Guia excel

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA
FACULTAD: ADMINISTRATIVA, SOCIAL Y JURÍDICA
Administración Turística
Manual Excel
NOMBRE:
CICLO:
PARALELO:
DOCENTE:
UNIDAD:
Tania Contento
Segundo
“A”
Ing. Alexandra Aguilera
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AÑO LECTIVO
NOVIEMBRE 2017- ABRIL 2018

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Contenido
PORTADA………………………………………………………………………………………………………………………………………1
ÍNDICE…………………………………………………………………………………………………………………………………………..2
INTRODUCCIÓN A EXCEL.................................................................................................................... 4
MENÚ ARCHIVO ................................................................................................................................. 5
OPCIÓN: INFORMACIÓN ................................................................................................................ 5
OPCIÓN: NUEVO............................................................................................................................. 8
OPCIÓN: ABRIR............................................................................................................................... 9
OPCIÓN: GUARDAR Y GUARDAR COMO ........................................................................................ 9
OPCIÓN: IMPRIMIR ...................................................................................................................... 10
OPCIÓN: COMPARTIR................................................................................................................... 10
OPCION: EXPOERTAR ................................................................................................................... 11
OPCIÓN: CERRAR.......................................................................................................................... 11
OPCIÓN: CERRAR.......................................................................................................................... 12
OPCIÓN: OPCIONES...................................................................................................................... 12
MENÚ INICIO.................................................................................................................................... 14
SECCIÓN: PORTAPALES................................................................................................................. 14
SECCIÓN: FUENTE......................................................................................................................... 15
SECCIÓN: ALINEACIÓN ................................................................................................................. 18
SECCIÓN: NÚMERO ...................................................................................................................... 21
SECCIÓN: ESTILO .......................................................................................................................... 23
SECCIÓN: CELDAS......................................................................................................................... 27
SECCIÓN: MODIFICAR................................................................................................................... 32
SECCIÓN: BUSCAR Y SELECCIONAR .............................................................................................. 39
MENU INSERTAR .............................................................................................................................. 43
SECCIÓN TABLAS .......................................................................................................................... 43
SECCIÓN: ILUSTRACIONES............................................................................................................ 48
SECCIÓN: APLICACIONES.............................................................................................................. 52
SECCIÓN: GRÁFICOS..................................................................................................................... 52
SECCIÓN: INFORMES.................................................................................................................... 59
SECCIÓN: MINIGRÁFICOS............................................................................................................. 59
SECCIÓN: FILTROS ........................................................................................................................ 60
SECCIÓN: VÍNCULOS..................................................................................................................... 62
SECCIÓN: TEXTO........................................................................................................................... 63
SECCIÓN: SÍMBOLOS .................................................................................................................... 65

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MENU DISEÑO DE PÁGINA............................................................................................................... 67
SECCIÓN: TEMAS.......................................................................................................................... 67
SECCIÓN: CONFIGURAR PÁGINA.................................................................................................. 68
SECCIÓN: AJUSTES AREA DE IMPRESIÓN ..................................................................................... 70
SECCIÓN: OPCIONES DE LA HOJA................................................................................................. 70
SECCIÓN: OPCIONES DE LA HOJA................................................................................................. 71
MENU REVISAR................................................................................................................................. 73
SECCIÓN: REVISIÓN...................................................................................................................... 73
SECCIÓN: IDIOMA......................................................................................................................... 74
SECCIÓN: COMENTARIOS............................................................................................................. 74
MENU VISTA..................................................................................................................................... 75
SECCIÓN: VISTA DEL LIBRO........................................................................................................... 75
SECCIÓN: MOSTRAR..................................................................................................................... 76
SECCIÓN: ZOOM........................................................................................................................... 78
SECCIÓN: MOSTRAR..................................................................................................................... 79
SECCIÓN: MACROS....................................................................................................................... 82
MENU DATOS................................................................................................................................... 83
SECCIÓN: OBTENER DATOS EXTERNOS........................................................................................ 83
SECCIÓN: CONEXIONES................................................................................................................ 86
SECCIÓN: ORDENAR Y FILTRAR .................................................................................................... 88
SECCIÓN: HERRAMIENTAS DE DATOS.......................................................................................... 90
SECCIÓN: ESQUEMA..................................................................................................................... 94
MENÚ FÓRMULAS............................................................................................................................ 97
SECCIÓN: BIBLIOTECA DE FUNCIONES ......................................................................................... 97

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INTRODUCCIÓN A EXCEL
Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo.
En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos.
Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos
de información relacionada en un único archivo.
El programa Excel, es una hoja de cálculo que permite trabajar con tablas de
datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas.
Ayudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad
diversas áreas como educación, administración, finanzas, producción, etc.
Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y
alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales
se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda
es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los
valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible
realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de
gráficas.
Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete
de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva
y amigable con archivos de ayuda incorporados. Es el más popular de
los programas que manejan libros y hojas de cálculo, se estima que está presente
en casi todas las PC del mundo. Por ello la compañía Microsoft ha venido
mejorando las características y el desempeño de este conocido programa.
Su importancia radica en que su procesador de texto sirve para áreas como
matemática, computación, economía, etc. Su función es realizar cálculos
complejos que van más allá de las matemáticas ordinarias y expresar el
resultado en forma simple y analítica.
Podemos concluir que Excel es una herramienta de trabajo que actualmente
utiliza la mayoría de personas, específicamente las empresas, es por eso que es
muy importante saber sus bases para comprenderlo. Esta aplicación es
interesante para crear y realizar diferentes actividades, una de las más
importantes es la manifestación de cálculos matemáticos inmediatos lo cual
manualmente tomaría algo de tiempo para llevarlo a cabo.

