El documento habla sobre los Fondos de Servicios Educativos (FSE), que son cuentas contables creadas por ley para administrar de manera eficiente los recursos de los establecimientos educativos estatales. Describe la normatividad, definición, creación, estructura y funciones de los FSE, así como aspectos relacionados con su presupuesto, contabilidad, contratación y publicidad.

1. CAPACITACION
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS -
FSE

2. CONTENIDO
 NORMATIVIDAD
 DEFINICIÓN, CREACIÓN, FUNCION Y ESTRUCTURA
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
 -FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO
 –FUNCIONES DE LOS RECTORES O DIRECTORES RURALES
 –RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DEL FSE
 –RESPONSABILIDADES DEL CONTADOR
 -FUNCIONES DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA
PRESUPUESTO
 -DEFINICION
 -PRINCIPIOS PRESUPUESTALES
 -PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS
 -MODIFICACIONES
 -EJECUCIÓN Y CIERRE
CONTABILIDAD Y TESORERIA
CONTRATACION
PUBLICIDAD

3. NORMATIVIDAD
Especificas
Decreto 1075 de 2015 – compila normas educación
Resolución 16378 de 2013. Reporte de información al MEN en relación al FSE
Decreto 4807 de 2011 – Gratuidad
Decreto 4791 de 2008 – Reglamentación FSE
Reglamentos específicos de la entidad territorial
Reglamentos del Consejo Directivo para contratos de menos de 20 SMMLV
Generales
Ley 1952 de 2019 código general disciplinario
Decreto 1082 de 2015 - compila contratación
Resolución 3400 de 2013 Lineamientos para el manejo de la contabilidad
Resolución 7776 de 2012 por medio del cual se crean los FSE
Ley 1474 de 2011- estatuto anticorrupción
Ley 1314 de 2009 - Resolución 533 de 2015 NIIF - IFRS Sector publico
Decreto Ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007 – Contratación
Ley 715 de 2001- SGP
Decreto - Ley de presupuesto 111 de 1996
Ley 87 de 1993 Control Interno
Ley 42 de 1993 - control fiscal

4. FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - FSE
Decreto 1075 - Art. 2.3.1.6.32
• Los Fondos de Servicios Educativos son:
cuentas contables creadas por la Ley
un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos
de los establecimientos educativos estatales
para la adecuada administración de sus ingresos
para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de
personal
• Reciben ingresos de los diferentes niveles de gobierno y otras fuentes.
• Sus recursos están destinados exclusivamente a atender el servicio
educativo.
Son recursos públicos que deben manejarse de conformidad con las
normas establecidas, buscando la eficiencia administrativa en beneficio
de la comunidad.

5. CREACIONDE LOS FSE
La secretaria de educación certificada debe dar la viabilidad
técnica y financiera, teniendo en cuenta como mínimo:
Disponibilidad de recurso humano para apoyar las funciones
de tesorería y con el rector o director rural correspondiente.
Matrícula y monto de ingresos proyectados que permita la
contratación de un contador.
Consejo Directivo organizado y funcionando.
Contar con tarifas definidas con base en la reglamentación
territorial.

6. FUNCIONESDE LOS FSE
FS
E
Tesorería:
Recaudo y
pago
Contratación:
Aplicación
normas
procesos
contractuales
Contable:
Registro e
informe de las
operaciones
Rendición de
cuentas:
Control e
informes sobre
la gestión
realizada
Presupuestal:
Elaboración y
ejecución del
presupuesto
de ingresos y
gastos
Publicidad:
Publicar los
informes de
ejecución,
estados
contables y
rendición de
cuentas

7. ESTRUCTURA GENERAL DE LOSFSE

8. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO
El Consejo Directivo es el máximo estamento del Gobierno Escolar y
tiene como función principal el acompañamiento al Rector en la
orientación pedagógica y administrativa del Colegio, buscando la
adecuada implementación del Proyecto Educativo Institucional.
Decreto 1075 de 2015 Artículo 2.3.1.6.3.5.

10. RESPONSABILIDADES
RECTOR- DIRECTORRURAL
Ejercer como ordenador del gasto.
Elaborar el presupuesto y flujo de caja.
Elaborar modificaciones al presupuesto.
Celebrar contratos.
Presentar los informes requeridos a la S.E, órganos de
control, contaduría y alcalde sobre recursos recibidos.
Realizar rendición de cuentas.
Firmar los estados contables e información financiera.
Representar al establecimiento educativo.
Publicar los informes establecidos por la norma.
Decreto 1075 de 2015 Artículo 2.3.1.6.3.6.

11. RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DEL FSE

12. RESPONSABILIDADES DEL CONTADOR
Preparar informes oportunamente para las Contralorías
correspondientes y entes de control (Secretaria de Educación
Departamental)
Elaborar, certificar y remitir los estados financieros
Liquidar impuestos, realizar conciliaciones bancarias
Presentar informes de los Estados Financieros al Consejo Directivo
Rendir trimestralmente y mensualmente los Estados Financieros
en las diferentes plataformas (SIA OBSERVA- SGF – SIFSE - SECOP).
Asesorar y apoyar en la elaboración del presupuesto anual de la
institución
Asesorar y apoyar en todos los procesos de contratación.

13. FUNCIONES DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA
Ejercer veeduría frente a la administración y uso eficiente
de los recursos públicos del establecimiento educativo.
Verificar la adecuada publicidad de los informes de
ejecución y contratación.
Hacer presencia en eventos de rendición de cuentas.
Guía Fondos de Servicios Educativos del Ministerio de
Educación Nacional

14. PRESUPUESTO

15. El presupuesto es el estimativo de ingresos y gastos autorizados
del FSE para una vigencia determinada.
El sistema presupuestal constituye una herramienta que permite
organizar la información financiera, de conformidad con las
competencias que han sido establecidas constitucional y
legalmente, y aplica tanto para el manejo y administración de
los recursos en las Entidades Territoriales como en los Fondos de
Servicios Educativos.
DEFINICION

16. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES APLICABLES DIRECTAMENTE
A LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
Planificación: debe guardar concordancia con los planes existentes (PEI,
PRESUPUESTO, PAC, PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES).
Anualidad: Vigencia del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año.
Universalidad: contendrá la totalidad del ingreso y gasto público que se
espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva.
Unidad de caja: con el recaudo de todos los recursos, se atenderá el pago
oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto anual. Los
recursos del SGP se administraran en cuentas independientes de los demás
ingresos.
Programación integral: gastos de funcionamiento e inversión.
Especialización: todos los gastos deben referirse al objeto y funciones de la
I.E. y deben ejecutarse para el fin que fueron programados.
Inembargabilidad: no se pueden embargar las rentas del presupuesto
nacional y del SGP. Así como bienes y derechos del Estado.

17. PRESUPUESTO DEINGRESOS
 Los FSE deben contener la totalidad de los ingresos que reciba el
establecimiento educativo sujetos o no a destinación especifica
 Los FSE no pueden presupuestar recursos por concepto de créditos o
préstamos.
 Los recursos financieros que se obtengan por el pago de derechos
académicos del ciclo complementario en las escuelas normales
superiores deben ser incorporados en el presupuesto del Fondo de
Servicios Educativos como un ítem presupuestal independiente.
 Los ingresos con destinación especifica deberán destinarse únicamente
para lo que fueron aprobados.

18. CLASIFICACION DE LOS INGRESOS
OPERACIONALES: RECUROS PUBLICOS O PRIVADOS POR PRESTACION DEL SERVICIO EDUCATIVO
TRANSFERENCIAS: GIRADOS A LA INSTITUCION EDUCATIVA POR ENTIDADES PUBLICAS
RECURSOS DE CAPITAL: RECURSOS DEL BALANCE, RENDIMIENTOS FINANCIEROS Y REINTEGROS.

19. PRESUPUESTODE GASTOS
El presupuesto de gastos debe guardar estricto
equilibrio con el presupuesto de ingresos.
Las partidas aprobadas son autorizaciones máximas de
gasto.
Relación entre el uso de los recursos del FSE y la
planeación: el PEI y el PMI del EE y Proyectos que han
pasado los docentes.
Tener en cuenta las prohibiciones en el uso de los
recursos de los FSE y Calidad Gratuidad.

