Creación de un crono-grama de actividades Modelo de acta de reunión. Mapa de funciones con sus componentes: función principal, función clave y contribuciones individuales. Manual de funciones. Tomando como referencia la INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR - ITFIP, en su área de BIENESTAR UNIVERSITARIO.

1. ESTUDIANDO LA GESTION
POR COMPETENCIAS
DE LA INSTITUCION DE
EDUCACION SUPERIOR ITFIP
ERIKA TATIANA REYES HERNANDEZ
TATIANA RODRIGUEZ PRADA
MARLY PAOLA VARGAS SAENZ
INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR “ITFIP”
ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA
TECNOLOGIA EN GESTION EMPRESARIAL
GESTION POR COMPETENCIAS
EL ESPINAL – TOLIMA
2013
1

2. Tabla de contenido
INTRODUCCION ........................................................................................................................................ 3
1.
MISIÓN ................................................................................................................................................ 5
2.
VISIÓN ................................................................................................................................................. 6
3.
ORGANIGRAMA OPERACIONAL ................................................................................................... 7
4.
TALENTO HUMANO ......................................................................................................................... 8
4.1.
Metodología De Contratación ........................................................................................................... 8
4.2.
Tipos De Contratación ...................................................................................................................... 8
4.3.
Carrera Empresarial ........................................................................................................................ 10
5.
MODELO DE ACTA DE REUNION ................................................................................................ 11
............................................................................................................................................................ 11
6.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .............................................................................................. 13
7.
MAPA DE FUNCIONES ................................................................................................................... 14
.................................................................................................................................................................... 15
.................................................................................................................................................................... 15
8.
FICHA TECNICA DE ESTANDARIZACION ................................................................................. 16
TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS TECNOLOGICOS: .................................................................. 18
TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS TECNOLOGICOS: .................................................................. 19
9.
MANUAL DE FUNCIONES ............................................................................................................. 21
TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS TECNOLOGICOS: .................................................................. 23
CONCLUSIONES ...................................................................................................................................... 24
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ........................................................................................................ 26
2

3. INTRODUCCION
La gestión por competencias empleada en la
administración de los recursos humanos,
comprende la necesidad inmediata de optimizar y aprovechar las habilidades, destrezas,
conocimientos, actitudes y aptitudes de un colaborador, y así operarlas de la manera más
adecuada y concurrente posible en el medio, para dicha cuestión este trabajo se inclina por
tomar como ejemplo la Institución de Educación Superior – ITFIP, donde de una u otra manera
la totalidad de sus propósitos en motivación y del buen manejo de su talento humano es dirigido
a la profesionalidad que toma la institución ante la sociedad, como consecuencia a esta
investigación, se busca esclarecer y exponer la metodología que aplican con los profesores,
directivos y funcionarios en esta institución, tanto en su trayectoria profesional cuando se hace
énfasis desde su contratación y el de su desarrollo personal cuando es conducente a la carrera
profesional y las oportunidades que a esta se les brinda.
Es de destacar que en primera instancia se entabla el conocimiento de manera global de la misión
y la visión de la institución, encaminada en la búsqueda de su progreso, mostrando lo que ofrece
momentáneamente, de esta misma manera exhibe la estructura organizacional por procesos en el
organigrama operacional, dando a conocer la forma por la cual está compuesta dicha institución
y la manera en que se esclarece la conformación y ubicación de su talento humano junto con las
actividades encaminadas a dichas profesiones u oficios.
Adicionalmente por medio de este trabajo se busca comprender, analizar y aprender la
importancia de un mapa de funciones o mapa funcional y recordar el valor de un manual de
3

