Presentación digitalización

DIGITALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

GLOSMAN EDUARDO CHIQUIZA RODRÍGUEZ
GUSTAVO DE JESUS CASTEÑO CASTAÑEDA
HUGO ARMANDO VALLEJO GIRALDO
JHON EDISON PENAGOS ARIAS
HÉCTOR ARMANDO ROMERO RODRÍGUEZ

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS G3
UNIVESIDAD DEL QUINDIO
BOGOTÁ 2013


GLOSMAN EDUARDO CHIQUIZA RODRÍGUEZ
GUSTAVO DE JESUS CASTEÑO CASTAÑEDA
HUGO ARMANDO VALLEJO GIRALDO
JHON EDISON PENAGOS ARIAS
HÉCTOR ARMANDO ROMERO RODRÍGUEZ

DORIS AMANDA ZULUAGA SERNA
GRUPO: 3

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS G3
UNIVESIDAD DEL QUINDIO
BOGOTÁ 2013

La documentación se considerada un activo importante en las instituciones o
entidades, en especial en bibliotecas, archivos y museos. Debido a esto es de
gran interés proteger y mantener adecuadamente este tipo de material, para
que así continúe siendo usado a través del tiempo, generando sinergia dentro
de las instituciones, ahorrando espacio y economizando recursos. Por ello es
necesario contar con una planeación completa que tenga implícitamente el
estudio de los procesos de digitalización de documentos.

Lo anterior hace que las unidades de información encuentren en la
digitalización de documentos una alternativa para preservar y recuperar
información, ya que ello garantiza la conservación de la información, sólo que
un soporte diferente, el electrónico, con las ventajas y aplicaciones que
ofrecen los sistemas de computación. Esto hace más accesible este tipo de
material, favoreciendo el desarrollo científico y complementando la formación
investigativa.

El presente documento pretende desglosar todas las ventajas, tipo de
tecnología, legislación y en general los procesos que intervienen en lo
concerniente a la digitalización documental.


Objetivo general

Analizar e identificar todas las etapas que intervienen en el proceso de
digitalización documental de acuerdo a las normas, estándares y
procedimientos adecuados, con el fin de aprender a preservar el documento
físico, evitando su manipulación en la consulta y facilitando su acceso
mediante la utilización de software y hardware adecuados para tal fin.

Objetivos específicos

 Definir que es digitalización.
 Determinar las normas, estándares y procedimientos adecuados para
digitalizar.
 Conocer el hardware y software apropiado para el proceso de
digitalización.
 Identificar la legislación que sobre la digitalización existe en el país.


Los documentos físicos se convierten en
imágenes transformadas en bits por medio
de un escáner o cámara digital. Estos
datos se convierten a un determinado
formato de fichero para su
almacenamiento.

Existe una variedad de formatos de
imágenes ampliamente utilizados en el
mercado. Algunos de ellos están pensados
tanto para el almacenamiento como para la
comprensión.

Podemos concluir para el presente punto
que el término digitalización, hace
referencia al proceso de crear imágenes
digitales de objetos, como registros en
papel o fotografías y almacenarlos en
soportes electrónicos, como discos ópticos.


El proceso de digitalización inicia con la
depuración de los documentos, retirando
cualquier elemento de sujeción que pueda
afectar el paso por los escáneres y
siempre manteniendo el orden original,
cuando los documentos están preparados
se pasan en el escáner, el cual capta a
través de una lectura óptica con un sensor
los puntos que componen una imagen y
los transforman en el ordenador en bits.
Posterior al escaneo, los documentos
físicos pasan al proceso de rearmado en el
que se integra el expediente como estaba
originalmente, el resultado de la
digitalización es el archivo digital, el cual
puede ser migrado a un gestor
documental para su consulta y búsqueda
de información, incluso ampliarla,
imprimirla, exportarla, enviar por correo
electrónico, etc.


En Colombia, la planificación detallada para la
viabilidad de un proyecto de digitalización, debe
estar precedida por un riguroso análisis legal costo-
beneficio y de tiempo; en este análisis se deben
indicar claramente los beneficios esperados, frente
al costo de la inversión a realizar, además de los
recursos de presupuestos necesarios, para
adelantar los proyectos correspondientes, tanto en
materia de organización de los documentos como
en los procesos tecnológicos inherentes a la
captura de las imágenes, tales como la descripción
de los documentos, la construcción de los índices y
el control técnico de calidad, actividades que
pueden demandar buena parte del presupuesto
asignado al proceso de digitalización.


