La fase de planificación incluye utilizar la estructura de descomposición del trabajo (WBS) para planificar el proyecto, identificar el camino crítico y completar la presentación de la línea base. Se describen los pasos para descomponer el trabajo usando el WBS, incluida la asignación de tareas y estimaciones de duración. También se explican los cuatro tipos de relaciones entre tareas y cómo identificar el camino crítico.
2. Presentación: Quiénes somos, por qué estamos aquí ?
Nombre
Empresa, Departamento, Rol
Experiencia en proyectos
Mejor y peor vivencia en un proyecto
Objetivos personales / Expectativas
para este curso
(2 minutos por persona)
3. 3
Gestión de Proyectos: objetivos y agenda
Introducir los conceptos clave en Gestión de Proyectos y los
estándares del Project Management Institute (PMI)
Proporcionar a los participantes el método, las plantillas y las
herramientas del día a día para la gestión de proyectos
Agenda orientativa
Mañana
• Introducción
• Inicio del proyecto
• Planificación del Proyecto
Tarde
• La Ejecución: Gestión y control
• Cierre del Proyecto
• Recapitulación y plan de acción personal
5. INTRODUCCIÓN
Project Management Institute (PMI), Estándares
¿Qué es un proyecto?
Ingredientes clave para el éxito del proyecto
Revisar el ciclo de vida de un proyecto (PMI)
Conocer el “project triangle”
Concepto de “trade-off” (canjes) en proyectos
6. Project Management Institute
El Project Management Institute, creado en 1969, es una organización sin
ánimo de lucro dedicada al “estado del arte” en Gestión de Proyectos.
PMI (www.pmi.org) está representado en más de 170 países y cuenta con más
de 270.000 miembros en todo el mundo
Sus actividades comprenden:
Desarrollo de estándares en Dirección de Proyectos, basados en el PMBOK® (Project
Management Body of Knowledge), único estándar ANSI para la gestión de proyectos.
Programas de Certificación, Publicaciones Profesionales, Grupos de Trabajo,
Congresos …
7. ¿ Qué es un Proyecto ?
… un conjunto de tareas interrelacionadas
para conseguir un resultado específico
en un período de tiempo determinado
?
8. Ingredientes clave para el éxito del proyecto
Objetivos claros y documentados
Ámbito/Alcance tiempo y/o coste priorizados
Las partes implicadas (stakeholders) dan feedback y “compran” el
proyecto
Roles y Responsabilidades claramente documentados
Planificación realista y organización sólida
“Baseline” documentada y aceptada formalmente
Cambios, Incidencias y Riesgos gestionados
Comunicación excelente y liderazgo del equipo
Soporte de sponsor / management
?
9. El triángulo del proyecto (PMI: “The project triangle”)
Tiempo /
Schedule
(Time)
Presupuesto
/
Budget
(Cost)
Alcance / Features
(Scope)
Los “cimientos” de la Gestión de Proyectos …
PMI también introduce
Calidad, Riesgos y Satisfacción del Cliente
PMI también introduce
Calidad, Riesgos y Satisfacción del Cliente
10. Estableciendo prioridades …
Project Tradeoff Matrix
(select prioritisation of project triangle components: Schedule, Resources, Scope)
Accept
(We will accept impacts to the …)
Optimize
(to optimize the)
Fixed
(while maintaining fixed our)
Resources (budget)
Schedule
Scope (features)
Es conveniente establecer las prioridades y parámetros de decisión
utilizando las 3 dimensiones del “triángulo “del proyecto
Una forma es utilizar en el project charter una matriz de “tradeoffs”, es
decir prioridades a la hora de tomar decisiones sobre “canjes” en
cualquiera de los 3 componentes del triángulo
11. Ciclo de vida de un proyecto - Project Lifecycle (PMI)
PMBOK – 3a Edición
Inicio Planning Ejecución Control Cierre
14. Las áreas de gestión de un proyecto
PMI distingue 9 áreas de gestión “transversales”
Integration Management
Scope Management
Time Management
Cost Management
Quality Management
Human Resources Management
Communications Management
Risks Management
Procurement Management
15. Areas de gestión, ciclo de vida y procesos asociados
PMI distingue 9 áreas de gestión y procesos para cada fase del ciclo de vida
16. 16
Roles en un proyecto
Normalmente …
Project sponsor (Sponsor)
Project manager (Jefe de Proyecto)
Project team members (miembros del equipo)
Otros,
Steering Committee (Comité de dirección)
Vendors (Proveedores)
Customer (Clientes)
…
17. Atributos de un buen Project Manager?
Gran habilidad de análisis y resolución de problemas
Habilidades de comunicación
Habilidad para trabajar bajo presión
Iniciativa y liderazgo
Gran capacidad de gestión de equipos
Orientación a resultados
Gran habilidad de organización y coordinación
18. Introducción – resumiendo …
Qué es un proyecto?
