A D M I N I S T R A C I O N D E L O S F O N D O S D E S E R V I C I O S E D U C A T I V O S S E M I N A R I O
1. ADMINISTRACION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS ESTATALES
2. CONTENIDO Legislación Aplicable Administración del Fondo de Servicios Educativos Funciones del Rector Funciones del Consejo Directivo Manejo Presupuestal Destinación de los Recursos Manejo de Tesorería Ejecución y Contratación Responsabilidad de la Entidad Territorial Rendición de Cuentas Responsabilidad en Materia Fiscal y Disciplinaria.
14. ADMINISTRACION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS El Rector o Director administra el Fondo de Servicios Educativos en coordinación con el Consejo Directivo. Administrar el Fondo de Servicios Educativos comprende las acciones de presupuestación, recaudo , conservación, inversión, compromiso , ejecución de sus recursos y rendición de cuentas . El Rector o Director es el ordenador del gasto.
15. ADMINISTRACION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS La administración de estos recursos está sujeta al Estatuto Orgánico del Presupuesto, la ley 715 de 2001, Decreto 4791 de 2008, a las disposiciones que dicte la entidad territorial, y a las vigentes en materia de austeridad del gasto.
16. FUNCIONES DEL RECTOR Elaborar el proyecto anual de presupuesto y lo somete a aprobación del Consejo Directivo. Elaborar el flujo de caja anual estimado mes a mes. Elaborar los proyectos de adición y traslados presupuestales y someterlos a aprobación del Consejo Directivo.
17. FUNCIONES DEL RECTOR Celebrar los contratos , suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos teniendo en cuenta el flujo de caja, el plan operativo, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería. Presentar mensualmente ante la Secretaría de Educación el informe de ejecución de los recursos . Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental con los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la Contaduría General de la nación y efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en las normas.
18. FUNCIONES DEL RECTOR Suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin. Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva entidad territorial certificada , el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de recursos si los hubiere.
19. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO APROBAR Presupuesto de ingresos y gastos Adiciones y traslados presupuestales La contratación de los servicios que requiera el establecimiento para su funcionamiento. La utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos o la participación de los educandos en representación del establecimiento educativo.
20. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO SEGUIMIENTO Y CONTROL Al Flujo de caja y los responsables en la autorización de los pagos. Al Rector verificando la existencia y presentación de los estados contables . REGLAMENTACION Los procedimientos , formalidades y garantías para toda la contratación que no supere los veinte salarios mínimos legales mensuales vigentes. Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería .
21. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO REGLAMENTACION Los procedimientos , formalidades y garantías para toda la contratación que no supere los veinte salarios mínimos legales mensuales vigentes. Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería .
22. MANEJO PRESUPUESTAL PRESUPUESTO ANUAL El presupuesto de Ingresos y Gastos debe ser desagregado y en su elaboración debe tenerse en cuenta El Estatuto Orgánico de Presupuesto, la Ley 715 de 2001 y la Estructura del Presupuesto fijada por el Municipio de Medellín en la Resolución 06098 de 2009. El presupuesto de gastos contiene la totalidad de las erogaciones que requiere el establecimiento para su normal funcionamiento y para las inversiones que el PEI demande, diferentes de los gastos de personal. El Rector no puede asumir compromisos , obligaciones o pagos por encima del flujo de caja o sin contar con disponibilidad de recursos en tesorería.
23. MANEJO PRESUPUESTAL Las transferencias o giros que las entidades territoriales efectúen al fondo no pueden ser comprometidos hasta tanto se reciban los recursos en las cuentas del respectivo fondo y son de destinación específica. El núcleo rector en materia presupuestal es el Principio de Legalidad del Gasto Público el cual es de rango constitucional. En virtud de este principio para que en una entidad pública se pueda realizar un gasto este tiene que haber sido previamente aprobado e incluido dentro del respectivo presupuesto.
