Guia tecnica dirigida_al_cte

GUIA TECNICA DIRIGIDA AL
COORDINADOR
TECNICO EXTERNO

INDICE
INTRODUCCIÓN
1. Objetivo de la Guía del Coordinador Técnico Externo
2. Alcance.
3. De las modificaciones.
SECCION I: ACTIVIDADES DE COORDINACIÓN TECNICA
1.1 Descripción de las actividades del Coordinador Técnico Externo.
1.2 Agentes del convenio.
1.3 Actividades del Coordinador Técnico Externo.
1.4 Incompatibilidad de las actividades del Coordinador Técnico Externo.
1.5 De los plazos y la información remitida.
SECCION II: ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DE LA OBRA Y/O SERVICIO
2.1 Descripción general.
2.2 Asignación de proyectos al Coordinador Técnico Externo.
2.3 Informe de Verificación previo al inicio de obra y/o servicio.
2.4 Emisión de resultados de la Verificación previa al inicio de obra y/o servicio.
2.5 Proceso de selección de participantes.
2.6 Trámite del desembolso.
2.7 Suscripción del acta de entrega de terreno.
2.8 Inicio del cuaderno de obra.
2.9 Previo al Inicio de los trabajos.
2.10 Inicio de los trabajos. Requisitos para el inicio de la Ejecución de la Obra y/o servicio.
SECCION III: ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA Y/O
SERVICIO
3.2 Autorización de trámite y autorización para entrega de desembolso.
3.3 Verificación del cofinanciamiento.
3.4 Revisión y aprobación de valorizaciones.
3.5 Presentación de informes durante la ejecución de la obra y/o servicio.
3.6 Pago a participantes.
3.7 Pago a Coordinadores Técnicos Externos
3.8 Emisión de notificaciones.
3.9 Paralización y reinicio de los trabajos.
3.10 Modificaciones al expediente técnico.
3.11 Reemplazo del Responsable Técnico.
3.12 Elaboración y suscripción de adendas.
SECCION IV: ACTIVIDADES POSTERIORES A LA TERMINACIÓN DE LOS
TRABAJOS
4.2 Suscripción del acta de terminación de Obra y/o Servicio y el acta valorizada de
materiales sobrantes.
4.3 Elaboración del informe final.
4.4 Revisión de planos finales de obra y/o servicio (replanteo).

4.5 Suscripción del acta de transferencia de obra.
4.6 Revisión y entrega del expediente de liquidación de convenio.
SECCION V:TRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE
5.1 Definición de participante.
5.2 Intervención del Programa para verificar el perfil del participante y condiciones de
trabajo en los proyectos.
5.3 Movimiento de participantes durante la ejecución del proyecto.
5.4 Procesos de selección complementarios de participantes.
5.5 Registro y presentación de los movimientos de participantes.
5.6 Plazos establecidos para la comunicación de movimientos de participantes.
5.7 Del retiro de los participantes en la obra y/o servicio.
5.8 Del registro de las “Hojas de Tareo de Participantes”.
5.9 Pago a participantes.
SECCION VI: RESOLUCIÓN DEL CONVENIO
6.1 Resolución por incumplimiento del Organismo Ejecutor.
6.2 Resolución unilateral.
6.3 Resolución por mutuo acuerdo – caso fortuito o de fuerza mayor.
6.4 Liquidación de oficio.
ANEXO I Glosario de términos.
ANEXO II Formatos (CT) utilizados por el Coordinador Técnico Externo
ANEXO III Formatos (OE) utilizados por el Organismo Ejecutor.

INTRODUCCIÓN
1. OBJETIVO DE LA GUIA DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO
El objeto de la presente Guía es establecer los procedimientos que permitirán realizar
una adecuada verificación de los convenios suscritos por el Programa de Emergencia
Social Productivo Construyendo Perú con los Organismos Ejecutores.
2. ALCANCE
Esta Guía es de observancia obligatoria para los Coordinadores Técnicos Externos, así
como los Responsables de Proyectos y Técnicos de Proyectos de las Oficinas Zonales
que participan durante la etapa de supervisión de los convenios.
3. DE LAS MODIFICACIONES
La Oficina Nacional del Programa podrá modificar el contenido de la presente Guía en
parte o totalmente a través de directivas que se notificarán a las Oficinas Zonales y a
quienes corresponda a través de comunicación escrita.

SECCION I
ACTIVIDADES DE COORDINACIÓN TECNICA
1.1 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DE COORDINACION TECNICA
El Coordinador Técnico Externo contratado por el Programa, verificará el cumplimiento
de las obligaciones y condiciones establecidas en el convenio de ejecución de obra y/o
servicio (en adelante, el convenio) que el Programa suscriba con los Organismos
Ejecutores.
Las actividades señaladas en el párrafo anterior deberán ser ejecutadas por el
Coordinador Técnico Externo contratado por el Programa. En defecto del cumplimiento
de las actividades del Coordinador Técnico Externo señaladas en la presente Guía, el
Responsable de Proyectos o el Técnico de Proyectos podrá asumir dichas obligaciones.
La verificación de convenios se realiza:
a. A través de la Oficina Zonal.
b. A través del Coordinador Técnico Externo.
a. A través de la Oficina Zonal.
Están encargados de efectuar la verificación dentro de la Oficina Zonal los
siguientes:
Responsable de Proyectos.- Es el profesional responsable del área de supervisión
y ejerce la coordinación y supervisión de las actividades de los Coordinadores
Técnicos Externos a su cargo. Coordina directamente sus actividades con la
jefatura de la Oficina Zonal y de acuerdo a lo establecido en las directivas e
instructivos que se establecen desde la Oficina Nacional.
Técnico de Proyectos.- Es el profesional que ejerce la supervisión de las
actividades de los Coordinadores Técnicos Externos a su cargo, coordina sus
actividades directamente con el Responsable de Proyectos.
Jefe de Oficina Zonal.- Es el responsable de la ejecución del Programa en la zona
de intervención de la Oficina Zonal. En razón de sus actividades, conjuntamente
con el Responsable de Proyectos lidera el proceso de verificación de los convenios.
b. A través del Coordinador Técnico Externo
El Coordinador Técnico Externo es el profesional externo contratado por el
Programa para verificar el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones
contraídas en el o en los convenios de ejecución determinados, según sus términos
de referencia.
Sus actividades la realizan a través de un conjunto de visitas periódicas, en las
cuales deben verificar lo siguiente:
i. La correcta ejecución de los trabajos y el cumplimiento cabal de lo
establecido en el convenio, en el expediente técnico aprobado, según los
cronogramas aprobados; y
ii. La cantidad y correspondencia de la mano de obra no calificada (en adelante
MONC) en concordancia a las exigencias de la obra y/o servicio y en atención
a lo previsto en el expediente técnico aprobado.

La verificación que realiza el Coordinador Técnico Externo, a la vez de servir como
mecanismo de verificación del cumplimiento del convenio, sirve como instrumento de
detección de irregularidades que pudiesen ocurrir durante la ejecución de la obra y/o
servicio. En tal sentido, la verificación no sólo cumple objetivos de cautelar el
cumplimiento de metas, sino que además los Coordinadores Técnicos Externos podrán
absolver consultas para solucionar problemas técnicos de los Organismos Ejecutores
durante el proceso de ejecución de la obra y/o servicio.
De esta manera se espera que los profesionales encargados de la verificación emitan las
recomendaciones necesarias que sean hábiles y oportunas para la exitosa culminación y
liquidación de la obra y/o servicio.
La información generada durante el proceso de verificación es registrada tanto en
documento escrito como a través del modulo del Coordinador Técnico Externo, para
ello el Programa ha sistematizado los diversos procedimientos elaborándose una serie
de formatos que facilitan su labor y que aparecen detallados en el anexo – II “formatos
utilizados por el Coordinador Técnico Externo”
Toda la documentación que el Coordinador Técnico Externo
presente a la Oficina Zonal será efectuado a través del formato CT-09 “Carta de
presentación de documentación de verificación”, a excepción de los informes de
comunicación rápida (formato CT-08)
1.2 AGENTES DEL CONVENIO
Se denominan agentes del convenio a las personas contratadas por el Programa y el
Organismo Ejecutor que participan de manera directa en la ejecución del proyecto.
Estos agentes en virtud de sus actividades asumen responsabilidad directa sobre la
ejecución del convenio. La responsabilidad a que se hace mención debe ser evaluada
en relación a las funciones que corresponde a cada uno de los agentes.
1.2.1 Representante Legal.- Para todos los efectos legales es la persona natural
que representa al Organismo Ejecutor ante el Programa.
1.2.2 Responsable Técnico.- Es el profesional de la especialidad contratado por el
Organismo Ejecutor para asesorarlo técnicamente durante la ejecución del
proyecto (obra y/o servicio) de acuerdo a lo aprobado en el expediente
técnico.
1.2.3 Coordinador Técnico Externo.- Es el profesional contratado por el Programa
para verificar el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones contraídas
por el Organismo Ejecutor mediante el convenio. Ello, obedeciendo a lo
establecido en sus términos de referencia y el contrato suscrito con el
Programa.
1.3 ACTIVIDADES DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO
1.3.1 Revisar el proyecto seleccionado emitiendo su opinión mediante informes que
permitan al Programa, en caso sea necesario, adoptar las medidas correctivas
a fin de obtener una óptima calidad de los trabajos a ejecutar.
1.3.2 Programar oportunamente, y en forma conjunta con el Responsable Técnico,
la fecha de inicio de los trabajos.
1.3.3 Participar en el acto de entrega de terreno en que se ejecutara el proyecto y
suscribir la respectiva acta. Dicha acta esta referida a la delimitación de la
zona y los hitos donde se ejecutará la obra y/o servicio.

1.3.4 Determinar oportunamente, y en forma conjunta con el Responsable Técnico
la ubicación y colocación del cartel de obra1
, dentro de los quince días
calendarios de iniciados los trabajos y mantenerlo en buenas condiciones
hasta la culminación de los trabajos.
1.3.5 Iniciar el cuaderno de obra foliando y visando todas sus páginas,
conjuntamente con el Responsable Técnico de la obra y/o servicio.
1.3.6 Verificar la identidad y número de participantes que se dispondrá para el
inicio de obra y/o servicio.
1.3.7 Verificar el cumplimiento de los plazos estipulados en los cronogramas
aprobados y la correcta ejecución de los trabajos, así como de los demás
aspectos técnicos y financieros previstos en el convenio respectivo.
1.3.8 Anotar en el cuaderno de obra, las principales ocurrencias, consultas y
avances de la obra y/o servicio además reportar mensualmente el acumulado
de dichas anotaciones en el respectivo Informe. Asimismo, deberá anotar la
ocurrencia de atrasos injustificados y para los casos en que se requiera deberá
exigir al Organismo Ejecutor la elaboración y presentación del cronograma
acelerado de ejecución de obra y/o servicio, cronograma de aportes
(desembolso del Programa y cofinanciamiento), cronograma del recurso
participante, y deberá anotar en el cuaderno de obra la conformidad de
terminación de los trabajos.
1.3.9 Efectuar visitas periódicas durante el mes2
, con la finalidad de verificar la
ejecución de los trabajos. Estas visitas deberán ser realizadas durante la
ejecución de los trabajos (cuando los participantes y la MOC se encuentre
realizando actividades en el lugar de la obra y/o servicio).
1.3.10 Verificar en cada visita de supervisión, la identidad y número de participantes
que aportan la MONC conforme a lo señalado en el expediente técnico
aprobado.
1.3.11 Verificar el cumplimiento correcto y oportuno de las medidas de seguridad
prevista en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra.
1.3.12 Presentar a la Oficina Zonal los informes señalados en el numeral 3.5 en su
debida oportunidad y de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente
documento.
1.3.13 Verificar y aprobar los trazos parciales o trazo total de la obra y/o servicio,
anotando las correspondientes autorizaciones en el cuaderno de obra.
1.3.14 Revisar la solicitud y autorizar la entrega oportuna del desembolso,
materiales e insumos, en las cantidades y plazos establecidos en el calendario
de adquisición de materiales; así como visar la hoja de pago a participantes.
1.3.15 Verificar la cantidad y calidad de los materiales utilizados en la obra y/o
servicio, así como coordinar con el Responsable Técnico el retiro inmediato de
los materiales que hayan sido rechazados por su mala calidad o por no
corresponder a las especificaciones del expediente técnico aprobado.
1
Para los casos de obra y/o servicios.
2
En el caso del coordinador técnico externo, efectuar al menos (04) cuatro visitas al mes por cada convenio.

