1) El documento presenta el manual de contratación de los Fondos de Servicios Educativos (FSE) de la Institución Educativa Los Comuneros para el año 2012. 2) Detalla los aspectos legales y conceptuales contemplados en el Reglamento del Consejo Directivo para la contratación con los FSE. 3) Explica la fase preparatoria del contrato, incluyendo la elaboración del presupuesto, plan de compras, y conformación del objeto contractual.

1. MANUAL DE
CONTRATACION DE FSE
Año: 2012 IE LOS COMUNEROS
Versión 1.0

2. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
TABLA DE CONTENIDO
Identificación ...................................................................................................................................................... 2
Institución Educativa ...................................................................................................................................... 2
NOMBRE DEL RECTOR .................................................................................................................................... 2
Periodo Lectivo .............................................................................................................................................. 2
Introduccion ....................................................................................................................................................... 3
ASPECTOS LEGALES Y CONCEPTUALES que contempla El REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO ................ 4
FASE PREPARATORIA DEL CONTRATO CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO .................... 6
PRIMER PASO ................................................................................................................................................. 6
EL ACUERDO ANUAL DEL PRESUPUESTO Y EL PLAN DE COMPRAS ........................................................... 6
SEGUNDO PASO ............................................................................................................................................. 7
CONFORMACIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO ......................................................................................... 7
GRUPO 2 .................................................................................................................................................... 8
tercer paso ..................................................................................................................................................... 9
DOCUMENTO DE JUSTIFICACIÓN PREVIA DE LA NECESIDAD POR CONTRAR CON BASE EN EL
REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO ................................................................................................... 9
FASE DE LA SELECCIÓN, LA FIRMA, LA EJECUCIÓN Y LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO .................................. 11
INVITACIÓN PÚBLICA A PROPONER U OFERTAR .......................................................................................... 11
PROCEDIMIENTO DEL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A
20 SMLMV ........................................................................................................................................................ 12
ANEXOS ............................................................................................................................................................ 15
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3. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
MANUAL DE CONTRATACION FSE SEGÚN DISPOSICIONES
DE CONSEJO DIRECTIVO
IDENTIFICACIÓN
INSTITUCIÓN EDUCATIVA
INSTITUCION EDUCATIVA LOS COMUNEROS.
NOMBRE DEL RECTOR
WALTER AUGUSTO GAVIRIA GOMEZ
PERIODO LECTIVO
2012
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4. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
INTRODUCCION
Este instructivo señala lo concerniente al manejo que se le debe dar a los procesos de
Compras y contratos para la IE los Comuneros, a propósito de la contratación de los Fondos de Servicios
Educativos (FSE), a los cuales como es conveniente se les debe aplicar el procedimiento del Reglamento del
Consejo Directivo o del Estatuto de Contratación Estatal, según corresponda.
Una vez expedido el citado Reglamento por el Consejo Directivo, sus trámites y reglas se le aplicarán sin
excepción a TODAS las compras y contratos inferiores a 20 SMLMV que realicen los FSE.
Este instructivo ordena y explica el Reglamento del Consejo Directivo, para lo concerniente a la Contratación
Estatal, buscando garantizar la vigencia de “…los principios de transparencia, economía, publicidad, y
responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función administrativa.” En tal sentido además de
contenidos de norma muestra formatos y procedimientos relacionados con compras y contratos, paso a paso
con el nivel de responsabilidad designado.
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5. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
ASPECTOS LEGALES Y CONCEPTUALES QUE CONTEMPLA EL REGLAMENTO DEL
CONSEJO DIRECTIVO
Mediante el Reglamento del Consejo Directivo se pueden celebrar contratos de: Contrato de Compraventa
(cuando el FSE compra cualquier bien así sea una resma de papel, una caja de tizas…o bienes de un valor
superior); Contrato de Suministro (cuando la compra se va cumpliendo por entregas periódicas); Contrato
de Honorarios (cuando el FSE contrata Contador, Abogado u otro profesional o técnico para una asesoría
temporal y concreta); Contrato de Obra Pública (cuando el FSE realiza reparaciones, adecuaciones,
remodelaciones o construye un aula), etc.