Un proyecto de digitalización debe incluir
como mínimo los siguientes elementos:

Proceso de control de calidad.
Estrategias para integrar la imagen
digitalizada, en los procesos de trabajo y en el
plan de archivo de la entidad.
Estrategias para la gestión continua de los
documentos y registros digitalizados.
Estrategias relativas a los requisitos legales
para la digitalización.
Adopción de estándares de preservación a
largo plazo, para los documentos de
conservación total, y conservación superior a
20 años, una vez se regule esta materia por el
ente rector Archivo General de la Nación.


La digitalización de documentos tiene por lo menos tres tipos de aplicaciones en las
empresas, para lo cual se debe adoptar diferentes características y estándares de
acuerdo a la necesidad de la entidad, así:

1. Digitalización con fines de control y tramite: Es la que se realiza generalmente
en las oficinas de correspondencia o en oficinas que reciben altos volúmenes de
documentos que requieren control y tramite inmediato, evitando distribuir los
documentos físicos; por lo general esta actividad se realiza con el fin de enviar
por medio electrónico los documentos en formato digital, para agilizar el trámite.
Es indispensable que se cumpla también con los procesos archivísticos, es decir
que exista un proceso regulado que permita también dar el trámite
correspondiente al documento original y de esta forma integrar los expedientes
contenidos en las agrupaciones documentales.


2. Digitalización con fines archivísticos: Requiere del uso y aplicación tanto de
estándares técnicos, como de normas archivísticas emitidas por el AGN, esta
digitalización se debe hacer a partir de agrupaciones o conjunto de documentos
(expedientes y series documentales); también es posible llevarla a cabo desde el
ingreso o producción de un documento, a través del sistema de gestión de
documentos electrónicos de archivo de la entidad, caso en el cual es preciso
asociar imagen digitalizada de cada documento a las series y expedientes, de
acuerdo al cuadro de clasificación documental y TRD; de forma que se mantenga
el vínculo archivístico, entre los documentos de un mismo trámite, teniendo en
cuenta además los requisitos que establece la Ley 527/99 y demás normas
complementarias.

3. Digitalización con fines de contingencia y continuidad de negocio: Este proceso es
realizado para asegurar la disponibilidad de la información, en caso de
catástrofes, de forma que se garantice la continuidad de las operaciones de una
Entidad, una vez superada la emergencia.


Igualmente y con el propósito de darle un poco
mas de profundidad al presente trabajo, a
continuación hablaremos de la digitalización
certificada: Es aquella que se realiza en el
cumplimiento y uso de estándares, previamente
adoptados por los organismos competentes y
por el AGN, de acuerdo a las necesidades de
cada entidad o naturaleza de los documentos y
avalada por una instancia u organismos
autorizado

Es necesario que los procesos de digitalización,
incorporen el uso de metadatos para facilitar los
procesos de recuperación y consulta, así como
la autenticidad y preservación a largo plazo de
los documentos. En ese orden de ideas se hace
indispensable comentar que los metadatos
atribuidos o asociados a las imágenes, son un
componente esencial en la gestión y
recuperación de los documentos.


Documentos, planos, libros, fotos,
mapas, encuadernados, negativos,
transparencias, expedientes médicos,
archivo muerto, expedientes de
personal, de crédito, escrituras,
documentos jurídicos, etc.


Todos los estándares tecnológicos asociados con Manejo
Electrónico de Contenido han sido evaluados y organizados
en 5 categorías, como se lista a continuación:

1. Imagen de documentos

Deben revisarse los estándares y lineamientos sobre
tecnología de imagen dirigidos a usuarios para que asistan
a la organización durante todas las fases del proyecto
desde la fase de planificación hasta la implementación.

Lineamientos y estándares relevantes como los que se
listan en el “Anexo A – Estándares de Imagen de
Documentos” deben ser seguidos por todas las agencias
gubernamentales.

Estos lineamientos simplificarán significativamente el
proceso general y aseguraran que aspectos críticos de la
preparación y la planificación de la implementación sean
tratados en la fase temprana en el proyecto en vez de
forzar el proyecto.


