Manual interventoria

República de Colombia
Ministerio de Transporte
INSTITUTO NACIONAL DE VÍAS

VERSIÓN - 0

Instituto Nacional de Vías - INVIAS Manual de Interventoría

MINISTERIO DE TRANSPORTE
INSTITUTO NACIONAL DE VIAS

Resolución Número 5282 DEL 18 DE DICIEMBRE de 2003

Por la cual se adopta el Manual de Interventoría en el Instituto Nacional de Vías.

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE VÍAS
En ejercicio de las facultades conferidas por el Decreto No. 2056 del 24 de julio del año 2003, y

C O N S I D E R A N D O:

Que para el cumplimiento de los fines de la contratación, el Instituto Nacional de Vías, entre
otros tendrá la dirección general y la responsabilidad de ejercer control y vigilancia de la
ejecución contractual, de conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 80 de
1993.

Que el control y vigilancia de la ejecución de las obras por licitación o concurso que
adelanta el INSTITUTO NACIONAL DE VIAS, se hace a través de Interventorías.

Las Secretarías Generales Técnica y Administrativa, a través de las Unidades Ejecutoras y
las Direcciones Territoriales, serán las dependencias encargadas de dirigir, coordinar y
controlar las labores de Interventoría en los contratos de la infraestructura de los modos de
transporte carretero, fluvial, férreo, marítimo y demás obras complementarias que estén a
cargo del INSTITUTO NACIONAL DE VÍAS.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO. Adoptar el Manual de Interventoría en el Instituto Nacional de Vías
como herramienta para realizar la supervisión para la contratación,.

ARTICULO SEGUNDO: Los Jefes de cada una de las Unidades Ejecutoras y las
Direcciones Territoriales del Instituto Nacional de Vías deberán darle estricto cumplimiento
al MANUAL DE INTERVENTORIA.

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MINISTERIO DE TRANSPORTE
INSTITUTO NACIONAL DE VIAS
SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA

MANUAL DE INTERVENTORÍA

VERSIÓN 0

BOGOTÁ, D.C, DICIEMBRE DE 2003

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CONTENIDO

PRESENTACIÓN

OBJETO DE LA INTERVENTORIA

I. PROPÓSITOS DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y/ O TÉRMINOS DE
REFERENCIA

II. INTERVENTORÍAS

1. CONSULTORIA

1.1 R E C I B O E I N I C I A C I Ó N D E L C O N T R A T O D E C O N S U L T O R Í A

1.1.1 Orden de Iniciación de Interventoría
1.1.2 Reunión supervisor del proyecto
1.1.3 Documentación del proyecto
1.1.4 Información técnica contenida en los documentos
1.1.5 Reunión con el consultor
1.1.6 Orden de iniciación del contrato de consultoría
1.1.7 Modificaciones al proyecto
1.1.8 Entrega del anticipo y/o del pago anticipado

1. 2. DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO DE LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO DE CONSULTORÍA

1.2.1 Trámites ante las entidades de servicios públicos y autoridades
ambientales
1.2.2 Gestión técnica
1.2.3 Gestión administrativa
1.2.4 Informes de interventoría
1.2.5 Casos eventuales

1.3 SEGUIMIENTO DEL CONTRATO, ENTREGA Y LIQUIDACION

1.3.1 Acta de terminación
1.3.2 Acta de recibo final y liquidación
1.3.3 Entrega de documentos al Instituto Nacional de Vías

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2. INTERVENTORÍA DE OBRA

2.1 RECIBO E INICIACIÓN DEL CONTRATO DE OBRA.

2.1.1 Orden de iniciación de interventoría
2.1.3 Orden de iniciación del contrato de obra
2.1.4 Instalaciones.
2.1.5 Visita de iniciación al proyecto.
2.1.6 Reunión con el contratista
2.1.7 La inversión
2.1.8 Reuniones semanales

2.2 DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO DE LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO

2.2.1 Gestión técnica y administrativa

2.3 ENTREGA Y LIQUIDACION DEL CONTRATO DE OBRA

2.3.1 Acta de terminación de obra
2.3.2 Visita previa y final de inspección de obra
2.3.3 Acta de recibo final de obra
2.3.4 Informe final y planos récord de obra
2.3.5 Acta de liquidación del contrato
2.3.6 Acta de devolución de garantías del contratista (en caso que el contrato
lo contemple)
2.3.8 Acta de terminación del contrato de interventoría.
2.3.9 Acta de recibo final y de liquidación del contrato de interventoría.
2.3.10 Interventoría para proyectos especiales

3. PLAN DE CONTROL DE CALIDAD

3.1 CONSIDERACIONES GENERALES

3.2 REQUISITOS Y ALCANCE DEL PLAN DE CALIDAD

3.2.1 Responsabilidad gerencial
3.2.2 Compras, subcontratos
3.2.3 Plan de control de calidad
3.2.4 Control de los documentos y datos
3.2.5 Control de los registros de calidad
3.2.6 Identificación y trazabilidad del producto
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3.2.7 Control de procesos
3.2.8 Auditorias internas de calidad.

3.3 RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE LEGAL

3.3.1 Política de calidad
3.3.1.1 Objeto
3.3.1.2 Alcance
3.3.1.3 Responsabilidades
3.3.1.4 Objetivos de la calidad
3.3.1.5 Compromiso gerencial
3.3.1.6 Responsables de la ejecución y la calidad del contrato

IV. FORMATOS DE INTERVENTORÍA

SGT- 001 Orden de iniciación de consultoría e interventoría
SGT- 002 Orden de iniciación de contrato de obra
SGT- 003 Orden de iniciación del contrato de diseño y construcción
SGT- 004 Acta de recibo y aprobación de diseño
SGT- 005 Acta de anticipo del constructor y/o consultor
SGT- 006 Acta de liquidación de anticipo
SGT- 007 Acta de reajustes
SGT- 008 Acta de recibo parcial de obra
SGT- 009 Acta de Cambio de Especificaciones
SGT- 010 Acta de fijación de precios no previstos
SGT- 011 Acta de suspensión
SGT- 012 Orden de reiniciación
SGT- 013 Acta de cambio de supervisor o de interventoría
SGT- 014 Acta de terminación de contrato de consultoría/ Interventoría
SGT- 015 Acta de terminación de contrato de obra / vencimiento de plazo
SGT- 016 Acta de recibo final de contrato de obra
SGT- 017 Acta de liquidación de contrato de obra
SGT- 018 Acta de recibo y liquidación de contrato de consultoría/Interventoría
SGT- 019 Acta única de entrega de elementos por parte del Instituto Nacional
de Vías
SGT- 020 Cuadro de informe de inversión y buen manejo de anticipo
SGT- 021 Cuadro de control de ajustes
SGT- 022 Informe semanal de Interventoría
SGT- 023 Plan de inversión del anticipo
SGT- 024 Análisis de precios unitarios
SGT- 025 Cuadro de reversión de precios unitarios no previstos
SGT- 026 Cuadro de control legal
SGT- 027 Autorizacion para reintegro saldo de anticipo
SGT- 028 Evaluación de cumplimiento de las obligaciones contractuales
SGT- 029 Cuadro resumen de pruebas de laboratorio
SGT- 030 Cuadro de control financiero

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SGT- 031 Cuadro comparativo de precios unitarios no previstos
SGT- 032 Solicitud de adición y/o prórroga
SGT- 033 Acta de seguimiento al contrato
SGT- 034 Acta de seguimiento ambiental
SGT- 035 Formulario de requerimientos ambientales preliminares
SGT- 036 Informe mensual ambiental de interventoria
SGT- 037 Cuadro para el control de manejo de escombros
SGT- 038 Acta de pago mensual de Interventoría
SGT- 039 Acta de Informe semanal Ambiental de Interventoría
SGT- 040 Ficha técnia para proyectos
SGT- 041 Cuadro de inventario forestal
SGT- 042 Certificación de Recibo de Obra (Anexo 3)
SGT- 043 Acta de devolución de garantías
SGT- 044 Acta de liquidación de convenio Interadministrativo
SGT- 045 Acta de Comité Técnico
SGT- 046 Acta de auditoría ambiental consultoria/ obra
SGT- 047 Acta de modificación de cantidades de obra

V. FORMATOS DE CONTROL DE CALIDAD

FCC - 001 Responsabilidad gerencial
FCC - 002 Proveedores
FCC - 003 Subcontratistas
FCC - 004 Listado actividades sometidas a control de calidad (Mapa de
procesos)
FCC - 005 Listado actividades con subcontrato
FCC - 006 Listado compras
FCC - 007 Identificación y trazabilidad
FCC - 008 Puntos de inspección y ensayo
FCC - 009 Registro: no conformidad
FCC - 010 Acción: correctiva / preventiva

ANEXOS

Anexo 1 - Indicadores de desempeño del contrato
Anexo 2 - Instructivo para supervisores
Anexo 3 - Certificación de Recibo de Obra (Ver formato SGT- 042)
Anexo 4 - Valla Invias.

GLOSARIO

BIBLIOGRAFÍA

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PRESENTACIÓN

La Secretaría General Técnica en coordinación con la Oficina de Control Interno
han elaborado el presente Manual de Interventoría, con el fin de obtener
una interpretación cada vez más transparente, eficiente y eficaz sobre el
régimen de contratación administrativa y unificar criterios sobre esta materia,
el cual se encuentra soportado en el mandato de la Ley 80 de 1993. “ Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública”.

Para el Instituto Nacional de Vías es muy grato presentar una herramienta
metodológica sobre la función de interventoría en la Entidad, acorde con el
accionar de la administración pública y basada en los lineamientos dados por
el Señor Presidente de la República en materia de lucha contra la corrupción y
la transparencia.

La Dirección no podía pasar por alto la dilución de responsabilidades en el
tema de la contratación por falta de un reglamento que establezca claramente
quien debe cuidar de los intereses de la institución, de la Nación y por ende de
los ciudadanos e cada etapa del contrato, especialmente en la etapa de
n
ejecución.

Acorde con los principios constitucionales y las políticas de modernización del
Estado, el manual de interventoría ayuda al mejoramiento de la gestión de la
entidad, contribuye a elevar la productividad y a garantizar la eficiencia y la
eficacia en el proceso de ejecución de las obras, y consultoría, permitiendo
definir estrategias de mejoramiento de la calidad del producto esperado, y a la
vez que brinda un manejo sistémico de los procesos que se interrelacionan.

