Manual de Excel

Curso avanzado de Excel 2007. Servicio de Informática

Español

Valencià

English

Buscar...

Servicio de Informática
Campus Virtual

Directorio

Webmail

Presentación

Curso avanzado de Excel 2007

Secretaría

Servicios

1. Referencias

Aulas de informática
Correo electrónico
Soporte y atención
al usuario (CAU)
Corrección de
exámenes
Red y
comunicaciones
Programas
(Software)
Internet
WEB corporativo
Servicios Multimedia
Medidas de
seguridad
Acceso a Bases de
Datos Bibliográficas
Reciclaje de
equipamiento
informático
Innovación
TecnológicoEducativa

2. Técnicas avanzadas para nombres
3. Intersecciones de rangos
4. Funciones
5. Importación de datos
6. Formularios
7. Tablas dinámicas
8. Análisis de datos

Documentación y
manuales
Normativa
Enlaces de interés
Noticias de RedIRIS
Contacte con nosotros

Solicitud de
ayuda y
Asistencia técnica


Inicio

http://si.ua.es/es/documentacion/office/excel/curso-avanzado-de-excel-2007.html[03/06/2011 11:25:52]

Mapa del sitio

Enviar correo

Referencias. Servicio de Informática

Español

Valencià

English

Buscar...

Campus Virtual

Directorio

Webmail

Presentación

Referencias

Secretaría

1. Referencias relativas

Servicios

2. Referencias absolutas

Correo electrónico
Soporte y atención
al usuario (CAU)
Corrección de
exámenes
Red y
comunicaciones
Programas
(Software)
Internet
WEB corporativo
Medidas de
seguridad
Acceso a Bases de
Reciclaje de
equipamiento
informático
Innovación

3. Referencias mixtas
4. Referencias a celdas en otra hoja de cálculo
5. Referencias a celdas en otro libro de trabajo
6. Referencias circulares
7. Referencias circulares indirectas
8. Referencias circulares intencionadas
Cuando escribimos una fórmula en una celda, por lo general, hacemos referencia al
contenido de otras celdas. Las referencias a esas celdas pueden ser relativas, absolutas o
mixtas. Esta diferencia es significativa cuando copiamos la fórmula de una celda a otra
adyacente utilizando el controlador de relleno (pequeño cuadro negro situado en la esquina
inferior derecha de la celda activa).

1.- Referencias relativas
En la figura tenemos una hoja de cálculo con una fórmula en la celda E5 que tiene
asignado el valor:
=B5*C5

Documentación y
manuales
Normativa
Enlaces de interés
Noticias de RedIRIS

Solicitud de
ayuda y
Asistencia técnica

http://si.ua.es/es/documentacion/office/excel/referencias.html[03/06/2011 11:27:16]


Cuando copiamos esta fórmula a las celdas E6 y E7 utilizando el controlador de relleno,
Excel no copia la fórmula exactamente igual, sino que genera las siguientes:
Celda E6 =B6*C6
Celda E7 =B7*C7
Lo hace así porque se utilizan referencias relativas.
La fórmula de partida hace referencia al valor situado tres celdas a la izquierda y lo
multiplica por el valor situado dos celdas a la izquierda. Al copiar la fórmula, se copian
estas instrucciones, no el contenido literal de la celda. Normalmente, es esto lo que
queremos hacer, pues si copiamos la fórmula literalmente obtendremos el mismo valor que
en la celda origen de la fórmula.
Por defecto, Excel crea referencias de celda relativas.
Cuando cortamos o copiamos una fórmula y después la pegamos en otra celda, las
referencias de celda no se ajustan.

2. Referencias absolutas
En ocasiones queremos utilizar, en una fórmula, la referencia a una celda concreta y que
ésta se conserve cuando, utilizando el controlador de relleno, copiamos la fórmula a otras
celdas. Para conseguir esto utilizamos las referencias absolutas.
En la siguiente figura, el contenido de la celda B10 es el descuento que aplicaremos a los
totales.



La fórmula de la celda F5 es: = E5 * $B$10.
El signo de dólar ($) que precede a la letra de columna y al número de fila indican al
programa que hacemos una referencia fija a una celda y que queremos que se conserve
invariable cuando copiemos la fórmula. Al copiar la fórmula a las dos celdas de abajo
obtenemos:
Celda F6 =E6 * $B$10
Celda F7 =E7 * $B$10
La referencia de celda relativa ha cambiado de E5 a E6 y E7, mientras que la referencia
absoluta a B10 se mantiene.

3. Referencias mixtas
Una referencia absoluta usa dos símbolos dólar ($): uno para la letra de columna y otro
para el número de fila. También podemos utilizar referencias mixtas en las que sólo la
referencia a la columna o a la fila sea absoluta. Serán de la forma:
$A1 La letra de columna es absoluta y el número de fila relativo
A$1 La referencia a la columna es relativa y la de la fila absoluta
Podemos introducir las referencias absolutas o mixtas bien manualmente, insertando signos
de dólar en los lugares apropiados de la fórmula, o bien utilizando la tecla F4. Por ejemplo,
si apuntamos o escribimos la referencia a la celda A1, al pulsar F4 se convierte en $A$1.
Si volvemos a pulsar F4 se transforma en A$1. Pulsamos una vez más y obtenemos $A1.
Y la siguiente vez vuelve a A1.



En la siguiente figura tenemos un ejemplo en el que se utilizan referencias mixtas para
calcular varios porcentajes de distintas cantidades

La fórmula de la celda B3 es: $A3 * B$2. Cuando copiemos esta fórmula, las referencias
absolutas se mantendrán invariables. Al copiarla al rango B3:F8 obtendremos, por
ejemplo:
B5
B8
E5
E8

=
=
=
=

$A5
$A8
$A5
$A8

*
*
*
*

B$2
B$2
E$2
E$2

4. Referencias a Celdas en otra hoja de cálculo
En las fórmulas podemos utilizar los valores de celdas de otras hojas de cálculo dentro del
mismo libro de trabajo o incluso que estén en otro libro distinto. Para hacer uso de este
tipo de referencias se utiliza la notación que veremos a continuación.
=NombreHoja!DirecciónCelda
Por ejemplo:
=A1*Hoja2!A1
Si la hoja de cálculo a la que referenciamos tiene espacios en blanco en el nombre,
debemos escribir éste entre apóstrofos. Por ejemplo:
=A1*'Hoja de ejemplo'!C8



5. Referencias a Celdas en otro libro de trabajo
Para hacer referencia a celdas de un libro de trabajo distinto, el formato a utilizar es:
=[NombreLibro]NombreHoja!DireccionCelda
Igual que antes, si el nombre del libro de trabajo o el de la hoja incluye espacios, lo
pondremos entre apóstrofos:
=A1 '[Previsión para 2015]Gastos Personal'!A1
Podemos hacer referencia a celdas de un libro de trabajo diferente sin que éste esté
abierto. En ese caso, hay que añadir la ruta completa del libro. Por ejemplo:
=A2 'C:Mis documentosPresupuesto[Presupuesto 2015]Hoja2'!A

6. Referencias Circulares
Una referencia circular se produce cuando una fórmula se refiere a su propio valor. Por
ejemplo, tendremos una referencia circular si asignamos a la celda A3 el valor =A1 A2 A3.
Generalmente, una referencia circular es consecuencia de un error. Cuando el programa
detecta una referencia circular, nos aparece el siguiente mensaje de error:

El programa nos da dos opciones:
Aceptar: Nos muestra la ayuda para comprender, buscar y eliminar las referencias
circulares
Cancelar: Deja la fórmula tal como está



Para localizar una referencia circular: en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de
fórmulas, haga clic en la flecha del botón agrupado Comprobación de errores, elija
Referencias circulares y, a continuación, haga clic en la primera celda que aparece en el
submenú.

7. Referencias Circulares Indirectas
No siempre es fácil localizar las referencias circulares. Una fórmula se puede referir a otra
que se refiere a una tercera que a su vez se refiere a la primera, haciendo difícil encontrar
la referencia circular. En este caso hablamos de referencias circulares indirectas.



La barra de herramientas de Referencia circular nos ayuda a encontrar y solucionar las
referencias circulares.

8. Referencias Circulares Intencionadas
En algunas ocasiones necesitamos utilizar referencias circulares.
En el siguiente ejemplo, una compañía dona el 5 por ciento de su beneficio neto. A su vez,
la donación se considera gasto y se resta del beneficio neto.



Aquí tenemos las siguientes fórmulas:
B4 = B5 * 5%
B5 = B2 - B3 - B4, que contienen una referencia circular.
Normalmente, Excel nos dará un mensaje de error y no presentará el valor de la celda.
Para que haga los cálculos que queremos, debemos activar la opción Iteración:
Haga clic en el Botón Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel y, a continuación,
haga clic en la categoría Fórmulas.
En la sección Opciones de cálculo, active la casilla de verificación Habilitar cálculo
iterativo.
Como norma general, esta opción debe estar desactivada y la activaremos cuando
deseemos utilizar una referencia circular.

Inicio

[ Condiciones de uso ]

Mapa del sitio

Enviar correo

Estadísticas

Última actualización: 13-May-2011
10:32:46

PDF

Imprimir

[ Accesibilidad ]

[ Info Legal ]

© Universidad de Alicante 1996-2011


Técnicas avanzadas para nombres. Servicio de Informática

Español

Valencià

English

Buscar...

Campus Virtual

Directorio

Webmail

Presentación

Técnicas avanzadas para nombres

Secretaría

He aquí algunas de las técnicas que existen para nombrar celdas, adicionales a las vistas
en el curso anterior.