Cuando la organización planifica la
implementación de imagen de documentos, la
organización debe considerar establecer
procedimientos y lineamientos importantes para
el indexado de los campos. Estos lineamientos
organizacionales deben proveer información
detallada que debe ser considerada cuando se
planifiquen los requerimientos de indexado para
todos los documentos actuales y otros que se
anticipe que serán escaneados.

El establecimiento de todos los valores de
índices necesarios con la capacidad de adicionar
nuevos y/o otros tipos de documentos antes de
la implementación del sistema mejora mucho el
valor y la calidad de la información escaneada y
almacenada en el sistema.


Control de Calidad de Indexado

Mientras el sistema comienza en producción,
llegará ser importante para la organización
desarrollar una metodología de revisión tanto
la data indexada y los documentos actuales
para asegurar que la información esté
disponible y leíble. La organización debe
establecer un proceso documentado para
asegurar que todos los documentos sean
apropiadamente escaneadas e indexadas. Esta
organización debe ser seguida por todo el
personal que realice labores de escaneo e
indexado, además de proveer un mecanismo
para la verificación de la entrada de datos del
indexado antes de que el documento sea
almacenado y o transmitido a los procesos de
negocios.


Escaneo de Documentos

La parte del sistema de escaneo de documentos debe
proveer la capacidad para que los usuarios rápidamente
digitalicen los documentos y los enruten a las personas
que realizan la operación de indexado. Los
requerimientos asociados con esta parte del sistema
deben incluir:
La capacidad para soportar tanto procesamiento en lotes
como el escaneo e indexado de documentos individuales.
La capacidad para soportar re-escaneo de documentos;
La capacidad para soportar tanto escaneo simple como
duplex;
La capacidad para que el escáner escanee a la resolución
requerida según la calidad de imagen que se espera del
sistema, tal como 200, 300, o 400 DPI; y
La capacidad para insertar página que indique
terminación en documentos de tamaños variables
dentro de un mismo lote.


Indexado y escaneo de documentos

Al implementar tecnologías de escaneo y de indexación de documentos, los
requisitos deben incluir información detallada relacionada con todas las fases de
proceso. Si van los documentos de color a ser escaneados de modo que la imagen
capture el color, el escáner debe ser capaz de hacerlo. El hardware y el software
deben ser incluidos si se van a usar técnicas para la automatización de la indexación
de los datos. Al usar estas tecnologías, el usuario debe estar enterado que el uso de
código de barras y las tecnologías del OCR reducen al mínimo típicamente la
digitación durante la fase de la indexación pero no elimina siempre la necesidad de
la indexación manual. El nivel de la información capturado automáticamente variará
dependiendo de la calidad del documento entrante y de la capacidad del sistema de
reconocer exactamente la información requerida.


El tema del desempeño es de importancia crítica y la organización debe asegurarse
de que la solución seleccionada proporcione la capacidad de explorar y de poner en
un índice documentos dentro de marcos de tiempo anticipados. Los procesos
asociados a la exploración y a la indexación de direcciones del documento incluyen:

El tiempo requerido para preparar el documento para el escaneo;
Escaneo de documentos, asegurando que todos los documentos y todos sus lados
(para documentos de dos caras) sean capturados;
El tiempo requerido para indexar y verificar los documentos;
El tiempo requerido para enrutar el documento al usuario final para posteriores
procesos (si se están utilizando las tecnologías de flujo de trabajo);
La capacidad para definir campos comunes (para propósitos de indexado) cuando
se escanea en la modalidad de lote; y
La capacidad para soportar auto-indexado de documentos utilizando
código de barras, OCR, ICR


La información detallada relacionada
con todos los aspectos de la
indexación del documento debe ser
bien definida. Esto debe incluir la
capacidad para que los usuarios
indexen documentos en sus sitios de
trabajo, además de las estaciones de
escaneo, y apoyar la capacidad de:

Indexar las imágenes antes de
indexarlas o después de indexarlas;
Adicionar otros valores de
indexación, y
Indexado en lote.


Procesamiento de Post-escaneo

El post-proceso se puede utilizar para proporcionar “limpieza” de la imagen después
del escaneo y antes de la indexación y del almacenaje final. Este software realiza
generalmente funciones de de-motear, de-sesgar y otras para mejorar la calidad de la
imagen escaneada con la intervención limitada del operador.