La expedición del Reglamento para compras o contratos inferiores a los 20 SMLMV, es competencia
exclusiva del Consejo Directivo de los FSE, según lo autoriza el Artículo 13 de la Ley 715 y los Artículos 5 y
17 del Decreto 4791/2008, bajo la advertencia de que “… en todo caso siguiendo los principios de
transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la
función administrativa.”. Esos postulados están en el Artículo 209 de la CP, y son los siguientes: los
principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
La competencia para ordenar el gasto y ejercer la actividad contractual, ES EXCLUSIVA de los Rectores y los
Directores Rurales que tengan FSE. Por lo anterior, es ilegal que el Rector dineros al CER, puesto que lo que
debe entregar son bienes y servicios resultantes de un proceso contractual
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS. Los recursos de calidad destinados para gratuidad se
administrarán a través de los Fondos de Servicios Educativos conforme a lo definido en el artículo 11 de la
Ley 715 de 2001, el Decreto 4791 de 2008, las normas de contratación vigentes, las que las modifiquen o
sustituyan y las que se establecen en el presente Decreto.
En todo caso los recursos del Sistema General de Participaciones se administrarán en cuentas
independientes de los demás ingresos de los Fondos de Servicios Educativos.
UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS. Teniendo en cuenta el artículo 11 del decreto 4791 de 2008,
relacionado con la utilización de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos la IE los Comuneros,
destaca que:
1. La contratación de los servicios de transporte escolar de la población matriculada entre transición y
undécimo grado, cuando se requiera, de acuerdo con la reglamentación expedida por el Ministerio de
Transporte.
2. El desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la población matriculada entre transición
y undécimo grado, incluyendo alimentación, transporte y materiales.
3. Los costos asociados al trámite para la obtención del título de bachiller.
4. Los costos asociados a la elaboración de certificaciones de estudio solicitadas por los estudiantes,
boletines, agenda y manual de convivencia, carné escolar.
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6. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
PARÁGRAFO. La destinación de los recursos para gratuidad educativa deberá realizarse teniendo en cuenta
las políticas, programas y proyectos en materia educativa contemplados en el plan de desarrollo de la
respectiva entidad territorial y en coordinación con ésta.
PROHIBICIÓN DE USO DE LOS RECURSOS. Para este entre otros se tiene en cuenta lo contemplando en
los numerales al artículo 13 del Decreto 4791 de 2008, relacionado con las prohibiciones en la ejecución de
los recursos de los Fondos de Servicios Educativos:
1. Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación para el desarrollo de las jornadas
extendidas y complementarias señalada en el artículo anterior del presente decreto.
2. Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre otros que defina el Ministerio de Educación
Nacional.
3. Financiar la capacitación de funcionarios.
4. Financiar el pago de gastos suntuarios.
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7. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
FASE PREPARATORIA DEL CONTRATO CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO
DIRECTIVO
PRIMER PASO
EL ACUERDO ANUAL DEL PRESUPUESTO Y EL PLAN DE COMPRAS
Antes de iniciar el año lectivo, el Rector hará un inventario de todas las necesidades de la propia institución,
para conformar el Presupuesto, el Plan de Compras, únicamente con aquellos bienes y servicios que indica
el Artículo 11 del Decreto 4791/2008, siempre y cuando tengan estricta relación con el PEI.
El Presupuesto y el Plan de Compras de los FSE: Estos deberán recoger en forma unificada el inventario
de las necesidades propias de la institución para programar con anticipación las compras y contratos: es
ILEGAL que un FSE ejecute compras al menudeo los bienes y servicios ya que estos deben responder a una
planeación previa de la actividad contractual, a partir de la elaboración del PRESUPUESTO y EL PLAN DE
COMPRAS.
Una vez que se haya priorizado y realizado el inventario de necesidades, éstas deben convertirse mediante
acto administrativo, en el Presupuesto y el Plan de Compras de la respectiva vigencia, que el Consejo
Directivo, previa elaboración del Rector, discutirá y aprobará.
Tanto en la confección del Presupuesto y el Plan de Compras, como en su ejecución, se deberá tener en
cuenta la Ley 715 de 2001 (artículos 12 y 14) y el Decreto 4791 de 2008 (artículo 3), que establecen que el
manejo presupuestal de los FSE deberá sujetarse a lo dispuesto Estatuto Orgánico de Presupuesto,
contenido en el Decreto Ley 111/1996 y las demás normas que lo modifican y complementan. Ver los
artículos 5, 6, 6, 7, 8, 9 y10 del Decreto 4791/2008.