Servicios
Correo electrónico
Soporte y atención
al usuario (CAU)
Corrección de
exámenes
Red y
comunicaciones
Programas
(Software)
Internet
WEB corporativo
Medidas de
seguridad
Acceso a Bases de
Reciclaje de
equipamiento
informático
Innovación

Documentación y
manuales
Normativa
Enlaces de interés
Noticias de RedIRIS

Solicitud de
ayuda y
Asistencia técnica

1. Nombres a nivel de hoja
2. Uso de nombre de múltiples hojas
3. Nombrar constantes
4. Nombrar fórmulas
5. Aplicar nombres a referencias existente

1.- Nombres a nivel de hoja
Los nombres que se crean en cualquier parte del libro de trabajo son, por defecto, nombres
a nivel de libro de trabajo. Si queremos utilizar el mismo nombre en varias hojas del libro
(como Total_Departamento, por ejemplo), lo podemos hacer definiendo los nombres a nivel
de hoja de cálculo.
Para ello, hay que activar la hoja de cálculo en donde se quiere definir el nombre, en la
ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Definir nombre. En el cuadro
de diálogo seleccionar el ambito (libro u hojas). Por ejemplo, para definir el nombre
Total_Departamento en Hoja2, hay que seleccionar la hoja Hoja2 e introducir en el cuadro
de diálogo Definir nombre, Total_Departamento
También se puede crear un nombre a nivel de hoja usando el Cuadro de nombres situado
a la izquierda de la Barra de fórmulas. Tras seleccionar la celda o rango, haremos clic en
dicho cuadro e introduciremos el nombre precedido por el nombre de la hoja y un signo de
exclamación. Finalmente, pulsaremos Intro.
Si utilizamos un nombre a nivel de hoja dentro de una fórmula que esté en la misma hoja,
no es necesario incluir el nombre de la hoja para hacer referencia a la celda o rango. Si se
escribe la fórmula en una hoja diferente, sí es necesario escribir el nombre entero.
Sólo los nombres a nivel de hoja de la hoja activa aparecen en el Cuadro de nombres. De
igual forma, sólo los nombres a nivel de hoja de la hoja activa aparecen en la lista cuando
se abren los cuadros de diálogo Pegar nombre o Definir nombre.

2. Uso de nombre de múltiples hojas
Para crear un nombre de múltiples hojas, hay que utilizar el cuadro de diálogo Definir
nombre (Insertar, Nombre, Definir) e introducir, de forma manual, la referencia a las celdas
en el apartado Se refiere a. El formato para una referencia de múltiples hojas es el
siguiente:
PrimeraHoja:ÚltimaHoja!ReferenciaRango
La siguiente figura muestra un nombre de múltiples hojas, el cual está definido para
A1:C12 y se extiende a través de las hojas Hoja1, Hoja2 y Hoja3.

http://si.ua.es/es/documentacion/office/excel/tecnicas-avanzadas-para-nombres.html[03/06/2011 11:27:24]


Después de definir el nombre se puede usar en fórmulas (aunque debemos tener en
cuenta que este nombre no va a aparecer en el Cuadro de nombres).

3. Nombrar constantes
Además de nombrar celdas y rangos, también se puede dar nombre a valores constantes
que no aparezcan en ninguna celda. Veámoslo con un ejemplo: En una hoja de cálculo
necesitamos usar en varias fórmulas un porcentaje que denominaremos Impuesto sobre
Venta. Con lo que ya conocemos de Excel, podemos pensar en incluir este valor en una
celda y usar la referencia a ésta en las fórmulas. Incluso, para hacerlo más fácil, nombrar
esta referencia como Impuesto_Ventas.
Pero Excel ofrece otra posibilidad: en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos,
haga clic en Definir nombre (o presionar Control-F3). En el cuadro de diálogo Definir
Nombre, introducir el nombre (en este caso Impuesto_Ventas) en el apartado Nombres en
el libro. En Se refiere a, borrar su contenido y sustituirlo con el valor 0,075 (ver siguiente
figura). No hay que introducir antes el signo =. Después, presionar Aceptar. A partir de este
momento, cuando escribamos Impuesto_Ventas, Excel tomará el valor 0,075.

La constante, además de numérica, también puede ser un texto.
Los nombres de constantes no aparecen en el Cuadro de nombres ni en el cuadro de
dialogo Ir a. Únicamente aparecen en el cuadro de diálogo Pegar nombre.

4. Nombrar fórmulas
De forma similar a nombrar constantes, Excel nos permite nombrar fórmulas que no
aparezcan en ninguna celda. Cuando escribamos el nombre de una de estas fórmulas,
Excel realizará los cálculos y nos mostrará el resultado.
Las referencias a las celdas pueden ser relativas o absolutas. La siguiente figura muestra
un ejemplo de un nombre de fórmula con referencias absolutas a celdas. El nombre
Porcentaje_mensual se refiere al formula:
=Hoja3!$B$1/12



La siguiente figura muestra un ejemplo de un nombre de fórmula con referencias relativas
a celdas. En este caso, el nombre Fuerza se refiere a la fórmula:
=Hoja1!A1^Hoja1!B1

5. Aplicar nombres a referencias existentes
Si ponemos nombre a celdas después de haber escrito una fórmula que haga referencia a
éstas, Excel no cambia automáticamente las fórmulas para mostrarlas con los nuevos
nombres.
Para conseguirlo, seleccionamos en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos,
Aplicar nombres. Aparece entonces el cuadro de dialogo Aplicar nombres como el que
vemos en la siguiente figura. A continuación, simplemente hay que seleccionar los nombres
y hacer clic en Aceptar. Al hacerlo, Excel reemplaza las referencias de rangos con los
nombres de las celdas seleccionadas

10:38:13

Inicio

Mapa del sitio

Enviar correo

Estadísticas

PDF

Imprimir


Intersecciones de rangos. Servicio de Informática

Español

Valencià

English

Buscar...

Campus Virtual

Directorio

Presentación

Webmail

Intersecciones de rangos

Secretaría

Curso avanzado EXCEL'00

Servicios
Correo electrónico
Soporte y atención
al usuario (CAU)
Corrección de
exámenes
Red y
comunicaciones
Programas
(Software)
Internet
WEB corporativo
Medidas de
seguridad
Acceso a Bases de
Reciclaje de
equipamiento
informático
Innovación

Documentación y
manuales
Normativa

Introducción

Con nombres

Ejercicios

1.- Introducción
Excel usa tres operadores para trabajar con rangos: los dos puntos, el espacio y el punto y
coma. Para ver cómo actúa cada uno de ellos, utilizaremos el siguiente ejemplo:
A

B

C

D

1

EMPLEADO

SUELDO

INCEN

DIETA

2

María

100000

25000

15000

3

Blanca

150000

30000

13000

4

Juan

175000

10000

12000

Dos puntos: Especifican un rango, que va desde la primera celda hasta la segunda
siguiendo un rectángulo. En nuestro ejemplo, el rango C2:D4 incluye las celdas C2, C3,
C4, D2, D3 y D4. Por ejemplo, el resultado de aplicar la fórmula =SUMA(C2:D4) será
105000.
A

B

C

D

1

EMPLEADO

SUELDO

INCEN

DIETA

2

María

100000

25000

15000

Enlaces de interés

3

Blanca

150000

30000

13000

Noticias de RedIRIS

4

Juan

175000

10000

12000


Solicitud de
ayuda y
Asistencia técnica

Espacio: Obtiene el valor de la intersección. Ejemplo: Si en la celda A6 escribimos
=C2:C4 B3:D3 el resultado será 30000, que es la cantidad que intersecta el rango C2:C4
con el rango B3:D3.
A

B

C

D

1

EMPLEADO

SUELDO

INCEN

DIETA

2

María

100000

25000

15000

3

Blanca

150000

30000

13000

4

Juan

175000

10000

12000

Punto y coma: Especifica la unión de dos rangos. Si escribimos en A6
=SUMA(C2:C4;B3:D3), lo que en realidad estamos sumando es C2, C3, C4, B3, C3 (por
segunda vez) y D3. El resultado será 258000.
2. Con nombres
El verdadero valor de las intersecciones de rangos se demuestra cuando se usan nombres.
Por ejemplo, si seleccionamos la tabla anterior y después elegimos del menú Insertar,
Nombre, Crear, al hacer clic en Aceptar del cuadro de diálogo Crear Nombres, Excel crea

http://si.ua.es/es/documentacion/office/excel/intersecciones-de-rangos.html[03/06/2011 11:27:30]

Intersecciones de rangos. Servicio de Informática

los nombres siguientes de forma automática:
SUELDO:

=Hoja1!$B$2:$B$4 María

=Hoja1!$B$2:$D$2

INCEN:

=Hoja1!$C$2:$C$4 Blanca:

=Hoja1!$B$3:$D$3

DIETA:

=Hoja1!$D$2:$D$4 Juan:

=Hoja1!$B$4:$D$4

Con estos nombres se pueden crear fórmulas fáciles de leer. Veamos algunos ejemplos:
Espacio: =Incen Blanca se obtiene 30000 Punto y coma: =Suma(Incen;Blanca) se obtiene
258000.
3. Ejercicios
A7

Alicante

Valencia

Castellón

Tarragona

Barcelona

Gerona

Peaje

0

1500

3510

3587

2525

1254

Comida

0

875

1875

2540

2451

1789

Dormir

0

7500

0

7500

0

7500

Tenemos los datos de la tabla de arriba, que son los gastos de un viaje desde Alicante
hasta Gerona de un prestigioso catedrático.
Se pide:
1. Determinar cuánto se gastó en Valencia, Tarragona y Gerona.
2. Determinar cuánto se gastó en Comida.
3. Determinar cuánto se gastó en Comida y en Tarragona (ojo al error de repetir las
cantidades a sumar).
4. Crear nombres de forma automática para todos los rangos que intervienen en las
anteriores fórmulas.
5. Sustituir de forma automática los rangos por sus nombres.

