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Administração Pública
A Experiência da Gestão Documental em
Espanha
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2. Un marco legal exhaustivo
relativo al documento-e
3. Dónde estamos
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1. Documento-e
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Proporción creciente
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 Documento electrónico
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DTIC y transformación digital
 Reglamento UE 910/2014 (eIDAS): artículo 46, efectos jurídicos de los documentos-e.
 Mercado Único Digital (DSM): promo...
Una oportunidad que había que aprovechar.
2. Un marco
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relativo al
documento-e
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Refuerzo por el Real Decreto 1708/2011 de Archivos
ENI, RD 4/2010, art. 22:
 Se aplicará lo previsto en el ENS
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3. ¿Dónde estamos?
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4. ¿Qué hacer?
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Expertos
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horizontal y...
[2] Elaborar y aprobar la política de
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documentos-e
Fuente:
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Ej.: Política de gestión de documentos-e del MINHAP
Política Ponencias complementarias
[3] Aplicar los metadatos para la
gestión del documento-e
 Permiten un conocimiento inmediato y automatizable de
algunas ...
Esquema de metadatos para la gestión del documento-e (e-EMGDE)
[4] Utilizar herramientas
adecuadas
 Contemplar los aspectos de archivo
en la concepción de los sistemas de
información (...
[5] Formación
 Marco legal
 Política
 Normas y procedimientos
operativos
 Herramientas
De los distintos agentes implic...
5. Retos y
conclusiones
Retos y conclusiones
 La transformación digital requiere abordar la gestión de los
documentos-e.
 El soporte normativo, ...
Muchas
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A Experiência da Gestão Documental em Espanha. La experiencia de la gestión documental en España.

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A Experiência da Gestão Documental em Espanha. La experiencia de la gestión documental en España.

