1. INFORME DE ACTIVIDADES
MAYO 2010- MAYO 2013
Dirección Metropolitana de Gestión
Documental y Archivos
Mary Elizabeth Caleño
Directora Metropolitana de Gestión Documental y Archivos

2. PROYECTO:
Sistema Metropolitano
de Gestión Documental y
Archivos

3. Alcanzar un sistema archivístico innovador y de
referencia para las dependencias del MDMQ, que
asegure la gestión, protección y transparencia de los
documentos en todo tipo de soporte; y consolide una
red de Unidades de Gestión Documental y Archivos, que
garantice la preservación, el acceso y la difusión del
patrimonio documental en beneficio de la eficacia
administrativa, de los derechos de los ciudadanos y de la
sociedad del conocimiento.
Desarrollar las políticas archivísticas e implantar un
método de gestión documental para el conjunto de los
documentos generados en el ejercicio de las funciones
de las dependencias del MDMQ; así como recoger,
conservar, tratar, evaluar, hacer accesible y difundir el
patrimonio documental.
VISIÓN
MISIÓN

4. 4
Organizar, modernizar y gestionar técnicamente
la documentación e información, que por
trámite, ingresa o se genera en las dependencias
municipales en el ejercicio de sus funciones
específicas, y constituye patrimonio documental
del MDMQ, facilitando la gestión institucional, la
transparencia, la difusión, el acceso a la
documentación e información, y el servicio a la
institución y al ciudadano
OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO

5. 5
Restructuración,
fortalecimiento
de unidades de
archivo
(Red de Archivos
Municipales)
Políticas y
normativa
técnica
Gestión Integral
de documentos
y administración
electrónica
Conservación y
Preservación del
patrimonio
documental del
MDMQ
Servicios
documentales y
difusión
1 432 5
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

6. 2010 2011 2012 2013
Creación de la Dirección
Metropolitana de Gestión
Documental y Archivos
(2008)
Diseño modelo de
Gestión Documental y
Archivos
Transferencia y Capacitación a Red de Archivos MDMQ
Inventario Transferencias Documentales
Adecuación espacios físicos archivos
Operación SMGDA
Instauración del Sistema Metropolitano de Gestión Documental y
Archivos (Intervenciones)
Censo
Consolidación Sistema Metropolitano de
Gestión Documental y Archivos
1 2 3
MOMENTOS
PROCESO DE IMPLANTACIÓN
SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS
Plan de Conservación

7. 7
Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo 3
Objetivo 4
Objetivo 5
Restructuración y Fortalecimiento de Unidades de Archivo (Red de Archivos MDMQ)
• Logro 1: Consolidación de la Dirección y el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y
Archivos
• Logro 2: Reestructuración y Organización de Unidades de Archivo del MDMQ.
• Logro 3: Definición de perfiles profesionales (capacitación).
Establecimiento de políticas y normativa técnica para manejo de archivos.
• Logro 1: Política institucional para la gestión integral de documentos y Archivos MDMQ
• Logro 2: Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y
Archivos MDMQ.
• Logro 3: Elaboración, aprobación y socialización y puesta en aplicación de instructivos
técnicos para proceso documentales.
Gestión integral de documentos y administración electrónica
• Logro 1: Diagnóstico y Censo de Gestión Documental y Archivos
• Logro 2: Intervención en Unidades de Gestión Documental y Archivos
• Logro 3: Implantación progresiva de sistemas automatizados de gestión documental.
Conservación y preservación del patrimonio documental del MDMQ
• Logro 1: Identificación, resguardo, protección del patrimonio documental.
• Logro 2: Adecuación y mejoramiento de espacios físicos y repositorios de archivo.
• Logro 3: Revalorización del patrimonio documental
Servicios Documentales y difusión del patrimonio documental
• Logro 1: Accesibilidad a la información pública
• Logro 2: Eventos y publicaciones de difusión del patrimonio documental
• Logro 3: Identificación, simplificación y catálogo de trámites y servicios MDMQ
LOGROS ALCANZADOS 2010-2013

8. Consolidación de la Dirección y el Sistema
Metropolitano de Gestión Documental y
Archivos
LOGRO
1
Restructuración y Fortalecimiento de Unidades
de Archivo (Red de Archivos MDMQ)
Objetivo
1
No existe una estructura funcional
para la Dirección Metropolitana de
Gestión Documental y Archivos
No existe personal técnico suficiente
para la realización de los proyectos
de intervención de unidades de
Archivo
No existe asignación de recursos
económicos, técnicos y tecnológicos
para las áreas de archivo.
No existe articulación entre las
unidades de archivo de las
dependencia del MDMQ.
Bajo nivel de cooperación
interinstitucional para los proyectos
de gestión documental y archivos.
LÍNEA BASE
Dirección posicionada dentro del Organigrama Funcional
Institucional, articulando una red de 120 Archivos de
dependencias (Gestión, Centrales, Intermedio, Histórico) y
147 responsables institucionales de archivos del MDMQ,
con asignación de presupuesto propio establecido en el POA
anual.