1.3.16 Para efectos de control, establecer los mecanismos de comunicación
pertinentes con los participantes, brindando información y orientación
oportuna a los participantes respecto a procedimientos, principios y normas
del Programa.
1.3.17 Suspender, mediante informe a la Oficina Zonal, la autorización de
desembolso y/o la hoja de pago a participantes, en caso se detecte que la
MONC no corresponda al Padrón OP-03 de participantes. Esta suspensión de
autorización será efectuada también cuando se produzcan cualquiera de los
supuestos contemplados en el convenio celebrado con el Organismo Ejecutor y
que lo facultan para ello.
1.3.18 Verificar y valorizar conjuntamente con el Responsable Técnico los metrados
alcanzados en el período comprendido de ejecución de los trabajos.
1.3.19 Efectuar observaciones emitiendo la correspondiente notificación de
observaciones (formato CT-07), en caso el Organismo Ejecutor no cumpliese
con las obligaciones dispuestas en el convenio referidas a la ejecución de la
obra y/o servicio. Verificar la subsanación de las mismas y comunicar a la
Oficina Zonal en caso ello no se haya producido.
1.3.20 Solicitar al Organismo Ejecutor, la inclusión de información relevante en los
informes mensuales e informe final que debe presentar el Responsable
Técnico.
1.3.21 Solicitar al Organismo Ejecutor el cambio del Responsable Técnico en caso de
ocurrencia de alguna de las causales previstas en el convenio.
1.3.22 Comunicar, mediante cuaderno de obra, al Organismo Ejecutor las conductas
inapropiadas, desórdenes o cualquier otra falta que tenga relación y afecte la
correcta ejecución de la obra y/o servicio, cometida por cualquier persona
que participa en la ejecución del proyecto, sea cual fuere la modalidad bajo
la cual participa, a fin de que el Organismo Ejecutor proceda al retiro
inmediato de la misma.
1.3.23 En caso de resolución del convenio, intervenir en la constatación del estado
de la obra y/o servicio participando en la suscripción del acta respectiva.
Dicha participación involucra la verificación de los materiales y/o equipos
adquiridos existentes.
1.3.24 Revisar y visar los planos finales de obra y/o servicio así como la memoria
descriptiva valorizada.
1.3.25 Luego de terminados los trabajos participar en la transferencia del proyecto y
a su vez suscribir el acta de transferencia de obra a la institución encargada
de su operación y mantenimiento.
1.3.26 Revisar y aprobar la liquidación técnica – financiera de la obra y/o servicio,
elaborada por el Organismo Ejecutor.
1.3.27 Asimismo y de acuerdo a lo señalado en la presente Guía, en caso se produzca
la resolución del convenio por incumplimiento por parte del Organismo
Ejecutor y éste no presente la liquidación respectiva; el Coordinador Técnico
Externo deberá elaborar y presentar ante el Programa la liquidación técnica y
financiera respectiva.

1.3.28 Verificar que los recursos adquiridos por el Organismo Ejecutor con el aporte
del Programa destinado al rubro OTROS, sean los suficientes y necesarios para
el cumplimiento de la meta establecida en el expediente técnico.
1.3.29 Otras actividades que por la naturaleza de las mismas le correspondan de
acuerdo a la Guía del Coordinador Técnico Externo, al convenio, a su contrato
y a sus respectivos términos de referencia.
1.4 INCOMPATIBILIDAD DE LAS ACTIVIDADES DEL COORDINADOR TECNICO
EXTERNO
Es incompatible el ejercicio de las actividades del Coordinador Técnico Externo con la
de Proyectista, Evaluador de Proyectos y Responsable Técnico de Proyectos. Es decir, el
Coordinador Técnico Externo no podrá verificar proyectos en cuya formulación haya
participado o tenga algún tipo de interés, no podrá verificar obras y/o servicios en las
que haya participado como evaluador, o participe como Responsable Técnico. Tampoco
podrá ejercer simultáneamente las tareas de Proyectista, Evaluador o Responsable
Técnico en otras Oficinas Zonales y otros convenios financiados por el Programa.
1.5 DE LOS PLAZOS Y LA INFORMACIÓN REMITIDA
El Coordinador Técnico Externo observará que la remisión de la información a la Oficina
Zonal se realice dentro de los plazos establecidos en el Convenio, la presente Guía,
Convenio u otros documentos normativos que emita el Programa.

SECCION II
ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DE LA OBRA Y/O
SERVICIO
2.1 DESCRIPCIÓN GENERAL
Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde la suscripción de los
convenios hasta el inicio de la ejecución de la obra y/o servicio y corresponden
principalmente a las siguientes:
 Asignación de proyectos seleccionados para el Coordinador Técnico Externo.
 Informe de verificación previo al inicio de las obras y/o servicios (revisión en
gabinete y campo).
 Emisión de resultados de la verificación previa al inicio de la obra y/o servicio.
 Proceso de selección de participantes.
 Trámite del desembolso.
 Suscripción del acta de entrega de terreno
 Inicio del cuaderno de obra.
 Inicio de ejecución de la obra y/o servicio.
2.2 ASIGNACIÓN DE PROYECTOS AL COORDINADOR TÉCNICO EXTERNO
El Programa dentro del proceso de contratación de servicios del Coordinador Técnico
Externo, asignará uno o más proyectos, a los profesionales que resulten seleccionados
como Coordinadores Técnicos Externos para cumplir las funciones señaladas en la
sección I.
En el caso de Coordinadores Técnicos Externos dicha asignación se realizará
atendiendo a coeficientes de lejanía del distrito donde se ubica el proyecto
establecido por el Programa (K). En ningún caso la suma total del coeficiente “K” de
los proyectos asignados al CTE excederá a 1.10.
Para la asignación de convenios al Coordinador Técnico Externo se tendrá en cuenta lo
siguiente:
 La especialidad del profesional asignado: Los convenios según el tipo de obra y/o
servicio a ejecutar corresponderán a la especialidad del profesional asignado.
 Accesibilidad a obra y/o servicio:
Para cada convenio según la lejanía del distrito se considera el tiempo que demanda
en ir a la obra y/o servicio (lejanía) coeficiente K.
Para el caso del coeficiente K se ha considerado cinco niveles de acuerdo al siguiente
detalle:
K
Tiempo de traslado hacia el convenio
desde Of. Zonal
0.15 <= a 2 hrs acceso transporte público
0.17 De 2 hrs a 4 hrs acceso transporte público
0.18 De 4hrs a 8 hrs acceso transporte público
0.20 > a 8 hrs acceso transporte privado
0.25 > a 12 hrs acceso con movilidad propia

Así mismo se ha considerado un factor de Kc de carga, el cual controla la cantidad
total de proyectos que pueden ser asignados al Coordinador Técnico Externo según el
estado del proyecto como se muestra a continuación
Kc Estado de proyecto Donde:
K S, CF, IN S : Suscrito T: Terminado
50% K T, R CF: Conforme R: Resuelto
0.000 L IN : Iniciado L: Liquidado
La sumatoria total de Kc de todos los proyectos asignados al Coordinador Técnico
Externo no será mayor a 1.100
El valor K y Kc podrán ser modificados, sólo en casos excepcionales, previo análisis y
aprobación de la Dirección de Proyectos de la Oficina Nacional.
 La ubicación geográfica: Se tratará en lo posible de asignar proyectos cercanos entre
sí.
Se deberá verificar que no exista incompatibilidad de las actividades del Coordinador
Técnico Externo con los convenios asignados de acuerdo a lo descrito en la presente
Guía.
Los costos a calcular por verificación del proyecto toman en consideración los
siguientes aspectos:
 Accesibilidad a la obra y/o servicio, y
 El tiempo de ejecución del proyecto
Los costos por servicio de verificación de cada proyecto están desagregados en los
siguientes aspectos:
 Costo por el informe de verificación previa al inicio de obra y/o servicio
 Costo por los informes mensuales/final.
 Costo por el informe de liquidación.
La fórmula a ser utilizadas en el cálculo, será la siguiente:
Donde:
Cs-s = Costos del Servicio por la verificación del proyecto.
K = Factor de distancia (Coeficiente de lejanía del distrito donde se
ubica el proyecto).
H = Costo base del servicio.
Nm = Número de meses de ejecución del proyecto. En la fórmula se
afecta este componente con la suma de medio mes (0.5) para
tomar en cuenta el tiempo que requiere la liquidación.
Cabe mencionar que el resultado del monto de Cs-s es un número entero (redondeado y
a cero decimales), y que el coeficiente Nm una precisión en 2 decimales. Para calcular
los meses de ejecución, se considerará 21 días hábiles por mes.
El honorario base incluye todos los posibles gastos que requiere por la elaboración de
informe, traslado a los convenios asignados u otros relacionados que requiera el
Coordinador Técnico Externo para el cumplimento de sus obligaciones.
El desagregado de los costos está dado por los siguientes coeficientes:
Cs-s = [ (1+K) x H x (Nm + 0.5) ]

Donde:
Civi = Costo del informe de verificación de inicio.
Cimf = Costo del Informes mensuales/final.
Ciliq = Costo del Informe de Liquidación.
Cs-s = Costo del servicio por verificación del proyecto.
Para el inicio de sus actividades el Coordinador Técnico Externo dispondrá del siguiente
material:
 El formato de asignación de proyectos para Coordinador Técnico Externo (Formato
FS-01)
 La Guía del Coordinador Técnico Externo (digital o físico).
 Las Bases del Concurso (digital o físico).
 Una copia por cada uno de los convenios a verificar (Incluye la guía técnica dirigida
al Organismo Ejecutor (digital o físico)).
 Una copia de cada uno de los expedientes técnicos a verificar.
 Manual del usuario módulo web de supervisión (digital).
 Un ejemplar del Manual de Medidas de Seguridad en Obra.
2.3 INFORME DE VERIFICACIÓN PREVIA AL INICIO DE LA OBRA Y/O SERVICIO
Una vez asignados los convenios y luego de recibido los expedientes técnicos de parte
del Responsable de Proyectos, o quien haga sus veces, de la Oficina Zonal, el
Coordinador Técnico Externo procederá a verificar que el expediente técnico recibido
contenga toda la documentación requerida en las Bases.
Esta verificación comprenderá entre otros aspectos:
a) La compatibilidad entre el proyecto a ejecutar con los metrados, metas del
proyecto a ejecutar, plano general y de detalles, costos unitarios, presupuesto,
memoria de calculo, análisis de suelos, etc., que se indican en el expediente
técnico.
b) Las condiciones del terreno en cuanto a disponibilidad, dimensiones y topografía
sean las adecuadas para la ejecución de la obra y/o servicio.
c) Que la calidad y cantidad de los materiales, herramientas e implementos de
seguridad que requiere la obra y/o servicio sean los adecuados.
d) La verificación de la disponibilidad del aporte de cofinanciamiento comprometido
por el Organismo Ejecutor.
Dicha verificación no será necesario realizarla durante esta visita de verificación,
para los convenios cuya fuente de cofinanciamiento comprometida en el expediente
corresponda a organismos públicos.
La no exigencia en la presentación del cofinanciamiento durante la verificación previa
al inicio, no exime la obligación de los Organismos Públicos de ingresar
oportunamente los insumos comprometidos como cofinanciamiento antes del inicio de
la obra y/o servicio.
Para esta actividad de revisión de gabinete y campo, el Coordinador Técnico Externo
dispone de cinco (05) días hábiles contados a partir del inicio del servicio contratado.
Civi = 10% Cs-s
Cimf = 65% Cs-s
Ciliq = 25% Cs-s