Inicio

[ Condiciones de uso ]

Mapa del sitio

Enviar correo

Estadísticas

13:30:54

PDF

Imprimir

[ Accesibilidad ]

[ Info Legal ]

© Universidad de Alicante 1996-2011

http://si.ua.es/es/documentacion/office/excel/intersecciones-de-rangos.html[03/06/2011 11:27:30]

F U N C I O N E S

FUNCIONES LÓGICAS
En la vida cotidiana es frecuente que nos encontremos con situaciones en las que
debemos actuar de un modo u otro según se dé o no una determinada
circunstancia.
La función lógica SI es de gran utilidad cuando la fórmula que debemos utilizar
para calcular el valor de una celda depende de que se dé o no una determinada
circunstancia. Para saber si se da o no una determinada circunstancia utilizamos
una expresión lógica que toma el valor lógico VERDADERO cuando se cumple
la circunstancia y el valor lógico FALSO cuando no se cumple dicha
circunstancia.
Por ejemplo, cuando la puntuación de una prueba, en un baremo 0 a 10, es
inferior a 5, decimos que el candidato no ha superado la prueba y lo calificamos
como NO APTO. En caso contrario, decimos que el candidato ha superado la
prueba y lo calificamos como APTO. En este caso, la celda que contiene la
calificación tomará el valor NO APTO cuando la expresión (puntuación<5) sea
VERDADERA y el valor APTO en caso contrario, cuando la expresión
(puntuación<5) sea FALSA.
Las funciones lógicas Y, O y NO permiten crear expresiones lógicas complejas.

Función lógica SI
Tiene la siguiente sintaxis:

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Su ventana de argumentos es:

1

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Cuando el resultado de evaluar la expresión lógica “prueba_lógica” es
VERDADERO devuelve como resultado el valor de la expresión que figura en
“valor_si_verdadero”. En otro caso, esto es, cuando el resultado de evaluar la
expresión lógica “prueba_lógica” es FALSO devuelve como resultado el valor
de la expresión que figura en “valor_si_falso”.
Ejemplo 1

Asigna la calificación APTO, NO APTO según que la puntuación sea mayor o
igual a 5, o menor que 5.
Para una puntuación 7,50 se tiene:

La ventana Argumentos de función presenta el siguiente aspecto cuando la
puntuación es 7,50.

Observa que los valores APTO y NO APTO introducidos en los cuadros
de diálogo valor_si_verdadero y valor_si_falso van encerrados entre
dobles comillas por ser constantes alfanuméricas.

2

F U N C I O N E S

Ejemplo 2

En época de promoción los establecimientos comerciales “La Palmera
Alicantina” hacen un descuento del 10% cuando la compra supera los 100€.
Calcular el Neto de una compra valorada en 120€.

Funciones SI anidadas
Si en lugar de tener dos alternativas excluyentes (APTO, NO APTO), (Descuento
10%, Descuento 0%) tenemos tres o más alternativas excluyentes (SUSPENSO,
APROBADO, NOTABLE y SOBRESALIENTE), (Descuento 0%, 10% y
15%) tenemos que utilizar varias funciones SI anidadas.
Una buena costumbre consiste en anidar las funciones SI de tal modo que el
cuadro de diálogo Prueba_lógica de la primera función SI contiene la condición
que debe cumplir la primera alternativa, Valor_si_verdadero contiene la fórmula
a aplicar en la primera alternativa y Valor_si_falso contiene una nueva función
SI. El cuadro de diálogo Prueba_lógica de la segunda función SI contiene la
condición que debe cumplir la segunda alternativa, Valor_si_verdadero contiene
la fórmula a aplicar en la segunda alternativa y Valor_si_falso contiene una nueva
función SI. Seguiremos anidando funciones SI hasta que sólo queden dos
alternativas que resolveremos con una función SI en la que el cuadro de diálogo
Prueba_lógica será la condición que debe cumplir la penúltima alternativa,
Valor_si_verdadero será la fórmula a aplicar en la penúltima alternativa y
Valor_si_falso será la fórmula a aplicar en la última alternativa. Observar que el
número de funciones SI anidadas que necesitamos es uno menos que el número
de alternativas. De este modo, cuando una Prueba_lógica toma el valor
VERDADERO no seguimos evaluando las restantes Pruebas_lógicas y cuando
toma el valor FALSO descartamos una alternativa y evaluamos la siguiente
Prueba_lógica.

3

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Ejemplo 3

Asigna la calificación: SUSPENSO, APROBADO, NOTABLE o,
SOBRESALIENTE, según que la puntuación sea: inferior a 5, mayor o igual a 5
pero menor que 7, mayor o igual a 7 pero menor 8,5 o mayor o igual a 8,5.
Para una puntuación 9,25 se tiene:

Las ventanas Argumentos de función del Asistente para funciones son:

Observa que la prueba_lógica del segundo SI no incluye la negación de la
prueba_lógica del primer SI. Sólo se evaluará la prueba_lógica del segundo
SI cuando la prueba_lógica del primer SI tome el valor FALSO.

4

F U N C I O N E S

Función lógica Y
A veces, para identificar una alternativa hace falta que se cumplan varias
condiciones a la vez. La función lógica Y devuelve el valor lógico VERDADERO
cuando todos sus argumentos, admite hasta treinta, toman el valor
VERDADERO y el valor lógico FALSO cuando algún argumento toma el valor
FALSO. Su sintaxis es:

Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Ejemplo 4

La regla para establecer la Puntuación global de una asignatura tiene en cuenta las
puntuaciones obtenidas en la parte teórica y en la parte práctica. Si ambas
puntuaciones son mayores o iguales a 4, la Puntuación global se calcula sumando
el 80% de la puntuación obtenida en la parte teórica con el 20% de la puntuación
obtenida en la parte práctica. En otro caso la Puntuación global es 0. Obtén la

5

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Puntuación global para una puntuación en la parte teórica de 7,25 y en la parte
práctica de 8,75.

La ventana Argumentos de función de la función SI es:

La ventana Argumentos de función de la función Y es:

6

F U N C I O N E S

Función lógica O
Otras veces, para identificar una alternativa es suficiente con que se cumpla al
menos una de entre varias condiciones. La función lógica O devuelve el valor
lógico VERDADERO cuando alguno de sus argumentos, admite hasta treinta,
toma el valor VERDADERO y el valor lógico FALSO cuando todos sus
argumentos toman el valor FALSO. Su sintaxis es:

O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Ejemplo 5

Supongamos ahora que la puntuación global se calcula mediante el siguiente
criterio: si alguna de las puntuaciones contiene el texto SC, indicativo de Sin
Calificar, la Puntuación global deberá ser el texto NO PROMEDIA, en otro caso,
la Puntuación global se calculará sumando el 80% de la puntuación de la parte
teórica con el 20% de la puntuación de la parte práctica.

La ventana Argumentos de función de la función SI es:

7

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

La ventana Argumentos de función de la función O es:

8

F U N C I O N E S

FUNCIONES BÚSQUEDA Y REFERENCIA
Las funciones de búsqueda permiten localizar un valor en una lista y extraer
información de una tabla o matriz de datos. Las empresas utilizan tablas de datos
con información diversa. Estas tablas, en su mayoría verticales, utilizan la primera
fila para indicar, sirviéndose de rótulos o etiquetas, la clase de datos que contiene
cada columna. Con este diseño, cada fila de la tabla (registro) contiene la
información de un objeto (artículo, producto, cliente, empleado, proveedor, etc.) y
cada columna (campo) una clase de dato. Además, el primer campo suele ser un
código, al que denominamos clave, que identifica la fila de modo único. El valor
de este código es diferente para cada fila de la tabla. Utilizamos el código (clave)
para localizar y extraer información de la tabla.
Por ejemplo, una librería tiene una tabla con la información de los libros
disponibles. Cada libro se identifica mediante un código. Además del código la
tabla contiene los siguientes datos: título, autor, editorial, año de publicación, tema
y precio. A partir del código localizamos el libro y extraemos de la tabla los datos
que nos interesan.
Otras veces el valor que buscamos no está exactamente en la tabla. En estos casos
localizamos el que más se aproxima por defecto o por exceso. Por ejemplo, las
liquidaciones de impuestos de tipo progresivo se basan en una tabla en la que
figuran los tramos y los porcentajes a aplicar en cada tramo. Una vez calculada la
base impositiva, debemos consultar la tabla de liquidación del impuesto para
localizar el tramo en el que se encuentra dicha base impositiva y el tipo impositivo
a aplicar.

Función BUSCARV
La función BUSCARV busca un valor en la primera columna de la izquierda de
una tabla y devuelve el valor situado en esa fila y en la columna que se indica. Su
sintaxis es:

BUSCARV(Valor_buscado; Matriz_buscar_en;
Indicador_columnas; Ordenado)

9

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Veamos con detalle el significado de los argumentos.
• Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la tabla
o matriz de datos.
• Matriz_buscar_en: es la referencia del rango que contiene la tabla de
datos. Cuando la tabla es muy grande o está en otra hoja del libro conviene
asignar un nombre de rango (nombre propio) a la tabla de datos y utilizar
este nombre en lugar de su referencia.
• Indicador_columnas: es el número de columna de la tabla (1, 2, 3, …) y
no de la hoja (A, B, C, …) desde la cual se extrae (devuelve) el valor. Si es
igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna de la tabla; si
es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna y así sucesivamente. Si
es menor que 1, devuelve el valor de error #¡VALOR! y si es mayor que el
número de columnas de la tabla de datos devuelve el valor de error #¡REF!
• Ordenado: es un valor lógico que nos permite especificar el tipo de
búsqueda aproximada o exacta. Si lo omitimos o le damos el valor
VERDADERO la búsqueda es aproximada. En este caso, la primera
columna debe estar ordenada ascendentemente. Cuando el valor que
buscamos no está exactamente, localiza el que más se aproxima por
defecto, esto es, el valor inferior al que buscamos que más se le aproxima.
Si le damos el valor FALSO, la búsqueda es exacta. En este caso, no es
necesario que la primera columna esté ordenada. Si el valor que buscamos
no está, devuelve el valor de error #N/A y si hay varios localiza el primero.
Ejemplo 6

Supongamos que la tabla con la información de los libros contiene los siguientes
datos: código, título y precio. Dado el código de un libro obtén los restantes datos
de dicho libro.
10

F U N C I O N E S

Observa que en las búsquedas verticales la referencia de la tabla de datos
no incluye las cabeceras de columna.
Al ser una búsqueda por valor exacto, no es necesario que la primera
columna de la tabla de datos esté ordenada ascendentemente.
Ejemplo 7

Conocemos las temperaturas medias mensuales en Alicante durante el año 2004.
Asigna a cada mes un calificativo: 0-11 FRIO, 12-21 TEMPLADO, 22-29
CALOR y 30 o más MUCHO CALOR

Ahora, la búsqueda es por valor aproximado. Por este motivo, la primera
columna de la tabla de datos debe estar ordenada ascendentemente.
En las búsquedas por valor aproximado, la tabla de la que se extraen los
valores se construye indicando en la primera columna los extremos
inferiores de cada tramo (intervalo) en orden creciente.
Ejemplo 8

El Ejemplo 3 resolvía el problema “Asignar la calificación: SUSPENSO,
APROBADO, NOTABLE o, SOBRESALIENTE, dependiendo de la

11

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

puntuación. Cuando el número de intervalos es grande, conviene crear la tabla de
asignación y utilizar la función BUSCARV en lugar de funciones SI anidadas.
Resuelve el Ejemplo 3 utilizando la función BUSCARV.

