Presentación del curso Archivística, módulo Los instrumentos de descripción archivística. Guadix, 14-18 Julio, 2014.

1. José Antonio Moral-Muñoz
Dpto. Información y Comunicación
Universidad de Granada
Archivística:
Los instrumentos de
descripción archivística
Curso: Archivística Fecha: Guadix, 14-18 de Julio, 2014

2. Clasificación lógica y ordenación física.
Clasificación de series documentales
Clasificación de series documentales:
!
Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo
estableciendo agregados o clases, desde los más amplios a los
más específicos.
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La clasificación responde a una doble necesidad:
!
!
!
!
Criterios de clasificación:
!
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!
!
!
!
Proporcionar estructura
lógica
Facilitar localización
conceptual
Funcional Orgánica
Materias

3. Inconvenientes:
!
Orgánica, las organizaciones pueden cambiar de denominación y de
competencias, esto conlleva una modificación constante del cuadro
de clasificación.
!
Materia, la agrupación de documentos es antinatural, en ningún
momento refleja la estructura y funciones de la organización.
!
!
El sistema de clasificación elegido debe ser:
- Lo más estable posible.
- Objetivo.
- Sustentarse de un criterio que emane del proceso
administrativo del cual son resultado.
Clasificación lógica y ordenación física.
Clasificación de series documentales

4. Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una
organización, a partir de las cuales es creada o recibida la documentación
administrativa.
!
Organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes y
series relacionados los unos con los otros.
!
Un cuadro de clasificación eficaz se basa en dos principios:
anterioridad de la identificación general a la identificación particular
jerarquía de las divisiones repartidas en los distintos niveles
Clasificación lógica y ordenación física.
Clasificación de series documentales
Cuadros de clasificación

5. No pueden crearse secciones como: varios, miscelánea, raros, etc.
!
No se clasifican solamente los documentos textuales, sino todos
aquellos que pertenezcan a la persona física o jurídica,
indiferentemente de su soporte o edad.
!
Se debe dotar a este instrumento de dígitos de referencia que
identifiquen los niveles jerárquicos de la clasificación:
Categorías
Clases
Subclases
Subdivisiones:
Uniformes
Específicas
Nominativas
Clasificación lógica y ordenación física.
Clasificación de series documentales
Cuadros de clasificación

6. La ordenación consiste en disponer los documentos de cada uno de los
grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto método a fin de
relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro
de las unidades de instalación.
Ordenación física
1º Sección
2º Serie
3º Unidad archivística
Jerárquico
Importancia, volumen
alfabético

7. Criterios de ordenación:
!
Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de
los documentos – años – meses – días. Ej: Libros de Registro de
Entrada y Salida.
!
Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras
del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los
documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej:
Expedientes personales.
!
Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el
número de registro correlativo que se le da en la oficina productora
para controlarlos. La numeración correlativa hay que hacerla para
cada serie y anualmente.
!
!
!
Ordenación física

8. La última fase de la organización será la instalación. La instalación de las
unidades físicas (legajos o cajas y libros) puede hacerse por secciones,
series y subseries, o bien, por numeración continua.
Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un
índice previamente confeccionado. Muy válido cuando hay un gran
volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia;
aquí los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por
orden cronológico.
Ordenación física

9. La descripción archivística está estrechamente relacionada a la
comunicación y la calidad de nuestras descripciones es un reflejo de
nuestra capacidad tanto para comunicar con exactitud la información
acerca de nuestros fondos como para representar exactamente la
autenticidad de los archivos como testimonio de acciones y
transacciones.
!
La descripción, en definitiva, queda como el medio utilizado por el
archivero para obtener la información contenida en los documentos y
ofrecerla a los interesados.
!
El propósito de la descripción archivística es hacer accesibles a los
usuarios los fondos de los archivos por medio de cuidadas y apropiadas
"representaciones" de los fondos, organizando estas descripciones de
acuerdo con determinados modelos.
La descripción del material de archivo

