Los documentos digitales son hoy en día uno de los insumos más importantes en una institución, ya que esta se convierte en evidencia a la hora de consultar ya sea un tema histórico o reciente de la entidad. Actualmente muchos documentos no cuentan con la preservación y conservación adecuada, la cual se puede ver afectada por diferentes factores como las condiciones ambientales, prácticas de manipulación, organismos biológicos y los desastres naturales. Por lo anterior, se deben emplear buenas prácticas y estrategias para garantizar la información a través de la digitalización. Los documentos digitales son hoy en día uno de los insumos más importantes en una institución, ya que esta se convierte en evidencia a la hora de consultar ya sea un tema histórico o reciente de la entidad. Actualmente muchos documentos no cuentan con la preservación y conservación adecuada, la cual se puede ver afectada por diferentes factores como las condiciones ambientales, prácticas de manipulación, organismos biológicos y los desastres naturales. Por lo anterior, se deben emplear buenas prácticas y estrategias para garantizar la información a través de la digitalización.

1. Daniela Mora Villalba
DOCUMENTOS DIGITALES

2. Los documentos digitales son hoy en día uno de los insumos más importantes en una
institución, ya que esta se convierte en evidencia a la hora de consultar ya sea un
tema histórico o reciente de la entidad.
Actualmente muchos documentos no cuentan con la preservación y conservación
adecuada, la cual se puede ver afectada por diferentes factores como las condiciones
ambientales, prácticas de manipulación, organismos biológicos y los desastres
naturales.
Por lo anterior, se deben emplear buenas prácticas y estrategias para garantizar la
información a través de la digitalización.

3. 1. La conservación digital.
2. Objetivos de preservación y conservación digital.
3. Principios de preservación y conservación digital.
4. Políticas de preservación y conservación digital.
5. Estrategias de preservación y conservación digital.
6. Acciones de preservación digital.
7. Creación, conservación y difusión de los documentos
digitales.
8. Problemas que se presentan en la conservación digital.
9. Patrimonio digital.

4. La conservación es el aspecto de la gestión de
documentos digitales que trata de preservar
tanto el contenido como la apariencia de los
mismos.
En otras palabras, la conservación digital es
un proceso de gestión activa que asegura el
acceso al material digital en el futuro.

5. Asegura la permanencia y acceso del
contenido de documentos digitales a lo
largo del tiempo y las tecnologías,
independientemente de su soporte,
formato o sistema.
Acciones tomadas a corto plazo para
anticipar, prevenir, detener o retardar el
deterioro del soporte de obras digitales con
objeto de tenerlas permanentemente en
condiciones de usabilidad, tales como la
estabilización tecnológica, la reconversión a
nuevos soportes, sistemas y formatos
digitales con el fin de garantizar la
trascendencia de los contenidos

6.  Asegura la legibilidad, es decir, la facilidad
de lectura y compresión del archivo digital y
la integridad de los objetos digitales
conservados.
 Conservar la autenticidad e integridad de los
mismos, que la información preservada y
conservada sea la que inicialmente se
guardó y no halla cabida a modificaciones en
su contenido.

8. Este principio esta asociado con su
presencia, su seguridad, y por
supuesto, con la duración y
continuidad de su soporte.
Tiene que ver con la capacidad de poder
acceder en un futuro a la información o datos
contenidos en un soporte.

9. Una política es una serie de reglas y principios que guían
la toma de decisiones y las acciones para lograr los
resultados deseados para un asunto o fin en particular.
La política debe aprobarse a un alto nivel dentro de la
organización y:
Ser no prescriptiva
Tecnológicamente neutral
Soportar la estructura de
gobierno y la cultura
organizativa de una
organización.

11. Consiste en un conjunto coherente de objetivos y métodos para
proteger y mantener la accesibilidad de copias auténticas de
documentos de archivo digitales a lo largo de las primeras etapas
de la cadena de preservación.
Actualmente se presentan diversas estrategias que se pueden
implementar para la preservación de documentos digitales,
donde la selección depende de aspectos tales como:
Formato de los documentos
Uso previsto de los documentos
digitales
La capacidad técnica institucional
de la institución

12. Transferencia de datos de un soporte
a otro: realizar una copia, sin alterar
en absoluto la información digital, pero
con la diferencia de que se buscan
soportes de almacenamientos más
modernos.
Transferencia de datos de un formato
a otro. Es una operación
experimentada, no requiere
conocimientos técnicos
especializados.
Programa que está diseñado para
crear una plataforma virtual donde
se puede ejecutar un programa
determinado. Uso de un dispositivo /
emulador de hardware diseñado
para simular el funcionamiento de
una plataforma de hardware
totalmente diferente a la que se
ejecuta.

