Sistema presupuestal fse

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A LCAIMi:^4. MAY1
DE 17.10enTA
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL
SUBSECRETARIA DE GESTION INSTITUCIONAL
DIRECCIÓN FINANCIERA
OFICINA DE PRESUPUESTO 2352
VIGENCIA 2013
SECRETARIO D DUCAPtaÑ DISTRITAL
OSCAR GIJSTAV SÁNCHEZ JARAMILLO
• #412/12,1_440-L*Q
SUBSECRET DE e TI IN•TITUCIONAL
ct-` CRISTI A VALID: CO
SUBSECF6ARI • DE ACCESO Y PERMANENCIA
JOSE ALFREDO SOTO TORRES
DIRECTORA FINANCIERA
MARIA CECILIA GAITAN ROZO
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GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-
Av. Eldorado No. 66 – 63
PBX: 324 10 00
Fax: 315 34 48
www.sedbogota.edu.co
Información: Línea 195
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Agradecimiento especial por apoyo y colaboración – Vigencia 2013:
María Cecilia Gaitán Rozo
Directora Financiera
Carolina Murillo Cortés
Profesional Especializado
Yolanda Cuellar González
Profesional Especializado
Myriam Barrios Garzón
Especialista en Revisoría Fiscal y Contraloría
Fabio Ernesto Gonzalez Sánchez
Economista
Jaime Eladio Campo Correa
Contador publico
Faustino Rivera Peña
Contador publico
Luz Ángela Velásquez Colmenares
Contador publico
María Isabel Rodriguez Beltrán
Contador publico
Mauricio Ernesto Olarte Rujano
Ingeniero civil
Jeniffer Jerez Tarazona
Administradora Pública
Yinneth Torres Montaña
Administradora Pública
Denis Antonio Ardila Sepúlveda
Administrador Público
Javier Eduardo Serna Pineda
Administrador Público

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__________________________________INTRODUCCIÓN
La presente GUIA se actualiza conforme a la normatividad vigente y presenta a los responsables de
la administración de los recursos del FSE en los colegios oficiales, los diferentes pasos que a nivel
presupuestal se deben tener en cuenta en la celebración de actos con recursos públicos y así
alcanzar una gestión de calidad.
Es importante entonces que los responsables de estos recursos, conozcan los principios y
fundamentos para la programación, ejecución y control de los recursos públicos de forma
democrática, participativa y con la efectiva aplicación de los principios rectores de la función
administrativa1
Se desarrollan los conceptos básicos desde el punto de vista conceptual y legal, los conocimientos
que se requieren para la creación y funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos – FSE, la
mecánica para el cumplimiento de los procesos del recaudo de los ingresos y la ejecución del gasto.
Desde el enfoque integral de la administración, se espera que la gerencia de la educación se base
en un proceso de planeación y de presupuestación participativa, que en los colegios se refleja en el
Proyecto Educativo Institucional – PEI el cual se refuerza en los proyectos de inversión.
La estructura de la GUIA comprende dos capítulos con temas específicos que en un lenguaje
sencillo y práctico, entrega los conceptos y fuentes legales de cada uno de ellos.
CAPÍTULO I Creación y formas de administración de los Fondos de Servicios Educativos, su
estructura orgánica, funciones, procesos presupuestales y marco legal.
CAPÍTULO II En esta parte se presentan los aspectos generales sobre los principios
presupuestales, estructura del presupuesto y el proceso presupuestal, incluyendo la programación,
presentación y ejecución del presupuesto, así como algunas orientaciones para el manejo del flujo
de caja y del cierre presupuestal al terminar la vigencia fiscal.
Sistema presupuestal - FSE, se desarrolla en tres etapas: programación, ejecución y cierre
presupuestal. La programación incluye pautas para la elaboración, planeación y programación del
presupuesto de ingresos y gastos hasta su aprobación, la elaboración de un flujo de caja y el plan de
compras, los procesos de ejecución incluye las modificaciones presupuestales y del cierre hacen
parte las cuentas por pagar, reservas presupuestales y excedentes financieros. Igualmente, se
1 Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se
desarrolla con fundamento en los principios de la igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad,
mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

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revisaran temas como la caja menor, las medidas de seguridad y la cancelación de un FSE
existente.
Es importante dar a conocer que la Secretaria de Educación del Distrito, impulsa con la comunidad
educativa el ejercicio de construcción colectiva de los Presupuestos con los recursos de los Fondos
de Servicios Educativos en los Colegios Oficiales del Distrito, como una expresión de gestión
pública que materializa el principio de la participación efectiva y hace realidad los propósitos
democráticos de la política de Bogotá Humana, que la actual administración promueve para el
sector.
El propósito, no sólo es hacer una descripción normativa o procedimental sobre la ejecución de los
recursos de los FSE, sino también impulsar la aplicación de las más importantes estrategias que se
desarrollan para garantizar la transparencia, equidad, eficiencia, legitimidad y la publicidad de la
gestión financiera de los colegios, como es el caso del programa de Presupuestos con Participación
en los Colegios Oficiales de Bogotá.

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Contenido
Páginas
CAPÍTULO I.
CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE…………………… 11
1. CREACIÓN DE UN FSE ………………………………………………. 11
2. ADMINISTACIÓN DE LOS FSE………………………………………… 13
2.1. Esquema General de Organización
2.2. Consejo Directivo
2.3. Rector
2.4. Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras (Pagador)
2.5. Auxiliar Administrativo con Funciones de Almacenista
2.6. Contador
3. PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS……………………………. 20
4. MARCO LEGAL………………………………………………………….. 21
CAPÍTULO II.
SISTEMA PRESUPUESTAL – FSE………………………………….. 22
1. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES…….……………………………… 22
2. ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO………………………………… 24
3. PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL…………………………………. 37
3.1. Etapas de la Programación Presupuestal
3.2. Preparación del Proyecto de Presupuesto
3.3. Factores a tener en cuenta para la preparación y elaboración del
proyecto de presupuesto
3.4. Plan de Compras como instrumento de programación presupuestal
3.5. Flujo de Caja como instrumento de programación y ejecución presupuestal

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4. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL………………………………………… 47
4.1. Ejecución Activa.
4.2. Ejecución Pasiva
4.2.1. Modificaciones Presupuestales
4.2.2. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
4.2.3. Registro Presupuestal (RP)
4.2.4. Orden de Pago (OP)
4.2.5. Comprobante de Egreso
4.2.6. Factura
4.2.7. Documento Equivalente
5. CIERRE PRESUPUESTAL……………………………………………… 59
5.1. Cuentas por Pagar
5.2. Reservas Presupuestales
5.3. Excedentes Financieros
5.4. Estado de Tesorería
6. HECHOS CUMPLIDOS …………………………………………………. 63
7. PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES, CONCILIACIONES Y LAUDOS
ARBRITRALES…………………………………………………………… 64
8. CAJA MENOR……………………………………………………………… 64
9. PÓLIZAS DE MANEJO…………………………………………………… 70
10.GENERALIDADES A TENER EN CUENTA…………………………… 71
11.UNIFICACIÓN DE FSE……………………………………………………. 71

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ANEXOS
CAPÌTULO I
Anexo N° 1 Modelo de Reglamento Interno del Consejo Directivo……………….. 77
Anexo N° 2 Marco Legal……………………………………………………………….. 83
CAPÌTULO II
Anexo N° 3 Formato de identificación y seguimiento de los gastos de inversión… 87
Anexo N° 4 Modelo de Acuerdo de Adición Presupuestal………………………….. 93
Anexo N° 5 Modelo de Acuerdo de Traslado Presupuestal………………………… 95
Anexo N° 6 Modelo de Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal… 97
Anexo N° 7 Comprobante de Egreso…………………………………………………. 98
Anexo Nº 8 Modelo de Acta de constitución de Cuentas por Pagar y Reservas
Presupuestales……………………………………………………………. 99
Anexo Nº 9 Acta de Fenecimiento……………………………………………………. 101
Anexo N° 10 Acta de Reporte de Excedentes Financieros…………………………. 102
Anexo N° 11 Plan de Compras…………………………………………………………. 104
Anexo N° 12 Estado de Tesorería……………………………………………………… 105
Anexo Nº 13 Hechos Cumplidos……………………………………………………….. 106
Anexo Nº 14 Modelo Resolución de apertura y/o constitución de la Caja Menor… 111

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FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - F.S.E
Son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo
de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los
establecimientos educativos estatales para la adecuada
administración de sus ingresos y para atender sus gastos de
funcionamiento e inversión distintos a los de personal.

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CAPÍTULO I.
CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE
1. CREACIÓN DE UN FSE.
Para que un colegio (nuevo) pueda poner en marcha un Fondo de Servicios Educativos - FSE, es
necesario que previamente cuente con la autorización de la SED, tenga unas características
mínimas de organización, disponibilidad de recursos para contratar los servicios del contador y
presuponer el nombramiento de un auxiliar administrativo con funciones financieras (pagador)
nombrado por la SED, que permita la operación del Fondo con criterios de eficacia y eficiencia.
Para crear y organizar FSE se procede de la siguiente forma:
a) Resolución de creación y funcionamiento del colegio – IED, expedida por la SED
b) Disponer de los recursos suficientes para contratar los servicios profesionales del Contador.
c) Conformar la Asociación o Consejo de Padres de Familia
d) Conformar el Consejo Directivo
e) Tener asignado por parte de la SED, el auxiliar administrativo con funciones financieras
quien hará las veces de pagador y/o tesorero.
f) Tomar la decisión sobre la alternativa de organización del FSE por parte del Consejo
Directivo del Colegio. Esta decisión debe quedar consignada mediante ACUERDO firmado
por el Consejo Directivo.

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g) Obtener el RUT (Registro Único Tributario) previa solicitud del NIT (Número de Identificación
Tributaria) a nombre del “Fondo de Servicios Educativos IED....” mediante su tramitación
ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, para lo cual se debe presentar
el acto administrativo de funcionamiento del colegio.
h) La entidad bancaria a través de la cual se manejaran los recursos del Fondo de Servicios
Educativos - FSE debe estar sujeta a la inspección y vigilancia de la Superintendencia
Financiera y registrada en el ranking financiero de la SHD.
i) La cuenta bancaria debe tener firma conjunta del Ordenador del Gasto y el Auxiliar
Administrativo con funciones Financieras (Pagador) y para abrirla deben presentar la
Resolución expedida por la SED, mediante la cual acredita al Director o Rector como
Ordenador del Gasto y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Debe
presentarse además la Resolución de creación y funcionamiento del nuevo colegio,
expedida por la SED.
j) Cuando se crea el FSE, deben elaborar el PROYECTO PRESUPUESTAL, soportados en el
Memorando de lineamientos presupuestales, en las necesidades del colegio y su PEI.
k) Según el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo y desagregado a
nivel de grupos e ítems de ingresos y el de gastos por rubros de funcionamiento y la
inversión por proyectos, constituir póliza de manejo que ampare al Rector o Director, al
Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador) y al responsable de la Caja
Menor (diferente al rector y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras), siempre y
cuando la SED no la haya constituido previamente.
l) Enviar a la Dirección Local de Educación (DILE) la documentación para inscribir y registrar el
FSE, con copia a la Dirección Financiera de la SED, anexando:
1. Acuerdo del Consejo Directivo aprobando la creación del FSE.
2. Fotocopia del RUT.
3. Número de identificación Tributaria (NIT).
4. Certificación Bancaria relacionando: número de cuenta de ahorros y corriente,
identificando nombre del banco, sucursal, nombres del ordenador y del Auxiliar
Administrativo con funciones Financieras (pagador), dirección y teléfono del colegio.