20. CLASIFICACION DE LOS GASTOS
GASTOS
Gastos de
Funcionamiento
Gastos de
Inversión
Gastos generales
Servicios personales
indirectos
Proyectos
Servicios técnicos
Jornales
Honorarios
Adquisición de bienes: materiales
y suministros, computadores,
material didáctico. Etc.
Adquisición de servicios:
Mantenimiento de
infraestructura, de mobiliario y
equipo, servicios públicos,
arrendamientos, impresos,
comunicaciones, transporte,
derechos de grado, seguros,
gastos bancarios, sostenimiento
de plantas y semovientes.

21. USOS DE LOS RECURSOS DE CALIDAD GRATUIDAD
Articulo2.3.1.6.3.11Decreto1075de2015.Decreto4791de 2008articulo11, adicionadoporelDecreto4807de 2011articulo 9.
Los recursos sólo pueden utilizarse en los siguientes conceptos, siempre que guarden estricta relación
con el Proyecto Educativo Institucional.
1. Dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como mobiliario, textos, libros,
materiales didácticos y audiovisuales, licencias de productos informáticos y adquisición de derechos
de propiedad intelectual.
2. Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles e
inmuebles del establecimiento educativo, y adquisición de repuestos y accesorios. Las obras que
impliquen modificación de la infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con
estudio técnico y aprobación previa de la entidad territorial certificada respectiva.
3. Adquisición de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y estén destinados a la
producción de otros bienes y servicios, como muebles, herramientas y enseres, equipo de oficina, de
labranza, cafetería, mecánico y automotor.
4. Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de devolución, como papel y útiles de
escritorio, elementos de aseo, cafetería, medicinas y materiales desechables de laboratorio, gas,
carbón, o cualquier otro combustible necesario para el establecimiento educativo.

22. 5. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el funcionamiento del
establecimiento educativo.
6. Adquisición de impresos y publicaciones.
7. Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía móvil e Internet, en las condiciones fijadas por
la entidad territorial.
8. Pago de primas por seguros que se adquieran para amparar los bienes del establecimiento
educativo cuando no estén amparadas por la entidad territorial certificada respectiva, así como las
primas por la expedición de las pólizas de manejo que sean obligatorias.
9. Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y manutención, cuando sean
aprobados por el consejo directivo de conformidad con el reglamento interno de la institución. Los
costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del docente acompañante,
siempre y cuando la comisión otorgada por la entidad territorial no haya generado el pago de
viáticos.
10. Sufragar los costos destinados al sostenimiento de semovientes y proyectos pedagógicos
productivos.

23. 11. Contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión específica y
temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por
personal de planta. Estos contratos requerirán la autorización del consejo directivo del
establecimiento educativo y se rigen por las normas y principios de la contratación estatal. En
ningún caso podrán celebrarse contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de las
relaciones laborales tales como subordinación, cumplimiento de jornada laboral o pago de salarios.
En todo caso, los recursos del Fondo de Servicios Educativos no podrán destinarse al pago de
acreencias laborales de ningún orden.
12. Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales para los educandos,
en las cuantías autorizadas por el consejo directivo.
13. Inscripción y participación de los educandos en competencias deportivas, culturales,
pedagógicas y científicas de orden local, regional, nacional o internacional, previa aprobación del
consejo directivo.
14. Acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica enmarcadas en los planes de
mejoramiento institucional.

24. RESTRICCIONES EN EL USO DELOS RECURSOS DE CALIDAD GRATUIDAD
Articulo2.3.1.6.3.13Decreto 1075de2015.Decreto 4791de2008articulo 13,Decreto 4807de2011articulo 10.

25. MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO DEL
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS
Deben ser aprobadas mediante acuerdo del Consejo Directivo.
 En este acuerdo se deberá especificar el origen y la destinación de los recursos en los rubros del
presupuesto de gastos o apropiaciones. En el evento de aplazamientos deberá especificar gastos a
afectar.

26. Elaboración, preparación
y ejecución del presupuesto

27. ELABORACION Y PREPARACION DELPRESUPUESTO
ALISTAMIENTO Y
ANALISIS
PRESENTACION
Y DISCUSION
LIQUIDACION
EJECUCION
SEEMITEELACTO
ADMINISRATIVO -
DELPLAN ANUALDE
CAJA
Y PLAN ANUALDE
ADQUISICIONES
APROBACION
PORELCD
REMISION A LA
SED
CLASIFICACION Y
ESTIMACION DE
INGRESOSY GASTOS
ELABORACION DEL
PLAN ANUALDECAJA
Y PLAN ANUALDE
ADQUISICIONES
PREPARACION
DEL
PRESUPUESTO
Planeación Interna
PEI- Proyecto
Educativo
Institucional
PMI – Plan de
Mejoramiento
Institucional
Proyectos que han
pasado los
docentes.

