Curso administración básica

1. ADMINISTRACION
BASICA
Instructora: Lic. Sandra Basulto
Septiembre 2012
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2. PRESENTACIÓN
 La División de Educación Continua de la Facultad de Contaduría y
Administración, ha jugado un papel importante en la vinculación de
la educación con los sectores productivos y sociales del país.
 El Consejo Nacional para la Cultura y las Artes ha promovido en la
última década un importante proceso de renovación de la cultura
laboral en todos los niveles y unidades administrativas, lo que ha
fortalecido la conciencia del servidor público para brindar un servicio
cada vez más profesional.
 En este sentido se ha diseñado el presente curso como un factor
adicional de reforzamiento y continuidad del proceso de mejora
continua.
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3. ADMINISTRACION BASICA
OBJETIVO:
Identificar y aplicar las fases del proceso administrativo con el fin de
lograr resultados en
los tiempos establecidos.
TEMARIO:
1.
Elementos de la Administración
2.
Conceptos de la Administración
3.
Características de la administración
4.
Proceso Administrativo.
Planeación
Organización
Integración
Dirección
Control
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4. ADMINISTRACION BASICA
4. Fundamentos de la administración Los 14 principios de la
5. Administración según H.Fayol
6. Principios de la comunicación y su impacto en el proceso
administrativo
7. Plan de Integración personal del Proceso Administrativo
DURACIÓN: 20 HORAS
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5. INTRODUCCIÓN
•
Al pensar en las diversas áreas de la vida, seguramente somos
capaces de decir hasta qué punto estamos consiguiendo los niveles
de desarrollo que deseamos. Es posible que en algunas de éstas
ignoremos lo que queremos conseguir o cómo producir los cambios
que son necesarios.
•
En ocasiones la manera en cómo nos sentimos es parte de nuestra
imagen personal y lo reflejamos en nuestra forma de actuar, por
ende se refleja en la actitud que tomamos hacia el servicio al cliente
y al equipo de trabajo.
•
Un trabajo realizado con eficiencia es cuando se lleva a cabo una
adecuada administración de las funciones y actividades que se
deben realizar, para lo cual es necesario llevar un proceso
adecuado que facilite la obtención de los resultados.
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6. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
Conceptos de Administración:
•
Es un proceso que consiste en las actividades de planeación,
organización, dirección y control para alcanzar los objetivos
establecidos utilizando para ellos recursos económicos,
humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y
técnicas sistematizadas. Es el arte de lograr que se hagan
ciertas cosas a través de las personas.
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7. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
Conceptos de Administración:
Planeación
Definir objetivos, orientar el
rumbo de la institución.
Define lo que pretende realizar
la organización en el futuro y
cómo debe realizarlo.
Control y Evaluación
Monitorear las actividades a través
del establecimiento y
comparación de estándares.
Ejecutar las correcciones para
garantizar los objetivos
esperados y determinar los
impactos producidos.
Organización
Dividir y coordinar el trabajo,
delegando responsabilidad y
distribuyendo los recursos para
cumplir con los objetivos
fijados en la planeación.
Dirección
Liderear, dirigir y motivar los
esfuerzos individuales y colectivos
hacia un propósito común.
Es el empleo de la influencia para
activar y motivar a las personas
hacia el logro de los objetivos
organizacionales.
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8. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
Características del Proceso Administrativo
1. Cíclico: El proceso es continuo, cada ciclo tiende a mejorar y
perfeccionarse constantemente.
2. Sistémico: Ninguna de sus fases se puede realizar
aisladamente. Ninguna de ellas se puede ejecutar sin
establecer estrecha relación unas con otras.
3. Dinámico: El proceso administrativo permite que cada una de
sus fases mejore a la otra, por ello, este elemento es
fundamental para el cambio y la mejora continua.
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9. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
•
El Dr. George R. Terry la define como: “La administración consiste
en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas.
•
Koontz y O’Donnell nos da la siguiente definición: “La dirección de
un organismo social y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada
en la habilidad de conducir a sus integrantes”.
•
V. Clushkov: “Es un dispositivo que organiza y realiza la
trasformación ordenada de la información, recibe la información del
objeto de dirección, la procesa y la transmite bajo la forma
necesaria para la gestión, realizando este proceso continuamente”.
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10. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
•E. F. L. Brech: “Es un proceso social que lleva consigo la
responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las actividades.
•Toda institución requiere establecer con claridad sus fines, organizar
su trabajo, tomar decisiones, coordinar actividades, conducir personas,
evaluar su desempeño y optimizar sus recursos.