10. Importante: NORMALIZACIÓN
!
La normalización debe afectar en un paso previo al de la descripción,
normalización de lo que podríamos denominar como primer
instrumento de descripción: el cuadro de clasificación.
!
Se realiza "descripción" en todos los estadios del proceso archivístico,
pero el término fundamentalmente se emplea para referirse a lo que
puede llamarse "descripción formal o definitiva", es decir, la que "tiene
lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o
entidades a describir han sido determinadas".
La descripción del material de archivo

11. Cada descripción está compuesta por una serie de elementos
ordenados, los elementos de descripción.
!
Aunque en la práctica la información del fondo como un todo se
recoge a partir del análisis de las partes, la descripción procede
de lo general a lo específico, creándose primero una descripción
para el fondo, antes de que se cree para las partes.
!
La recuperación de la información se consigue incluyendo
"puntos de acceso" en la descripción.
!
La descripción del material de archivo
Puntos de acceso

12. Antonia Heredia: conjunto de procedimientos y herramientas intelectuales
para llevar a cabo la descripción documental (enumeración de cualidades y
elementos fundamentales de los documentos y de las diferentes agrupaciones
documentales, de tal forma que la persona que la efectúa pone en
conocimiento de otros los rasgos determinantes que identifican el
documento).
!
Carmen Pescador del Hoyo: instrumentos de trabajo, definidos como aquellos
instrumentos de referencia de los que se sirve el archivero para plasmar en
ellos el resultado de su actividad profesional, con la doble finalidad de
controlar los fondos a su cargo y dar la máxima difusión al contenido de los
mismos, facilitando su conocimiento al investigador o al simple consultante.
!
Michel Duchein: instrumentos de descripción como instrumentos de
investigación ("instruments de recherche”).
!
Olga Gallego: obras de referencia que identifican, resumen y localizan, física
e intelectualmente, en diferentes grados y amplitudes, los fondos, las series y
las unidades documentales existentes en los archivos.
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

13. Mediante la "descripción" se crean los instrumentos de trabajo de los
profesionales, que a su vez van a ser los instrumentos de información
para el usuario.
!
Los instrumentos de trabajo resultantes de la descripción, pueden ser
de dos clases: instrumentos de control, los que sirven para el orden
interior de los fondos y documentos, e instrumentos de información,
aquellos que están pensados y realizados para informar a las personas
ajenas al archivo.
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

14. !
!
Los instrumentos clásicos de descripción guardan un claro paralelismo
con las agrupaciones documentales tradicionales, que como podemos
recordar son:
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
Fondo
Sección
Serie
Unidad archivística

15. Paralelismo entre los instrumentos de descripción y las agrupaciones
documentales
Guía
Catálogos
Inventarios
Unidades
Series
Fondos y secciones
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

16. La Guía
Objetivo Contenido
Informa sobre todos o parte de
los fondos
Autor-productor, historia,
organigrama de los fondos
Describe globalmente las
grandes agrupaciones
documentales
Descripción breve, valor de los
fondos, otros fondos
complementarios, bibliografía
Facilita información auxiliar
Servicios existentes,
información diversificada
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

17. Las Guías: tipos
• Censo-guía
• Guía de fuentes
• Guía orgánica
• Guía de archivo
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

18. Censo-guía
Objetivo Contenido
Informar de un gran número de
archivos
Denominación del centro
Entidad de que depende
Dirección
Clasificación
Contenido
Servicio accesibilidad
Materias de consulta
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

19. Censo Guía del Sistema Andaluz de Archivos
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm

20. !
Recopila fuentes sobre un tema o un área geográfica.
!
Fuentes para la historia de las naciones, del CIA
Fuentes para la historia de Iberoamérica, del CIDA.
Guía de fuentes
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

21. Guía orgánica
Objetivo Contenido
Informa sobre archivos
relacionados con un organismo
determinado
Muy somero por el gran
número de fondos
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

22. Fondo documental de la Junta de Castillas y León
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

23. Guía de archivo
Objetivo Contenido
Informa sobre un solo archivo y
sus fondos
Historia de la entidad productora
Organización
Contenido de agrupaciones
documentalesDenominación del centro
Entidad de que depende
Dirección
Clasificación
Contenido
Servicios accesibilidad
Materias de consulta
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

