La digitalización certificada es un proceso legalmente válido para convertir facturas en papel en imágenes digitales firmadas electrónicamente con el mismo valor probatorio que los originales. Ofrece beneficios como la eliminación del papel, ahorro de espacio y costes, y simplifica la gestión. El proceso básico implica escanear la factura, procesar y firmar digitalmente la imagen, y almacenarla en un gestor documental donde puede ser consultada y asociada con metadatos.

1. Digitalización Certificada
Una solución legalmente válida,
para destruir las facturas en papel

2. 1. ¿Qué es la Digitalización Certificada?
2. Objetivo principal
3. Fundamentos legales
4. Beneficios
5. Funcionamiento Básico
6. Funcionalidad necesaria
7. FACTUM. Digitalización certificada en la UMU
Digitalización Certificada
Contenido
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3. ¿Qué es la Digitalización Certificada?
• Se entiende por Digitalización certificada el proceso en el cual
a partir de una factura en papel, se genera una imagen digital
firmada electrónicamente con el mismo valor probatorio que
una factura original.
Digitalización Certificada
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4. Objetivo principal
• El objetivo principal de un sistema de digitalización
certificada es garantizar que la imagen obtenida se
corresponda con el original digitalizado y no sea
susceptible de modificaciones futuras.
Digitalización Certificada
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Cualquier documento en papel al que queramos dar vida
digital, deberá pasar un proceso de digitalización
certificada.

5. Fundamentos Legales
Orden EHA/962/2007, de 10 de abril
• Artículo 7. Digitalización certificada de facturas recibidas y
documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o
justificantes.
– Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada
de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros
documentos que conserven en papel que tengan el carácter de
originales.
– Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así
digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de
los originales en papel que les sirvieron de base.
Digitalización Certificada
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6. Beneficios
• Eliminación del papel.
Digitalización Certificada
• Ahorro de espacio.
• Reduciendo tiempo de procesamiento (envíos,
consultas, etc…)
=• Simplifica la gestión.
• Mejora las comunicaciones.
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7. Beneficios
Ahorro de costes
Digitalización Certificada
• Los estados habituales de una factura son:
• Recepción, registro, clasificación, reparto, verificado, aprobación,
fotocopiado, contabilización, archivado, consultas……
• El tiempo de procesamiento medio de una factura se estima en 17’5
minutos.
• El coste promedio de un administrativo es 20 € / hora.
• Coste medio por factura:
Ahorro total por factura de 8.08 €
 Costes de procesamiento 5.83 €
 Costes de almacenamiento + 2.25 €
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8. Beneficios
Resultado
Digitalización Certificada
El futuro
DIGITALIZACIÓN
CERTIFICADA
El pasado …
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9. Funcionamiento Básico
Digitalización Certificada
Se escanea la factura
La imagen se procesa
y se firma electrónicamente
Se guarda en el
gestor documental
Software de
digitalización
Una vez finalizado el proceso
ya se podría destruir la factura
Al cierre del periodo de liquidación
Se firma la base de datos para
garantizar su integridad
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10. Funcionalidad básica
Digitalización Certificada
Inserción de
metadatos
Software de
digitalización
Archivo
ALMACENAR
DIGITALIZAR
ASOCIAR
CONSULTAR
Consultas
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Firma
electrónica
FIRMAR

11. • Proceso de digitalización y firma de los documentos.
• Búsqueda por cualquiera de los datos que deban reflejarse en
los libros de registro.
• Copia o descarga en línea en los formatos originales.
• Impresión a papel de los documentos
• Firma de la base de datos documental al acabar cada periodo
de liquidación.
• Recuperación de las firmas de los periodos de liquidación.
Funcionalidad Recomendada
FACTUM - Digitalización Certificada
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12. FACTUM es un software de digitalización certificada homologado
por la Agencia Tributaria en Abril de 2009 convirtiendo a la
Universidad de Murcia en la primera entidad pública Española
que obtuvo esta homologación.
– Independiente de los grandes sistemas de la universidad.
– Digitalizar no sólo facturas sino otros tipos de documentos.
– Digitalizaciones masivas de documentos.
– Diferentes formatos (A4, A3, multipagina, duplex…).
– Usa como Gestor Documental.
FACTUM- Digitalización Certificada en la UMU
Digitalización Certificada
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13. Gracias por su atención
Javier de Andrés Rivero
jandresr@um.es
@javierdeandres