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MENÚ ARCHIVO
En este menú se puede modificar el archivo de diferentes maneras como proteger
un documento, crearlo, guardarlo, imprimirlo, compartir, exportarlo y así mismo
se pueden recuperar archivos no guardados, crear plantillas y entre otras
opciones.
OPCIÓN: INFORMACIÓN
Esta opción nos permite visualizar, inspeccionar y modificar la información de
nuestro trabajo (autor, categorías, etiquetas, título).
También nos brinda la opción de “Protección de libro”, la misma que nos permite
bloquear la alternativa de -editar- para otros usuarios y de esta manera evitar
el plagio de nuestro libro.
Pasos para proteger libro.

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1. Seleccionar la información que deseamos proteger
2. Ir al menú “Archivo” en la opción de información: proteger libro.
3. En ella seleccionamos la alternativa de “cifrar con contraseña”
4. Escriba una contraseña en el cuadro Contraseña y luego haga clic en –
Aceptar- y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla y, después,
haga clic en –Aceptar-.

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5. Cerramos y volvemos a abrir nuestro archivo. En él, visualizamos que no
podemos editar nuestras actividades realizadas sin antes agregar la
contraseña.
Pasos para recuperar un archivo no guardado
1. Dirigirnos a la opción de –información- y buscar la casilla de “Versiones”
2. En ella, desplegamos la lista y seleccionamos la casilla de –recuperar libros
no guardados-
3. Nos dirigimos a la alternativa de –archivos recientes- y buscamos nuestro
libro.

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RECORDAR: Esta opción puede resultar con éxito, en la mayoría de veces, en laptops
más no en computadores de mesa.
OPCIÓN: NUEVO
Este comando es para crear una nueva presentación. Al darle clic se abre una
ventana como la siguiente:
Esta ventana tiene las opciones:
 General: abre una presentación en blanco.
 Diseño de presentaciones: da al operador una serie de opciones para
abrir un documento nuevo con un diseño preestablecido (plantillas)
 Presentaciones: contiene una serie de documentos de presentaciones
como ejemplos.

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OPCIÓN: ABRIR
En esta ventana se presenta todas las opciones que se tiene para abrir un
archivo existente, como nombre de archivo, tipo de archivo, texto o propiedad y
su última modificación, además nos permite agregar documentos de la nube de
Office (OneDrive)
En la parte inferior apárese un segmento el cual nos ayuda a recuperar los
archivos que fueron realizados recientemente y no fueron guardados.
OPCIÓN: GUARDAR Y GUARDAR COMO
Estas opciones nos permiten almacenar la información.

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En esta ventana se coloca la ubicación hacia donde se desea guardar el archivo,
con que nombre y de qué tipo (formato)
En la alternativa de –guardar como- siempre aparecerá la ventana anterior con
la finalidad de cambiar el destino, formato o nombre del documento; Igualmente
se puede almacenar o guardar los datos en OneDrive
OPCIÓN: IMPRIMIR
Comando que abre las opciones de imprimir:
Estas opciones van desde el tipo de impresora, número de copias, páginas del
documento que se van a imprimir, entre otras.
OPCIÓN: COMPARTIR
Comparte a diferentes personas por medio de un correo electrónico a través de
OneDrive

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OPCION: EXPOERTAR
Nos permite cambiar el tipo o formato de archivo del documento
OPCIÓN: CERRAR
Cierra el archivo activo sin salir de la aplicación.

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Si el archivo contiene cambios no guardados, se le preguntará si desea guardar los
cambios antes de cerrarlo.
OPCIÓN: CERRAR
Al acceder al comando "cuenta" nos permite vincular una cuenta Outlook y elegir
el tema de office (el color de la barra de los comandos de lado derecho)
OPCIÓN: OPCIONES

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Nos muestra las opciones generales para trabajar en Excel, el cálculo de
fórmulas, rendimiento y tratamiento de errores, su modo de corrección y
aplicación del formato al texto, la personalización de guardar los libros, la barra
de herramientas, el idioma y el centro de ayuda.

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MENÚ INICIO
La ficha de menú Inicio es una barra horizontal que forma parte de la cinta de
opciones de Excel y contiene los botones de comando que normalmente se
utilizan para crear, dar formato a texto, alinear texto, y más.
Se encuentra dividido en varias secciones:
SECCIÓN: PORTAPALES
Se encuentra distribuido de la siguiente manera:
 Pegar: Pega el contenido del portapapeles.
 Cortar: Corta la selección de documento y la pega en portapapeles.
 Copiar: Copia la selección y la pega en portapapeles.
 Copiar formato: Copia el formato de un sitio y la pega en el otro.
 Portapapeles: Muestra u oculta el panel de tareas del portapapeles del
office

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SECCIÓN: FUENTE
El grupo fuente incluye los comandos principales del formato de celda fuente.
 Fuente: Cambia la fuente.
 Tamaño de fuente: Cambia el tamaño de fuente.

