Tutorial access 2007

ACCESS – Manejador de Bases de Datos
Prof. Maciel Castillos, Rodolfo

El Access es uno de los componentes del paquete Office y su especialidad es el manejo de bases de
datos. Básicamente una base es un conjunto de datos organizados en registros a su vez compuestos
por campos. Para el Access, una base está compuesta por varias tablas que contienen información
específica. En un sistema de registro de datos, existen variadas informaciones que no pueden ser
incluidas todas en una misma tabla, por lo tanto se generan varias tablas y se las vincula por medio de
claves, existiendo una sola tabla principal que se enlaza a las otras mediante el establecimiento de
relaciones entre las mismas.
La idea de separar en varias tablas se basa fundamentalmente en el hecho de que:
• Se debe evitar mezclar información heterogénea
• Se debe evitar los grupos repetitivos, es decir, información que necesariamente se debe repetir
es conveniente codificarla (a este proceso se llama “normalización”). Para ello se deberán definir
campos de relación que pueden ser o no las claves de ordenación (clave principal de las tablas).
Los campos que resultaren ser claves no admiten repetición y generalmente son los códigos de
artículos, DNI, nro. Matrícula, etc; todos datos únicos e identificatorios de un solo registro.
Por lo tanto, debemos identificar la tabla principal, que es la que va a registrar la mayor cantidad de
movimientos y generalmente la que soporta mas carga de datos (en el caso de un supermercado: los
artículos y/o productos, en el caso de una escuela los registros de notas de los alumnos, en caso de
personal: la liquidación mensual de los sueldos, etc.); las otras serán secundarias.-
El esquema de una tabla sería:

CAMPOS

DNI NOM_APE DIRECCION TE EDAD
REGISTROS

Y el esquema de una base de datos relacionadas sería:
TABLA: PRODUCTOS
COD_PROD NOMBRE_PROD COD_RUBRO STOCK_PROD PRECIO_COMPRA COD_PROV

TABLA: RUBROS TABLA: PROVEEDORES
COD_RUBRO NOMBRE_RUBRO COD_PROV NOMBRE_PROV DIRECCION_PROV TE_PROV

Como vemos se ha codificado el campo RUBRO para de esta manera solo se repita un corto código en
vez de un extenso texto ( por ejemplo PA: Panadería, LI: Limpieza, QU: químicos, LA: Lácteos; PA:
Pastas, etc).-
Las marcas en grises son las claves principales de ordenación de cada una de las tablas, pero para que
las relaciones funciones es IMPRESCINDIBLE que las claves de las tablas secundarias sean las claves
de la relación.-
Las relaciones permitidas pueden ser:
1 a M: ( uno a muchos)…aparece 1 sola vez en la tabla Rubros pero muchas veces en Articulos
1 a 1: (uno a uno) … aparece 1 sola vez en una tabla y 1 sola vez en la otra (es cuando tenemos una
tabla principal muy extensa y la desdoblamos usando la misma clave de conexión).-


Situación Problemática:
La cooperativa de productos orgánicos PRODUNOR S.A que manufactura frutas, verduras y hortalizas
ofrecidos por pequeños productores monocultivos de la región; nos ha solicitado que le confeccionemos
una base de datos que le permita llevar un registro de sus ventas, de los clientes, de los productores y
asesoramientos técnicos.-

Analizando podremos extraer las siguientes tablas:

A - PRODUCTORES
COD_ NOMBRE_ DIREC_ TE_ COD_ CANT_
PRODUCTOR PRODUCTOR PRODUC PRODUC PRODUCTO HECTAREAS
1 2 3 4 5 6

B - PRODUCTOS
COD_ NOMBRE_ CARAC_ STOCK_ COSTO_
PRODUCTO PRODUCTO PRODUCCION PRODUCTO TONELADA
1 2 3 4 5
La unidad de medida del stock será la tonelada.