El manual contiene los lineamientos establecidos para la interventoría en
contratos de consultoría, y en Interventorías de obra, de igual forma contiene el
plan de control de calidad y los formatos de actas de interventoría, junto con
anexos para registrar los indicadores de desempeño, instructivo para
supervisores, Recibo de Obra.

El proceso de ejecución de un contrato en todas sus etapas debe surtirse
documentalmente tanto al interior como al exterior del Invías, documentación
que se debe cuidar y conservar, e impedir su sustracción destrucción, u
ocultamiento para uso indebido.

Es nuestro interés, generar mecanismos que fortalezcan la cultura
organizacional en materia de ejecución contractual, y de la prevención de
riesgos en el desarrollo de la misión institucional y la consecución de los
objetivos propuestos, mediante una verdadera representación de la Entidad, en

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la ejecución de los contratos, verificando que se de estricto cumplimiento a las
especificaciones técnicas, los requerimientos administrativos, legales y
contables acordado.

Por estas y muchas razones más, el Manual especifica los procesos,
procedimientos, recursos, responsabilidades y normatividad vigente que debe
cumplir la “interventoría” durante la vigencia del contrato suscrito con el
Instituto Nacional de Vías y del amparo de la calidad y cumplimiento del
servicio, de tal suerte que se comprometa con el cumplimiento de las
exigencias institucionales y las haga exigibles a los contratistas.

Nuestra intención es la de que este manual debe ser incorporado al interior de
la entidad como una herramienta de gestión por parte de las Subdirecciones
misionales y de apoyo, y cuente con la participación y respaldo de todos los
servidores públicos, y la ciudadanía en general en desarrollo y aplicación de
los mecanismos de participación ciudadana de que tata la Ley.

Esta es una herramienta que facilita la toma de decisiones en las diferentes
etapas del proyecto. Las disposiciones establecidas en este documento son de
obligatorio cumplimiento tanto para el interventor y el contratista, como para
los supervisores de los contratos designados por el Instituto para tal fin.

Este instrumento que ponemos a disposición de todas las áreas ejecutoras de la
entidad, sea aplicado en el desarrollo del trabajo y nos permita mejorar los
controles y alcanzar las metas propuestas, lo cual redundará en el
cumplimiento de los fines del Estado.

Por último, quiero señalar que la responsabilidad del interventor de acuerdo
con artículo 32 de la Ley 80 de 1993, numeral 1º es igual a la del servidor
público en los términos previstos en el artículo 53 y 55 del Estatuto Contractual;
así como en la Ley 734 de 2002, artículo 53 como sujetos disciplinables.

Esperamos que este manual contribuya al buen manejo y por ende, al
desarrollo exitoso de todos los proyectos que se gestionen.

ALICIA NARANJO URIBE
Directora General

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OBJETO DE LA INTERVENTORÍA

La Interventoría tiene el objeto de representar al Instituto Nacional de Vías,
supervisar y controlar la acción del contratista, para verificar que se cumplan
las especificaciones y normas técnicas, las actividades administrativas, legales,
contables, financieras y presupuestales, establecidas en los pliegos de condiciones o
términos de referencia de los contratos celebrados por la Entidad.

La interventoría se origina en la existencia de un compromiso contractual para
la realización de cualquier tipo de contrato (consultoría, de obra y ambiental),
siendo el interventor el responsable y la máxima autoridad del contrato y su
desarrollo.

OBJETIVOS

§ Asegurar mediante una interventoría proactiva, la calidad del
desarrollo del objeto del contrato.
§ Representar al Instituto para la adecuada ejecución de los contratos
apoyándolo en la dirección y coordinación del mismo sin ir en contra de
la misión y los valores de la Entidad.
§ Informar y conceptuar al Instituto en forma continua y periódica sobre el
avance, problemas y soluciones presentados en el desarrollo del
contrato.
§ Llevar el control del archivo de interventoría con la finalidad de integrar
un expediente claro del desarrollo del contrato.
§ Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente, requerimientos de
la Autoridad Ambiental competente y además las especificaciones de
cada uno de los aspectos ambientales contenidos en el contrato.
§ Asegurar la mitigación del impacto ambiental causado por la obra.
§ Asegurar la calidad de las obras, iniciando su intervención desde la
revisión y aprobación de los diseños.
§ Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados
por el contratista, a partir de las especificaciones técnicas dadas por el
Instituto.
§ Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se
desarrollen los contratos, dentro de los presupuestos, de tiempo e
inversión previstos originalmente.
§ Armonizar la interacción del contratante y contratista, para el logro
general del objeto contractual que satisfaga las necesidades de la
comunidad.

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I. PROPÓSITO DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y/O
TÉRMINOS DE REFERENCIA

Los Pliegos de Condiciones y/o Términos de Referencia son documentos que
sirven de base en la regulación de la actividad contractual de la
Administración. En ellos se especifican el suministro, obra o servicio que se
pretende contratar, las condiciones a seguir en la preparación, ejecución del
contrato, los derechos y obligaciones de la entidad contratante de los
oferentes y el futuro contratista.

En los Términos de Referencia o Pliegos de Condiciones de contratos de
Estudios y Diseños, Construcción, Mejoramiento, Rehabilitación, Mantenimiento
e Inventarios, debe exigirse la estandarización de la información
georeferenciada, presentada mediante el Sistema de Información del Instituto
Nacional de Vías vigente.

OBJETIVO PROPÓSITOS
Definir el objeto del contrato
1. Informar en forma estandarizada
Divulgar la intención de licitar
a los aspirantes sobre las
Definir los términos del proceso
condiciones de licitación o
Proveer la información necesaria sobre
concurso
requisitos de participación y formalidades
que se deben cumplir
2. Definir los procesos únicos y Establecer las reglas para la selección
particulares de evaluación objetiva del contratista
objetiva de las propuestas Definir y ponderar los criterios de evaluación
Suministrar los formularios que deben
procesarse
3. Reglamentar la actuación de las Proveer los instrumentos base para el
partes contratantes control del contrato. (Normas, Leyes,
Resoluciones etc.)
Reglamentar legalmente el contrato
Establecer las reglas de comunicación
Suministrar las normas técnicas, planos y
documentos de referencia
Definir las condiciones de calidad y
servicios, métodos de control, seguimiento
y vigilancia.
Definir los procedimientos para la medida
y pago.

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N O T A : Los pliegos de condiciones se establecen para el objeto referente a la
ejecución de obras (construcción, mantenimiento, mejoramiento y
rehabilitación) y los términos de referencia se establecen para el objeto de
estudios, diseños e interventoría.

II. INTERVENTORÍAS

Considerando las diferentes actividades que deberá realizar el interventor
durante la realización del proyecto, y/o ejecución del contrato, se han dividido
en dos grandes grupos así:

1. Consultoria

2. Interventoría de obra

Cada uno de ello esta definido en tres (3) etapas o procesos básicos que son:

- Iniciación del Contrato
- Desarrollo técnico y administrativo del contrato.
- Entrega y liquidación del contrato, seguimiento posterior en la ejecución
de las obras

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1. CONSULTORÍA

1.1 RECIBO E INICIACIÓN DEL CONTRATO DE CONSULTORÍA

Este proceso se refiere al estudio del proyecto, la preparación y
establecimiento de directrices para la ejecución, y la elaboración de las actas
de iniciación de los contratos de interventoría y de consultoría; esto con el fin
de establecer y organizar los aspectos técnicos, financieros y legales
relacionados con el contrato, de tal forma, que se logre la efectiva ejecución de
éste, conforme a lo programado.

Durante esta etapa, la interventoría deberá:


Con el fin de formalizar el inicio de la labor de interventoría, previa orden de
iniciación de la Unidad Ejecutora, indicando las fechas de iniciación y
terminación, valor del contrato, revisión del personal y el equipo que contará
la interventoría para el ejercicio de sus funciones, el supervisor del proyecto y
el Interventor deben diligenciar y suscribir el acta de iniciación del contrato,
con revisión y Vo.Bo. del Jefe de la Unidad Ejecutora respectiva (Ver formato
SGT-001).

Copia de dicha acta debe ser remitida a la Dirección Territorial que por su
jurisdicción le corresponda.

El supervisor de proyecto y el interventor deben entregar al consultor el CD con
el software del sistema de información del Instituto Nacional de Vías vigente,
suministrado por la Unidad Ejecutora correspondiente, para cada uno de los
contratos.

1.1.2 Reunión supervisor del proyecto

El supervisor del proyecto debe organizar y llevar a cabo una reunión con la
interventoría y demás funcionarios que considere necesario. El Interventor
contará con los siguientes documentos:

§ Propuesta ganadora y cuadro de evaluaciones, adendos, aclaraciones.

§ Resolución de adjudicación

§ Contrato de interventoría

§ Especificaciones generales de construcción de carreteras

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§ Manual de interventoría y demás documentos que le permitan al
interventor conocer los requerimientos que le son exigidos por el
Instituto Nacional de Vías y la normatividad vigente aplicable al
contrato a manejar.

§ Resolución de la autoridad ambiental competente (en los casos en que
aplique)

§ Especificaciones técnicas del Instituto

En el caso de que el contrato de consultoría contemple la realización de
estudios de impacto ambiental y/o planes de manejo ambiental, el supervisor
ambiental del Instituto Nacional de Vías debe entregar al interventor copia
de los términos de referencia ambientales, así como copia de las resoluciones,
providencias y requerimientos de la autoridades ambientales.

El interventor debe presentar el personal con quienes desarrollará la
interventoría del contrato de consultoría de acuerdo con lo establecido en la
propuesta.


Es responsabilidad del interventor revisar y estudiar los documentos e
información en general, suministrados por el supervisor del proyecto, con el
propósito de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto, de modo
tal que pueda realizar de manera efectiva las labores encomendadas.

1.1.4 Información técnica contenida en los documentos

Es deber de la interventoría, revisar los requerimientos técnicos exigidos al
consultor en los términos de referencia y/o pliegos de condiciones.
Adicionalmente, y dependiendo del tipo de consultoría sobre la cual se
ejercerá la Interventoría, es indispensable que ésta última efectúe una visita al
terreno donde se ubicará el proyecto a diseñar con el fin de identificar los
requerimientos específicos del mismo.

1.1.5 Reunión con el consultor

La interventoría debe organizar una reunión con el consultor y demás
personas que considere conveniente, en la que se analice la programación de
la ejecución del contrato y en donde se establezcan los lineamientos,

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metodología y demás aspectos que se seguirán a lo largo del desarrollo de la
consultoría.