2.4 EMISIÓN DE RESULTADOS DE LA VERIFICACION PREVIO AL INICIO DE
OBRA Y/O SERVICIO
A más tardar al quinto (05) día hábil de iniciado el servicio del Coordinador Técnico
Externo y luego de realizada la verificación del expediente y la visita de campo, el
Coordinador Técnico Externo informará a la Oficina Zonal el resultado de dicha revisión,
el mismo que podrá concluir:
a. Que el proyecto sea declarado conforme; en cuyo caso el Coordinador Técnico
Externo emitirá el “Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio”
(formato CT-01), en donde se consignará además de los aspectos señalados en dicho
formato la fecha programada para el inicio de los trabajos, de acuerdo al
cronograma aprobado por el Programa.
El informe será remitido a la Oficina Zonal en documento físico y a través del
módulo del Coordinador Técnico Externo, adjuntando al mismo el formato CT-02
“ficha técnica del proyecto”.
b. Que el proyecto sea declarado observado; en cuyo caso el Coordinador Técnico
Externo emitirá “Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio”
(formato CT-01), señalando los aspectos que resultaron observados. Como en el
caso anterior este informe será remitido a la Oficina Zonal en documento físico e
ingresado en el módulo web del Coordinador Técnico Externo.
Recibido el resultado de parte del Coordinador Técnico Externo, el Jefe de la Oficina
Zonal comunicará el mismo día al Organismo Ejecutor el resultado de la revisión que
efectuara:
 Si el proyecto fue declarado conforme, en dicha comunicación se precisará que el
Organismo Ejecutor se encuentra apto para iniciar la obra y/o servicio.
 En caso el proyecto haya sido declarado observado, se adjuntará a la comunicación
el formato CT-01 indicándole que se le otorga el plazo de tres (03) días hábiles
para la presentación de las observaciones subsanadas ante la Oficina Zonal.
Una vez que el Organismo Ejecutor presente a la Oficina Zonal las subsanaciones
respectivas, las mismas serán derivadas al Coordinador Técnico Externo para su revisión
y pronunciamiento final.
Esta revisión debe ser efectuada dentro de los dos (02) días hábiles de alcanzadas, la
misma que de resultar “conforme” deberá concluir con la emisión respectiva de un
nuevo “Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio” (formato CT-01), el
que será alcanzado a la Oficina Zonal adjuntando al mismo, en caso correspondiera el
formato CT-02 “Ficha técnica del proyecto”, los cuales serán entregados en documento
físico e ingresados en el módulo web del Coordinador Técnico Externo.
El formato CT-01 igualmente consignará la fecha programada para el inicio de los
trabajos adoptando para su determinación los mismos criterios establecidos en el
numeral 2.4.a. y efectuará conjuntamente con el Responsable Técnico la charla sobre
las medidas de seguridad en el proyecto a implementar conforme al Manual de Medidas
de Seguridad en Obra.
De no resultar conforme será comunicado en esos términos a la Oficina Zonal a través
del formato CT-09 “Carta de presentación de documentos”, recomendando la
resolución del convenio.

2.5 PROCESO DE SELECCIÓN DE PARTICIPANTES
Este proceso se efectuará conforme a lo normado por la Dirección de Promoción Social
y Capacitación en los Manuales y Guías correspondientes (Guía para la Selección de
Participantes).
Una vez concluido el proceso de selección de participantes el área de Promoción Social
y Capacitación de la Oficina Zonal con apoyo del Responsable Administrativo-
informático, generará y distribuirá progresivamente al Jefe de la Oficina Zonal y al área
de supervisión de la Oficina Zonal los siguientes reportes:
 Relación de convenios con selección de participantes aprobada.
 Reporte de participantes activos para el inicio de obra y/o servicio.
Dichos reportes serán el insumo para las coordinaciones del Responsable de Proyectos
con el Coordinador Técnico Externo asignado a efectos de que se programe
conjuntamente con el Organismo Ejecutor la fecha del acto de entrega de terreno.
Contando con el proceso de selección de participantes aprobado, por cada convenio,
permitirá conocer la identidad y número de participantes que se dispondrá para el
inicio de la obra y/o servicio.
2.6 TRÁMITE DEL DESEMBOLSO
El “Informe de verificación previo al inicio de la obra y/o servicio” (CT-01) emitido por
el Coordinador Técnico Externo, y el formato OE-12 “Solicitud de desembolso”, será
condición suficiente para que el Programa proceda a tramitar el monto correspondiente
al desembolso, según corresponda, por concepto de aportes diferentes al de mano de
obra no calificada (MONC).
Corresponderá otorgar un único desembolso a Organismos Ejecutores de acuerdo a lo
establecido en el convenio de financiamiento.
Este desembolso conjuntamente con el primer aporte de cofinanciamiento servirá para
dar inicio a los trabajos.
Todas las solicitudes de desembolsos que se reciben dentro de una semana, serán
tramitadas en conjunto el último día hábil de dicha semana, para lo cual el Jefe de la
Oficina Zonal remitirá al la Unidad de Supervision de Proyectos de la Oficina Nacional la
siguiente documentación:
1. Dos originales del “Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio”
(formato CT-01) cuyo pronunciamiento sea “Conforme” y debidamente suscrito por
el Coordinador Técnico Externo.
2. Dos originales de la “Solicitud de desembolso” (formato OE-12) debidamente
llenado y suscrito por el Representante Legal y el Responsable Técnico y con los
vistos buenos correspondientes.
Para la remisión de la documentación antes descrita se utilizará el memorando (ANEXO
8) dirigido a la Dirección de Proyectos con atención a la Unidad de Supervision de
Proyectos.
2.7 SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE ENTREGA DE TERRENO
Contando con la conformidad para el inicio de los trabajos y encontrándose aprobado el
proceso de selección de participantes por parte de la Oficina Zonal, el Organismo

Ejecutor conjuntamente con el Coordinador Técnico Externo procederán a suscribir el
“Acta de entrega de terreno” (formato OE-02).
En dicho acto participarán suscribiendo la referida acta:
 Por parte del Organismo Ejecutor: El Representante Legal y Responsable
Técnico.
 Por parte del Programa: El Coordinador Técnico Externo y opcionalmente un
representante de la Oficina Zonal (Responsable de Proyectos o Técnico de
Proyectos).
 Por parte de los beneficiarios indirectos: un representante designado de la
localidad usuaria o propietaria del terreno.
 Podrá participar también un representante de la entidad encargada de la
posterior operación y mantenimiento.
Dicho acto servirá también para confirmar la fecha en que se dará inicio a los trabajos,
la misma que deberá corresponder al cronograma establecido por el Programa.
2.8 INICIO DEL CUADERNO DE OBRA
El cuaderno de obra deberá contener páginas originales con dos copias, será iniciado
luego de otorgada la conformidad para el inicio del proyecto por parte del Coordinador
Técnico Externo y la aprobación del proceso de selección de participantes por parte de
la oficina del Programa. Será proporcionado por el Organismo Ejecutor y sus páginas
deberán estar enumeradas en forma correlativa con las correspondientes visaciones del
Responsable Técnico y el Coordinador Técnico Externo en señal de conformidad al
inicio del cuaderno de obra.
El original y las copias serán finalmente distribuidos de la siguiente manera:
 Original para la Oficina Zonal respectiva.
 Una copia para el Coordinador Técnico Externo
 Una copia para el Organismo Ejecutor.
En caso que el cofinanciante sea una entidad pública, el Programa podrá entregar las
páginas originales del cuaderno de obra a esta entidad, debiendo en este caso quedarse
con una copia fedateada.
En dichos cuadernos el Responsable Técnico y el Coordinador Técnico Externo, cada uno
dentro de sus respectivas atribuciones, anotarán las principales incidencias, tales como
el avance o retraso de los trabajos, las consultas, las respuestas, las autorizaciones y,
en general, todo lo relacionado con el personal, equipo y materiales, plazo,
modificaciones de la obra y/o servicio, etc. Respecto a estas anotaciones se deberá
poner especial atención a la mano de obra no calificada (MONC) señalándose
principalmente aspectos referidos al número diario de participantes que intervienen en
la ejecución de la obra y/o servicio y a la cantidad de materiales ingresados y que
fueron adquiridos tanto con aporte del Programa como del cofinanciamiento.
El primer asiento corresponde a la trascripción del Acta de Entrega de Terreno, de ser
el caso, el Responsable Técnico abrirá los cuadernos de obra que sean necesarios hasta
la terminación de la obra y/o servicio.
El Responsable Técnico está encargado del uso, custodia y llenado del cuaderno de obra
correspondiente, su presentación al Coordinador Técnico Externo o representantes del
Programa será obligatoria en cada una de las visitas. Su disponibilidad en el lugar de los
trabajos será responsabilidad del Organismo Ejecutor.
Sólo el Coordinador Técnico Externo y el Responsable Técnico están autorizados para
realizar anotaciones en el cuaderno de obra.

En cada una de sus visitas, el Coordinador Técnico Externo exigirá la presentación del
cuaderno de obra, hará las anotaciones que crea conveniente y recabará una copia a
efectos de presentarla adjunta al informe mensual correspondiente.
El cierre del cuaderno de obra lo hará el Responsable Técnico mediante anotación
expresa al término de los trabajos, debiendo el Coordinador Técnico Externo, en caso
estuviera de acuerdo, otorgar su conformidad mediante la anotación respectiva.
2.9 PREVIO AL INICIO DE LOS TRABAJOS
De manera previa al inicio de los trabajos, el Coordinador Técnico Externo revisará
minuciosamente la memoria descriptiva, especificaciones técnicas y planos de
ejecución, conformantes del expediente técnico aprobado, con la finalidad de verificar
su conformidad entre si y plantear, en caso correspondiera las modificaciones o
correctivos correspondientes al proyecto aprobado, según lo señalado en la directiva de
modificación de expedientes aprobada a dicho fin.
Así también deberá revisar el presupuesto, metrados, cronogramas de ejecución y
costos unitarios, del mismo modo revisará la documentación de tipo técnico-legal que se
acompaña: acreditación de propiedad, autorizaciones, etc. de acuerdo a lo exigido en
las bases y de ser el caso sus modificaciones.
Es requisito indispensable en caso de los Organismos Públicos, la presentación y
verificación del aporte del cofinanciamiento antes del inicio de la obra y/o servicio.
2.10 INICIO DE LOS TRABAJOS
La ejecución de los trabajos se realizará de acuerdo al cronograma indicado en el
expediente técnico aprobado.
Requisitos para el Inicio de la Ejecución de la obra y/o servicio:
a. El Programa haya contratado al Coordinador Técnico Externo.
b. El Coordinador Técnico Externo haya emitido opinión favorable respecto al
inicio de la ejecución de la obra y/o servicio.
c. Se haya realizado satisfactoriamente el proceso de selección de participantes
y hayan asistido al Taller de Medidas de Seguridad en Obra.
d. La disponibilidad del aporte del cofinanciamiento comprometido por el
Organismo Ejecutor o por el Cofinanciante haya sido verificado por el
Programa.
e. Que los implementos de seguridad, presupuestados según el expediente
técnico aprobado se encuentren disponibles.
f. “Informe de verificación previo al inicio de obra y/o servicio” (formato CT-01)
cuyo pronunciamiento sea “Conforme” y debidamente suscrito por el
Coordinador Técnico Externo.
Los trabajos empezarán de acuerdo al cronograma establecido por el Programa,
debiendo el Coordinador Técnico Externo constituirse en la obra y/o servicio a efectos de
verificar que el inicio de los trabajos se realice de manera correcta.
La fecha programada para el inicio de la obra y/o servicio señalada en el formato CT-
01, corresponderá al cronograma establecido por el Programa, luego del otorgamiento
de la conformidad.

