presentación de Tomás Baiget sobre Partes de una memoria técnica a la hora de gestionar y desarrollar un sistema de información. Webinar del 17 de octubre de 2012 en SocialBiblio.

1. Análisis y diseño de sistemas de
información. Partes de una
memoria técnica
Tomàs Baiget
baiget@gmail.com
17 de octubre de 2012

2. ¿Para qué sirve lo de hoy?
 El jefe nos encarga crear un servicio de atención de
peticiones de datos del público
 Hay que organizar sesiones de formación para el
personal investigador
 Desde la biblioteca de la Escuela Oficial de X nos
piden asesoramiento de cómo reorganizar la
biblioteca
 El Ministerio nos concede un proyecto de red de
centros de documenación temáticos
 La empresa Tal SA quiere controlar toda su
documentación técnica interna
 Los organizadores de una competición deportiva
quieren disponer de un SI que centralice los datos

3. Terminología
Especificaciones funcionales = lo que pide y
se negocia previamente con el usuario
Memoria = informe sobre cómo implementar el
proyecto
Proyecto = realización
Hablamos indistintamente de "sistema" o
de "servicio de información" (SI)

4. Partes de la memoria de
un proyecto de SI
-Análisis
Situación actual y posibles
soluciones
-Diseño
Implementación

5.  Cada actividad humana tiene asociado uno o
varios SI
 Por ello hay millones de SI diferentes
 Para buscar un método de análisis / diseño
que valga para todos hay que ir a lo más
simple: el SI elemental

6. Modelo básico de sistema de información .
(ATPUT)
T2
T1 Proces T3
o
Adquisición Sistema de Transferencia
información
Uso T n = transmisión física

7. Biblioteca
Haría falta descomponer la biblioteca en subsistemas:
Adquisiciones, Proceso técnico, Referencia,
Préstamo...

8. ATPUT = modelo "hombre"
(Anthony Debons)
El hombre es el único ser
que posee todas las
componentes ATPUT.
Es el SI elemental o básico

9. El "hombre"
puede ser un
subsistema de
un SI complejo

10. ¿Y en el apartado Uso qué ponemos?
 Usabilidad: rótulos, mobiliario, ambiente,
horario, accesibilidad
 Ventajas para los usuarios
--
 Ideas para el marketing: folletos, día de
puertas abiertas, boletín u hoja informativa,
notas en prensa local, envío a las listas...
--
 Guías, manuales, alfin

11. Otras formas de representar
un sistema de información
No sabe Sabe

12. Adquisición de datos
No sabe Sabe
Sistema
ATPUT

13. Preguntas Respuestas

14. Adquisición de datos
Preguntas Sistema Respuestas
ATPUT

15. Plantillas de etapas
 Existeinfinidad de plantillas para guiar la
realización de una memoria de SI, por
ejemplo IDEAS:
I Identificación del problema
D Definición
E Ambiente (environment)
A Alternativas
S Solución

16. Resumen de etapas o apartados de un proyecto
1. Problema
2. Propósito general
3. Objetivos
4. Criterios de diseño ANÁLISIS
5. Usuarios Especificaciones funcionales
6. Usuario contratante
7. Entorno, externalidades
8. Sistema actual, antecedentes
9. Alternativas de diseño y justificación de la opción elegida
10. ADQUISICIÓN
11. TRANSMISIÓN
12. PROCESO Modelo ATPUT
13. USO DISEÑO
14. TRANSFERENCIA Proyecto
15. Promoción y publicidad
16. Pruebas y futuras evaluaciones
17. Instalación y puesta en marcha
18. Calendario
19. Evolución futura
20. Presupuesto

17. Análisis
1. Problema
2. Propósito general, misión
3. Objetivos (cuantificados)
4. Criterios de diseño, restricciones
5. Usuarios
6. Usuario contratante (nombre de la institución)
7. Entorno, externalidades
8. Sistema actual, antecedentes
9. Alternativas de diseño y justificación de la
opción elegida

18. Diseño
10. ADQUISICIÓN
11. TRANSMISIÓN
12. PROCESO Modelo ATPUT
13. USO
14. TRANSFERENCIA
15. Promoción y publicidad
16. Pruebas, evaluaciones
17. Instalación y puesta en marcha
18. Calendario de puesta en marcha
19. Evolución futura
20. Presupuesto

19. Descripción de las secciones
de la memoria de un
proyecto de sistema de
información
(disculpas por el pequeño tamaño de la
letra que sigue)