Los dineros de los FSE no pueden consignarse en Cooperativas: Solo se podrán consignar en
establecimientos financieros vigilados por la Superintendencia Financiera, lo que quiere decir, que no pueden
ser consignados en cooperativas u otras entidades similares así sean de ahorro y crédito, salvo que sean
Cooperativas Financieras.
El Plan de Compras deberá registrarse en el SICE antes del 31 de diciembre de cada año. Una vez
ocurrido el registro SICE, las variaciones que en el año tenga el presupuesto y el Plan de Compras se
registrarán allí mismo como una simple modificación que se hará cada vez que sea necesario.
Todo Proveedor que vaya a ofertar a las entidades del Estado dentro de un proceso de selección del Estatuto
de Contratación Estatal, debe también registrarse previamente en el SICE y acreditar ese registro con la
propuesta. No obstante, dicho Registro no es absolutamente necesario que lo acredite el proveedor cuando la
compra o contrato se vaya a realizar según el procedimiento que establece el Reglamento del Consejo
Directivo (tampoco en el procedimiento del Decreto 2516/2011).
De todas formas, la consulta del SICE obliga previamente dentro de la etapa preparatoria del contrato, puesto
que es con base en esos precios que el Rector o Director Rural puede con toda tranquilidad apartar mediante
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8. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
la Disponibilidad Presupuestal Previa, la suma de dinero necesaria para realizar la compra o contrato sin
peligro de que mañana un ente de control cualquiera le acuse de haber comprado por encima de los precios
del mercado.
SEGUNDO PASO
CONFORMACIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO
Las únicas obras, bienes y servicios que pueden contratar los FSE, son los que aparecen relacionados en el
Artículo 11 del Decreto 4791/2008, siempre y cuando tengan ESTRICTA relación con el Proyecto Educativo
Institucional, PEI.
Esas obras, bienes y servicios se clasifican así
GRUPO 1
Bienes de uso común y características técnicas uniformes (en adelante también BSCTU): i): Papelería,
tal como: Papel Bond Carta y Oficio, Carpetas, sobres, fólderes, libretas, tintas, CD, equipos de cómputo pero
de los cuales solo se exigirán las características técnicas requeridas según la necesidad del establecimiento
educativo, sin nombrar o exigir una marca en específico; ii): útiles de oficina tales como: lápices, lapiceros,
minas, portaminas, borradores, sacapuntas, clips, ganchos de cosedora y similares, todos de uso corriente y
que se ofrezcan en cualquier tienda, miscelánea o almacén y satisfagan la necesidad que motiva la compra,
independientemente de la marca que pueda tener ese bien; iii): elementos de aseo para el establecimiento
con las observaciones hechas para los bienes antes mencionados; iv): servicio de fotocopiado, de impresión y
publicaciones, etc.
Con el anterior Grupo o de los bienes que realmente necesite el FSE para la propia institución el Rector
elaborará:
-UN ÚNICO OBJETO TOTAL PARA UN ÚNICO CONTRATO EN VIRTUD DE UN SOLO PROCEDIMIENTO
DE SELECCIÓN SEGÚN INDICACIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO, POR TRATARSE DE CUANTÍAS
IFERIORES A 20 SMLMV. (Ver en anexos el procedimiento de elaboración de contratos). En este caso el
objeto del contrato lo constituyen todos los bienes que necesiten la propia institución y las demás sedespara
el año o el período que corresponda de este, un solo proponente puede ofertar el suministro de la totalidad de
los bienes o de una parte de ellos. O varios proponentes ofertar cada uno el suministro de uno o varios grupos
de bienes. Lo anterior, siempre que se garantice la disponibilidad presupuestal suficiente en el respectivo
rubro y a la vez el dinero en el banco para cubrir el valor total de los bienes del contrato, y este valga menos
de 20 SMLMV.