Si por causas imputables al Organismo Ejecutor, el proyecto no comenzara en la fecha
programada (indicada en el formato CT-01) el inicio quedará diferido para la segunda
fecha que corresponda según el cronograma establecido por el Programa.
Si por causas imputables al Organismo Ejecutor no inicia la obra y/o servicio en las
fechas señaladas en el cronograma aprobado por el Programa, este último queda
facultado a resolver el convenio suscrito con el Organismo Ejecutor.
Como máximo el primer día hábil de comenzados los trabajos, el Organismo Ejecutor a
través de su Responsable Técnico alcanzará al Coordinador Técnico Externo todos los
cronogramas de obra y/o servicio actualizados a la fecha de inicio de los mismos:
 Cronograma de ejecución de obra y/o servicio.
 Cronograma valorizado mensual. (Apéndice de las Bases)
 Cronograma del Recurso Participante. (Apéndice de las Bases)
El Coordinador Técnico Externo cumplirá con revisar, aprobar e ingresar estos
cronogramas en el software de supervisión de cada uno de los convenios asignados,
debiendo remitirlos a la Oficina Zonal en forma física a mas tardar el tercer (03) día
hábil luego de comenzados los trabajos.
Conjuntamente con esta información se remitirá también el formato CT-03 “Informe de
inicio de obra y/o servicio”.

SECCION III
ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA Y/O
SERVICIO
Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde el inicio de ejecución de
la obra y/o servicio hasta la terminación de la misma identificándose dentro de ella dos
tipos de actividades:
a. Actividades de carácter ordinario:
 Autorización de trámite y autorización para entrega de desembolso.
 Verificación del cofinanciamiento.
 Revisión y aprobación de valorizaciones.
 Presentación de informes del Coordinador Técnico Externo.
 Pago a participantes.
b. Actividades de carácter no ordinario:
 Emisión de notificaciones.
 Paralización y reinicio de los trabajos.
 Modificaciones al expediente técnico.
 Reemplazo del Responsable Técnico.
 Elaboración y suscripción de adendas.
3.2 AUTORIZACIÓN DE TRAMITE Y AUTORIZACIÓN PARA ENTREGA DE
DESEMBOLSO (correspondiente al rubro otros)
Se denomina desembolso a la entrega del aporte monetario del Programa que se
efectúa con cargo al convenio de ejecución. De acuerdo a lo indicado en el expediente
técnico aprobado, este desembolso servirá para la adquisición de materiales,
herramientas, gastos indirectos o mano de obra calificada.
De acuerdo a lo establecido por el Programa, este desembolso se efectuará de la forma
siguiente:
Desembolso Único: Para Organismos Ejecutores según lo establecido en el convenio de
financiamiento.
El desembolso se efectuará en moneda nacional y se realizará de acuerdo a lo que el
Programa establezca.
En señal de conformidad, luego de recibido el desembolso, el Organismo Ejecutor
suscribirá una declaración jurada, para el efecto empleará el formato OE-13
“Declaración jurada de recepción de desembolsos”, debiendo entregar dos copias de
este formato con el cargo de recepción respectivo. Una copia formará parte del
expediente de liquidación.
3.3 VERIFICACIÓN DEL COFINANCIAMIENTO
Tal como lo establecen las Bases y su documentación anexa, el aporte de
cofinanciamiento deberá encontrarse disponible en el lugar de la obra y/o servicio.

El Coordinador Técnico Externo exigirá que el aporte de cofinanciamiento
correspondiente al Organismo Ejecutor se haga efectivo según los cronogramas
aprobados, para ello en la oportunidad que corresponda, el Coordinador Técnico
Externo, en atención al cronograma de desembolsos del cofinanciamiento, revisará
detenidamente el listado de insumos correspondiente y verificará su existencia así
como disponibilidad en la obra y/o servicio.
Las variaciones del listado de insumos motivadas en exigencias técnicas, deberán ser
analizadas conjuntamente por el Coordinador Técnico Externo y el Responsable Técnico
siendo aprobadas por ambos.
Estas variaciones serán permitidas siempre que no disminuyan el monto de
cofinanciamiento que corresponda según el cronograma mensual valorizado de insumos
según fuentes de financiamiento (ver apéndice de las Bases), y en los casos que
comprometan al listado de insumos correspondiente a aportes del programa serán
permitidas siempre que no impliquen incremento del desembolso respectivo.
La oportunidad de la verificación de cofinanciamiento se realizará de acuerdo a la
consideración siguiente:
a. Aporte de cofinanciamiento.- Luego de suscrito el convenio y antes del inicio del
proyecto y de acuerdo a lo descrito en el numeral 2.3 de la presente Guía y el
numeral 5.2.1.c de las Bases.
La disponibilidad de cofinanciamiento deberá ser mostrada para la verificación del
Coordinador Técnico Externo de acuerdo al cronograma del cofinanciamiento.
3.4. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE VALORIZACIONES
La valorización de los trabajos será realizada por el Responsable Técnico de forma
quincenal correspondiendo éstas al día quince (15) calendario y al último día hábil de
cada mes, debiendo consignar los metrados ejecutados en el cuaderno de obra
mediante el asiento respectivo.
En el caso de las valorizaciones mensuales el Responsable Técnico elaborará y
presentará, dentro de los dos (02) días calendarios siguientes el formato OE-04
“valorización desagregada acumulada” al Coordinador Técnico Externo. Una vez
presentadas estas valorizaciones el Coordinador Técnico Externo procederá a revisarlas,
de existir discrepancias, el Coordinador Técnico Externo podrá constituirse a la obra
y/o servicio a efectos de verificar dicha información.
Las valorizaciones serán presentadas a la Oficina Zonal de acuerdo a la siguiente
indicación:
 Valorización de fin de mes.
Será presentada conjuntamente con el “informe mensual” formato CT-05
correspondiente, al quinto (05) día calendario de cada mes.
Si al día siguiente de vencido el plazo establecido, el Responsable Técnico no cumpliera
con presentar las valorizaciones referidas, el Coordinador Técnico Externo las elaborará
y presentará a la Oficina Zonal en la oportunidad establecida, quedando el Organismo
Ejecutor sujeto a las mismas.
En este caso y de manera posterior deberá emitirse la notificación respectiva al
Organismo Ejecutor, acompañando las valorizaciones (OE-04) formuladas por el
Coordinador Técnico Externo. En este supuesto la presentación de la valorización de fin
de mes se hará a través del formato CT-05 y OE-04.

El Avance físico de la obra y/o servicio será calculado a partir de la siguiente
expresión:
% de Avance Físico =
Costo Directo Valorizado
X 100
Costo Directo Total del Presupuesto
El Organismo Ejecutor está obligado a cumplir con los plazos parciales establecidos en
el cronograma respectivo.
En caso que el retraso sea mayor al diez (10%), el Coordinador Técnico Externo
ordenará al Organismo Ejecutor la presentación dentro de los tres (03) días hábiles
siguientes de un nuevo calendario que contemple la aceleración de los trabajos, de
modo que se garantice el cumplimiento de la obra y/o servicio dentro del plazo
previsto.
Dicho retraso se calculara de la siguiente manera:
% de retraso = % Avance físico ejecutado acum. - % Avance físico programado
acum.
Si dentro del plazo establecido no se cumple con la entrega del calendario acelerado de
avance, el Coordinador Técnico Externo elaborará dicho calendario quedando el
Organismo Ejecutor sujeto al mismo.
Si, posteriormente a la entrega del nuevo calendario, la valorización siguiente que
corresponde, según lo señalado en el numeral 3.4, arroje un atraso mayor al diez (10%)
del avance físico respecto al avance programado en el calendario acelerado, el
Coordinador Técnico Externo anotará el hecho en el cuaderno de obra e informará a la
Oficina Zonal, considerándose como causal de resolución del convenio.
3.5 PRESENTACIÓN DE INFORMES DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA Y/O
SERVICIO
3.5.1 Informes Regulares
Durante la ejecución de los trabajos el Coordinador Técnico Externo efectuará a la obra
y/o servicio según lo señalado en sus términos de referencia visitas regulares3
por mes.
Una de estas visitas corresponderá al día quince (15) calendario del mes (o al día hábil
siguiente), debiendo realizarse en esta oportunidad una valorización de los trabajos
ejecutados los que serán anotados en el cuaderno de obra. Del mismo modo la última
visita deberá corresponder al último día hábil del mes y servirá para efectuar la
valorización y el informe mensual respectivo.
En cada una de las visitas el Coordinador Técnico Externo verificará lo siguiente:
a. La correspondencia del registro de asistencia (formato OE-01) con lo observado en
campo. Asimismo recabará una copia de cada uno de los formatos OE-01generados
desde la ultima fecha en que efectuó su visita regular, registrando la información
en el formato CT-04
b. Respecto a los accidentes en obra y/o servicio y su atención inmediata.
3
En el caso del Coordinador Técnico Externo, éste deberá efectuar al menos (04) cuatro visitas al mes por cada
convenio; las visitas adicionales de los convenios dependerán de la ubicación de los convenios y necesidades de
control.

c. Que los materiales y herramientas sean los necesarios para la continuidad de los
trabajos.
d. Que se haya efectuado el desembolso del Programa.
e. Que la labor del Responsable Técnico se encuentre acorde con lo señalado en el
convenio y en la Guía del Responsable Técnico, asimismo que cumpla con el
coeficiente de participación en obra y/o servicio el mismo que es de medición
diaria.
El resultado de cada visita regular será consolidado en un solo informe (formato CT-04)
“Informe de verificación regular”, el mismo que será remitido el primer (01) día hábil
de la siguiente semana de efectuadas las visitas a la Oficina Zonal en físico y a través
del modulo web.
3.5.2 Informes Mensuales
A fin de elaborar el informe mensual, el Coordinador Técnico Externo exigirá al
Organismo Ejecutor la presentación, debidamente suscrita por el Responsable Técnico,
del informe mensual4
el que deberá contener:
 Original del informe del Responsable Técnico.
 Copia aprobada de la “valorización desagregada acumulada” formato OE-04.
 “Informe de gastos” formato OE-07 sustentado con las respectivas copias de los
comprobantes de pago y los recibos por honorarios si fuera el caso.
 Copia del cuaderno de obra.
 Otros que solicite el Coordinador Técnico Externo.
El Coordinador Técnico Externo revisará la documentación anteriormente descrita
minuciosamente, verificará la existencia y calidad del material en campo y almacén y
hará las observaciones del caso. Dichas observaciones serán alcanzadas al Organismo
Ejecutor empleando para el efecto, el formato de notificación (CT-07) debiendo ser
subsanadas dentro del plazo que establezca el Coordinador Técnico Externo.
Una vez que se cuente con el informe mensual del Organismo Ejecutor, el Coordinador
Técnico Externo elaborará el informe mensual, el cual comprenderá los siguientes
aspectos:
 Control de participantes del mes.
 Control de avance físico según valorización.
 Comparación de avance físico referido a los aportes del Programa y financiero
de MONC, obtenidos de la valorización desagregada acumulada (formato OE-
04). Las variaciones mayores al 10% deberán ser explicadas, mereciendo las
notificaciones respectivas en caso de situaciones no justificadas.
 Control de desembolso.
 Si fuera el caso, reporte de control de obra y/o servicio referido a pruebas
técnicas de calidad.
 Presentación de un panel fotográfico conteniendo al menos 04 fotografías
donde aparezca el Coordinador Técnico Externo mostrando el avance de los
trabajos.
 Verificación del cumplimiento de las medidas para prevenir o mitigar el
impacto ambiental y las medidas de seguridad en obra.
 Comentarios referentes a la ejecución de la obra y/o servicio, donde se
indicará, si fuera el caso, la problemática general, las soluciones planteadas a
partir de esta problemática, aspectos relevantes de la ejecución y
observaciones generales, así como las acciones a adoptar en caso la obra y/o
4
Dentro de los dos (02) días calendario posterior al vencimiento de cada mes y durante la ejecución de la obra y/o
servicio.

