Este documento describe diferentes técnicas para la toma de decisiones en grupo, incluyendo la lluvia de ideas, el grupo nominal, la técnica Delphi y las reuniones electrónicas. Explica que estas técnicas buscan aprovechar las ventajas de los grupos al mismo tiempo que reducen las desventajas como la conformidad y la influencia de las minorías. Cada técnica tiene un proceso diferente, pero comparten el objetivo de fomentar la participación independiente de los miembros y el pensamiento creativo para llegar a mejores soluc

1. TOMA DE DECISIONES EN GRUPO ING. VIVIANA VALLES ING. MARIA JOSE ZARATE

2. DEFINICION E IMPORTANCIA Muchas decisiones en las organizaciones se toman en grupo en especial las importantes, que tienen un impacto a largo plazo en las actividades y en el personal de la organización. Es rara la organización que no emplea comités en alguna ocasión, fuerzas de trabajo, planes de revisión, equipos de estudio o grupos similares como medios para tomar decisiones, por lo menos en el ecuador no se los utiliza. Las investigaciones señalan que los administradores dedican un 40% o más de su tiempo en reuniones. Sin duda, gran parte de ese tiempo tiene algo que ver con la definición de problemas, llegar a tener soluciones a esos problemas y determinar los medios para implantar la solución. De hecho, es posible que cualquiera de los ocho pasos del proceso de tomas de decisiones se asigne a los grupos.

3. VENTAJAS Las decisiones en grupo proporcionan información mas completa. Un grupo proporcionara gran variedad de experiencias y perspectivas al proceso de decisiones, lo que no sucede con un individuo que actúa solo. Los grupos también generan más alternativas. Debido a que los grupos tienen mayor cantidad y diversidad de información, pueden identificar más alternativas que un individuo por separado. Esto resulta más evidente cuando los miembros del grupo representan diferentes especialidades. Muchas decisiones fracasan después de que se toma la decisión final porque la gente no acepta la solución. Sin embargo, si los que se verán afectados por cierta solución y los que contribuyen a implantarla participan en la toma de decisiones, es muy posible que acepten la decisión y que estimulen a otros para aceptarla. El proceso de toma de decisiones en grupo es consistente con los ideales democráticos, de ahí que las decisiones tomadas en grupos puedan percibirse y ser más legítimas que las decisiones tomadas por una persona. El hecho de que el que toma la decisión por separado tenga el poder necesario y de que no haya consultado a otros, puede ocasionar que se piense que la decisión se tomo autocrática y arbitrariamente.

4. DESVENTAJAS Toma tiempo reunir un grupo. Además la interacción que sucede una vez que el grupo esta en su lugar es frecuentemente ineficaz. El resultado es que casi siempre los grupos tardan mas en llegar a una solución de lo que llevaría a una persona a hacerlo por separado. También puede presentarse una situación en la que exista el dominio sobre la minoría. Los miembros de un grupo nunca son del todo iguales. Pueden diferir en nivel dentro de la organización, experiencia, conocimientos en cuanto al problema, estar influidos por otros miembros como en habilidades verbales, asertividad, etc... Esto crea la oportunidad para que uno o más miembros usen sus ventajas para dominar a otros en el grupo. Una minoría que domina un grupo con frecuencia tiene una desmedida influencia en la decisión final. Otro problema se enfoca en las presiones de conformidad. Existen presiones de tipo social con las que el grupo debe conformarse. Esto puede conducir a lo que se llama conformidad grupal. Se trata de una forma de conformidad en la que los miembros del grupo reprimen ideas desviadas, minoritarias o no populares con el fin de dar apariencia de conformidad. La conformidad grupal afecta al pensamiento critico del grupo y por ultimo daña la calidad de al decisión final. Por ultimo, existe una responsabilidad ambigua. Los miembros del grupo comparten responsabilidad pero ¿quién es el responsable del resultado final? En una decisión individual es claro quien es el responsable. En una decisión en grupo, la responsabilidad de cada miembro se suaviza.