En esta reunión el consultor debe presentar, ante la interventoría, el personal
a utilizar en el desarrollo de la consultoría de acuerdo con lo establecido en su
propuesta.

1.1.6 Orden de iniciación del contrato de consultoría

De igual forma que en el inicio de la interventoría, el consultor e interventor
deben elaborar y suscribir el Acta de Iniciación del Contrato de Consultoría,
con revisión del supervisor del contrato, supervisor del proyecto y Vo.Bo. del
Jefe de la Unidad Ejecutora correspondiente (Ver formato SGT-001).

Dicha acta se suscribe con el fin de formalizar el inicio del desarrollo de la
consultoría, dejando constancia de las fechas de iniciación y terminación, valor
del contrato, la revisión del personal y del equipo con que cuenta en el
momento y los que debe adicionar el consultor para el ejercicio de sus
funciones.

NOTA: Cuando se presenta el caso de que la misma firma inicia los estudios y
diseños y posteriormente la ejecución de la obra, las actas se deben manejar
por separado e independientemente por las áreas respectivas.

Cada Unidad Ejecutora será responsable del seguimiento y control
administrativo y técnico del contrato, con el fin de dar cumplimiento al objeto
establecido, para ello deberán nombrarse supervisores de proyecto en las
Unidades Ejecutoras y supervisores de contrato en las Direcciones Territoriales.
Sin embargo, aunque el manejo de las actas sea por separado, los
supervisores de proyecto de las respectivas dependencias, el contratista y el
interventor deberán elaborar el Acta de Iniciación del Contrato de Diseño y
Construcción (Ver formato SGT- 003), para dejar constancia del inicio de la
labor del contratista. De igual forma, una vez finalice el proceso de Estudios y
Diseños, se debe elaborar el Acta de Recibo y Aprobación de Diseño e
Iniciación de Ejecución de Obra (Ver formato SGT- 004), para dejar constancia
de la terminación y cumplimiento en la consultoría y el inicio de las labores de
la ejecución de la Obra.

1.1.7. Modificaciones al proyecto

Para realizar modificaciones en la programación u otro factor del proyecto, el
interventor en coordinación con el consultor, deben elaborar la propuesta que
justifique las modificaciones planteadas, la cual deberá ser avalada por el
Supervisor del contrato. Dicha propuesta además, debe remitirse para revisión
y aval del Supervisor de Proyecto y del Jefe de la Unidad Ejecutora respectiva.
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1.1.8. Entrega del anticipo y/o del pago anticipado

El Instituto Nacional de Vías entregará al consultor el valor pactado como
anticipo o pago anticipado; el cual debe ser verificado por el interventor.

CONTRATO DE CONSULTORÍA

Para el desarrollo administrativo y técnico de la ejecución del contrato de
consultoría, se definen las siguientes actividades y responsabilidades que
debe realizar el interventor:

1.2.1 Trámites ante las entidades de servicios públicos y autoridades
ambientales

En caso de que los proyectos tengan relación o interferencia con redes de
servicios públicos, el Interventor deberá verificar la presentación de los
documentos por parte del consultor ante las empresas involucradas en el
proceso, que requieren de la aprobación previa del Interventor.

Para el trámite de la solicitud de la aprobación de los proyectos se debe tener
en cuenta lo siguiente:

§ El consultor debe efectuar la solicitud de los datos técnicos a las diferentes
Empresas de Servicios Públicos.
§ El interventor debe verificar que los datos obtenidos cumplan con las
especificaciones técnicas exigidas por las Empresas de Servicios Públicos e
indicar al consultor los ajustes a realizar.
§ La interventoría debe aprobar el proyecto y diseño con su respectiva
aprobación en los planos, Previo Vo.Bo. de las empresas

Previos a la iniciación de la obra, la Subdirección de Medio Ambiente y Gestión
Social del Instituto Nacional de Vías, tramitará los permisos y/o licencias
ambientales a que haya lugar con base en los estudios ambientales realizados
por el consultor y aprobados por el interventor. Además el interventor debe
tener en cuenta las siguientes actividades:

§ El Instituto Nacional de Vías fija los términos de referencia, para lo cual
el Consultor con el Vo.Bo. del Interventor debe allegar a la Subdirección
de Medio Ambiente y Gestión Social una ficha técnica y un plano donde
se muestren los diseños específicos del proyecto a desarrollar. Los
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requerimientos establecidos por dichos términos de referencia para el
plan de manejo ambiental, varían de acuerdo con las actividades y
alcance del proyecto.

§ Previa a la ejecución de la obra, el Instituto Nacional de Vías deben
solicitar los permisos y/o licencias ambientales ante las Autoridades
Ambientales competentes, para lo cual el interventor debe revisar los
términos de referencia, con el fin de supervisar la realización del plan
de manejo ambiental de acuerdo con éstos requerimientos.

§ El interventor debe velar porque el consultor de cumplimiento tanto a
los términos de referencia y pliegos de condiciones preparados por el
Instituto Nacional de Vías para el desarrollo de los estudios de impacto
ambiental y/o planes de manejo ambiental, así como de los términos de
referencia y pronunciamientos de la Autoridad Ambiental competente
respecto al desarrollo de los estudios. De otra parte el consultor debe
efectuar los ajustes pertinentes en caso de que haya un
pronunciamiento de la Autoridad Ambiental respecto al estudio.

§ El interventor debe disponer como mínimo de un experto ambiental, el
cual debe realizar el seguimiento al desarrollo del estudio de Impacto
ambiental y a los requerimientos definidos en la evaluación efectuada
por la Autoridad Ambiental y/o el Instituto Nacional de Vías (Ver
formato SGT- 34).

§ El interventor debe participar en las reuniones requeridas por la
Autoridad Ambiental y/o el Instituto Nacional de Vías en desarrollo de
la evaluación y aprobación del estudio de Impacto ambiental.

§ Una vez finalizado el estudio de impacto ambiental, el consultor debe
presentarlo al interventor que lo aprobará y luego lo pasará para su
posterior evaluación a la Subdirección de Medio Ambiente y Gestión
Social del Instituto Nacional de Vías.

1.2.2 Gestión técnica

Para lograr la ejecución oportuna de los trabajos, el interventor debe exigir al
consultor el inicio de los trabajos en las fechas previamente programadas. El
interventor será el responsable ante el Instituto Nacional de Vías de cualquier
retraso en el desarrollo de la consultoría, a no ser que la causa le sea
imputable al contratista por incumplimiento o desacato de órdenes, entre otros
aspectos. Sin embargo, si el incumplimiento es del contratista y el interventor
no lo requiere e informa oportunamente al INVIAS, este último será
igualmente responsable.

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La interventoría debe revisar antes y durante la ejecución del contrato, las
referencias topográficas (puntos topográficos, coordenadas y cotas), d tal
e
forma que le permitan posteriormente al constructor localizar adecuadamente
el proyecto sobre el terreno. De igual forma, debe exigirle al ejecutor del
contrato la permanencia de las referencias topográficas establecidas, su
protección, traslado o reposición cuando sea necesario.

El interventor debe controlar el avance de los proyectos de estudios y diseños
en forma permanente mediante visitas periódicas a las instalaciones del
consultor y además las reuniones programadas desde un principio con
participación del supervisor del contrato que el Instituto Nacional de Vías
designe para tal fin. Para ello, debe revisar, aprobar y complementar el
programa de trabajo con el consultor para la ejecución de los estudios. De
igual forma, debe efectuar por escrito, las observaciones que estime
pertinentes a los informes de avance de los estudios y diseños del consultor y
velar porque se entreguen en las fechas establecidas, de tal forma que
garantice el cabal cumplimiento de las actividades a efecto de lograr el
correcto desarrollo de los estudios y diseños. Además debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:

§ Efectuar el seguimiento a las radicaciones de los estudios y diseños que
haga el consultor en las Empresas de Servicios Públicos, conducentes a
obtener las aprobaciones de los sistemas de redes propuestos, para la
aprobación de los mismos.

§ Facilitar el acceso, en calidad de préstamo a los planos, estudios,
documentos e información general en poder del Instituto Nacional de
Vías, que sean necesarios para el desarrollo integral de los trabajos
por parte del Consultor.

§ Responder por los sobrecostos que se causen, cuando por tales hechos
se ocasionen daños a la Entidad o al consultor respecto del contrato
sobre el cual ejerció la interventoría, sin perjuicio de las acciones que
adelanta el Instituto Nacional de Vías.

§ Realizar el seguimiento a los planes y alternativas desarrolladas en la
consultoría en lo referente al manejo del tránsito.

El interventor debe exigir el inicio de los estudios concernientes al manejo de
tránsito, al mismo tiempo que se inician las labores propias de la consultoría,
controlando en el proceso la calidad, métodos y tecnología aplicada por el
contratista en el desarrollo del mismo.

El consultor debe presentar a la Interventoría un plan de manejo de tráfico en
los diferentes frentes de trabajo que pretenda ejecutar y elaborar un

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documento escrito, destinado a mantener los parámetros dentro de los rangos
mínimos, en zonas urbanas y rurales.

El interventor debe exigir al consultor los siguientes documentos:

§ Cronograma y horarios de los trabajos de acuerdo con los resultados
que arroje el análisis de los parámetros mínimos aceptables

§ Una descripción de los trabajos a ejecutar y del manejo del tránsito así
como la ubicación de los puntos críticos donde se requiera el apoyo de
la Policía de Carreteras.

§ El soporte técnico explicativo de los desvíos especificando el período de
duración, fecha, horario y rutas que transitan por las vías afectadas, a
fin de que se haga la publicidad requerida por los diferentes medios en
forma anticipada y oportuna.
§ Así mismo el consultor debe proponer mecanismos para la atención
rápida de situaciones que impidan parcial o totalmente el tránsito de
los vehículos, como pueden ser accidentes, vehículos varados en la vía,
entre otros.

§ Diseñar un plan de demoliciones y manejo de escombros que no
ocasione traumatismos en el tránsito. Además debe proponer
mecanismos que minimicen los efectos que dichas demoliciones puedan
causar en el área en estudio, cumpliendo siempre con la normatividad
vigente de las autoridades ambientales competentes.

§ Recopilar información sobre otras vías que estén siendo intervenidas
(construcción o mantenimiento), para que el plan de rutas alternas
presentado esté coordinado con dichas obras.