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2. ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE.
Para el manejo y la utilización adecuada de los recursos que se administran a través de los FSE, se
ha establecido previamente el siguiente esquema de los diferentes entes que lo conforman y sus
funciones.
2.1. Esquema general de organización de los FSE.
La creación y puesta en marcha del FSE requiere el compromiso de todos los responsables en la
gestión del colegio, a saber:
2.2. Consejo Directivo.
El Consejo Directivo de los colegios oficiales estará integrado por:
 El Rector, quien lo presidirá y convocará ordinariamente una vez por mes y
extraordinariamente cuando lo considere conveniente;
 Dos representantes del personal docente, elegidos por mayoría de los votantes en una
asamblea de docentes;
 Dos representantes de los padres de familia. La elección de representantes de los padres de
familia es la siguiente: Dos (2) representantes de los padres de familia elegidos por el
consejo de Padres. En caso de existir Asociación de Padres de Familia y cuando el número
de afiliados alcance la mitad mas uno de los padres de familia de los estudiantes del
establecimiento educativo, la asamblea de la asociación elegirá uno de los dos
representantes de los padres ante el consejo directivo, caso en el cual el consejo de padres
elegirá solamente a un padre de familia como miembro del consejo directivo. (Artículo 9 del
decreto 1286 de 2005).

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 Un representante de los estudiantes elegido por el Consejo de Estudiantes, entre los
alumnos que se encuentren cursando el último grado de educación ofrecido por el Colegio;
 Un representante de los exalumnos, citados mediante oficio por el rector pero elegido por el
Consejo Directivo, de ternas presentados por las organizaciones que aglutinen la mayoría de
ellos o en su defecto, por quien haya ejercido en el año inmediatamente anterior el cargo de
representante de los estudiantes;
 Un representante del sector productivo organizados en el ámbito local o subsidiariamente de
las entidades que auspicien o patrocinen el funcionamiento del colegio. El representante
será citado mediante oficio por el rector y escogido por el Consejo Directivo, de candidatos
propuestos por las respectivas organizaciones;
Dentro de los primeros sesenta días calendario siguientes al de la iniciación de clases de cada
periodo lectivo anual, deberá quedar integrado el Consejo Directivo y entrar en ejercicio de sus
funciones. Con tal fin, el rector convocará con la debida anticipación, a los diferentes estamentos
para efectuar las elecciones correspondientes.
El Consejo Directivo, es quien expide el Reglamento Interno a través del cual determina su propio
funcionamiento (Ver guía Anexo N° 1). Este Consejo Directivo, se reúne ordinariamente una vez al
mes y extraordinariamente por convocatoria del Rector(a) y tiene como funciones, las establecidas
en el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994.
Y en relación con el Fondo de Servicios Educativos, el Consejo Directivo se constituye en el ente
gestor y cumple adicionalmente con las funciones contenidas en el artículo 5° del Decreto 4791 de
2008, ellas son:
a) Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante
acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director
rural;
b) Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por lo menos determinará la
forma de realización de los recaudos y de los pagos, según la normatividad existente en la
entidad territorial certificada, así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y
los responsables en la autorización de los pagos;
c) Aprobar las adiciones al presupuesto vigente, así como también los traslados que afecten el
mismo;
d) Verificar la existencia y presentación de los estados contables por parte del rector o director
rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador
General de la Nación;
e) Determinar los actos y contratos que requieran su autorización expresa;
f) Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda
contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes
(s.m.l.m.v)
g) Aprobación de la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y
que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley;
h) Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los bienes
muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita
u onerosamente, previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano escolar
de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de 1994;

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i) Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de
eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos, o la participación de los educandos
en representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el
efecto.
j) Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del informe de
ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.
k) Administrar en coordinación con el Rector, el Fondo de Servicios Educativos, en los términos
de la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008 y cumplir con las demás funciones
establecidas en el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994.
2.3. Rector o Director.
El rector del colegio, que será designado por concurso, además de las funciones señaladas en otras
normas, tendrá las siguientes:
 Dirigir la preparación del Proyecto Educativo Institucional con la participación de los distintos
actores de la comunidad educativa;
 Presidir el Consejo Directivo y el Consejo Académico de la institución y coordinar los
distintos órganos del Gobierno Escolar;
 Representar el establecimiento ante las autoridades educativas y la comunidad escolar;
 Formular planes anuales de acción y de mejoramiento de calidad, y dirigir su ejecución;
 Dirigir el trabajo de los equipos docentes y establecer contactos interinstitucionales para el
logro de las metas educativas;
 Realizar el control sobre el cumplimiento de las funciones correspondientes al personal
docente y administrativo y reportar las novedades e irregularidades del personal a la SED;
 Administrar el personal asignado a la institución en lo relacionado con las novedades y los
permisos;
 Participar en la definición de perfiles para la selección del personal docente, y en su
selección definitiva;
 Distribuir las asignaciones académicas, y demás funciones de docentes, directivos docentes
y administrativos a su cargo, de conformidad con las normas sobre la materia;
 Realizar la evaluación anual del desempeño de los docentes, directivos docentes y
administrativos a su cargo;
 Imponer las sanciones disciplinarias propias del sistema de control interno disciplinario de
conformidad con las normas vigentes;
 Proponer ante la SED, a los docentes que serán apoyados para recibir capacitación;
 Suministrar información oportuna al departamento, distrito o municipio, de acuerdo con sus
requerimientos;
 Responder por la calidad de la prestación del servicio en su colegio;
 Rendir un informe al Consejo Directivo del colegio al menos cada seis meses;

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 Administrar el Fondo de Servicios Educativos y los recursos que por incentivos se le
asignen, en los términos de la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008;
 Publicar una vez al semestre en lugares públicos y comunicar por escrito a los padres de
familia, los docentes a cargo de cada asignatura, los horarios y la carga docente de cada
uno de ellos;
 Las demás que le asigne el alcalde para la correcta prestación del servicio educativo;
El Rector como administrador y ordenador del gasto del FSE, cumple con las funciones y
responsabilidades que se plasman en el artículo 6° del Decreto 4791 de 2008, estas son:
a) Elaborar el proyecto anual de presupuesto del FSE y presentarlo para aprobación del
Consejo Directivo;
b) Elaborar el Flujo de Caja Anual del Fondo estimado mes a mes, hacerle los ajustes
correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos cada tres meses al
Consejo Directivo;
c) Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y los de
traslados presupuestales, para aprobación del Consejo Directivo;
d) Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos, con cargo a
los recursos del Fondo, de acuerdo con el Flujo de Caja y el plan operativo de la respectiva
vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería;
e) Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios
Educativos;
f) Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental, con los
requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la Contaduría
General de la Nación, y efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en
las normas;
g) Suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera requerida y
entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin;
h) Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva
entidad territorial certificada, el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente
de recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo
en periodicidad diferente;
2.4. Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador).
Es el responsable de garantizar la correcta ejecución de ingresos y gastos.
De acuerdo con las funciones señaladas en el MANUAL DE FUNCIONES expedido por la SED a
través de la Resolución 3950 del 7 de octubre de 2008 y atendiendo lo establecido en el artículo
quince (15°) del Decreto 4791 de 2008, el Auxiliar Administrativo que apoye la gestión financiera
deberá realizar las siguientes actividades:

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En presupuesto.
Registrar los compromisos con cargo al
Presupuesto del colegio;
a) Asistir al ordenador de gasto en la
preparación y presentación ante el
Consejo Directivo del
presupuesto anual del colegio
b) Apoyar al almacenista en la elaboración del
Plan de Compras para visto bueno del
Rector – ordenador del gasto;
c) Registrar y controlar el libro presupuestal;
d) Elaborar y certificar las disponibilidades,
los registros presupuestales, constituir las
reservas presupuestales y las cuentas por pagar;
e) Preparar los traslados, adiciones y reducciones presupuestales;
f) Controlar el recaudo oportuno de los dineros que ingresan al FSE;
g) Elaborar y presentar al ordenador de gasto y organismos de control los informes financieros;
h) Evaluar y hacer seguimiento al Flujo de Caja y al presupuesto;
i) Evaluar y presentar periódicamente informes de análisis sobre gestión financiera adelantada
en el colegio;
En pagaduría
a) Elaborar junto con el ordenador del gasto el Flujo de Caja
b) Manejar los libros de tesorería;
c) Liquidar y cancelar las obligaciones contraídas por el colegio, haciendo los descuentos por
impuestos respectivos;
d) Pagar oportunamente los impuestos recaudados;
e) Apoyar al ordenador de gasto en la coordinación con las entidades bancarias para el manejo
de los recursos depositados en la cuenta bancaria del FSE;
f) Asesorar al ordenador de gasto en el manejo del portafolio de inversiones y/o manejo
rentable de los recursos financieros del FSE;
g) Preparar los Informes de Matriz Chip Presupuestal dispuesto por la Secretaría de Educación
Distrital. SED y subirlos a la página web;
h) Elaborar conciliaciones bancarias y realizar cruce con las conciliaciones elaboradas por el
contador aclarando de manera inmediata las diferencias presentadas.