servicio se encontrara con un atraso mayor al 10% y si a partir de este
supuesto se generaron notificaciones al Organismo Ejecutor durante el
periodo de reporte.
 Con respecto al cuaderno de obra, se anotará el número de folios del
cuaderno de obra utilizados durante el periodo de reporte.
 Control de avance financiero el cual estará referido al avance porcentual de
gasto rendido respecto al monto total del aporte del aprobado en el convenio.
En este aspecto se controlará que las variaciones existentes no generen un mayor
monto respecto al monto aprobado para el rubro y que finalmente no se altere el costo
directo aprobado.
El avance financiero estará dado por la siguiente expresión:
% de Avance Financiero respecto
al aporte del Programa
=
Gasto Total Ejecutado del Aporte del
Programa x 100
Aporte Total del Programa Aprobado
El gasto total ejecutado del aporte del Programa estará dado por lo reportado en el
formato OE-07 (informe de gastos), la rendición se detallara por insumo.
El Coordinador Técnico Externo remitirá a la Oficina Zonal en un plazo máximo de cinco
(05) días calendario posterior al vencimiento de cada mes, el informe mensual (formato
CT-05) acompañado de la siguiente documentación:
 El último informe de verificación regular formato CT-04 (en físico y a través del
modulo web).
 Copia del informe mensual del Responsable Técnico.
 Copia de los asientos del cuaderno de obra correspondientes al periodo reportado.
 Otros que solicite la Oficina Zonal.
En caso el Organismo Ejecutor no cumpliera con subsanar las observaciones formuladas
dentro del plazo establecido por el Coordinador Técnico Externo, éste deberá cumplir
con presentar el informe mensual correspondiente en la oportunidad señalada,
debiendo adicionar a su informe la “valorización desagregada acumulada” formato OE-
04.
Bajo este supuesto el Coordinador Técnico Externo emitirá una segunda notificación al
Organismo Ejecutor requiriéndole la presentación del informe correspondiente, el que
luego de presentado y revisado será remitido a la Oficina Zonal completando la
información faltante, caso contrario dicho incumplimiento será tomado como causal de
resolución del convenio.
No se considerarán recibidos los informes que presentarán observaciones o
documentación incompleta.
3.5.3 Comunicación rápida
El formato CT-08 “Comunicación rápida”, se establece con la finalidad de disponer de
manera expeditiva de información actualizada, considerada relevante por el Programa.
Esta información podrá estar referida a:
 Información de reprogramación de fecha de inicio de obra y/o servicio.
 Información de paralización de obra y/o servicio.
 Información de reinicio de actividades y terminación de obra y/o servicio.

Esta comunicación deberá ser remitida a la Oficina Zonal, en físico y a través del
modulo web, a más tardar al día hábil siguiente de ocurrido el hecho que motiva la
comunicación.
3.5.4 Otros informes eventuales
a. Informes sobre solicitud de modificatorias de proyecto.
Son informes en los cuales el Coordinador Técnico Externo deberá emitir opinión
respecto a las solicitudes de modificatorias de proyecto; su tratamiento es descrito
en el numeral 3.10
b. Informes de carácter adicional solicitados por el Programa.
Adicionalmente el Coordinador Técnico Externo presentará los informes que le sean
solicitados por el Responsable de Proyectos o el Jefe de la Oficina Zonal, u otros que
en cumplimiento de la supervisión efectuada considere necesario alcanzar al
Programa. Dentro de este grupo se encuentran los informes especiales de control de
calidad.
3.6 PAGO A PARTICIPANTES
El pago a participantes corresponde al monto por incentivo económico que se le
reconoce a cada participante por las actividades realizadas durante la ejecución de la
obra y/o servicio. Este pago es cargado al aporte destinado a la mano de obra no
calificada y se realizará de manera mensual y de acuerdo a los mecanismos
establecidos por el Programa. El Coordinador Técnico Externo participa otorgando su
conformidad al pago efectuado.
Las Hojas de Pago de Participantes deberán corresponder con la información registrada
en las Hojas de Tareo.
3.7 PAGO A COORDINADORES TECNICOS EXTERNOS
Los pagos a los Coordinadores Técnicos Externos se realizarán de acuerdo al
procedimiento que establezca Oficina de Administración y Finanzas del Programa y a lo
indicado en sus contratos y sus términos de referencias.
3.8 EMISIÓN DE NOTIFICACIONES
Las notificaciones son comunicaciones que realiza el Coordinador Técnico Externo al
Organismo Ejecutor con la finalidad de solicitar la corrección de alguna observación o
el requerimiento de cumplimiento de obligaciones señaladas en el convenio.
Para este propósito el Coordinador Técnico Externo empleará el formato “Notificación
de observaciones” CT-07.
3.9 PARALIZACIÓN Y REINICIO DE LOS TRABAJOS
El Organismo Ejecutor a través del Responsable Técnico podrá solicitar al Programa la
paralización de los trabajos cuando se produzca cualquiera de las siguientes
circunstancias:
 Demora en la entrega de desembolso por parte del Programa.
 Ejecución de obras complementarias y/o modificaciones al expediente técnico
aprobado.

 Desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona) y/o
insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenómenos climatológicos,
vicios ocultos, etc.) debidamente probados.
 Que el convenio no cuente con Coordinador Técnico Externo contratado, en cuyo
caso la Oficina Zonal evaluará la pertinencia de que dichos convenios sean
asignados a los profesionales de la Oficina Zonal o se proceda a la paralización de
la obra y/o servicio.
El Coordinador Técnico Externo recepcionará y evaluará técnicamente el motivo de la
paralización solicitada por el Organismo Ejecutor, la misma que de encontrarla
justificada la remitirá a la Oficina Zonal recomendando la paralización de los trabajos.
Del mismo modo recomendará a la Oficina Zonal otorgar un plazo para el levantamiento
de las observaciones que motivaron dicha paralización. Se adjuntará a este informe la
notificación respectiva de requerimiento de cumplimiento.
El incumplimiento de las obligaciones del Organismo Ejecutor será comunicado al
Programa a través de un informe escrito recomendando sustentadamente la
paralización.
En caso que el motivo de paralización de la obra y/o servicio sea atribuible al
Organismo Ejecutor y que el periodo de la misma sea igual o mayor a 21 días hábiles
acumulados, el Programa iniciará el proceso de resolución del convenio.
Estas paralizaciones serán comunicadas a la Oficina Zonal, a más tardar al día hábil
siguiente a través del (formato CT-08) “Comunicación rápida”, adjuntando para el
efecto una copia del asiento del cuaderno de obra.
Caso fortuito o de fuera mayor.
Se entiende como caso fortuito o de fuerza mayor a una situación extraordinaria
irresistible e imprevisible, fuera del control del Organismo Ejecutor que no le sea
atribuible, o que puedan ser atribuibles a hechos naturales.
Estas situaciones podrán deberse a:
 Fenómenos naturales como terremotos, aluviones, etc, que dificulten de manera
significativa la continuidad de los trabajos.
 Situaciones climáticas o la existencia de conflictos que dificulten de manera
significativa la continuidad de los trabajos.
 La ausencia total o en parte de las personas que prestan servicios en la obra y/o
servicio al punto que afecte la óptima calidad de los trabajos.
 La ausencia de materiales o herramientas de manera que imposibiliten la
ejecución de los trabajos o afecten significativamente los rendimientos
establecidos en el expediente técnico aprobado.
En estos casos el Organismo Ejecutor comunicará al Programa por medio escrito dentro
de un plazo no mayor a tres días hábiles de producido el hecho, la situación que impide
la ejecución de la obra y/o servicio a fin de que este proceda a la evaluación
respectiva.
El Responsable de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal evaluará las circunstancias que
ameritan la solicitud de paralización o en su defecto las paralizaciones ordenadas de
manera excepcional por el Coordinador Técnico Externo y como resultado de esta
evaluación, comunicará de manera escrita al Organismo Ejecutor a efectos de que
proceda a paralizar los trabajos o a ordenar su reinicio en caso la paralización ordenada
por el Coordinador Técnico Externo no la encontrara justificada.

En dicha comunicación se señala también la fecha en la que debe operar la paralización
o el reinicio según fuere el caso. Copia de esta comunicación se deriva al Coordinador
Técnico Externo para su conocimiento.
Tanto las solicitudes de paralización como la fecha real de la misma serán anotadas en
el cuaderno de obra.
El reinicio de los trabajos deberá contar necesariamente con el informe aprobatorio del
Coordinador Técnico Externo. Dicho informe tiene como propósito evaluar si las causas
que motivaron la paralización han sido superadas.
El Coordinador Técnico Externo solicitará al Programa la autorización de reinicio de los
trabajos, para ello adjuntará el informe aprobatorio antes referido. La Oficina Zonal,
de considerarlo procedente autorizará el reinicio de los trabajos emitiendo para ello la
comunicación respectiva al Organismo Ejecutor, en la que además se precisará la fecha
en la que debe operar el reinicio. Copia de dicha comunicación será alcanzada al
Coordinador Técnico Externo del proyecto.
El Coordinador Técnico Externo informará al Programa, a través del formato CT-08
(comunicación rápida) la fecha real de reinicio de los trabajos. Este hecho será además
consignado en el cuaderno de obra.
El mismo día de reiniciado los trabajos el Coordinador Técnico Externo recibirá del
Organismo Ejecutor la siguiente documentación actualizada a la fecha de reinicio:
 Cronograma de ejecución de obra y/o servicio.
 Cronograma valorizado mensual (apéndice de las Bases).
 Cronograma del Recurso Participante (apéndice de las Bases).
El Coordinador Técnico Externo cumplirá con revisar, aprobar e ingresar estos
cronogramas en el software de supervisión de cada uno de los convenios asignados,
debiendo remitirlos a la Oficina Zonal en forma física a mas tardar el tercer (03) día
hábil luego del reinicio de los trabajos.
De manera excepcional, debido a estas situaciones de emergencia o de urgencia que
pongan en riesgo la ejecución de la obra y/o servicio o la economía del proyecto, el
Coordinador Técnico Externo de manera inmediata podrá ordenar la paralización de los
trabajos, consignando dicha orden en el cuaderno de obra.
3.10 MODIFICACIONES AL EXPEDIENTE TÉCNICO
Excepcionalmente, por causas justificadas, debidamente comprobadas y aceptadas,
conforme a las directivas del Programa podrán modificarse los términos del convenio
para lo cual, de ser el caso, requerirá la suscripción de adendas según los siguientes
casos.
3.10.1 Modificaciones que requieren suscripción de adendas
El procedimiento para las modificaciones al expediente técnico que ameriten la
suscripción de adendas, se encuentra regulado por el Programa.
Todas las modificatorias, a excepción de las modificaciones al convenio que no
correspondan a variaciones técnicas del expediente técnico, deberán ser solicitadas al
Coordinador Técnico Externo para su aprobación, de manera oportuna, por el
Representante Legal del Organismo Ejecutor, adjuntando informe técnico
sustentatorio del Responsable Técnico, el mismo que dependiendo del caso podrá
contener presupuesto, análisis de costos unitarios, planos, memoria descriptiva, etc.

