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Implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos, basada en la
metodología de Administración Profesional de Proyectos del Project Management
            Institute, en una organización de servicios financieros.




                                    Presenta:
                            Roberto Velázquez Barajas


                                                         México D.F. 27 de febrero 2013
Objetivo


  El actual caso práctico se presenta con el
interés en solucionar la problemática de
  la culminación no exitosa de un gran
    número de proyectos que se realizan
             dentro de una organización.
Presentación




               Organización de servicios
                             financieros
de Proyectos
Administración Profesional
                             «Proyecto: Esfuerzo temporal
                             llevado a cabo para crear un
                             producto o servicio único»



                                                 16%                        INCREMENTO
                                                                            EN COSTO
                                                                52%         CANCELADOS
                                           31%
                                                                            EXITOSOS




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Etapas de la Administración de Proyectos




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                                  Cierre
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                 Alcance    Recursos humanos
 Integración




                 Tiempo     Comunicaciones


                 Costos     Riesgos


                 Calidad    Contratos
Poco más del 70% de
            metodología de
      Establecimiento de la

administración de proyectos
                               los proyectos que se
                               iniciaron en el primer
                                    semestre de
                                  operaciones, ya se
                               habían cancelado en
                              el tercer semestre de
                              vida de la organización
                              y los que continuaban
                                 se encontraban con
                               serios problemas de
                                    retrasos en su
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              Lenguaje común

                   Conocimiento de la metodología

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La implementación

            Proyectos
Implementación de la
Oficina de Gestión de                       de la Oficina de Gestión
                                             de Proyectos se trata
                                             como otro Proyecto
                                                  dentro de la
                                            organización, el cual se
                                               divide en cuatro
                                                     etapas:


                                                    Iteración
                                            1                       4         Mejora
                        Configuración
                                                                             continua




                              Operacional       2               3       Funcional
Proceso de
implementación

                       «Los bloques o etapas de construcción de una
                       Oficina de Gestión de Proyectos ayudan a
                       establecer un marco de trabajo flexible,
                       con el cual se determina qué bloques
                       implementar, la secuencia y el grado de
                       complejidad de cada integración»




                  Letavec, C. Bolles, D. The PMOSIG Program Management Office Handbook, Strategic and
                                           Tactical Insights for Improving Results, J. Ross Publishing, 2010.
Etapa 1: Configuración




            CONFIGURACIÓNroles y
              Definición de
               responsabilidades.
1            Capacitación. y responsabilidades
              Definición de roles
             Comunicación de los servicios.
              Capacitación
             Selecciónlos servicios
              Comunicar de herramientas de
             Selección herramientas
               apoyo.
Etapa 2: Operacional




              Incrementar servicios ofrecidos.
            OPERACIONAL
              Implementar procesos
                complementarios.
             Incrementar servicios
             Toma de decisiones en conjunto.
              Implementar procesos complementarios
             Inicio decisiones datos de
              Toma de de base de
2               conocimiento.
             Iniciar base de datos de conocimientos
Etapa 3: Funcional




            FUNCIONAL de métricas.
              Aplicación
              Automatización de procesos
               críticos.
             Aplicar métricas
             Inicio de proyectos dentro de la
              Automatizar
                Oficina.
             Toma de decisiones
2       3    Estandarizar las prácticas.
              Iniciar base de datos de conocimientos
Etapa 4: Mejora Continua




                MEJORA CONTINUAportafolio de
                  Integración del
                   proyectos de la organización.
            4
                 Planeación metodología
                  Integración de estratégica.
                 Incrementar loscríticos
                  Automatizar procesos indicadores de
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                 Nuevos proyectos
2       3        Aumentarde mejora de
                  Plan de acción el número
                    profesionistas certificados en
                    administración de proyectos.
Resultados obtenidos    Visibilidad del estado de los proyectos

                        Control del alcance.

                        Disminución de los riesgos.

                        Gestión holística del portafolio.

                        Mejora en los contratos con terceros.

                        Generación de conocimiento.
Conclusiones

Los factores relevantes para el éxito de
la presente implementación fueron:

 El soporte de la Dirección General
  de la organización.
 Obtener resultados tangibles de
  forma rápida.
 Gestionar el cambio organizacional,
  basado en una efectiva estrategia de
  comunicación.
Gracias
Solo durante el fugaz instante de nuestra participación con lo absoluto
                   podemos afirmar que existimos.
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Implementación de una PMO en una Organización de Servicios Financieros.