Las 5 fases del PMI project lifecycle?
Ingredientes clave para un proyecto de éxito?
Las 9 areas de gestión de un proyecto?
Los 3 elementos del project triangle?
“Trade-off” en gestión de proyectos ?
19. Gestión de ProyectosGestión de Proyectos
Fase de InicioFase de Inicio
Planning Ejecución Control CierreInicio
20. Fase de INICIO…
El project charter o acta de alcance del proyecto
Business case, razón de ser o visión del proyecto
Identificar riesgos
Preparar los “project logs” / hojas de seguimiento
Definir un plan de communicación
Definir roles y responsibilidades
Obtener la aprobación de stakeholders
21. Initiation Phase, características
El objetivo de la “initiation phase” es definir el proyecto para obtener la
aprobación y pasar a planificarlo en detalle
Idealmente, el project sponsor completa el “business case” (razón de ser,
visión) y los requerimientos a alto nivel
En esta fase se asigna el Project manager
Los “entregables” de la “initiation phase” son:
Project charter, incluyendo el business case
Project logs
Pre-baseline presentation
Finaliza con la aprobación del project charter (Pre-baseline presentation),
por el project sponsor y/o cliente (u otros stakeholders)
22. Preparar el business Case o “enunciado de alcance”
Un documento que justifica por qué un proyecto debería iniciarse
Contiene la siguiente información preliminar para describir el escenario
del proyecto:
• El por qué, la motivación de la iniciativa (‘why’), Beneficios, ROI
• Partes implicadas (‘who’)
• Fechas deseadas (‘when’)
• Dependencias, hipótesis …
Proceso
El Sponsor, Cliente y/o Project Manager rellena el documento
Se asigna un Project Manager, si se aprueba el proyecto
Se integra en el Project Charter o “acta de constitución del proyecto”
23. Project Charter o acta de constitución del proyecto
Qué es un Project Charter?
Un documento que resume todos los aspectos clave de un proyecto
Propósito
Que todas las partes implicadas tengan toda la información necesaria para
que se pueda realizar la planificación detallada.
Proceso
Se basa en la información del Business Case o alcance y la amplía y
desarrolla
Se revisa con sponsor(s) y cliente(s) para acordar el contenido
Aprobación formal del sponsor(s) y cliente(s)
Nos permite iniciar la planificación
24. Estructura del Project Charter
1. Propósito del proyecto (Descripción, Problemática, Beneficios)
1. Objetivos
2. Principales Actividades
3. Alcance: Incluído/No incluído
4. Criterios de satisfacción cliente / éxito del proyecto
2. Roles y Responsabilidades & Resp. (Mgr, Sponsor, Team)
3. Costes/Presupuesto estimado
4. Tiempos estimados, hitos clave
5. Plan de comunicación inicial (acciones, reuniones, frecuencia)
6. Hipótesis, Dependencias
7. Riesgos iniciales detectados
25. Ejercicio: Acta de Alcance o Project Charter
La Dirección de la empresa ha decidido encargarles la
“Organización de una Fiesta Fin de Año en Familia”
(empleados con sus parejas y niños)
Los parámetros generales aprobados por la Dirección son:
Fecha realización: 2º sábado de diciembre
Lugar: no más de 30 Km de Barcelona
Participantes: Aprox. 500 personas incluyendo los niños
Duración evento: 6 horas desde las 11.00 hasta las 17.00hs
Presupuesto: € 100.000
Sponsor del proyecto: Julián Aguirre, Director de RRHH
Completad la información básica en el Project Charter
26. Pre-Baseline Presentation
Qué es una pre-baseline presentation?