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 Aumentar Tamaño de Fuente: Aumenta el tamaño
de fuente.
 Disminuir Tamaño de Fuente: Disminuye el
tamaño de fuente.
 Negrita: Aplica el formato de negrita al texto
Seleccionado.
 Cursiva: Aplica el formato de cursiva al texto
Seleccionado.
 Subrayado: Aplica subrayado al texto de la selección. Si pulsamos sobre
la flecha nos mostrara dos funciones:
Subrayado. Aplica una línea de subrayado al texto de la selección
Subrayado doble. Aplica doble línea de subrayado al texto de selección
 Borde Inferior: Aplica borde en las celdas seleccionadas.

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 Color de Relleno: Colorea el fondo de las celdas seleccionadas
 Color de Fuente: Cambia el color de texto.
 Formato de celdas: Muestra el cuadro de diálogo de formato de hacerlos
con las opciones de -Fuente-

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Ejemplo utilizando la sección –fuente-
SECCIÓN: ALINEACIÓN
 Alinear a la Parte Superior: Ajusta el texto a la parte superior de la
celda.
 Alinear en el Medio: Ajusta el texto para que este centrado entre la
parte superior e inferior de la celda.
 Alinear a la Parte Inferior: Ajusta el texto en la parte inferior de la
celda.

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 Orientación: Gira el texto en un ángulo diagonal o una orientación
vertical.
 Alinear Texto a la Izquierda: Ajusta el texto a la izquierda.
 Centrar: centra el texto.
 Alinear Texto a la derecha: Ajusta el texto a la derecha.
 Justificar texto: Ajusta el contenido para que visible en una celda
mostrándolo en barias líneas.
 Combinar y Centrar: Une o separa las celdas seleccionadas. Permite
poner el texto al centro de la celda.

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 Disminuir sangría: Reduce el margen entre el
bordo y el texto de la celda.
 Aumentar sangría: Aumenta el margen entre el
bordo y el texto de la celda.
 Ajustar texto: Por defectos introducimos un texto en una celda y éste no
cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido,
si activamos esta opción, el contenido de la celda se tendrá que visualizar
exclusivamente en esta, para ella aumenta la altura de la fila y el
contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
 Combinar y centrar: Permite combinar dos o más celdas seleccionadas
en una sola celda aplicando al texto que contenga una alineación al
centro.
 Formato de celdas: Muestra el cuadro de dialogo de formato de celdas
con las opciones de alineación.

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Ejemplo utilizando la sección –alineación-
SECCIÓN: NÚMERO
 Formato de Número. - Designación a las cantidades en las celdas.
 Formato de Numero de Contabilidad: Se representará en unidades
monetarias.
 Formato de número: Permite aplicar el tipo de datos que contiene la
selección

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 Estilo Porcentual: Se representará en porcentajes.
 Estilo millares: Aplica el separador de mil y coma de separador de
decimales.
 Aumentar decimales: Permite ampliar el número de decimales
 Disminuir decimales: Permite reducir el número de decimales
 Formato de celdas: Muestra el cuadro de dialogo de formato de celdas
con las opciones de número.
Ejemplo utilizando la sección –número-

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SECCIÓN: ESTILO
El grupo estilos incluye los comandos principales para aplicar estilos a las celdas
y tablas.
Formato condicional.: Permite resaltar celdas basados en criterios. Si
pulsamos sobre la flecha mostrará las opciones:
 Resaltar reglas de celdas.
 Reglas superiores e inferiores.
 Barra de datos.-Muestra galería de barra de datos para relleno con
degradado o con sólido. Escala de color. Muestra galería de estilos de
escala de color para el formato condicional.

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 Conjunto de iconos. -Muestra galería de iconos para aplicar a la
condición
 Nueva regla. -Permite insertar una nueva regla de la selección.
 Borrar reglas. -Permite borrar reglas del formato condicional.
 Administrar reglas. -Permite editar las reglas de formato condicional.
Dar formato como tabla: Convierte la selección en tabla y aplicar un estilo de
tabla predefinido si pulsamos sobre la flecha mostrará las opciones:
 Galería de estilos de tabla. - Al situar el cursor sobre las muestras se
aplicará el borde color de fondo y color de fuente en la selección como
vista previa.
 Nuevo estilo de tabla. - Permite definir un nuevo estilo de tabla con
nuestras preferencias.
 Nuevo estilo de tabla dinámica. - Permite definir un nuevo estilo de tabla
dinámica con nuestras preferencias.

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Estilos de celda: Aplica un formato a celdas con los estilos predefinidos si
pulsamos sobre la flecha mostrará las opciones:
 Galería de estilos de celda. - Al situar el cursor sobre las muestras de
aplicar al borde color de fondo y color de fuente en la selección para vista
previa.
 Nuevo estilo de celda. - Permite definir a un nuevo estilo con nuestras
preferencias.
 Combinar estilos. - Permite copiar de un libro los estilos para aplicarlo
a otro libro.