4. funciones; en cuanto al mapa funcional se puede reconocer que es necesario para cada puesto de
trabajo de esta forma la persona que ocupe determinado cargo estará en capacidad de cumplir el
propósito clave por medio del cumplimiento de las contribuciones individuales que a su vez
ayudaran a cumplir las funciones claves, en el instante en que una persona alcanza la
optimización del propósito principal está ayudando a la Institución a escalar hacia el
cumplimiento de su misión.
En este escrito se desglosa sobre el área de Bienestar Universitariode la Institución de Educación
Superior - ITFIP, redactando la importancia de la mismay mencionando las pautas para que el
propósito de estase cumpla, se representa una ficha técnica de estandarización que ayuda a
definir el criterio de desempeño, el conocimiento, el campo de aplicación y evidencias de cada
contribución individual y que conjuntamente contribuirá al desarrollo del manual de funciones.
4

5. 1. MISIÓN
El ITFIP como Institución de Educación Superior, forma integralmente al ser humano por
competencias a través de programas académicos y servicios para generar, transformar, aplicar y
difundir conocimientos y tecnologías en la solución a necesidades del entorno regional y
nacional.
5

6. 2. VISIÓN
Al 2019 el ITFIP será una institución universitaria que forme con calidad, responsabilidad social
y ambiental, mediante programas académicos acreditados de alta calidad, dándole oportunidad a
la sociedad que genere un proyecto de vida que transforme su entorno y contribuya al desarrollo
regional y nacional en un contexto internacional.
6

7. 3. ORGANIGRAMA OPERACIONAL
7

8. 4. TALENTO HUMANO
4.1.Metodología De Contratación
La empresa realiza una contratación directa, abriendo concursos cuando se encuentran vacantes,
mediante resolución.
Referente a los funcionarios, se rigen bajo la Ley 909 de 2004, Por la cual se expiden normas que
regulan el empleo público, la carrera administrativa,
gerencia publica, y se dictan otras
disposiciones.
Al hablar de los docentes la contratación se hace basándose en el acuerdo número 032
(Diciembre 21 de 2005), Por el cual se adopta el Estatuto Docente del INSTITUCION
TOLIMENSE DE FORMACION TECNICA PROFESIONAL – ITFIP.
Teniendo en cuenta este acuerdo se menciona que, los docentes de tiempo completo o medio
tiempo podrán ejercer temporalmente funciones administrativas cuando la entidad lo requiera.
4.2.Tipos De Contratación
De acuerdo con el tipo de vinculación los docentes de la institución, podrán ser de:
Por horas catedra
8

9. De medio tiempo
De tiempo completo
Ocasionales
Provisionales
La vinculación del personal docente del ITFIP, podrá ser:
Por nombramiento en la planta de personal docente:
De carrera: Es profesor de carrera la persona natural inscrita en el escalafón docente de la
institución, de acuerdo con los requisitos establecidos en el reglamente. Su vinculación será por
concurso público de méritos y mediante nombramiento.
En periodo de prueba: Docentes nombrados de planta de medio tiempo o tiempo completo,
previo concurso de méritos durante los primeros cuatro meses de vinculación.
Por vinculación especial:
De catedra: Son aquellos docentes vinculados por hora catedra para un periodo académico.
Ocasional: Son docentes ocasionales aquello que con dedicación de tiempo completo o medio
tiempo, sean requeridos transitoriamente por la institución para un periodo inferior a un año.
En provisionalidad: Mientras se provee el cargo en propiedad por concurso de méritos, o para
suplir ausencias temporales de docentes.
9

10. 4.3.Carrera Empresarial
Los funcionarios y/o docentes, tienen oportunidad de ascender inscribiéndose en los momentos
en que se presente concurso para ocupar un determinado cargo que se encuentre vacante.
A los colaboradores de la entidad se les brindan capacitaciones, en diversas oportunidades.
En lo referente al estudio, pueden solicitar estímulos educativos utilizando los convenios que
oferta la Institución, y solicitar créditos.
10