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11. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
Los 14 principios de la Administración según Henry Fayol:
•
1.- Subordinación de intereses particulares, a los intereses
generales de la organización: por encima de los intereses de los
empleados están los intereses de la Institución.
•
2.- Unidad de mando: en cualquier trabajo un empleado sólo
deberá recibir órdenes de un superior.
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12. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
Reconocemos tres niveles de mando:
Estratégico: Corresponde a la alta dirección. Tiene a su cargo la
conducción general de la organización. Posee una visión global
de la institución y de su entorno.
Táctico: Corresponde a los mandos medios. Es responsable de
instrumentar las decisiones globales definidas por el nivel
estratégico y traducirlos en planes o programas de acción.
Operacional: Se refiere al nivel de mando que tiene contacto
directo con el personal responsable de realizar las tareas y
actividades.
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13. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
•
3.- Unidad de Dirección: un solo jefe y un solo plan para todo un
grupo de actividades que tengan un solo objetivo. Esta es la
condición esencial para lograr la unidad de acción (coordinación de
esfuerzos y enfoque).
•
4.- Centralización: Es la concentración de la autoridad en los
altos rangos de la jerarquía.
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14. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN

Alta
Dirección



Mando
Medio
Puestos
de
Enlace
Directores
Generales
Administradores
Generales
Administradores
Centrales
Coordinadores
 Administradores
 Subadministradores
 Jefes de Departamento
Competencias
habilidades
estratégicas
Competencias
habilidades
tácticas
Competencias
habilidades
operativas
Estratégico
Táctico
Operativo
Cada nivel representa una parte estratégica.
Cada uno tiene una misión importante por cumplir.
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15. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
6.- Jerarquía: la cadena de jefes que va desde la máxima autoridad
hasta los niveles inferiores y es la raíz de las comunicaciones que
de nuevo llegan a la máxima autoridad.
7.-División del trabajo: quiere decir que se deben especializar las
tareas a desarrollar y al personal en su trabajo.
8.-Autoridad y responsabilidad: es la capacidad de dar órdenes y
esperar obediencia de los demás, esto genera más
responsabilidades.
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16. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
•
9- Estabilidad y duración del personal en un cargo: hay que
darle una estabilidad al personal.
•
10.- Iniciativa: tiene que ver con la capacidad de visualizar un plan
a seguir y poder asegurar el éxito de éste.
•
11.- Espíritu de equipo: hacer que
todos trabajen dentro de la
organización con gusto y
como si fueran un equipo, fortaleciendo a la organización
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17. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
• 12.- Disciplina: esto depende de factores como el interés de
trabajar, la obediencia y la dedicación para logar un correcto
comportamiento.
• 13.- Remuneración personal: se debe tener una satisfacción justa
y garantizada para los empleados.
• 14.- Orden: las personas y los materiales deben estar en el lugar
indicado en el momento preciso.
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18. PROCESO ADMINISTRATIVO
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19. PROCESO ADMINISTRATIVO
Contar con un marco de referencia que sirve de base para mejorar
su eficacia y eficiencia en las actividades propias de su función.
•
La Planeación orienta el rumbo y
establece los objetivos específicos de
sus áreas, considerando los objetivos
generales del las organizaciones.
•
La Organización establece esquemas
flexibles y dinámicos que permiten la
división y coordinación de actividades,
rediseña los procesos de trabajo e
integra el trabajo individual al grupal.
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20. PROCESO ADMINISTRATIVO
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21. PROCESO ADMINISTRATIVO
La Dirección permite tomar decisiones, mejorar los
estilos de mando, motivar y potenciar las capacidades
de sus colaboradores así como estimular su
colaboración, promover el trabajo en equipo y generar
un clima productivo y satisfactorio de trabajo.
El Control y la Evaluación ayudan a verificar que el
trabajo se realice conforme a criterios establecidos y
tomar acciones preventivas y correctivas que permitan
reorientar el rumbo de las actividades.
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22. PROCESO ADMINISTRATIVO
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23. Las organizaciones deben adoptar una forma moderna de
organización que le permita transitar de:
Organización por funciones
Procesos desintegrados
No planeación
Organización hacia adentro
Enfocada a la operación
Enfoque a actividades
Confusión de roles
Inadecuada distribución de
cargas
Burocracia
Enfoque intra áreas
Individualismo
Renuente a las críticas
(defensivos)
Organización por procesos
Procesos integrados
Cultura de planeación
Organización hacia el ciente
Enfocada a resultados
Enfoque a productividad y
eficiencia
Claridad de roles
Equilibrio de cargas
Simplificación administrativa
Enfoque inter áreas
Trabajo en equipo
Apertura al aprendizaje
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24. Las instituciones muestran diferentes tipos de directivos con la intención
de que cada uno en su espacio de trabajo, haga suyo los fines
institucionales y dirija a un grupo de trabajo.