9. ARCHIVOS CENTRALES DE SECRETARÍAS
ARCHIVOS CENTRALES DE DIRECCIONES
ARCHIVO METROPOLITANO DE HISTORIA
ARCHIVO METROPOLITANO INTERMEDIO
ARCHIVOS CENTRALES EMPRESAS,
COORPORACIONES
ARCHIVOS CENTRALES
ADMINISTRACIONES ZONALES
ARCHIVOS DE GESTIÓN U OFICINA
RED DE ARCHIVOS
Sistema Metropolitano de Gestión Documental y
Archivos

10. No existen equipos de trabajo
responsables de proyectos de
intervención en cada dependencia
Las unidades de Archivo no son
consideradas parte del orgánico
funcional de las dependencias
No existe levantamiento de
procesos documentales en las
Unidades de Archivo
No existe procesamiento técnico de
la información contenida en los
documentos
No existe articulación y control de
los flujos documentales de las
unidades administrativas con el
Archivo Central de las
dependencias
LÍNEA BASE
A Mayo del 2013 se encuentran 81 Proyectos de
Reestructuración de Unidades de Archivo de dependencias
(Incluye Empresas), ejecutados y monitoreados.
0
20
40
60
80
100
120
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
0 3
11
28
58
81
120
0,00 2,50 9,17
23,33
48,33
67,50
100,00
Proyección 2014
Archivos Intervenidos
Porcentaje de Intervención
Restructuración y Fortalecimiento de Unidades
de Archivo (Red de Archivos MDMQ)
Objetivo
1
Proyectos de reestructuración y organización del 67,5%
de Unidades Archivos del MDMQ.
LOGRO
2

11. RECEPCION REGISTRO
DIRECCIONAMIENTO
ENTREGA DE
INFORMACION Y
DOCUMETNACION
GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO
DEPENDENCIA / EMPRESA
MDMQ
AUTOMATIZACIÓN
DESIGNACION DE
DESCRIPTORES,
ALIMENTACION DE
DATOS Y
DIGITALIZACION DE
DOCUMENTOS
PREPARACION FISICA,
ALMACENAMIENTO Y
ORDENACION
REVISION DE
DOCUMENTACION
ORIGINAL Y
CERTIFICACION
DESGLOSE, FOLIACION
Y ORDENAMIENTO DE
EXPEDIENTES
PROCESOS
PROPIOS DE CADA
DEPENDENCIA
TECNICOS ANALISTAS Y TECNICOS TECNICOS Y ASISTENTES
TECNICOS DE CADA
DEPENDENCIA

12. No existe delegación oficial a los
servidores municipales que
resposables en las unidades de
archivo
La mayoría de los servidores
responsables de los archivos no tiene
los suficientes conocimientos y
capacitación respecto de las
normativas que pueden ser aplicadas
Predisposición de los servidores
responsables de los archivos para
participar en un proceso de
mejoramiento de los archivos
municipales
Solicitud generalizada de la necesidad
de que se les brinde capacitación para
el manejo y organización de los
archivos
LÍNEA BASE
A Mayo del 2013 el 63% del personal responsable de manejo de
documentos y archivos en las distintas Dependencias y Empresas
del MDMQ se encuentra delegado y capacitado conforme la
programación académica establecida en la Escuela de Gestión
Documental y Archivos en coordinación con el ICAM-Q.
0
50
100
150
200
250
2008 2009 2010 2011 2012 2013
Restructuración y Fortalecimiento de Unidades
de Archivo (Red de Archivos MDMQ)
Objetivo
1
Definición de Perfiles profesionales, asignación
de responsabilidades y capacitación de
servidores municipales responsables del
manejo de documentos y archivos en el MDMQ.
LOGRO
3