C - VENTAS (PRINCIPAL)
NRO_ FECHA_ COD_ CANTIDAD_ COD_
VENTA VENTA PRODUCTO VENDIDA CLIENTE
1 2 3 4 5
Se asume que cada venta es distinta a otra y por más que esté en la misma factura, la consideraremos
distinta a los efectos de realizar correctamente la carga y no tener que recurrir a claves mas complejas

D - ASESORAMIENTOS
NRO_ FECHA_ COD_ TIPO_
ASESORAM ASESORAM PRODUCTOR ASESORAM
1 2 3 4

E - TIPOS DE ASESORAMIENTO
TIPO_ DESCRIP_
ASESORAM ASESORAM
1 2

F - CLIENTES
COD_ NOMBRE_ DIREC_ TE_
CLIENTE CLIENTE CLIENTE CLIENTE
1 2 3 4

Tenemos 6 tablas…por lo tanto deberemos tener 5 relaciones.-

C(3) B(1)
B(1) A(5)
A(1) D(3)
D(4) E(1)
C(5) F(1)

Ahora que hemos definido todas las tablas que vamos a usar y las relaciones, estamos en condiciones
de diseñar nuestra base de datos en ACCESS.-

1) Ingresamos al software con INICIO – PROGRAMAS – ACCESS
2) Luego ARCHIVO – NUEVO – ARCHIVO NUEVA BASE DE DATOS – definir nombre: PRODUNOR
SA., y nos encontramos con esta pantalla:


1. Tablas: Permite crear las tablas
que contendrán los registros.-
2. Consultas: permiten crear las
pantallas que podemos ver cuando
realizamos la búsqueda de algún
dato. E incluso desde aquí
podemos realizar las
actualizaciones que
correspondan.-
3. Formularios: permiten definir
las pantallas de ingresos de datos
a cada una de las tablas.-
4.Informes: especifica el formato
de salida impresa de nuestros
informes.
5. Páginas: Permite crear una
página web a partir de nuestra
base
6.Macros: son secuencias de
instrucciones que se activan que
se suceden determinados eventos.
Para programarlas se debe tener
conocimiento de Visual Basic.

7. Módulos: Un módulo es
básicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el
código de Microsoft Visual Basic (Microsoft Visual Basic: versión visual del lenguaje de programación Basic de alto nivel. Microsoft ha
desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.).

Aquí elegimos – TABLAS – CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO (hacemos doble clic)
3) Vamos a crear primero las TABLAS secundarias, para así luego ver como quedan establecidas las
relaciones..
Empezamos con la tabla PRODUCTOS (porque no tiene ningún código que derive a otra tabla, excepto
la clave principal). Colocamos en Nombre del campo: COD_PRODUCTO
Tipo de Datos: tenemos
Texto: cuando guardamos direcciones, nombres,
códigos y hasta teléfonos. Podemos incluir
aquellos campos que contengan números que no
van a ser utilizados en cálculos. Es el más
utilizado.

Memo: puede guardar gran cantidad de
información escrita, como observaciones.

Número: cuando guardamos datos numéricos,
como edad, altura, cantidades, metros u otros
datos que se utilizarán para realizar cálculos.

Fecha/Hora: guardamos fecha y hora de los
registros con el formato establecido por el
sistema.

Moneda: define los campos que guardarán
valores monetarios.

Autonumérico: son campos que se actualizan por
si sólo y se autonumeran tomando como base el
nro 1. Son útiles para códigos que no se quiere
que se repitan. Pero no los usaremos para
nuestro caso.

Si/No: Son campos que guardan un valor de tick cuando hacemos clic en él. Aparecerá marcado cuando es un SI y vacío cuando es un no.

Objeto OLE: se define así cuando se quiere guardar datos obtenidos de manera externa a nuestra base, es común definir así cuando queremos
guardar una foto por ejemplo.

Hipervínculos: guarda el enlace a alguna entidad externa a la base.

Asistente para búsqueda: es una de las formas utilizadas para establecer la relaciones entre tablas a partir de los códigos. Esta opción las
utilizaremos cuando de una tabla, y a través de un código, tengamos que referenciar el contenido de otra tabla.

En la solapa GENERAL nos interesa

Tamaño del campo: se refiere a la cantidad posible de datos que se puede guardar. Generalmente para texto va 30.