§ Presentar una propuesta estratégica para disminuir el impacto sobre el
tránsito vehicular y peatonal, dentro de esta propuesta debe
contemplarse la creación de políticas que consideren convenientes, ya
sea para la modificación de rutas de transporte público y de carga,
desvíos para el tránsito automotor particular, contra flujos y planes
reversibles, restricciones a la circulación y al parqueo y trabajos
nocturnos.

§ El interventor debe solicitar al consultor el detalle de la señalización
temporal necesaria y suficiente a implementar; tales como: señalización
estática y luminosa, señales reglamentarias preventivas e
informativas, con elementos como barricadas, conos, canecas,
delineadores luminosos, semáforos y demás elementos que consideren
necesarios para garantizar la seguridad de los peatones, flujos
vehiculares y personal de obra.

19


§ Controlar el avance del contrato

El incumplimiento de estas obligaciones por parte del interventor lo hara
responsable conjuntamente con el contratista de los perjuicios causados a la
entidad contratante o a terceros.

Normatividad a tener en cuenta:
Hacen parte del presente manual de interventoría los documentos que se
relacionan a continuación:

§ Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, las normas comerciales y
civiles vigentes que rijan las materias, aquellos que lo regulen
particularmente.

§ Ley 99 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

§ Ley 105 de 1993.

§ Ley 685 de 2001.

§ Ley 716 de 2001.

§ Ley 734 de 2002.

§ Ley 789 de 2002.

§ Ley 816 de 2003.

§ Código Colombiano de Diseño Sísmico de Puentes, adoptado mediante
Resolución No. 0003600, del 20 de junio de 1996, emanada del Ministerio
de Transporte.

§ Resolución No. 002633 del 14 de diciembre de 1999, emanada del
Ministerio de Transporte, por la cual se establece la instalación
obligatoria de vallas informativas en las obras públicas que realice el
Ministerio de Transporte y sus entidades adscritas y vinculadas.

§ Resolución No. 002543 del 23 de agosto de 2000, emanada del
Ministerio de Transporte, por la cual se modifica parcialmente la
Resolución No. 2633 del 14 de diciembre de 1999.

§ Resolución No. 002666 del 1 de marzo de 2002, emanada del Ministerio
de Transporte, por la cual se modifica la Resolución No. 2633 del 14 de
diciembre de 1999.

20


§ Estudios, diseños, planos y especificaciones del proyecto, aprobados por
el Instituto.

§ Manual de Gestión Socio - Ambiental y Predial de Proyectos Viales en
Colombia – INVIAS, versiones 2000 y 2002.

§ Manual sobre dispositivos para la regulación del tránsito en calles y
carreteras. Tercera versión, adoptado mediante Resolución No.5866 de
noviembre 12 de 1998.

§ Manual de estabilidad de taludes.

§ Normas de Ensayos de Materiales para Carreteras, versión 1996,
adoptadas mediante Resolución No. 008067 del 19 de diciembre de
1996, emanada de la Dirección General del Instituto.

§ Especificaciones Generales de Construcción de Carreteras, versión 1996,
adoptadas mediante Resolución No. 008068 del 19 de diciembre de
1996, emanada de la Dirección General del Instituto.

§ Resolución No. 007001 del 18 de noviembre de 1997, emanada de la
Dirección General del Instituto, por medio de la cual se establecen los
porcentajes mínimos y su vigencia en las garantías de los contratos que
celebre el Instituto.

§ Resolución No. 003000 del 5 de junio de 1998, emanada de la Dirección
General del Instituto, por medio de la cual se adopta la política
ambiental del Instituto Nacional de Vías.

§ Manual de Capacidad y Niveles de Servicio para Carreteras de Dos
Carriles – segunda versión, adoptado mediante Resolución No. 005864,
del 12 de noviembre de 1998, emanada de la Dirección General del
Instituto.

§ Manual de Diseño Geométrico para Carreteras, adoptado mediante
Resolución No. 005865, del 12 de noviembre de 1998, emanada de la
Dirección General del Instituto.

§ Manual de Dispositivos para la Regulación del Tránsito en Calles y
Carreteras, adoptado por la Resolución No. 005866 del 12 de noviembre
de 1998, proferida por la Dirección General del Instituto.

§ Manual de Diseño de Pavimentos Asfálticos para Vías con Bajos
Volúmenes de Tránsito, adoptado mediante Resolución No. 005867, del 12
de noviembre de 1998, emanada de la Dirección General del Instituto.

21


§ Manual de Diseño de Pavimentos Asfálticos en Vías con Medios y Altos
Volúmenes de Tránsito, adoptado mediante Resolución No. 002857, del 6
de julio de 1999, emanada de la Dirección General del Instituto.

§ Guía Metodológica para el Diseño de Obras de Rehabilitación de
Pavimentos Asfálticos de Carreteras, adoptada mediante Resolución No.
002658 del 27 de julio de 2002, emanada de la Dirección General del
Instituto.

§ Resolución No. 000306 del 1 de febrero de 2001, emanada de la
Dirección General del Instituto, por medio de la cual se definen unos
procedimientos para el pago de obligaciones a cargo de INVIAS y se
derogan las Resoluciones Nos. 005154 de septiembre 8 de 1995 y
004293 de julio 24 de 1997.

§ Resolución No. 000416 del 6 de febrero de 2001, emanada de la
Dirección General del Instituto, por medio de la cual se aclara la
Resolución No. 00306 del 1 de febrero de 2001.

§ Resolución No. 001190 del 14 de marzo de 2001, emanada de la
Dirección General del Instituto, por la cual se establecen las causales,
cuantías y procedimiento para hacer efectiva la Cláusula sobre Multas,
pactada en los contratos que celebre el Instituto Nacional de Vías.

§ Resolución No. 005938 del 18 de octubre de 2001, emanada de la
Dirección General del Instituto, por la cual se modifica el artículo cuarto
de la Resolución No. 00306 del 1 de febrero de 2001.

Dirección General del Instituto, por la cual se reglamenta la
competencia, el procedimiento, se fijan los requisitos y se adoptan
documentos modelo para la liquidación de los contratos celebrados por
el Instituto Nacional de Vías, y se delega una facultad.

Dirección General del Instituto, por la cual se establecen las funciones
de los supervisores de proyectos, de contratos de obra y consultoría.

§ Resolución No. 002661 del 27 de junio de 2002, emanada de la
Dirección General del Instituto, por la cual se actualizan las Normas de
Ensayo de Materiales para Carreteras del Instituto Nacional de Vías.

§ Resolución No. 002662 del 27 de junio de 2002, emanada de la
Dirección General del Instituto, por la cual se actualizan las
Especificaciones Generales de Construcción de Carreteras para los
contratos de obra celebrados por el Instituto Nacional de Vías.

22


§ Resolución No. 004189 del 15 de octubre de 2002, emanada de la
Dirección General del Instituto, por la cual se establece un requisito en
el procedimiento para el pago de obligaciones a cargo del Instituto
Nacional de Vías.

§ Resolución No. 001101 del 3 de abril de 2003, emanada de la Dirección
General del Instituto, por la cual se adopta el Manual de Gerencias
Técnicas Comunitarias como norma para el desarrollo de las veedurías
técnicas ejercidas en los proyectos a cargo del Instituto Nacional de Vías

1.2.3 Gestión administrativa

En la labor de interventoría, se generan diversos tipos de documentos, que
deben archivarse de manera adecuada y consecuente, con el fin de facilitar y
garantizar el buen manejo de la historia de cada contrato de los proyectos
ejecutados por el Instituto Nacional de Vías. Además el interventor debe
seguir el procedimiento de estructuración de la carpeta técnica suministrada
por el grupo de archivo y correspondencia.

Composición de la serie documental

El supervisor del proyecto y el interventor deben desarrollar la gestión acerca
de la composición de la serie documental del contrato, organizada por
cuadernillos los cuales físicamente pueden diferenciarse uno de otros a través
de carpetas debidamente identificadas según el componente legal y técnico.

§ Cuadernillo legal

El cuadernillo legal contiene copia de los siguientes documentos:

§ Términos de referencia.
§ Documento del proceso licitatorio o invitación pública (publicaciones,
resolución de apertura y cierre, observaciones a los términos de
referencia, adendos, evaluación, acto administrativo de adjudicación.
§ Documentos del proceso de invitación directa (invitación y evaluación,
adjudicación.
§ Disponibilidad y registro presupuestal.
§ Contrato
§ Garantías
§ Acta de iniciación de consultoría e interventoría (Ver formato SGT-001)
§ Acta de iniciación del contrato de Diseño y Construcción (Ver formato
SGT-003)
§ Acta de recibo y aprobación de diseño (Ver formato SGT-004)

23


§ Acta de anticipo del contratista y/o consultor (Ver formato SGT-005)
§ Acta de ajustes (Ver formato SGT-007)
§ Acta de suspensión (Ver formato SGT-011)
§ Acta de reiniciación (Ver formato SGT-012)
§ Acta de cambio de supervisor de proyecto o de interventoría (Ver
formato SGT-013)
§ Acta de adición y/o prórroga (Ver formato SGT-032)
§ Acta de terminación del contrato de consultoría (Ver formato SGT-014)
§ Acta de recibo y liquidación del contrato de consultoría / Interventoría
(Ver formato SGT-018)

• Cuadernillo técnico

Es responsabilidad de la Interventoría constituir el cuadernillo técnico, el cual
contendrá copia de todos aquellos documentos derivados del proceso de
seguimiento como son:

ü Actas de seguimiento y demás documentos necesarios para supervisar el
desarrollo del contrato.

ü Acta de seguimiento al contrato (Ver formato SGT-033)

ü Cuadro resumen de pruebas de laboratorio (Ver formato SGT-029)

ü Correspondencia (copias y originales).

Entrega de Archivos al Instituto Nacional de Vías.

Es responsabilidad del interventor hacer entrega de toda la documentación
correspondiente del contrato a la unidad ejecutora correspondiente, a fin de
ser analizado y estudiado para su traslado a los archivos correspondientes por
parte del Invias.

ü Llevar el control de recursos físicos y humanos

El interventor debe realizar un seguimiento diario al personal y equipos
utilizados por el consultor, verificando que la cantidad y calidad de los mismos
estén acordes con la propuesta presentada.

24


En caso de presentarse anomalías, el interventor exigirá el cambio o adición
del personal o equipo necesario, y lo reportará al supervisor del contrato.
Estos cambios deben ser avalados por el supervisor del proyecto del Instituto
Nacional de Vías.