20. Descripción de las secciones de una memoria
1. Problema, introducción, justificación o necesidad
Este es un capítulo fundamental muy importante. ¿Se trata de un problema de
información?, ¿Cuál?
- Información inexistente, inexacta, a destiempo...
- Servicio de información lento. ¿Qué funciones hay que mejorar?
-¿Qué decisiones no pueden tomarse adecuadamente por la falta de información?
2. Propósito general (puede explicarse dentro de la Introducción)
Frecuentemente este propósito general no es tan evidente y hay que describirlo.
Depende mucho de la política general de la organización.
Hay que intentar hacer una exposición sobre el tipo de beneficios que se esperan del
servicio: económicos, culturales...
3. Objetivos
-Resultados concretos que hay que conseguir, a poder ser cuantificados: procesar X
documentos a la semana, conseguir el número de usuarios mínimo X que señalan las
estadísticas internacionales, obtener X millones de euros de beneficios, aumentar en un
X% las operaciones de la empresa, eliminar X puestos de trabajo, etc.
Resulta incómodo dar cifras, pero se debe intentar dar, al menos, unos valores
aproximados.
Puede haber objetivos a corto, medio y largo plazo.

21. 4. Criterios de diseño
¿Limitaciones de presupuesto? Mínimo presupuesto para los objetivos
señalados. Máxima rentabilidad independiente del presupuesto.
¿Qué parámetros son los más importantes?: número de usuarios, calidad de
los servicios aunque sea para pocos usuarios, rapidez, lo más centralizado /
distribuido posible, espacio reducido, disponibilidad de mucho personal y
pocos equipos, beneficios económicos, debe autofinanciarse, etc.
Prioridades.
Equipos informáticos: uso sujeto a horarios, marca o modelo impuestos,
compatibilidades.
Fases y fechas impuestas. Controles intermedios y fases bajo aprobación
condicionada o pendientes de permisos.
5. Usuarios, clientes
¿A quién va dirigido el servicio?, ¿quién lo utilizará?, perfil típico del usuario
medio.

22. 6. Usuario contratante, patrocinador
¿Quién patrocina o subvenciona el proyecto y, eventualmente, qué
finalidad persigue dicha persona física o jurídica con el servicio?
Descripción de sus actividades.
Cuánto, cuándo y cómo pagará por el proyecto que se está diseñando.
7. Ambiente, antecedentes, entorno, marco de actuación
(environment, externalities)
Condiciones físicas, sociales, culturales, etc., en las cuales el sistema o
servicio está inmerso. Legislación aplicable.
Comparación con otras organizaciones o países. Estado general de la
técnica (state of the art).
¿El servicio es esperado?, ¿tendrá un ambiente hostil?, ¿principales
influencias externas que condicionarán su funcionamiento?, ¿está dentro
de una organización mayor? (incluir un organigrama), ¿existen otros
departamentos similares?, ¿tratará información conflictiva?, ¿depende de
subvenciones?

23. 8. Ámbito, características del servicio o sistema, situación actual (event
world)
Descripción detallada de los elementos (personas, equipos, hechos,
funciones, prácticas, formularios, etc.) que integran el servicio o sistema
actual y/o que formarán parte del futuro servicio. Organigrama interno.
Preguntas: QUIÉN, QUÉ, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, POR QUÉ. Deben
documentarse todas las funciones y todos los datos con sus componentes:
espacio, tiempo y energía ("energía" en un sentido amplio: formato de los
impresos, intensidad de luz o de señales en general, medida y claridad de
los textos, dificultades de acceso por parte de los usuarios, etc.).
La descripción del servicio sólo es posible hacerla cuando se han estudiado
e investigado a fondo todas las operaciones, viendo su utilidad real.
Conviene coleccionar todos los soportes de información utilizados en el
servicio: formularios, páginas del libro de registro, ficheros, informes, etc.,
para tenerlos a mano para su análisis.