-Ante la imposibilidad de conformar un único objeto contractual debido a la falta de recursos en el banco o por
limitaciones del comercio del municipio u otra causa objetiva, el Rectorpodrá armarVARIOS OBJETOS
CONTRACTUALES PARA VARIOS CONTRATOS EN VIRTUD DE VARIOS PROCESOS DE SELECCIÓN
SEGÚN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO, CADA UNO DE LOS CUALES DEBERÁ SER
INFERIOR A LOS 20 SMLMV. Ejemplos:
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9. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
- El Conjunto “A” conformado por resmas de papel carta y oficio, carpetas, carátulas, sobres…. y
otros de igual o similar naturaleza, pueden conformar un OBJETO CONTRACTUAL con el Conjunto
“B” integrado por útiles de escritorio u oficina: así sean de diferente naturaleza los elementos de los
citadosconjuntos, ambos tienen en común un mismo uso en el quehacer de la institución, y por ello
pueden conformar un grupo de bienes para un único OBJETO CONTRACTUAL y un único proceso
de selección del contratista.
- Conjunto “C integrado por detergentes, jabones, desinfectantes y blanqueadores, con los elementos
de un Conjunto D compuesto por limpiones, estopas, traperas, escobas, baldes, cepillos, guantes,
esponjillas y otros utensilios (plásticos y no plásticos): todos los anteriores, son elementos de aseo.
Teniendo en cuenta los Numerales 1, 3, 6 y 10 del Artículo 11 del Decreto 4791/2008, otros bienes que en
razón de la naturaleza, especialidad o del uso o destinación, pueden conformar varios OBJETOS
CONTRACTUALES, diferentes son los que a continuación se relacionan a manera de ilustración:
1. Objeto contractual integrado por equipos de cómputo, impresoras y elementos similares.
2. Objeto contractual integrado con los elementos de aseo.
3. Objeto contractual integrado por pinturas y elementos de ferretería.
4. Objeto contractual integrado por cuidos, concentrados, drogas veterinarias y similares.
El Rector deberá fundamentar en debida forma el porqué de la conformación de los diversos OBJETOS
CONTRACTUALES, lo que hará en el respectivo documento de Justificación Previa del Contrato, que es
una versión elemental, corta y bastante simplificada de los Estudios y Documentos Previos que obligan
cuando se utiliza un procedimiento del Estatuto de Contratación Estatal.
GRUPO 2
Lo constituyen: i): La Obra pública: adecuaciones, reparaciones, refacción, pintura y similares del
establecimiento educativo; ii): Los demás bienes que requieran cada una de las sedes: los repuestos, el
computador y el software
Para este GRUPO 2 se pueden conformar diversos objetos contractuales para contratarlos en forma
independiente aplicando la misma lógica, condiciones y explicaciones dadas para la conformación de los
objetos contractuales del GRUPO 1.
PROHIBIDO FRACCIONAMIENTO DE CONTRATO: Hay fraccionamiento de contrato cuando teniendo en
caja los recursos suficientes para comprar la totalidad de los bienes y servicios por ejemplo, los del Grupo 1,
el Rector divide arbitrariamente la compra de tal manera que la cuantía de cada contrato sea inferior a los 20
SMLMV para poder adquirir varias veces la misma clase de bienes en un mismo período fiscal con base en el
Reglamento del Consejo Directivo, evadiendo con ello el procedimiento de selección de ley 80 y 1150, que
requiere más trámites, requisitos y documentos en el proceso de selección del contratista.
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10. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
TERCER PASO
DOCUMENTO DE JUSTIFICACIÓN PREVIA DE LA NECESIDAD POR CONTRAR CON BASE
EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO
La Justificación Previa del Contrato Debe elaborarse cuando se hace uso de una de las modalidades de la
Contratación Estatal, excepto en la Contratación Directa, donde también simplemente obliga es un simple
documento de justificación de la necesidad. Numeral 12 del art. 25 y el numeral 1 del artículo 30 de la ley 80
de 1993. Artículo 77 del Decreto 2474/2008.