14. No existe en el MDMQ una directiva
única en relación con la gestión de
archivos.
La falta de una política institucional
explica el funcionamiento
desarticulado de los archivos de las
diferentes dependencias y empresas
No se aplican las normas de la
archivística en el procesamiento
técnico de la documentación
Cada dependencia ha desarrollado
sus propios sistemas de registro de la
información y manejo de archivos
LÍNEA BASE
Política de manejo integral de documentos y archivos
aprobada remitida a las distintas autoridades de las
dependencias mediante Circular N° 2876 de 27 de Septiembre
de 2010 y socializado los responsables de Archivo el MDMQ.
Establecimiento de políticas y normativa
técnica para manejo de archivos
Objetivo
2
Política Institucional para la gestión
integral de documentos y archivos
LOGRO
1

15. Falta de unidad en el manejo de
archivos constituye un obstáculo para
la sistematización de la
documentación existente.
Manejo de documentos no ofrece
garantías respecto de los criterios con
los cuales se establece la importancia
o trascendencia de la documentación,
por lo cual tampoco está asegurada su
preservación
Métodos empíricos de organización
de archivos que no responden a las
normas archivísticas aceptadas.
Los métodos de clasificación y
organización de la documentación
que se aplican en los diferentes
archivos del MDMQ no son uniformes
LÍNEA BASE
Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de
Gestión Documental y Archivos aprobado mediante
Resolución AG-084 de 13 de Septiembre de 2013 y
socializado a los responsables de Archivo del MDMQ.
Establecimiento de políticas y normativa
técnica para manejo de archivos
Objetivo
2
Reglamento que regula el Sistema
Metropolitano de Gestión Documental y
Archivos
LOGRO
2

16. La documentación no es procesada
técnicamente en base a
instrucciones de ente rector.
No se encuentran definidos
proceso y flujos documentales
Procesos documentales no tienen
una normativa específica elaborada
y socializada
Responsables de archivos en su
mayoría desconocen la normativa
para manejo de archivos
El ICAM-Q no considera la gestión
documental y archivos dentro de su
programación académica anual.
LÍNEA BASE
16 Procesos técnicos normalizados con instructivos técnicos
aprobados, y socializados de los 20 procesos existentes:
Producción Documental, Recepción y registro documental, descripción
documental, identificación documental, clasificación, inventario y transferencia
documental, conservación, infraestructura y equipamiento, acceso y consulta de
archivos, registro institucional convenios y consultorías, identificación y
simplificación de trámites.
2008
0%
2009
0%
2010
10%
2011
25%
2012
30%
2013
20%
2014
15%
Establecimiento de políticas y normativa
técnica para manejo de archivos
Objetivo
2
Elaboración, aprobación, socialización y
puesta en aplicación de instructivos
técnicos y formatos para procesos
documentales
LOGRO
3

17. No existía un diagnóstico o línea base
para establecer propuestas de mejora
en el tema de archivos
No se contaba con un registro
institucional de responsables de las
unidades de archivo.
Inexistencia de un dato real que
evidencia el volumen general de
documentos y su proyección de
crecimiento.
Inexistencia de datos que reflejen la
condición de los archivos en temas de
conservación.
•No existe una línea base de los
servicios documentales brindados
LÍNEA BASE
Censo de Archivos del MDMQ
(Censo de Recursos humanos-procesos-espacios físico,
estado de conservación de documentos)
Gestión integral de documentos y
administración electrónica
Objetivo
3
Diagnóstico y Censo de Unidades de
Gestión Documental y Archivos
LOGRO
1

18. Los medios técnicos y económicos a
disposición de las unidades de archivo
para iniciar proyectos son limitados
No existen propuestas de
mejoramiento de archivos en
respuesta a disposiciones legales
No existe el personal técnico
suficiente para emprender proyectos
de organización de archivos
Esfuerzos aislados de cada
dependencia por mejorar las situación
de los archivos
No existen equipos de trabajo que
enfrenten la planificación archivística
LÍNEA BASE
81 Unidades de Gestión documental y Archivos
intervenidas (Diagnóstico, propuesta de visionamiento,
establecimiento de perfiles, adecuación espacios físicos,
manual de procedimiento, ordenamiento e inventario de
documentos, mejoramiento de servicios )
Gestión integral de documentos y
administración electrónica
Objetivo
3
Intervención en el 67,5% de Unidades de
Gestión Documental y Archivos del MDMQ
LOGRO
2

19. Diversidad de procedimientos y uso de
sistemas para el proceso de recepción y
control de trámites.
Inaccesibilidad al seguimiento de los
trámites que salen de una dependencia
hacia otra.
El 88,3% de las unidades carecen de
algún software de gestión documental.
El 91,9% de las unidades no utiliza bases
de datos y el 8,1% de las unidades tienen
diversas bases de datos
No existen propuestas de
automatización y digitalización
documental
LÍNEA BASE
54% de Accesibilidad a documentación mediante
sistemas electrónicos de gestión documental
Gestión integral de documentos y
administración electrónica
Objetivo
3
Implantación progresiva de sistemas
electrónicos de gestión documental GDOC
LOGRO
3