Función COINCIDIR
La función COINCIDIR devuelve la posición (el lugar) que ocupa un valor en
una tabla (fila o columna) según el método de búsqueda que especifiquemos.
A diferencia de las funciones BUSCARV, BUSCARH y BUSCAR que
devuelven un valor de una tabla, la función COINCIDIR devuelve un número
entero que indica la posición que ocupa un valor en una tabla. La tabla en la que
realizamos la búsqueda debe ser un vector fila o un vector columna.
Su sintaxis es:

COINCIDIR(Valor_buscado; Matriz_buscada;
Tipo_de_coincidencia)

12

F U N C I O N E S

El argumento opcional Tipo_de_coincidencia toma uno de los valores enteros
1, 0 o -1 según queramos que sea el tipo de coincidencia: aproximada por defecto,
exacta o aproximada por exceso.
• Tipo_de_coincidencia = 1 u omitido: búsqueda aproximada por
defecto. La tabla (fila o columna) debe estar ordenada ascendentemente. Si
el valor que buscamos está en la tabla devuelve su posición, y si no está
devuelve la posición que ocupa el valor inferior más próximo.
• Tipo_de_coincidencia = 0: búsqueda exacta. No es necesario que la
tabla (fila o columna) esté ordenada. Si el valor que buscamos está en la
tabla devuelve su posición, y si no está devuelve el valor de error #N/A.
• Tipo_de_coincidencia = -1: búsqueda aproximada por exceso. La tabla
(fila o columna) debe estar ordenada descendentemente. Si el valor que
buscamos está en la tabla devuelve su posición, y si no está devuelve la
posición que ocupa el valor superior más próximo.
Ejemplo 9

En el Ejercicio 8-8 partiendo del título del libro obteníamos los restantes datos.
Supongamos ahora que los libros están dispuestos en una estantería en el orden
en que aparecen en la tabla. Localizar un libro a partir del título no sería muy
difícil ya que la tabla de datos, y por tanto la disposición de los libros en la
estantería, está ordenada ascendentemente por título. Sin embargo, localizarlo a
partir del código ya no es tan sencillo.
Resuelve los siguientes problemas:
• CONSULTA POR CÓDIGO: a partir del código obtener el título y la
posición que ocupa en la estantería.
• CONSULTA POR TÍTULO: a partir del título obtener el código y la
posición que ocupa en la estantería.

13

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Función INDICE
La función INDICE tiene dos grupos de argumentos. La siguiente ventana
permite seleccionar el tipo de argumentos.

La sintaxis para el primer grupo de argumentos es:

INDICE(Matriz; Núm_fila; Núm_columna)
En este caso, la ventana de argumentos es:

La función INDICE devuelve el valor de la celda situada en la fila (Núm_fila) y
en la columna (Núm_columna) de la tabla (Matriz). Si la tabla tiene sólo una fila
(vector fila) o sólo una columna (vector columna) el argumento Núm_fila o el
argumento Núm_columna es opcional.
Ejemplo 10

Utilizando la función INDICE obtén a partir del número de orden del día de la
semana y del número de orden de la hora: el día, la hora y la asignatura.

14

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

FUNCIONES DE TEXTO
A pesar de que la principal finalidad de la hoja de cálculo es trabajar con valores
numéricos, Excel incorpora una serie de funciones que nos permiten trabajar con
cadenas de texto. Las funciones de texto permiten realizar operaciones como:
concatenar cadenas de texto, pasar una cadena de minúsculas a mayúsculas y
viceversa, pasar un valor numérico a texto y viceversa.

Función CONCATENAR
La función CONCATENAR, concatena (une) varias cadenas de texto en una
sola.

CONCATENAR(texto1;texto2;...)
Los argumentos pueden ser cadenas de texto o referencias a celdas individuales.

También podemos concatenar cadenas de texto utilizando el operador de
concatenación (&).

16

F U N C I O N E S

Función DERECHA
La función DERECHA devuelve el número especificado de caracteres del final
de una cadena de texto.

DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
El argumento núm_de_caracteres debe ser un valor mayor o igual que cero. Si se
omite se considera 1. Si es mayor que la longitud del texto, la función devolverá
todo el texto.

Función EXTRAE
La función EXTRAE devuelve determinados caracteres de una cadena de texto,
en función de la posición inicial indicada y del número de caracteres deseado.

EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)
El argumento texto es la cadena de la que se desea extraer los caracteres.
El argumento posición_inicial es la posición del primer carácter que se desea extraer
del argumento texto.
El argumento núm_de_caracteres es la cantidad de caracteres a extraer.

17

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Función IZQUIERDA
La función IZQUIERDA devuelve el número especificado de caracteres del
principio de una cadena de texto.

IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
El argumento núm_de_caracteres debe ser un valor mayor o igual que cero. Si se
omite se considera 1. Si es mayor que la longitud del texto, la función devolverá
todo el texto.

Función LARGO
La función LARGO devuelve la longitud (número de caracteres) de una cadena
de texto.

LARGO(texto)
La función LARGO también cuenta los espacios en blanco que formen parte
de la cadena de texto.

18

F U N C I O N E S

Función MAYUSC
La función MAYUSC convierte a mayúsculas una cadena de texto.

MAYUSC(texto)

Función MINUSC
La función MINUSC convierte a minúsculas una cadena de texto.

MINUSC(texto)

19

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Función NOMPROPIO
La función NOMPROPIO convierte en mayúscula la primera letra de cada
palabra, y en minúsculas el resto de letras.

NOMPROPIO(texto)

Función VALOR
La función VALOR convierte una cadena de texto que representa un número en
número.

VALOR(texto)
El argumento texto puede ser un texto entre comillas, una fórmula, una función o
una referencia de celda con un valor de texto.

20

F U N C I O N E S

FUNCIONES DE INFORMACIÓN
Las funciones de información permiten comprobar el tipo de dato de un valor o
de una referencia. Son útiles para comprobar el tipo del resultado que se ha
obtenido de un cálculo. Normalmente se usan combinadas con la función
condicional SI. Incluidas en la prueba lógica de la función SI nos permitirán
actuar de un modo u otro según sea el tipo de dato que contiene una celda o el
tipo de resultado que produce la fórmula que hay en dicha celda. La mayoría de
las funciones de información devuelven como resultado un valor lógico
(VERDADERO o FALSO).

Función ESBLANCO
La función ESBLANCO devuelve VERDADERO cuando la celda o nombre de
celda que se indica en el argumento Valor está vacía y FALSO en caso contrario.
Su sintaxis es:

ESBLANCO(Valor)

Función ESERROR
La función ESERROR devuelve VERDADERO cuando la celda que se indica
en el argumento Valor contiene un valor de error (#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!,
#¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #NULO) y FALSO en caso contrario. Su
sintaxis es:

ESERROR(Valor)

21

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Función ESNUMERO
La función ESNUMERO devuelve VERDADERO cuando la celda que se
indica en el argumento Valor contiene un valor numérico y FALSO en caso
contrario. Su sintaxis es:

ESNUMERO(Valor)
Función ESTEXTO
La función ESTEXTO devuelve VERDADERO cuando la celda que se indica
en el argumento Valor contiene una cadena de texto y FALSO en caso contrario.
Su sintaxis es:

ESTEXTO(Valor)
Función TIPO
La función TIPO devuelve un número que indica el tipo de dato que contiene la
celda indicada en el argumento Valor.
Resultado de la función
1
2
4
16

Tipo de dato
Número
Texto
Valor lógico
Valor de error

Su sintaxis es:

TIPO(Valor)
Ejemplo 11

Aplica la función que se indica en la columna A al dato B1, C1, D1, E1, F1 y
(G1/G2). La celda D1 está vacía, no entramos nada. La celda G2 contiene el
número 10 escrito en números romanos.

22

F U N C I O N E S

Ejemplo 12

Obtén en la columna C el resultado de la suma de los valores que se encuentran
en las columnas A y B. Como hay valores numéricos y de texto, cuando la suma
no se puede realizar debe aparecer el mensaje “NO ES NÚMERO”.

23

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

FUNCIONES FINANCIERAS
Excel incorpora funciones que permiten resolver la mayoría de los problemas
financieros de las empresas. Manejar algunas de estas funciones requiere ciertos
conocimientos específicos de matemática financiera.
Sin embargo, a todos nos interesa saber si la cuota que pagamos para amortizar el
préstamo hipotecario de nuestra vivienda es la correcta, qué parte de esa cuota
corresponde a intereses y qué parte corresponde a amortización de capital. Otro
problema de interés general es el de los planes de ahorro o de pensiones.

