INFORME SERVIR SOBRE CONSERVACION DE DOCUMENTOS 10 AÑOS

1. ,....
.:º'
~
"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año de !a Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"
A
De
Asunto
Referencia
Fecha
INFORME TÉCNICO Nº 056-2015-SERVIR/GPGSC
JUAN CARLOS CORTÉS CARCELÉN
Presidente Ejecutivo
CYNTHIA SÚ LAY
Gerente de Políticas de Gestión del Servicio Civil
Documentación de postulantes que no ganaron
Oficio NQ 2592-2013-0GGRH/MINSA
Lima, 04 de febrero del 2015
l. Objeto de la consulta
Mediante el documento de la referencia se consulta si existe un plazo para conservar los
currículos presentados por las personas que postularon a un concurso público bajo el
régimen de contratación administrativa de servicios.
11. Análisis
Competencia de SERVIR
2.1 Las competencias de SERVIR para emitir opiniones en materia del servicio civil están
contextualizadas en el marco de las políticas que en materia de gestión del empleo e
ingreso al servicio civil, entre otras, emita de manera progresiva.
2.2 Siendo SERVIR un órgano rector que define, implementa y supervisa las políticas de
personal de todo el Estado, no puede entenderse que como parte de sus competencias
se encuentra el constituirse en una instancia administrativa o consultiva previa a la
adopción de decisiones individuales que adopte cada Entidad.
2.3 En ese sentido, debe precisarse que las consultas que absuelve SERVIR son aquellas
referidas al sentido y alcance de la normativa sobre el Sistema Administrativo de
Gestión de Recursos Humanos, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí,
sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos; por lo tanto, tas conclusiones del
presente informe no se encuentran vinculadas necesariamente a situación particular
alguna.
Sobre la conservación de documentos
2.4 Como punto de inicio, es preciso indicar que, no existe normatividad que establezca un
plazo específico para conservar la documentación que sustenta la información
consignada en la hoja de vida o similares.

2. "Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"
Sin embargo, debe considerarse que de acuerdo a lo establecido en el literal q) del
artículo 20º de la Resolución de Contraloría Nº 459-2008-CG, las entidades deben de
mantener ordenados y custodiados los documentos relativos a la actividad funcional
del Órgano de Control Institucional durante un período de 10 años, para que se
puedan realizar las acciones de control respectivas.
2.5 Desde esa perspectiva1 las Bases del concurso deben incluir una referencia en el
sentido que la entidad conservará los documentos que Jos postulantes presentaron
para acreditar que cumplían con el perfil o devolverá dicha documentación en un plazo
determinado, el mismo que deberá tener en cuenta los plazos pertinentes que la ley
haya establecido para que se puedan presentar observaciones respecto del resultado
del concurso.
2.6 Asimismo, el literal c) del artículo 5º de la Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de
Archivos señala que son fines del Archivo General de la Nación proponer las medidas
de preservación del Patrimonio Documental de la Nación.
2.7 Por lo tanto, pasado el tiempo (10 años) las entidades deberán archivar sus
documentos de acuerdo a las medidas de preservación establecidas por el Archivo
General, ente rector del Sistema Nacional de Archivos.
111 Conclusiones
3.1 De acuerdo a lo establecido en la Resolución de Contraloría NQ 459-2008-CG, las
entidades deben de mantener ordenados y custodiados los documentos relativos a la
actividad funcional del Órgano de Control Institucional durante un período de 10 años.
3.2 Las entidades deberán sujetarse a las normas del Sistema Nacional de Archivo
regulado por la Ley Nº 25323 y normas complementarias, para el archivo de la
documentación de las entidades públicas.
Los documentos que presentaron los postulantes se quedarán en la entidad, dicha
observación deberá constar en las bases del concurso.
Lo expuesto es cuanto informo a su Despacho para los fines pertinentes1 a cuyo efecto
adjunto el proyecto de oficio respectivo.
Atentamente1
CSL/gcl/locf
~~r-~
------··----1-·-·CYNTHIA SÚ LAY
Gerente (e) de Pollticas de Gestión del Servicio Civil
AUTOR!DAO NACIONAL Of:LSERVICIO CIVIL
Z:GPGSC-Cons ultasI nfarmes Técnicos2015