Este documento trata sobre la preservación y conservación de documentos digitales. Explica que la preservación digital busca ampliar la vida útil de la información a través del tiempo teniendo en cuenta el soporte, formato, software y sistemas operativos. También presenta el modelo OAIS para la preservación digital a largo plazo y la normatividad colombiana sobre conservación de documentos digitales como el Acuerdo 006 de 2014. Finalmente, discute los retos de preservar los documentos digitales ante los rápidos cambios tecnológicos.

1. DOCUMENTOS DIGITALES
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALES
IRMA OLAVE BELTRÁN
GRUPO 3
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
Programa Ciencia de la Información y la
Documentación, Bibliotecología y Archivística Facultad
Ciencias Humanas y Bellas Artes
2018

2. TABLA DE CONTENIDO
1.Introducción
2. Preservación y conservación de los documentos
digitales.
3. Modelo de preservación digital.
4. Normatividad de la conservación de los documentos
digitales.
5.Estrategias de preservación digital
6. Estrategia de conservación de documentos digitales.
6.1.Conservación a largo plazo.
7.0. Problemáticas de la preservación de la
documentación.
8.0. Retos de la preservación digital
9.0. Conclusiones.
10.Bibliografía

3. 1. INTRODUCCIÓN
Hablamos de documentos digitales porque la información, no importa el formato,
se registra en un medio electrónico, brindando a los usuarios la capacidad de ser
leídos saltándose las páginas y no linealmente como pasa con los documentos
impresos. De igual forma se puede decir que son documentos mas fácil de alterar
y con los avances tecnológicos, se requiere de actualización, procesos
migratorios, de información, exigiendo medidas que garanticen la preservación
de la información.

4. 2. PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS DIGITALES
 La preservación digital, es ampliar la vida útil de la información digital, a
través del tiempo. En la preservación digital se tiene en cuenta lo siguiente:
 soporte
 Cadena de bits
 Formato de archivo electrónico.
 Software de acceso y visualización.
 Sistemas operacionales

5. 3. MODELO DE PRESERVACIÓN DIGITAL
MODELO OAIS:
Modelo lógico sobre la forma como deben ser preparados los documentos digitales, proporciona
las características que debe tener un sistema de preservación de documentos digitales a largo
plazo .
Funciones:
-Ingesta: se trata de preparar los documentos para el ingreso al repositorio.
-Almacenaje: se encarga del almacenaje físico de los documentos e incluye las estrategias de
preservación.
-Gestión de datos: Se conservan los metadatos que se generan en el proceso de la ingesta y
aquellos que irán incorporando durante la vida del documento.
-Preservación: revisión de formatos, hardware, software.
-Acceso: permite la accesibilidad del usuario al repositorio digital.
-Administración: es la integración de las funciones, los sujetos y la tecnología que interviene en
el modelo OAIS.

6. 4. NORMTIVIDAD DE LA CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
ACUERDO 006 DE 2014
ACUERDA:
ARTÍCULO 1. OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC. La
implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación
de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la
cual se haya elaborado, manteniendo atributos.
ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente Acuerdo, aplica a las entidades y
organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, departamental,
distrital entidades privadas que cumplen funciones públicas.
ARTÍCULO 3. DEFINICIONES. Para efectos de este Acuerdo se definen los siguientes
conceptos así:
Conservación Documental. Conjunto de medidas de conservación preventiva y
conservación - restauración adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de
los documentos análogos de archivo.
Conservación Preventiva. Comprende actividades de gestión para fomentar una
protección planificada del patrimonio documental.
Conservación – Restauración. Acciones que se realizan de manera directa sobre los
bienes documentales.
Documento electrónico de archivo. Registro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada
electrónicamente durante todo su ciclo de vida.

7. Documento digital: Información representada por medio de valores numéricos
diferenciados - discretos o discontinuos-, por lo general valores numéricos binarios
(bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos.
DEL PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
ARTÍCULO 12. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. Tiene como fin a
mantener las características físicas y funcionales de los documentos de archivo.
ARTÍCULO 15. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL. El plan de conservación documental debe incluir todos los procesos y
procedimientos utilizados para la conservación de los documentos de archivo, de
acuerdo con la política general de gestión documental.
ARTÍCULO 18. PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO. Tienen como
fin implementar los programas, estrategias y procedimientos, tendientes a asegurar la
preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo.
ARTÍCULO 25. SEGUIMIENTO Y CONTROL. Periódicamente, el Comité Interno de
Archivo o el Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad deberán verificar y
evaluar el adecuado cumplimiento de lo establecido en el Sistema Integrado de
Conservación, e incluirá en los planes de mejoramiento de la entidad, las acciones
necesarias para corregir los hallazgos de las auditorías del Sistema Integrado de
Conservación.