De no darse cumplimiento a las adiciones o cambios solicitados, el Interventor
debe solicitar a la dependencia correspondiente, a través del supervisor del
contrato, la aplicación de las sanciones previstas en el contrato.
Cuando el contratista celebre subcontratos, el interventor debe revisar las
condiciones de éstos, del personal y equipo a emplear, y posteriormente lo
remitirá al supervisor del proyecto, para su revisión y aprobación definitiva
por parte del Jefe de la Unidad Ejecutora.

ü Efectuar reuniones periódicas de seguimiento

El interventor debe concertar reuniones periódicas con el contratista, con el fin
de evaluar la gestión del proyecto. En dichas reuniones el interventor podrá
ordenar al contratista, la intensificación de las labores que no esté
desarrollando de conformidad con lo previsto en el contrato o la suspensión de
actividades no contempladas en él o inconducentes para el cumplimiento del
objeto.

ü Control financiero del contrato

La interventoría debe conocer el estado financiero del contrato y registrar las
operaciones que se efectúen con los fondos del mismo.

Debe informar mensualmente al supervisor del contrato de dicho estado,
mediante un informe que especifique el monto de dinero gastado, el monto
del presupuesto que se asignó al proyecto, la cantidad de presupuesto
sobrante y los trabajos que faltan por ejecutar. Además mensualmente debe
entregar al supervisor de contrato, junto con el informe mensual
correspondiente, el Cuadro de control financiero (Ver formato SGT –030) a
través del cual, a manera de registro, se describen las actas financieras que se
han tramitado durante la ejecución del proyecto.

El supervisor del contrato debe remitir copia de dichos informes al supervisor
del proyecto.

ü Control legal del contrato

La interventoría es responsable del manejo legal del contrato. Para ello debe
llevar control de los documentos, como pólizas, contratos adicionales al valor,
sanciones y actas legales tramitadas durante la ejecución del proyecto.

ü Estudiar sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista.

25


Es deber del interventor estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones
presentadas por del contratista, resolverlas por escrito oportunamente si son
de su competencia y emitir un concepto y recomendación sobre las que no lo
sean, remitiéndolas al supervisor del contrato.

Es deber del interventor solicitar, de manera oportuna, la aplicación de
sanciones en contra del contratista en caso de incumplimiento de obligaciones
de este ultimo y sustentar técnicamente dicha solicitud y los demás actos que
en razón del trámite de la respectiva sanción sean necesarios. El interventor
será responsable de las consecuencias surgidas del incumplimiento de esta
obligación

Ninguna orden del interventor podrá darse verbalmente. "Es obligatorio para
el Interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben
enmarcarse dentro de los términos del contrato" (Artículo 32, numeral 2, Ley
80/93).

ü Ordenes de Pago

El interventor cuantificará las labores realizadas durante el mes respectivo,
con base en ello, revisará los valores a pagar al contratista. De igual forma,
liquidará los valores a pagar a la interventoría.
La cuantificación de las labores realizadas por del contratista, la debe
consolidar el Interventor en los tres (3) últimos días hábiles del período de
evaluación.

En las Actas de reajustes (Ver formato SGT – 007), se especificará el código del
ítem a ajustar y se aplicará la ecuación de equilibrio contractual para obtener
el valor ajustado.

De igual forma, los ajustes en forma acumulada y parcial deben consignarse
en el Cuadro de control de ajustes (Ver formato SGT–021), donde se
compararán estos valores según lo programado y lo ejecutado. Estos informes
deben ser remitidos al supervisor del contrato del Instituto Nacional de Vías
para su revisión y aval.


La interventoría en el desarrollo de las consultorías debe presentar al
supervisor del contrato del Instituto Nacional de Vías informes de seguimiento,
que le permitan a este último, estar enterado del avance y demás aspectos
relevantes del proyecto. Entre estos informes, se destacan:

- Informe Mensual

26


Este informe describe el estado actual del proyecto y presenta
recomendaciones para la efectiva ejecución del contrato. El interventor debe
elaborarlo y enviarlo al supervisor
del contrato del Instituto Nacional de Vías durante los cinco (5) primeros días
de cada mes. El cual consta de dos partes: un resumen ejecutivo y un informe
básico.

Los informes mensuales deben ser presentados por el interventor con la
evaluación del cumplimiento de las obligaciones contractuales (Ver formato
SGT-028), el cual será estudiado por la dependencia a cargo durante los cinco
(5) días hábiles siguientes a la presentación del informe y si de este se
concluye que existen méritos para aplicar multas, al día hábil siguiente lo
enviará a la Unidad Ejecutora correspondiente, junto con los soportes y el
oficio que solicite ejecutar las acciones legales para proceder a la aplicación
de las multas, de conformidad con las cláusulas del contrato y de la Ley 80 de
1993. Lo anterior no excluye la obligación del interventor de solicitar, si
considera pertinente, la aplicación de las sanciones a que haya lugar.

El informe debe contener además de un resumen ejecutivo los siguientes
aspectos:

- El estado del contrato en el ámbito financiero y presupuestal: facturación
mensual, estado de avance financiero.

- Trabajos ejecutados: descripción general de las tareas ejecutadas, estado
de avance del contrato.

- Recursos: debe relacionarse el personal y equipo de la interventoría y del
contratista empleado en el periodo correspondiente del informe.

- Aspectos técnicos: modificaciones, problemas y soluciones adoptadas.

- Control de Calidad: Cuadro resumen de pruebas de laboratorio (Ver formato
SGT-029), en el cual se describirán las fechas en las cuales se efectuaron los
ensayos, el abscisado y/o localización y los resultados obtenidos; así mismo,
se incluirán los resultados de los ensayos de laboratorio, los análisis y
conclusiones correspondientes y demás información pertinente al proyecto.

En el caso de que el consultor desarrolle estudios de impacto ambiental y/o
diseño de planes de manejo ambiental, se debe incluir resumen de las
pruebas, monitoreos y estudios de caracterización que hayan sido
efectuadas en desarrollo del contrato.

- Desarrollo del contrato de consultoría y estado del mismo según la
programación.
- Aspectos administrativos

27


- Aspectos varios: registros fotográficos, actas, anexos e información adicional
relacionada con el proyecto.

- Comentarios y conclusiones

- Informe Final

Una vez terminado el proyecto, la interventoría debe elaborar un informe que
haga memoria descriptiva del proyecto. El cual debe contener:

- Antecedentes y descripción general del proyecto.

- Desarrollo del proyecto: ensayos realizados, desarrollo de los trabajos en el
tiempo y avance mensual de las actividades, entre otros aspectos.

- Aclaraciones técnicas.
- Actas suscritas
- Registros fotográficos y/o fílmicos.
- Planos de localización de redes y de todos los demás aspectos pertinentes al
caso.

- Todos los demás documentos que se consideren pertinentes por parte del
Instituto Nacional de Vías

- El Interventor y el Consultor además de lo anterior, debe tener en cuenta
de manera especial las siguientes consideraciones generales:

- Disponer y administrar los recursos de personal, equipos, implementos y
demás servicios necesarios para el normal desarrollo de la interventoría.

- Guardar absoluta reserva sobre los resultados obtenidos en el desarrollo
del contrato, y no utilizar, ni divulgar para fines distintos a los previstos en
el mismo, los resultados de su trabajo sin la autorización previa y escrita
del Instituto Nacional de Vías.

- Todos los documentos empleados y los resultados e información que se
produzcan en el desarrollo del contrato, pasarán a ser propiedad del
Instituto Nacional de Vías, manteniendo el Interventor copia de los mismos.

NOTA: El personal que utilice el interventor durante la ejecución del contrato,
es de su libre escogencia, el cual será evaluado por el supervisor del contrato
y/o supervisor del proyecto. Entre aquel y el Instituto Nacional de Vías no
existe, ni existirá vínculo alguno. En consecuencia, el Interventor responde de
manera exclusiva por el pago de salarios, prestaciones sociales e
indemnizaciones laborales a que haya lugar.

28



⇓ Modificaciones del Proyecto

Cuando se presenten cambios en los lineamientos originalmente contratados
con la Consultoría es factible incluir modificación al mismo.

⇓ Adiciones y/o Prórrogas (Cuando se requiera)

Si durante el desarrollo del contrato, se hace necesario un mayor plazo y/o
mayor presupuesto para el contrato, resultante de mayor o menor alcance del
proyecto original el Interventor, previa solicitud del consultor, debe elaborar
una solicitud de adición y/o prórroga debidamente justificada (Ver formato
SGT-032). Esta debe ser enviada a la Unidad Ejecutora correspondiente, a
través del supervisor del contrato para el aval del supervisor del proyecto y
del Jefe de la Unidad Ejecutora correspondiente.

Las solicitudes podrán presentarse en el momento en que el Supervisor del
Proyecto las requiera, a más tardar, un (1) mes antes de vencer el plazo inicial
del contrato.

⇓ Suspensión, ampliación y reinicio de labores

La interventoría solicitará al Instituto suspender temporalmente el contrato,
debido a causas de fuerza mayor no imputables ni al contratista ni al
interventor; así mismo podrá solicitar, posteriormente ampliar el plazo
pactado por la suspensión temporal, la Interventoría debe elaborar el Acta de
Suspensión debidamente suscrita por las partes y enviarla a la Oficina Asesora
Jurídica (Ver formato SGT-011) que formaliza tales decisiones. De la misma
forma, una vez finalizado el plazo de la suspensión, la interventoría debe
elaborar el Acta de Reiniciación (Ver formato SGT-012) para efectos de dejar
documentado el reinicio de las labores.

En los casos en que no se continúe con la ejecución del proyecto, el Instituto
Nacional de Vías a través de la Unidad Ejecutora respectiva con revisión de la
Oficina Asesora Jurídica se debe realizar la liquidación del contrato de
consultoría y en está se efectuará el cruce de cuentas corrientes.

⇓ Cambio de Interventor

Si se hace necesario un cambio de la interventoría, por razones imputables o
no a ésta, el supervisor del proyecto debe elaborar el Acta de Terminación del
Contrato de Interventoría y simultáneamente el Acta de Cambio de Supervisor
/ Interventoría (Ver formato SGT-013).

⇓ Control de Cumplimiento y Sanciones.