24. Guía del Archivo de la Diputación de Córdoba
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

25. El inventario
Objetivo Contenido
Describe las series
documentales, según la
disposición del cuadro de
clasificación
Autor-productor, historia,
organigrama, descripción de
las series con tipo, fechas,
unidades y signatura
correspondiente, información
extensiva
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

26. El inventario: tipos
Inventario
somero
Descripción de
grandes
volúmenes
Inventario
analítico
Describe los
fondos con
mayor
profundidad,
llegando a nivel
de los
expedientes
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

27. !
Área de mención de identidad:
Signatura
Título
Fechas
Nivel de descripción
Volumen
Área de contexto y contenido:
Información sobre valoración, selección y eliminación
Resumen de alcance y contenido
Sistema de organización
Inventario analítico
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

28. 1986. 3.3.4.ICV
Impuesto sobre la circulación de vehículos.
!
15.610-15.615.
!
6 cajas.
!
Se conserva completo uno de cada cinco años, los terminados
en 1 y 6.
!
Acceso restringido.

29. 1973. 2.5.4. Concesión de obras.
!
Contratación de la obra de construcción del enlace entre la
N-I, km. 24 y la N-634, km. 36, entre San Sebastián y Orio,
concedida a Consorcio de Carreteras S. A.
!
73.555.
!
1 caja.
!
Documentación relacionada en: 71.294-71.298, proyecto
técnico; 72.003-72.004, expropiaciones.

30. Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=10

31. El catálogo
Objetivo Contenido
Descripción individualizada y
exhaustiva de cada documento,
tanto en sus caracteres internos
como externos
Conjunto de documentos reunidos
por autor, fecha, lugares, asuntos de
una o varias series, sin respetar así el
orden natural
Elementos fundamentales:
fecha, tipología, tradición, autor,
destinatario, asunto o materia,
descripción física, datos de
localización
Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo

32. 1237, marzo, 20. Vitoria AMG, 213, B.1
!
Privilegio rodado por el que Fernando III el Santo, rey de Castilla y León, confirma la concejo de
Huarcon (Oyarzun) el fuero y el término territorial concedidos por su abuelo Alfonso VIII,
encomendando así mismo a los hombres de San Sebastián el mantenimiento de unas amistosas
relaciones y su colaboración defensiva.
!
(Datum in Pompaelum III idus martii era Millessima ducentesima
trigesima septima)
!
Latín. - 306 x 303, 2 h. - Perg. - Sello de plomo perdido, conserva
restos del vínculo. - Carolina de transición. - 1273. - B.
!
González, J.: Reinado, t. III, pp. 124-126.

33. 1789-1802 Estado. Fomento ESP AHN-E2.829/56
!
Instalación de una fábrica de albayalde y ácidos vitriólicos en La Carolina por parte de Maximiliano
Brisseau, boticario y químico, financiada mediante un préstamo sobre fondos de bienes mostrencos.
!
12 fol. - Redonda cursiva. - B.
!
Contiene:
!
f. 1-2. 1789, abril, 29. Madrid. Resumen del expediente para el Secretario de Estado.
f. 3. 1789, mayo, 9. Aranjuez, Minuta disponiendo que se haga ensayar a Brisseau las operaciones que
exponía en su memorial.
f. 4. 1789, mayo, 31. Madrid. Informe favorable del químico real Pedro Gutiérrez Bueno.
f. 5. 1789, junio, 2. Aranjuez. Solicitud de Brisseau a Floridablanca, pidiéndole audiencia para exponer sus
pretensiones.
f. 5-6. 1802, mayo, 14. La Carolina. Memorial suplicando se le conceda prórroga para la devolución
del préstamo que le concedieron del fondo de bienes mostrencos.
f. 7-9. 1802, octubre, 26. Gerona. Minutas dirigidas a Brisseau y al subdelegado general de mostrencos,
Francisco Nogués, notificándoles la prórroga durante dos años.
f. 10-12. s.d., s.l. Resumen del expediente para el rey

34. Instrumentos de descripción
La descripción del material de archivo
http://www.mcu.es/ccbae/es/inicio/inicio.cmd

35. Archivística:
Los instrumentos de
descripción archivística
José Antonio Moral-Muñoz
jamoral@ugr.es
http://www.ugr.es/~jamoral
Twitter: @moralmunoz