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En Contratación
a) Elaborar contratos de servicios y suministros de acuerdo con el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública;
b) Incorporar los pliegos de condiciones a la página de contratación vigente;
c) Solicitar la documentación para la contratación;
d) Solicitar pólizas cuando el contrato lo amerite;
2.5. Auxiliar Administrativo con funciones de Almacenista
Es el responsable del manejo de bienes devolutivos y de consumo.
De acuerdo con las funciones señaladas en el MANUAL DE FUNCIONES expedido por la SED a
través de la Resolución 3950 del 7 de octubre de 2008 y como apoyo a la gestión, el Auxiliar
Administrativo que apoye el área de almacén deberá realizar las siguientes actividades:
a) Elaborar el Plan de Compras, atendiendo los requerimientos y proyectos presentados para
el desarrollo de una educación con calidad.
b) Recibir a satisfacción los elementos de acuerdo con lo establecido en los contratos
suscritos por el ordenar del gasto.
c) Registrar el ingreso de los bienes al almacén y su respectiva anotación en Kardex
d) Atender las necesidades de los elementos básicos para el normal de desarrollo de las
funciones de los docentes y administrativos, tanto de Elementos Devolutivos, Consumo
Controlado y Consumo Consumo.
e) Mantener actualizado el Kardex, registrando en los centros de costo los elementos
despachados
f) Realizar la toma física de inventario de los elementos en servicio y los ubicados en bodega
del almacén, como mínimo una vez al año o todos los que considere necesario, para su
respectivo control y seguimiento, atendiendo lo establecido en la resolución 001/2001 de la
Secretaría de Hacienda del Distrito.
g) Velar por la seguridad de los elementos en bodega, los cuales deben estar ubicados en
estantería, cumpliendo con las normas de almacenaje.
h) Controlar los inventarios por dependencias, identificando los responsables de su manejo.
i) Realizar el proceso de traslado de bienes entre dependencias según la necesidad del
colegio.
j) Mantener plaquetizado los bienes muebles y equipos del F.S.E. y exigir a la S.E.D la
actualización de las mismas para identificar los bienes de acuerdo a lo establecido en la
resolución 001/2001 de la Secretaría de Hacienda.
k) Preparar la documentación requerida para dar de baja a los bienes inservibles e
innecesarios para el colegio, para presentar al Consejo Directivo con el fin de avalar el
proceso de baja del inventario desde el punto de vista físico y de los registros contables.
l) Realizar mensualmente cruce de bienes devolutivos, de consumo controlado y consumo
consumo vs los registros contables con el fin que mes a mes estas partidas se encuentren
debidamente conciliadas;
m) Mantener actualizado y comunicar el resultado del levantamiento físico de los inventarios de
bienes pertenecientes a la S.E.D.

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n) Consultar los precios del mercado para el inicio del proceso de los estudios previos del
proceso de contratación.
o) Elaborar balance mensual de entradas y salidas de acuerdo con los movimientos realizados
y hacer entrega de la información al contador del colegio para su respectivo registro
contable.
p) Elaborar y presentar informes mensuales, semestrales y anuales o cuando le sean
requeridos, siendo de gran importancia al cierre de la vigencia fiscal
q) Realizar las funciones de seguimiento al proceso de mantenimiento del colegio
r) Atender el aula de audiovisuales
s) Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato.
2.6. Contador
Con el fin de apoyar los Consejos Directivos, Ordenadores del Gasto y Auxiliares Administrativos
con funciones financieras en el manejo y administración de los recursos de los FSE, el
profesional en Contaduría Pública que se contrate deben contar con las capacidades
preparación e idoneidad profesional en las normas técnicas, catálogo de cuentas y
procedimientos contables, en especial del régimen contable público
A continuación se relacionan actividades que se recomiendan deben tener como mínimo el
contrato de prestación de servicios contables:
a) Elaborar Comprobantes de diario por todo concepto de las operaciones financieras y
patrimoniales del Colegio, particularmente de sus ingresos, de sus egresos, de cuentas de
almacén, de inventarios, de responsabilidades fiscales, de impuestos, de cuentas de
tesorería y de ajustes contables;
b) Imprimir libros auxiliares de contabilidad todos los meses (Libro auxiliar por cuenta, Libro de
comprobantes de diario, Libro de depreciación elemento por elemento)
c) Establecer procedimientos escritos de los procesos contables por todo concepto de
ingresos, de egresos, de almacén, de inventarios, de responsabilidades fiscales, de
impuestos, de cuentas de tesorería y de ajustes contables interrelacionados con las
diferentes áreas como Pagaduría, Almacén e Inventarios;
d) Generar en medio impreso mensualmente los Libros Oficiales de Contabilidad Diario y
Mayor, debidamente foliados, prenumerados, rubricados y respaldados con acta de apertura
suscrita por el ordenador del gasto;
e) Elaborar mensualmente la relación de cuentas por pagar del Colegio y reportarlo
oportunamente en el formato oficial a la SED;
f) Elaborar y remitir oportunamente en los formatos oficiales a la SED de manera mensual el
balance general; el estado de actividad financiera económica y social; el estado de cambios
en el patrimonio, las cuentas recíprocas y semestralmente las notas a los estados
financieros; esto no exime que las notas a los estados financieros deban elaborarse
mensualmente, toda vez que estas hacen parte integral de los mismos.

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g) Certificar mensualmente los Estados Financieros y firmarlos anteponiendo el número de
matrícula profesional;
h) Aplicar mensualmente indicadores financieros que orienten la medición de la gestión
financiera del Fondo de Servicio Educativo, presentar los resultados obtenidos al ordenador
del gasto para su evaluación y toma de decisiones;
i) Presentar trimestralmente al Consejo Directivo los Estados Financieros para su
seguimiento;
j) Publicar mensualmente en un lugar del Colegio, visible y público, los Estados para efectos
del control social;
k) Preparar la cuenta contable semestral y anual para su presentación oportuna a la
Contraloría de Bogotá D.C., de acuerdo a las normas vigentes;
l) Liquidar y revisar oportunamente las retenciones de impuestos que deban ser declaradas y
canceladas mensualmente por el Colegio, de acuerdo a la normatividad tributaria vigente;
m) Velar por la adecuada existencia del Control Interno Contable, realizando mensualmente al
Ordenador del Gasto las recomendaciones para su mejoramiento;
n) Asesorar al Colegio en cuanto al cumplimiento de las normas tributarias y preparar para su
presentación oportuna, conjuntamente con las demás áreas competentes del Colegio, los
medios magnéticos que exijan las autoridades tributarias;
o) Hacer las Conciliaciones Bancarias mensualmente de manera oportuna dentro de los
primeros ocho (8) días del mes siguiente, aclarando inmediatamente las partidas
conciliatorias con los registros y documentos soportes internos y/o con las Entidades
Bancarias, exigiendo a través del Ordenador del Gasto los reintegros a que haya lugar;
p) Velar para que el Colegio maneje sus recursos en las cuentas bancarias autorizadas e
incluidas en el ranking financiero determinado por el comité de riesgos de la Dirección del
Tesoro Distrital y tengan implementado las seguridades físicas y amparos que cubran los
riesgos potenciales de pérdidas de recursos;
q) Asegurarse que todas las imputaciones contables obedezcan a operaciones que estén
respaldadas por las exigencias tributarias, contables entre otras;
r) Efectuar semanalmente la contabilización de los comprobantes pendientes, con el fin de
efectuar el cruce de saldos con las áreas de presupuesto, tesorería e inventarios
s) Cumplir de acuerdo con los lineamientos dados por la SED con la actividad de conciliar
mensualmente los cierres financieros y los cierres de almacén y dejar documentada
mediante acta tal gestión
t) Cumplimiento de las normas éticas, normas técnicas e inhabilidades e incompatibilidades
establecidas en la Ley y aplicar el Régimen Contable Público, Catalogo de Cuentas vigente
y reglamentos expedidos por el Contador General de la Nación, Secretaría de Hacienda
Distrital y Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y Organismos de Control;
3. PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS FSE.
Los FSE realizan tres grandes grupos de actividades:
a) Proyección y recaudo de ingresos.
b) Proyección y ejecución de gastos.
c) Rendición de cuentas y control e informes sobre la gestión realizada.

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Las dos primeras acciones conllevan la elaboración y ejecución del presupuesto anual del FSE.
Esto también implica la organización de registros presupuestales y contables. Y la última, justifica
mediante informes, la destinación de los recursos.
a) Proyección y recaudo de ingresos: Consiste en la identificación y el recaudo de los ingresos
que sustentan el Fondo. Esto conlleva a la estimación de los ingresos, la elaboración del
presupuesto de ingresos y el recaudo de éstos que a su vez origina la elaboración de registros
contables.
b) Proyección y ejecución de gastos: Para esto, es necesario captar los ingresos y distribuirlos
de acuerdo con las prioridades de gasto del colegio y su destinación específica. La estimación
de los gastos que efectuará el Fondo está en función de la disponibilidad de ingresos y de las
prioridades que el Rector y el Consejo Directivo asignen a las necesidades del Colegio.
c) Rendición de Cuentas e informes sobre la gestión realizada: Los FSE reciben recursos
públicos. Por lo tanto, la proyección y ejecución de sus ingresos así como la proyección y
ejecución de sus gastos deben realizarse y registrarse de acuerdo con las normas legales
vigentes y dentro de un conjunto de principios técnicos, financieros y contables confiables.
Esto implica ceñirse a las normas establecidas en cuanto a presentación de informes y a los
controles ejercidos por la Contraloría Distrital, la Personería de Bogotá, entre otros que así lo
requieren, e incluye la presentación de informes a la SED.
4. MARCO LEGAL
Las citas de las normas que se relacionan con los FSE, se efectúan de manera enunciativa, pues la
normatividad aplicable también incluye disposiciones de carácter penal, fiscal, civil, que para este
caso no estarán expuestas. (Ver guía Anexo N° 2)

22
CAPÍTULO II.
SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE
Se define el sistema presupuestal como el conjunto de herramientas relacionadas con el proceso
presupuestal, las cuales transforman los elementos de entrada (recursos disponibles), en resultados
plasmados en el Presupuesto del Colegio.
El objetivo final de este sistema es la satisfacción de las necesidades de la comunidad educativa, a
través de una serie de bienes y servicios. Estos resultados se obtienen mediante la coordinación de
los recursos con que cuenta el Colegio, y su adecuada programación y ejecución, utilizando las
herramientas financieras que conforman el sistema.
1. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES.
Los principios del Sistema Presupuestal son:
Unidad de Caja: con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago
oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto anual del colegio, salvo las
excepciones contempladas en la Ley.
Nota. Para los FSE, el principio de Unidad de Caja será aplicable a los recursos propios de libre
destinación, diferentes a los recursos de transferencias y a los recursos con destinación específica.
Universalidad: el presupuesto del FSE debe contener la totalidad de los ingresos y gastos que el
colegio espera realizar durante la vigencia fiscal. Por tanto, el ordenador del gasto no podrá autorizar
gastos que no figuren en el presupuesto aprobado.