En la Justificación Previa del Contrato o necesidad, que es el documento que obliga cuando se contrata
según el procedimiento del Consejo Directivo, se analizará la necesidad y conveniencia de la compra o
contrato a la luz de los principios de la Contratación Estatal, el PEI del respectivo establecimiento educativo y
el Artículo 11 del Decreto 4791/2008
CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD PREVIA
PRIMERO: -Una sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación y
autorización del Consejo Directivo, según lo disponga el Artículo 11 del Decreto 4791/2008. La necesidad
deberá tener ESTRICTA RELACIÓN con el Plan Educativo Institucional-PEI y estar prevista dentro del
Numeral 11 del Artículo 11 del Decreto 4791/2008. Y no estar prohibida por la Directiva Ministerial 22 del 21
de Julio de 2010, o el Artículo 13 del Decreto 4791/2008. Si el gasto no tiene esa ESTRICTA RELACIÓN con
el PEI, el FSE no podrá realizar la compra o contrato.
SEGUNDO: -La descripción del objeto a contratar e indicación de sus condiciones técnicas. Una vez
descrita la necesidad y hechas las verificaciones sobre su relación estricta con el PEI y la NO prohibición del
gasto, en el documento de Justificación Previa deberá constar que el bien o servicio está previsto en el Plan
de Compras de los FSE y registrado en el SICE.
En el documento de Justificación Previa Se requiere detallar cuál es el bien o servicio requerido, cuáles son
sus características, cuál es su número o cantidad, cuál es el precio unitario en el mercado, cuál el valor
total…etc.
TERCERO: -El valor estimado del contrato y forma de pago. En la justificación Previa se debe decir que
la forma de pago, debe ser de contado y total una vez recibido el bien o servicio a satisfacción y que esta se
acreditará siempre que se compruebe el pago de la seguridad social integral, además de las obligaciones
parafiscales si se trata de una sociedad, empresa o establecimiento de comercio, según el mandato del
Artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
Si se trata de suministros periódicos, o de construcción de obra pública, el precio se pagará por el avance de
la obra en la forma que se haya establecido, o por el monto de los suministros recibidos en el período según
lo pactado previamente en el contrato respectivo. Con los recursos de los FSE, NO está permitido dar
anticipos ni pagos anticipados (adelantar pagos) cuando se contrata con el Reglamento del Consejo Directivo,
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11. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
lo que se explica en razón de la naturaleza de los contratos que realizan los referidos Fondos, la agilidad del
trámite, la cuantía mínima de los mismos y su ejecución instantánea o inmediata.
El valor deberá calcularse en forma razonada, es decir, conforme con los precios del mercado del respectivo
municipio de ubicación del FSE, que será la base para la expedición del Certificado Previo de Disponibilidad
Presupuestal-CDP, cuyo monto, número y fecha quedarán registrados en el documento de Justificación
Previa que nos ocupa: El Certificado de Disponibilidad Presupuestal-CDP, es el que garantiza que hay
recursos suficientes en el presupuesto y en bancos para la compra o contrato y respalda luego la expedición
del Registro Presupuestal-RP a nombre del contratista seleccionado.
El valor del bien o servicio que está dispuesto a pagar el FSE, no podrá ser superior al precio del mercado: o
sea, el que registre el SICE para el municipio sede del FSE o el que resulte del estudio de mercado que
realice el Rector o Director. La propuesta cuyo precio supere el presupuesto oficial que indique el FSE, será
rechazada.
Si por cualquier razón no hubiere precio de referencia del SICE, bien porque no existe ningún proveedor en el
municipio o bien debido a una imposibilidad insalvable de consultarlo de lo cual se dejará constancia en el
documento de Justificación Previa, el Rector realizará en forma documentada un estudio de mercado en el
respectivo municipio para indagar el precio y con base en ello expedir el CDP.
CONTRATACIONES EN OTROS MUNICIPIOS
El Rector solo comprar o contratar obras en otro municipio con base en el Reglamento del Consejo Directivo,
únicamente en el caso de NO existir proveedor para el bien o servicio en Popayán; para ello deberá probar, al
menos, con los siguientes documentos previos que harán parte inseparable de la Justificación Previa del
posterior contrato que realice por fuera de su jurisdicción:
El pantallazo del SICE que pruebe la consulta previa a la compra o adquisición que haya realizado en otro
municipio, o del documento donde conste el estudio de mercado que haya hecho el Rector o Director Rural en
el municipio sede del FSE, ante la ausencia de proveedor SICE.
El texto de la convocatoria pública a contratar fallida por ausencia siquiera de un proponente. Lo anterior,
debido a que la INVITACIÓN PÚBLICA de todas formas deberá realizarse aun habiéndose constatado la
ausencia de proveedores en el SICE y en el municipio de Popayán, conforme con el estudio de mercado
realizado por el Rector.