La presentación formal del Project Charter
Propósito
Conseguir la aprobación formal de los stakeholder para asignar recursos al
proyecto y detallar su planificación
Aprobación del presupuesto y planificación prevista
Proceso
PowerPoint, normalmente
Presentación a stakeholders en una “Pre-baseline meeting”
Aprobación y validación formal
27. Project Logs (formularios de registro)
Qué son los project logs?
Listas de incidencias, riesgos y cambios del proyecto detallando sus
“dueños” (ownership), status & fecha de resolución
Propósito
Seguimiento de incidencias, cambios y riesgos a lo largo del proyecto
Tipos de Project logs
Incidencias y acciones (Issues) – “actual”
Riesgos (Risks) – “futuro”
Cambios (changes)
28. Registro de incidencias y riesgos (Issue, risk log)
# Status
(Open/
Closed)
Date
Opened
Owner Issue
Description
Impact if not
addressed
Priority
1:high 2:med
3:low
Resolution
Plan
Target
Resolution
Date
Date
Resolved
1
2
3
Ejemplo de Issue log
Ejemplo de Risk log
# Status
(Open/
Closed)
Date
Opened
Owner Risk
Description
Impact if
not
addressed
Probability
(Low = 1-3,
Med = 4-7, High
= 8,10)
Impact
(Low = 1-3,
Med = 4-7,
High = 8,10)
Ranking
(Probability x
Impact)
Mitigation Contingenc
y Plan
Current
Status
Triggers Date
Resolved
1 0
2 0
3 0
29. RACI, Establecer roles y responsabilidades
Tasks Project
Manager
Designer Homeowners Painters Inspector
Paint Project A R R R R
Design Job I A/R C
Select Contractor I A/R C
Procure Materials I C I A/R
Site Preparation I C I A/R I
Paint & Inspect I C I A/R R
30. Communication Plan
Item Contents Format Method
Frequen
cy
Owner
of Item
When are
Updates
Due to
Owner?
Publish
Date
Sent to
(Dist
List)
Template &
Location
Overall Project
Status
Milestones Status, Key
Issues, Key Risks , Help
Wanted
Excel to
HTML
Email Weekly?
EOD
Monday
Sponsor
Update
Present Project Status,
Resolve Issues, Changes
with external dependencies
PowerPoint Sponsor Meeting
Every
other
week?
Noon,
every
other
Monday
Detail Project
Status
Milestones Status, Key
Issues, Key Risks , Help
Wanted
Excel to
HTML
Core Team Mtg Weekly?
EOD
Friday
Schedule
Task timing, coordination,
ownership
MSProject Core Team Mtg Weekly?
EOD
Friday
Budget
Budget items, including
variances
Excel Email Weekly?
EOD
Friday
Objetivo: Establecer las pautas de comunicación a lo largo del proyecto.
Por ejemplo...
31. Fase de Inicio – resumiendo …
Entregables de la Initiation Phase?
Cuál es el principal propósito del Project Charter?
Qué contiene el project charter?
Qué son los project logs ?
Qué es un RACI
32. Gestión de ProyectosGestión de Proyectos
Fase de PlanificaciónFase de Planificación
Inicio Ejecución Control Cierre
Plannin
g
33. Fase de Planificación …
Utilizar Work Breakdown Structure (WBS) para
la planificación del proyecto
Identificar el critical path (camino crítico)
Completar la “baseline presentation”
34. Beneficios de un Project Plan
Los Planes por naturaleza no son perfectos, es nuestra mejor
estimación de cómo se desarrollará el proyecto
Debe ajustarse a medida que el proyecto avanza, lo desconocido no
nos debe impedir planificar el proyecto
La planificación es un PROCESO iterativo
WBS o EDT: (PMI)
“Un grupo de elementos del proyecto orientados a obtener entregables, que
organiza y define el alcance total del proyecto
Cada nivel descendente representa un nivel superior de detalle de un
componente del proyecto que pueden ser productos o servicios
35. Pasos para descomponer el trabajo
Work Breakdown Structure (WBS) muestra la
descomposición jerárquica del trabajo del proyecto
Proceso
1. Revisa el alcance de proyecto y entregables con el equipo
2. Explica por qué es necesario el consenso
3. Delega entregables a los líderes de equipo para su descomposición
4. El equipo acuerda los entregables e hitos de proyecto
5. PM gestiona el WBS hasta un nivel de “profundidad”; de los niveles
inferiores se encargan los líderes de equipo.