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Anualidad: la realización y el efectivo control del programa financiero en el presupuesto, requiere de
un período determinado. El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de Diciembre del
mismo año. Después del 31 de diciembre no se podrán asumir compromisos con cargo a las
apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha.
Inembargabilidad: protege los recursos del colegio. Los ingresos y recursos del presupuesto
general de los FSE son inembargables.
El Rector(a) – Ordenador(a) del Gasto que reciba una orden de embargo de los recursos del FSE,
está obligado a solicitar constancia sobre la naturaleza y origen de dichos recursos a la Secretaría
Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto, dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes al recibo de la respectiva orden, para efectos de que la Oficina Asesora Jurídica de la
SED tramite ante la autoridad competente el respectivo desembargo.
Planificación: garantiza que los recursos se orienten al cumplimiento de las metas establecidas en
el PEI y en el plan de Desarrollo Educativo del Distrito.
Programación integral: posibilita la existencia de los recursos necesarios para la realización de
proyectos.
Especialización: las apropiaciones que se establecen en el presupuesto deben referirse a los
objetivos del colegio.
Legalidad En el presupuesto de cada vigencia fiscal no podrán incluirse ingresos, contribuciones o
impuestos que no figuren en el presupuesto de rentas, o gastos que no estén autorizados
previamente por la Ley, Resolución y/o Acuerdo de Consejo Directivo, ni podrán incluirse partidas
que no correspondan a las propuestas por el Consejo Directivo para atender el funcionamiento de la
administración y la inversión.

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2. ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO
La estructura del presupuesto se presenta en el siguiente cuadro:
RUBRO NOMBRE DEL RUBRO VALOR
PRESUPUESTO DE INGRESOS
2 INGRESOS
21 INGRESOS OPERACIONALES
212 NO TRIBUTARIOS
2124 Rentas contractuales
21242 Venta de Servicios
212421 Derechos educativos
2124211 Derechos Académicos
2124212 Cobros complementarios
2124213 Cobros periódicos
212422 Otros cobros
2124221 Derechos de grado
2124222 Certificaciones y constancias
2124223 Reposición de carne
2124224 Reposición de agenda o manual de convivencia
21243 Comercialización de mercancías
212431 Venta de bienes
2124311 Venta de productos de proyectos de estudio y experimentación
2124312 Venta de productos manufacturados
21244 Otras rentas contractuales
212441 Arrendamiento de bienes y servicios
21299 OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS
22 TRANSFERENCIA
221 Nación
222 Departamento
223 Entidades Distritales
224 Administración Central
2241 SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO
22411 Fondos de reposición
22412 Ampliación de jornada 40 horas
22413 Vitrina pedagógica
22414 Gratuidad Total
224141 Transferencia por derechos académicos
224142 Transferencia por cobros complementarios
22415 Escuela ciudad escuela
22416 Útiles escolares
22417 Otras transferencias SED
24 RECURSOS DE CAPITAL
241 Recursos del balance
2412 CANCELACION DE RESERVAS

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243 Rendimientos por Operaciones financieras
245 Excedentes financieros
246 Donaciones
247 Otros recursos de capital
RUBRO NOMBRE DEL RUBRO VALOR FUENTE DE FINANCIACION
PRESUPUESTO DE GASTOS SGP SED RP
3 GASTOS
31 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
311 SERVICIOS PERSONALES
3112 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS
31123 Honorarios
311231 Honorarios entidad
31124 Remuneración servicios técnicos
311241 Sistematización de boletines de rendimiento escolar
311242 Otras remuneraciones servicios técnicos
312 GASTOS GENERALES
3121 ADQUISICIÒN DE BIENES
31212 Gastos de computador
31214 Materiales y Suministros
312141 Material didáctico
312142 Útiles escolares
312143 Otros materiales y suministros
3122 ADQUISICION DE SERVICIOS
31221 Arrendamientos
31222 Viáticos y Gastos de Viaje
31223 Gastos de transporte y comunicaciones
31224 Impresos y publicaciones
312241 Derechos de grado
312242 Certificaciones y constancias
312243 Carné
312244 Agenda
312245 Agenda y manual de convivencia
312246 Otros impresos y publicaciones
31225 Mantenimiento y reparaciones
312251 Mantenimiento Entidad
312252 Mantenimiento de mobiliario y equipo
31226 Seguros
312261 Seguros de la Entidad
31227 Suministro de alimentos
31228 Servicios públicos
312281 Energía

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312282 Acueducto, alcantarillado y basuras
312283 Teléfono
312284 Gas
312285 Telefonía móvil e internet
312286 Otros
3123 OTROS GASTOS GENERALES
31231 Sentencias Judiciales
31232 Impuestos, tasas y multas
31233 Intereses y comisiones
31234 Sostenimiento de plantas y animales
31235 Actividades científicas, deportivas y culturales
312351 Salidas Pedagógicas
312352 Otras Actividades Científicas, Deportivas y culturales
31236 Inscrip. y particip. en competencias deportivas, culturales y cientif.
312399 Otros Gastos Generales
315 Pasivos Exigibles Funcionamiento
33 INVERSIÓN
331 DIRECTA
3311 VITRINA PEDAGOGICA
3312 Escuelas - Ciudad - Escuela
3313 Medio Ambiente y Prevención de Desastres
3314 Aprovechamiento del Tiempo Libre
3315 Educación Sexual
3316 Compra Equipos Beneficio de los Estudiantes
3317 Formación de Valores
3318 Formación Técnica y para el Trabajo
3319 Fomento de la Cultura
33110 Investigación y estudios
33111 Otros proyectos
334 Pasivos Exigibles Inversión
DEFINICIÓN CÓDIGOS PRESUPUESTALES
INGRESOS. CÓDIGO 2
INGRESOS OPERACIONALES. CÓDIGO 21
Son los ingresos que los colegios a través de su FSE reciben ordinariamente, en función de su actividad
y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados.
Rentas Contractuales. Código 2124
Corresponde a Servicios, Comercialización de Mercancías y Otras Rentas Contractuales. Se
presupuesta dentro de estos conceptos todo lo que se estime que vaya a recaudar efectivamente
durante el año, independiente de la vigencia en que se haya causado.
Venta de Servicios. Código 21242
Comprenden los conceptos de Derechos Educativos

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Derechos Educativos. Código 212421
Comprenden los Servicios Complementarios, Cobros Periódicos y Otros Cobros
Derechos Académicos. Código 2124211
Hace referencia a matrícula y pensión.
Servicios Complementarios. Código 2124212
Bajo este concepto se incluyen: boletines de rendimiento escolar, agenda, manual de convivencia,
carné, material didáctico, mantenimiento de mobiliario y equipo utilizado en las aulas de clase y
especializadas y las salidas pedagógicas.
Cobros Periódicos. Código 2124213
Hace referencia a las posibles sumas que pagarían los padres de familia, acudientes o alumnos que
voluntariamente lo hayan aceptado, por los servicios de transporte escolar y alimentación, cuando
fueran suministrados directamente por el Colegio y no por la SED.
Otros Cobros. Código 2124216
Corresponden a las sumas que deben cancelar esporádicamente los padres de familia, acudientes,
alumnos o estudiantes, por bienes o servicios específicos como: la reposición del carné, reposición de
diplomas y actas de grado, reposición de agenda y manual de convivencia. El Consejo Directivo
determinaría el valor a cobrar por cada concepto, de acuerdo a los parámetros establecidos por la SED.
Derechos de Grado. Código 2124221
Ingresos provenientes de la Gratuidad que se relacionan presupuestalmente como ingresos de
transferencia. Las escuelas normales superiores, podrían relacionar ingresos por este concepto de los
estudiantes matriculados en grados 12 y 13
Certificaciones y Constancias. Código 2124222
Ingresos provenientes de la Gratuidad que se relacionan presupuestalmente como ingresos de
transferencia. Por este rubro los colegios pueden proyectar ingresos provenientes de las diferentes
solicitudes de certificados y constancias de los ex – alumnos (retirados del sistema educativo oficial).
Como tal se hará efectivo su cobro cuando los mismos sean solicitados por los ex alumnos.
Reposición de carné. Código 2124223
Ingresos esporádicos que recibe el colegio de los padres de familia, acudiente o alumno para reponer el
carné, sin obviar que cuando el estudiante solicite reposición del carné, el mismo debe ser bajado de la
plataforma de apoyo escolar y lo que se perciba de recursos será destinado a papel, tóner, impresión y
laminación.
Reposición de Agenda y/o Manual de Convivencia. Código 2124224
Ingresos esporádicos que recibe el colegio de los padres de familia, acudiente o alumno para reponer la
agenda o el manual de convivencia.

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Comercialización de Mercancías. Código 2120403
Productos de proyectos de estudio y experimentación, productos manufacturados.
Venta de Bienes. Código 212431
Son los bienes producidos directamente por el colegio, por ejemplo: productos agrícolas, de artesanías,
de reciclaje, entre otros.
Venta de Productos de Proyectos de Estudio y Experimentación. Código 2124311
Productos que son el resultado de proyectos de estudio y experimentación realizados dentro del
proceso educativo, por ejemplo: perfumes, aromatizantes, esencias naturales, removedores, cremas
para manos y cuerpo, entre otros.
Venta de Productos Manufacturados. Código 2124312
Son los productos elaborados por los alumnos de forma manual o mediante el uso de máquinas
Otras Rentas Contractuales. Código21244
Ingresos derivados del objeto para el cual ha sido creado el colegio, no incluidos en ninguna de las
categorías anteriores.
Arrendamiento de Bienes y Servicios. Código 212441
Corresponde al canon de arrendamiento de los espacios del colegio. En aquellos casos en que los
ingresos operacionales sean por la explotación de bienes de manera permanente, debe sustentarse
con estudio previo que garantice la cobertura de costos y someterse a aprobación de la entidad
territorial.
Cuando la explotación del bien sea eventual debe contar con la autorización previa del consejo
directivo y quien lo usa deberá restituirlo en las mismas condiciones que le fue entregado.
Cursos de Extensión a la Comunidad. Código212443
Ingresos derivados del pago que hacen miembros de la comunidad o asociaciones comunitarias con el
fin de ser capacitados mediante cursos que les permitan ampliar sus conocimientos en temas de su
interés.
Asesorías y Estudios Técnicos Impartidos. Código 212444
Ingresos ocasionados en el pago que realizan los alumnos, padres de familia y demás personal
vinculado al colegio por estudios especializados que les sean ofrecidos.
Otros Ingresos NO Tributarios. Código 21299
Hace referencia a los recursos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros
definidos anteriormente.
TRANSFERENCIAS. CÓDIGO 22
Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones, que en general
constituyen transferencias de otros organismos o entidades públicas.