Deberá ser una CONVOCATORIA PÚBLICA para asegurar que si no hubo oferta se debió realmente a la falta
de interés o de físico proveedor y no al desconocimiento de la invitación a presentar oferta.
No debe ser causal válida para contratar o comprar en un municipio diferente a Popayán, el menor precio del
bien ya que el Reglamento del Consejo Directivo de la IE los Comuneros es para compras y contratos
inferiores al 20 SMLMV y está destinado a aplicarse en el municipio de Popayán.
Lo anterior para dar la protección a los “… principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad,
aplicados en forma razonable a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse los
contratos,…y la eficacia y la celeridad en la atención del servicio educativo, y economía en el uso de
los recursos públicos”, principios que se aducen en el Artículo 17 del Decreto 4791/2008.
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12. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
A la luz de los anteriores principios (eficacia, celeridad en la atención del servicio educativo, y economía
en el uso de los recursos públicos) es claro que el menor precio de un bien o servicio en otro municipio no
siempre sería el más económico puesto que al comprar en otro lugar, deberá tenerse en cuenta los costos de
trasporte, de viáticos, manutención y estadía del Rector.Estos costos en cuestión, son fácilmente
cuantificables y basta sumarlos al supuesto menor precio pagado para que tengamos una idea, así sea
aproximada, de lo antieconómico que podría resultarle al FSE comprar por fuera de su municipio de
ubicación, teniendo en este oferta comercial del bien.
Para las compras con base en el Reglamento del consejo Directivo, no es necesario que el proponente esté
inscrito en el SICE, ni en el RUP, pero los precios que aparecen en el SICE o en el mercado local sí obligan
como referente para la oferta que haga dicho proponente y sobre todo obliga para el FSE.
CUARTO: -El documento de Justificación Previa indicará el plazo dentro del cual se cumplirá con la
ejecución del contrato o el día cierto y el lugar en el cual se recibirá el bien o servicio, lo cual deberá constar
en actas, tanto de inicio de ejecución como de recibo a satisfacción o no del bien o servicio
Ver en anexo 1: FORMATO DE JUSTIFICACION PREVIA DE LA NECESIDAD A CONTRATAR CON
BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO
FASE DE LA SELECCIÓN, LA FIR MA, LA EJECUCIÓN Y L A LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
 En la Justificación Previa cuando se contrata con el Reglamento del Consejo Directivo, la IE los
Comuneros deberá establecer en forma razonada cuál será el procedimiento o la modalidad de
selección que utilizará para escoger al contratista: En la citada Justificación, el Rector dirá, por
ejemplo, que utilizará el Reglamento del Consejo Directivo para contratar, porque los bienes y
servicios valen MENOS de 20 SMLMV. O en los Pliegos de Condiciones Simplificados dirán que
se convoca una SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA porque el valor del bien o servicio no supera los
28 SMLMV, y no sería procedente contratar con base en el reglamento del Consejo Directivo. Igual
explicación deberá darse en los Pliegos de Condiciones normales.
 Definido el procedimiento o modalidad contractual que deba convocarse se procederá según la
normativa a seleccionar al contratista, para luego suscribir el respectivo contrato, ejecutarlo y una
vez agotado el objeto, LIQUIDARLO.
 Una vez ejecutado el presupuesto a través de la actividad contractual, el establecimiento educativo
tendrá en su bodega todo aquello que necesita para funcionar y prestar el servicio durante el año
lectivo, razón por la cual no habrá necesidad de realizar ninguna otra compra durante el período,
salvo que por algún eventual motivo muy especial se haya agotado algún bien de la bodega. O deba
contratar algún servicio esporádico y transitorio, puesto que debe entenderse que también se
realizaron los mantenimientos y demás trabajos que conforme con lo previsto en el presupuesto.