5. COMO LOGRAR LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO Que los grupos sean más eficaces que un individuo depende de los criterios en los que se base para definir la eficacia. Las decisiones en grupo tienden a ser mas acertadas las pruebas indican que en promedio los grupos toman mejores decisiones que los individuos. Esto no significa que todos los grupos funcionen mejor que cada individuo. Se ha encontrado que las decisiones de grupo son mejores que las que hubieran sido tomadas por el individuo promedio en el grupo. Sin embargo, rara vez son mejores que el desempeño del mejor individuo. Si la eficacia de las decisiones se define en términos de velocidad, las individuales son superiores. Las decisiones en grupo se caracterizan por dar y tomar, lo que lleva tiempo. La eficacia puede significar el grado en el que una solución demuestre creatividad. Si la creatividad es importante, los grupos tienden a ser más eficaces que los individuos. Sin embargo, esto requiere que las fuerzas que apoyan la conformidad grupal sean limitadas. Otro criterio para la eficacia es el grado de aceptación que consigue la decisión final. Como ya mencionamos antes, debido a que las decisiones en grupo tienen información de más gente, tienden a dar soluciones que serán mas ampliamente aceptadas. La eficacia de las decisiones en grupo también esta influida por el tamaño del grupo. Mientras más grande sea, mayor será la oportunidad de representación heterogénea. Por otro lado un grupo grande necesita más coordinación y más tiempo para permitir la participación de todos los miembros. Esto significa que tal vez los grupos no deberían ser tan grandes, un mínimo de cinco y un máximo de quince, las pruebas indican que de hecho los grupos de cinco o menos personas y de un máximo de siete son las eficaces. Debido a que el cinco y el siete son números impares, se evita el empate. No se puede considerar la eficacia sin tomar en cuenta la eficiencia. Los grupos casi siempre tienen un segundo lugar en eficiencia frente a la toma de decisiones individuales. Con pocas excepciones, la toma de decisiones en grupo requiere más horas de trabajo que la decisión individual. Al decidir si se emplean grupos, entonces se tendrá que considerar si los aumentos de eficacia son más que suficientes para compensar las pérdidas en la eficiencia.

6. TECNICAS ACTUALES PARA LA TOMA DE DECISIONES GRUPALES Se han sugerido cuatro formas para hacer que la toma de decisiones sea más creativa: La lluvia de ideas, El grupo nominal, La técnica Delphi y Las reuniones electrónicas.

7. LLUVIA DE IDEAS La lluvia de ideas es una técnica relativamente sencilla de superar las presiones de conformidad con el desarrollo de alternativas creativas. Se logra al utilizar un proceso generador de ideas que específicamente estimula todas las alternativas, al mismo tiempo que evita cualquier critica de estas alternativas. En una típica sesión de lluvias e ideas, se sientan de seis a doce personas alrededor de una mesa el líder del grupo menciona el problema de forma que sea comprendido por todos los participantes. Entonces, los miembros expresan o liberan todas las alternativas que puedan aportar durante determinado tiempo. No se permite ninguna clase de crítica y todas las alternativas son registradas para evaluarse y analizarse mas tarde. Sin embargo, la lluvia de ideas es simplemente un proceso para generar ideas. Las próximas dos técnicas van mas allá pues ofrecen medios para llegar a la mejor solución.