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Ejemplo utilizando la sección de –estilos-
Pasos para personalizar una tabla con todas sus secciones
Selecciona la cantidad de filas que se desea personalizar
Dirigirnos a la flecha que se encuentra en la parte inferior derecha de cualquier
sección.

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En ella, elegimos a gusto el borde y relleno de las celdas, la alineación del texto,
su tipo de letra y su protección.
Si la celda contiene números, se puede modificar su formato.
SECCIÓN: CELDAS
El grupo de celdas incluye los comandos principales
para trabajar con celdas, filas, columnas y hojas
Insertar: Inserta celdas, filas o columnas en la hoja
o tablas. Si pulsamos sobre la flecha mostrará las
opciones:
Insertar celdas. - Elimina la celda desplazando las continuas o eliminando la
fila o la columna sobre la selección.

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Insertar fila de hoja. - Inserta una nueva fila encima de la selección.
Insertar columnas de hoja. - Inserta una nueva columna a la izquierda de la
seleccionada.
Insertar hoja. - Inserta una nueva hoja de cálculo al libro.
Eliminar: Elimina las celdas, filas o columnas en la hoja o tablas. Si pulsamos
sobre la flecha mostrará las opciones:

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Eliminar celdas. - Insertar una nueva celda desplazando las continuas o
insertando fila o columna sobre la selección.
Eliminar filas de hojas. - Elimina la fila de la selección.
Eliminar columnas de hoja. - Elimina la columna de la selección.

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Eliminar hoja. - Elimina la hoja activa del libro.
Formato: Permite modificar el alto de filas, ancho de columnas, organizar las
hojas, proteger y ocultar las celdas. Si pulsamos sobre la flecha mostrará las
opciones:
 Tamaño de celda. - Permite aplicar alto de fila, autoajustar el alto de
fila, ancho de columna, autoajustar el ancho de columna y aplicar el ancho
predeterminado.

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 Visibilidad. - Permite mostrar u ocultar las filas, columnas y hojas.
 Organizar hojas. - Permite cambiar el nombre de las hojas, mover o
copiar hojas y aplicar color de etiquetas.

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 Protección. - Permite bloquear celdas y proteger hojas.
 Formato de celdas. - Muestra el cuadro de diálogo de formato de celdas.
SECCIÓN: MODIFICAR
El grupo de modificar incluye los comandos principales para calcular rellenar
datos, borrar, ordenar, filtrar y buscar en el documento.

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Autosuma: Muestra el resultado de la suma de las celdas superiores a la
seleccionada. Si pulsamos sobre la flecha mostrará las funciones básicas:
promedio, contar números, máx., min, o el asistente de funciones.
Pasos para realizar la suma de varias cantidades:
Seleccionamos las cantidades que deseamos sumar ya sea por fila o columnas.
Nos dirigimos a la sección de modificar, en la opción –autosuma- damos clic en
“suma”.

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Rellenar: Rellena celdas adyacentes continuando un modelo. Si pulsamos sobre
la flecha mostrará las opciones:
 Hacia abajo. - Copia el contenido y formato de la celda superior de la
columna seleccionada al resto de la columna.
 Hacia la derecha. - Copia el contenido y formato de la celda izquierda
de la fila seleccionada al resto de la fila.

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 Hacia arriba. - Copia el contenido y el formato de las celdas inferiores
del rango seleccionado en las celdas superiores del mismo rango. El
contenido y el formato copiados reemplazan a los existentes.
 Hacia la izquierda. - Copia el contenido de las celdas que se hayan a la
derecha de la fila seleccionada, al resto de la fila.

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 Otras hojas. - Copia el contenido del primer rango de hoja del grupo
seleccionado, hacia el resto de las hojas del grupo.
 Series. Rellena el rango de celdas seleccionadas con una o más series de
números o fechas. El contenido de las primeras celdas de cada fila o
columna de la selección se utiliza como valor inicial de la serie.
 Borrar: Elimina todo de la celda o seleccionando lo deseado. Si pulsamos

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 Borrar todo. - Borra todo de la selección.
 Borrar formatos. - Borra el formato de la selección.
 Borrar contenidos. - Borra contenido de la selección.
 Borrar comentarios. - Borra los comentarios de la selección.
 Borrar hipervínculos. - Borra los hipervínculos de la selección.
 Quitar hipervínculos. - Quita los hipervínculos de la selección.
Ordenar y filtrar: Organiza los datos para facilitar el análisis. Si pulsamos

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 Ordenar de A a Z.- Ordena los datos seleccionados de manera
ascendente.
 Ordenar de Z a A.- Ordena los datos seleccionados de manera
descendente.
 Orden personalizado. - Muestra el cuadro de diálogo de ordenar, para
ordenar los datos por varios criterios.

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 Filtro. - Activa el filtrado a la selección permitiendo buscar información
por múltiples criterios.
 Borrar. - Borra el filtro y la ordenación de los datos.
 Volver a aplicar. - Vuelve a aplicar el filtro y la ordenación en el
intervalo actual.
SECCIÓN: BUSCAR Y SELECCIONAR
Busca y selecciona un texto, en formato un tipo de información del documento.
Si pulsamos sobre la flecha mostrará las opciones:

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 Buscar. - Busca celdas que coinciden con una descripción especificada.
 Reemplazar. - Busca las celdas que coinciden con la descripción
específica y de forma opcional sustituye su contenido.
 Ir a.- La celda activa se desplacen a un lugar concreto del documento.