INVITACIÓN PÚBLICA A PROPONER U OFERTAR
Se recomienda la Convocatoria Pública por considerar que es lo más acorde con el deber de protección de
los principios de IGUALDAD, TRASPARENCIA y PUBLICIDAD: La Convocatoria Pública NO riñe con la
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13. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
acogida en el Reglamento de un procedimiento ágil, de 3, 4 días o un poco más, obviamente dependiendo de
la complejidad del objeto. Así las cosas tendríamos:
CONVOCATORIA PÚBLICA: La Convocatoria pública se cumpliría fijando la invitación a contratar o
suministrar el bien o servicio, mínimo por UN (1) DÍA HÁBIL en la página WEB, o Cartelera en lugares visibles
y de fácil acceso al público en general (NO en la Rectoría o en la Secretaría de la institución), o a través de la
emisora local u otro medio de comunicación de cobertura en el municipio. En los casos anteriores, se dejará
constancia escrita y documental en la carpeta de cada contrato o convocatoria, del tiempo en que estuvo
fijada la invitación a contratar y el medio o medios utilizados.
El contenido de la Convocatoria Pública o invitación a proponer se debe exponer los elementos básicos y
fundamentación de la Convocatoria o Invitación a ofertar, los cuales están en la Etapa Preparatoria del
Contrato, desde la confección del Presupuesto y el Plan de Compras y el documento de Justificación Previa
de la necesidad.
Ver anexo 2. FORMATO DE CONVOCATORIA PÚBLICA
PROCEDIMIENTO DEL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y
CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV
NUMERO CICLO ACCION RESPONSABLE DOCUMENTOS
REQUERIDOS
1 P Recibe al docente o administrativo la solicitud Directivo ( Formato de
de compra de elementos, diligenciada coordinador de la solicitud de
sede o jornada) compra de
elementos,
diligenciado
2 H Verifica si la necesidad está prevista, o sea, la Directivo ( Presupuesto
obra, bien o servicio, en el Presupuesto y Plan de coordinador de la anual y plan de
sede o jornada compras del
Compras del año
año
3 H Remite al Rector la solicitud firmada y con visto Directivo ( Formato de
bueno coordinador de la solicitud de
sede o jornada compra de
elementos,
diligenciado y
con visto bueno
de coordinador
4 V Verifica en el SICE si hay oferta para la necesidad. Rector Aplicativo SICE
Si no hay oferta, hace estudio de mercado. y solicitud de
cotizaciones
5 H Informa precios del bien o servicio de acuerdo a Rector Comunicación
la oferta SICE o estudio de mercado interna con
relación de
precios
6 H Recibe comunicación interna de precios del bien Tesorera Comunicación
o servicio de acuerdo a la oferta SICE o estudio interna con
relación de
de mercado
precios y
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14. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
anexos de
cotizaciones o
pantallazos
SICE
7 H Expide el Certificado de Disponibilidad Tesorera Comunicación
Presupuestal, lo que se hace con base en el SICE interna con
relación de
o el estudio previo de mercado
precios y
anexos de
cotizaciones o
pantallazos
SICE;
presupuesto y
orden de
compras del
período
8 V Presenta Justificación Previa de la necesidad con Solicitante de la formato de
las explicaciones del caso indicando el #, fecha y compra Justificación
el valor del CDP. Ver formato de Justificación previa,
previa diligenciado
9 H Clasifica el objeto contractual, en grupo 1 o 2, y Rector formato de
crea subgrupos, si es necesario Justificación
previa,
diligenciado
y plan de
compras del
período
10 A Constituye un único o varios objetos Rector formato de
contractuales, según sea el caso Justificación
previa,
diligenciado
y plan de
compras del
período
11 H Diligencia Invitación Pública a presentar ofertas Rector Formato de
convocatoria
publica
12 H Realiza Invitación Pública a presentar ofertas, Rector Aplicativos,
mínimo por un día hábil, o varios, dependiendo carteleras,
publicidad
de lo que disponga el CD: bien en página de la IE,
radial o visual,
Cartelera Pública u otro medio similar páginas
Institucionales
13 H Recibe las propuestas dentro del plazo indicado Rector Propuestas
en la Invitación. Examina documentos-requisitos recibidas
habilitantes. Por ejemplo: si acreditan
cumplimiento Art. 50 Ley 789, o copia del RUT o
de la Cédula,…
14 H Informa verificación de los requisitos Rector Propuestas
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15. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
habilitantes para poder participar y término para recibidas y
subsanar-aportar requisito faltante. Este informe documentos
anexos
se hace conocer de todos.