29


En los casos en que el contratista incumpla sus obligaciones contractuales, el
Interventor debe exigirle con plazos perentorios el cumplimiento de tales
obligaciones y una vez cumplidos estos plazos, de ser necesario, solicitar al
Instituto Nacional de Vías la aplicación de las sanciones previstas en el
Contrato.

En caso que sea necesario aplicar multas, declarar la caducidad o hacer
efectiva cualquiera de las garantías contractuales, la interventoría debe
elaborar un informe para la Unidad Ejecutora correspondiente, estableciendo
y justificando su concepto al respecto. Adicionalmente, debe presentar una
evaluación mensual sobre el cumplimiento del consultor, respecto a las
obligaciones contractuales.

Para tal efecto el Instituto Nacional de Vías adelantará las acciones tendientes
a obtener el reconocimiento y pago de las sanciones a que hubiere lugar,
estipuladas en el contrato.

1.3 SEGUIMIENTO DEL CONTRATO, ENTREGA Y LIQUIDACIÓN

Este proceso comprende todas las actividades que deben desarrollarse una
vez haya finalizado el proyecto de consultoría. Estas actividades son descritas
a continuación:

1.3.1 Acta de terminación

Una vez finalizado el plazo para la ejecución de la consultoría, el interventor
procede a elaborar el acta de terminación del contrato de consultoría/
Interventoría (Ver formato SGT-014), la cual debe dejar constancia de la
terminación del proyecto. Esta debe ser firmada por el interventor y el
consultor.

1.3.2 Acta de recibo final y liquidación

El interventor debe elaborar el acta de recibo final y el supervisor del proyecto
debe elaborar la Liquidación del contrato, máximo durante los 4 meses
siguientes a su finalización. (Ver formato SGT-018), de tal forma, que se logre
dejar constancia del estado definitivo en que estas actividades se recibieron.

Por otro lado, el acta de recibo y liquidación del contrato, debe contener el
amparo de la calidad de servicio, las clases de documentos elaborados, la
cantidad, descripción y número de copias a entregar, planos y la información
en medios magnéticos.

30



El Interventor debe entregar al Instituto Nacional de Vías, los siguientes
documentos como mínimo:

Informe final de Interventoría

Registros topográficos y fílmicos
Diseños totalmente terminados y aprobados.

Planos estandarizados mediante el sistema de información del Instituto
Nacional de Vías.

31


2. INTERVENTORÍA DE OBRA

2.1 RECIBO E INICIACIÓN DEL CONTRATO DE OBRA

Este proceso se refiere al estudio del proyecto, la preparación y
establecimiento de directrices para la ejecución, expedición de la orden de
iniciación del contrato de obra; esto con el fin de establecer y organizar los
aspectos en el ámbito técnico, financiero y legal relacionados con el proyecto,
de tal forma, que se logre la efectiva ejecución de éste, conforme a lo
programado.

Es importante aclarar que es responsabilidad de las dependencias
competentes adelantar todos los trámites necesarios para la efectiva
ejecución del contrato, como por ejemplo, adquisición de predios, licitaciones,
etc. El supervisor de proyecto asignado debe recolectar toda la información
relativa al contrato y facilitar al Interventor seleccionado; Sin embargo es
responsabilidad del interventor solicitar y acopiar los documentos necesarios
para el desarrollo del contrato.

Antes de iniciar la obra, el interventor debe asegurar que se cumplan las
obligaciones y requisitos ambientales y prediales. Para tal efecto el Interventor
velará porque el contratista cumpla con los requerimientos ambientales.


Con el fin de formalizar el inicio de la labor de interventoría, el jefe de la
Unidad ejecutora impartirá la orden de iniciación indicando la fecha a partir
de la cual se contabiliza el plazo del contrato, (Ver formato. SGT-001)

NOTA: Antes de impartir la orden de iniciación el supervisor del proyecto y del
contrato debe ser designado mediante acto administrativo.


El Interventor reunirá los siguientes documentos del contrato de obra y del
contrato de interventoría:

- Estudios y diseños correspondientes al proyecto.

- Pliegos de condiciones, términos de referencia, adendos, aclaraciones,
resolución de adjudicación, contratos, pólizas de garantía.
32


- Propuesta ganadora, equipo, maquinaria, personal, etc.

- Manual de interventoría y demás documentos que le permitan al
interventor conocer los requerimientos que le son exigidos por el Instituto
Nacional de Vías y la normatividad en general.

- Resolución por medio de la cual se otorga el permiso o licencia ambiental
para la obra.

- Plan de manejo ambiental o instructivo de mínimas implicaciones
ambientales.

- Especificaciones Generales de construcción y manuales del Instituto
Nacional de Vías vigentes, especificaciones particulares si existieren y los
Códigos, Normas y Especificaciones de Ensayo de Materiales para
Carreteras.

A su vez, se le proporcionará información del domicilio contractual del
contratista, para los contactos correspondientes.

Es responsabilidad del interventor revisar y estudiar los documentos e
información del proyecto, con el propósito de establecer criterios claros y
precisos sobre el mismo, de modo tal que pueda realizar de manera efectiva
las labores encomendadas.

2.1.3 Orden de iniciación del contrato de obra

A la expedición de la orden de inicio del contrato de obra, el jefe de la Unidad
ejecutora se reunirá con el interventor y el contratista con el fin de impartir la
orden de iniciación indicando la fecha a partir de la cual se contabiliza el
plazo contractual. ( Ver formato SGT 001)

El Interventor y el Supervisor de Contrato dejarán constancia de acuerdo con la
fecha de iniciación y el programa de obra, del personal y del equipo con que
contará el contratista de obra para el ejercicio de sus funciones.

En el evento de que la misma firma inicia los estudios y diseños y
posteriormente la ejecución de la obra, una vez finalice el proceso de estudios
y diseños, se debe elaborar el Acta de recibo y aprobación de diseño, (Ver
formato SGT-004), para dejar constancia de la terminación y cumplimiento en
la consultoría, y el inicio de las labores de la ejecución de la obra.

33


2.1.4 Instalaciones

Tanto el interventor como el contratista de obra deben organizar y disponer
los recursos de personal y equipo, acordes con las necesidades reales de la
obra. El contratista de obra debe instalar un campamento en un sitio cercano a
la obra, con las condiciones, equipos y personal adecuado para la óptima
vigilancia, control y ejecución del proyecto. Este campamento debe permanecer
durante el tiempo de duración del contrato. La Interventoría debe verificar y
exigir lo propuesto y recomendar cambios o incrementos.

Además el contratista debe conformar una infraestructura humana y técnica
suficiente que garantice al Instituto Nacional de Vías el cumplimiento de los
programas, acciones y actividades establecidas en el plan de manejo
ambiental.

2.1. 5 Visita de Iniciación al proyecto

Es indispensable que el interventor efectúe una visita conjunta con el
contratista y el supervisor de contrato al terreno donde se ejecutará el
proyecto con el fin de establecer las prioridades de las obras a ejecutar con el
presupuesto del contrato, de acuerdo con las necesidades actuales del sector
contratado.

Igualmente se deben revisar las cantidades de obra establecidas en el
contrato a partir de la información suministrada, teniendo en cuenta las
prioridades de obra a ejecutar en esta primera visita, para las modificaciones
de obra que eventualmente se requieran.

Además debe rendir informe al Instituto Nacional de Vías sobre aspectos que
considere importantes para el desarrollo del contrato.

2.1.6 Reunión con el contratista

La interventoría debe organizar una reunión con el contratista de obra y
demás personas que considere conveniente, en la que se analice la
programación de la ejecución del contrato, las posibles modificaciones que
requiera el proyecto en donde se establezcan los lineamientos, metodología y
demás aspectos que se seguirán a lo largo de toda la ejecución de la obra.

2.1.7. Inversión

El Instituto Nacional de Vías pagará al contratista el valor concedido como
anticipo; su monto no podrá exceder del 50% del valor del contrato. Contará
34


con la aprobación del Jefe de la Unidad Ejecutora para que posteriormente el
Contratista de obra la presente ante la Subdirección Financiera para efectos
del pago correspondiente.

Al valor del acta mensual de obra se le descontará el valor correspondiente a
la amortización del anticipo de acuerdo a lo establecido en el contrato.
Para el efecto, el interventor y el contratista de obra deben elaborar y firmar
el Acta del anticipo (Ver formatos SGT-005 y SGT-023).

- Apertura de la Cuenta de Anticipo

El contratista de obra y el interventor, deben abrir una cuenta bancaria a
nombre del proyecto y número del contrato, para los fondos del anticipo que
será manejada de manera conjunta. A su vez, deben llevar un registro que
demuestre el saldo y las bases que lo conforman.

- Manejo del Anticipo

Para el manejo del anticipo deben tenerse en cuenta los siguientes
requerimientos:

El dinero proveniente del anticipo sólo será invertido de acuerdo al
programa de inversión de anticipo debidamente aprobado por la
interventoría, quien además debe aprobar las cuentas de inversión y la
relación de gastos.

La iniciación de labores o el cumplimiento de cualquiera de las
obligaciones contractuales, no está supeditada en ningún caso al giro del
anticipo por parte del Instituto Nacional de Vías.

El anticipo se debe utilizar exclusivamente para la inversión en elementos
básicos para el desarrollo del proyecto que representen el mayor
porcentaje del valor del contrato.

Los cheques deben ir firmados por el contratista de obra e interventor.

Todos los cheques serán cruzados, a la cuenta del primer beneficiario.

Con cargo a esta cuenta no se autorizan traslados de suma alguna a otra
cuenta, persona o entidad (notas débito) ni ingresos por ningún concepto
(notas crédito) ya que todo movimiento se hará por medio de cheques.
El Instituto Nacional de Vías podrá solicitar informes sobre el movimiento
de la cuenta.

35


Los rendimientos obtenidos del anticipo se deben liquidar a favor del
Instituto Nacional de Vías.

Los extractos bancarios serán remitidos directamente al Interventor; quien
al día siguiente debe entregarlos al contratista de obra.

El interventor debe presentar al Supervisor de Contrato la relación de
gastos previamente revisada y aprobada por el primero.

Los dineros del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los
relacionados con la ejecución y cumplimiento del contrato y tienen la
condición de fondos públicos hasta el momento que sean amortizados
mediante la ejecución de las obras contratadas, momento hasta el cual su
mal manejo, el cambio de destinación o su apropiación darán lugar a las
responsabilidades penales correspondientes.