El Responsable de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal, en los casos que juzgue
conveniente solicitará que junto al informe técnico antes referido se presente el
informe aprobatorio del profesional que formuló el proyecto original (proyectista). Es
responsabilidad del Organismo Ejecutor obtener este informe aprobatorio.
El Coordinador Técnico Externo, dentro del plazo de tres (03) días hábiles de recibida la
solicitud de modificación, se pronunciará respecto de la procedencia de la misma. De
considerarla favorable, remitirá el informe correspondiente a la Oficina Zonal
adjuntando la documentación técnica alcanzada que fundamente la modificación del
expediente técnico.
En la Oficina Zonal la documentación será evaluada por las áreas correspondientes de
acuerdo a lo establecido en la Directiva aprobada para dicho fin.
El Responsable Técnico y el Coordinador Técnico Externo, cada uno dentro de sus
atribuciones, deberán describir estos hechos en el cuaderno de obra.
Las modificaciones al expediente técnico que conlleven a la suscripción de adendas
podrán estar referidas a:
a. Ampliaciones de plazo.
Las ampliaciones de plazo son aquellas que modificarán la fecha de término
programada y podrán fundamentarse sólo en las siguientes causales:
i. Demora en la entrega de desembolsos por parte del Programa.
ii. Desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona)
y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenómenos
climatológicos, vicios ocultos, etc.) debidamente probados.
iii. Ejecución de obras complementarias y/o modificaciones al expediente técnico
aprobado.
iv. Paralizaciones aprobadas por la Oficina Zonal que cuenten con informe técnico
del Coordinador Técnico Externo, según lo señalado en el numeral 3.9 de la
presente guía.
Sólo será procedente otorgar ampliaciones de plazo, cuando la causal modifique el
calendario de ejecución de obra y/o servicio, de manera que represente demora en
la terminación del proyecto.
Las ampliaciones de plazo que no devengan de una ampliación presupuestal, no
generaran incremento en el aporte del Programa.
La Resolución aprobada para establecer los modelos de adenda a los convenios de
ejecución de proyectos deberá ser consultada conjuntamente con el Responsable de
Proyectos de la Oficina Zonal para definir el modelo de adenda pertinente a aplicar.
b. Modificaciones al expediente técnico
i. Modificaciones presupuestales.
Los montos que se originen de las modificaciones presupuestales deberán ser
comprometidos en igual forma y condiciones de financiamiento original, en ese
sentido en caso de ampliaciones de presupuesto el Programa asumirá
íntegramente el financiamiento de mano de obra no calificada (MONC) y en caso
de deducciones de presupuesto se efectuará a favor de éste; mientras que el
costo adicional diferente al de mano de obra no calificada, será asumido tanto

por el Programa y el Organismo Ejecutor, en lo que les corresponda y de acuerdo
a los porcentajes de financiamiento establecidos para este rubro en el
expediente técnico aprobado, y deducido de la misma manera en caso de
presupuestos deductivos.
Las modificaciones no serán aplicables retroactivamente.
Las ampliaciones presupuestales procederán cuando se determine la insuficiencia
del presupuesto aprobado, y sólo podrán fundamentarse en las siguientes
causales:
 Incremento significativo de los precios de materiales e insumos.
 Modificación del proyecto y/u obras complementarias debidamente
aprobados.
 Partidas no consideradas en el presupuesto aprobado.
Es presupuesto deductivo el conformado por aquellas partidas determinadas
como no necesarias para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente
técnico aprobado.
ii. Ejecución de obras y/o servicios complementarios.
Son obras y/o servicios complementarios aquellas no consideradas en el
expediente técnico y que resultan indispensables para el cumplimiento de la
meta prevista en el expediente técnico originalmente aprobado.
iii. Ampliaciones y reducciones de meta. (Sin modificación presupuestal)
Son las mayores o menores unidades de metas físicas ejecutadas, que debido a
hechos durante la ejecución del convenio merecerán la suscripción de adendas.
Estas modificaciones no estarán referidas a las señaladas en el numeral 3.10.2.a
de la presente guía.
iv. Otros cambios.
Son aquellos cambios referidos a modificaciones que no desnaturalicen el
expediente técnico aprobado, por ejemplo: precisiones al convenio, etc.
3.10.2 Modificaciones que no requieren suscripción de adendas
Están comprendidas dentro de este grupo:
a. Ampliaciones y reducciones de meta menores. (Sin modificación presupuestal)
Las variaciones5
menores cuya valorización no supere el 5 % del costo directo serán
presentadas al Coordinador Técnico Externo por el Organismo Ejecutor adjuntando
el Informe Técnico del Responsable Técnico. Estas variaciones serán revisadas por
el Coordinador Técnico Externo, las mismas que de considerarlas procedentes las
dará por aprobado dejando constancia de ello en el cuaderno de obra e
informando a la Oficina Zonal a través del formato CT-09 (adjuntando toda la
documentación sustentatoria, presupuesto, cronogramas actualizados, planos de
ser el caso, entre otras).
Estos cambios no merecerán la suscripción de adendas, debiendo ser reportados
mediante informe y presentados en la oportunidad que se presente la
modificación, y en la liquidación del convenio.
5
Diferencia entre ampliación y reducción del presupuesto aprobado y el presupuesto propuesto, sobre partidas
existentes del presupuesto vigente.

Para el cálculo de este porcentaje deberá tenerse en cuenta todas las variaciones
acumuladas, restándose las reducciones de las ampliaciones de metas. En ningún
caso ni las ampliaciones ni las reducciones de meta independientemente, serán
mayores al siete (7 %) por ciento del total de costo directo.
b. Otras variaciones a los cronogramas del expediente técnico.
Las variaciones en los diferentes cronogramas del expediente técnico, que no
provengan de cualquiera de las modificaciones señaladas en los puntos 3.10.1 del
presente numeral, no motivarán la suscripción de adendas.
3.11 REEMPLAZO DEL RESPONSABLE TÉCNICO
El reemplazo del Responsable Técnico no merecerá la suscripción de adendas y podrá
deberse a las siguientes circunstancias:
a. Por renuncia expresa del Responsable Técnico.
b. Por enfermedad que le impida desarrollarse en el cargo.
c. Por estar incurso en sentencia privativa de la libertad.
d. Por fallecimiento o abandono del Responsable Técnico.
e. Por incumplimiento injustificado de funciones detectadas por el Organismo Ejecutor
o cuando el Organismo Ejecutor decida prescindir de los servicios del Responsable
Técnico.
f. Por incumplimiento injustificado de funciones detectados por el Coordinador
Técnico Externo durante la ejecución del proyecto.
Para los cinco primeros casos el Organismo Ejecutor comunicará el reemplazo
señalando de manera escrita las causales de dicho reemplazo, adjuntando el currículum
vitae del profesional propuesto para el reemplazo.
El Coordinador Técnico Externo verificará la documentación y de ser conforme a lo
exigido en las Bases de concurso comunicará al día siguiente a la Oficina Zonal.
Adjuntará para el efecto copia de los documentos respectivos.
De ocurrir el último de los casos, contando con el informe previo del Coordinador
Técnico Externo, la Oficina Zonal notificará al Organismo Ejecutor solicitándole que
proceda a presentar la documentación respectiva del Responsable Técnico propuesto.
3.12 ELABORACION Y SUSCRIPCION DE ADENDAS
Luego de revisada y de considerarlo procedente, el Coordinador Técnico Externo del
proyecto remitirá a la Oficina Zonal, toda la información referente a la solicitud de
suscripción de adenda. La Oficina Zonal evaluará la documentación alcanzada y de
considerarlo favorable, dentro de los cinco (05) días hábiles de recibida la
documentación procederá a elaborar la adenda respectiva, de acuerdo a los modelos
establecidos y aprobados por el Programa.
De manera posterior y dentro de los siete (07) días hábiles de remitida la documentación
a la Oficina Zonal por parte del Coordinador Técnico Externo, se suscribirá
conjuntamente con el Representante Legal del Organismo Ejecutor, la adenda
respectiva.

SECCION IV
ACTIVIDADES POSTERIORES
A LA TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS
Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde la terminación de los
trabajos y hasta la presentación de la liquidación de convenio. Comprende básicamente
las siguientes actividades:
 Suscripción del Acta de Terminación de los Trabajos.
 Elaboración del informe final de supervisión.
 Revisión de planos finales de obra y/o servicio y memoria descriptiva valorizada.
 Suscripción del acta de transferencia de obra.
 Revisión y entrega del expediente de liquidación de convenio.
4.2 SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE TERMINACIÓN DE OBRA Y/O SERVICIO Y EL
ACTA VALORIZADA DE MATERIALES SOBRANTES
La terminación de la obra y/o servicio será comunicada por el Responsable Técnico
mediante anotación en el cuaderno de obra, esta fecha de terminación de obra y/o
servicio no podrá exceder la fecha de término programada.
A más tardar al día hábil siguiente el Coordinador Técnico Externo verificará la correcta
terminación de los trabajos, posteriormente y de encontrarlos conformes otorgará su
aprobación consignando este hecho en el cuaderno de obra.
El Coordinador Técnico Externo informará mediante el formato CT-08 “Comunicación
rápida”, la terminación de la obra y/o servicio, disponiendo para ello de un (01) día
hábil de realizada la visita de verificación.
De existir observaciones a la terminación de obra y/o servicio no se considerará
terminado, debiendo ser subsanadas las observaciones dentro de los cinco (05) días
hábiles siguientes de la fecha señalada como término de obra y/o servicio, este periodo
no generará adenda por ampliación de plazo.
Si el plazo otorgado para la subsanación de las observaciones origina, que la fecha de
termino real corresponda al mes siguiente de la fecha de termino programada,
merecerá la presentación de cronogramas actualizados (señalados en el numeral 3.9.2
de la presente Guía), que permitan ampliar dicha fecha en el sistema, previa
coordinación con la Oficina Zonal.
Se entenderá que se produjo la culminación de la ejecución de la obra y/o servicio a
partir de la fecha real de término, cuando el Coordinador Técnico Externo consigne su
conformidad en el cuaderno de obra.
De manera posterior a la terminación de los trabajos y dentro de los cinco (05) días
hábiles de concluida la obra y/o servicio se suscribirán tanto el Acta de Terminación
de Obra y/o Servicio como el Acta de Materiales Sobrantes. La fecha sobre la cual
corre el plazo señalado será la indicada en el cuaderno de obra, es decir la que haya
sido consignada por el Responsable Técnico como término de obra y/o servicio y que a
su vez haya contado con la aprobación del Coordinador Técnico Externo.
Para este propósito el Coordinador Técnico Externo deberá realizar previamente las
coordinaciones necesarias con el Representante Legal del Organismo Ejecutor, el

Responsable Técnico y la Oficina Zonal, a efectos de fijar la fecha y hora en la que se
llevará a cabo la suscripción de las actas referidas. Para ello, el Coordinador Técnico
Externo deberá presentar al área de supervisión, copia de los asientos del cuaderno de
obra del Responsable Técnico y del Coordinador Técnico Externo en los que se consigna
la comunicación de término de obra y/o servicio y la aprobación respectiva del
Coordinador Técnico Externo.
El día y hora fijada y, las personas designadas se constituirán al lugar donde se
ejecutaron los trabajos, recorrerán la obra y/o servicio verificando los trabajos
ejecutados y procederán a suscribir el Acta de Terminación de Obra y/o servicio y el
Acta de Materiales Sobrantes.
El Coordinador Técnico Externo es el encargado de llevar adelante el acto asesorando a
las demás personas designadas en los aspectos técnicos referidos a los trabajos
ejecutados.
De existir observaciones, éstas serán comunicadas al Organismo Ejecutor y a su
Responsable Técnico, consignando las mismas en el cuaderno de obra. En dicha
anotación se indicará también el plazo otorgado para la subsanación definiéndose la
nueva fecha de suscripción del acta, el mismo que no podrá exceder los cuatro (04)
días hábiles.
Los gastos que origine la subsanación de las observaciones planteadas serán de
responsabilidad del Organismo Ejecutor.
Esta acta será suscrita luego de revisar el levantamiento de las observaciones
formuladas y posteriormente deberá ser transcrita al cuaderno de obra. Ambas actas
tanto de terminación de obra y/o servicio como de materiales sobrantes se adjuntarán
al expediente de liquidación del convenio.
4.3 ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL
Dentro de los tres (03) días hábiles siguientes de terminados los trabajos, el
Coordinador Técnico Externo exigirá al Representante Legal y Responsable Técnico, la
presentación del informe final (formato OE -03) conteniendo la siguiente
documentación:
 Resumen final de las principales ocurrencias de la obra y/o servicio que contengan
un panel fotográfico que permita apreciar la secuencia constructiva, así como los
trabajos concluidos.
 Valorización desagregada acumulada totalizada (formato OE-04).
 Informe de gastos totalizados (formato OE-07).
 Acta de terminación de obra y/o servicio (formato OE-09).
 Acta valorizada de materiales sobrantes (formato OE-11).
 Otros que solicite el Coordinador Técnico Externo.
Respecto a los informes de gastos totalizados o por rubro acumulados, en observancia a
los plazos permitidos (hasta 15 días calendarios de recibido el desembolso) para la
rendición de gastos, podrá aceptarse la rendición disponible de gastos parciales. La
rendición faltante deberá ser presentada dentro del expediente de liquidación.
Dentro de los cinco (05) días hábiles de terminados los trabajos y luego de recibir el
informe final del Responsable Técnico, el Coordinador Técnico Externo presentará el
informe final (formato CT-05) acompañado de la siguiente documentación:
 Informes de verificación regular (formatos CT-04)
 Informe final del Responsable Técnico.
 Otras que solicite la Oficina Zonal.