Entonces definimos lo siguiente
COD_PRODUCTO - texto - tamaño: 4 ( así nuestro primer producto será 0001)
NOMBRE_PRODUCTO - texto – 25
CARAC_PRODUCCION – texto – 20
STOCK_PRODUCTO - Numérico – Tamaño: SIMPLE
COSTO_TONELADA – Moneda – 6 – 2 decimales
Seguidamente seleccionamos el primer campo haciendo clic según la gráfica y luego clic en el icono de
la llave.-

Después grabamos haciendo un clic en el ícono del diskette y colocamos como nombre: PRODUCTOS y
cerramos la ventana de la tabla.
Repetimos el procedimiento para crear las tablas de

Nombre del campo Tipo Tamaño

Tabla: TIPOS DE ASESORAMIENTO

TIPO_ASESORAM Texto 2

DESCRIP_ASESORAM Texto 30

Tabla: CLIENTES

COD_CLIENTE Texto 2

NOMBRE_CLIENTE Texto 25

DIREC_CLIENTE Texto 30

TE_CLIENTE Texto 20

Ahora recién estamos en condiciones de poder crear las restantes tablas que tienen campos que
dependen de otras tablas. Desarrollamos la tabla de PRODUCTORES…
Iniciamos el procedimiento de la misma forma teniendo en cuenta la siguiente tabla de Nombre de
Campo, Tipo de Campo y Tamaño; es conveniente desde el principio, una vez cargado el campo clave,


definirlo como clave principal, con la llavecita… Luego cuando llegamos a COD_PRODUCTO1
deberemos desarrollar lo indicado.-

Nombre del campo Tipo Tamaño Escribir el nombre del campo
COD_PRODUCTO1 – Texto – Tamaño 4.
Tabla: PRODUCTORES Luego cambio Texto por Asistente para
Búsqueda y
COD_PRODUCTOR Texto 3 En Asistente para búsqueda – Siguiente –
Tabla: PRODUCTOS – Siguiente – Hacer 2
NOMBRE_PRODUCTOR Texto 25 click sobre COD_PRODUCTO y
NOMBRE_PRODUCTO y – y vemos que se
DIREC_PRODUC Texto 30 pasa del otro lado de la tabla – luego Siguiente
– Siguiente – desactivamos la opcion de Ocultar
TE_PRODUC Texto 15 la columna clave – damos el ancho a las
columnas como en Excel – Siguiente –
chequeamos que esté seleccionado nuestro
COD_PRODUCTO1 Asistente para búsqueda
campo clave COD_PRODUCTO, luego
Siguiente - Finalizar – Pide que se grabe la
COD_PRODUCTO2 Asistente para búsqueda Tabla - Contestamos que SI – y colocamos el
nombre de: PRODUCTORES.
CANT_HECTAREAS Numérico Simple
Luego terminamos la carga del último campo,
grabamos con el diskette y cerramos la ventana
Tabla: VENTAS
de la tabla.
NRO_VENTA Autonumérico
Repetimos el mismo procedimiento para
FECHA_VENTA Fecha/Hora terminar de cargar las otras tablas

COD_PRODUCTO Asistente para búsqueda

CANTIDAD_VENDIDA Numérico Simple

COD_CLIENTE Asistente para búsqueda

Tabla: ASESORAMIENTOS

NRO_ASESORAM Autonumérico

FECHA_ASESORAM Fecha/Hora

COD_PRODUCTOR Asistente para búsqueda

TIPO_ASESORAM Asistente para búsqueda


Una vez que hayamos definido todas las tablas tendremos que chequear las relaciones entre las
mismas.
Para ello hacemos clic en (
Relaciones) de la
barra de Herramientas y
nos aparece la siguiente
pantalla con las tablas
desordenadas, las
organizamos de tal manera
que no se crucen las líneas
de las relaciones.
Luego para terminar de
definir las relaciones
hacemos los siguientes
pasos sobre cada una de
las líneas:
1 CLICK sobre la línea –
BD – MODIFICAR
RELACIÓN – EXHIGIR
INTEGRIDAD
REFERENCIAL –
ACEPTAR (veremos que
aparece en un extremo de
la relación un 1y en el otro
el símbolo de INFINITO, de esta forma se asegura que las claves sean idénticas).-
Entendemos esas relaciones que un producto puede ser producido por varios productores, que un
producto puede venderse varias veces, que un cliente pudo haber realizado varias compras, etc.-
Cerramos la ventana de Relaciones.
Por ahora vamos a cargar los datos directamente sobre la tabla, pero el Access nos brinda la posibilidad
de crear Formularios de ingresos, de manera de hacer mas amigable la carga de datos, e incluso, si se
tiene ideas de programación podríamos definir cuadros de controles desde el Visual Basic.-
Comenzamos a cargar haciendo doble clic sobre la tabla correspiendente.
OJO!! Debemos cargar primero las tablas secundarias: CLIENTES, TIPOS DE ASESORAMIENTO,
PRODUCTOS, PRODUCTORES, ASESORAMIENTOS Y VENTAS.