28. APROBACION Y LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO
A LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
El rector o director rural prepara el presupuesto desagregado en
ingresos y gastos detallando ítems y rubros. El presupuesto de gastos
debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos.
Una vez definido, lo presenta al Consejo Directivo para aprobación
definitiva.
Aprobado, se emite el acto administrativo de liquidación y distribución
firmado por el rector.
Se remite a la S.E certificada de acuerdo con el cronograma definido.

29. El presupuesto anual de la Institución Educativa
se debe aprobar mediante actos administrativos
acuerdos, decretos o resoluciones) para cada
vigencia fiscal, constituye la base para iniciar la
ejecución de ingresos y gastos; deberán contener
en anexo el detalle que permita identificar
claramente cada fuente de financiación y su
destinación al gasto por rubros presupuestales de
funcionamiento o proyectos de inversión.

30. PAC - PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA
(Articulo 14 del Decreto 4791 de 2008, lo denomina “Flujo de caja”)
Es el instrumento que permite la programación mensual de los
recaudos de ingresos que hacen parte del presupuesto y de los
pagos correspondientes a los gastos del presupuesto.
Adicionalmente, facilita la programación de disponibilidad de
recursos en tesorería para efectuar oportunamente los pagos.
Esta herramienta reviste una importancia especial teniendo en
cuenta que de conformidad con el Decreto 4791 de 2008, las
transferencias o giros que las Entidades Territoriales realicen al
Fondo no pueden ser comprometidas hasta tanto se reciban
efectivamente en el establecimiento educativo.

31. MODELO DE UN FLUJO DE CAJA (PAC)

32. CICLO DE EJECUCION PRESUPUESTAL

34. SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL- SDP

35. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL- CDP

36. REGISTRO PRESUPUESTAL- RP

37. ORDENDE PAGO Y COMPROBANTE DE EGRESO

38. CIERRE PRESUPUESTAL

39. INFORME DE EJCUCION PRESUPUESTALDE INGRESOS

40. INFORME DE EJCUCION PRESUPUESTALDE GASTOS

42. CONTABILIDAD
Todos los establecimientos educativos estatales deben llevar contabilidad de acuerdo con las
normas vigentes (Art, 16 Dec. 4791/2008.
ESTADOS FINANCIEROS E INFORMACIONCONTABLE
 Balancegeneral.
 Estados de actividadfinanciera, económica, socialy ambiental
 Estados de cambio en elpatrimonio
 Estado de flujo de efectivo
 Notas a los estados contables básicos (de carácter general y específicos.
 Formato CGN001 Saldos yMovimientos
 Formato CGN002 Saldos de operaciones reciprocas

43. TESORERIA
 Procedimientos para el manejo de los ingresos y
pagos del FSE, incluyendo los cobros, las gestiones
bancarias, el manejo de excedentes de liquidez y la
caja menor.
 La función de tesorería o pagaduría del Fondo NO
puede ser ejercida por el personal docente o
directivo docente.
 Debe contar con una póliza de manejo constituida
con forme a las normas que rigen la materia y con
cargo a los recurso del FSE (también debe cubrir al
rector).

44. CONTRATACION

47. PROCESO CONTRACTUAL

48. ESTUDIOS PREVIOS
Los estudios y documentos previos se publican de manera
simultanea con el proyecto de pliego de condiciones o la
Invitación Publica.

49. MODALIDADES DE SELECCION

51. INVITACION PUBLICA
 Requisitos para participar.
 Reglas para la elaboración de las ofertas, reglas y sitio de entrega,
escogencia objetiva.
 Condiciones o características técnicas del bien, obra o servicio a contratar.
 Presupuesto oficial y disponibilidad presupuestal.
 Cronograma del proceso.
 Reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas que
impidan la formulación de ofrecimientos.
 Plazo de ejecución y para la liquidación del contrato.
 Causales de rechazo.

