Implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos, basada en la metodología de Administración Profesional de Proyectos del Project Management Institute, en una organización de servicios financieros.

1. Implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos, basada en la
metodología de Administración Profesional de Proyectos del Project Management
Institute, en una organización de servicios financieros.
Presenta:
Roberto Velázquez Barajas
México D.F. 27 de febrero 2013

2. Objetivo
El actual caso práctico se presenta con el
interés en solucionar la problemática de
la culminación no exitosa de un gran
número de proyectos que se realizan
dentro de una organización.

3. Presentación
Organización de servicios
financieros

4. de Proyectos
Administración Profesional
«Proyecto: Esfuerzo temporal
llevado a cabo para crear un
producto o servicio único»
16% INCREMENTO
EN COSTO
52% CANCELADOS
31%
EXITOSOS
Proyectos en Estados Unidos para el año 2008. The Standish Group

5. Etapas de la Administración de Proyectos
Inicio Planeación Ejecución
Seguimiento
Cierre
y Control

6. Áreas del conocimiento
 Alcance  Recursos humanos
 Integración
 Tiempo  Comunicaciones
 Costos  Riesgos
 Calidad  Contratos

7. Poco más del 70% de
metodología de
Establecimiento de la
administración de proyectos
los proyectos que se
iniciaron en el primer
semestre de
operaciones, ya se
habían cancelado en
el tercer semestre de
vida de la organización
y los que continuaban
se encontraban con
serios problemas de
retrasos en su
ejecución.

8. Habilidades
Lenguaje común
Conocimiento de la metodología
Experiencia en proyecto

9. Herramientas
Formatos y Documentos
Herramienta informática

10. Procesos
Políticas
Procedimientos
Marcos referenciales

11. Revisión de avance en los Proyectos
 Métricas de los proyectos dentro del
presupuesto y tiempo planeado.
 Primeros proyectos concluidos en tiempo y
forma.
 Menor presencia de riesgos en los
proyectos.
 Mayor visibilidad del estado de los
proyectos.

12. El proceso de madurez de la metodología
Nivel 5
Mejoramiento
Continuo
Nivel 4
Benchmarking
Retroalimentación
Nivel 3
Metodología
Única
Nivel 2
Procesos
Comunes
Nivel 1
Lenguaje
Común Kerzner, Strategic planning for Project Management using a Project
Management Maturity Model, 2001

13. La implementación
Proyectos
Implementación de la
Oficina de Gestión de de la Oficina de Gestión
de Proyectos se trata
como otro Proyecto
dentro de la
organización, el cual se
divide en cuatro
etapas:
Iteración
1 4 Mejora
Configuración
continua
Operacional 2 3 Funcional

14. Proceso de
implementación
«Los bloques o etapas de construcción de una
Oficina de Gestión de Proyectos ayudan a
establecer un marco de trabajo flexible,
con el cual se determina qué bloques
implementar, la secuencia y el grado de
complejidad de cada integración»
Letavec, C. Bolles, D. The PMOSIG Program Management Office Handbook, Strategic and
Tactical Insights for Improving Results, J. Ross Publishing, 2010.

15. Etapa 1: Configuración
CONFIGURACIÓNroles y
 Definición de
responsabilidades.
1  Capacitación. y responsabilidades
Definición de roles
 Comunicación de los servicios.
Capacitación
 Selecciónlos servicios
Comunicar de herramientas de
 Selección herramientas
apoyo.

16. Etapa 2: Operacional
 Incrementar servicios ofrecidos.
OPERACIONAL
 Implementar procesos
complementarios.
 Incrementar servicios
 Toma de decisiones en conjunto.
Implementar procesos complementarios
 Inicio decisiones datos de
Toma de de base de
2 conocimiento.
 Iniciar base de datos de conocimientos

17. Etapa 3: Funcional
FUNCIONAL de métricas.
 Aplicación
 Automatización de procesos
críticos.
 Aplicar métricas
 Inicio de proyectos dentro de la
Automatizar
Oficina.
 Toma de decisiones
2 3  Estandarizar las prácticas.
Iniciar base de datos de conocimientos

18. Etapa 4: Mejora Continua
MEJORA CONTINUAportafolio de
 Integración del
proyectos de la organización.
4
 Planeación metodología
Integración de estratégica.
 Incrementar loscríticos
Automatizar procesos indicadores de
éxito de los proyectos.
 Nuevos proyectos
2 3  Aumentarde mejora de
Plan de acción el número
profesionistas certificados en
administración de proyectos.

19. Resultados obtenidos  Visibilidad del estado de los proyectos
 Control del alcance.
 Disminución de los riesgos.
 Gestión holística del portafolio.
 Mejora en los contratos con terceros.
 Generación de conocimiento.

20. Conclusiones
Los factores relevantes para el éxito de
la presente implementación fueron:
 El soporte de la Dirección General
de la organización.
 Obtener resultados tangibles de
forma rápida.
 Gestionar el cambio organizacional,
basado en una efectiva estrategia de
comunicación.

21. Gracias
Solo durante el fugaz instante de nuestra participación con lo absoluto
podemos afirmar que existimos.
J o s é Va s c o n c e l o s