El contratista de obra debe entregar al Interventor un informe mensual de
inversión y buen manejo de anticipo (Ver formato SGT-0020), dentro de los
primeros quince (15) días calendario del siguiente mes, en original y dos
(2) copias, foliados y debidamente legajados con el siguiente contenido:

Extracto bancario

Conciliación bancaria

Plan de inversión vigente

Comprobante de egresos en forma contable vigente. Se debe presentar
con fotocopia del cheque girado, debidamente diligenciado; debe
contener el número de la cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario,
además se debe discriminar el concepto de pago y dejar constancia de
los descuentos tributarios.
Estos comprobantes deben estar debidamente soportados con facturas.
Su valor no debe ser inferior a un salario mínimo mensual vigente;
deben estar tipografiadas e indicar la dirección, el número de teléfono,
el número de cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario y la
constancia de cancelación con el número del cheque y nombre del
Banco. En cada factura debe consignarse claramente la descripción de
los bienes y servicios prestados, indicando la cantidad, unidad, valor
unitario y valor de la factura. Además se debe indicar el número del
contrato.

Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura.

No se debe crear cajas menores con el fondo del anticipo.

36


Cabe aclarar que cualquier diferencia entre los saldos bancarios que se
registren en el extracto que el contratista de obra debe presentar con el
registro de gastos o el programa de inversiones, o cuando se compruebe que a
los dineros provenientes del anticipo se les dio una destinación diferente a la
autorizada, será causal para hacer efectiva la garantía de buen manejo y
correcta inversión del mismo.

- Liquidación del anticipo

Invertida la totalidad del anticipo el contratista de obra y el Interventor deben
cancelar la cuenta bancaria anulando los cheques sobrantes y harán el
reintegro al Instituto Nacional de Vías del saldo de la cuenta si lo hay y
posteriormente se suscribirá el Acta de liquidación del anticipo (Ver formato
SGT-006) y además del acta deben presentar la siguiente documentación:

ž Certificación, por parte de la entidad financiera donde conste la
cancelación de la cuenta.

ž Constancia de anulación de cheques sobrantes.
ž Constancia de cheques anulados por el contratista.

ž Procedimiento para reintegro de saldos del anticipo en Bancos a favor del
Instituto Nacional de Vías.

En algunas ocasiones, los contratos se liquidan sin haber finalizado la
ejecución de la obra, ya sea debido a la terminación por mutuo acuerdo,
liquidación unilateral o incumplimiento en la ejecución. En caso que queden
saldos en la cuenta corriente correspondiente al anticipo, estos deberán ser
reintegrados al Instituto Nacional de Vías a través del siguiente
procedimiento:

ž El interventor solicita el saldo de la cuenta corriente al banco y hace la
respectiva conciliación.

ž Elaborar el proyecto de acta de liquidación del contrato incluyendo el valor
del saldo a favor del Instituto Nacional de Vías. En caso de que el
contratista no firme el acta, la debe enviar directamente al supervisor del
contrato para que por conducto de éste, el Jefe de la Unidad Ejecutora
envíe a la Oficina Asesora Jurídica para la emisión de la Resolución de
liquidación del contrato, la cual debe ser aprobada y firmada por el Jefe de
la respectiva Unidad Ejecutora.

ž La Unidad Ejecutora respectiva debe elaborar la resolución de liquidación
del contrato. Esta debe mostrar el valor del saldo a favor del Instituto
Nacional de Vías y la remite a la Oficina Asesora Jurídica para su revisión.

37


Dicho acto administrativo debe cumplir el trámite legal como es la
notificación y resolver el recurso de reposición, si fuere el caso.

ž El Interventor debe elaborar y firmar la autorización para el retiro del
valor del anticipo a reintegrar (Ver formato SGT- 027).

ž Con la autorización y la Resolución respectiva, el interventor debe tramitar
el reintegro y recibir el cheque correspondiente que será consignado en la
cuenta indicada por la Subdirección Financiera del Instituto Nacional de
Vías, quién registrará el ingreso y elaborará el recibo de caja
correspondiente con copias a la Oficina Asesora Jurídica y a la Unidad
Ejecutora.

2.1.8 Reuniones semanales

El interventor debe organizar y llevar a cabo una reunión semanal con el
contratista de obra, con el propósito de efectuar seguimiento a la ejecución de
la programación de la obra y solucionar los problemas encontrados, de la
cual se levantará un Acta. Siempre que sea posible se contará con la presencia
del Supervisor del contrato y demás funcionarios que considere conveniente.
(Ver formato SGT-022)

CONTRATO

Para el proceso del desarrollo administrativo y técnico de la ejecución del
contrato de obra, el Interventor debe tener en cuenta las siguientes
actividades y responsabilidades:

2.2.1 Gestión técnica y administrativa

En el ámbito técnico, el interventor debe cumplir con lo establecido en el
presente manual el cual reglamenta las funciones de interventoría para los
contratos de obra que celebra el Invias, así mismo deberá cumplir lo siguiente:

§ Revisar los Estudios y diseños existentes y efectuar los ajustes
correspondientes.

§ Revisar el replanteo topográfico y la permanencia de referencias
topográficas

El contratista de obra e interventoría deben revisar antes y durante la
ejecución del contrato, las referencias topográficas (puntos topográficos,
38


coordenadas y cotas), de tal forma que le permitan al constructor localizar
adecuadamente el proyecto sobre el terreno. De igual forma debe, exigirle al
ejecutor del contrato la permanencia de las referencias topográficas
establecidas, su protección, traslado o reposición cuando sea necesario.

§ Llevar el control de la calidad de las obras ejecutadas

El interventor debe verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones
técnicas de la obra. Para ello, debe efectuar ensayos de laboratorio, control
de calidad de los materiales a partir de lo establecido en las especificaciones
técnicas del Instituto Nacional de Vías, y sus Normas de Ensayos de Materiales
para Carreteras, control de los métodos constructivos, controles topográficos
de las secciones, localización y nivelación de los elementos estructurales. En
caso de incumplimiento se abstendrá de recibir la obra e informará a la
Unidad Ejecutora correspondiente.

En caso de identificarse cambios en las especificaciones, el interventor debe
informar al supervisor del contrato, quien a su vez informará al supervisor del
proyecto, para su evaluación y Vo.Bo. del Jefe de la Unidad Ejecutora
correspondiente, en los casos en que se afecte considerablemente el proyecto.

§ Controlar el impacto ambiental y la seguridad industrial del proyecto

Con el fin de llevar a cabo oportunamente el control del impacto ambiental y
seguridad industrial, la Interventoría debe ejecutar las siguientes actividades:

ö Coordinar con el contratista la prevención o atenuación de los posibles
impactos que se causen por la ejecución de las obras, de acuerdo al
Plan de Manejo Ambiental respectivo y demás requerimientos de la
Resolución ambiental aprobatoria.

ö Exigir y vigilar el cumplimiento por parte del contratista del plan de
manejo ambiental y demás requerimientos establecidos en la resolución
que otorga el permiso o licencia ambiental al proyecto.

ö Asegurar que el contratista disponga de un campamento en el terreno
donde se adelantan las obras ubicado en zona privada. En este
campamento se debe tener la siguiente documentación ambiental: los
estudios ambientales, copia del formato SGT- 035, acerca de los
requerimientos ambientales preliminares con sus anexos respectivos y
las resoluciones ambientales expedidas para el proyecto.

ö Garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la
autoridad ambiental, en el plan de manejo ambiental aprobado para la
obra y los requerimientos resultantes de las auditorías ambientales
realizadas, además el interventor ambiental con una dedicación de

39


tiempo suficiente que permita asegurar el cumplimiento de las
obligaciones adquiridas por el contratista.

ö Velar porque la interventoría ambiental designada participe en todas
las reuniones programadas por el Instituto Nacional de Vías
(incluyendo los Comités de Obra), (Ver formato SGT- 034) de
seguimiento ambiental, así como elaborar los informes mensuales de
interventoría ambiental (Ver formato SGT- 036), para que la
Subdirección de Medio Ambiente y Gestión Social del Instituto Nacional
de Vías haga el seguimiento y análisis respectivo.

ö Velar porque las fuentes de materiales a utilizar estén debidamente
legalizadas ante las autoridades competentes y se diligencien
correctamente las planillas de disposición de escombros. (Ver formato
SGT- 037).

ö Exigir y verificar el cumplimiento por parte del contratista las normas
de seguridad industrial necesarias en la ejecución de la obra.

ö Controlar y verificar la implementación de los planes existentes y la
señalización utilizada en el manejo del tránsito peatonal y vehicular.

En caso de estar incluido en el contrato de obra, los requerimientos para los
planes de señalización y manejo del tránsito, es responsabilidad del
Interventor las siguientes:

ö Exigir la implementación del plan para el manejo del tránsito al mismo
tiempo que se empieza la ejecución de la obra.

ö Verificar el cumplimiento de los parámetros de operación de tránsito
sobre las vías o corredores del sistema vial arterial que se afecten,
sobre la red de vías locales y sobre las que van a ser utilizadas de
acuerdo al plan aprobado.

ö Cuando el interventor verifique el incumplimiento de alguno de los
parámetros, solicitará la sanción respectiva, a la subdirección
correspondiente que deberá sustentar de acuerdo con lo previsto en el
contrato.

ö Velar porque se implemente la propuesta estratégica para disminuir el
impacto rural sobre el tránsito vehicular y peatonal, si fuese necesario
se tomaran las medidas pertinentes y las modificaciones para
garantizar el cumplimiento de los parámetros de manejo del tránsito
dentro de los niveles mínimos aceptables.

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ö Verificar y exigir las modificaciones a los planes de manejo del tránsito
conducente a garantizar los niveles mínimos aceptables de los
parámetros de tráfico.

El cumplimiento de los parámetros de manejo del tránsito no exime al
contratista de cumplir los indicadores de rendimiento establecidos en el
contrato.

ö Verificar que la señalización estática y luminosa, las señales
reglamentarias, preventivas e informativas sean construidas y ubicados
de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidos en el manual
sobre dispositivos para la regulación del tránsito en calles y carreteras
y/o marítimas y fluviales.

ö Cuando la señalización propuesta para el plan de manejo del tránsito
entre en contradicción con la ya existente el contratista debe
implementar algún tipo de mecanismo que permita tapar o retirar las
señales en uso y se debe prever su restitución una vez se hayan
realizado los trabajos y retirado la señalización temporal, actividades
que son responsabilidad del contratista, bajo la supervisión de la
Interventoría.