El uso de la “limpieza” de la imagen y otros procesos de post-escaneo se deben
utilizar solamente para mejorar legibilidad. La precaución debe ser ejercitada cuando
se usan estas herramientas, ya que cualquier modificación material a la imagen
puede afectar la capacidad de autentificar el documento en un procedimiento legal.


Procesamiento de Lectura Óptica

OMR, OCR, Código de Barras, y ICR El objetivo
principal de las tecnologías disponibles del
reconocimiento es reducir la cantidad de
entrada de datos manual para la captura de la
información impresa a mano y a máquina en
documentos convertidos a digital. Aunque la
tecnología nunca eliminará la necesidad de la
entrada de datos manual, el uso eficaz de estas
tecnologías en documentos ha producido las
ventajas notables evaluadas a menudo en la
reducción de digitación manual. Lo que sigue es
una breve lista de los criterios de evaluación a
considerar al analizar el uso de la captura de
datos automatizada:


¿es posible identificar documentos con el suficiente volumen
para justificar el proceso automatizado de la captura de datos?
Estos son típicamente formularios que contienen contenido
estructurado y no estructurado, pero con la información
identificable que se extraerá.
¿es rentable? Determinar la cantidad de datos que se
capturarán y el coste para apoyar una solución manual, y
después compararla a una solución automatizada de la captura
de datos.
Procesamiento Es posible re-diseñar los formularios para mejorar el
de Lectura reconocimiento el uso de opciones de selección, códigos, código
Óptica de barras, tinta invisible al escáner, y formato de impresión de
OCR.
¿Cómo será el documento organizado en lotes para ser
escaneado? Utilizará formularios de diferentes tamaños? Utilizará
formularios distintos?
¿Es posible introducir páginas de encabezado de los lotes para
encadenar el proceso de escaneo?
Identificar las reglas del negocio que pueden ser utilizadas para
el procesamiento post-reconocimiento para mejorar la precisión
de la información capturada.

Tiempo de despliegue de la
consulta/búsqueda

El tiempo de la presentación de la
consulta y de la recuperación es
comúnmente de alta importancia para los
usuarios. El usuario debe definir los
requisitos de funcionamiento anticipados
antes del diseño del sistema y de la
adquisición del hardware. Estos
requisitos de funcionamiento deben
incluir los tiempos de reacción máximos
anticipados durante la producción que
considera el número total de las
peticiones de usuario simultáneas
anticipadas; el número total de
manejadores; si la información está
disponible en modo en-línea, cerca de
en-línea, o fuera de línea, etc.


2. Tecnologías aprobadas de Formatos de datos y compresión

Las tecnologías de formatos de documentos y compresión están asociadas con
aquellos registros y documentos que están llamados a ser de valor documental y/o
llamados a ser un registro público/oficial.

Todos los registros oficiales y documentos producidos por la agencias y oficinas
gubernamentales, serán almacenados solo en aquellos formatos listados en el
documento Data Format and Compression Standards.

Documentos y registros transitorios y/o no-oficiales pueden ser almacenados en el
formato seleccionado por el usuario y entonces destruirlos después de ser
convertidos al formato de archivo/permanente, adhiriéndose a los estándares
adoptados.


Durante el proceso de creación/desarrollo, todos los documentos, incluyendo, pero
no limitándose a, texto, hojas electrónicas, y presentaciones, producidas por
cualquier agencia gubernamental, este puede ser creado e intercambiado en un
archivo de formato basado en XML (eXtensible Markup Languaje).

El formato de los documentos usado durante el proceso de creación/desarrollo
puede estar basado en formato abierto, formato de archivo basado en XML,
incorporando todas las siguientes características:
(1) Interoperabilidad entre diversas plataformas y aplicaciones internas y externas.
(2) Completamente publicables y disponibles, libre de cargo.
(3) Implementado por múltiples fabricantes.
(4) Controlado por una organización de la industria, abierta y con un proceso
inclusivo bien definido para la evolución del estándar.


3. Tecnologías de almacenamiento

Todas las copias digitales del gobierno y los
documentos públicos que tendrán un
almacenamiento a largo plazo y en un formato
permanente solo serán almacenados usando
tecnologías de almacenamiento que cumplan con
los estándares adoptados.