6. El propietario de la tarea es quién hace la estimación de su duración
36. Formula – Establecer tiempo de tarea
(O +4M + P) ÷ 6 = Tiempo
O= Optimista
M = Más Probable
P = Pesimista
37. Actividad: Planificación
Seleccionar un Project Manager (60 s.)
PM explica el ejercicio al equipo
PM identifica 5 Sub Equipos
Identificar Tareas en vuestro equipo (Post-it’s)
1 POST-IT POR TAREA
Identificar “Días/hombre” Requiridas por tarea
Colocar los post-it agrupados
PM presentará al cliente una fecha estimada de entrega
PainterPainter CarpenterCarpenter ElectricianElectrician PlumberPlumber
Task
Task
Task
Task
Task Task
Task
38. 4 Tipos de relaciones entre tareas
Finish-to-Start (FS)
La relación más habitual, cuando una tarea (predecesora)
termina, otra tarea (sucesora) comienza
Start-to-Start (SS)
La fecha de inicio de la predecesora determina la fecha de
inicio de la sucesora
Finish-to-Finish (FF)
La fecha de fin de la predecesora determina la fecha de fin de
la sucesora
Start-to-Finish (SF)
La fecha de inicio de la predecesora determina la fecha de fin
de la sucesora
40. Camino Crítico - Critical Path
Explicación del experto …
Task Description
Task Description
Task Description
Task Description
Task Description
Task Description
Task Description
Task Description
El Critical path es el camino más largo del proyecto compuesto de
actividades con flexibilidad cero
41. Pasos para ajustar la planificación
Analizar la planificación de recursos, sus asignaciones y problemas,
resolverlos
Identificar y optimizar el camino crítico
Negociar trade-offs para equilibrar la realidad de negocio y del proyecto
Guardar siempre la “baseline” de tu planificación y sus versiones
Problemas típicos:
Recursos “sobre-asignados”
Relaciones entre tareas incorrectas
Asignaciones de recursos incorrectas o no actualizadas
Cálculo de tiempos incorrecto
42. Qué es Baseline?
‘Line in the sand;’ el objetivo; el punto de referencia
El Plan contra el cual podemos medir nuestro progreso
El plan de Proyecto acordado: Time, Cost & budget
Requerimientos y especificaciones
WBS (deliverables and milestones) detallado y planificación detallada
Presupuesto detallado
Estándares de calidad y plan para alcanzarlos
Indicadores y métricas de éxito
Planes de entrega, transición formación y documentación
Después de la Baseline, cualquier cambio de be gestionarse mediante
un proceso de gestión de cambios
43. Baseline Presentation
Qué es una Baseline presentation?
Presentación formal del Project Plan
Propósito
Aprobación fomal de stakeholders para ejecutar el proyecto
Proceso
PowerPoint normalmente
Presentado a stakeholders en un Baseline meeting o kickoff
Aceptación formal
44. Fase de Planificación – resumiendo …
Qué es el Work Breakdown Structure?
Cuál es el beneficio de completar el WBS y
planificarlo con el equipo?
Qué es un Project Plan?
Qué es el Critical Path?
Qué es Baseline?
Qué es la Baseline presentation?
45. Gestión de ProyectosGestión de Proyectos
Ejecución y ControlEjecución y Control
Inicio Planning
Ejecución
CierreContro
l
46. Ejecución y control …
Gestionar la comunicación en el proyecto
Gestion de cambios, gestionar ajustes a la
planificación
Avance de proyecto: Completar el weekly status
reports
Liderazgo y rendimiento del equipo
47. Comunicación en proyectos
Cómo se
documentó
Cómo se
documentó
Lo que se instalóLo que se instaló Lo que se facturóLo que se facturó El soporte que se
dió
El soporte que se
dió
Lo que el cliente
quería
Lo que el cliente
quería
Lo que el cliente
explicó
Lo que el cliente
explicó
Lo que el JP
entendió
Lo que el JP
entendió
Lo que se diseñóLo que se diseñó Lo que se
construyó
Lo que se
construyó
Lo que el
consultor dijo
Lo que el
consultor dijo
48. Comunicación en proyectos
Asegurar una visión común del estado del proyecto
Identificar el avance (o la falta de ) para informar y tomar acciones
Obtener ayuda
Cómo ?
(Weekly) status report
Reuniones de equipo
Reuniones 1:1 con Sponsor
Reuniones de steering committee
Otras ...