8. 5. ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL
ESTRATEGIAS
DE
PRESERVACIÓN
DIGITAL
CONSERVACIÓN
COPIAS DE
SEGURIDAD
ACTUALIZACIÓN
METADATOS
Preservar
contenido y
apariencia
Hacer
duplicados
exactos
Copia de un
soporte a otro
actual
Datos
estructurados

9. 6. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
Preservación de la
tecnología
Preservar el entorno
físico que hace
funcionar sistema
Migración
Se utiliza para
convertir datos, de
una tecnología a
otra.
Estándares
Garantizar a los
usuarios, la
codificación y
visualización de
imágenes, en las
actualizaciones
Almacenamiento
Utilizar o actualizar
los sistemas de
almacenamiento
Emulación
Permite transferir o
visualizar datos o
registros de un
sistema a otro
distinto del que lo
creo.

10. 6.1. CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO
LOCATIVOS ESTRUCTURALES
CONDICIONES
AMBIENTALES
CONDICIONES
DE SEGURIDAD
POLÍTICAS
ESTRATEGIAS
PRINCIPIOS
ACCESO A LOS
FORMATOS DE
INFORMACIÓN
A TRAVÉS DEL
TIEMPO
ADMINISTRATIVOS

11. 7. PROBLEMATICAS DE LA PRESERVACION DE LA
DOCUMENTACIÓN
 el problema existente es que las tecnologías avanzan demasiado rápido lo que hace que
la gran parte de estos formatos, soportes digitales, software y hardware queden
obsoletos en poco tiempo sumando a todo ello la incompatibilidad de los nuevos sistemas
con los antiguos.
 El rápido crecimiento de las colecciones nos lleva a plantear políticas para lograr una
preservación más adecuada, así como poder recuperar y leer documentos pasado mucho
tiempo
 La preservación digital no esta considerada como prioridad de desarrollo, por ello no es
prioritario para las naciones ni cuenta con grandes fuentes de financiamiento. Igualmente
la digitalización y los procesos de automatización, son vistos pensando sólo en el
presente y no con enfoque a futuro.
 Existencia de un vacío en el marco legal e institucional, en muchos países la legislación
no es clara, es inadecuada y/o desactualizada, tampoco existen políticas nacionales ni se
han introducido y/o aplicado normas internacionales.

12. 8. RETOS DE LA PRESERVACION DIGITAL
 en el mundo se incrementa de manera sorprendente el crecimiento de la información,
superando todas las expectativas, de esta información digital existe un considerable
porcentaje que requiere ser conservada y preservada
Lo que comúnmente se conserva:
• Documentos que
forman parte del
patrimonio
documental
Documentos
históricos
• Documentos que
garanticen el
acceso de los
ciudadanos a la
información.
Documentos de las
administraciones
públicas • Documentos que
sirven de
información para
el desarrollo del
futuro
Documentos de
carácter científico
o tecnológicos

13. RETOS
conservar
inalterado el
bitstream de
los ficheros a lo
largo del
tiempo
Tener la
capacidad
para
interpretar el
formato en el
que están
codificados;
los datos
Mantener el
conocimiento
para interpretar
el contenido de
los datos
disponer del
software y del
hardware
necesario
para ejecutar
los ficheros
Profesionales
de la
información
comprometidos.

14. 9.0.CONCLUSIONES
La conservación de documentos digitales hoy en Colombia, requiere que el
Estado, profesionales, usuarios, garanticen la integridad de los documentos, sin
alterar su contenido, los avances tecnológicos requieren profesionales
competentes, comprometidos, que preserven la información y garanticen el
patrimonio documental.

15. 10.BIBLIOGRAFÍA
-https://png.pngtree.com/element_origin_min_pic/16/07/24/0957941aab6163d.jpg
-http://androidparapc.blogspot.com/2013/05/que-es-un-emulador.html
-Documentos Digitales: tomado de:
http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html
-preservación y conservación de documentos digitales (Barruecos J.)