24. DESTINACION DE LOS RECURSOS DESTINACION PERMITIDA: Los recursos tienen destinación específica. Sólo se pueden utilizar en los conceptos señalados en el artículo 11 del Decreto 4791 de 2008. PROHIBICIONES: Donaciones y subsidios. Viáticos, Pasajes y Gastos de Viaje Contratos Laborales Pago de Acreencias Laborales Aseo y Vigilancia Multas Contraer obligaciones sobre gastos no contemplados o sin contar con disponibilidad de recursos en la tesorería o que excedan el saldo disponible
25. MANEJO DE TESORERIA La entidad territorial debe señalar quien debe ejercer la función de tesorería y el perfil profesional requerido para lo cual debe hacer los ajustes necesarios en el manual de funciones. Establecer el proceso para el registro de la cuenta y determina las condiciones de apertura y manejo de la misma. El Tesorero no puede ser personal docente o directivo docente. Debe estar amparada por una póliza de manejo equivalente por lo menos al valor de lo presupuestado año anterior con cargo a los recursos del Fondo. Para el retiro de recursos se requieren dos firmas la del Rector y la segunda firma deberá ser la del Tesorero.
26. EJECUCION Y CONTRATACION Todos los actos y contratos se harán respetando los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad y han de celebrarse con el propósito fundamental de proteger los derechos de los niños y de los jóvenes y de conseguir eficacia y celeridad en la atención del servicio educativo. Para contratos cuya cuantía sea inferior a los veinte salarios mínimos legales mensuales vigentes se seguirá el procedimiento señalado por el respectivo Consejo Directivo. Respetando los principios de transparencia, economía, publicidad y responsabilidad. Para contratos cuya cuantía es superior a los veinte salarios mínimos legales mensuales vigentes se debe seguir el procedimiento señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008 . Modalidades de selección la licitación Pública , selección abreviada, Concurso de méritos y contratación directa.
27. EJECUCION Y CONTRATACION Modalidades de selección la licitación Pública , selección abreviada, Concurso de méritos y contratación directa. Selección abreviada menor cuantía de 20 a 125 smlmv Decreto 2474 de 2008 artículo 44 al 46. Licitación cuantía superior a los 125 smlmv. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008 Cuando un particular destine bienes o servicios para provecho directo de la comunidad educativa debe realizarse un contrato entre este y el rector o director rural previa autorización del Consejo Directivo. Se deben tener los estudios previos, justificaciones, disponibilidad presupuestal y la autorización del Consejo Directivo si fuera del caso, pliego de condiciones, compromiso presupuestal, contrato.
28. RESPONSABILIDAD DE LA ENTIDAD TERRITORIAL Hacer seguimiento en la administración y ejecución de los recursos. Brindar asesoría y apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable. Ejercer el control Interno . Expedir el Manual de Presupuesto. Recibir el Proyecto de Presupuesto de los fondos de Servicios Educativos para que sea incluido en el Presupuesto de Ingresos y Gastos.
29. RENDICION DE CUENTAS El Rector o Director debe garantizar el cumplimiento de: Publicar en el sitio web del establecimiento educativo así como en un lugar visible y de fácil acceso el informe de ejecución de los recursos y los estados contables del Fondo de Servicios Educativos. Enviar a la entidad territorial copia del acuerdo anual del presupuesto del Fondo numerado, fechado y aprobado por el Consejo Directivo. Publicar mensualmente en lugar visible y de fácil acceso la relación de los contratos y convenios celebrados indicando el nombre del contratista, objeto, valor, plazo y estado de ejecución de los contratos.
30. RENDICION DE CUENTAS A más tardar el último día de febrero de cada año y previa convocatoria a la comunidad educativa, celebrar audiencia pública para presentar informe de la gestión realizada con explicación de la información financiera correspondiente. Rendir a la Contraloría en la fecha y formatos señalados por el órgano de Control.
31. RESPONSABILIDAD EN MATERIA FISCAL Y DISCIPLINARIA. Ley 734 de 2002 Son Faltas gravísimas. Artículo 48 Numerales 20, 21, 22, 23, 24, 25,26 en materia presupuestal y contable. Artículo 48 numerales 29,30,31 en materia de contratación . Las sanciones a estas faltas son destitución e inhabilidad general, suspensión en el ejercicio del cargo. La entidad territorial procederá a iniciar los procesos de responsabilidad disciplinaria y fiscal a que haya lugar y a ejercer la acción de repetición de conformidad con la ley contra los servidores públicos que resultaren responsables de dicha contravención. Hechos Cumplidos .