49. Project Team Meetings – Reuniones de equipo de
proyecto
Publica la agenda (standard o personalizada)
Objeto: De información o toma de decisiones ?
Periodicidad? Semanal?
Enfocada en los entregables
• Revisa issues and risks
• Obtén budget updates (si hay)
Resuelve presiones y decisiones de cambios
Incorpora los cambios aceptados y “re-baseline”
Es necesaria un acta y un plan de acción.
Realiza seguimiento
Realiza regularmente (cada mes?) una mini revisión de proyecto y de
lecciones aprendidas hasta la fecha
50. (Weekly) Status Report
La herramienta más poderosa
Report de
Tareas completadas
Próximas Tareas
Issues y risks
Budget status
Enviada a stakeholders y team members
Tu cuadro de mando, utiliza los códigos de color
Status Summary ( )
Schedule:
Budget:
Features: Issues: Risks:
51. Actividad: Cambios
Analizar las siguientes peticiones del cliente:
El Cliente no quiere moqueta sino parquet
El Cliente quiere una habitación más con baño completo (suite)
Analizar y sugerir next steps
Presentad opciones al cliente
52. Gestión de Cambios
Un cambio en los requerimientos iniciales (Baseline)
El Project Sponsor es quien acepta/rechaza una petición de cambio
Tienes el derecho (y el DEBER!) de controlar los cambios
El proyecto debe tener flexibilidad para acomodar algunos cambios
Revisalos con tu equipo para evaluar alternativas y recomendaciones
Los cambios se gestionan con un proceso formal de gestión de
cambios
53. Control del Proyecto
Crear carpetas de documentación para
Planning
Recursos
• Compras
• Proveedores …
Equipo de proyecto
Alcance
Incidencias y Riesgos
Control Cambios
Comunicación
…
54. Herramientas y técnicas de Control de proyectos
Revisiones y reuniones
Procesos corporativos
Plantillas / formularios, documentación de gestión
Project status reports
Task assignment forms
Time reports
Petición de cambios y registro de cambios
Registro de incidencias y riesgos
Gestión de compras y proveedores
Herramientas de Gestión de Proyectos (Ms Project ...)
55. Gestionar el planning
El planning debe tener un nivel “adecuado” de detalle
Partes del planning deben delegarse
El esfuerzo del PM’s debe centrarse en gestionar
Ten siempre un ojo en el Critical Path
Promueve la resolución rápida de incidencias
Reporting del Proyecto
Informes de progreso/avances
• Client
• Management
• Project team
• Third party
Standard reports
Project reviews
Metrics / Indicadores
56. “Go Live” Meeting
El equipo revisa que todas las tareas se han completado
Se verifican/prueban los entregables
Se realiza formación si es necesario
Se comunica a stakeholders que el proyecto está listo
Aceptación formal de Stakeholders
57. Fase de Inicio – resumiendo …
Por qué es importante la comunicación en proyectos?
Por qué el status report es LA herramienta ?
3 cosas que debes discutir en una reunión de equipo
de proyecto ?
Qué debemos controlar en el proyecto?
Herramientas de control ?
Cuál es el propósito de la gestión de cambios?
Quién debe aprobar un cambio importante?
58. Gestión de ProyectosGestión de Proyectos
Ejecución y ControlEjecución y Control
Inicio Planning Ejecución Control
Cierre
59. Cierre del proyecto …
Conocer los 4 tipos de fin/transición de proyecto
Describir los beneficios de un adecuado proceso
de “post-mortem”
Crear el close-out report (o revisión de proyecto)
Obtener la aceptación de stakeholders
60. Final y/o transición de proyecto
Tipo Definición
“Addition”
• El proyecto se integra como una operación regular en su unidad
• Ejemplo: Instalación de un software ERP, CRM ….
Inanición
• No hay más recursos para el proyecto, se cancelan o “se cortan”
• Ejemplo: Recortes corporativos, cancelaciones de proyectos …
Integración
• El proyecto pasa a otra área, se reasignana recursos que pasan a
otras areas en la organización, o se asignan a otros proyectos.
Extinción
• El proyecto se termina y acepta por stakeholders, los objetivos del
proyecto se cumplen.
