El documento describe un sistema de gestión documental (SGD) y cómo la Universidad Militar Nueva Granada lo usa para administrar electrónicamente documentos de una manera ordenada. El SGD les permite controlar archivos, contratos, facturas, correspondencia y más. El objetivo es identificar la importancia de implementar un SGD, usando la universidad como ejemplo. Se visitó la universidad para aclarar dudas sobre cómo usan y gestionan documentos con su sistema SADE-net.

1. GESTION DOCUMENTAL ll
Presentado por:
Andrea del Pilar García Báez
Flor Edith Sánchez A.
Juan Javier Tapias Molina
SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Grupo: 4
Presentado a:
Luz Marina Arias González
Tutor (a)
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística
Septiembre de 2013

2. Como bien sabemos, un Sistema de Gestión Documental es un programa de base
de datos que cuenta con una tecnología apta para el tratamiento de documentos
científicos, culturales y técnicos.
Vale anotar que estos sistemas propenden de aspectos fundamentales de los de
gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general que se utilizan
para la aplicación de documentos administrativos, sin embargo tanto los
profesionales como la industria deberán estar interesados en no confundir estos
dos tipos de sistemas.
En este caso tomamos como ejemplo para el desarrollo del taller, la (Universidad
Militar Nueva Granada) la cual cuenta con un software como Sistema de Gestión
Documental (SADE-net) para la administración y gestión electrónica de
documentos, lo cual le permite facilitar el proceso archivístico de forma ordenada,
desde el inicio hasta el final, en los que resaltamos los aspectos a mencionar como
son:
Control y Administración de Archivos.
Administración de Contratos y Licitaciones de Negocio.
Captura Electrónica de Formularios.
Administración de Correspondencia de Entrada y Salida.
Administración de Facturas y Control de Proveedores.
Control y Seguimiento de Solicitudes, Quejas y Reclamos.
Digitalización de Documentos.
Administración de Documentos Electrónicos.

3. OBJETIVO GENERAL
Identificar de forma clara la importancia de la implementación de un
Sistema de Gestión Documental, utilizando como ejemplo, la visita a una
Institución Publica (Universidad Militar Nueva Granada)
OBJETIVOS ESPECÌFICOS
Reconocer, identificar y aplicar de forma asertiva el sistema de Gestión
Documental.
Reconocer la diferencia entre Sistema de Gestión Documental y Plan de
Gestión de Documentos.
Realizar el ejercicio de visitar el Centro de Documentación de dicha
Institución, con el fin de aclarar dudas en lo que respecta al manejo y
utilidad del Sistema de Gestión Documental.
Tener claridad en los conceptos de lenguajes documentales.

4. Son todos los programas ue han sido creados para la gestión de grandes cantidades de
Documentos, los cuales facilitan la búsqueda de Documentos electrónicos o
digitalizados, reducción del tiempo de consulta y economiza los recursos.
Con lo anterior obtenemos una satisfacción del usuario

6. Decidimos visitar una Entidad Publica (Universidad Militar Nueva Granada) la cual tiene
implementado un Sistema de Gestión Documental.
La persona Encarga Sargento Mayor José Ruiz nos comento como comenzó el proceso para
la implementación de este Sistema donde la necesidad surge ya que en un comienzo se
manejaba en libros de registro y control y al aumentar el manejo de la Documentación este
Libro queda obsoleto y se busca la implementación de un programa de Gestión Documental
ya que este cumplía con la necesidades de la Entidad el Sistema SADE Sistema de
Administración Documental , este era administrado por servidores el cual al pasar del
tiempo y al aumentar la Documentación surge la necesidad de implementar una
actualización en el sistema donde se implementa el SADE –NET Sistema de Administración
Documental vía Web, este ofrece una cantidad de herramientas tales como el manejo de
Archivo, la búsqueda de Imágenes, Transferencias Documentales Digitales, CRS (Centro de
Registro de Comunicaciones) .
Este Sistema facilita la búsqueda ágil y veraz de la información prevaleciendo la
conservación de los Documentos al igual que el control y el registro.

8. Se visito cada Dependencia de la Entidad para evidenciar como implementaban lo
establecido en el Programa de Gestión Documental.

10. CONCLUSIONES
 Con la visita al centro de Documentación de la
Universidad Militar Nueva Granada, hemos
logrado entender de forma clara la importancia
de la implementación del sistema de Gestión
Documental, para la buena organización y
manejo de la documentación de la misma.