  • 1. Implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos, basada en la metodología de Administración Profesional de Proyectos del Project Management Institute, en una organización de servicios financieros. Presenta: Roberto Velázquez Barajas México D.F. 27 de febrero 2013
  • 2. Objetivo El actual caso práctico se presenta con el interés en solucionar la problemática de la culminación no exitosa de un gran número de proyectos que se realizan dentro de una organización.
  • 3. Presentación Organización de servicios financieros
  • 4. de Proyectos Administración Profesional «Proyecto: Esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto o servicio único» 16% INCREMENTO EN COSTO 52% CANCELADOS 31% EXITOSOS Proyectos en Estados Unidos para el año 2008. The Standish Group
  • 5. Etapas de la Administración de Proyectos Inicio Planeación Ejecución Seguimiento Cierre y Control
  • 6. Áreas del conocimiento  Alcance  Recursos humanos  Integración  Tiempo  Comunicaciones  Costos  Riesgos  Calidad  Contratos
  • 7. Poco más del 70% de metodología de Establecimiento de la administración de proyectos los proyectos que se iniciaron en el primer semestre de operaciones, ya se habían cancelado en el tercer semestre de vida de la organización y los que continuaban se encontraban con serios problemas de retrasos en su ejecución.
  • 8. Habilidades Lenguaje común Conocimiento de la metodología Experiencia en proyecto
  • 9. Herramientas Formatos y Documentos Herramienta informática
  • 10. Procesos Políticas Procedimientos Marcos referenciales
  • 11. Revisión de avance en los Proyectos  Métricas de los proyectos dentro del presupuesto y tiempo planeado.  Primeros proyectos concluidos en tiempo y forma.  Menor presencia de riesgos en los proyectos.  Mayor visibilidad del estado de los proyectos.
  • 12. El proceso de madurez de la metodología Nivel 5 Mejoramiento Continuo Nivel 4 Benchmarking Retroalimentación Nivel 3 Metodología Única Nivel 2 Procesos Comunes Nivel 1 Lenguaje Común Kerzner, Strategic planning for Project Management using a Project Management Maturity Model, 2001
  • 13. La implementación Proyectos Implementación de la Oficina de Gestión de de la Oficina de Gestión de Proyectos se trata como otro Proyecto dentro de la organización, el cual se divide en cuatro etapas: Iteración 1 4 Mejora Configuración continua Operacional 2 3 Funcional
  • 14. Proceso de implementación «Los bloques o etapas de construcción de una Oficina de Gestión de Proyectos ayudan a establecer un marco de trabajo flexible, con el cual se determina qué bloques implementar, la secuencia y el grado de complejidad de cada integración» Letavec, C. Bolles, D. The PMOSIG Program Management Office Handbook, Strategic and Tactical Insights for Improving Results, J. Ross Publishing, 2010.
  • 15. Etapa 1: Configuración CONFIGURACIÓNroles y  Definición de responsabilidades. 1  Capacitación. y responsabilidades Definición de roles  Comunicación de los servicios. Capacitación  Selecciónlos servicios Comunicar de herramientas de  Selección herramientas apoyo.
  • 16. Etapa 2: Operacional  Incrementar servicios ofrecidos. OPERACIONAL  Implementar procesos complementarios.  Incrementar servicios  Toma de decisiones en conjunto. Implementar procesos complementarios  Inicio decisiones datos de Toma de de base de 2 conocimiento.  Iniciar base de datos de conocimientos
  • 17. Etapa 3: Funcional FUNCIONAL de métricas.  Aplicación  Automatización de procesos críticos.  Aplicar métricas  Inicio de proyectos dentro de la Automatizar Oficina.  Toma de decisiones 2 3  Estandarizar las prácticas. Iniciar base de datos de conocimientos
  • 18. Etapa 4: Mejora Continua MEJORA CONTINUAportafolio de  Integración del proyectos de la organización. 4  Planeación metodología Integración de estratégica.  Incrementar loscríticos Automatizar procesos indicadores de éxito de los proyectos.  Nuevos proyectos 2 3  Aumentarde mejora de Plan de acción el número profesionistas certificados en administración de proyectos.
  • 19. Resultados obtenidos  Visibilidad del estado de los proyectos  Control del alcance.  Disminución de los riesgos.  Gestión holística del portafolio.  Mejora en los contratos con terceros.  Generación de conocimiento.
  • 20. Conclusiones Los factores relevantes para el éxito de la presente implementación fueron:  El soporte de la Dirección General de la organización.  Obtener resultados tangibles de forma rápida.  Gestionar el cambio organizacional, basado en una efectiva estrategia de comunicación.
  • 21. Gracias Solo durante el fugaz instante de nuestra participación con lo absoluto podemos afirmar que existimos. J o s é Va s c o n c e l o s