52. EVALUACION Y ADJUDICACION
EL CONTRATO
 Es un acuerdo de voluntades por escrito.
 No se pueden ejecutar labores hasta tanto exista el contrato (requisitos de
perfeccionamiento y ejecución.

53. TIPOS DE CONTRATOS
 CONTRATO DE OBRA: Para la construcción, mantenimiento, instalación y en general, para la
realización de cualquier trabajo sobre un bien inmueble.
 CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS: Para el desarrollo de actividades relacionadas
con la administración o funcionamiento de la entidad cuando este no pueda ser cubierto con
personal de planta. (contador, mantenimiento de equipos, diseño, elaboración e impresión de
diplomas)
 CONTRATO DE SUMINISTROS: Para la adquisición de bienes. Suministro de papelería,
ferretería, elementos de aseo y cafetería, adquisiciones de computadores, ventiladores,
escritorios, etc.
 CONTRATO DE SEGUROS: Adquisición de pólizas de manejo y aseguramiento de bienes.
 CONTRATO DE CONSULTORIA: Estudios necesarios para proyectos de inversión.
 CONTRATOS O CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS: Son aquellos acuerdos de voluntad
entre dos o mas entidades públicas.

54. EJECUCIONDEL CONTRATO
Suscrito el contrato, el contratista e interventor/supervisor definirán el
cronograma para el cumplimiento del objeto.
Durante el desarrollo de las actividades del contrato puede suceder:
QUE REQUIERA MAS TIEMPO = PRORROGA
IMPEDIMENTO TEMPORAL = SUSPENSION
QUE REQUIERA MAS DINERO = ADICION
Las adiciones del valor al contrato no pueden superar el 50% del valor
inicial.
No se puede modificar el OBJETO
No se pueden tramitar modificaciones al contrato después de su
vencimiento.
No puede haber acuerdos verbales, siempre debe ser por escrito.

55. INTERVENTOR/SUPERVISOR
QUIENES SON:
El interventor (contratado-externo a la entidad)
El supervisor (personal de planta-interno a la entidad).
OBLIGACIONES:
Supervisar y controlar la ejecución del objeto y obligaciones del contrato.
ACTIVIDADES A REALIZAR:
Debe suscribir las actas de inicio, acuerdos, reuniones, de recibo y
liquidación.
Presentación de informes parciales y final, solicitudes de prorroga,
adiciones o modificaciones.
Certificaciones para pagos ante la entidad FINANCIERA

56. LIQUIDACION
Es un autentico corte de cuentas entre las partes
contratantes, que tiene por objeto precisar el
cumplimiento de las obligaciones y “quien debe a
quien y cuanto”.
SE LIQUIDA POR:
Por vencimiento de plazo.
Por la entrega anticipada del bien, obra o servicio.
Por terminación unilateral
Por mutuo acuerdo.

57. EL ACTA DE LIQUIDACION
DEBE CONTENER:
Identificación del contrato a liquidar
Fecha
Descripción valor inicial del contrato
Adiciones en valor del contrato
Duración y prórrogas
Reajustes. (Aplicación de fórmulas)
Actualización de precios
Relación de recibos parciales
Sanciones
Saldos
La firma de las partes e interventor. Salvedades
Soportes: Informes de gestión, de ejecución y financiero

59. Con el fin de garantizar los principios de moralidad, imparcialidad, publicidad y transparencia
en el manejo de los recursos de los FSE, los rectores y consejos directivos de los
establecimientos educativos estatales deberán:
 Rendir cuentas alos entes de control.
Enviar a la secretaría de educación al inicio de cada vigencia fiscal, copia del
acuerdo anual del presupuesto del FSE, debidamente numerado, fechado y aprobado
por el consejo directivo.
Presentar un informe de ejecución presupuestal al final de cada vigencia fiscal a las
autoridades educativas de laentidad territorial.
PUBLICIDAD

60. Publicar en un lugar visible y de fácil acceso de la institución, el informe de ejecución de
los recursos del FSE y los estados contables con la periodicidad que indique el consejo
directivo y la secretaria de educación.
Publicar mensualmente en lugar visible la relación de contratos de la vigencia,
identificando contratista, objeto, valor, plazo y estado de ejecución del contrato.
A más tardar, el 28 de febrero celebrar audiencia pública para presentar informe de
gestión a lacomunidad.
Y todos losprocesos contractuales deben publicarse en elSECOP.