntas realizadas a una asistente administrativa ejecutiva durante una
entrevista
Escrito por Sherrie Scott, Demand Media | Traducido por Florencia Kushidonchi
Las asistentes administrativas ejecutivas realizan tareas importantes.
Las asistentes administrativas ejecutivas brindan apoyo a la gerencia de nivel
superior dentro de una organización. Aunque algunas realizan tareas de oficina
tradicionales, como atender el teléfono, completar planillas y envían documentos
por fax, muchas asistentes están a cargo de tareas más complejas. Revisan
mensajes, arreglan teleconferencias y suelen preparar informes completos.
Debido a que la naturaleza del trabajo de asistente administrativa ejecutiva
requiere aptitudes específicas, las preguntas durante la entrevista para esta
posición reflejan las responsabilidades que la asistente enfrentará cada día de
trabajo.
Funciones y responsabilidades
Una postulante debe estar familiarizada con los deberes de la posición. El
entrevistador puede preguntar, "¿Cuáles consideras que son las responsabilidades
más importantes de la posición de asistente administrativa ejecutiva?" La
candidata debe responder esta pregunta con al menos tres ejemplos de las
responsabilidades más esenciales de un administrador ejecutivo, como mantener
las agendas de los ejecutivos, coordinar reuniones y supervisar proyectos entre
oficinas. El entrevistador también puede pedir que dé ejemplos específicos de
tareas diarias en su puesto anterior. Por ejemplo, "¿Cómo era un día típico en tu antigua oficina?" o Por favor, describe las
responsabilidades diarias en tu oficina anterior". Al responder estas preguntas, la candidata debe incluir detalles específicos sobre sus
actividades diarias y sobre el modo en que contribuían al apoyo del personal ejecutivo.
Situaciones laborales
Una postulante debería prepararse para responder preguntas situacionales durante la entrevista. Estas preguntas ayudan al entrevistador
a determinar el modo en que la candidata reaccionará o responderá ante ciertas circunstancias que puedan surgir en el lugar de trabajo.
En la función de asistente administrativa ejecutiva, es altamente probable que el empleador delegue ciertas responsabilidades a la asistente
con instrucciones limitadas. Un entrevistador puede preguntar, "¿Qué harías si un ejecutivo te asigna una tarea con instrucciones
limitadas?" También puede preguntar, "¿Qué harías si al no administrar bien la agenda de un ejecutivo en forma adecuada haces que
falte a una reunión importante sobre el presupuesto?" Al responder este tipo de preguntas, la postulante debe discutir los pasos necesarios
para completar una tarea o corregir un error de la manera más eficiente posible.
Horas y flexibilidad
La posición de asistente administrativa ejecutiva requiere confiabilidad y flexibilidad. El empleador puede solicitar que la asistente realice
horas extra para completar un proyecto o trabajar los fines de semana si se está por terminar un plazo. Para comprender la flexibilidad
horaria de la postulante, el entrevistador puede preguntar, "¿Estarías de acuerdo en trabajar más horas si tu superior está realizando un
proyecto que requiere tu atención inmediata?" De modo similar, el entrevistador puede realizar una pregunta con final abierto para
evaluar la adaptabilidad de la candidata a las necesidades de la organización como, "¿Qué harías si estuvieras retrasada con tus informes
y tu jefe los necesitará para la mañana siguiente?" La candidata debe demostrar que acepta ajustar ocasionalmente su agenda personal
para proporcionar soporte administrativo. Las asistentes administrativas con experiencia están familiarizadas con esto y están dispuestas a
trabajar cuando sea necesario para cumplir con las necesidades de los ejecutivos.
Empleo previo
Es probable que una asistente administrativa ejecutiva tenga que responder preguntas sobre su experiencia laboral. Estas preguntas le
permiten al entrevistador comprender más sobre la relación que la postulante tenía con su jefe anterior. El entrevistador puede preguntar,
"¿Qué te agradaba más de tu jefe anterior?" o "¿Qué te agradaba menos?" También puede preguntar, "¿Cuáles diría tu jefe anterior que
son tus mayores fortalezas y debilidades?" Al responder preguntas sobre un empleador anterior es importante que la candidata sea
respetuosa y no hable en forma negativa. Esto podría darle al entrevistador la impresión de que la postulante no trabaja bien con otras
personas.

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Referencias
Bureau of Labor Statistics: secretarias y asistentes administrativas
Monster: carreras administrativas: cinco preguntas que debes esperar en tu próxima entrevista para un puesto administrativo; Margot Carmichael
Lester
Monster: descripción del puesto de asistente administrativa y ejecutiva
Créditos de las fotos
secretary taking notes image by jimcox40 from Fotolia.com
Read this article in English: Interview Questions for an Executive Administrative Assistant
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