15 V Selecciona la Oferta más Favorable, o sea la de Rector Propuestas
MENOR PRECIO siempre que el proponente haya recibidas y
documentos
acreditado los requisitos para participar, la
anexos
cantidad y calidad solicitada
16 H Elabora carta informando formalmente la Secretaria Propuesta
adjudicación a través de carta de aceptación o ganadora
una minuta contractual que deberán firmar el
proponente y el Rector
17 H Expide el Registro Presupuestal a nombre del Tesorera Carta de
proponente selecciona que ya es el contratista formalización
de adjudicación
y propuesta
ganadora
18 V Realiza seguimiento al contrato ya sea por Interventor del Formato de
compra del bien o servicio e informa el estado contrato actas
institucionales
de avance, en los períodos establecidos en el
contrato. Acta de informe de avance firmada por las dos
partes.
19 V Indica si el contrato se ha ejecutado Esto es con Interventor del Formato de
la entrega del bien comprado. Si es obra o contrato acta de recibido
a satisfacción
servicio, con la realización de la obra o la
de la compra o
prestación del servicio totalmente terminada servicio
20 V Recibe Acta de Recibo a Satisfacción y Pago. Tesorera Formato de
acta de recibido
a satisfacción
de la compra o
servicio firmado
por las dos
partes
21 A Exige los documentos para el pago y solicita Tesorera Documentos de
recibo de cancelación de la seguridad social y identificación y
demás de
pago de parafiscales. Art. 50 Ley 789.
parafiscales al
día
Aspectos a tener en cuenta:
Si la solicitud de compra no está incluida en el plan de compras debe devolverse al solicitante
justificando la devolución
Todas las consultas del SICE deben dejarse impresas con el pantallazo respectivo, ya que
constituyen evidencia; incluyendo los pantallazos que por falla técnica no nos hayan permitido
ingresar en ella.
14

16. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
Si la obra, el bien o el servicio valen MENOS de 20 SMLMV, entonces el Rector aplicará el
procedimiento establecido en el Reglamento del Consejo Directivo. ($ 11.334.000)
Si la cuantía de la obra, bien o servicio oscila entre los 20 y los 28 SMLMV, obliga la convocatoria de
una SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA aplicando el Decreto 2516/2011, modalidad que no es tan
ágil como el procedimiento del Reglamento del Consejo Directivo, pero sí más rápido que las otras
modalidades contractuales. ($ 15.867.600)
Si la cuantía de la obra o de los bienes o servicios superan los 28 SMLMV sin exceder los 280
SMLMV, entonces al FSE le obliga contratar según la modalidad de la SELECCIÓN ABREVIDADA
(Subasta Inversa y De Menor Cuantía). ($ 158.676.000)
Si la cuantía supera los 280 SMLMV, el Rector convocará un Licitación Pública, para contratar la
obra pública, los bienes o servicios que NO SEAN de características técnicas uniformes y común
utilización. ($ 158.676.000)
V. Si lo requerido por el FSE son servicios profesionales, técnicos y oficios específicos, contratará en
forma directa, teniendo en cuenta el cumplimiento de las causales “a, c, e, g, h, i”, del Numeral 4 del
Artículo 2º de la Ley 1150; además, con base en el Artículos 32 Numeral 3 de la Ley 80/1993, 82 del
Decreto 2474/2008 y el Numeral 11 del Decreto 4791/2008, sin olvidar las prohibiciones del Artículo
13, ibídem
ANEXOS
ANEXO 1: FORMATO DE JUSTIFICACION PREVIA DE LA NECESIDAD POR CONTRATAR CON BASE EN EL REGIMEN DEL
CONSEJO DIRECTIVO (GAF-F-33-VER (1))
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17. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
ANEXO 2: FORMATO DE REGLAMENTO DE CONSEJO DIRECTIVO PARA CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS
GAF-F-30-VER (1)
ANEXO 3: FORMATO DE PRESENTACION DE OFERTA POR PARTE DE LOS PROPONENTES
GAF-F-31-VER (1)
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18. Manual de contratación FSE
Institución Educativa Los Comuneros
ANEXO 4: FORMATO DE PRESENTACION DE LA OFERTA ECONOMICA POR PARTE DE LOS PROPONENTES
GAF-F-32-VER (1)
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