Solo aquellas tecnologías de almacenamiento que
previene cualquier posible alteración, modificación
o eliminación son permitidas. Estas tecnologías
utilizan métodos verdaderamente “De única
escritura” (“Write Once”). Las tecnologías “De
única escritura” que dependen solo de procesos
y/o procedimientos NO SON ACEPTABLES. Las
tecnologías de almacenamiento que permiten
cualquier tipo de destrucción de documentos NO
ES ACEPTABLE para almacenamiento permanente
con propósito de archivo histórico.

4. Admisibilidad legal

Los temas de legalidad que se deben
considerar por los asesores jurídicos incluyen
el expurgo de la información, la aceptación
legal de expedientes, requisitos de la
retención, y la redacción de la información.

Un aspecto importante de asegurar la
admisibilidad legal es el desarrollo de un
documento de las prácticas de negocio que
debe ser terminado antes que el sistema sea
puesto en producción completamente. Este
documento permitirá a la organización
autentificar, o certificar, que la información
contenida dentro del sistema digital es exacta
y confiable.


 Describir cómo la información será explorada, escaneada
e indexada.
 Describir cómo el sistema será asegurado de acceso no
autorizado,
 Describir cómo el documento será asegurada de
modificaciones o alternaciones no autorizadas;
 Describir cómo las modificaciones autorizadas de los
documentos serán manejadas, incluyendo información sobre
La información no rastros de auditoria y la capacidad para recuperar cualquier
se limita a: versión anterior de un documento que se requiera
mantener;
 Describir cómo las notas y las anotaciones (si las hay)
serán almacenadas y manejadas, si son parte del registro
del negocio,
 Describir cómo se le dará seguimiento a estas políticas y
procedimientos.
 Describir cómo el sistema cumplirá con la programación
de retención publicada para los registros


5. Flujo de trabajo (WorkFloW)

Cualquier tecnología del workflow puesta en
ejecución por una institución
Gubernamental debe asegurarse de que el
producto seleccionado respeta estándares
relevantes de la tecnología de Flujo de
Trabajo
(Workflow) de ISO según lo definido en
Estándares de Workflow del Anexo E.

Las tecnologías del Workflow incluyen varios
tipos de enrutamiento incluyendo el
enrutamiento ad hoc, el enrutamiento
administrativo, y el enrutamiento de
producción. El enrutamiento ad hoc permite
al usuario especificar un proceso específico
para un documento para dar seguimiento a
ese documento solamente.


Roles Vs. Usuarios

Hay dos enfoques para definir a usuarios
dentro de un ambiente del workflow. El
primer método es definir a un usuario
específico para manejar una tarea o una
actividad específica. El segundo
acercamiento es definir un papel dentro
de la tarea o de la actividad de trabajo y
después asignar a tantos usuarios
cuanto sea necesario o apropiado. Las
organizaciones deben requerir un
sistema basado en roles al implementar
tecnologías del workflow en producción.


La capacidad para enrutar
automáticamente documentos en una cola
basado en el tipo de documento o de trabajo;
La capacidad para soportar el enrutamiento
Requerimientos de a múltiples colas para cada usuario, basado
Enrutamiento en el tipo de trabajo,
La capacidad para clasificar/buscar
Para las organizaciones que documentos en una cola de enrutamiento en
requieren workflow de orden de fecha,
producción, el sistema debe La capacidad para clasificar/buscar
permitir que un usuario documentos en una cola de enrutamiento en
enrute un documento a otro orden de tipo de trabajo,
usuario. Las capacidades La capacidad para clasificar/buscar
siguientes deben ser documentos en una cola de enrutamiento en
consideradas: orden de tipo de documento,
La capacidad para clasificar/buscar
documentos en una cola de enrutamiento en
orden de persona específica,
La capacidad para cambiar una ruta
predefinida.


Manejo de Errores

Como los artículos del workflow
pueden incluir la información
anticipada no previamente durante la
definición de las reglas, la
organización debe requerir que la
solución incluya la capacidad de
manejar errores dentro del
encaminamiento del trabajo a través
del motor del workflow. La gestión de
error debe incluir la capacidad de
predefinir un papel que recibiría los
artículos apropiados del trabajo que
se determinan para estar en error.