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 Ir a especial. - Muestra el cuadro de diálogo de ir a, dónde seleccionamos
al elemento que deseamos desplazarnos.
 Fórmulas. - Selecciona todas las áreas que incluyen fórmulas.

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 Comentario. - Selecciona todas las celdas que incluyen comentarios.
 Formato condicional. - Selecciona todas las celdas que incluyen
formato condicional.
 Constante. - Selecciona todas las celdas que incluyen constantes.
 Validación de datos. - Selecciona todas
las celdas que incluyen validación de
datos.
 Seleccionar objetos. - Permite
seleccionar áreas rectangulares de trazos
de lápiz, formas y texto.
 Panel de selección. - Muestra u oculta
el panel de selección que nos permite
mostrar u ocultar objetos sobrepuestos.

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MENU INSERTAR
En este menú encontraremos varias herramientas que tiene que ver con una
mejor utilización de la información o mejor dicho distribución e orden de esta. Y
poder insertarle objetos, formas y archivos multimedia para una mejor
presentación.
SECCIÓN TABLAS
Tabla Dinámica: Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto
de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una
tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.
Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,
cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Pasos para crear una tabla dinámica
Podremos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos; por
ejemplo, las ventas obtenidas en un año.

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Seleccionamos todos los datos y nos dirigimos al menú insertar y damos clic en
“tabla dinámica”
El cuadro que se presenta nos brinda las opciones de modificar el área de los
datos y la hoja donde se desea ubicar la tabla dinámica. Luego de haber
modificado lo necesario damos clic en aceptar.

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En -campos de tabla dinámica- activamos los rangos
que queremos visualizar en la tabla y los arrastramos
a las áreas de filtros, columnas, filas y valores de
acuerdo a nuestro criterio.
Al seleccionar la tabla automáticamente se activa las
herramientas de tabla dinámica (analizar y diseño)
Analizar: nos ayuda a interpretar los datos de la tabla.
Diseño: Nos permite personalizar la tabla (estilos, diseño)

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Al dar clic en –tablas dinámicas- nos mostrara un cuadro con las tablas
recomendadas de acuerdo a nuestros datos.
Ejemplo con los datos anteriores.
Pasos para eliminar una tabla dinámica.
Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en
su totalidad y presionar la tecla Supr.

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Tabla: Crea una tabla para ab ministrar y analizar datos relacionados. Una
tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que
la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los
campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla
de base de datos, de hecho, también se denominan listas de base de datos.
Pasos para crear una tabla:
Podremos crear una tabla a partir de unos datos que ya tenemos; por ejemplo,
las ventas obtenidas en un año.
Nos aparecerá este recuadro, donde nos da la opción de modificar el área de los
datos, damos clic en aceptar.

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Al seleccionar la tabla, nos aparecerá sus herramientas, las mismas que nos
permiten personalizar la tabla.
Las tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja más
fácilmente
SECCIÓN: ILUSTRACIONES
Podemos insertar imágenes no clasificadas como prediseñadas, como pueden ser
imágenes fotográficas creadas por nosotros o descargadas desde internet.

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Imagen: Inserta una imagen desde un archivo externo.
Una vez insertada la imagen deseada, se podrá cambiar su formato.
Imágenes en línea: Inserta imágenes buscadas en internet
Formas: Inserta formas previamente prediseñadas como círculos, rectángulos,
flechas etc.

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De igual manera, al insertar una forma se pude modificar su formato.
SmartArt: Inserta un gráfico SmartRart para dar información visualmente.
En algunas se puede insertar información e imágenes.

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Al insertar un gráfico SmartArt, automáticamente se abren las opciones de
diseño y formato de gráfico.
Tomar una captura de pantalla: Agrega rápidamente una instantánea de
cualquier ventana que este abierta en el escritorio al documento

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SECCIÓN: APLICACIONES
Al vincular una cuenta se puede buscar aplicaciones relacionadas con Excel en
la tienda Ofiice
SECCIÓN: GRÁFICOS
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y
facilita su interpretación.
Gráficos recomendados: Permite insertar gráficos de acuerdo a los datos
registrados y seleccionados en tu libro.

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También se puede agregar cualquier grafico dando clic en -todos los
gráficos.
 Columna: Inserta un gráfico de columna.
 Línea: Inserta un gráfico de línea.

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 Circular: Inserta un gráfico circular.
 Barra: Inserta un gráfico de barras.
 Área: Inserta un gráfico de áreas.

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 Dispersión: Inserta un gráfico de dispersión, también conocido como
gráfico xy.
 Insertar gráfico de cotización, de superficie o radial: Permite hacer clic en
la flecha para ver los diferentes tipos de gráficos de cotización, de
superficie o radiales disponibles.
 Insertar grafico combinado: Permite usar este tipo de grafico para
resaltar diferentes tipos de información. Se puede usar cuando la gama
de valores del grafico varía ampliamente o cuando hay tipos combinados
de datos.