Función PAGO
La función PAGO devuelve la cantidad (cuota o pago) periódica fija que debemos
pagar para amortizar un préstamo. Se supone que la tasa de interés durante todo
el tiempo que dura el préstamo es fija. Su sintaxis es:

PAGO(Tasa; Nper; Va; Vf; Tipo)

Debemos tener en cuenta que no siempre coinciden los términos que
normalmente usamos para referirnos, en nuestro lenguaje, a un préstamo y los
nombres de los argumentos. Por ejemplo: me han concedido un préstamo
hipotecario de 200.000,00€ a 25 años al 2,85%. Una cosa es la duración del
préstamo y otra el número de periodos (pagos). Si los pagos son mensuales, lo
que es habitual en este tipo de préstamos, el número de periodos sería
300=25*12.
Lo mismo ocurre con la tasa de interés, 2,85%. Es la tasa anual lo que supone una
tasa mensual del 0,2375%=(2,85/12)%.

24

F U N C I O N E S

Veamos con detalle el significado de los argumentos.
• Tasa: es la tasa de interés por período. Se obtiene dividiendo la tasa anual
entre el número de pagos que se realizan al año.
• Nper: es el número total de pagos. Se obtiene multiplicando la duración en
años por el número de pagos que se realizan al año.
• Va: es la cantidad que el prestamista presta al prestatario, también se
conoce como principal.
• Vf: es el saldo después del último pago. El valor por defecto es 0, que es la
situación real de la mayoría de los préstamos. Por lo general, la deuda con
el prestatario se cancela, es cero, después del último pago.
• Tipo: indica el vencimiento de los pagos. El valor por defecto es 0, indica
que los pagos se realizan al final del período (postpago), que es lo habitual
en los préstamos. El valor 1 indica que los pagos se realizan al principio del
período (prepago), que es lo habitual en los planes de ahorro o de
pensiones.
Ejemplo 13

¿Qué cantidad tenemos que pagar al mes durante cinco años para comprarnos un
coche valorado en 15.000€? Suponemos que la tasa de interés anual es 6,5%.

Ejemplo 14

¿Qué cantidad tenemos que pagar al principio de cada mes para tener ahorrados
100.000€ dentro de 25 años? Suponemos una tasa de rentabilidad anual del 3%.

25

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

La función PAGO devuelve la cuota periódica fija que debemos pagar. Una parte
de esta cantidad fija corresponde a intereses y el resto a amortización. Las
funciones PAGOINT y PAGOPRIN calculan la parte que corresponde a
intereses y a amortización.

Función PAGOINT
La función PAGOINT devuelve el interés pagado en un período específico. Se
supone que los pagos y la tasa de interés son constantes. Su sintaxis es:

PAGOINT(Tasa; Período; Nper; Va; Vf; Tipo)

El argumento Período, que no es necesario en la función PAGO, indica el
número de pago (período) entre 1 y el valor de Nper para el que se calcula el
interés. Ahora se necesita este argumento ya que el interés cambia en cada
período, disminuye con cada pago.

Función PAGOPRIN
La función PAGOPRIN devuelve la parte de capital amortizado en un período
específico. Su sintaxis es:

PAGOPRIN(Tasa; Período; Nper; Va; Vf; Tipo)
Su ventana de argumentos es igual a la de la función PAGOINT.

26

F U N C I O N E S

Ejemplo 15

Calcula el interés, la amortización y la deuda pendiente para los seis primeros
pagos del Ejemplo 11.

Función NPER
La función NPER devuelve el número de pagos (periodos) que hay que realizar
para amortizar un préstamo. Se supone que los pagos y la tasa de interés son
constantes. Su sintaxis es:

NPER(Tasa; Pago; Va; Vf; Tipo)

27

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Ejemplo 16

Un joven quiere comprase un piso valorado en 180.000€. Sus ingresos le permiten
destinar como mucho 700€ al mes para pagar la hipoteca. Suponiendo una tasa de
interés anual del 3,25%. ¿Cuántos años tendrá que estar pagando?

Para que el pago mensual no supere los 700€ la duración de la hipoteca
debería ser al menos de 441 meses, esto es, de 36 años y nueve meses.

Función TASA
La función TASA devuelve la tasa de interés por período de un préstamo. Se
supone que los pagos y la tasa de interés son constantes. Su sintaxis es:

TASA(Nper; Pago; Va; Vf; Tipo; Estimar)

Observa que la ventana no muestra todos los argumentos. El argumento optativo
Estimar sirve para dar un valor inicial al método iterativo que utiliza Excel para
calcular la tasa, el valor por defecto es 10%.
28

F U N C I O N E S

Ejemplo 17

El joven del Ejercicio 9-6 se pregunta ¿Qué tasa de interés le permitiría amortizar
el préstamo de 180.000€ mediante pagos mensuales de 700€ en 30 años?

29

OBTENER DATOS EXTERNOS
La herramienta Obtener datos externos nos va a permitir llevar a
Excel datos que proceden de otras fuentes de datos, como archivos de texto
o bases de datos, para su posterior tratamiento y análisis con la hoja de
cálculo.
Para poder utilizar las herramientas de importación de datos, lo
haremos desde la barra de menús accediendo a Datos – Obtener datos
externos. El menú de Obtener datos externos es el siguiente:

Los comandos más importantes de este menú son Importar datos y
Nueva consulta de base de datos.
Básicamente, vamos a importar datos a Excel de dos formas:
1. Directamente desde el archivo de origen que, normalmente,
será un archivo de texto o un archivo de base de datos.
2. Utilizando consultas que realizaremos con un asistente o con
Microsoft Query.
El comando Importar datos permite obtener datos de otras fuentes
como archivos de texto o bases de datos de diferentes tipos.
El comando Nueva consulta de base de datos nos permite filtrar datos
y realizar consultas para obtener los datos que queremos importar a Excel.
Podemos realizar consultas utilizando el asistente o bien con la herramienta
Microsoft Query.

Importar archivos de texto
Con el comando Importar datos podemos
procedentes de distintos tipos de archivos de texto.

obtener

datos

Vamos a distinguir dos tipos de archivos de texto, dependiendo de la
forma en la que se delimitan los campos de datos:
1. Delimitados: los campos están separados por un carácter
delimitador que puede ser una coma, un punto y coma, un
espacio, una tabulación, etc.
2. De ancho fijo: cada campo tiene una anchura preestablecida.
El comando Importar datos no permite realizar ningún tipo de filtro
ni de selección previa de los datos a importar.


Ejemplo 1
Vamos a importar un archivo de texto llamado “Comunidades.txt”.
En el menú Datos-Obtener datos externos, seleccionamos el comando
Importar datos.
En la ventana que aparece a continuación, debemos seleccionar el
archivo que vamos a importar.

Una vez seleccionado el archivo a importar, se inicia un asistente que
nos ayudará en tres pasos a la importación de los archivos de texto.
Paso 1. En el primer paso debemos indicar en primer lugar el tipo de
archivo: delimitado o de ancho fijo. También debemos indicar la fila del
archivo de texto en la que debe comenzar la importación, y el origen del
archivo: Windows, Macintosh o MS-DOS.

2


Paso 2. En el segundo paso vamos a establecer el carácter que se ha
utilizado como separador de los campos (en el caso de que el archivo sea
delimitado). Al seleccionar el separador adecuado podremos ver una vista
previa en la que se muestran los distintos campos.

Paso 3. En el tercer paso podemos especificar el formato de celdas
que queremos aplicar a cada uno de los campos. También podemos saltar
determinados campos que no nos interese importar.

Por último, para finalizar la importación, debemos indicar en que
lugar de la hoja de cálculo activa queremos insertar los datos importados, o
insertarlos en una nueva hoja de cálculo.

3


Importar archivos de base de datos
Con el comando Importar datos
procedentes de archivos de base de datos.

podemos

obtener

datos

Este comando permite importar una tabla o una consulta de una base
de datos.
El comando Importar datos no permite realizar ningún tipo de filtro
ni de selección previa de los datos a importar.
Ejemplo 2
Vamos a importar
“Comunidad.mdb”.

una

base

de

datos

de

Access

llamada

La importación de datos desde una base de datos de Access,
solamente permite importar tablas o consultas de forma individual y sin
realizar ningún tipo de filtro ni de selección previa de los datos.
En primer lugar, en la ventana Seleccionar archivos de origen de
datos, debemos seleccionar el archivo de base de datos que vamos a
importar.
A continuación, aparece una ventana en la que vamos a seleccionar la
tabla o consulta que queremos importar.

Para finalizar la importación, debemos indicar en que lugar de la hoja
de cálculo activa queremos insertar los datos importados, o insertarlos en
una nueva hoja de cálculo.

4


Crear consultas utilizando el Asistente
En la mayoría de los casos, podremos importar datos de diversos
archivos utilizando el comando Importar datos, tal como se ha visto en los
apartados anteriores. Pero si queremos realizar una selección previa sobre
los datos que vamos a importar, debemos realizar una consulta.
Si la consulta no es muy compleja, podemos utilizar el Asistente para
consultas, que de una forma muy sencilla nos permite realizar las siguientes
operaciones:
1. Seleccionar tablas y campos que vamos a incluir en la consulta.
2. Unir varias tablas. El Asistente crea de forma automática una
unión interna cuando reconoce el campo clave de una tabla y un
campo con el mismo nombre en otra tabla.
3. Ordenar los datos resultantes antes de importarlos a Excel.
Para realizar una consulta con el Asistente, seleccionamos el
comando Datos > Obtener datos externos > Nueva consulta de base
de datos. A continuación debemos activar la casilla de verificación Usar el
Asistente para consultas para crear o modificar consultas.
Ejemplo 3
De la base de datos “Comunidad.mdb” vamos a exportar los
siguientes datos: Tabla Comunidad (CIF, Nombre, Población, CP), Tabla
Gastos (Fecha, Tipo, Descripción, Importe). También vamos a realizar un
filtro Población = ”Alicante” y Importe > 1500 Y < 7500.
En primer lugar, en la ventana Elegir origen de datos, seleccionamos
el tipo de archivo que vamos a importar y activamos la casilla de
verificación que nos permite utilizar el Asistente para consultas.