24. Hacer un diagrama de flujo con los procesos que actualmente sigue la
información:
adquisición --> copia a depto. "A" --> registro --> indización --> análisis, etc.
Representar el recorrido físico que sigue la información por los
diferentes departamentos (sobre un plano) y tiempo que transcurre en
cada etapa.
Hacer fotografías de los locales, equipos, formas de operar, que
permitan captar detalles que a primera vista pasan inadvertidos. Las
fotos ayudarán a comprender mejor la memoria. Importante si luego van
a intervenir más personas en el diseño.
Cuando se trate del análisis o evaluación de un sistema que ya está
funcionando, y para el que se prevé que no van a introducirse grandes
cambios, se evitará describir todo el sistema en este apartado. En este
caso se hará sólo una descripción general (recursos empleados,
equipos, personal, locales, organización, formularios, registros,
fotografías, planos, etc.) y quizá un análisis funcional de bloques. La
descripción detallada de cada componente del sistema (adquisición,
proceso, etc.) debe dejarse para los apartados correspondientes.
Esta parte requiere frecuentemente el 50% del tiempo total dedicado al
estudio (análisis y diseño) del sistema de información.

25. 9. Alternativas de diseño y justificación de la opción escogida
Se listarán las posibles soluciones al problema de información y se
indicará su coste probable aproximado.
Hasta aquí se ha estado estudiando el problema de información y todos
sus detalles relativos. Se ha estado recapitulando sobre los datos y
pensando posibles soluciones. Una vez hallada la que se considera
idónea se desarrolla el proyecto propiamente dicho. En este apartado
debe justificarse el porque de la opción escogida, especialmente cuando
se trata de grandes proyectos con muchas variables. En algunos casos se
pueden presentar 2 ó más opciones que darían lugar a proyectos distintos
con sus correspondientes presupuestos, dejando la elección final al
usuario contratante.
10. Adquisición, entrada o introducción de datos
Cómo entran los datos y grado de automatización: operación de campo,
formularios e impresos, encuestas, entrevistas, compra de documentos,
llamadas telefónicas a las fuentes de información, medidores, escucha
radiofónica, lectura de la prensa, etc.
Una vez adquiridos los datos se transmiten hasta el lugar de proceso.

26. 11. Transmisión
Hay que describir cómo se transmiten físicamente los datos desde:
-Las fuentes de datos hasta el punto de adquisición.
-Dentro mismo del departamento de adquisición.
-La zona de adquisición hasta el lugar de proceso.
-Dentro mismo del departamento de proceso.
-La sala donde se procesa hasta donde se imprime o se "empaqueta".
-Desplazamientos de personas/vehículos que merezcan ser descritos.
-Velocidades
-Teléfono, transmisión de datos, oralmente, etc.
Es decir, en general hay varios componentes de transmisión distintos que
requerirán tratamientos también distintos.
Importante:
NO SE INCLUYE AQUI LA FORMA COMO RECIBEN LA INFORMACION LOS
USUARIOS DEL SERVICIO YA QUE ESTO SE TRATA EN TRANSFERENCIA
12. Proceso. Instalaciones, equipos, programas y personal
Descripción del tratamiento o proceso de los datos para añadirles valor y
convertirlos en información (más) útil o más elaborada.
Incluye tanto el proceso intelectual: análisis, condensación, cálculo, etc., como el
físico: hardware, software, forma de almacenamiento, etc.
Normalmente es la parte más cara y laboriosa del servicio.
Propuesta de locales, instalaciones, mobiliario y personal.

27. 13. Uso y ventajas
Es un análisis, una reflexión, de la utilidad de los servicios ofrecidos por el sistema. Hay que
ponerse en el lugar de los actuales/futuros usuarios y ver qué problemas de información se
les solucionan.
El analista es prácticamente el único que es capaz de evaluar la utilidad de los nuevos
servicios puesto que aún no los conoce nadie más, y considerará cuál es la mejor forma de
presentarlos (transferencia) al usuario.
Del estudio del analista se desprenderán todas las ideas publicitarias necesarias para
anunciar los servicios con la máxima eficacia.
En esta etapa el diseñador puede que vuelva atrás y rectifique algún aspecto de los servicios
para adecuarlos mejor a los usuarios, haciéndolos más racionales, optimizándolos.
No debe olvidarse resaltar también los usos y ventajas que el sistema ofrece al usuario
contratante o patrocinador.
14. Transferencia, presentación de la información, acceso del usuario a la información
Cómo se presenta la información al usuario, en qué soporte (impresa, online, por teléfono,
por radio, dispositivos móviles, etc.), o lo que es lo mismo, cómo accede el usuario a la
información (tiene que registrarse, tiene que pagar, tiene que llamar por teléfono, tiene que
aprender un lenguaje de búsqueda, necesita una pantalla especial, etc.).
Se estudia si los servicios son lo suficientemente cómodos, usables, prácticos, agradables,
fáciles y baratos.
¿Es la información suministrada directamente utilizable o precisa de operaciones posteriores
por parte del usuario? (traducción, acceso al documento original, etc.). ¿Está previsto el
enlace con los eventuales servicios posteriores? ¿Los formatos son interoperables con otros
sistemas?