11. 5. MODELO DE ACTA DE REUNION
Hora en la que inicia la reunión
y hora en la que finaliza,
especificando A.M o P.M
ACTA No.
__ de 20__
Se escribe
el número
de acta y el
año.
FECHA: __
de ______ de
20__
Fecha de la
reunión
DD/Mes/A
AAA
HORA INICIO:
__:__ __
HORA
FINALIZACION:
LUGAR:
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
Lugar en que se realiza la
reunión
__:__ __
OBJETIVO DE LA REUNIÓN:
Lo que se pretende obtener con la
reunión.
RESPONSABLES DE LA REUNION:
Nombres y apellidos de las personas responsables de
la reunión, seguidos de su cargo.
CONVOCADOS / ASISTENTES
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO – DEPENDENCIA
ASISTIO
SI
Nombres y apellidos de
las personas convocadas a
la reunión
Cargo y dependencia a la
que
pertenece
cada
convocado, por orden
jerárquico
11
NO
Si la persona
convocada
asistió o no a
la reunión, se
marca
con
una X, en la
casilla
correspondien
te

12. En la reunión se tomaron las siguientes decisiones:
AGENDA
Los puntos previamente establecidos y que deben desarrollarse en el transcurso de la
reunión.
DESARROLLO DE AGENDA
Como se desarrollaron las actividades durante la reunión, los aspectos más importantes.
Establecer en que instante se finaliza la primera sesión, y que puntos se trataron en ella.
Especificar a que hora se inicia la segunda sesión, y la hora en que finaliza la reunión.
ANEXOS
NO (_) SI (_)
Si existen anexos o no, se debe marcar con
una X según corresponda
ELABORO:
Nombres y apellidos de la persona que elaboro el acta
REVISO
Nombres y apellidos de la persona que verifico el acta
:
En constancia firman:
PRESIDENTE DE LA REUNION
SECRETARIO (A) DE LA REUNION
Firma
_______________________________
Firma
______________________________
Nombres y apellidos de quien preside la
reunión
Nombres y apellidos de quien toma apuntes
de la reunión
Cargo – Dependencia o área
Cargo – Dependencia o área
12

13. 6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
En el siguiente cronograma se estipula el plan de trabajo para elaborar el mapa de funciones.
DURACION
ACTIVIDADES
(ENFECHAS, NUMERO DE
RESPONSABLES
PRODUCTO
SESIONES, 4 SESIONES POR
SEMANA)
Elaboración del
propósito principal
Inicio de sesiones:
18/10/2013
Jefes del área y
Primera parte del
vicerrectoría
mapa de funciones.
para el mapa de
2 sesiones
funciones
Una por hora (2hrs)
Elaboración
10 sesiones
Recursos Humanos,
Mapa funcional
funciones claves y
De (3hrs) por sesión
profesionales y
terminado.
funciones
individuales del mapa
académica.
Fin de sesiones:
asesores de la
03/11/2013
dependencia.
funcional
13

14. 7. MAPA DE FUNCIONES
PROMOVER
EL
1. Buscar
una
consolidaciónpara
la formación de la
cultura
democrática
y
ciudadana
DESARROLLO
FÍSICO,
PSICOAFECTIVO,
ESPIRITUAL
Y
SOCIAL PARA TODA
LA
COMUNIDAD
INSTITUCIONAL
ACUERDO
A
ATRIBUCIONES
MARCOS
DE
SUS
2.Desarrollar
programas
de
prevención y servicios
de salud, como garantía
al bienestar de toda la
comunidad
1.2
Apoyar
la
fomentación de desarrollo
en proyectos, planes,
programas y actividades
dirigidas a mejorar la
comunicación
efectiva
entre las personas y
dependencias, en el clima
organizacional.
2.1Realizar actividades
relacionadas con la salud
física y emocional de las
personas que componen
la
comunidad
universitaria.
2.2 Planear, coordinar y
controlar el programa
de electivas, llevando el
archivo de notas y
estadísticas semestrales.
Y
LEGALES
DE LA INSTITUCION
DE
1.1 Definir métodos de
participación ciudadana
dentro de las decisiones
de la institución en busca
de alguna reforma o
actividad estratégica.
EDUCACION
SUPERIOR ITFIP
3. Coordinar con las
diferentes
dependencias
la
realización
de
proyectos,
planes,
programas
y
actividades.
14
3.1 Organizarcongresos,
seminarios,
actos
culturales, deportivos,
recreativos,
de
integración
y
cooperación,
gestionando
la
satisfacción
de
las
necesidades
de
la
comunidad.