Escáner de libros

Estos equipos especializados para la
digitalización de libros, se utilizan
principalmente para conservar libros
de valor histórico o en los que no es
posible desprender las hojas que
contiene, manteniendo la integridad
original en cualquier circunstancia.
Dichos escáneres respetan la calidad
de las imágenes al corregir
automáticamente las curvaturas de las
páginas.


Escáner de planos
El escáner de planos también conocido como
escáner de gran formato, es uno de los dispositivos
más adecuados para la digitalización de material
planimétrico y cartográfico.

Si bien algunas especificaciones de carácter
profesional pueden ser suplidas a partir de cámaras
digitales para capturar grandes formatos, la
relación 1:1 existente en una digitalización de
planos con este tipo de escáner, supera
ampliamente las capturas digitales a partir de
cámara.

Se trata de dispositivos especialmente diseñados
para digitalizar documentos que en los otros
escáneres, se harían seccionadamente. Hacer una
toma digital única facilita no solo el servicio de
consulta e impresión, sino que evita la
fotocomposición de partes, una tarea tediosa para
el usuario y costosa debido al tiempo invertido.

Escáner de transparencias

El funcionamiento de este tipo de
escáneres es similar al escáner plano
de sobremesa, salvo que en lugar de
escanear documentos opacos, lo hace
con transparencias (negativos y
diapositivas).

La calidad es superior al escáner
plano, si bien el mayor problema suele
estar en la cantidad de “ruido” que
muestra, particularmente lo
relacionado con motas de polvo e
impurezas del negativo.


Escáner de microfilm
La micrografía consiste en la reproducción
fotográfica de documentación a tamaño muy
reducido, precisando de un lector para su posterior
consulta. Los formatos tradicionales han sido la
película de carrete de 35 y 16 milímetros y la
microficha, normalmente de 15 X 10,5 cms. Esta
técnica ha representado un sistema de duplicación
documental cuya mayor importancia radica en la
conformación de archivos de seguridad con
finalidades de consulta, economía de espacio y
reducción del deterioro de documentos.

Los escáneres de microfilm son en esencia de
transparencias en donde la fuente de alimentación
es un documento soportado en película de microfilm.
Combinan en un único sistema la posibilidad de
visualizar microfilmes con la impresión de
documentos en papel y en archivo electrónico. Esto
permite imprimir o escanear al mismo tiempo.


La digitalización de documentos es de gran utilidad e importancia para las
instituciones del sector público y privado, ya que se puede implementar para
recuperación de información del documento en papel en un formato electrónico,
permitiendo la facilidad y agilidad en el desarrollo de sus procesos internos,
comerciales, y también para el apoyo en la toma de decisiones y en el desarrollo de
auditorías de calidad internas y/o externas.

La digitalización es de gran utilidad y se convierte en una gran necesidad en la era de
la información y del conocimiento en las entidades, ya que permite brindar eficaces y
eficientes servicios a la hora de consultar un documento y/o expedientes por los
medios electrónicos.


La digitalización de documentos es
también de gran utilidad porque
permite:

 Trabajar en una organización sin
papeles
 Disminuir en el costo de impresión y
fotocopiado.
 Disminuir horas de profesionales
afectadas a la búsqueda de
documentos
 Acceder a la información de manera
simultánea desde diferentes lugares
 Acceder de manera rápida, segura y
protegida a la documentación
 Aprovechar la información para la
toma de decisiones
 Disminuir el costo de
almacenamiento y traslado de
documentos.


 La digitalización es el mecanismo más sencillo,
eficiente y rentable para almacenar, administrar y
consultar grandes volúmenes de información en
forma de imágenes digitales, por medio del
almacenamiento en discos internos de cualquier
computadora o bien en hosting de servidores que
vía web garantizan su conservación en óptimas
condiciones.
 Hay un acceso controlado y seguro a los
documentos digitalizados.
 Un documento digitalizado puede ser consultado
por varios usuarios en tiempo real, permitiendo
realizar transacciones con el mismo.
 Las imágenes digitalizadas no pierden calidad con
el paso del tiempo.
 La reproducción de una imagen almacenada en
un soporte digital puede ser repetida tantas veces
como se desee, produciéndose siempre un
duplicado de la misma calidad que la imagen
original.