61. Post Mortem o Revisión final de proyecto
Reune a todo el project team y stakeholders para analizar:
1. Qué fue bien?
2. Qué podía haber ido mejor?
3. Sugerencias de mejora
• Keep doing
• Start doing
• Stop doing
• Do it better
Recoger los resultados en el “close-out report” o project review
Publica los resultados y haz el seguimiento con project team y
stakeholders
Establecer / Añadir a una base de datos de conocimiento corporativa
Puede ser facilitado por terceras personas
62. Close Out Report
El close-out report
Informe formal de finalización de proyecto y resultados “post-mortem”
Propósito
Estado final del proyecto, reutilizables y lecciones aprendidas
Comunicar a stakeholders que el proyecto ha acabado y cómo
Documentar y publicar lessons learned
Proceso
Enviado al project team y stakeholders
63. Cerrar el proyecto
Verificar que los entregables cumplen con las especificaciones
Notifica a stakeholders la finalización
Finaliza la documentación, formación …
Obtén aceptación formal de los stakeholders
Facilitar el post mortem y documenta las lessons learned
Desmantela el project team
Fiesta !!!
64. Desmantelar el equipo
Comunicar al equipo que el proyecto ha terminado
Felicitar a los team members
Contribuir en su evaluación de rendimiento
Reasignar el equipo
Celebrarlo !!
65. Fase de Planificación – resumiendo …
Tipos de finalización de proyecto
Qué es el Post-Mortem?
A quién debes enviar el close out report?
66. Recomendaciones finales
Mantén una visión compartida del proyecto con todo el equipo
Nunca dejes que la gente caiga al “lado oscuro”
Si empiezas a tropezar, evita caer del todo
No cambies una fecha mala por otra igualmente mala o peor
Cómo pudo ser que este proyecto acabara un año
tarde??
Una pequeña desviación , un día determinado …
67. Para finalizar …
Usted no será el primero: Ningún proyecto importante termina en plazo,
dentro del presupuesto o por el mismo equipo que lo inició.
Progreso: Los proyectos progresan rápidamente hasta el 90 % de lo
proyectado… luego permanecen un 90 % completos para siempre.
Objetivos: Una ventaja de los objetivos difusos es que evitan la complicación
de tener que estimar con precisión los costes.
Anticipación:
Si las cosas andan bien, algo andará mal.
Si las cosas pueden ir peor, lo harán.
Si las cosas parecen ir mejor… Usted ha pasado algo por algo por alto.
Cambios: Si el objetivo de un proyecto puede cambiar libremente, la velocidad
a la que se sucederán los cambios excederá rápidamente la velocidad de
avance del proyecto.
Planificación: Un proyecto planificado descuidadamente tardará tres veces
más en finalizarse que lo previsto. Un proyecto planificado cuidadosamente solo
demandará el doble.
Informes: Equipos de proyecto aborrecen los informes de avance del proyecto
porque ponen vívidamente de manifiesto su falta de avance.
68. Referencias, Bibliografía
PMI: www.pmi.org
Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition, PMI
PMP Exam Prep, Mulcahey
Practice Standard for Work Breakdown Structures, PMI
Using Earned Value, Webb
The Project Management Professional, Newell
Passing the PMP Exam, McGary
BUSM 4903 Project Management Workbook, Northwest University
Record on a flip chart/white board the findings from the exercise.
With the list of things that have gone wrong/bad during a project ask the class to rank the top 5.
These will be address during the class and will form part of Módulo 6
If the class is very large (greater than 30), or if the culture is one where individuals do not like to speak in public, then:
Provide Post-Its to each table
Ask each person to brainstorm 3 things they want to get out of this class, on item per Post-It.
Individuals put Post-its on flip chart and group similar items together
Table provides a label for each grouping of Post-Its (e.g., change control)
One individual (or Instructor) report out one grouping and its content from each table. Try to report out different groupings from table to table.
Good listener
Self confidence
Assertiveness – owns meetings
Information management
Closing out:
Game (who wants to be a millionaire?)
Go back against objectives set at start
Hand out test
It is also in this phase that the performance metrics should be discussed.
The performance metrics of a project are usually the project triangle (cost, features, resources).
In addition to this you can also use the project logs to determine the overall effectiveness of the project.
Show BCA Template-Sample.doc
When you mention Process, reference the Charter template in the workbook.