Si fuera el caso y sólo por razones justificadas, la documentación complementaria
referida a rendiciones de gastos será revisada y luego de aprobada, presentada a la
Oficina Zonal, dentro de los dos días hábiles de haber sido recibida del Organismo
Ejecutor.
4.4 REVISIÓN DE PLANOS FINALES DE OBRA Y/O SERVICIO (REPLANTEO)
Luego de terminados los trabajos a conformidad del Coordinador Técnico Externo, éste
exigirá al Organismo Ejecutor para que dentro de los siete (07) días hábiles posteriores
le sean alcanzados en dos copias, los planos finales de obra y/o servicio (replanteo) los
que deberán encontrarse debidamente suscritos por el Responsable Técnico.
El Coordinador Técnico Externo revisará la información alcanzada y de encontrarla
conforme la visará en señal de aprobación luego de ello la remitirá a la Oficina Zonal
dentro del plazo que corre desde la fecha de término de obra y/o servicio y hasta el
décimo día hábil.
4.5 SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE TRANSFERENCIA DE OBRA
El acto de transferencia de obra tiene por propósito efectuar la transferencia de la obra
ejecutada a la entidad u Organismo encargado de su operación y mantenimiento,
conforme consta en el acta de compromiso asumido durante la presentación del
proyecto a concurso, el mismo que aparece en la parte anexa del expediente técnico
aprobado.
La suscripción de esta acta (formato OE-10) se realizará dentro del plazo que corre
desde el cuarto (04) y el décimo quinto (15) día hábil de concluidos los trabajos a
conformidad del Coordinador Técnico Externo. En dicho acto participarán el
Coordinador Técnico Externo, el Jefe de la Oficina Zonal o a o quien el designe, el
Representante Legal del Organismo Ejecutor y el representante de la entidad u
Organismo receptor encargado.
El Responsable Técnico asesorará al Organismo Ejecutor en las coordinaciones previas
que se realicen a efectos de fijar la fecha y hora en la que se llevará a cabo el acto de
transferencia.
En dicho acto de transferencia se hará entrega de los planos de replanteo a la entidad u
organismo encargado a efectos de que se realice, de acuerdo a lo establecido en las
bases del concurso, el saneamiento físico legal.
Tanto los planos de replanteo como la memoria descriptiva valorizada formarán parte
integrante del Acta de Transferencia de Obra.
4.6 REVISIÓN Y ENTREGA DEL EXPEDIENTE DE LIQUIDACIÓN DE CONVENIO
El Coordinador Técnico Externo exigirá al Organismo Ejecutor y a su Responsable
Técnico, la presentación de la respectiva liquidación técnico-financiera de la obra y/o
servicio (expediente de liquidación).
La fecha máxima para que el Organismo Ejecutor presente el expediente de liquidación
al Coordinador Técnico Externo quedará definida por la que corresponda al último de
los siguientes eventos:
 15 días hábiles después de terminada la ejecución de los trabajos.
 03 días hábiles después de la fecha programada (según cronograma aprobado) para
el último pago a participantes.

El expediente de liquidación presentado por el Organismo Ejecutor estará conformado
básicamente por la siguiente documentación:
a. Liquidación financiera.
 Informe de gastos totalizados.
 Copia de facturas, boletas de venta y, de ser el caso, de los recibos por
honorarios, las cuales se encontraran completamente legibles.
 Copia de los comprobantes de pago de desembolsos.
 Copia de las declaraciones juradas de recepción de desembolsos.
 Cuadro resumen de pago a participantes, según formato.
 El listado de planillas original obtenido del módulo web.
 Declaración jurada de aporte de cofinanciamiento.
a. Liquidación técnica. contendrá básicamente la siguiente documentación:
 Informe de liquidación del Organismo Ejecutor (formato OE-15).
 Valorización desagregada acumulada totalizada (formato OE-04).
 Acta de entrega de terreno, de ser el caso.
 Acta de terminación de obra y/o servicio.
 Acta de transferencia de obra.
 Acta valorizada de materiales sobrantes adquiridos con financiamiento del
Programa.
 Original desglosado del cuaderno de obra.
 Planos finales de obra y/o servicio (replanteo) debidamente suscritos por el
Representante Legal del Organismo Ejecutor, el Responsable Técnico y visados
por el Coordinador Técnico Externo.
 Copia del convenio y adendas.
El Coordinador Técnico Externo dispondrá de tres (03) días hábiles para la revisión de
esta liquidación debiéndose pronunciar sobre su conformidad empleando para el efecto
el formato CT-06 “Informe de Liquidación” y visando todas las hojas del Informe de
liquidación presentado por el Organismo Ejecutor (formato OE-15).
De existir observaciones estas serán alcanzadas al Organismo Ejecutor otorgándole un
plazo de dos (02) días hábiles para la subsanación.
En idéntico plazo el Coordinador Técnico Externo revisará el levantamiento de las
observaciones, dando por aprobada la liquidación si estas se encontraran conformes.
Finalmente el expediente de liquidación será presentado a la Oficina Zonal por el
Coordinador Técnico Externo dentro de los dos (02) días hábiles de otorgada la
conformidad. A este expediente de liquidación adjuntará la siguiente documentación:
 Formato CT-06 “Informe de Liquidación”.
 Todas las valorizaciones desagregadas acumuladas (OE-04).

SECCION V
TRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE
5.1 DEFINICIÓN DE PARTICIPANTE
Participante es el poblador desempleado prioritariamente con carga familiar que se
incorpora a una estrategia de apoyo a su inserción laboral y desarrollo de capacidades.
Puede participar desde el inicio de los proyectos hasta su culminación. Su rol no se
limita al aporte de mano de obra no calificada, por lo cual percibe un incentivo
económico, sino que además, desarrolla sus competencias y fortalece su empleabilidad
mediante las acciones de capacitación que el Programa ofrece.
La capacitación posibilita su inserción laboral y/o mejora su capacidad de
emprendimiento para la generación de ingresos propios.
Adicionalmente, se beneficia del efecto generado por la infraestructura y servicios
resultantes de la ejecución del proyecto.
El organismo ejecutor es el responsable de verificar el cumplimiento de lo señalado en
los párrafos anteriores.
Para efectos de la ejecución de los proyectos materia de los convenios de
financiamiento, la participación se refiere al aporte de la “mano de obra no calificada”
conforme lo señalado en el expediente técnico aprobado.
Perfil del Participante
Los Participantes son aquellas personas desempleadas que intervienen en la ejecución
del proyecto proporcionando mano de obra no calificada. Dichas personas han sido
elegidas, de la población objetivo, a través de un proceso de selección conducido por el
Organismo Ejecutor y supervisado por el PROGRAMA.
La selección de participantes se efectúa de la población objetivo, priorizándose hasta
un 70% a los padres o madres de familia mayores de edad, que acrediten al menos un
hijo menor de 18 años de edad. Es importante precisar que dicho criterio se enmarca
dentro de los alcances del Plan Nacional de Prevención y Erradicación del Trabajo
Infantil, aprobado por Decreto Supremo Nº 008-2005-TR.
También considera como participante hasta un 25% de jóvenes (varón o mujer) entre
18 a 29 años de edad que asumen la responsabilidad de atender a mayores o menores
de edad (carga familiar) o presenten necesidades básicas insatisfechas.
Se considera la inclusión de personas mayores de 18 años con discapacidad, hasta un
máximo del 5% del total de participantes por proyecto.
Asimismo, se considera a personas desempleadas comprendidas dentro de los convenios
suscritos con el INPE, Ministerio de Justicia, Ministerio Público u otros.
De no cubrirse el número de participantes requeridos para la ejecución del proyecto, se
incorpora de manera excepcional a aquellas personas mayores de 30 años sin carga
familiar, que sin cumplir con las prioridades señaladas anteriormente se encuentran
desempleadas.

5.2 INTERVENCIÓN DEL PROGRAMA PARA VERIFICAR EL PERFIL DEL
PARTICIPANTE Y CONDICIONES DE TRABAJO EN LOS PROYECTOS
El Responsable de Proyectos, Técnico de Proyectos, Responsable de Promoción Social y
Capacitación, realizará visitas regulares a las obras y/o servicios y revisará toda la
documentación que corresponda a los participantes, con la siguiente finalidad:
Monitorear los procesos de selección de participantes (iniciales y complementarios).
Verificar la identidad y edad del participante que se desempeña realizando labores de
mano de obra no calificada, así como la documentación que acredite su condición de
ingreso.
Verificar la actualización de la información remitida por el Organismo ejecutor respecto
al movimiento de participantes en obra y/o servicio (formato OE-06 “Informe de
movimiento de participantes durante la ejecución de la obra y/o servicio”).
Validar la lista de asistencia diaria OE- 01 en relación a los participantes presentes en la
ejecución de la obra y/o servicio.
Verificar el uso de implementos de seguridad de acuerdo a lo señalado en el expediente
técnico.
Monitorear y promover que las condiciones de trabajo de los participantes se
encuentren dentro de los lineamientos y principios establecidos por el Programa
(identidad del participante, perfil del participante, no existencia de maltratos,
discriminación, ni coacción de ningún tipo; entre otros).
5.3 MOVIMIENTO DE PARTICIPANTES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL
PROYECTO
Se denomina movimiento de participantes durante la ejecución de la obra y/o servicios
a las siguientes situaciones: salida de un participante que no implica un reemplazo,
salida de un participante que implica reemplazo, ingreso de un nuevo participante.
El movimiento de participantes generará cambios al interior del Padrón Inicial de
Participantes con que se inició la obra y/o servicio, actualizándolo y generándose el
Padrón de Participantes Activos (OP-03).
Se denomina así al reporte que emite la Oficina Zonal a partir de las comunicaciones
del Organismo Ejecutor mediante el formato OE-06 “Informe de movimiento de
participantes durante la ejecución de la obra y/o servicio”.
Este padrón permitirá a quienes se encuentran involucrados en la ejecución de la obra
y/o servicio tener la lista (registro) de personas que se encuentran trabajando en la
obra y/o servicio en un determinado período solicitado.
5.3.1 Ingreso de Nuevos Participantes (INP)
Esta situación se produce cuando el Organismo Ejecutor requiere incorporar nuevos
participantes, adicionales a los participantes activos que figuran en el Padrón de
Participantes. Esta incorporación de participantes puede responder a los siguientes
motivos:
 De acuerdo a lo establecido en el Cronograma Recurso Participante el Organismo
Ejecutor requiere incorporar un número mayor de participantes del que viene
trabajando.
 Se requiere reemplazar a participantes que han desertado o que han sido retirados
(ver numeral 5.7 del presente capitulo).