13. Consiste en la conservación de todo el
entorno técnico que tiene relación con una
colección digital. Mantención de los sistemas
operativos, del hardware y de la aplicación
original del software.
Es el duplicado y el copiado de la información
en uno o más sistemas y su principal fortaleza
es el almacenamiento en más de un lugar para
de esta manera evitar que una misma
alteración, intencional o accidental, o el mismo
desastre natural pueda hacer que se pierda la
totalidad de la información.
Apostar por soportes de solvencia
contrastada en preservación: papel,
microformas, entre otros.

14. Es el conjunto de métodos para
restituir, recuperar y almacenar
información de la red y formatos
obsoletos.
Empaquetar la información a ser
preservada junto con metadatos
descriptivos.
Se refiere al hecho de utilizar algún
formato estándar para la
representación del material digital.
Esto garantiza un mejor soporte de
herramientas para administrar el
material digital, una mayor duración del
formato y una mejor migración ante los
cambios tecnológicos.

17. Actos y operaciones enfocadas en:
1. Gestión de almacenamiento de
integridad.
2. Usuarios, derechos, seguridad y
autenticidad.
3. Gestión de metadatos 4. Reporte de control y auditoria
Núcleo de acciones
de preservación
digital
Creación de contenido: Calidad,
especificaciones técnicas, masters
confiables, gestión de metadatos,
etc.
Integridad de contenido: Documentar
estrategias, procedimientos técnicos,
identificadores, metadatos, reportes de
control y verificación, etc.
Mantenimiento de Contenido:
Infraestructura tecnológica, humana,
gestión de almacenamientos, software
integral, automatizar estrategias de
preservación, planes de prevención de
desastres digitales, etc.
Establecer acciones de mejora basado en:

18. El proceso de la digitalización es la de preservar y
difundir, donde la preservación es la necesidad de
anticipar, prevenir, detener, retardar un documento
(texto, sonido, imagen, video), mientras, la difusión
se refiere a facilitar las nuevas formas de acceso y
uso.
Incrementar el acceso: permitir el acceso del mayor número
de documentos al mayor número de posibles usuarios.
Razones por las que se
digitalizan los contenidos:
Preservar: necesidad de anticipar, prevenir, detener, retardar
un documento (texto, sonido, imagen, vídeo).
Disminuir la manipulación y el uso de materiales originales
que puedan ser frágiles, únicos o muy utilizados y crear una
«copia de seguridad» para documentos en mal estado.
Facilitar nuevas formas de acceso y uso.

19. La problemática en la conservación digital se da
principalmente por las características de los
documentos digitales:
Dependencia de elementos
tecnológicos para su consulta.
Facilidad para modificarlos.
Virtualidad debido a su
independencia del soporte físico

20. Principales amenazas:
Medio ambiente
Temperatura y humedad
Desastres naturales
El hombre
Obsolescencia tecnológica

21. Está formado por los materiales informáticos de valor
perdurable dignos de ser conservados para las
generaciones futuras, y que proceden de comunidades,
industrias, sectores y regiones diferentes.
El AGN dentro de su misión debe velar por la
preservación del patrimonio documental de la Nación
además de facilitar el acceso a dicho patrimonio por
parte de la ciudadanía en general, custodiar,
conservar, recuperar y difundir el patrimonio
documental de la nación.

22. Con la elaboración de esta presentación se busca enfatizar los temas
relacionados con la conservación y preservación de los documentos digitales,
teniendo en cuenta sus principios, políticas, objetivos y estrategias. Así mismo,
identificar los problemas y riesgos que se presentan hoy en día a la hora de
conservar y preservar los documentos digitales.
Como futuros profesionales de Ciencias de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística, es importante que empleemos buenas prácticas y
estrategias para garantizar la información a través de la digitalización, así
como, identificar los diferentes factores que pueden afectar hoy en día aquellos
documentos que no se preservan y conservan.

23.  Palencia, E. L. (2020). XXVIII Seminario Sistema Nacional de Archivos - Conservacionde
informacion digital a mediano y largo plazo. Bogota. D.C.: Archivo General de la Nacion.
Obtenido de
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Seminario28SNA/12noviembre2020/Cons
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 Segura, C. C. (2018). Fundamentos de Preservacion Digital a Largo Plazo. Bogota. D.C.:
Archivo General de la Nacion . Obtenido de
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publ
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 https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Info
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