  1. 1. Gestão Documental Desafios para a Administração Pública A Experiência da Gestão Documental em Espanha Lisboa, 10 de julio de 2015 Miguel A. Amutio Gómez Subdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TIC Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
  2. 2. 1. Documento electrónico y transformación digital 2. Un marco legal exhaustivo relativo al documento-e 3. Dónde estamos 4. Qué hacer, 5 acciones claves 5. Retos y conclusiones
  3. 3. 1. Documento-e y transformación digital
  4. 4. Documento-e y transformación digital Proporción creciente del soporte electrónico:  Documento electrónico  Expediente electrónico  Archivo electrónico  Registro electrónico  Factura electrónica  Receta electrónica  Contratación electrónica  Notificación electrónica  ... La gestión de los documentos electrónicos es clave para la transformación digital de la Administración (para la tramitación interna por medios electrónicos).
  5. 5. DTIC y transformación digital
  6. 6.  Reglamento UE 910/2014 (eIDAS): artículo 46, efectos jurídicos de los documentos-e.  Mercado Único Digital (DSM): promoción del documento-e en la UE. En la Unión Europea http://ec.europa.eu/isa/actions/02-interoperability-architecture/2-15action_en.htm Marco Europeo de Interoperabilidad Acción 2.15 del Programa ISA
  7. 7. Una oportunidad que había que aprovechar. 2. Un marco legal exhaustivo relativo al documento-e
  8. 8. Gestión de la información Servicios Públicos Protección de datos de carácter personal Seguridad Interopera bilidad Accesibilidad Transparencia Reutilización de la información Gestión documental Ley 30/1992 Ley 11/2007 … LO 15/1999 RD 1720/2007 … RD 3/2010 ENS … RD 4/2010 ENI Normas técnicas de interoperabilidad Ley 37/2007 RD 1495/2011 Norma técnica de Interoperabilidad RD 1708/2011 RD 4/2010 ENI … RD 1494/2007 Ley 19/2013 (Fuente: Elaboración propia) Principio de seguridad jurídica
  9. 9. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos:  Incluye entre las piezas de la administración-e al documento-e, expediente-e y archivo-e. Y crea:  el Esquema Nacional de Interoperabilidad, regulado por el RD 4/2010.  el Esquema Nacional de Seguridad, regulado por el RD 3/2010. Más lo que establece el RD 1671/2009 sobre metadatos, copias, imágenes aportadas por los ciudadanos, destrucción, referencia temporal, expediente-e, archivo-e, … El documento-e en la administración-e
  10. 10. El Esquema Nacional de Interoperabilidad
  11. 11.  Las AA.PP. adoptarán medidas organizativas y técnicas con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos-e a lo largo de su ciclo de vida.  Crearán repositorios-e complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos-e.  Aplicarán medidas de seguridad (ENS - RD 3/2010).  Formatos de los documentos: se aplicarán según lo previsto en el ENI.  Digitalización de documentos en soporte papel, según la norma técnica de interoperabilidad correspondiente.  + Normas técnicas de interoperabilidad ENI, Cap. X Recuperación y conservación del documento-e
  12. 12.  Política de gestión de documentos electrónicos: Directrices para la elaboración de políticas de gestión de documentos-e.  Documento electrónico: Componentes: contenido, firma-e y metadatos mínimos obligatorios. Estructura para su intercambio. Condiciones relativas al acceso al documento.  Expediente electrónico: Componentes: índice-e, documentos-e y metadatos mínimos obligatorios. Estructura para el intercambio de expedientes-e.  Digitalización de documentos: Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e. Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad. Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.  Procedimientos de copiado auténtico y conversión: Reglas para generación de copias-e auténticas y copias papel auténticas de documentos públicos administrativos-e. Condiciones para la conversión de formato de documentos-e por parte de las AA.PP. Fuente: Elaboración propia Esfuerzo para clarificar, delimitar y concretar conceptos y requisitos generales y de detalle. Esfuerzo en materia de documento electrónico
  13. 13. http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html  Normas técnicas Guías de aplicación Esquemas  Modelos  Otros documentos
  14. 14. + Guías de aplicación disponibles en el Portal de la Administración Electrónica: + Guías de aplicación http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html
  15. 15. El principio de seguridad jurídica ha presidido los desarrollos de las normas relativas al documento electrónico. Las normas técnicas de interoperabilidad:  son ‘resoluciones’ publicadas en el Boletín Oficial del Estado de aplicación a todas las AA.PP.  Reflejan prácticas habituales para el tratamiento de cuestiones técnicas en otros sectores como son, por ejemplo, telecomunicaciones, edificación y obra civil. son el resultado de un esfuerzo colectivo de todas las AA.PP. multidisciplinar (expertos de tecnología, administración, archivos, normativa...) Seguridad jurídica y esfuerzo colectivo multidisciplinar
  16. 16. Punto focal de información de archivo-e http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html
  17. 17. Refuerzo por el Real Decreto 1708/2011 de Archivos
  18. 18. ENI, RD 4/2010, art. 22:  Se aplicará lo previsto en el ENS en cuanto a cumplimiento de: Principios básicos y requisitos mínimos. Medidas de seguridad adecuadas a los medios y soportes en los que se almacenen los documentos.  Se aplicarán medidas con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad, calidad, protección, accesibilidad y conservación física y lógica de los documentos-e, sus soportes y medios, atendiendo a los riesgos a los que puedan estar expuestos y a los plazos durante los cuales deben conservarse los documentos. ENS, RD 3/2010 Art. 7. Prevención, reacción y recuperación ... 5. ..., el sistema garantizará la conservación de los datos e informaciones en soporte electrónico. …, a través de una concepción y procedimientos que sean la base para la preservación del patrimonio digital. Art. 21. Protección de información almacenada y en tránsito. ... 2. Forman parte de la seguridad los procedimientos que aseguren la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos-e producidos por las AA.PP. en el ámbito de sus competencias. ... + Seguridad adecuada a riesgos y plazos
  19. 19. 3. ¿Dónde estamos?
  20. 20. La gestión del documento-e: ¿dónde estamos? El soporte normativo y documental es muy completo y exhaustivo; sin embargo… Fuente: Comisión Europea
  21. 21. 4. ¿Qué hacer? 5 acciones claves
  22. 22. Responsables Expertos en archivos Expertos en TIC Usuarios [1] Implicar a los actores interesados Tratamiento horizontal y multidisciplinar
  23. 23. [2] Elaborar y aprobar la política de gestión de documentos-e
  24. 24. Guía de aplicación de la NTI de Política de gestión de documentos-e
  25. 25. Fuente: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_E strategias/Archivo_electronico/pae_Politica_de_gestion_d e_documentos_electronicos.html Modelo de Política de gestión de documentos-e
  26. 26. Ej.: Política de gestión de documentos-e del MINHAP Política Ponencias complementarias
  27. 27. [3] Aplicar los metadatos para la gestión del documento-e  Permiten un conocimiento inmediato y automatizable de algunas características del documento y facilitan la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.  Sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las entidades, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.  Proporcionan información estructurada o semi-estructurada que hace posible la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo.  Mínimos obligatorios y complementarios.  Se articulan en un ‘esquema de metadatos’.  Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) que podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión de documentos.
  28. 28. Esquema de metadatos para la gestión del documento-e (e-EMGDE)
  29. 29. [4] Utilizar herramientas adecuadas  Contemplar los aspectos de archivo en la concepción de los sistemas de información (junto con implicaciones relativas a reutilización y transparencia).  Herramientas de soporte a la gestión diaria de los documentos (control, almacenamiento y gestión de la documentación de los archivos de oficina). Ej.:  Herramientas orientadas a proporcionar un repositorio seguro a los documentos (conservación permanente).
  30. 30. [5] Formación  Marco legal  Política  Normas y procedimientos operativos  Herramientas De los distintos agentes implicados. Y también de los ciudadanos. Para vencer el vértigo a la transición desde el soporte papel al soporte electrónico:
  31. 31. 5. Retos y conclusiones
  32. 32. Retos y conclusiones  La transformación digital requiere abordar la gestión de los documentos-e.  El soporte normativo, teórico y documental es muy completo y exhaustivo.  Es necesario un tratamiento horizontal y multidisciplinar que implique a responsables, expertos en gestión documental y archivos, en TIC y usuarios.  Continuar el esfuerzo de desarrollo: revisión del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento-e (e-EMGDE); tratamiento de los metadatos complementarios, protocolos para intercambio de expedientes, bases de datos,…  Avanzar en la provisión de servicios y herramientas para la gestión de documentos-e. También de medios adecuados al trabajo diario con documentos-e.  Vigilar lo que pueda consolidarse en la UE sobre el documento-e.  [Todos] Promover la política de gestión de documentos-e en las propias entidades.
  33. 33. Muchas gracias Portal de la Administración Electrónica: http://administracionelectronica.gob.es

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