5


A continuación aparece la ventana Seleccionar base de datos, donde
debemos seleccionar el archivo que vamos a importar.

Una vez seleccionado el archivo de base de datos a importar, aparece
el Asistente para consultas, que consta de los siguientes pasos:
Paso 1. Seleccionar datos.
En esta ventana debemos seleccionar los distintos campos que
queremos incluir en la consulta. En la parte izquierda vemos las tablas y
consultas que contiene la base de datos y sus campos, mientras que en la
parte derecha aparecen los campos que hemos incluido en la consulta.

6


Paso 2. Filtrar datos.
En el segundo paso del Asistente podemos filtrar los datos para hacer
una selección de los registros que queremos incluir en la consulta. Podemos
poner condiciones en varios campos, y dentro de cada campo también
podemos poner varias condiciones.

Paso 3. Ordenar datos.
A continuación, podemos ordenar los datos.

Paso 4. Finalizar la importación.
Por último, para finalizar la importación, podemos elegir entre
importar los datos a Excel, o abrir Microsoft Query para ver los datos o
modificar la consulta. También podemos guardar la consulta en un archivo
de consulta .qdy que posteriormente podremos modificar con Microsoft
Query.

7


Crear consultas utilizando Microsoft Query
Si queremos realizar una consulta más compleja de lo que nos
permite el Asistente para consultas, podemos utilizar Microsoft Query, que
de forma similar a la que se diseñan las consultas en Access, nos permite
tener mayor control sobre los distintos aspectos de la consulta.
Con Microsoft Query, además de realizar todas las operaciones que
nos permite el Asistente de consultas, también podemos realizar consultas
de parámetros.
Para realizar una consulta con Microsoft Query, utilizamos el comando
Datos > Obtener datos externos > Nueva consulta de base de datos.
A continuación debemos desactivar la casilla de verificación Usar el
Asistente para consultas para crear o modificar consultas.
Ejemplo 4
Propietarios (NIF, ApellidosNombre, PobContacto, CP). Vamos a realizar un
filtro que nos permita seleccionar las comunidades de Alicante y los
propietarios que no son de Alicante.
el tipo de archivo que vamos a importar y desactivamos la casilla de
verificación para utilizar el Asistente para consultas.

8


A continuación aparece la ventana Seleccionar base de datos, donde
debemos seleccionar el archivo que vamos a importar.

la ventana de Microsoft Query.

A partir de aquí, el proceso es similar a la elaboración de una
consulta en Access.

9


En primer lugar incluimos en la consulta las tablas necesarias. A
continuación bajamos los campos de cada tabla que queramos incluir en la
consulta. Posteriormente podemos introducir criterios y ordenar los datos.
Después de realizar todas las operaciones necesarias, la ventana de
Microsoft Query tendrá el siguiente aspecto:

Una vez finalizada la consulta, pinchamos el botón
datos obtenidos a Excel.

para enviar los

Ejemplo 5
Propietarios (NIF, ApellidosNombre, Pobcontacto, CP). Vamos a realizar una
consulta de parámetros que nos solicite la población en la que se ubica la
comunidad y seleccione los propietarios que residan en una población
distinta.
el tipo de archivo que vamos a importar y desactivamos la casilla de
verificación para utilizar el Asistente para consultas.
la ventana de Microsoft Query.
Antes de realizar la consulta debemos asegurarnos que el botón
Consulta automática

no está activado.

Para el campo que deseamos utilizar como parámetro de la consulta,
en Valor debemos escribir entre corchetes el texto que aparecerá cuando se
ejecute la consulta, tal y como se muestra en la siguiente ventana:

10


Una vez que hemos determinado los criterios y los campos que
queremos incluir en la consulta, finalizamos el proceso enviando los datos a
Excel.
Cuando ya tenemos los datos en Excel, tenemos la posibilidad de
modificar la forma en la que se introduce el valor del parámetro de la
consulta. Vamos a utilizar para ello el botón Parámetros de la consulta
de la barra de herramientas Datos externos.

La ventana de Parámetros de la consulta nos proporciona tres
opciones:
1. Pedir el valor del parámetro en una ventana de dialogo.
2. Utilizar un valor fijo determinado.
3. Escribir el valor en una celda.

11


Modificar consultas y actualizar datos
Una vez finalizada la importación de datos mediante una consulta, es
posible modificar la consulta para obtener un nuevo conjunto de datos.
Para hacerlo debemos seleccionar cualquier celda del conjunto de
datos importados, y seleccionamos el comando Datos > Obtener datos
externos > Modificar consulta.
Aparecerá entonces el Asistente para consultas o Microsoft Query, y
podremos modificar cualquier aspecto de la consulta: tablas o campos que
intervienen en la misma, criterios de selección de valores, etc.
Ejemplo 6
Vamos a modificar la consulta realizada en el Ejemplo 3. Vamos a
eliminar de la consulta el campo Tipo de la tabla Gastos, y vamos a
modificar el filtro para el campo Importe > 2500 Y < 5000.
En primer lugar, seleccionamos cualquier celda de los datos
importados, y en el menú Datos-Obtener datos externos seleccionamos
el comando Modificar consulta.

12


Aparece entonces el Asistente para consultas con el que realizaremos
las modificaciones necesarias.
En primer lugar nos permitirá añadir o eliminar campos a la consulta,
y una vez realizada esta operación podremos modificar los filtros
introducidos sobre los datos.

Al finalizar la modificación de la consulta, el conjunto de datos que
obtendremos en Excel será el siguiente:

Una vez realizada la importación de datos por cualquiera de los
métodos que hemos visto, ya sea de forma directa o mediante una
consulta, es posible que estos datos cambien en el archivo de origen del
que proceden, y entonces los datos importados a Excel no coincidan con los
datos originales.

13


Para evitar esto, es conveniente que cada vez que se abra un archivo
con datos procedentes de una importación, se realice una actualización de
los datos para que en todo momento coincidan los datos originales con los
datos importados.
Para actualizar los datos procedentes de una importación, debemos
seleccionar cualquier celda del conjunto de datos importados, y en la barra
de herramientas Datos externos, pinchamos el botón Actualizar datos.

14

F O R M U L A R I O S

FORMULARIOS

Los controles de formulario nos ayudan a hacer más ágil y sencillo el manejo de
una hoja de cálculo. Estos controles nos permiten conseguir que el aspecto visual
de la hoja de cálculo sea más atractivo, hacen que la hoja sea más sencilla de
manejar y nos permiten controlar la entrada de datos evitando que se introduzcan
valores incorrectos.
Para insertar controles de formulario en nuestra hoja de cálculo, necesitamos
tener en pantalla la ficha Programador y el grupo Controles. Podemos hacer
visible esta barra de herramientas seleccionando Opciones de Excel -> Mostrar
ficha programador en la cinta de opciones

Para insertar un control en la hoja de cálculo, pinchamos en el botón
correspondiente al control que queremos insertar. El aspecto del puntero del
ratón cambiará transformándose en una cruz pequeña y delgada (+). Entonces
arrastraremos el ratón manteniendo pulsado el botón izquierdo, para darle al
control el tamaño que queremos. Cuando soltemos el botón del ratón aparecerá
el control sobre la hoja de cálculo.
Los controles no se insertan dentro de una celda o conjunto de celdas, sino que
están “flotando” sobre la hoja de cálculo como si fueran una imagen.
Una vez insertados, podemos cambiar la posición de un control o podemos
modificar su tamaño.
Todos los controles se configuran pinchando sobre el control con el botón
derecho del ratón y seleccionando el comando Formato de control… En la
ventana de diálogo Formato de control debemos seleccionar la ficha Control.

1

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Tipos de controles

Vamos a ver los distintos tipos de controles de los que disponemos y las
propiedades que podemos configurar en cada uno de ellos.
Etiqueta

En una etiqueta podemos insertar texto que proporcione información sobre un
control. Este control no tiene propiedades para configurar.
Cuadro de edición

Control no disponible. Se proporciona únicamente a efectos de compatibilidad
con la versión Excel 5.0.
Cuadro de grupo

Permite agrupar controles relacionados como botones de opción o casillas de
verificación. Este control no tiene propiedades para configurar.
Botón

Ejecuta una macro cuando se hace clic sobre él. Este control no tiene
propiedades para configurar. Al insertarlo nos permite asignarle una macro o
grabarla en ese momento.
Casilla de verificación

Activa o desactiva una opción. Pueden activarse varias casillas de verificación a la
vez si las incluimos en un cuadro de grupo. Las propiedades de este control son
las siguientes: Valor (estado inicial de la casilla reverificación que puede ser:
activado o desactivado) y Vincular con la celda (celda en la que se devuelve el
estado de la casilla de verificación, 1 cuando está activada y 0 cuando esta
desactivada).
Botón de opción

Selecciona una de las opciones contenidas en un cuadro de grupo. Los botones
de opción solamente permiten elegir una opción de entre varias. Las propiedades
de este control son las siguientes: Valor (estado inicial del botón de opción que
puede ser: activado o desactivado) y Vincular con la celda (celda en la que se
devuelve el número de botón de opción seleccionado dentro del grupo de
opciones).
Cuadro de lista

Muestra una lista de elementos. Las propiedades de este control son las
siguientes: Rango de entrada (rango de celdas que contiene los valores que se
muestran en la lista), Vincular con la celda (celda en la que se devuelve el
número del elemento seleccionado en el cuadro de lista) y Tipo de selección
2


(especifica el modo en que pueden seleccionarse los elementos de la lista: simple
o múltiple).
Cuadro combinado

Muestra una lista de elementos mediante una lista desplegable. Las propiedades
de este control son las siguientes: Rango de entrada (rango de celdas que
contiene los valores que se muestran en la lista), Vincular con la celda (celda en
la que se devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro de lista) y
Líneas de unión verticales (número de líneas que se muestran en el
desplegable).