ö Una vez el contratista haya puesto en marcha todo el sistema de
señalización la Interventoría efectuará mediciones reales en terreno de
todos los parámetros, con el fin de determinar si se está cumpliendo con
los objetivos propuestos en el plan de manejo del tránsito; en caso
negativo solicitará al contratista en forma inmediata tomar las medidas
necesarias para lograr el cumplimiento de los mismos.

Sea cual fuere el mecanismo a utilizar el interventor lo evaluará de
acuerdo a las necesidades reales del área de intervención.

ö Debe controlar que toda la señalización utilizada siga como mínimo lo
establecido en el manual sobre dispositivo para la regulación del
tránsito en calles y carreteras

§ Controlar la utilización de los materiales de riesgo

En el caso que las obras requieran de la utilización de materiales explosivos
o de alto riesgo, la Interventoría debe llevar el registro de la provisión,
consumo y existencia de los materiales. Si el contratista es el ejecutor de las
obras que emplean tales materiales, la interventoría debe exigir y verificar el
cumplimiento de las normas establecidas por el Ministerio de Defensa para el
manejo y control de explosivos. También debe verificar el equipo y personal
utilizado, de tal forma que sea el más adecuado para los trabajos a ejecutar.

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El incumplimiento de cualquiera de obligaciones antes mencionadas por parte
del interventor y que deriven, sean causa, permitan o faciliten del
incumplimiento del contratista, lo hara responsable conjuntamente con este
último, de los perjuicios causados a la entidad contratante o a terceros.

§ Exigir la iniciación de los trabajos

Para lograr le ejecución oportuna de los trabajos, el Interventor debe exigirle
al contratista el inicio de las actividades en las fechas previamente
programadas. El Interventor será el responsable ante el Instituto Nacional de
Vías de cualquier atraso de la obra, a no ser que la causa le sea imputable al
contratista por incumplimiento o desacato de órdenes, entre otros aspectos.

ü Llevar el diario de la obra ( Bitácora)

El interventor debe llevar y mantener un libro de registro, que permita el
control diario de la obra, de las actividades desarrolladas, instrucciones,
observaciones, convenios, quejas, solicitudes, compromisos, tareas pactadas,
decisiones tomadas en las reuniones del Comité de Obra, el estado físico
semanal de las obras y demás determinaciones relacionadas con el desarrollo
de la ejecución de la obra.

ü Mantener actualizado el Archivo de Interventoría

En la labor de Interventoría, se generan diversos tipos de documentos, que
deben archivarse de manera adecuada y consecuente, en concordancia con el
Plan de Aseguramiento o Gestión de la Calidad de la Interventoría, con el fin
de facilitar y garantizar el buen manejo de la historia de cada contrato de los
proyectos ejecutados por el Instituto Nacional de Vías. Además el interventor
debe seguir el procedimiento de estructuración de la carpeta técnica
suministrado por el grupo de archivo y correspondencia de la Subdirección
Administrativa, la cual se subdivide en dos etapas:

a) Composición de la Serie documental

El supervisor del proyecto y el interventor deben desarrollar la gestión acerca
de la composición de la serie documental del contrato, organizada por
cuadernillos los cuales físicamente pueden diferenciarse uno de otros a
través de carpetas debidamente identificadas según el componente legal,
técnico y financiero.

ö Cuadernillo legal

Contiene copia de los siguientes documentos:

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§ Pliego de condiciones, adendos.
§ Disponibilidad y reserva presupuestal.
§ Contrato
§ Orden de Iniciación del contrato de obra
§ Orden de iniciación del contrato de diseño y construcción (Ver formato
SGT- 003)
§ Acta de recibo y aprobación de diseño, (Ver formato SGT- 004)
§ Acta de anticipo del contratista y/o consultor (Ver formato SGT- 005)
§ Acta de pago mensual (Ver formato SGT- 038)
§ Acta de Ajustes (Ver formato SGT- 007)
§ Acta de recibo parcial de obra (Ver formato SGT- 008)
§ Acta de fijación de precios no previstos (Ver formato SGT- 010)
§ Acta de modificación de cantidades de obra (Ver formato SGT - 047)
§ Acta de adición y/o prórroga (Ver formato SGT- 032)
§ Acta de suspensión (Ver formato SGT- 011)
§ Acta de reiniciación (Ver formato SGT- 012)
§ Acta de cambio de supervisor o interventoría (Ver formato SGT- 013)
§ Acta de terminación del contrato de obra (Ver formato SGT- 015)
§ Acta de recibo final de contrato de obra (Ver formato SGT- 016)
§ Acta de liquidación del contrato de obra (Ver formato SGT- 017)

ö Cuadernillo Técnico

Es responsabilidad del Interventor constituir el cuadernillo técnico, el cual
contendrá copia de todos aquellos documentos derivados del proceso de
seguimiento como son:

§ Actas de seguimiento y demás documentos necesarios para supervisar
el desarrollo del contrato.
§ Acta de seguimiento al contrato (Ver formato SGT- 033)
§ Acta de cambio de especificaciones (Ver formato SGT- 009)
§ Cuadro de control de ajustes (Ver formato SGT- 021)
§ Informe semanal de interventoría (Ver formato SGT- 022)
§ Análisis de precios unitarios (Ver formato SGT- 024)
§ Cuadro resumen de pruebas de laboratorio (Ver formato SGT- 029)
• Cuadro comparativo de precios unitarios no previstos (Ver formato SGT-
031)
§ Acta de seguimiento ambiental (Ver formatos SGT- 034)
§ Acta de auditoría ambiental (Ver formato SGT- 046)
§ Acta de informe mensual de auditoría ambiental (Ver formato SGT- 036)
§ Ficha técnica para proyectos (Ver formato SGT- 040)
§ Formulario de requerimientos ambientales preliminares (Ver formato
SGT- 035)
§ Cuadro para el control de manejo de escombros (Ver formato SGT- 037)
§ Cuadro de inventario forestal (Ver formato SGT- 041)
§ Correspondencia (copias y originales)

43


ö Cuadernillo Financiero

Es responsabilidad del interventor constituir el cuadernillo financiero, el
cual contendrá copia de todos aquellos documentos derivados del proceso de
cuentas tramitadas en el desarrollo del contrato, en este cuadernillo se debe
constituir por las siguientes actas:

§ Orden de Iniciación del contrato de obra
§ Orden de iniciación de la obra, cuando el contrato lo exija (Ver formato
SGT- 003)
§ Acta de anticipo del contratista (Ver formato SGT- 005)
§ Plan de inversión del anticipo (Ver formato SGT- 023)
§ Acta de pago mensual (Ver formato SGT - 038)
§ Acta de reajustes (Ver formato SGT- 007)
§ Acta de recibo parcial de obra (Ver formato SGT- 008)
§ Acta de recibo final de contrato de obra (Ver formato SGT- 016)
§ Acta de liquidación del contrato de obra (Ver formato SGT- 017)
§ Autorización para reintegro saldo anticipo (Ver formato SGT- 027)

b) Consecutivo y numeración de las actas

Como se mencionó anteriormente existen tres (3) cuadernillos para la
organización del archivo histórico de cada contrato como son el legal, técnico y
financiero los cuales deben llevar una numeración con su respectivo
consecutivo como se muestra a continuación:

ö Cuadernillo legal

la numeración consecutiva va desde el número (1) orden de iniciación
hasta el acta (n) de liquidación, para efectos de las actas de recibo
parcial se debe iniciar con el número del acta y número del contrato

ö Cuadernillo financiero:

Lleva el consecutivo del cuadernillo legal de las actas correspondientes al
trámite financiero.
ö Cuadernillo técnico

Debe orientarse por la numeración del consecutivo del cuadernillo legal,
para efectos de actas no legales (técnicas) se manejará un consecutivo
paralelo, como se muestra a continuación:

Acta No. 1 de Comité de Obra
Acta No. 2 de Comité de Obra
Acta No. 3 de Cambio de Especificaciones Técnicas

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§ Llevar el control de Recursos Físicos y Humanos

El archivo que tiene el interventor debe mantener una relación diaria del
personal y equipos del contratista de obra, especificando el estado, las horas
de servicio, ubicación y clase de trabajo ejecutado, verificando que la cantidad
y calidad del personal y equipo utilizado estén acordes con el programa de
inversiones y el programa detallado de la obra. En caso de que se presenten
anomalías, el interventor exigirá el cambio o adición del personal o equipo
necesario, y lo reportará al supervisor del contrato. Si los cambios afectan
considerablemente la ejecución del proyecto, deben ser aprobados por el
supervisor del contrato del Instituto Nacional de Vías.

De no darse cumplimiento a las adiciones o cambios solicitados, se debe
solicitar a la Unidad Ejecutora correspondiente, a través del supervisor de
contrato, la aplicación de las sanciones previstas en el contrato.

Cuando el contratista de obra celebre subcontratos (previa autorización de la
unidad ejecutora) el interventor debe revisar y autorizar las condiciones del
mismo, así como del personal y equipo a emplear. Lo remitirá al supervisor del
contrato y éste a su vez, al Supervisor del Proyecto para su revisión y
aprobación definitiva, por parte del Jefe de la Unidad Ejecutora respectiva.

§ Controlar el avance del contrato

El interventor debe controlar diariamente el avance de los proyectos,
supervisando las cantidades de obra ejecutadas por el contratista de acuerdo
con los planos, diseños y especificaciones técnicas a través de mediciones
realizadas por la comisión de topografía e inspectores; supervisadas por el
residente de interventoría. Además debe informar oportunamente al Instituto
Nacional de Vías si se presentan mayores o menores cantidades de obra y/o
no previstos. Así mismo debe controlar el avance de obra de acuerdo con el
programa de ejecución vigente y con el programa detallado de obra, esta
información debe ser presentada en el Comité de Obra que se programa
semanalmente.

El personal ambiental debe participar en los Comités de Obra y además debe
diligenciar el formato de seguimiento ambiental una (1) vez al mes ( erV
formato SGT-034).

A esta reunión deben asistir, el personal ambiental, el especialista ambiental
del contratista y el encargado del tema ambiental de la Subdirección del
Medio Ambiente y Gestión Social si se considera necesario.

Para el cumplimiento de la programación (en cuanto a cantidad y tiempo),
impartirá instrucciones respecto al orden de prioridad en que se deban
efectuar los trabajos y solicitar las sanciones a que hubiere lugar.

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