 El contar con una representación digital del
documento original permite la consulta a los
documentos sin exponer el original al irreparable
deterioro cotidiano o pérdida del mismo, sumando la
posibilidad de archivar los originales de manera
protegida.
 El costo de una fotocopia es similar al de una imagen
digitalizada, pero una fotocopia no puede integrarse a
ninguna aplicación y se encuentra en manos de una
sola persona, en tanto que la imagen digitalizada
puede incorporarse a cualquier sistema automatizado
y ser accedida por múltiples interesados.
 Disminución de los recursos humanos para la
organización y manejo de documentos físicos.
 La información queda asegurada de por vida,
adaptada y actualizada a los tiempos y las
necesidades de hoy y mañana.
 Los documentos digitalizados se pueden consultar en
cualquier momento a través de distintos medios
digitales como notebooks, teléfonos móviles y pcs de
escritorio y/o portátiles.


 Los documentos digitalizados pueden ser
legalizados y asegurados gracias al uso de la
FIRMA DIGITAL.
 Podemos compartir los documentos de manera
rápida utilizando servicios online como redes
sociales y cuentas de correo.
 Los documentos digitalizados pueden ser
modificados y se pueden pasar a varios formatos
como .DOC* de Word y .PDF*, una extensión
muy usada en la web.
 Disminuye costos de logística en envíos de
documentos, viajes, correo físico y los problemas
de seguridad.
 Los documentos digitalizados no están expuestos
a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u
otras eventualidades que pongan en riesgo a los
mismos.
 La digitalización aumenta la productividad de los
empleados al facilitar el acceso a los documentos
que además pueden ser visualizados
simultáneamente.

 El acceso a los documentos
digitalizados puede ser controlado
con distintos niveles de permisos
de usuarios.
 La digitalización permite un rápido
y fácil acceso a la información.
 Resguarda la información en
múltiples formatos electrónicos.
 Mejora los tiempos de acceso para
la búsqueda de documentos
 Permite almacenar todo tipo de
documentos (tamaño, formato,
color, etc.).
 Protege la información teniendo
varios respaldos de la información.


DOCSOLUTIONS es el primer proveedor de
digitalización en México que está
autorizado por el Servicio de
Administración Tributaria (SAT) para
digitalizar los documentos en materia de
Comercio Exterior, dicha autorización es
con base en los artículos 162, fracción VII
y 169, último párrafo de la Ley Aduanera,
con lo cual permite la microfilmación o
grabación en medios magnéticos y
resguardo de los pedimentos tramitados y
los documentos que forman el archivo de
los agentes y apoderados aduanales de
conformidad a lo dispuesto en la Regla
2.13.21 de Carácter General en Materia de
Comercio Exterior.


Ley de Fiscalización Superior de la
Federación (DOF, 29/12/2000)

Artículo 12

La Auditoria Superior de la Federación y
la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público, en el ámbito de sus respectivas
competencias, considerando las
propuestas que formulen l os Poderes de
la Unión y los entes públicos federales,
expedirán las bases y normas para la
baja de documentos justificatorios y
comprobatorios para efecto de
destrucción, guarda o custodia de los que
deban conservarse, microfilmarse o
procesarse electrónicamente,
sujetándose a las disposiciones legales
establecidas en la materia.


Código Fiscal De la Federación
2000

Se establecen las reglas para reconocer
los documentos digitalizados o
microfilmados en igualdad de los
físicos, complementando en la
Miscelánea Fiscal de ese año.

Resolución Miscelánea Fiscal para
2003

 Se publican las reformas en materia
de firma digital, digitalización de
documentos y discos ópticos.
 Se publican las disposiciones para
microfilmación grabación de libros,
registros y documentos.


Haciendo énfasis en nuestro país y con el ánimo de contextualizar el trabajo
propuesto a nuestro entorno, es necesario indicar que existe un buen volumen de
normas que regulan y normalizan el proceso de la digitalización así, como el
reconocimiento, gestión, conservación, valor probatorio, entre otros, del documento
electrónico, entre algunas de estas tenemos:

Ley 270/96, Articulo 95 “Estatutaria de la Administración de Justicia”
Ley 527/99 “Por medio de la cual se define y se reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”
Ley 594/00 “Ley General de Archivos”
Ley 975/05, “Articulo 56, conservación de Archivos”
Decreto 2328/82 “Normas sobre el servicio o transmisión de información”
Decreto 148/84 “Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo”
Decreto 2620/93 “Se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios
tecnológicos adecuados, para conservar los archivos de los comerciantes”
Decreto 2150/95 “Por el cual se regulan o se suprimen trámites innecesarios”