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 Grafico dinámico: Permite usar gráficos dinámicos para resumir los
datos gráficamente y explorar datos complejos.
Los gráficos dinámicos son como los gráficos normales, solo que muestran
los datos de una tabla dinámica. Al igual que un gráfico normal, podrás
seleccionar un tipo de gráfico, el diseño y el estilo para representar mejor
los datos.
Grafico dinámico y tabla dinámica.

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Al insertar el grafico deseado automáticamente se visualizará las opciones de
diseños y formato para dicho gráfico.
Estas opciones nos permiten personalizar nuestro grafico ya sea en sus bordes,
relleno, contorno de la forma, colores, etc
Además, dentro del grafico también se puede modificar su leyenda, serie, titulo,
rango, etc.
Elementos de gráfico: Agrega o cambia elementos del gráfico, como el título,
la leyenda, las líneas de división y las etiquetas de datos.

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Estilos de gráfico: Establece un esquema de color y estilo para su gráfico.
Filtros de gráficos: Modifica que puntos de datos y nombres son visibles para
su gráfico.

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SECCIÓN: INFORMES
POWER es una experiencia interactiva de exploración,
visualización y representación de datos que forman la
elaboración intuitiva de informes
SECCIÓN: MINIGRÁFICOS
Son gráficos muy pequeños que caben dentro de una celda y nos permiten
mostrar el comportamiento de los datos a través del tiempo o representar las
variaciones que existen en la información.
Existen tres tipos diferentes de mini gráficos:
 Línea: Similar a un gráfico de línea
 Columna: Similar al gráfico de columnas.
 Ganancia o pérdida: Este tipo de mini gráfico no tiene parecido con ningún
gráfico de Excel ya que solo representa dos tipos de valores: ganancias o
pérdidas. Un cambio positivo en los datos será representado como
ganancia mientras que un cambio negativo como pérdida.
En la siguiente imagen puedes observar cada uno de los tipos de mini gráficos
en el mismo orden en que fueron mencionados:

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SECCIÓN: FILTROS
Segmentación de datos: Inserta una segmentación de datos para filtrar datos
de manera interactiva. La segmentación de datos agiliza y facilita el filtrado de
las funciones de cubos, tablas, tablas dinámicas y gráficos dinamizados. Ejemplo
con tabla dinámica:
De igual manera se puede personalizar en la opción de herramientas de
segmentación de datos.
Escala de Tiempo: Insertan un control de escala de tiempo para filtras fechas
de manera interactiva.
Pasos para crear una escala de tiempo con tabla dinámica:
Haga clic en cualquier lugar de una tabla dinámica para mostrar las
Herramientas de la tabla dinámica.

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Haga clic en Analizar > Insertar escala de tiempo.
En el cuadro de diálogo Insertar escalas de tiempo, active las casillas de los
campos de fecha que desee y haga clic en Aceptar.
En la parte derecha del recuadro encontramos una pestaña en la que podemos
elegir el periodo de tiempo que nos muestra la escala. Podemos seleccionar años,
trimestres, meses y días.

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SECCIÓN: VÍNCULOS
Hipervínculos: Crea un hipervínculo a una página web, una imagen, una
dirección de correo electrónico o un programa.

63
SECCIÓN: TEXTO
Cuadro de Texto: Inserta un cuadro texto para colocarlo cualquier parte de la
página.
Encabezado Pie de Página: Edita el encabezado o pie de página del
documento.
WordArt: Inserta texto decorativo en el documento.

64
Línea de Firma: inserta una línea de firma que especifique a la persona que
debe firmar.
Objeto: Inserta un objeto incrustado.

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SECCIÓN: SÍMBOLOS
Ecuaciones: Agrega ecuaciones matemáticas comunes al
documento, como el área de un circulo o la formula
cuadrática. También puede crear sus propias ecuaciones
con la biblioteca de estructuras y símbolos matemáticos
de Word.

66
Símbolo: Inserta caracteres que no existen en el teclado.

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MENU DISEÑO DE PÁGINA
Permite cambiar los márgenes, tamaño y orientación de página, definir el área
de impresión, establecer saltos de página, especificar qué filas y columnas se
imprimen en cada página.
SECCIÓN: TEMAS
Temas: Cambia el diseño general del todo el documento incluidos los colores las
fuentes y los efectos.
Colores: Cambia los colores del tema actual.

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Fuentes: Cambia la fuente del tema actual.
Efectos: Cambia los efectos del tema actual
SECCIÓN: CONFIGURAR PÁGINA
Márgenes: Establece el tamaño del margen del documento actual.

69
Orientación: Cambia el diseño de la página entre horizontal y vertical.
Tamaño: Elige el tamaño del papel actual.
Área de impresión: Marca un área específica de la hoja para imprimirla.
Saltos: Especifica el inicio de una nueva página copia impresa.
 Fondo: Elije una imagen para el fondo de la hoja.

