explicación tema work flow

1. WORK FLOW
INGENIERÍA CONCURRENTE
Isabel Cristina Barrera
Alejandra Alzate Pineda

2. INTRODUCCION
• En un principio se utilizó el termino workflow (flujo de trabajo), que viene
desglosado de procesamiento, para flujos involucrados con masa y energía.
Con el tiempo, fueron estudiados y mejorados por medio de estudios de
tiempo y movimiento.
• Uno de los flujos de trabajo que inspiro el término workflow fueron las líneas
de montaje, donde el pensamiento primitivo en torno al trabajo era mucho
mas sofisticado de lo que se entiende comúnmente.
• A partir de todo lo anterior comenzaron a tenerse en cuenta los flujos de
información y conceptos relacionados como: optimización, rendimiento y
utilización de recursos. De ahí, se difundió el estudio de la organización
racional del trabajo de la planta de fabricación a la oficina, la conexión de la
información entre todos los involucrados, sistemas de registro y otros
sistemas sofisticados para la gestión de flujos físicos de información, dando
como resultado la evolución a flujos de información formales, teorías de
optimización matemática, flujos de trabajo racionales
Estas ideas desataron toda una gama de tecnologías de la información de flujos de trabajo
en manufactura, servicios, trabajos de información pura, sistemas flexibles de fabricación,
justo a tiempo de gestión de inventario, y otros sistemas altamente ágiles y adaptables de
flujo de trabajo .

3. Permite la implementación,
automatización y seguimiento de
procesos administrativos .Involucra
documentos, información o tareas
que pasen de un participante a otro,
para la realización de tareas
especificas.
sistema informático que
gestiona y define una serie de
tareas dentro de una Sirve como una
organización para producir un representación virtual de
resultado final. Se compone de un trabajo real, donde se
una secuencia de pasos, cada describe un flujo que
uno sigue el precedente y puede referirse a un
termina justo antes de que documento o producto,
comience el siguiente. etc.
WORK
FLOW
¿Qué es?

4. Término utilizado en la
programación de las
computadoras para capturar
y desarrollar los recursos y la
interacción HUMANO-
permiten al usuario definir flujos de MÁQUINA.
trabajo diferentes para diferentes
tipos de puestos de trabajo o
procesos. Estrechamente
Estrechamente relacionado con relacionado con campos
los conceptos que describen la en la investigación de
estructura de la organización: operaciones, áreas que
pasos, funciones, equipos, estudian la naturaleza del
proyectos, políticas, jerarquías, trabajo cuantitativa o
etc. cualitativamente
WORK
FLOW

5. Ayuda a implementar y conservar sistemas administrativos con certificación ISO.
Permite la automatización de cualquier trámite o solicitud de forma rápida y simple.
Sus usuarios y clientes tendrán respuestas considerablemente más rápidas a sus solicitudes.
Reduce radicalmente el uso de servicios de mensajería, empleados para el envío de
documentos.
Permite observar el desempeño real de cada persona que Reduce los tiempos en los ciclos de los procesos.
participa en sus procesos administrativos. Facilita la eliminación del papel en los controles
Asegura el cumplimiento de estándares obligatorios en su administrativos.
organización. Mejora la productividad en departamentos de atención a
Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo clientes, empleados o usuarios.
de la calidad. Agiliza la gestión administrativa en esquemas de gobierno
Optimiza la utilización de los recursos. digital y corporativos eficientes
WORK
FLOW
Beneficios

6. Integración con sus sistemas actuales para hacer más eficiente la cadena de suministros.
Monitoreo de los procesos en tiempo real, para poder detectar errores, y realizar las adecuaciones
pertinentes en línea.
Definición de flujos de trabajo en donde las tareas se pueden asignar a roles personales o funcionales.
Re-direccionamiento de tareas en función del cumplimiento de condiciones específicas.
Definición de tareas que se realicen en forma paralela, en serie o por cumplimiento de condiciones
específicas.
Visibilidad total sobre cada etapa del Workflow. Escalonamiento, delegación, re-envíos y re-asignaciones
Administración de procesos centralizada por medio de su interfaz basadas en horas laborales.
unificada. Análisis de procesos concluidos, así como de procesos
Colas de trabajo para la utilización óptima de los recursos. corriendo en tiempo real.
Fácil personalización de interfaces de usuarios. Reporte de auditoría detallado sobre el progreso y
respuestas del flujo de trabajo.
Optimizado para diseño de largos y complejos flujos de trabajo.
Lista de actividades con una columna conteniendo cada
Administración de procesos centralizada. actividad en donde el usuario participa.
Múltiples canales para activar tareas: Web, Outlook, Email,
Messenger, SMS.
WORK
FLOW
ventajas

7. CARACTERI
STICAS
Ayuda a cumplir los estándares de calidad establecidos por la
alta dirección de su organización, permitiendo observar el
desempeño real de sus procesos, compararlo con sus metas
fijadas y si es necesario tomar las acciones correctivas para
alcanzar sus objetivos.
Gracias a una intuitiva interfaz Web gráfica de diseño, sus
políticas y procedimientos internos se podrán llevar a cabo al pie
de la letra, pues permite dibujar fácilmente diagramas de flujo
estructurados con reglas de negocio bien definidas.
La mejora continua de sus procesos administrativos, es un punto
básico pues podrá realizar constantemente ajustes a los mismos,
para minimizar los errores, los cuellos de botella y el
incumplimiento de metas.
cuenta con una poderosa herramienta ejecutiva que le permite
vigilar con lujo de detalle el status de sus procesos de negocios, y
desde donde usted podrá organizar, analizar, interpretar y
presentar los datos producidos por el sistema.

8. Algunos de los procesos que comúnmente se automatizan y
monitorean con Workflow son trámites gubernamentales,
requisiciones, encuestas, reportes de gastos, solicitudes, reportes de
ventas, evaluaciones, autorizaciones de vacaciones, reportes de
fallas, órdenes de compra, peticiones, dudas, comentarios, quejas,
sugerencias, sistemas de control de gestión, etc.
Workflow automatiza al menos hasta cierto grado, un proceso o
procesos. Los procesos son por lo general relacionados con los negocios,
pero puede ser cualquier proceso que requiere de una serie de pasos que
se pueden automatizar mediante el software. Algunos de los pasos del
proceso pueden requerir la intervención humana, tales como la
aprobación o el desarrollo de un texto personalizado. Las aplicaciones
avanzadas permiten a los usuarios introducir nuevos componentes en la
operación. Un proceso de flujo de trabajo puede implicar un cambio
constante y la actualización.

9. Que empresas deben usarlo?
• Instituciones de Gobierno, Empresas Medianas y Corporativos que deseen aumentar
su productividad y la eficiencia de sus procesos.
• Organizaciones que utilizan procesos donde se involucran documentos digitales para
dar soporte a las transacciones.
• Organizaciones que deseen tener un solo software que administre toda su información
corporativa y automatice sus procesos administrativos.
• Organizaciones que requieren un software a nivel corporativo que resuelva múltiples
necesidades puntuales para cada área o departamento.
• Organizaciones que deseen contar con una poderosa aplicación que genere reportes
en línea y alertas por e-mail.
La variabilidad es inevitable en cualquier proceso, pero teniendo Workflow, se
limita a causas inherentes al proceso, que son medibles, controlables y
mejorables.