TIPO_ASESORAM DESCRIP_ASESORAM

01 EDAFOLÓGICO

02 CONTROL DE PLAGAS

03 TECNICAS DE CULTIVO

04 TECNICAS DE RIEGO

05 NUEVOS PRODUCTOS

06 METODOS DE COSECHA


COD_CLIENTE NOMBRE_CLIENTE DIRECC_CLIENTE TE_CLIENTE
01 Supermercado 8 hermanos Junín 931 (03783) 428896
02 Supermercados El Sol Córdoba y Pellegrini (03783) 461460
03 Supermercados Stop 24 hs 3 de Abril 799 (03783) 464025
04 Distribuidora Marcos Independencia 550 (03783) 421079
05 Supermercados Impulso Av. Ferré 1952 (03783) 444715
06 Hipermercado Norte Av Pedro Ferré y (03783) 460297
Chacabuco
07 Verdulería Ever Green 1000 viviendas (03783) 487541
08 Verdulería y Frutería “Valerio” Laguna Seca (03783) 449863
09 Frutería “El Mendocino” Av Ferré y Brasil
10 Escuela de Gastronomía IGP Moreno 1800 (03783) 436547
11 Servicios de Catering Shonko SA Irigoyen 1880 (03783) 451324

COD_PRODUCTO NOMBRE_PRODUCTO CARAC_PRODUCCION STOCK COSTO
0001 Alcaparras Naturales Terreno semiárido 4 $1450.00
0002 Alcaparras Congeladas Terreno semiárido 0.5 $1480.00
0003 Tomates M Larga Vida Naturales 2 $1300.00
0004 Tomates G Larga Vida Naturales 2.5 $1400.00
0005 Lechuga Común Naturales 0.5 $800.00
0006 Lechuga Enrepollada Naturales 0.75 $1200.00
0007 Zapallo Mediano Naturales 2 $700.00
0008 Zapallo Punky Naturales 1.5 $1400.00
0009 Arvejas Comunes Naturales 4 $1250.00
0010 Arvejas Comunes Congel 1.5 $1140.00
0011 Naranjas Ombligo Cítricos 8 $1200.00
0012 Pomelos Cítricos 5 $1350.00
0013 Mandarinas Cítricos 7 $1100.00
0014 Chauchas Largas Naturales 1 $1120.00
0015 Frutillas Obsesión Bajo Cubierta 4 $1800.00
0016 Acelga Naturales 0.75 $1140.00

Tabla: Productores
COD_ NOMBRE DIRECCION TELEFONO PRO-1 PRO-2 HECT
PROD
01 PEREYRA, Norberto Ruta 4 Km 3 (03783) 428440 0003 0004 25
02 TORRES, Ana María Ruta 4 Km 20 (03783) 447559 0005 0006 15
03 MACIAS, Manuel Ruta 5 Km 4 (03783) 463797 0005 0006 10
04 LESTER, Daniel Ruta 4 Km 8 (03783) 15648751 0007 0008 20
05 ZETNER, Norma Ruta 5 Km 2 (03783) 488741 0014 18
06 LEVI, Enrique Ruta 11 Km 12 (03783) 441449 0011 0013 40
07 MERCADO, Lelia Ruta 4 Km 7 (03783) 469395 0015 18
08 SORRE, Valeria Ruta 5 Km 3 0001 0002 8
09 DICK, Mauro Ruta 5 Km 5 (03722) 425651 0009 0010 30
10 GONZALEZ, Paulo Ruta 4 Km 6 (03783) 499214 0016 4


Tabla: VENTAS

NRO_VENTA FECHA_VENTA COD_PRODUCTO CANT_VENDIDA COD_CLIENTE
1 05/03/2006 0007 1,00 05
2 05/03/2006 0014 0,75 04
3 06/03/2006 0005 0,05 06
4 06/03/2006 0006 0,25 06
5 06/03/2006 0010 0,50 06
6 06/03/2006 0013 2,00 06
7 07/03/2006 0016 0,02 08
8 07/03/2006 0015 0,20 08
9 09/03/2006 0008 1,00 02
10 09/03/2006 0001 1,00 05
11 01/04/2006 0002 0,20 05
12 01/04/2006 0011 2,00 06
13 08/04/2006 0012 1,00 09
14 09/04/2006 0003 0,50 11
15 10/04/2006 0004 0,25 11
16 15/04/2006 0011 0,50 07
17 15/04/2006 0007 1,00 11
18 16/04/2006 0015 0,50 09
19 16/04/2006 0010 1,00 01
20 20/04/2006 0011 1,00 10