28. 15. Promoción y publicidad. Formación
Campaña de promoción que se piensa desarrollar para introducir el servicio y
acciones continuadas de publicidad para recordar su existencia. Cursos,
demostraciones, boletín periódico, etc.
16. Pruebas, evaluaciones
Antes de entregar el sistema de información al usuario contratante deberá hacerse
una prueba piloto con un grupo reducido de usuarios, primero interno (alfa test) y
luego externo (beta test), observando detenidamente sus reacciones, así como el
funcionamiento de todos los componentes.
En este apartado se indicarán también las normas a seguir para controlar
periódicamente la eficacia/eficiencia del servicio en su funcionamiento habitual.
La evaluación podrá hacerse mediante:
- Análisis anual por una comisión de expertos.
- Encuestas a los usuarios (adjuntar un modelo en la memoria).
- Midiendo la cantidad y la calidad de los servicios (estadísticas).
17. Instalación y puesta en marcha
Elaboración del SI, operaciones que se realizan una sola vez

29. 18. Calendario de puesta en marcha
Puede ser un calendario con fechas concretas o uno con la duración
de las diferentes fases expresadas en días, semanas y/o meses.
Debe incluirse un diagrama de Gantt o un PERT
19. Evolución futura
Previsión de la evolución de los servicios, ampliaciones, necesidades
y mejoras para los próximos años.
20. Presupuesto
- Personal
- Local
- Mobiliario
- Equipos informáticos y programas
- Adquisiciones (datos, informes, suscripciones a revistas, libros)
- Gastos generales

30. Presentación de la memoria
Cuidar mucho la presentación, ya sea impresa, electrónica o en ppt.
Tratar de hacer un diseño austero pero atractivo. Una buena foto en la
cubierta acostumbra a ser una buena solución.
No olvidar "detalles" como:
- Título del proyecto en la cubierta/portada
- Nombre del autor(es) y su afiliación
- Fecha
- Nº de versión, si se hacen modificaciones
- Institución contratante
- Agradecimientos a colaboradores/revisores
- Numerar las páginas
- Índice (preferible al principio)
- Cómo hay que citar el trabajo (referencia bibliográfica)
- Licencia Creative Commons

31. a) Instalación y puesta en marcha
b) Funcionamiento
 Todos los puntos del diseño se refieren al
futuro sistema en funcionamiento
 La instalación y puesta en marcha se
describe en el apartado 17

32. Ejemplo: Un curso como SI
adquisición proceso (hacer ppt)
(leer, estudiar)
transferencia
(proyectar, hablar)
proceso (tomar apuntes)
transporte (traslados de profesor y alumnos)

33. Ejemplos: Un curso como SI
adquisición
proceso (hacer ppt)
(leer, estudiar)
transferencia
(proyectar, hablar)
proceso (tomar apuntes)
transporte (traslados de profesor y alumnos)
¿Forman parte del SI los alumnos?

34. ¿Forman parte del SI los lectores?

35. ¿Forman parte del SI los usuarios?
 Debe intentarse, como parte de la
componente USO, pero no siempre es
posible.
 Cuando no es posible debe hacerse una
encuesta (continuada) entre los usuarios.

36. Diseñar una asociación profesional
Problema de información: estar actualizado,
formación permanente, recibir información de
los colegas
Criterios de diseño:
cuota muy alta  elitista, personalizable
cuota media  local propio y secretaría
cuota baja  medio administrativo, sólo web
Transferencia: jornadas, cursos, mails...

37. Implicación de la dirección y
de los usuarios en el diseño
 No se puede implementar un SI en una organización
si los que mandan no lo apoyan firmemente.
 Es muy peligroso intentar introducir un SI sin que
hayan participado los que lo usarán, y se haya
consultado a los "líderes".
 Antes del día D hay que haber formado al personal.
Cambiar el método de trabajo produce conflictos
 es fundamental saber persuadir y negociar

38. Ejemplos de conflictos
 Un jefe de área quiere un circuito de información o
unas características que sólo usarán en su área.
 Otro quiere complicar el SI introduciendo algo que
sólo se va a usar 1 vez al año.
 Otro (amigo del director general) quiere que todo
pase por su secretaria y en papel.
 Una líder sindical va diciendo que el nuevo SI es
"una porquería", creyendo que eliminará 3 puestos
de trabajo. Además no se enteró de nada.

