Excel

1. Cómo agrupar y hacer esquemas
en Excel
Excel tiene unas funciones muy buenas para aquellos que saben dónde
encontrarlas. Entre los más fáciles de usar se encuentran el agrupar y hacer
esquemas, lo cual te permite hacer que grandes informaciones de información
se pueda minimizar para que hojas de cálculo complejas sean más fáciles de
navegar. Para agrupar información tanto en versiones viejas o nuevas de
Excel, sigue estos pasos.
Pasos
1.
1
Abre el archivo con el cual quieras trabajar. Agrupar y hacer un esquema es
extremadamente útil para hacer que tablas grandes sean más manejables en
tamaño y apariencia, pero para que sea simple, esta demostración será usando
una hoja de cálculo pequeña.

2. Anuncio
2.
2
Ve a “Datos”. En las nuevas versiones de Excel, esta es una sub-sección en el
listón. Si tienes una versión más vieja de Excel que tiene una barra de
herramientas en vez de un listón, haz clic en el menú desplegable titulado
“Datos”.
Método 1 de 2: Esquema Automático

3. 1.
1
Ve a “Datos > Agrupar > Autoesquema”. Para viejas versiones de Excel, ve
a “Datos > Grupos y Esquemas > Autoesquema”.
 Cuando estés agrupando información, Excel buscará la información que
está entre los extremos lógicos (ejemplo: títulos al principio y fórmulas de
totales al final), lo seleccionará y te dará la opción para minimizarlo. Si Excel te
informa que no pudo crear un esquema automático, la razón es porque tu
hoja de cálculo no contiene fórmulas. Tendrás que hacerlo manualmente.

4. 2.
2
Observa tu hoja de cálculo automáticamente agrupada. Dependiendo en la
complejidad y el acomodo de tu hoja de cálculo, notarás que las secciones de
tu información se habrán agrupado y ahora están marcadas con barras a lo
largo de la parte superior y/o el lado izquierdo de las celdas. La hoja de cálculo
de este ejemplo es muy simple y sólo se ha creado un grupo en un lugar.
 En el esquema de ejemplo, la información entre la información de la primera fila
(el título) y las filas finales (las cuales ambas contienen fórmulas) se ha
agrupado automáticamente. La celda B7, por ejemplo, contiene una formula de
SUMA.
 Haz clic en el botón de menos [-] para minimizar un grupo de información.
 Observa la información que permanece visible. Esta usualmente es la
información clave, la cual le da al lector la opción de si quiere o no investigar la

5. información específica y hacer que la hoja de cálculo sea más fácil de diferir.
3.
3
Borra el esquema automático si lo deseas. Si Excel no interpretó bien tu
información y no estás conforme con los resultados, puedes borrar el esquema
yendo a “Datos > Desagrupar (o Grupos y Esquemas) y selecciona “Borrar
esquema”; de aquí, puedes agrupar o desagrupar manualmente tu información
(siguiendo el método de a continuación). Si está más o menos bien, puedes
simplemente moverle al esquema automático para ahorrarte un poco de
tiempo.
Método 2 de 2: Manualmente agrupa la información

6. 1.
1
Selecciona las celdas que quieras poder minimizar. En este ejemplo,
queremos que sólo se muestren las celdas del título y el total después de
minimizar la información, así que vamos a seleccionar todo lo demás.

7. 2.
2
Ve a “Datos > Agrupar > Agrupar”. Para viejas versiones de Excel, ve a
“Datos > Grupos y Esquemas > Agrupar”.

8. 3.
3
Cuando te lo pregunte, escoge ya sea “Filas” o “Columnas”. En este
ejemplo, escogeremos “Filas”.

9. 4.
4
Observa la sección de la información que se ha agrupado. Ahora está
marcada con una barra a lo largo del lado izquierdo o en la parte superior de
las celdas.

10. 5.
5
Haz clic en el botón de menos [-] para minimizar.

11. 6.
6
Selecciona y agrupa áreas adicionales si lo deseas. Expande la selección
actual de ser necesario (presionando [+]), luego repite los pasos 1-4 para crear
nuevos grupos. En este ejemplo, queremos hacer un sub-grupo dentro del
primer grupo que excluya el sub-total, así que seleccionaremos todas las
celdas entre el título y el sub-total.
 Ahora aparecerá la nueva sección de información y ya estará agrupada.
 Minimiza el nuevo grupo y nota la diferencia en la apariencia.

12. 7.
7
Para desagrupar una sección, vuelve a seleccionarla y ve a “Datos >
Desagrupar > Desagrupar”. Para versiones viejas de Excel, ve a “Datos >
Grupos y Esquemas > Desagrupar”.

13. 8.
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Para desagrupar todas las secciones, ve a “Datos > Desagrupar (o Grupos
y Esquemas) > Borrar Esquema”.
Consejos
 A menudo, esta función automática para hacer esquemas no funciona
exactamente como tú quieres. Hacerlo manualmente – o sea, crear una serie
de grupos – es algo simple y mucho más personalizado a la información que
tienes en tu hoja de cálculo.
 No puedes usar esta función si tu archivo se va a compartir.