Tabla: ASESORAMIENTOS

NRO_ASESORAM FECHA_ASESORAM COD_PRODUCTOR TIPO_ASESORAM
1 02/01/2006 06 02
2 02/01/2006 10 01
3 06/01/2006 05 05
4 08/01/2006 01 03
5 08/01/2006 01 05
6 08/01/2006 03 01
7 10/01/2006 06 02
8 10/01/2006 01 04
9 12/01/2006 01 06
10 12/01/2006 02 06
11 15/01/2006 10 01
12 15/01/2006 09 02

Una vez relacionadas y cargadas las tablas estamos en condiciones de generar informes de todo tipo.

INFORME 1: LISTADO DE PRODUCTORES con sus productos
Hacer Clic en INFORMES – CREAR UN INFORME UTILIZANDO EL ASISTENTE – Elijo TABLA
PRODUCTORES - e incluyo de esta tabla: NOMBRE_PRODUCTOR y CANT_HECTAREAS (haciendo
clic sobre el campo, luego dando “ > ” mayor) – Elijo tabla: ASESORAMIENTOS , de aquí
FECHA_ASESORAM, y de la tabla: TIPOS DE ASESORAMIENTO: DESCRIP_ASESORAM – Siguiente
– Siguiente – Siguiente – Siguiente – Siguiente – Corporativa – Siguiente – Finalizar


Aparece el informe creado, pero debemos darle algunos retoques….
Hacemos clic en cerrar el informe, ¡OJO!!!!... NO CERRAR EL ACCESS
Luego clic sobre nuestro informe PRODUCTORES y clic en DISEÑO…
Aparece una pantalla cuadriculada, es el diseño, sobre el cual haremos los cambios… Para ir viendo
como va quedando, haremos clic en el ícono de vista previa.

Cambiamos el título haciendo doble clic sobre el mismo y colocando PRODUNOR SA – Productores
que han recibido asesoramiento
Haciendo un clic fuera del área de escritura y quedando seleccionado el título podremos cambiarle la
fuente a : ARIAL NARROW – NEGRITA – 18 (si fuera necesario ampliar el área del texto para que
pueda ingresar todo).-
Vemos como queda con la vista preliminar, volver con CERRAR…
En el área de Encabezado: Cambiamos de igual manera los títulos de las columnas, con el mismo
procedimiento y llamamos:
Nombre_Productor: como Productor..
Cant_Hectareas como hectáreas sembradas
Fecha_asesoram como fecha
Descrip_asesoram como tipo asesoramiento
Luego seleccionamos todos los campos, como selección múltiple y le cambiamos la fuente a Arial 11 – N
– Relleno de color….

Luego para los campos NOMBRE_PRODUCTOR y CANT_HECTAREAS.. le damos el mismo formato
Arial 11 – N y para que nos aparezca todo el bloque en otro color...no estando sobre ningún campo pero
en el área de Encabezado COD_PRODUCTOR – BD – Color de Fondo o Relleno – Elegir Color –
Aceptar
En el área de Pie de página – colocar SU NOMBRE….

El informe quedaría tal cual figura en la página siguiente.

INFORME 2: Crear un informe listando LOS CLIENTES (sólo nombres) – las VENTAS que les hicimos
(FECHA) y los nombres de los PRODUCTOS (NOMBRE_PRODUCTO) que les vendimos
Título del informe: PRODUNOR SA – Listado de ventas del último semestre

INFORME 3: Crear un informe listando LOS PRODUCTOS que se vendieron ordenados en forma
descendente por cantidades totales…y obtener las cantidades de los mismos.-


Bibliografía de Consulta:
• APRENDIENDO MICROSOFT OFFICE 2000, Greg, Perry. Editorial Prentice Hall, México 1999
• TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN. Cersósimo, Héctor. Editorial Kapelusz.
Buenos Aires. 2004.
• TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN. Valsechi y otros. Gram Editora. Buenos
Aires. 2000.
• E-book MICROSOFT ACCESS XP. www.manualesshop.com.ar . España. 2006


MÓDULO INSTRUCTIVO

TUTORIAL DE

BASE DE DATOS

ACCESS
AUTOR
Prof. MACIEL CASTILLOS, Rodolfo

*** 2006 ***

Tutorial access 2007

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