39. Redacción de la memoria,
presentación del SI
 "Vender" un SI es muy difícil, porque cuesta
imaginar cómo va a ser.
 La presentación, las formas, el soporte, el
envoltorio, el marketing... son decisivos para
convencer y tener éxito.
Comunicar y convencer

40. Redactar bien es muy difícil
Un artículo bien redactado impacta mucho
más en el lector:
- no tiene que releer frases ni intentar imaginar qué
se quiere decir,
Hay que convencer tanto al usuario contratante
como a los usuarios finales

41. Palabras “malditas”
“El recurso se ha desarrollado en el ámbito de
los nuevos sistemas de información que
incluyen metodologías y tecnologías TIC
actuales, usando una herramienta estándar
que actualmente ofrece al usuario soluciones
que le permiten evaluar los mecanismos,
integrando tanto el acceso a los contenidos
de la plataforma como todos aquellos
aspectos referentes a las diferentes
tipologías de formatos”.

42. Sinónimos
en el Word

43. Sinónimos
 Diccionarios.com, etc.
 “Sinónimos útiles para redactar artículos y
proyectos de información”
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/do
cumentos/sinonimos.doc

44. Gráficos de Office: una obligación

45. 100
200
80
100 Papel Online
60
Cd-rom
0 40 Cd-rom
1r 2n 3r 4t Online
Papel
trim . trim . trim . trim . 20
0
Infantil Jóvenes Adultos Mayores
Algunos tipos de gráficos
100
80
Europa Online
60
Cd-rom
40
América Papel
20
0
Esp
07
08
09
10
20
20
20
20
aña
A sia

46. Diagramas de flujo (flow charts)

47. Diagrama de Gantt
Henry Laurence Gantt
(1861-1919)

48. PERT (Program evaluation and review
technique) y CPM (Critical path method)

49. Ejercicio
 En la universidad queremos organizar unas
sesiones para enseñar a los profesores y
doctorandos "Cómo elegir las revistas más
adecuadas donde publicar".
 Para autorizarlo la dirección nos pide una
pequeña memoria del proyecto.
 Aplicamos la plantilla de 20 puntos, y en el
apartado Calendario incluimos un PERT.

50. Tareas
1. Ok de la dirección
2. Concretar temas y quien los expondrá
3. Reservar la sala
4. Buscar sponsor que pague folletos y coffe-break
5. Preparar diapositivas
6. Preparar publicidad (folleto, poster, web, mail-
invitación)
7. Documentación asistentes (fotocopias, colgar ppt)
8. Preparar mensaje de correo-e recordatorio
9. Preparar encuesta de satisfacción para asistentes
10. Encargar coffe-break
11. Comprobar sala, PC, proyector, micrófono, fotos,
vídeo, wi-fi...
12. Celebrar la sesión
13. Pasar encuestas
14. Tabular encuestas y hacer informe

51. PERT de organización del curso
Documentación
asistentes
ppt mails mails
invitación recordatorio
Temas y mails anuncio
profesor de fecha
Reservar Comprobar Pasar
OK equipos de Curso encuesta Informe
sala
la sala
Sponsor Publicidad:
folleto, web,
poster
Encargar
coffe-break
tiempo

52. Mapas conceptuales
 Ofrecen una visión general
del trabajo, proyecto,
sistema o servicio
 Mejoran la presentación de
la obra
 Pero sobre todo: ayudan a
perfeccionar nuestros
análisis: manifestan
incoherencias, omisiones,
redundancias…

54. http://www.lluiscodina.com/diagramas.htm
http://www.mindomo.com/view.htm?m=d4d1f77be0d04af0804c719038144de8

55. Ventajas de los gráficos
 Hacen el texto mucho más claro.
 Son estéticos, mejoran la presentación.
 Las curvas permiten observar tendencias.
 Son una herramienta de re-diseño:
- permiten recapacitar y detectar errores,
- realimentan nuevas ideas al autor,
- ofrecen análisis desde otras perspectivas.

56. ¡Gracias por aguantar hasta aquí!
Creo sinceramente que vale la pena,
y espero que os sirva
para ser un poco más felices...
Tomàs
http://directorioexit.info/ficha46