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Su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista
contraprestación alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley,
Acuerdo, Decreto o Resolución según el caso).
Nación. Código 221
Son los aportes recibidos del Gobierno Nacional no destinados a la capitalización de los colegios, como
los ingresos que por concepto de Gratuidad, transfiere el Ministerio de Educación Nacional – MEN,
directamente a los colegios a través de los FSE. Estos recursos son asignados para cubrir gastos de
funcionamiento e inversión, distintos a los de personal.
La gratuidad educativa se financiará con los recursos de la participación para educación del Sistema
General de Participaciones por concepto de calidad.
Departamento. Código 222
Son los aportes recibidos de los departamentos y sus entidades descentralizadas, no destinados a la
capitalización de los colegios.
Entidades Distritales. Código 223
Son los aportes recibidos de las Entidades Distritales como son los Fondos de Desarrollo Local o
Entidades Descentralizadas.
De este tipo de ingresos hacen parte los aportes y ayudas financieras para la realización de
Programas Especiales.
Administración Central. Código 224
Son los aportes recibidos de la Administración Central Distrital. De este tipo de ingresos hacen parte
los aportes y ayudas financieras para la realización de Programas Especiales entregados por la
Secretaría de Educación Distrital – SED (GRATUIDAD TOTAL, Escuela – Ciudad – Escuela,
Proyectos de Inversión, Otras Transferencias SED).
Secretaría de Educación del Distrito. Código 2241
Son los recursos transferidos por la SED determinados mediante acto administrativo.
Fondo de Reposición. Código 22411
Se originó por el desmonte gradual de matrícula y pensión en los grados de 0° a 9°. Hoy día la SED
ya no transfiere recursos por este concepto
Ampliación de Jornada. Código 22412
La SED ya no transfiere recursos por este concepto.

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Vitrina pedagógica. Código 22413
Se originó por la asignación de recursos del Gobierno Distrital a colegios oficiales mediante la SED, para
cubrir gastos de textos pedagógicos de consulta y de uso de los estudiantes y profesores, según lo
estableciera la Resolución de la SED. La SED ya no transfiere recursos por este concepto.
Gratuidad Total. Código 22414
Son recursos que la Secretaría de Educación Distrital – SED, transfiere a los colegios oficiales para
compensar lo que los padres de familia dejan de pagar a raíz de la Gratuidad Total. Estos recursos son
asignados para cubrir gastos de funcionamiento e inversión, distintos a los de personal y en beneficio de
los estudiantes de preescolar, básica primaria, básica secundaria y media, como a los estudiantes de los
ciclos I, II, III, IV, V, VI de educación para adultos.
Escuela – Ciudad – Escuela. Código 22415
Recursos que gira la SED a los colegios en cumplimiento al apoyo de estímulos pedagógicos.
Otras Transferencias SED. Código 22417
Aportes que transfiere la SED para la realización de Programas Especiales.
RECURSOS DE CAPITAL. Código 24
Son principalmente los ingresos provenientes de recursos del balance, recursos del crédito,
rendimientos de operaciones financieras; venta de activos, cancelación de reservas, donaciones y
excedentes financieros generados en la vigencia anterior.
Recursos del Balance. Código 241
Son los ingresos provenientes de la liquidación del ejercicio fiscal del año inmediatamente anterior.
Cancelación de Reservas. Código 2412.
Obedece a recursos obtenidos por la cancelación de las reservas presupuestales en los siguientes
casos:
 Por la anulación de la reserva constituida en la vigencia inmediatamente anterior para su
incorporación y ejecución dentro de la vigencia actual.
 Por la anulación de la reserva que fenece presupuestalmente por no haber sido ejecutada
durante la vigencia siguiente a la de su constitución, pero donde el contrato aún se encuentra
vigente.
Rendimientos por Operaciones Financieras. Código 243
Corresponde a los ingresos obtenidos por intereses, resultado de la colocación de recursos en cuentas
bancarias, ahorros y títulos valores (CDT’s).
Excedentes Financieros. Código 245
Corresponde a los recursos líquidos en Tesorería que al cierre de la vigencia fiscal no respaldan
compromisos y obligaciones presupuestales legalmente adquiridos.

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Donaciones. Código 246
Son ingresos recibidos de otros gobiernos o de instituciones privadas de carácter nacional o
internacional sin contraprestación o por parte de personas naturales con un fin determinado.
Los recursos de asistencia o cooperación internacional de carácter no reembolsables, se incorporan al
presupuesto como donaciones de capital, previa certificación de su recaudo expedido por el órgano
receptor. Su ejecución se realizará de conformidad con lo estipulado en los convenios o acuerdos que
los originen y estarán sometidos a la vigilancia de la Contraloría Distrital. Su incorporación al
presupuesto se realizará mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo.
Otros Recursos de Capital. Código 247
Corresponde a aquellos recursos de capital diferentes a los definidos anteriormente
GASTOS. CÓDIGO 3
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO. CÓDIGO 31
Son las apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y
operativas. Comprende los gastos por servicios personales y gastos generales.
SERVICIOS PERSONALES. CÓDIGO 311
Apropiación destinada al pago del personal que se vincula en forma ocasional para una gestión
específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean
atendidas por personal de planta como: a) Contrato de prestación de servicios profesionales celebrados
con personas naturales o jurídicas, b) Contrato de prestación de servicios no profesionales celebrados
con personas naturales y jurídicas, sea de carácter técnico o predominantemente materiales y no
calificadas, c) Los contratos para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a
determinadas personas naturales.
Honorarios Entidad. Código 31123
Por este rubro se deberán cubrir los servicios profesionales celebrados con personas naturales o
jurídicas para desarrollar actividades de carácter profesional, diferentes a las educativas, con quien esté
en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia. Estos
contratos se realizan de manera transitoria y esporádica de conformidad con el régimen legal vigente.
Remuneración Servicios Técnicos. Código 31124
Por este rubro se deberán cubrir los contratos de prestación de servicios celebrados con personas
naturales o jurídicas para desarrollar labores no profesionales, sea de carácter técnico o
predominantemente materiales y no calificadas para actividades relacionadas con la administración o
funcionamiento del colegio, diferentes a las educativas, que no sean las ordinarias del establecimiento, y
que no sean atendidos por personal de planta.

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Sistematización de boletines de rendimiento escolar. Código311241
Pago a personas naturales o jurídicas que prestan el servicio técnico de sistematización de los
boletines de rendimiento escolar al colegio. Los colegios que tengan acceso a alguna plataforma de
apoyo escolar dispuesta por la SED a través de la página web, pueden obtener los boletines de
rendimiento a través de la misma, de lo contrario podrán contratar con persona natural o jurídica, la
elaboración de los boletines. Los contratos deberán estar sujetos al régimen contractual vigente y a
lo establecido en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001.
Otras remuneraciones servicios técnicos. Código 311242
Corresponde al pago que el colegio realiza a personas naturales o jurídicas por la prestación de un
servicio técnico distinto al de sistematización de boletines de rendimiento escolar. No se puede
contratar servicios de mensajería, ni auxiliares para apoyar procesos administrativos.
Otros gastos de personal. Código 311299
Corresponde a los gastos de personal que no están calificados dentro de las definiciones anteriores
y se encuentran autorizados por norma legal vigente.
GASTOS GENERALES. CÓDIGO 312
Este concepto reúne las erogaciones por la adquisición de bienes y servicios para el normal
funcionamiento de la entidad.
Adquisición de Bienes. Código 3121
Gastos de Computador. Código 31212
Gasto por concepto de mantenimiento de equipos de computación hardware y software, de
procedimiento electrónico de datos de grabación e impresión, contratos cuyo objeto sea facilitar el
funcionamiento de sistemas de cómputo, siempre y cuando el mismo no sea asumido por la SED.
Adquisición de medios magnéticos de almacenamiento de información, suministro para impresión,
firma electrónica, certificados digitales y cinta para código de barras. En ningún caso incluye
adquisición de equipos de cómputo, equipos de impresión y comunicaciones y contratación de
personal temporal.
Materiales y Suministros. Código 31214
Apropiación destinada para la adquisición de bienes tales como papelería, útiles de escritorio,
diademas telefónicas o inalámbricas, insumos para proyectos de producción experimental, agrícola o
comercial, elementos de aseo, cafetería y alimentos, elementos de botiquín de acuerdo a lo
reglamentado por la Secretaría de Salud, materiales desechables de laboratorio y semillas.
Elementos para la conservación de bienes muebles, material fotográfico, material necesario para
artes gráficas y microfilmación; adquisición de bienes de consumo final o fungibles que no son objeto
de devolución. Por este rubro no se pueden adquirir equipos
Material didáctico. Código 312141
Corresponde a las ayudas didácticas o medios que facilitan el proceso pedagógico, calificados
además como elementos de uso fungible en concordancia con lo definido en el párrafo primero del
artículo 45° del Decreto 1860 de 1994 “Gastos de dotación personal del alumno tales como: los
cuadernos y similares, los lápices y demás instrumentos de escritura, las guías educativas, guías de
lectura, ejercicios o pautas de experimentación, los medios magnéticos de almacenamiento de

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información, las carpetas o sistemas de archivos, los instrumentos o materiales artísticos o
deportivos y en general, los materiales que por uso fungible se consideren como dotación personal
del alumno mas no como materiales de carácter propio de cada alumno”.
Otros materiales y suministros. Código 312143
Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los
rubros definidos anteriormente.
Adquisición de Servicios. Código 3122
Viáticos y Gastos de Viaje. Código 31222
Rubro para atender los gastos de transporte, hospedaje y manutención de los estudiantes cuando
sean aprobados por el Consejo Directivo de conformidad con el reglamento interno de la institución.
Por este rubro no se puede atender el pago de viáticos del personal vinculado por honorarios,
remuneración servicios técnicos y del personal supernumerario. No se podrá imputar a este rubro los
gastos correspondientes a la movilización dentro del perímetro urbano de la ciudad, ni viáticos y
gastos de viajes a contratistas. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los
gastos del docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por la entidad territorial no
haya generado el pago de viáticos.
Gastos de Transporte y Comunicación. Código 31223
Apropiación destinada a cubrir gastos por concepto de empaques y acarreos, gastos por concepto
de comunicación, servicio de mensajería, correo postal, teles, fax y telégrafo, los gastos por
concepto de transporte dentro de la ciudad, de los empleados en cumplimiento de sus funciones. Y
ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte del rector y del auxiliar
administrativo con funciones de tesorería, en cumplimiento de actividades netamente operativas
(pago de impuestos, compra de insumos, transacciones financieras del establecimiento).
Impresos y Publicaciones. Código 31224
Rubro destinado al suministro de libros de consulta, diseño, diagramación, divulgación y edición de
libros, cartillas, videos y memorias; edición de formas, fotocopias, encuadernación, empastes, sellos,
avisos, formularios, fotografías, renovación derecho código de barras, enmarcación de foto
mosaicos, impresión de pendones así como las publicaciones en la gaceta oficial.
Derechos de Grado. Código 312241
Este concepto de gasto, es asumido con recursos de gratuidad y corresponde a gastos asociados a
la elaboración y caligrafía de los diplomas, el acta de grado y la ceremonia de graduación (maestro
de ceremonia, alquiler de aula múltiple, teatro o lugar de ceremonias si la misma se amerita) y el
alquiler de togas y birretes, estos dos últimos, siempre y cuando se cuente con recursos disponibles.
Los colegios que no cuenten con aula múltiple, teatro o lugar de ceremonias, coordinarán con el
respectivo Director Local de Educación, el lugar de la ceremonia de graduación, el cual no puede
generar costo alguno pero si el compromiso de entregarlo en las mismas condiciones que fue recibido.