70
Imprimir títulos: Especifique las columnas que se repetirán en cada página
impresa.
SECCIÓN: AJUSTES AREA DE IMPRESIÓN
Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresión.
Alto: Reduce el alto de impresión.
Escala: Reduce o aumenta el porcentaje de impresión de tamaño real.
SECCIÓN: OPCIONES DE LA HOJA

71
Líneas de la cuadricula ver: Muestra las líneas entre filas y columnas de la
hoja para facilitar la lectura.
Líneas de la cuadricula imprimir: Imprime las filas y columnas para
facilitar la vista de impresión.
Encabezados ver: Muestra los encabezados de filas y columnas
Encabezados imprimir: Imprime los encabezados de filas y columnas.
SECCIÓN: OPCIONES DE LA HOJA
Traer al frente: Sirve para traer algo hacia adelante.

72
Enviar al fondo: Sirve para enviar al fondo un objeto u otra cosa
Panel de selección: Muestra el panel de selección para mostrar objetos
individuales.
Alinear: Ajusta los bordes de varios objetos seleccionados.
Agrupar: Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar uno solo.
Girar: Gira o voltea el objeto Seleccionado.

73
MENU REVISAR
Sirve para revisar la ortografía y gramática, buscar una palabra en un
diccionario de sinónimos, revisar marcas o cambios realizados por otras
personas y comparar documentos. La ficha revisar permite proteger las hojas
de cálculo y libros de trabajo mediante contraseña.
SECCIÓN: REVISIÓN
Ortografía y gramática: Comprueba la ortografía y gramática del texto en el
documento.
Referencia: Abre el panel de tareas de referencia como diccionarios,
enciclopedias y servicios de traducción.
Sinónimos: Sugiere otras palabras como significado parecido a otras palabras
que ha Seleccionado

74
SECCIÓN: IDIOMA
Traducir: Traduce el texto Seleccionado en un idioma
diferente.
Sugerencia de información en pantalla para
traducción: Habilita la información en la pantalla que
traduce palabras en otro idioma en la que se detiene el
cursor.
SECCIÓN: COMENTARIOS
Nuevo comentario: Agrega un
comentario sobre la selección.
Eliminar: Elimina el comentario
Seleccionado.
Anterior: Va al comentario anterior
del documento.
Siguiente: Se desplaza al siguiente
comentario de documento.

75
MENU VISTA
Sirve para cambiar la forma de ver la hoja de trabajo, permite ver u ocultar las
líneas de la cuadrícula que forman las celdas de la hoja de trabajo, además de
ajustar el zoom del documento (acercar o alejar el contenido).
SECCIÓN: VISTA DEL LIBRO
Normal: Muestra el documento en vista normal.
Ver salto de página: Muestran donde aparecerán los saltos de página al
imprimir el documento.

76
Diseño de página: Se trata de un buen método para ver donde empiezan y
acaban las páginas, y para ver encabezados y pies de páginas.
Vista personalizada: Guarda la visualización actual e imprime la
configuración como una vista personalizada
SECCIÓN: MOSTRAR

77
Regla: Permite ver y establecer tabulaciones, mover bordes de tabla y alinear
los objetos en el documento.
Líneas de la cuadricula: Muestra las líneas entre filas y columnas en las
hojas para facilitar su lectura.
Barra de fórmulas: Muestra la barra de fórmulas para que pueda ver las
fórmulas de las celdas.
Títulos: Muestra los encabezados de las filas y columnas.

78
SECCIÓN: ZOOM
Zoom: Nos proporciona una ayuda a la lectura a manera que se sienta la
persona cómoda.
100%: Aplica un zoom del 100% al documento. Vista normal.
Ampliar selección: Acerca la vista en la hoja de cálculo para que el rango de
celdas seleccionado rellene toda la ventana.

79
SECCIÓN: MOSTRAR
Nueva ventana: Abre una segunda ventana del documento para que pueda
trabajar en distintos sitios al mismo tiempo.
Organizar todo: Apila las ventanas abiertas para que pueda verlas todas a la
vez.
Inmovilizar: Apila las ventanas abiertas para que pueda verlas todas a la vez.

80
Dividir: Divide la ventana en varios paneles que se desplazan por separado.
Ocultar: Oculta la ventana actual.
Mostrar: Muestra las ventanas ocultas que se han hecho con la función ocultar.
Ver en paralelo: Muestra todo el documento en paralelo para comparar el
contenido.

81
Desplazamiento sincronizado: Permite desplazar juntos dos documentos en
paralelo.
Reestablecer posición de la ventana: Permite colocar los documentos que
se quieren comparar en paralelo.
Cambiar ventanas: Cambia rápidamente a otra ventana abierta de Excel.

82
SECCIÓN: MACROS
Nos ayuda a ver, grabar, detener o eliminar una macro.
Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos
cotidianamente de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo.
Una macro no es más que una serie de comandos o instrucciones que
permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea
necesario y cuantas veces lo deseemos.

83
MENU DATOS
Como su nombre lo indica el menú datos se utiliza para ordenar los datos por
ejemplo en orden ascendente o descendente por fechas por números.
SECCIÓN: OBTENER DATOS EXTERNOS
Desde Access: Importa datos desde de una base de datos de Microsoft Access
Pasos para Importar datos desde Access:
Para agregar desde Access se debe tener un documento en dicha aplicación ya
guardado:
En Excel nos aparecerá este recuadro con las propiedades del vínculo de
datos que deseemos modificar.