Expand on “Document”
First draft based on input from the sponsor
Add value yourself e.g. schedule, roles and responsibilities
Review with project team members
Revise document
Mention Project Kick-off at this point – good idea to get people into a room. These deliverables are not the sole responsibility of the PM – needs feedback and buy-off from the team.
Peter’s
Form 5 Teams: Make it fun. 2 minutos to form 5 teams, no more than “x” persons per table, and no fewer than “y” persons per table.
2 minutos to determine roles. Must get another person to fill your role if you are absent (meeting, call, etc.)
Hand out Case Study: Building a House. Allow 3 minutos to read it.
As they are reading, hand out Facts, Requirements, Comments.
Tell them you, the Instructor, will be the General Contractor.
Ask them to think about what team they want to be – 1 minute.
Call off each team, one at a time. First hand up gets it. If a tie, flip a coin or come back to it. Give each team its team sheet
Allow each team 2 minutos to read their team sheet.
Ask the teams if they have any questions of you, the GC.
Tell them that each team’s Customer is on head of the “5-headed home owner” – like reality!
Tell them they may change or add 2 things to the Facts, Requirements, Comments sheet, and they must report such changes in the report out.
Each team is given 35 minutos to develop the list below. This list addresses dome BUT NOT ALL parts of a typical charter. The teams may not talk to each other (simulates virtual teams/communication barriers)
Key Deliverables (validate or change what is on each team’s sheet
Key Assumptions
Out of scope items
Key Dependencies
Major Risks
Approx. budget (SWAG) – may break it down by labor & materials, etc.
Approx. timing (e.g., April - May)
13. Report out: 5 minutos per team. Order: Site, Exterior, Utilities, Interior, Inspections
14. Resolve major conflicts and issues that arise (this is Initiating, not Planning, so do not get too detailed)
Martin’s: 10/15 mins for this exercise.
Explain each section of the charter. Give examples and ask the class for examples. Let the class complete the few sections then discuss.
(1)
Business Need (Why)
Problem e.g. Current website is underutilised, difficult to maintain, difficult to navigate, inconsistent in style and structure, not supported by helpdesk – consider the cost on ‘NOT’ doing the project
Benefits e.g. One stop shop for all customers, Increased customer sat, reduced email traffic, supported internally
Project Goals (What) e.g. Create a website for all programs and reporting, redirect adhoc requests via the website, train all prog mgrs to maintain
Scope (in and out) – to be process
(2)
Budget
Timelines (When)
Project Roles & Responsibilities (Who)
Communications (status reports, project meetings, escalation path)
(3)
Assumptions e.g. This will be supported via the helpdesk
Dependencies e.g. Dependant on content being defined by the business
Risks
Agter exercise run through the template and go through any issues raised. Ask Q – would this be useful?
Issue – current, impacting a project deliverable; requires actions or action plan
Risk – future, some probability of impacting project; requires mitigation and contingency plans with a defined trigger
Not black & white – use your judgment
Issue may become a risk, & vice versa
Some people might consider this micro management.
Baseline= agreement on detail
The Purpose of the planning phase is to get to Baseline – where requirements are locked and the schedule + budget reflects the locked requirements
Example: House Building
Have fully detailed design of house, down to low level of detail
Have full planning permission
Have agreed schedule with all builders/tradesmen
09:15 – 09:35
DEBRIEF 10 min. – 09:45
How did it FEEL to be A/ B/ C, D, or E? Messenger?
Who is 100% certain that they know what the objective of the game was?
What was the objective?
How did you solve it?
Insights:
09:45 Note that communications starts before planning phase – starts from day 1
Remember we created a communications plan in our Project Charter!
Need to eliminate cases where decisions are made over a coffee/in the corridor and not communicated
Link back to individual’s name – importance of communication
09:45 Note that communications starts before planning phase – starts from day 1
Remember we created a communications plan in our Project Charter!
Need to eliminate cases where decisions are made over a coffee/in the corridor and not communicated
Link back to individual’s name – importance of communication
11:00 Use flipchart to brainstorm ‘features of good meetings’ with trainees first;
Hints:
Review last week’s tasks - Use 100% complete rule
Review issues & risks
Two-minute discussion rule – otherwise agree an owner and take it offline
Explicitly ask for new issues/risks
Review tasks for next two weeks - Filter out of MS Project plan
Follow up with minutos/actions - Allow time for documentation (agenda, minutos, etc)