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El Director Local de Educación organizará con los rectores de los colegios que cuenten con estos
espacios el cronograma de eventos.
Si al gestionar ante el Director Local de Educación el sitio de la ceremonia, el mismo no se logre o no
sea posible, el rector(a) – Ordenador(a) del gasto puede con los recursos aprobados para el rubro de
Derechos de Grado, alquilar el lugar de la ceremonia, sin que su alquiler implique cobro adicional a los
padres de familia.
Certificaciones y Constancias. Código312242
Corresponde a los gastos inherentes a la elaboración de certificaciones y constancias.
Carné. Código312243
Corresponde a los gastos inherentes a la elaboración del carné para los estudiantes conforme a la
normatividad vigente.
Agenda y Manual de Convivencia. Código 312245
Gasto relacionado con la elaboración de la agenda y manual de convivencia conforme a la
normatividad vigente
Otros impresos y publicaciones. Código 312246
rubros definidos anteriormente.
Mantenimiento y Reparaciones. Código 312225
Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles e
inmuebles del colegio, y adquisición de repuestos y accesorios. Las obras que impliquen
modificación de la infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio
técnico y aprobación previa de la SED.
Mantenimiento de la Entidad. Código 312251
Por este rubro se registran los gastos correspondientes al mantenimiento preventivo y predictivo de
bienes muebles e inmuebles que ocupen los colegios oficiales.
Se entiende por Mantenimiento Preventivo, aquel que se refiere a los procesos de conservación de
las edificaciones y sus espacios exteriores e interiores, mediante un programa sistemático de
inspección, reparaciones menores y verificación: Instalaciones eléctricas, instalaciones
hidrosanitarias, mantenimiento de cubiertas, impermeabilizaciones, arreglo de filtraciones, canales y
bajantes, arreglo de enchapes, pinturas, cambio de vidrios, cambio de bombillos, conservación de
zonas verdes, conservación de áreas exteriores, emergencias y reparaciones menores de acuerdo a
lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P.M.E), que será concertado con las directivas
de cada establecimiento en coordinación y asesoría de la Dirección de Construcciones y la Dirección
Local de Educación respectivo.
Se entiende por Mantenimiento Predictivo todos los procesos que se realizan mediante reparación
con reemplazo de partes o elementos antes que se deterioren o fallen, y se aplica a máquinas y
equipos especialmente, tales como bombas de presión y eyección, tanques de reserva, antenas,
instalaciones especiales y pararrayos de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento

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Escolar (P.M.E), que será concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinación y
asesoría de la Dirección de Construcciones de la SED y de la Dirección Local de Educación
respectivo.
Mantenimiento de Mobiliario y Equipo. Código 312252
Gastos relacionados con la reparación y mantenimiento de bienes muebles de aulas de clase y
especializadas, equipos de aulas especializadas o administrativas y laboratorios del colegio.
Seguros de la entidad. Código312261
Apropiación destinada a cubrir el costo previsto en los contratos o pólizas de manejo que requieran
los funcionarios distritales de los colegios, así como también los seguros que requieran el
levantamiento de embargos judiciales y los deducibles por concepto de reclamaciones a compañías
aseguradoras.
Servicios públicos. Código 316228
Rubro para sufragar los servicios facturados de energía eléctrica, acueducto, alcantarillado, aseo,
gas, gas natural y telefonía fija de los inmuebles e instalaciones en los cuales funcione el colegio.
También incluye aquellos costos accesorios tales como instalaciones, reinstalaciones, acometidas y
traslados.
Sentencias judiciales. Código 31231
Provee los recursos para pagar el valor de las sentencias, laudos, conciliaciones, transacciones y
providencias de autoridades jurisdiccionales competentes, en contra del colegio y a favor de
terceros.
Los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales fallados se pagarán por el mismo
rubro que se pague la sentencia, laudo, etc. También se podrá pagar por este rubro la tarifa por
utilización de Centros de Arbitraje, siempre y cuando estos gastos no hayan sido asumidos por la
entidad territorial.
Impuestos, Tasas y Multas. Código 31232
Apropiación destinada al pago de tributos, tasas, derechos, sanciones y multas que se ocasionen
para el normal funcionamiento del colegio, cualquiera que sea el año de su causación.
Intereses y Comisiones. Código 31233
Apropiación destinada al pago de las comisiones que se ocasionan por las operaciones de tesorería
y demás servicios y costos financieros.
Sostenimiento de Plantas y Animales. Código 31234
Corresponde a los gastos en los que incurre el colegio por el mantenimiento, cuidado, manutención
y/o compra de plantas y animales. También incluye los gastos por alimentación, concentrados,
suplementos y/o complementos alimenticios para animales, al igual que las erogaciones por servicio
de veterinario, jardinero o botánico.

36
Actividades Científicas, Deportivas y Culturales. Código 31235
Rubro por el que se registran los gastos de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y
culturales tales como: día o feria de la ciencia, semana o día deportivo, día del idioma, día del
alumno, día del niño, actividades teatrales, cine, danzas, entre otros pero deben connotar un alto
sentido pedagógico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos
suntuarios, realizar recepciones, invitaciones, atenciones o similares, celebración de contratos de
publicidad y demás aspectos prohibidos en dichas disposiciones legales.
Salidas pedagógicas. Código 312351
Apropiación destinada para gastos inherentes a salidas de tipo educativo efectuadas con los
estudiantes del colegio. El gasto efectuado en este tipo de actividades debe estar acorde con un
plan previamente estructurado con objetivo, fecha, horario, lugar y responsable. Los gastos
sufragados por este rubro deben estar sujetos a las disposiciones legales vigentes que en materia
de austeridad del gasto, reglamentan a las Entidades Públicas.
Otras Actividades Científicas, Deportivas y Culturales. Código 312352
rubros definidos anteriormente. Las actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales que
se financien a través de este rubro, deben connotar un alto sentido pedagógico y por tanto sus
recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios, realizar recepciones,
invitaciones, atenciones o similares, celebración de contratos de publicidad y demás aspectos
prohibidos en dichas disposiciones legales.
Inscripción y Participación en Competencias Deportivas, Culturales y Científicas. Código
31236
Apropiación destinada a cubrir los gastos por inscripción, participación, incorporación, alistamiento,
iniciación, admisión o ingreso de los alumnos del colegio a competencias de tipo pedagógico,
deportivo, cultural o científico. Por este rubro no se podrán hacer gastos de capacitación.
Otros Gastos Generales. Código 312399
Incluye los gastos eventuales, accidentales o fortuitos no incluidos específicamente dentro de los
rubros de gastos generales que se presenten durante la vigencia fiscal, cuya erogación sea
imprescindible e inaplazable para el funcionamiento y buena marcha del colegio. Este rubro requiere
para su ejecución, de una resolución motivada por parte del Ordenador del Gasto.
INVERSION. CÓDIGO 33
Gastos en que incurre el colegio para el desarrollo económico, social y cultural de su comunidad, es
decir, aquellos que contribuyen a mejorar el índice de calidad de vida de los estudiantes. Estos
gastos deben desarrollarse a través de la metodología para formulación y ejecución de proyectos de
inversión. Por este rubro podrá adquirirse equipo y mobiliario que el colegio requiera de acuerdo a la
disponibilidad de los recursos propios y la descripción del proyecto de inversión, igualmente pueden
adquirir licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual pero
previa autorización del nivel central, entre otros que se desarrollen conforme al PEI del colegio y a
los siguientes proyectos de inversión establecidos en la Ley 115 de 1994 LEY GENERAL DE
EDUCACIÓN.

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La clasificación, presentación, y estructura de la inversión será la siguiente:
DIRECTA. CÓDIGO 331
3311 VITRINA PEDAGÓGICA
3312 ESCUELA – CIUDAD- ESCUELA
3313 MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE DESASTRES
3314 APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
3315 EDUCACIÓN SEXUAL
3316 COMPRA DE EQUIPO BENEFICIO DE LOS ESTUDIANTES
3317 FORMACIÓN DE VALORES
3318 FORMACIÓN TÉCNICA Y PARA EL TRABAJO
3319 FOMENTO DE LA CULTURA
33110 INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS
33111 OTROS PROYECTOS
Nota. En consideración al Decreto 2209 de 1998 “Austeridad en el Gasto” es importante tener
en cuenta los siguientes artículos para la ejecución de los recursos:
Artículo 5o. Las entidades objeto de la regulación de este decreto, no podrán con recursos públicos
celebrar contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentación, encaminadas a desarrollar,
planear o revisar las actividades y funciones que normativa y funcionalmente le competen.
Artículo 6o. Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de
las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público.
3. PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL
Es el proceso mediante el cual se establecen los lineamientos, instrumentos y procedimientos para la
elaboración, presentación, estudio y aprobación del presupuesto del Colegio.
3.1. ETAPAS DE LA PROGRAMACION PRESUPUESTAL
CONCEPTO RESPONSABLE
PREPARACIÓN ORDENADOR DEL GASTO apoyado por el PAGADOR
PRESENTACIÓN ANTE EL CONSEJO DIRECTIVO ORDENADOR DEL GASTO
APROBACIÓN CONSEJO DIRECTIVO
Envío a la SED ORDENADOR DEL GASTO – apoyado por el PAGADOR
Nota. La fecha de envío de la programación presupuestal, será establecida por la SED, mediante Acto administrativo.