Cuadro combinado de lista

Cuadro combinado desplegable

Barra de desplazamiento

Sirve para desplazarse a través de un rango de valores cuando se hace clic en
las flechas de desplazamiento o cuando se arrastra el cuadro de
desplazamiento. Las propiedades de este control son las siguientes: Valor
actual (posición relativa del cuadro de desplazamiento dentro de la barra de
desplazamiento), Valor mínimo (posición del cuadro de desplazamiento más
próxima a la parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al
extremo izquierdo de una barra de desplazamiento horizontal), Valor
máximo (posición del cuadro de desplazamiento más lejana a la parte
superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo derecho de una
barra de desplazamiento horizontal), Incremento (tamaño del espacio que se
desplazará el cuadro de desplazamiento cuando se haga clic en la flecha
situada en cualquier extremo de la barra de desplazamiento), Cambio de
página (tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de desplazamiento
cuando se haga clic entre el cuadro de desplazamiento y una de las flechas de
desplazamiento) y Vincular con la celda (celda en la que se devuelve la
posición actual del cuadro de desplazamiento).
Control de número

3

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Aumenta o disminuye un valor haciendo clic en flecha arriba y flecha abajo,
respectivamente. Las propiedades de este control son las siguientes: Valor
actual (posición relativa del control de número dentro del rango de valores
permitidos), Valor mínimo (valor más bajo permitido para el control de
número), Valor máximo (valor más alto permitido para el control de
número), Incremento (cantidad de aumento o disminución del control de
número cada vez que se hace clic en las flechas) y Vincular con la
celda (celda en la que se devuelve la posición actual del cuadro de
desplazamiento).

Ejemplo 1

Tenemos una hoja de cálculo que obtiene la cuota mensual a pagar por un
préstamo. El usuario debe introducir el importe a solicitar y el número de años en
los que va a pagar el préstamo. También debe seleccionar si prefiere un tipo de
interés variable (4,00%) o fijo (5,25%).

4


Vamos a mejorar el aspecto de la hoja de cálculo añadiendo varios controles de
formulario que faciliten la entrada de los datos por parte del usuario y que eviten
la introducción de datos incorrectos.
Comenzamos introduciendo un control de número para los años. Vamos a
suponer que el plazo en años puede oscilar entre 15 y 40 con una variación de 5.

Una vez insertado el control, debemos configurar sus propiedades:

5

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

A continuación, vamos a crear un cuadro de grupo para el tipo de interés, en el
que incluiremos dos botones de opción.

Los botones de opción se han vinculado con la celda C13, de tal forma que en
esa celda aparecerá el valor 1 cuando se seleccione el botón correspondiente a la
opción de interés variable, y el valor 2 cuando se seleccione interés fijo.
La fórmula de la celda C6, donde aparece el tipo de interés seleccionado, utilizará
por tanto, la celda C13 para obtener el interés.
Por último, vamos a crear un botón para que la hoja de cálculo obtenga la cuota
mensual a pagar cuando se hayan introducido todos los datos necesarios.
6


Antes de crear este botón, debemos desactivar la opción de cálculo automático
(opción por defecto en la hoja de cálculo) y seleccionar cálculo manual. De esta
forma, para recalcular los valores de la hoja, el usuario debe pulsar la tecla F9, o
en nuestro caso, el botón que vamos a crear.
Al crear el botón, aparece la siguiente ventana que nos permite asignar o grabar
una macro.

Pinchamos el botón Grabar… y en la ventana que aparece a continuación,
pinchamos el botón Aceptar para comenzar a grabar la macro. En nuestro caso,
la macro va a consistir en pulsar la tecla F9 para que la hoja realice el cálculo de la
cuota mensual.
El aspecto que presentará el formulario es el siguiente:

7

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Finalmente, aplicamos unos cuantos formatos como bordes y sombreado de
celdas para dar el formulario el aspecto final.

8

T A B L A S

D I N Á M I C A S

TABLAS DINÁMICAS
Con frecuencia, las listas contienen muchas filas que debemos resumir y analizar
para extraer información relevante. Las tablas dinámicas permiten resumir y
analizar, de modo sencillo, los datos de una lista.
Excel cuenta con un asistente para crear informes de tablas y gráficos dinámicos.
Para crear una tabla dinámica seleccionamos cualquier celda de la lista de datos y
ejecutamos en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, Tabla Dinámica.

Veamos un ejemplo, tenemos un listado de llamadas telefónicas en el que
aparecen la fecha de la llamada, el nº de teléfono al que se ha llamado, el destino
(Fijo, Móvil o Vodafone), la duración en minutos de la llamada, la tarifa (Normal,
Reducidad o Super Reducida) y el importe en euros de la llamada.

1

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Ejemplo 1

Crear la tabla dinámica.

Seleccionamos cualquier celda de la lista de datos y ejecutamos en la ficha
Insertar, en el grupo Tablas, Tabla Dinámica.

2

T A B L A S

D I N Á M I C A S

En nuestro caso como hemos iniciado el proceso desde una celda de la lista,
Excel selecciona automáticamente los datos. Nos pide dónde queremos situar la
tabla dinámica. Dejamos la opción seleccionada por defecto: Nueva hoja de
cálculo.
Seleccionamos en la ficha Opciones que nos ha creado, en Tabla Dinámica ->
Opciones -> Mostrar ->Diseño de tabla dinámica clásica ( permite
arrastrar campos a la cuadrícula)

Ahora debemos arrastrar los nombres de las columnas de la tabla a las áreas.
PAGINA, FILA, COLUMNA y DATOS.
Por ejemplo, si queremos saber el importe de las llamadas realizadas cada día
según el destino, arrastramos FECHA a FILA, DESTINO a COLUMNA y
IMPORTE a DATOS.

3

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Ya tenemos creada la tabla dinámica. En este momento podemos añadir y
eliminar campos a la tabla. Para añadir un campo lo seleccionamos en Lista de
campos de tabla dinámica y lo arrastramos al área al que queremos añadirlo.
Para eliminar un campo basta con arrastrarlo fuera de la tabla.
Por ejemplo, agregar el campo DURACIÓN al Área de datos.

Observar que cada uno de los campos que hemos arrastrado a la tabla dinámica
aparece con un desplegable. Si lo desplegamos podemos ver los valores que toma

4

T A B L A S

D I N Á M I C A S

dicho campo. Por defecto aparecen todos seleccionados. Sin embargo, podemos
desactivar algunos de los valores para que sólo muestre la tabla con los valores
que nos interesa en cada caso. De este modo conseguimos filtrar la información
que queremos mostrar.
Por ejemplo, si desplegamos el campo DESTINO vemos

Si sólo queremos analizar las llamadas a Fijo y Vodafone seleccionamos esos dos
campos únicamente y pulsamos el botón Aceptar.

5

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Queremos ver sólo la información de las llamadas que se han realizado con tarifa
Normal. Para ello, agregamos el campo TARIFA a Campos de página y
seleccionamos sólo la opción Normal. Además, seleccionamos todas las opciones
del campo DESTINO.

6

T A B L A S

D I N Á M I C A S

Informe de gráfico dinámico
Podemos crear un Gráfico dinámico sobre una Tabla Dinámica seleccionando:

O podemos crear directamente el Gráfico dinámico si seleccionamos cualquier
celda de la lista de datos y ejecutamos en la ficha Insertar, en el grupo Tablas,
Gráfico Dinámico.
Ejemplo 2

Queremos comparar el promedio de la duración de las llamadas realizadas a los
distintos destinos según el tipo de tarifa aplicada en cada caso, para ello
arrastramos el campo DESTINO al Área de filas, el campo TARIFA al Área de
columna, y el campo DURACIÓN al Área de datos.

7

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

En principio utiliza la función Suma de DURACIÓN. Para cambiar a la
función Promedio de DURACIÓN hacemos doble clic sobre el botón Suma
de DURACIÓN y seleccionamos Promedio en Resumir por:.

8

H E R R A M I E N T A S

D E

A N Á L I S I S

D E

D A T O S

HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DE DATOS

Una situación que se nos plantea algunas veces es la de resolver un problema
hacia atrás, esto es, encontrar el valor que debemos dar a una celda para lograr que
otra, cuyo valor depende de la primera, alcance determinado valor objetivo.
Otra situación que interesa es conocer cómo afecta el cambio de uno o varios
datos a uno o más resultados. Se trata de responder a la pregunta ¿qué pasa si?
Cada conjunto de datos que aplicamos al modelo constituye un escenario y
queremos calcular los resultados del modelo en los diferentes escenarios.
En muchas situaciones de la vida real se nos plantean problemas de optimización.
Disponemos de unos recursos limitados y tratamos de sacarles el mayor fruto
posible: qué solución da el máximo beneficio o produce el mínimo gasto.
Buscar objetivo

Cuando en una fórmula no es fácil, o no es posible, despejar una variable para
resolver el problema inverso ¿Qué valor de la variable produce tal resultado?
todos hemos utilizado, alguna vez, el método prueba y error. Probamos con
diferentes valores del dato hasta logar el resultado deseado.
El comando Datos >Análisis Y si > Buscar objetivo… encuentra la mayoría
de las veces el valor que debe tener una celda, dato inicial, para alcanzar
determinado resultado, valor objetivo, en otra celda. Necesariamente la celda dato
inicial, cuyo valor queremos determinar, debe contener un valor, no puede ser una
fórmula, y la celda objetivo debe contener una fórmula cuyo valor varía con el
dato inicial.
En algunos casos el proceso de búsqueda de objetivo puede concluir que no hay
ningún valor del dato inicial que de cómo resultado el valor objetivo propuesto.
En otras ocasiones puede ocurrir que el valor logrado para el dato inicial sea
absurdo.
Ejemplo 1

Queremos comprar un coche y pagarlo en seis años. La financiera nos presta el
dinero a una tasa de interés anual del 6,75%. ¿Cuánto dinero nos financian
pagando 300,00€ al mes?
Ninguna de las funciones financieras de Excel resuelve este problema. Sin
embargo la función PAGO resuelve el problema directo “conocida la cantidad
prestada hallar el pago mensual”.
Para resolver el problema inverso partimos del problema directo. Supongamos
que el coche de nuestros sueños cuesta 30.000€ ¿Cuál es el pago mensual?