8. TECNICAS NOMINALES EN GRUPO Y TEICA DELPHI La técnica nominal en grupo evita la discusión durante el proceso de la toma de decisiones. Los miembros del grupo deben estar presentes, como en una reunión de comité tradicional pero es necesario que funcionen en forma independiente. La ventaja más grande de esta técnica es que permite al grupo reunirse formalmente pero no restringe el pensamiento independiente como pasa en el grupo tradicional. Una alternativa que resulta más compleja y más tardada es la técnica Delphi, similar a la técnica nominal en grupo, excepto porque no necesita de la presencia física de los miembros del grupo. Esto se debe a que la técnica Delphi nunca permite que los miembros del grupo se vean frente a frente. Al igual que la técnica nominal de grupo, la técnica Delphi protege a los miembros de la influencia de los otros. Tampoco requiere la presencia física de los participantes. Por ejemplo, Minolta podría usar la técnica para cuestionar a sus gerentes de ventas en Tokio, Hong Kong, Paris, Londres, Nueva York, Toronto, México y Melbourne, para saber el mejor precio a nivel mundial de las cámaras nuevas de la compañía. Se evita el costo de reunir a los ejecutivos en un lugar central, pero se obtiene el ingreso de los mercados principales de Minolta. Por supuesto que la técnica Delphi tiene desventajas. Requiere mucho tiempo con frecuencia, no es aplicable cuando se necesita tomar una decisión rápida. Además es posible que el método no desarrolle una variedad conjunta de alternativas como lo hacen los grupos nominales. Es posible que nunca se presente las ideas que puedan surgir durante la acción de estar frente a frente

9. TECNICA NOMINAL EN GRUPO Los miembros conocen a un grupo, pero antes de iniciar cualquier análisis cada miembro anota sus ideas en cuanto al problema El periodo en silencio va seguido cuando cada miembro presenta una idea al grupo. Cada miembro tiene su turno para presentar una idea a la vez hasta que todas se registran en un rota folió o pizarrón. El análisis no empieza hasta que se registran todas las ideas. El grupo analiza las ideas y las evalúa. Cada miembro asigna una calificación a las ideas en forma independiente y en silencio. La decisión final se determina por la idea que haya obtenido la puntuación más alta.

10. TECNICA DELPHI Se identifica el problema y se pide a los miembros que presenten soluciones potenciales a través de cuestionarios cuidadosamente diseñados Cada miembro termina el primer cuestionario en forma anónima e independiente. Los resultados del primer cuestionario se reúnen en un lugar central, se transcriben y reproducen Cada miembro recibe una copia de los resultados Después de ver los resultados se pregunta otra vez a los miembros sus soluciones. Es común que los resultados generen nuevas soluciones o que causen cambios en la posición original Los pasos 4 y 5 se repiten todas las veces necesarias hasta llegar a un consenso general.

11. REUNIONES ELECTRONICAS El planteamiento más reciente de la toma de decisiones en grupo combina la técnica nominal en grupo con tecnología sofisticada por computadora. A esto se le llama reunión electrónica. Una vez que se cuenta con la tecnología que se usara en la reunión el concepto es sencillo. Hasta cincuenta personas se sientan alrededor de una mesa en forma de herradura que no tiene nada encima a excepción de una serie de terminales de computadoras. Se les presentan opciones a los participantes, estos escriben sus respuestas en las pantallas de las computadoras. Los comentarios individuales y votos agregados se muestran en la pantalla de proyecciones de la sala. Las principales ventajas de las reuniones electrónicas son el anonimato, la honestidad y la velocidad. Los participantes pueden escribir en forma anónima cualquier mensaje y todos podrán leerlo en sus pantallas con solo presionar una tecla. También permite que sean totalmente honestos sin que se les imponga una sanción. Como es un proceso rápido se evita hablar en exceso. Los análisis no se desvían y los participantes pueden hablar sin que otros los apresuren. Los expertos aseguran que las reuniones electrónicas son hasta un 50% más rápida que las tradicionales durante reuniones frente a frente. Sin embargo, existen desventajas los que escriben rápido pueden opacar a los que pueden hablar elocuentemente pero no son muy buenos para escribir; los que tienen mejores ideas no reciben crédito por ello y el proceso carece de la amplia información que ofrece la comunicación oral frente a frente. Pero, debido a que esta tecnología actualmente esta en pañales es probable que en el futuro la toma de decisiones de grupo comprenda las reuniones electrónicas.