20. Gestor documental
Aplicacions Back-Office
Fases: Activa
Diseño Procesamiento
técnico Uso
Semiactiva
Retención
Inactiva
Preservación
Aplicacions Back-OfficeAplicaciones
Back-Office
Registro
.
e-ArchivoCuadro
clasificación
20
GESTIÓN DOCUMENTAL Y E-ADMINISTRACIÓN

21. No se valora y transfiere regularmente
la documentación patrimonial al
Archivo Histórico del MDMQ
Solo el 2% del total de la
documentación del MDMQ se
encuentra procesada técnicamente, lo
cual constituye un impedimento
importante para establecer su valor o
trascendencia, y proceder de este
modo a un proceso de depuración
seguro.
No se produce la transferencia interna
de la documentación desde los
archivos de oficina a los Archivos
centrales de Dependencia
No existen condiciones básicas para la
conservación de documentos
LÍNEA BASE
8000 metros lineales de documentación recuperada,
procesada, inventariada y transferida en distintos
repositorios de archivo del MDMQ, de los 21250 metros
lineales existentes en el MDMQ.
0 0
2000
4500
7300
10300
0 0
2000 2500 2800 3000 3000 3000 3000
2000
0 0
2000
4500
7300
10300
13300
16300
19300
21300
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Avance de intervención en metros lineales
EJECUTADO PARCIAL ANUAL PROYECCIÓN
Conservación y preservación del patrimonio
documental del MDMQ
Objetivo
4
37,64 % de identificación, resguardo, protección
y acrecentamiento del patrimonio documental
del MDMQ.(estimado)
LOGRO
1

22. HOY
21.1 km
ARCHIVOS
DE GESTION
VOLUMEN (Km de documentos generados en el MDMQ):
INCREMENTO
ANUAL
4.5 %
Inicio
2010 2050
37.5
16.7
0.75
km
4.5 % 4.5 %
0.75
km
2.5
km
DEPURACION (SELECCIÓN)ARCHIVOS MDMQ

23. Falta de condiciones básicas en los
diferentes repositorios para asegurar
la preservación idónea de los acervos
documentales y seguridad industrial
Los repositorios existentes no reúnen
en general las condiciones necesarias
para la conservación de la
documentación y para el
procesamiento técnico
El 83,8 % de las dependencias
municipales no tienen una unidad
exclusiva de archivo, y las existentes
están saturadas
El volumen de documentos en los
archivos diagnosticados es de
aproximadamente 17 km. y su
crecimiento anual alcanza los 503
metros lineales.
Los repositorios funcionan
conjuntamente con las oficinas y las
áreas de atención al público
LÍNEA BASE
3850 metros cuadrados de repositorios de archivo
habilitados de los 5525 m2 necesarios para albergar 21250
metros lineales de documentación del MDMQ.
2008
0%
2009
13%
2010
13%
2011
14%
2012
39%
2013
21%
Porcentaje de Intervención anual
Conservación y preservación del patrimonio
documental del MDMQ
Objetivo
4
Adecuación y mejoramiento del 69% de
espacios físicos y repositorios necesarios
para almacenamiento de archivo
LOGRO
2

24.  Infraestructura tecnológica, arquitectónica, equipamiento y mobiliario que
garantice los procesos de gestión documental, archivo y servicios.

25. Archivos son considerados bodegas
Documentos patrimoniales eliminados
sin previa valoración documental
Inexistencia de procesamiento de
información patrimonial para difundir
a la ciudadanía
La débil conciencia ciudadana y de las
autoridades respecto de la
importancia y trascendencia del
patrimonio documental, de su utilidad
y de su trascendencia como apoyo
para la consolidación de la identidad y
de los valores ciudadanos..
No existe involucramiento de las
autoridades por mejorar la situación
de los archivos
LÍNEA BASE
Involucramiento de autoridades, funcionarios y ciudadanía
en el rescate y conservación del patrimonio documental
Conservación y preservación del patrimonio
documental del MDMQ
Objetivo
4
Revalorización del patrimonio
documental
LOGRO
3