15. 4. Planear, promover
y
organizar
la
conformación
de
grupos institucionales
en todas las áreas que
integran el Bienestar
Universitario
15
4.1
Gestionar
el
programa de electivas,
llevando el archivo de
notas
y
estadísticas
semestrales.
4.2
Desarrollar
programas preventivos en
salud
física,
mental,
afectiva, espiritual y
ambiental.(Acuerdo 001
del 26 de Noviembre de
2002 expedido por el
Consejo Académico).

16. 8. FICHA TECNICA DE ESTANDARIZACION
1. Buscar
una
Consolidaciónpara
la
formación de la cultura democrática y
Título de la NCL
ciudadana.
1.1
Definir
métodos
de
participación
ciudadana dentro de las decisiones de la
institución en busca de alguna reforma o
actividad estratégica.
TITULO DEL ELEMENTO DE
COMPETENCIA
1.2 Apoyar la fomentación de desarrollo en
proyectos, planes, programas y actividades
dirigidas a mejorar la comunicación efectiva
entre las personas y dependencias, en el clima
organizacional.
16

17. Buscar una Consolidación para la formación
TITULO DE LA NORMA
de la cultura democrática y ciudadana.
Definir métodos de participación ciudadana
dentro de las decisiones de la institución en
TITULO DEL ELEMENTO DE
COMPETENCIA LABORAL
busca
de
alguna
reforma
o
actividad
estratégica.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO
Supervisión
y
control
del
Buzón
CONOCIMIENTO Y COMPRENSION
ESENCIALES
de 1. Se debe conocer plenamente el
sugerencias, quejas y reclamos registrando y
ACUERDO NUMERO 033 (Diciembre 21
gestionando la solución.
de 2.005). – Por el cual se expide el
Verificación de la Participación de los
Reglamento
Estudiantil
estudiantes
Tolimense
de
en
la
elección
de
su
representante alconsejo de facultad, consejo
directivo y consejo académico.
Control
de
la
participación
de
los
funcionarios, docentes y estudiantes, en los
procesos de Votación para la elección
delrector de la institución.
Ejecución de la elección de representante de
los egresados llevada a cabo por los
estudiantes y egresados de la institución.
17
del
Instituto
Formación
Técnica
Profesional – ITFIP -.

18. RANGO DE APLICACIÓN
TIPOS
EVIDENCIAS REQUERIDAS
DE OPERACIÓN DE EQUIPOS DESEMPEÑO: Ejercicios simulando las
TECNOLOGICOS:
actividades en el puesto de trabajo, sobre los
Manual
métodos de participación ciudadana dentro de
Lugar: Institución de Educación Superior –
las decisiones de la institución en busca de
ITFIP.
una
reforma
o
actividad
estratégica
previamente determinada.
CONOCIMIENTO: Prueba oral sobre los
conocimientos esenciales.
PRODUCTO: Un documento en donde se
estipulen
los
métodos
de
participación
ciudadana dentro de las decisiones de la
institución, su procesamiento y las soluciones
de
mutuo
acuerdo
entre
estudiantes,
funcionarios, docentes y directivas.
18

