Análisis situacional y propuesta para la implementación de un sistema de CRM en una Universidad.

1. Universidad de Sistemas de Información
Hamir Morelos
Leonardo Vargas S.
Roberto Velázquez B.

2. Contenido
Objetivos
Situación actual
Estrategia de implementación
Beneficios

3. Objetivos
 Optimizar los recursos de la Universidad debido a que se agilizan los
trámites administrativos y automatizan flujos de trabajo, permitiendo
así otorgar servicios de vanguardia tanto a los alumnos como a los
maestros, con ello se busca disminuir la deserción, así como generar
campañas de mercadotecnia para prospectar alumnos potenciales,
atenderles y darles seguimiento durante su proceso de admisión.
 Obtener el conocimiento necesario sobre los alumnos, consolidando
información como calificaciones, datos personales y estado de cuenta,
obteniendo así una visión general de cada alumno.
 Integración de una red con los actores principales: alumnos,
graduados y empresas, a través de establecer relaciones de
investigación, estancia de estudios e intercambio académico, así
como oportunidades de trabajo.

4. Situación Actual
Manejo de información:
Hojas de Archivos
Excel en papel
Bases de
datos
Problemática:
• Reproceso por el trabajo de manera aislada
• Contacto indiscriminado con los prospectos
• Gran tiempo de espera
• Poco seguimiento a los estudiantes
• Territorialidad de la información

5. Estrategia de implementación
 Centralizar la información de los alumnos en un solo expediente.
 Contar con un portal web para que los alumnos y los maestros puedan
acceder a calificaciones y comunicados personalizados, así como realizar
actividades en línea.
 Obtener un mayor control sobre los maestros, monitoreando sus
actividades y el cumplimiento de las mismas.
 Realizar actividades de comunicación interna y externa de forma
personalizada.
 Generar campañas de fidelización y prospección de nuevos alumnos.
 Conocer la demanda de profesores y alumnos.
 Medir la satisfacción de alumnos egresados, profesores, empleados,
empresas e instituciones que contratan egresados
 Efectuar una revisión periódica del diseño de la oferta formativa, políticas,
becas, matricula, etcétera.

6. Beneficios
Conocimiento del estudiante:
Centralizar la información del estudiante, desde datos personales, así como materias
cursadas, estado de cuentas e intereses académicos, entre otros, creando un solo
expediente que permite visualizar el estatus de cada alumno, conocerlo mejor y crear
relaciones a largo plazo.
Portal de autoservicio:
Acceso a los estudiantes al portal de autoservicio para consulta de información
personalizada como calificaciones, comunicados, así como poder realizar tramites en
línea.
Control sobre el personal:
Mejor control sobre el desempeño del personal dela Universidad, centralizando la
información de los profesores; materias que imparte, horarios y sus alumnos
asignados, e identifique áreas de oportunidad aplicando encuestas de satisfacción a
los alumnos con el fin de evaluar el nivel de los académicos.
Mercadotecnia y Reclutamiento:
Generar campañas de mercadotecnia para prospectar nuevos alumnos, darles
seguimiento en su proceso de inscripción y de esta manera asegurar un incremento en
el número de la matricula Universitaria.