Del directivo se espera que:
 Asimilen
los
propósitos
institucionales y los transmitan a
sus colaboradores.
 Encause el trabajo del personal
hacia propósitos claros.
 Genere las condiciones para que el
personal participe.
 Aporte alternativas que permitan
mejorar los resultados.
 Cumpla y supere las expectativas.
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25. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
• La confianza es clave para que exista una relación
absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades
de la organización. Su compromiso, fidelidad e
identificación con ésta y las personas que la dirigen,
debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza
entre el jefe y los colaboradores, se está dando un gran
paso para fomentar la productividad.
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26. El Papel de la Dirección con Visión Sistémica
Entorno
Administración del Cambio
Institución
Personas
Planes
Políticas
Estructura
Funciones
Procesos
Recursos
Experiencia
Actitudes
Conocimientos
Valores
Intereses
personales
Dirección
Comunicación
y Motivación
Usuarios
Objetivos
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27. FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
•
El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda.
Para un Alto Directivo el tiempo es su recurso más escaso y
valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin
estrés y en "buena forma“, es fundamental: para eso se requiere el
apoyo de equipo intuitivo e inteligente.
•
Hacer ganar tiempo a un Alto Directivo es un arte y requiere una
atención permanente y total, es preparar a tiempo toda la
documentación para una reunión.
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28. Elementos de un Plan de Estratégico
Declaración de la
misión del negocio
Objetivos
Análisis situacional
FODA
Estrategia de
Dirección
Areas de la empresa
Administración
Mercado
Recursos Humanos
Finanzas
Producción
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Implementación
Implementación
Evaluación
Evaluación
Control
Control
Título Curso
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29. Estilo de Dirección y el Proceso Administrativo
Los estilos de dirección se ven reflejados en todas las fases del
proceso administrativo.
Fases
Desconfianza
Confianza
Planeación
El jefe es quien fija objetivos y
metas.
La participación de los
subordinados es escasa y por
ende existe bajo compromiso.
Sólo existe la alternativa del jefe.
Líder y subordinado negocian y fijan
objetivos en conjunto.
Fuerte participación de los
subordinados en la fijación de
objetivos y planes.
Compromiso con los objetivos y
planes.
Se exploran alternativas.
Organización
Estructura vertical.
Delega poco.
Centraliza decisiones y el trabajo.
Encarga trabajos iguales a
personas diferentes.
Estructura horizontal.
Reduce el tramo de control.
Tiende a distribuir el trabajo
Delega y faculta.
Control y
Evaluación
Controla y supervisa
directamente el trabajo.
Busca faltas y defectos para
sancionar.
Sólo él evalúa.
Fomenta la responsabilidad
individual.
Fomenta mejora continua.
Busca nuevas oportunidades.
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30. Motivación Individual y Organizacional: Congruencia
La motivación en el trabajo se logra cuando las personas encuentran
sentido a lo que realizan.
Los integrantes de una organización participan en ella
para lograr algo.
En el trabajo importa compatibilizar los objetivos
organizacionales con los individuales.
Cuando hay congruencia entre ambos objetivos existe disposición para
atender los intereses de la organización y los propios.
Cuando no ocurre
Pierde la organización
Pierde la persona
Las personas invierten grandes cantidades de
tiempo para satisfacer otro tipo de necesidades,
mismas que representa un elevado esfuerzo
improductivo para la organización.
El colaborador que sólo piensa en alcanzar las
metas de su trabajo también dedica esfuerzo
personal totalmente improductivo para sus
propios intereses.
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31. Una vez que la institución ha realizado las acciones y logrado los
objetivos, es necesario preguntarse:
 ¿Lo hicimos bien?
 ¿Vale la pena hacer lo que hacemos?
 ¿Por qué logramos los resultados?
 ¿Pudimos haber hecho más?
 ¿Logramos los impactos que necesitábamos o intensificarlos?
La evaluación es cada día más dinámica, esto permite a las
personas, áreas e instituciones reaccionar con mayor velocidad,
tener flexibilidad y capacidad de rectificar a tiempo.
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32. La evaluación revisa todo el proceso administrativo
contexto y nos permite:
le da
 Mostrar los resultados de la
institución.
 Valorar su actuación de la
institución.
 Generar un proceso integrado de
información que alinea la actuación,
los resultados y la misión.
 La rendición de cuentas y acciones
para la mejora.
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