26. Desconocimiento de las leyes que
norman el acceso a la información.
Inaplicabilidad de la LOTAIP por la
falta de recursos y gestión de la
información
Archivos que no tienen acceso a las
tecnologías de la comunicación e
información para brindar acceso a la
información pública.
No existe una dependencia
responsable de consolidar la
información requerida por la
Defensoría del Pueblo de las
solicitudes de información atendidas
en el MDMQ y su seguimiento.
LÍNEA BASE
10095 solicitudes de acceso a la información pública
anuales presentadas, 5664 contestadas favorablemente,
y 1200 desfavorables en el MDMQ (no incluye empresas)
2011-2012
(Reporte a Defensoría del Pueblo y Quito Honesto)
0
1000
2000
3000
4000
5000
Solicitudes
presentadas
Solicitudes
atendidas
favorablemente
Solicitudes
desfavorables
0 0 0
2455 2271
184
4225
3393
832
Reporte años anteriores Reporte Marzo 2010-Marzo 2011
Reporte Marzo 2012-Marzo 2013
Servicios Documentales y difusión del
patrimonio documental
Objetivo
5
Accesibilidad a la información pública
LOGRO
1

27. Dependencias
Administraciones Zonales
Fundaciones
Corporaciones
Empresas
Ciudadanía en general
Servicio de documentación,
información, préstamos
Certificación de actos
administrativos
Bases de datos y catálogos
electrónicos
Servicio a través de varios
canales de comunicación e
información
Guías de trámites
municipales

28. Promover el conocimiento del Archivo
Municipal entre los ciudadanos y
dentro de la organización de la
Municipalidad
No existen protocolos para la
implantación de normativa técnica
mediante la capacitación y
socialización en coordinación con el
ICAM
No existe una estrategia de
comunicación interna y de desarrollo
profesional en la temática de archivos
No se realizan eventos de difusión del
patrimonio documental en
coordinación con actores vinculados a
la temática
LÍNEA BASE
1848 participantes en 51 eventos realizados por la
Dirección (Seminarios Nacionales, Internacionales, Cursos
de Capacitación, Exposiciones)
0
50
100
150
200
250
300
350
400
2008 2009 2010 2011 2012 2013
NrodeParticipantes
Año de realización de eventosCursos de Capacitación
Seminario Local
Seminario Internacional
Exposiciones
Servicios Documentales y difusión del
patrimonio documental
Objetivo
5
Eventos, publicaciones y productos de de
difusión del patrimonio documental
LOGRO
2

29. No existe ente rector,
responsables ni normativa que
regule el proceso de
simplificación.
No existe modelo de
sistematización de la
información de los trámites.
Discrecionalidad en trámites
(No existe proceso formal de
solicitud ni criterios de
resolución claramente
definidos)
Normativa que regula trámites
(requisitos complejos,
confusos, innecesarios,
costumbre)
Insuficiente difusión y
conocimiento de cómo realizar
los trámites municipales.
LÍNEA BASE
Resolución Administrativa
AG-131-2012: Instructivo
identificación,
simplificación , catálogo de
trámites, 60 responsables
institucionales de
simplificación.
150 trámites
identificados con 15
campos de descripción
en ficha estandarizada
disponible en aplicativo
informático
Trámites de alto
impacto simplificados:
LUAE, Patente,
Transferencia de Dominio,
Recaudaciones, PH,
formularios electrónicos.
Normativa interna derogada
para cobro de especies,
formularios descargables por
internet, reducción de costos
y tiempo al ciudadano.
3 catálogos de trámites y
servicios aprobados: Catastros
39 Trámites, Tributario 12
Trámites; Financiero 12 Trámites,
En proceso aprobación RPQ 8
trámites y GU 38 trámites
Varios canales de difusión
con información de
tramitología: Intranet, vía
web, call center, cartillas,
hojas volantes
Posibilidad de
monitoreo y control de
tiempos de respuesta.
42% de trámites de alto impacto
simplificados y mejorados
58% de Trámites de mediano y bajo
impacto en proceso de simplificación
Servicios Documentales y difusión del
patrimonio documental
Objetivo
5
Identificación, simplificación, y catálogo
de trámites y servicios municipales
LOGRO
3

30. “Democratización" de la
información
Implantación de nuevo modelo administrativo
de manejo documental (mejora de los proceso
existentes, identificación de los procesos
duplicados, racionalización administrativa,
Economía en recursos materiales, humanos y
técnicos (espacio, personal, servicios…)
BENEFICIOS IMPLANTACIÓN
SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHVIOS

31. Los archivos no relumbran, pero
son minas de oro.
(Ángeles Magdaleno)
GRACIAS