38
3.2.PREPARACIÒN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
En esta etapa, se deben realizar los
cálculos de ingresos y gastos que el
FSE estima ejecutar, teniendo en cuenta
el Plan de Desarrollo del Distrito, el PEI
y la priorización de necesidades del
Colegio
No obstante, para tener un alto grado de
legitimidad en el proceso de formulación
del anteproyecto de presupuesto, se
debe promover la participación de la
totalidad de los estamentos de la
comunidad educativa a través del
Comité Institucional de Presupuestos
con Participación (CIPP).
El CIPP está integrado por representantes de docentes, estudiantes, madres y padres de familia,
con la participación de los integrantes del Consejo Directivo, el Rector - Director y el Auxiliar
Administrativo con Funciones Financieras. En los colegios se debe procurar la participación del
contador, en el Comité.
El Rector, Director – Ordenador del Gasto elabora con el apoyo del Auxiliar Administrativo con
Funciones Financieras, el proyecto presupuestal que es presentado al Consejo Directivo, en un
máximo de 3 sesiones, para su aprobación.
Para los colegios incluidos en el programa de “Presupuesto con Participación”, el Rector, Director
elaborará el proyecto de presupuesto con el apoyo del Auxiliar administrativo con funciones
financieras - AAFF y el Comité Institucional de Presupuestos con Participación – CIPP, el cual será
presentado al Consejo Directivo para su aprobación.
El Consejo Directivo aprueba el presupuesto desagregado, mediante Acuerdo de Aprobación y
Liquidación de Presupuesto, Acuerdo que debe ser firmado por los integrantes, los cuales deben ser
como mínimo la mitad más uno (cinco (5) como mínimo).
De no ser aprobado y expedido el presupuesto por parte del Consejo Directivo, el Rector lo adopta
mediante Resolución Rectoral para su ejecución, anexando copia de las actas de reuniones firmadas
por los integrantes del Consejo Directivo donde se especifica que no fue aprobado el presupuesto, o
en su defecto, anexando constancia de citación a los integrantes del Consejo Directivo para revisión
y aprobación del presupuesto, sin que fuera posible el quorum.

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PROCESO DE ELABORACION PROYECTO DE PRESUPUESTO
INSTANCIA FUNCION RESULTADO
CIPP: Comité Institucional de Presupuestos con participación
CD: Consejo Directivo
AAFF: Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras - pagador
Para una adecuada gestión en el manejo de los recursos que ingresan a los FSE, los Rectores o
Directores deberán distribuirlos priorizando sus necesidades, teniendo como marco el Plan Operativo
que se deriva del Proyecto Educativo Institucional - PEI.
3.3. FACTORES A TENER EN CUENTA PARA LA PREPARACIÓN Y ELABORACIÓN DEL
PROYECTO DE PRESUPUESTO:
 Plan Operativo
 Plan de compras y Plan de contratación que incluya el plan de mantenimiento.
 Lineamientos presupuestales
 Resolución de Gratuidad – MEN y Resoluciones SED (área construida y área libre).
 Los recursos de capital generados por el FSE.
 Comportamiento de los ingresos del FSE en los años anteriores
AAF
Almacenista -
AAFF- Rector
Consolidación bienes y
servicios requeridos
para la siguiente
vigencia
Proyecto de Plan de
Compras
Rector
AAFF - Rector
Presentación al CIPP de
los proyectos de plan de
Compras y Presupuesto
Proyectos de
Presupuesto y Plan de
Compras concertado
Presentación al CD los
proyectos de Plan de
Compras y Presupuesto
Aprobación mediante
Acuerdo del Plan de
Compras y el
Presupuesto
Rector
Preparación y
elaboración proyecto de
presupuesto
Proyecto de
Presupuesto
AAFF
Reporta el Presupuesto
a la SED, mediante el
aplicativo
Presupuesto
reportado

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El proyecto presupuestal es el instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto
de ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y el presupuesto de gastos
desagregado en funcionamiento a nivel de rubros e inversión a nivel de proyectos.
Para la elaboración del presupuesto de los Fondos de Servicios Educativos, los colegios oficiales
deben tener en cuenta adicionalmente, los actos administrativos que orientan los lineamientos de
Programación Presupuestal vigentes, como son:
 Resolución 4361 del 17 de octubre de 2006, Por el cual se adopta el Reglamento Territorial
para definir el cobro de derechos académicos, cobros por servicios complementarios, cobros
periódicos y otros cobros en los colegios oficiales de educación de educación formal de
Bogotá.
 Guía de Apoyo a los FSE, elaborada por la SED y publicada en la página WEB.
 Decreto 4791 de 2008 “Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 13 y 14
de la Ley 715 de 2001”.
 Resolución de Gratuidad N° 2580 del 27 de octubre de 2009 expedida por la Secretaría de
Educación del Distrito - SED.
 Resolución 280 del 16 febrero de 2010. Por la cual se establece el Programa Presupuestos
Participativos en todos los Colegios Oficiales de Bogotá y los lineamientos generales para la
construcción participativa del presupuesto de inversión no recurrente de los proyectos de la
SED."
 El Decreto 4807 del 20 de diciembre de 2011 “Por el cual se establecen las condiciones de
aplicación de la gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar, primaria,
secundaria y media de las instituciones educativas estatales y se dictan otras disposiciones
para su implementación”
 Resolución 660 de 2011 expedida por la SHD “Por la cual se adopta el Manual de
Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el
Presupuesto Anual del Distrito Capital”
 DECRETO DE LIQUIDACIÓN PRESUPUESTAL (vigente), "Por el cual se liquida el
Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito
Capital, para la vigencia fiscal; expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, Distrito Capital."
 Los demás lineamientos establecidos mediante Memorandos expedidos por la Dirección
Financiera para los FSE.
PROYECCIÓN DE INGRESOS
Se clasifican en:
 Ingresos Operacionales
 Transferencias
 Recursos de Capital
INGRESOS OPERACIONALES
Son los ingresos que los colegios a través de su FSE reciben ordinariamente, en función de su actividad
y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados

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INGRESOS DE TRANSFERENCIA
Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones, que en general
constituyen transferencias de otros organismos o entidades públicas.
Su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista
contraprestación alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley,
Acuerdo, Decreto o Resolución según el caso).
INGRESOS DE CAPITAL
Son las rentas que se obtienen por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros,
donaciones en efectivo, excedentes financieros, u otros.
PROYECCIÓN DE GASTOS
Su proyección se debe hacer teniendo en cuenta, que los recursos del FSE se deben destinar a
gastos de funcionamiento e inversión diferentes a los de personal.
Los gastos están clasificados en:
 Funcionamiento
 Inversión
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
Para los cálculos de gastos es indispensable la elaboración previa del Plan de Compras, el Plan de
Contratación y el Plan de Mantenimiento de planta física.
Para planear y proyectar en forma eficiente los recursos presupuestados en ingresos, es importante
que en gastos se inicie con la proyección de los recursos destinados a boletín de rendimiento
escolar, agenda y manual de convivencia, derechos de grado, contador y los gastos administrativos,
finalizando con las actividades que se desarrollen a lo largo del año, priorizándolas de acuerdo con
el impacto que pueda producir la falta de su realización, la disponibilidad presupuestal existente e
identificando la fuente de financiación (Propios o del Sistema General de Participaciones).
Una vez se programen los gastos esenciales, los demás recursos deben ser presupuestados de
acuerdo con el proyecto educativo institucional - PEI y el Plan Operativo.

42
GASTOS DE INVERSION
Corresponde a todo proyecto que se desarrolle en el colegio encaminado al PEI, al Plan Operativo y
en beneficio de los estudiantes.
La programación de estos gastos se asume con recursos del FSE, teniendo en cuenta el orden
secuencial establecido en los formatos presupuestales, el código presupuestal y su objetivo debe ser
consistente con los proyectos establecidos, como son:
CODIGO
PRESUPUESTAL
NOMBRE DEL CODIGO
3371 VITRINA PEDAGÓGICA
3372 ESCUELA – CIUDAD- ESCUELA
3373
MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE
DESASTRES
3374 APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
3375 EDUCACIÓN SEXUAL
3376
COMPRA DE EQUIPO BENEFICIO DE LOS
ESTUDIANTES
3377 FORMACIÓN DE VALORES
3378 FORMACIÓN TÉCNICA Y PARA EL TRABAJO
3379 FOMENTO DE LA CULTURA
33710 INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS
33711 OTROS PROYECTOS
La SED ha elaborado un formato denominado Anexo 4, que debe ser diligenciado por el responsable
de cada proyecto (Ver Guía Anexo N° 3), en el cual se relaciona el nombre del proyecto,
identificación del problema, descripción del proyecto, los objetivos, los componentes, las metas, los
costos y la ejecución, para su formulación se debe tener en cuenta el manual de diligenciamiento.
Todo proyecto formulado debe estar encaminado al Plan Educativo Institucional (PEI), al Plan
Institucional de Mejoramiento Anual (PIMA), y en beneficio de los procesos de enseñanza y
aprendizaje de los estudiantes y de iniciativas que propicien el mejoramiento continuo de la calidad
educativa institucional. No se pueden programar proyectos de inversión que no estén articulados o
enmarcados en el PEI o en alguno de los rubros de inversión relacionados, ni se pueden programar
recursos de inversión que no estén enmarcados en proyectos formulados por los colegios.
La programación de estos gastos se asume con recursos de los FSE, o de los recursos girados por
la SED con destinación específica que financian los proyectos de inversión, teniendo en cuenta el
orden secuencial establecido en los formatos presupuestales, el código presupuestal y su objetivo
debe ser consistente con los proyectos establecidos.
A continuación se presentan algunos de los criterios generales para la elaboración de los proyectos
de inversión.

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 Capacidad de Ejecución y los resultados que se esperan alcanzar el próximo año.
 Proyectar el valor que será ejecutado durante el próximo año, para que no haya lugar a la
constitución de reservas presupuestales o garantizar que el monto de éstas sea mínimo.
 Establecer la necesidad de nuevos proyectos de inversión conforme al PEI del colegio.
 Los recursos que se destinen a proyectos de inversión, se ejecuten conforme a una
programación previa de realización y puesta en marcha.
 Durante la programación de proyectos de inversión, considerar aquellos establecidos en el
artículo 14° de la Ley 115 de 1994 “Ley General de Educación”.
3.4. PLAN DE COMPRAS COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN
PRESUPUESTAL
Durante la proyección de ingresos y gastos, el Rector – Ordenador del Gasto solicita a las
dependencias del colegio presentar sus requerimientos en cuanto al desarrollo de proyectos
educativos y los gastos de inversión para la siguiente vigencia, a su vez se establecen los gastos
recurrentes como: pago del contador, boletines, agenda, manual de convivencia, carné, papelería,
entre otros. (Ver guía Anexo No.11)
Igualmente, solicita al almacenista (o quien haga sus veces) elaborar el plan de compras en el
formato respectivo y presentarlo al Consejo Directivo para su aprobación haciendo especial énfasis
en aquellos gastos a los que hacen referencia los numerales 1, 3, 4 y 5 del artículo 11º del Decreto
4791 de 2008.
Así, dentro de la programación de gastos generales y de inversión, deben quedar claramente
identificados los rubros que se destinarán a la adquisición de bienes y servicios, a partir de la
relación que el Rector o Director tiene programado adquirir durante la vigencia fiscal.
El Plan de Compras, es una relación detallada de todos los bienes y servicios que el colegio requiere
para su funcionamiento durante un período determinado.
La programación de la compra de bienes, busca racionalizar los procedimientos necesarios para
lograr un eficiente nivel de suministro, tanto en las calidades como en las cantidades durante un
periodo.
El Plan de Compras tiene como objetivos principales:
 Conocer en forma ordenada los elementos necesarios para funcionar en un tiempo
determinado.
 Calcular el costo de esas compras para incluirlas dentro del presupuesto del Fondo.
Durante la vigencia en que se ejecute el Plan de Compras, es importante tener en cuenta que
cuando se realice una modificación al presupuesto, necesariamente se debe realizar una
modificación al Plan de Compras y hacerlo aprobar por el Consejo Directivo.