19. Consolidar
TITULO DE LA NORMA
la
formación
de
la
cultura
democrática y ciudadana.
Apoyar la fomentación de desarrollo en
proyectos, planes, programas y actividades
dirigidas a mejorar la comunicación efectiva
TITULO DEL ELEMENTO DE
COMPETENCIA LABORAL
entre las personas y dependencias, en el clima
organizacional.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO
CONOCIMIENTO Y COMPRENSION
ESENCIALES
Servicios complementarios que garantizan 1. Se debe conocer plenamente el
el bienestar de la comunidad académica de
ACUERDO NUMERO 033 (Diciembre 21
la institución en especial de los estudiantes.
de 2.005). – Por el cual se expide el
Ofreciendo y administrando los servicios de
Reglamento
Estudiantil
salud
Tolimense
de
como:
medico,
odontológico,
del
Instituto
Formación
Técnica
Profesional – ITFIP -.
psicológico, y de asesoría espiritual.
Encargada de tratar el control de los
encuentros deportivos, servicio de gimnasia,
encuentros
culturales,
competencias
de
saber y encuentro de egresados.
RANGO DE APLICACIÓN
TIPOS
EVIDENCIAS REQUERIDAS
DE OPERACIÓN DE EQUIPOS DESEMPEÑO: Observaciones directas del
TECNOLOGICOS:
proceso de apoyo a la fomentación de
Manual
desarrollo en proyectos, planes, programas y
Lugar: Institución de Educación Superior –
actividades
19
dirigidas
a
mejorar
la

20. ITFIP.
comunicación efectiva entre las personas y
dependencias, en el clima organizacional.
CONOCIMIENTO: Prueba escrita sobre los
conocimientos y comprensiones esenciales.
PRODUCTO: Un informe donde se redacten
los resultados de la fomentación de proyectos,
planes, programas y dependencias, en el clima
organizacional.
20

21. 9. MANUAL DE FUNCIONES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo:
Director Área de Bienestar Universitario
Estudio o nivel académico:
Licenciado en Educación Física; Psicólogo.
Cargo del jefe inmediato:
Vicerrector Académico
Departamento:
Bienestar Universitario
II. PROPOSITO PRINCIPAL
Promover el desarrollo físico, psico-afectivo, espiritual y social para toda la comunidad
institucional de acuerdo a sus atribuciones y marcos legales de la Institución de Educación
Superior ITFIP.
III. DESCRICION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Buscar una consolidaciónpara la formación de la cultura democrática y ciudadana
2. Desarrollar programas de prevención y servicios de salud, como garantía al bienestar de
toda la comunidad.
3. Coordinar con las diferentes dependencias la realización de proyectos, planes, programas
y actividades.
4. Planear, promover y organizar la conformación de grupos institucionales en todas las
áreas que integran el Bienestar Universitario.
IV. CONTRIUCIONES INDIVIDUALES
1.1 Definir métodos de participación ciudadana dentro de las decisiones de la institución en
busca de alguna reforma o actividad estratégica.
21

22. 1.2 Apoyar la fomentación de desarrollo en proyectos, planes, programas y actividades dirigidas
a mejorar la comunicación efectiva entre las personas y dependencias, en el clima
organizacional.
2.1Realizar actividades relacionadas con la salud física y emocional de las personas que
componen la comunidad universitaria.
2.2 Planear, coordinar y controlar el programa de electivas, llevando el archivo de notas y
estadísticas semestrales.
3.1 Organizar congresos, seminarios,
actos
culturales,
deportivos, recreativos, de
integración y cooperación, gestionando la satisfacción de las necesidades de la comunidad.
4.1 Gestionar el programa de electivas, llevando el archivo de notas y estadísticas semestrales.
4.2
Desarrollar programas preventivos en salud física, mental, afectiva, espiritual y
ambiental.(Acuerdo 001 del 26 de Noviembre de 2002 expedido por el Consejo Académico).
V. CRITERIOS DE DESEMPEÑO
1.1.1 Supervisión y control del Buzón de sugerencias, quejas y reclamos registrando y
gestionando la solución.
1.1.2 Verificación de la Participación de los estudiantes en la elección de su representante al
consejo de facultad, consejo directivo y consejo académico.
1.1.3 Control de la participación de los funcionarios, docentes y estudiantes, en los procesos de
Votación para la elección del rector de la institución.
1.1.4 Ejecución de la elección de representante de los egresados llevada a cabo por los
estudiantes y egresados de la institución.
2.1.1 Servicios complementarios que garantizan el bienestar de la comunidad académica de la
institución en especial de los estudiantes. Ofreciendo y administrando los servicios de
22