1

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Para comprar el coche de nuestros sueños tenemos que pagar 507,88€ al mes y
nuestro objetivo es pagar 300€ al mes.
Seleccionamos, aunque no es necesario, la celda objetivo B4 y ejecutamos el
comando Datos >Análisis Y si > Buscar objetivo…

Entramos el valor objetivo -300€ en el cuadro de diálogo Con el valor:, la
referencia de la celda cuyo valor queremos determinar en el cuadro de diálogo
Para cambiar la celda:

y pulsamos el botón Aceptar.
Excel encuentra la solución, pagando 300€ al mes podemos financiar un coche de
17.720,85€.
Si hacemos clic en el botón Aceptar dejará el valor objetivo en la celda objetivo y
si hacemos clic en el botón Cancelar volveremos a la situación inicial.
Ejemplo 2

En un problema anterior obteníamos las previsiones de Ventas, Costes, Beneficio
Bruto, Impuestos y Beneficio Neto de una empresa hasta el año 2010.
¿Cuál debería ser el porcentaje de Costes/Ventas si queremos lograr un Beneficio
Neto de 80.000€ en el año 2010?

2


D E

A N Á L I S I S

D E

D A T O S

Si el porcentaje de Costes/Ventas fuese del 32,04% en lugar del 45,00% el
Beneficio Neto en el año 2010 sería de 80.000,00€ en lugar de 64.741,81€.
Escenarios

Si no conocemos la herramienta Escenarios de Excel y queremos estudiar el
comportamiento de un modelo ante diferentes conjuntos de datos
(ESCENARIOS), podemos copiar el modelo varias veces, en la misma hoja o en
hojas diferentes, y entrar un conjunto diferente de datos en cada copia del
modelo. Para ver los resultados del modelo en los diferentes escenarios podemos
abrir varias ventanas con los resultados de cada escenario, si son pocos resultados,
o copiarlos juntos en algún sitio.
El comando Datos >Análisis Y si > Administrador de escenarios: desde el
Administrador de escenarios podemos crear escenarios, guardar cada conjunto de
datos que constituye un escenario con un nombre; cambiar de un escenario a
otro, eliminar, modificar y combinar escenarios y, crear informes resumen con
todos los escenarios.
Al igual que ocurre con Buscar objetivo, las celdas que contienen los datos del
escenario debe contener un valor, no pueden ser una fórmula.
Ejemplo 3

Queremos solicitar un préstamo de 15.000€ a devolver inicialmente en 60 meses a
una tasa de interés anual del 6,50%.

3

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Supongamos que el préstamo es a interés variable y que se actualiza cada seis
meses. Además, la entidad financiera permite, en el momento de la actualización,
que podamos personalizar el plazo restante. Cada seis meses, la entidad financiera
actualiza la tasa de interés y nosotros actualizamos la duración.
Calcular el pago mensual que debemos efectuar durante el siguiente periodo de
seis meses en diferentes escenarios:






Escenario MM: tasa de interés 6,50%, número de pagos 54.
Escenario AA: tasa de interés 6,75%, número de pagos 60.
Escenario AD: tasa de interés 6,75%, número de pagos 48.
Escenario DA: tasa de interés 6,25%, número de pagos 60.
Escenario DD: tasa de interés 6,25%, número de pagos 48.

M (Mantener), A (Aumentar) y D (Disminuir).
Si la situación no cambia, Escenario MM, el pago mensual sería el mismo.

Cada escenario son dos datos la tasa de interés, celda B13, y el número de pagos,
celda B12.
Para crear los escenarios, seleccionamos las celdas B12 y B13, datos de entrada del
escenario, y ejecutamos el comando Datos >Análisis Y si > Administrador de
escenarios

4


D E

A N Á L I S I S

D E

D A T O S

Pulsamos el botón Agregar… del Administrador de escenarios.
Entramos el nombre del primer escenario MM

5

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

y pulsamos el botón Aceptar.
Se abre la ventana Valores del escenario en la que podemos ver las referencias
de las celdas que constituyen el escenario con los valores actuales de dichas celdas.
Como los valores que aparecen son los del primer escenario hacemos clic en el
botón Agregar para crear el siguiente escenario.

6


D E

A N Á L I S I S

D E

D A T O S

Cuando entremos los datos del último escenario pulsamos el botón Aceptar en
lugar de Agregar.

7

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Si ahora seleccionamos un escenario, por ejemplo DA, y hacemos clic en el botón
Mostrar las celdas de datos del escenario cambian lo datos que contiene por los
del escenario y vemos los resultados para ese escenario.
Podemos crear un informe resumen en el que aparezcan los datos de entrada y los
resultados que nos interesen para cada escenario. Para ello, hacemos clic en el
botón Resumen…
Excel selecciona una serie de celdas resultado. Nosotros queremos saber cuál será
el pago mensual durante el segundo semestre, celda B16, y cuánto deberemos al
final del segundo semestre, celda J17 en cada escenario.

8


D E

A N Á L I S I S

D E

D A T O S

Si hacemos clic en el botón Aceptar, Excel crea la siguiente hoja de cálculo.

El resumen incluye una columna Valores actuales. Podemos modificar el
aspecto de la hoja Resumen de escenario.

9

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

En lugar de elegir Resumen como tipo de informe podemos elegir Informe de
tabla dinámica de escenario.

Optimización con Solver

Los problemas de optimización se caracterizan por tener un único objetivo a
optimizar (maximizar, minimizar o igual a). Este objetivo depende de uno o más
valores iniciales de entrada. Además suele haber una serie de reglas o restricciones
que deben satisfacerse. Resolver un problema de este tipo consiste en hallar los
valores de entrada que cumplen las restricciones y dan el valor objetivo óptimo.
La celda con el valor a optimizar, función objetivo, debe ser una fórmula que
depende, de modo directo o indirecto, de las celdas de entrada.
Las celdas de entrada, cuyos valores queremos determinar, deben contener
valores, no pueden ser fórmulas.

10


D E

A N Á L I S I S

D E

D A T O S

Las restricciones se introducen en la ventana Parámetros de Solver que se abre
cuando ejecutamos el comando Datos > Análisis > Solver…
Puede que no aparezca la herramienta Solver. Esto se debe a que al instalar Excel
en nuestro ordenador, salvo que hagamos una instalación personalizada, sólo se
instalan las herramientas más comunes. Este problema ya apareció con las
funciones, en principio Excel no carga todas las funciones.
Para añadir la herramienta Solver seleccionamos Opciones de Excel >
Complementos > Ir… activamos el complemento Solver y hacemos clic en el
botón Aceptar.

Ejemplo 4

El Servicio de Formación de la Universidad de Alicante tiene un presupuesto de
300.000 € para organizar curso de formación para el personal de la universidad.
Se pueden organizar dos tipos de grupos: grupos pequeños de 20 alumnos con un
coste de 15.000€ y grupos grandes de 30 alumnos con un coste 20.000€.
Para atender los grupos se contratan profesores, uno cuando el grupo es pequeño
y dos cuando el grupo es grande. Motivos laborales impiden contratar más de 25
profesores sociales por temporada.
¿Cuántos grupos de cada tipo, pequeños y grandes, podemos organizar de modo
que el número de alumnos asistentes a los cursos sea el máximo posible?
Para plantear y resolver este tipo de problemas se requiere unos datos de entrada
iniciales, solución inicial. Por ejemplo, 1 grupo pequeño y 1 grupo grande.
También podemos utilizar como solución inicial 0 grupos pequeños y 0 grupos
grandes.

11

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Ahora seleccionamos la celda objetivo B5 que queremos maximizar, ejecutamos
el comando Solver… y completamos la ventana Parámetros de Solver.

Por defecto está seleccionada la opción Máximo en Valor de la celda Objetivo:.
Entramos las celdas cuyo valor queremos determinar en el cuadro de texto
Cambiando las celdas.

Para entrar las restricciones hacemos clic en el botón Agregar… y entramos la
restricción de que los recursos utilizados sean menores o iguales que los recursos
disponibles.

12


D E

A N Á L I S I S

D E

D A T O S

Además de esta restricción debemos agregar la restricción de no negatividad de la
solución, el número de grupos debe ser mayor o igual que cero.

Después de la última restricción pulsamos el botón Aceptar.

Ahora hacemos clic en el botón Resolver.

13

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

La solución obtenida dice que pueden asistir a los cursos un total de 425 alumnos
organizando 10 grupos pequeños y 7,5 grupos grandes. Además nos ofrece la
posibilidad de generar tres tipos de informes: Respuestas, Sensibilidad y Límites.
Como el número de grupos debe ser entero pulsamos el botón Cancelar y
añadimos la restricción de integridad de la solución, esto es que la solución deben
ser números enteros.

14


D E

A N Á L I S I S

D E

D A T O S

Según vemos pueden asistir a los cursos un máximo de 420 alumnos organizando
9 grupos pequeños y 8 grupos grandes y todavía disponemos de 5.000€.
Informe Respuestas

Como ya hemos dicho Solver facilita tres tipos de informes. El informe
Respuestas es el más intuitivo y fácil de interpretar. Los otros, Sensibilidad y
Límites requieren conocimientos teóricos avanzados.
Para generar el Informe Respuestas, una vez que Solver ha hallado la solución.
Seleccionamos la opción Respuestas en el cuadro desplegable Informes y
hacemos clic en el botón Aceptar.

Excel muestra el Informe Respuestas en una hoja nueva.
15

C U R S O

D E

E X C E L

A V A N Z A D O

Podemos modificar el aspecto de la hoja Informe de respuestas 1.

16

Manual de Excel

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (19)

Similar a Manual de Excel

Similar a Manual de Excel (20)

Manual de Excel