Los nuevos ingresos de participantes se determinarán mediante su registro en el
formato OE-06 y/o mediante los procesos de selección complementarios de
participantes; según la modalidad de intervención del Programa.
5.3.2. Salida del participante que no implica un reemplazo (SP)
Esta situación se produce cuando el participante es retirado de la obra y/o servicio
debido a que el requerimiento de la MONC señalado disminuye, de acuerdo al
Cronograma Recurso Participante vigente. En este caso el retiro no requiere de un
reemplazo.
5.3.3 Salida del participante que implica un reemplazo (SPR)
Se produce a partir de las dos situaciones siguientes:
 Retiro del participante.
Esta situación se produce cuando un participante es retirado de la obra y/o
servicio por el Responsable Técnico en atención a alguna de las causales señaladas
en el numeral 5.7 del presente capítulo.
 Deserción del participante.
Esta situación se produce cuando el participante voluntariamente decide retirarse
del proyecto, debido a problemas de salud, accidentes, problemas de índole
personal o familiar u propuesta de trabajo. También se incluye en esta causal la
circunstancia fallecimiento del participante.
5.4 PROCESOS DE SELECCIÓN COMPLEMENTARIOS DE PARTICIPANTES
Es el proceso de selección de participantes que realiza el Organismo Ejecutor antes y
durante la ejecución del proyecto.
Antes del inicio del proyecto: Cuando realizada la asamblea de selección de
participantes, no se logra cubrir el mínimo de las vacantes necesarias para el inicio del
proyecto; por lo cual se programa realizar un proceso de selección complementaria de
participantes a fin de completar las vacantes para el inicio del proyecto.
Durante la ejecución del proyecto: tiene por finalidad cubrir las vacantes que se
generan ante la salida de participantes o por requerimiento de obra y/o servicio, de
acuerdo al cronograma recurso participante.
El período para que se realice dicha selección dependerá del requerimiento señalado
por el Organismo Ejecutor.
5.5 REGISTRO Y PRESENTACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS DE PARTICIPANTES
Es responsabilidad del Organismo Ejecutor registrar y comunicar a la Oficina Zonal los
movimientos de participantes detallados en el numeral 5.3 que ocurran durante la
ejecución de la obra y/o servicio, de acuerdo a lo siguiente:
 El registro del movimiento de participantes en obra y/o servicio será efectuado por
el Responsable Técnico empleando el formato OE-06 “Informe de movimientos de
participantes durante la ejecución de la obra y/o servicio”. El plazo para la
presentación de este formato es de máximo 02 días hábiles a partir de producido
el movimiento.

 La presentación del formato OE-06 la realizará el Responsable Técnico a la Oficina
Zonal para la verificación y el VºBº de los siguientes aspectos:
 En caso de participantes nuevos: Verificación de que estos cumplan con el perfil
requerido por el Programa y que se adjunte correctamente la documentación
exigida.
El Coordinador Técnico Externo verificará la información entregada por el Organismo
Ejecutor, de encontrarse observaciones, éstas serán comunicadas al Responsable
Técnico para su respectiva subsanación, en un plazo no mayor a 1 día hábil.
La existencia de participantes no reportados por el Organismo Ejecutor en los plazos
establecidos o no autorizados por el Programa será notificada al Organismo Ejecutor,
pudiendo constituir esta falta una causal de resolución del convenio.
5.6 PLAZOS ESTABLECIDOS PARA LA COMUNICACIÓN DE MOVIMIENTOS DE
PARTICIPANTES
La presentación en la Oficina Zonal de los movimientos de participantes ocurridos
mediante el formato OE-06, será a más tardar el quinto día antes del vencimiento del
mes.
Para cada período de trabajo mensual, no serán aceptados los movimientos de
participantes (salidas, salidas con reemplazos, nuevos ingresos) producidos y
comunicados dentro de los últimos cuatro días hábiles del mes. De producirse estos,
corresponderán al siguiente período de trabajo y serán de entera responsabilidad del
Organismo Ejecutor.
5.7 DEL RETIRO DE LOS PARTICIPANTES EN LA OBRA Y/O SERVICIO
El Responsable Técnico podrá proceder a retirar a participantes de la obra y/o servicio
teniendo en cuenta las siguientes causales:
 Cuando el participante realice conductas que impidan el normal desenvolvimiento
de las actividades del proyecto.
 Tres inasistencias continuas del participante sin justificación.
 El participante seleccionado no se presentó a la obra y/o servicio.
 Por incumplimiento de las tareas asignadas que afecten el avance de la obra y/o
servicio de acuerdo a los cronogramas vigentes.
 Retiro de participante según Cronograma de obra y/o servicio.
El Programa velará por que el Organismo Ejecutor realice los retiros de participantes
de acuerdo a lo señalado en la presente Guía.
5.8 DEL REGISTRO DE LAS “HOJAS DE TAREO DE PARTICIPANTES”
El Coordinador Técnico Externo es el responsable de ingresar en el sistema web los
formularios para el registro de las “Hojas de Tareo de participantes” formato OE-16,
Para el registro de la información se deberá tener en cuenta lo siguiente:
Hojas de Tareo:
El Responsable Técnico es el responsable de la correcta suscripción y entrega de las
hojas de asistencia OE-01 al Coordinador Técnico Externo, así mismo podrá realizar la
verificación de dicha información en las respectivas hojas de tareo (formato OE-16) a
través del módulo web.

El registro del tareo se realizará al día siguiente de realizada la visita regular del
Coordinador Técnico Externo, y corresponderá a los días tareados desde la visita regular
anterior hasta la actual.
Los últimos días de tareo del mes se registrará el mismo día del cierre de planillas, para
lo cual deberán revisar el cronograma de pago a participantes remitido por
administración (adjunto).
En casos que se requiera realizar una modificación, contando para ello con el debido
sustento, sólo los profesionales del área de proyectos asignados al proyecto podrán
habilitar el registro de un día ya tareado, asumiendo la responsabilidad que ello
conlleve.
5.9 PAGO A PARTICIPANTES
El procedimiento operativo para la generación de Hojas de Pago será el siguiente:
El último día hábil del mes, el Organismo Ejecutor a través del Responsable Técnico
visualizará la información registrada en las hojas de tareo OE-16 en el módulo web. Esta
servirá para la generación de las hojas de pago a participantes.
De encontrar observaciones en las hojas de tareo (OE-16), el Organismo Ejecutor podrá
solicitar la corrección de ésta.
Luego, suscribirá dos (02) ejemplares impresos de las hojas de pago y las entregará al
Coordinador Técnico Externo, éste revisará las hojas de pago generadas por el
Responsable Técnico procediendo a visarlas y entregarlas a la Oficina Zonal.
La Oficina Zonal revisará la información presentada, la consolidará y la tramitará ante
la Oficina Nacional debiendo enviar dos (02) ejemplares de las hojas de pago.
Conforme al cronograma establecido para el efecto por el Programa, el pago a los
participantes se realizará según sea la modalidad de pago empleada que el programa
señale.
Los pagos a participantes no efectuados en la fecha programada por causas imputables
al Organismo Ejecutor no serán reprogramados.
Las Hojas de Pago de participantes deberán corresponder con la información registrada
en las Hojas de Tareo. El adecuado y oportuno registro de información en el modulo
web será condición necesaria para el trámite de pago de los Coordinadores Técnicos
Externos.

SECCION VI
RESOLUCIÓN DEL CONVENIO
El convenio podrá resolverse por cualquiera de las siguientes circunstancias:
 Resolución de convenio por incumplimiento del organismo ejecutor.
 Resolución unilateral.
 Mutuo acuerdo.
6.1 RESOLUCIÓN POR INCUMPLIMIENTO DEL ORGANISMO EJECUTOR
Cuando el Organismo Ejecutor no cumpliese con las obligaciones dispuestas en el
convenio, el Programa a través del Coordinador Técnico Externo procederá a emitir una
notificación requiriendo el cumplimiento de las obligaciones identificadas. Las
observaciones que motivaron los incumplimientos identificados, deberán ser levantadas
dentro del plazo establecido en la notificación; vencido dicho plazo, el Coordinador
Técnico Externo verificará si se produjo la subsanación requerida.
En caso el Organismo Ejecutor no haya subsanado dichas observaciones, el Coordinador
Técnico Externo comunicará a la Oficina Zonal de esta situación. Comunicado el hecho,
la Oficina Zonal procederá a notificar al Organismo Ejecutor comunicándole el
incumplimiento y otorgándole un plazo no menor a dos (02) ni mayor a quince (15) días
hábiles para subsanar las observaciones.
Vencido dicho plazo, el Jefe de la Oficina Zonal podrá resolver de pleno derecho el
convenio, mediante la respectiva carta de Resolución Unilateral.
Conjuntamente con la comunicación de resolución, le será exigida al Organismo
Ejecutor, la presentación, dentro de los tres (03) días hábiles siguientes, de la
liquidación respectiva del convenio hasta el momento en que operó la resolución. En
caso el organismo ejecutor no cumpliera con presentar la liquidación dentro del plazo
establecido, el Programa efectuará la liquidación de oficio, de acuerdo a los
procedimientos establecidos en las directivas que apruebe el Programa a dicho fin.
En caso de paralización de obras y/o servicios cuya causal sea atribuida al Organismo
Ejecutor y que el periodo de la misma sea igual o mayor a 21 días hábiles consecutivos o
acumulados, durante la ejecución de la obra y/o servicio, el Programa iniciará el
proceso de resolución del convenio.
La carta de resolución deberá indicar lo siguiente:
 Las causas que motivaron la resolución del convenio.
 Otorgar al Organismo Ejecutor el plazo de tres (03) días hábiles, contados a partir
del día siguiente de recibida la notificación, a efecto que presente ante la Oficina
Zonal, la liquidación del convenio respectivo.
 En el caso de proyectos inconclusos y proyectos terminados que no cuenten con
acta de terminación, el plazo se computará a partir del día hábil siguiente a la
realización del acto de constatación y levantamiento del acta.
 Establecer que en caso de no cumplir con la presentación de la liquidación del
convenio en el plazo otorgado o de presentarla con observaciones, ésta será
efectuada por el Programa, asumiendo el Organismo Ejecutor los gastos que
irrogue la Liquidación de Oficio.
 Indicar que el Organismo Ejecutor es el único responsable encargado de efectuar
la transferencia y/o recepción de las obras ejecutadas.

6.2 RESOLUCIÓN UNILATERAL
Sin perjuicio de las causales de resolución por incumplimiento, el Programa
unilateralmente, sin incurrir en responsabilidad alguna, podrá en cualquier momento,
resolver el convenio por razones justificadas, incluyendo las de carácter
presupuestario, mediante notificación escrita al Organismo Ejecutor.
La notificación indicará la razón de la resolución y la fecha a partir de la cual la
resolución entrará en vigencia, sin más derecho del Organismo Ejecutor que el
desembolso que corresponda por la ejecución hasta el momento de la resolución,
debiendo devolver el exceso entregado por el Programa en los casos que corresponda,
según los procedimientos establecidos para tal fin.
6.3 RESOLUCIÓN POR MUTUO ACUERDO
El Convenio podrá ser resuelto antes de su vencimiento previo acuerdo entre las partes,
para lo cual bastará un documento firmado por las partes donde conste el referido
acuerdo.
CASO FORTUITO O DE FUERZA MAYOR
Por “caso fortuito” o “fuerza mayor” se entenderá una situación extraordinaria e
imprevisible fuera del control del Organismo Ejecutor y/o el Cofinanciante, que no le
sea atribuible.
Si se presentase una situación de caso fortuito o de fuerza mayor, el Organismo
Ejecutor notificará al Programa por escrito, dentro del plazo de tres (3) días hábiles de
producido el hecho, para su respectiva evaluación.
6.4 LIQUIDACIÓN DE OFICIO
La liquidación de Oficio, se realizará de acuerdo a los procedimientos establecidos por
el Programa en las directivas que apruebe a dicho fin y, operará en cualquiera de los
siguientes supuestos:
 Cuando se produzca la resolución del convenio, y el Organismo Ejecutor no cumpla
con presentar el expediente de liquidación respectiva, dentro del plazo de tres
(03) días hábiles de recibida la carta de resolución, a que se hace referencia en el
numeral 6.1 del presente documento.
 En caso el Organismo Ejecutor hubiera presentado la liquidación respectiva, se
hubiesen encontrado observaciones que no han sido levantadas dentro del
plazo de dos (02) días hábiles de notificadas las mismas al Organismo Ejecutor.

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