23. salud como: medico, odontológico, psicológico, y de asesoría espiritual.
2.1.2 Encargada de tratar el control de los encuentros deportivos, servicio de gimnasia,
encuentros culturales, competencias de saber y encuentro de egresados.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS
1. Se debe conocer plenamente el ACUERDO NUMERO 033 (Diciembre 21 de 2.005). – Por el
cual se expide el Reglamento Estudiantil del Instituto Tolimense de Formación Técnica
Profesional – ITFIP -.
VII. EVIDENCIA DE DESEMPEÑO
1.1.1.1 DESEMPEÑO: Ejercicios simulando las actividades en el puesto de trabajo, sobre los
métodos de participación ciudadana dentro de las decisiones de la institución en busca de
una reforma o actividad estratégica previamente determinada.
2.1.1.1 DESEMPEÑO: Observaciones directas del proceso de apoyo a la fomentación de
desarrollo en proyectos, planes, programas y actividades dirigidas a mejorar la comunicación
efectiva entre las personas y dependencias, en el clima organizacional.
RANGO O APLICACIÓN
TIPOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS TECNOLOGICOS:
Manual
Lugar: Institución de Educación Superior – ITFIP.
23

24. CONCLUSIONES
La gestión por competencias, como se ha mencionado anteriormente, es una nueva filosofía que
además ha logrado tomar importancia, puesto que es aplicada en el ámbito del talento humano; al
analizar esta entidad, La Institución de Educación Superior – ITFIP, se puede razonar que ofrece
facilidad al conocimiento,dado que, el departamento de talento humano tiende a preocuparse
por que sus empleados estén completamente capacitados y además puedan ascender a otros
cargos por medio de concursos momentáneos en el que aparece la oportunidad de una vacante.
Dichos concursos son convocados por la institución y gana quien cumpla con los requisitos, pero
no solo se habla de que tenga las competencias necesarias, si no que adicionalmente debe saber
aplicarlas, es aquí en donde la experiencia y la capacidad para adaptarse a los cambios es tan
importante.
Cabe resaltar el rol que juega en este punto el mapa funcional, las fichas técnicas de
estandarización y el manual de funciones.
El mapa funcional ayuda a reconocer como
determinado cargo, en este caso el Director del área de Bienestar Universitario, ayuda a la
conclusión de la misión de la Institución, los propósitos principales, las funciones esenciales y
las contribuciones individuales juegan en cadena para que cada persona en su cargo desarrolle las
actividades que ayudaran en conjunto al mejoramiento de la organización.
Al establecerse en la ficha técnica de estandarización el criterio de desempeño, los
conocimientos, el campo de aplicación y las evidencias para el buen desarrollo de las
contribuciones individuales, se comprende como todo funciona en cadena para el alcance de la
24

25. optimización de la empresa. Y esto ayuda a la redacción del manual de funciones, dicho manual
le da a entender al colaborador las pautas para el buen desarrollo de sus actividades en el puesto
de trabajo.
Para sintetizar,como estudiantes del espacio académico de Gestión por Competencias de la
facultad de Economía, Administración y Contaduría, de la Institución de Educación Superior –
ITFIP, hemos aprendido por medio del presente trabajo los siguientes puntos:
Aprendimos como realizar un mapa funcional teniendo en cuenta sus tres partes, es
decir su función principal, las funciones claves y las contribuciones individuales.
Experimentamos la forma correcta de plantear un cronograma de actividades.
Asimilamos la importancia de formatos especiales en un panel de expertos, mediante la
realización de un modelo de acta de reunión.
Recordamos y pusimos en práctica el desarrollo de un manual de funciones.
25

26. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Ortiz María Doris; Secretaria; Área de Talento Humano.
Cesar Julio Bravo Saavedra, Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional – TFIP
Programa
de
Bienestar
Universitario,
extraído
el
día
20
de
octubre
de
http://www.itfip.edu.co/index.php/institucional/estructura-administrativa/vicerrectoriaacademica/bienestar-universitario
26
2013,