84
Luego de dar clic en aceptar nos mostrara un recuadro solicitando especificar
la información señalamos la opción “DB_MODE_READ”
Podemos personalizar nuestra tabla en “herramientas de diseño de tabla” en
la parte superior.

85
Desde web: Importa datos de una página web
Desde texto: Importa datos de un archivo de datos
De otras fuentes: No importa datos de otros orígenes de datos

86
Conexiones existentes: Conecta un origen de datos externos seleccionado de
una lista de datos usados frecuentemente
SECCIÓN: CONEXIONES
Actualizar todo: Actualiza la información de libro que provenga de una
fuente de datos
Ejemplo:
Retomamos la tabla insertada de Access

87
Cambiamos los datos en el documento de Access
Volvemos a Excel y marcamos la opción de actualizar todo, la tabla modificara
los datos cambiados recientemente.
Conexiones: Muestra todas las conexiones para el libro
Propiedades: Especifica la manera en que se actualizarán las celdas
conectadas a un origen de datos.

88
Editar vínculos: Muestra todos los archivos a los que está vinculado la hoja de
cálculo para que actualice o quite los datos.
SECCIÓN: ORDENAR Y FILTRAR
Ordenar de A a Z: ordena la selección para que los valores más bajos se
encuentren en la parte superior de la columna
Ordenar de Z a A: ordena la selección para que el valor más alto se encuentre
en la parte superior de la columna

89
Ordenar: inicia el cuadro de dialogo “ordenar” para ordenar los datos basados
en varios criterios a la vez
Filtro: Habilita el filtro de celdas seleccionadas.
Borrar: Borra el filtro y el estado de ordenación del rango actual de datos

90
Volver a aplicar: vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el intervalo actual
Avanzadas: Especifica criterios complejos para limitar los registros que se
incluirán en los registros de resultados de una consulta
SECCIÓN: HERRAMIENTAS DE DATOS
Texto de columnas: Divide el texto de una celda de Excel en varias columnas.
Pasos para dividir el texto en columnas:
Determinamos que el texto que queremos dividir se encuentre ubicado en una
sola celda.
Seleccionamos dicha celda y nos dirigimos a la pestaña de datos y damos clic
en Texto de columnas.

91
Luego de haber visualizado y modificado a gusto el primer paso damos clic en
siguiente y seguimos las reglas que se establece:
Modificamos el último paso y damos clic en finalizar

92
Los datos se distribuirán en diferentes celdas de acuerdo a los datos modificados.
Relleno rápido. - Rellena automáticamente los valores.
Se debe escribir un par de ejemplos como resultado y mantener la celda activa
en la columna que se vaya a rellenar.
Quitar duplicados: Quita las duplicadas de una hoja.
Para eliminar duplicados, se debe seleccionar una o varias columnas que
contengan duplicados.

93
Validación de datos: Evita la entrada de datos no validos en una celda.
Permite insertar un circulo sobre los datos no permitidos en las celdas
Ejemplo: Mostrar los estudiantes menores de edad de la siguiente lista:
Consolidar: Cambia valores de varios rangos en un nuevo rango.
Resume los datos de intervalos distintos y consolida los resultados en un solo
intervalo de resultados.

94
Relaciones: Crea o edita las relaciones entre tablas para mostrar los datos
relacionados de distintas tablas del mismo informe
SECCIÓN: ESQUEMA
Agrupar: Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas.

95
Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente.
Subtotal: Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando
automáticamente subtotales y totales para las celdas seleccionadas.
Ejemplo:
Establecer y seleccionar una tabla donde ser requiera realizar alguna función
matemática.

96
Ir a la opción de subtotal y modificar las casillas que se desee y dar clic en
aceptar.
Se mostrará la tabla con sus respectivos subtotales de cada área, su total final y
su esquema

97
MENÚ FÓRMULAS
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese
código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la
celda.
SECCIÓN: BIBLIOTECA DE FUNCIONES
Insertar función: Edita la fórmula de la celda actual seleccionando las
funciones y editando los argumentos.
Ejemplo con la función promedio:
Autosuma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente
después de las celdas Seleccionadas.
Ejemplos con las cinco funciones principales:

98
Recientes: Busca y selecciona de la lista la más usadas y selecciona.
Ejemplos con la función fecha. Mes:
Lógicas: Examina y selecciona de una lista las funciones lógicas.
Ejemplos con la función SI:
Texto: Examina y de una lista y selecciona la función de texto.
Ejemplos con la función concatenar (Une varios elementos de texto en uno
solo):

99
Fecha y hora: Examina y selecciona de una lista, las funciones de fecha y
hora.
Ejemplos con la función AÑO, MES, DÍA:
Búsqueda de referencias: Examina y selecciona de una lista las funciones
búsqueda y referencias.
Ejemplos con la función ÁREAS:

100
Matemáticas y trigonométricas: Examina y selecciona de una lista las
funciones matemáticas y trigonométricas.
Más funciones: Examina y selecciona de una lista las funciones de
estadísticas, de ingeniera del cubo y de la función.
 Estadística

101
 Ingeniería
 Cubo
 Información
 Compatibilidad
 Web

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