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3.5. FLUJO DE CAJA COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACIÒN Y EJECUCIÒN
PRESUPUESTAL
El FLUJO DE CAJA, es el instrumento financiero que determina la disponibilidad mensual de
recursos que servirán de base para efectuar los pagos correspondientes a los compromisos
adquiridos. Será elaborado por el Ordenador del Gasto (Rector o Director), el responsable de
Presupuesto, Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras. la programación se elaborara mes a
mes una vez aprobado el presupuesto.
La SED, a través de la Dirección Financiera, busca que el Flujo de Caja, sea una herramienta útil en
la planeación, programación, control y manejo eficiente de los recursos de los Fondos de Servicios
Educativos.
En este sentido se presentan los criterios y metodología a tener en cuenta en la elaboración, registro
y control del Flujo de Caja, al igual que el instructivo y formatos requeridos para realizar dicha labor.
Nota: No se podrán adquirir compromisos que no cuenten con disponibilidad de recursos en la
tesorería.
En síntesis, el Flujo de Caja, permite:
 Estimar la cantidad de recursos que estarán disponibles en cada mes para atender pagos.
 Identificar los periodos de excedentes de liquidez que permitan a los Fondos la colocación
temporal de estos recursos en el mercado financiero en condiciones de plazo y tasa que
permitan maximizar los rendimientos, teniendo en cuenta el ranking financiero de la
Secretaría de Hacienda Distrital – SHD.
 Establecer políticas y estrategias para el recaudo de los ingresos corrientes y lineamientos
en materia de pagos de funcionamiento y/o inversión.
Al cierre de cada mes, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras reemplazará el Flujo de
Caja programado para el mes por el flujo de caja de los pagos ejecutados y los ingresos recibidos es
decir, los giros efectivamente realizados y los ingresos efectivamente recibidos.
Estos recursos podrán ser reprogramados por el FSE cuando se establezca el momento en que van
a ser efectivamente recaudados o utilizados.
Control. El ordenador del Gasto Rector o Director, presentará un informe trimestral de la ejecución
presupuestal reflejada en el Flujo de Caja al Consejo Directivo, quien realizará el seguimiento de su
ejecución.

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Elaboración del FLUJO DE CAJA de Ingresos.
El Flujo de Caja de ingresos se debe elaborar de acuerdo al comportamiento de los recaudos del
FSE, así
Ingresos Operacionales:
 Derechos Académicos, cobros complementarios y derechos de grado.. Se programarán
conforme las fechas de recaudo establecidas por parte de las escuelas normales superiores,
para los grados diferentes a los de cero a once y ciclos de educación para adultos.
 Certificados y Constancias. Los recaudos por este concepto se programarán conforme a la
normatividad vigente. (Según Decreto 4807 de 2011).
 Otras Rentas Contractuales. Arrendamiento de tienda escolar. Estos ingresos se
programaran mes a mes de acuerdo con el canon de arrendamiento establecido para este
servicio.
 Otros ingresos no tributarios. Estos se programarán de acuerdo a la proyección realizada
por el FSE con base en el comportamiento histórico de los dos últimos años.
Ingresos de Transferencias.
Son recursos recibidos del Gobierno Nacional, Departamental o Distrital.

46
Cuando los recursos de transferencia sean girados por la Entidad Nacional (MEN) a los colegios
oficiales a través de los FSE, estos se programarán a través del rubro de presupuesto de ingreso
denominado “Nación” y se identificaran como fuente de financiación, Sistema General de
Participación – SGP.
En el caso de las transferencias del Distrito, estas se programarán y se ajustarán en los meses en
los cuales la SED mediante comunicado, informe sobre las posibles fechas de transferencia de
recursos a los colegios oficiales a través de los FSE y para el caso de Gratuidad, los recursos se
programarán a través del rubro de presupuesto de ingresos denominado “Gratuidad total” y se
identificarán como fuente de financiación, Recursos Propios – RP.
Ingresos de Capital.
Rendimientos Financieros. Estos se programarán mensual o trimestralmente de acuerdo a las
condiciones de pago de intereses de las cuentas de ahorro o inversiones financieras (CDT’s) que
posea el FSE.
Otros Ingresos. (DONACIONES, OTROS INGRESOS NO RELACIONADOS). Estos se programarán
en cada uno de los meses en los cuales se espera recibir los recursos
Elaboración del FLUJO DE CAJA de Gastos.
Gastos de Funcionamiento
 Servicios Personales.
Los rubros de Honorarios (Contador) y Remuneración de Servicios técnicos se programarán
teniendo en cuenta: a) Tipo de Contrato. b) La forma de pago pactada en los contratos
(pagos mensual, trimestral, semestral). c) Fecha de Inicio del Contrato. d) Fecha de
Terminación del Contrato.
 Gastos Generales.
Gastos de materiales y suministros. Los pagos se programarán teniendo en cuenta:
a) Inventarios.
b) Valor de los equipos o insumos.
c) Forma de pago pactada en los contratos (pagos mensual, trimestral, semestral, contra
entrega total, o parcial).
d) Fecha de compra de los bienes o insumos.
e) Fecha de ingreso al almacén.
f) Cantidad de bienes o insumos.
 Servicios Públicos. Los pagos se programarán de acuerdo con:
a) Comportamiento de los consumos en las dos últimas vigencias.
b) Fechas de facturación.
c) Valor de la Tarifa.
d) Tipo de servicio (Gas y Teléfono).
e) Políticas de reducción del consumo.

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Actividades Culturales, deportivas y científicas. Los pagos se programarán de acuerdo con:
a) Fecha programada de realización de la actividad.
b) Inscripciones.
c) Insumos requeridos.
d) Tipo de Actividad.
e) Valor del Proyecto.
f) Beneficios.
g) Duración.
h) Tipo de contratos requeridos.
Modificación al Flujo de Caja. El Flujo de Caja – puede ser modificado:
 En forma vertical como producto de un traslado, Adición o Reducción del Presupuesto.
 En forma horizontal como consecuencia de las reprogramaciones efectuadas mes a mes.
Cuando se realiza una modificación al presupuesto necesariamente se debe realizar una
modificación al Flujo de Caja, la cual debe venir acompañada por la reprogramación respectiva.
Así, una vez se efectúe la modificación presupuestal, debidamente aprobada por el Consejo
Directivo, el AAFF – Pagador, puede efectuar la modificación al Flujo de caja
Los valores de la modificación deben ser incluidos en la columna de modificaciones: cuando se trata
de una adición se incluye con signo positivo y cuando se trate de una reducción con signo negativo.
La reprogramación es un mecanismo que tiene la entidad para adelantar o retrasar pagos y así
ajustar el Flujo de Caja a la realidad del colegio.
La reprogramación se debe realizar por lo menos una vez al mes, de la siguiente manera:
En los primeros tres días hábiles de cada mes el Ordenador del Gasto Rector o Director y AAFF -
Pagador, ajustará el Flujo de Caja programado a los recaudos y pagos reales efectuados durante el
mes anterior. Y el saldo correspondiente será trasladado al mes en que efectivamente se realizará el
pago o se recibirá el ingreso.
No deben existir saldos de Flujo de Caja negativos, ni se debe efectuar ningún pago que no esté
amparado en el mismo.
4. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Una vez aprobado el presupuesto desagregado por rubros e ítems (liquidado), por el Consejo
Directivo mediante Acuerdo, aprobado el Plan de Compras y Plan de Contratación y elaborado el
flujo de caja se da inicio a la fase de EJECUCIÓN PRESUPUESTAL.

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4.1. EJECUCIÓN ACTIVA
Recaudo de Ingresos.
La ejecución activa del presupuesto se define como el recaudo anual de los ingresos del
presupuesto del Colegio soportados en comprobantes de ingreso teniendo como soporte
consignaciones debidamente identificadas o actos administrativos y se clasifican en ingresos
operacionales, transferencias y recursos de capital.
Operacionales.
Son los que se obtienen por la utilización de los recursos del colegio en la prestación del servicio
educativo o por la explotación de bienes o servicios del colegio, a saber:
 Derechos Académicos. Matrícula y pensión (en el caso de la escuela normal superior y para
los grados diferentes a los de cero a once).
 Derechos de Grado (en el caso de la escuela normal superior para los grados 12 y 13).
 Cobros Complementarios. Boletines de rendimiento escolar, material didáctico, agenda y
manual de convivencia, carné, mantenimiento de mobiliario y equipos utilizados en aulas de
clase y especializadas y salidas pedagógicas. (en el caso de la escuela normal superior y
para los grados diferentes a los de cero a once).
 Otros Cobros. Reposición de carné, reposición de agenda y manual de convivencia.
 Otras Rentas Contractuales. Arrendamiento de Bienes y Servicios, prestación de servicios,
otros cursos de extensión a la comunidad y asesorías de estudios técnicos.
 Certificaciones y Constancias. Para el caso de los ex – alumnos.
 Otros ingresos no tributarios. Venta de bienes producidos por el colegio, venta de productos
de proyectos de estudio y experimentación y venta de productos manufacturados.
La mayoría de los ingresos operacionales son asumidos ahora a través de la GRATUIDAD TOTAL
exceptuando los ingresos por concepto de “Otros cobros, Otras rentas contractuales y Otros
ingresos no tributarios”
Transferencia.
Son recursos financieros girados directamente a los FSE de los colegios por las entidades públicas
de cualquier orden, su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la
misma exista contraprestación alguna, estando determinados por una norma previamente
establecida (Ley, Acuerdo, Decreto o Resolución según el caso).
Las transferencias que sean asignadas a los colegios, no podrán ser comprometidas por el rector o
director hasta tanto no se reciban en las cuentas del respectivo FSE.
 Nación. Son recursos que transfiere el Ministerio de Educación Nacional – MEN por
concepto de Gratuidad a los colegios oficiales como resultado de la exención del pago de los
Derechos Académicos y cobros complementarios de los estudiantes registrados en el
sistema de matrícula en los niveles de preescolar, básica primaria, básica secundaria y

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