Decreto Nacional 1747/00 “Por el cual se reglamenta la Ley 527/99”
Decreto 266/00 “Por el cual se suprimen y reforman tramites”
Decreto Distrital 619/07 “Por el cual se establece la estrategia del gobierno
electrónico”
Decreto Nacional 2364/12 “Se reglamenta el articulo 7 de la Ley 527/99, sobre
la firma electrónica y se dictan otras disposiciones”
Decreto Nacional 019/12 “Por el cual se suprimen o reforman tramites”
Decreto 2609/12 “ Por el cual se reglamenta el titulo V de la Ley 594/00”
Sentencia Corte Constitucional 662 del 2000
Sentencia Corte Constitucional 831/01
C.P.C. Artículos 174-175-177
Circular 004/10 AGN “Estándares mínimos en procesos de administración de
archivos y gestión de documentos electrónicos”
Circular 002/12 AGN “Adquisición de Herramientas Tecnológicas de Gestión
Documental”.


Entre otras.

Es importante mencionar que las sentencias que se relacionan, son las que han
fallado con relación a la Ley 527/99 y que en su mayoría el fallo ha sido de
exequible, es decir en casi todos los casos se han mantenido los artículos
demandados de la Ley antes mencionada. Adicional a este compendio de normas
anexamos una gráfica emanada o compartida por el AGN, para la digitalización
certificada.


La información digitalizada nos puede brindar seguridad ye que la se puede
administrar mediante sistemas o aplicativos de controles de acceso, puede ser
cifrada, protegida e inclusive se le pueden agregar sellos y firmas digitales para
garantizar su validez jurídica.

Con la digitalización de documentos se garantiza mayor seguridad para que la
información sea recuperada, si se llegan a presentar caso fortuitos, en el caso de
siniestros, vandalismo, entre otros.

Los documentos digitalizados parte de los principios confidencialidad, integridad,
disponibilidad y autenticidad, los cuales se deben respetar.

Al igual, la digitalización de documentos garantizar a los usuarios el acceso a la
información con la cantidad y calidad que se requiere para el desempeño de sus
funciones, así como evitar serias pérdidas de información y accesos no autorizados
a la misma.


 En cuanto a la consulta, nos permite gran eficiencia en la consulta de documentos
y expedientes, realizar consultas simultáneas de documentos digitales por una
gran cantidad de usuarios, como el incremento en la productividad del personal.

 Las imágenes digitalizadas se pueden incorporar a cualquier documento
electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del
papel.

 Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del
escritorio.

 Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A
TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.

 Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar
papel.


 Ahorros en papel, tóner, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.

 A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan
gradualmente con el paso del tiempo.

 Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.

 Reducción de riesgos por pérdida de documentos.

 Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.

 Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para
los que están autorizados.


 ARELLANO INFANTE, Robinson. Diseño de un sistema de digitalización de
documentos. Bogotá: Pontificia Universidad Javeriana, 2002.

 CIFUENTES COBOS, Luis Carlos. Modelo para digitalización de documentos.
Bogotá: Pontificia Universidad Javeriana, 2007.

 Bibliografía: Normas y estándares para la administración publica digitalización.

 Bibliografía: Guía de procedimientos digitalización de archivos “una aproximación
al tema” / Leonardo Guzmán.

 http://www.aplikagroup.com.ar/las-10-ventajas-de-la-digitalizacion-de-
documentos/

 http://www.ops-servicios.es/blog/2012/02/28/ventajas-de-la-digitalizacion-de-
documentos/


 http://www.hispanoargentinos.com/editoriales/Matozza/Digitalizacion-
Documentos-2.htm

 http://www.slideshare.net/camaldonado28/digitalizacin-de-documentos

 http://www.safetydoc.es/blog/index.php/la-importancia-de-la-digitalizacion/

 http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/guiadigital.pdf

 http://www.slideshare.net/camaldonado28/digitalizacin-de-documentos

 http://www.tbs-telecon.es/que-es-digitalizar-un-documento-proceso-
digitalizacion-documentos

 http://www.docudigital.com/


Presentación digitalización

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