El documento proporciona información sobre las reuniones efectivas. Explica que una reunión es una técnica para que un grupo de personas con objetivos comunes intercambien información sobre uno o más temas para lograr resultados a través de compromisos. También describe los tipos de reuniones, los aspectos clave como la planificación, las fases de una reunión, las funciones y habilidades del conductor, y cómo tratar a los participantes problemáticos.

1. Capital Humano
DIRECCIÓN DE REUNIONES

2. Capital Humano
Dirección de Reuniones
¿QUE ES UNA REUNIÓN EFECTIVA?
• UNA REUNIÓN ES UNA TECNICA MEDIANTE LA CUAL UNA SERIE
DE PERSONAS CON UNOS OBJETIVOS COMUNES INTERCAMBIAN
INFORMACION SOBRE UNO O VARIOS TEMAS, PARA LOGRAR
UNOS RESULTADOS A TRAVÉS DE UNOS COMPROMISOS
COMUNES.

3. Capital Humano
Dirección de Reuniones
TIPOS DE REUNIONES
• SEGÚN SU ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO:
– REUNIONES FORMALES
– REUNIONES INFORMALES
• URGENCIA
• ESPONTANEIDAD
• FALTA DE PREVISION
• SEGÚN SU OBJETIVO:
– INFORMATIVAS
– FORMATIVAS
– ANALISIS DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES

4. Capital Humano
Dirección de Reuniones
ASPECTOS CLAVE DE LAS REUNIONES (ORGANIZACIÓN LOGISTICA)
ASISTENTES
TIEMPO MATERIAL
REUNIÓN
ESPACIO MEDIOS
FISICO DE APOYO
CONDUCTOR

5. Capital Humano
Dirección de Reuniones
LAS FASES DE LA REUNION
• PLANIFICACIÓN (Objetivos)
• INFORMACIÓN
• PREPARACIÓN (Cuadro de prioridad de gestión del tiempo)
• ESTRUCTURACION Y CONTROL
• RESUMEN Y REGISTRO

6. Capital Humano
Dirección de Reuniones
PLANIFICACIÓN
• LA PLANIFICACIÓN IMPLICA:
– FIJAR LOS OBJETIVOS
– BUSCAR EL TITULO GENERAL
– ELABORAR UN PRIMER ORDEN DEL DÍA
– Y…REFLEXIONAR SI ESTA ES LA TECNICA DE COMUNICACIÓN
MÁS ADECUADA

7. Capital Humano
Dirección de Reuniones
INFORMACIÓN
• DURANTE LA FASE DE INFORMACIÓN SE DEBE:
– INFORMAR A LOS PARTICIPANTES DE LOS MOTIVOS DE LA
REUNIÓN, LOS OBJETIVOS, EL PLAN DE TRABAJO, EL
CONDUCTOR DE LA REUNIÓN, EL MOTIVO DE SU ASISTENCIA Y
LA INFORMACIÓN QUE NECESITARÁ PARA ASISTIR
– LOS PARTICIPANTES INFORMARÁN DE CUALES SON LOS TEMAS
QUE QUIEREN APORTAR Y LA INFORMACIÓN NECESARIA

8. Capital Humano
Dirección de Reuniones
PREPARACIÓN
• EN ESTA FASE EL CONDUCTOR DEBE:
– ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA DEFINITIVO BUSCANDO LAS
CONEXIONES LOGICAS ENTRE LOS TEMAS Y…
– ORDENÁNDOLOS EN FUNCIÓN DE SU IMPORTANCIA SU
URGENCIA.
Alta Urgencia Baja Urgencia
Alta Importancia PRIODIDAD 1 PRIORIDAD 2
Baja Importancia PRIORIDAD 3 PRIORIDAD 4

9. Capital Humano
Dirección de Reuniones
ESTRUCTURACIÓN Y CONTROL
• DURANTE ESTA FASE EL CONDUCTOR HA DE PROCURAR
QUE LA CONVERSACIÓN SIGA LOS SIGUIENTES PASOS:
– PRUEBAS
– INTERPRETACIÓN
– DECISIÓN FINAL

10. Capital Humano
Dirección de Reuniones
RESUMEN Y REGISTRO
• ESTA FASE SUPONE:
– RESUMIR LAS DECISIONES
– REGISTRARLAS CON EL NOMBRE DEL RESPONSABLE
– FIJAR EL PLAZO
– MOTIVAR A LOS ASISTENTES PARA UNA PROXIMA REUNIÓN

11. Capital Humano
Dirección de Reuniones
LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : UNIR AL GRUPO
• OBJETIVO:
ORIENTAR A TODOS LOS PARTICIPANTES HACIA UN OBJETIVO
COMÚN
• RIESGO: AGRESIVIDAD
• TÉCNICAS:
– INTERTAR QUE TODOS EXPRESEN SUS PROBLEMAS
– RECURRIR AL RESTO DE PARTICIPANTES
– ATENERSE A HECHOS REALES

12. Capital Humano
Dirección de Reuniones
LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : CENTRAR AL GRUPO
• OBJETIVO: MANTENER A LOS PARTICIPANTES DENTRO DEL
TEMA DEL ORDEN DEL DÍA
• RIESGO: ALEJARSE DE LA CUESTIÓN
• TÉCNICAS:
– ESTAR ALERTA CONSTANTEMENTE
– RECONDUCIR A LOS QUE SE ALEJEN
– RATIFICAR LA COMPRENSIÓN
– ASEGURARSE DE QUE CADA EXPOSICIÓN ES RELEVANTE

13. Capital Humano
Dirección de Reuniones
LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : MOVILIZAR AL GRUPO
• OBJETIVO: AYUDAR AL GRUPO A TOMAR UNA DECISIÓN
• RIESGO: INTERRUPCIONES, PARALIZACIÓN
• TÉCNICAS:
– PROTEGER AL DÉBIL Y CONTROLAR AL FUERTE
– SONDEAR PARA BUSCAR SOLUCIONES
– TOMAR NOTA DE LAS SUGERENCIAS
– CONSTRUIR IDEAS, NO DESTRUIRLAS

14. Capital Humano
Dirección de Reuniones
HABILIDADES DEL CONDUCTOR
• ESCUCHAR ACTIVAMENTE A LOS PARTICIPANTES
• REACCIONAR ANTE SITUACIONES IMPREVISTAS
• ADAPTAR EL ESTILO DE DIRECCION QUE REQUIERE LA
SITUACIÓN
• PONERSE AL MISMO NIVEL DE LOS PARTICIPANTES
• EMPATIZAR
• PRESENTAR LOS TEMAS DE FORMA SIMPLE Y CONCISA

15. Capital Humano
Dirección de Reuniones
TÁCTICAS DEL CONDUCTOR
• ABRIR LA REUNIÓN CON CAPACIDAD DE MOTIVACIÓN
• PROMOVER LA PARTICIPACIÓN
• CONTROLAR EL RITMO
• ASEGURAR EL RENDIMIENTO DE TODOS LOS PARTICIPANTES
• AJUSTARSE A LOS HORARIOS PREVISTOS
• CERRAR POSITIVAMENTE LA REUNIÓN

16. Capital Humano
Dirección de Reuniones
CÓMO TRATAR A LOS PARTICIPANTES PROBLEMATICOS:
• EL PRESUNTUOSO
• EL MANIPULADOR
• EL OPONENTE SISTEMATICO
• EL HABLADOR
• EL INDIFERENTE
• EL DESCUBRIDOR
• EL INEXPRESIVO

17. MUCHAS GRACIAS