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ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
PRESENTADO POR MARTHA LUCIA RUIZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD CIENCIAS HUMANA Y BELLAS ARTES
BOGOTÁ- 2014
INTRODUCCIÓN
• Con estos procesos se busca conceptos claros hacia una información que pueda se útil rápida y nos
permita tener todo en un tiempo determinado que produzcan búsquedas actualizadas y de mayor
asequibilidad sin presentar perdida de información ni desconocimiento de la misma
• Que la información que se proporciones sea eficaz
• Como se puede preservar y organizar un archivo de una manera completa
OBJETIVOS
• Saber y seleccionar de una forma fácil rápida el almacenamiento distribución para una
consulta más practica y darle un manejo más amplio a el acceso de la información par un
uso especifico
• Brindar información precisa y mantener un control adecuado del uso d loso mismos para su
preservación
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
• La clasificación de documentos consiste en
archivar de una forma lógica que permita una
localización rápida de los mismos en cualquier
momento.
• Archivos activo se consulta de forma frecuente
• Aquellos documentos cuya consulta es menor o
menos frecuente se traslada al archivo
semiactivo
• Archivo inactivo suele guardar documentos que
no se consultan o se hace de forma esporádica
• En los archivos se ubican de forma lateral lo
que permite verlos cantos lomos de carpeta
donde suele indicar el texto descriptivo de
aquello que contiene .
también existen archivos digitales los cuales
realizan una tarea en conjunto con los archivos
físicos estos archivos digitales se diferencian del
resto por su identificación pues con estos se realiza
pun trabajo más practico estos se clasifican por
nombre propio y extensión ejemplo archivo .txt en
cuanto a su ubicación se guardan en subdirectorios
o directorios .
Para la actualización de los archivos digitales se
verifican las base de datos se usa el asistente los
cambios que se realizan
El asistente actualiza modelos sobres escritos el
modelo de almacenamiento como parte de un
proceso también realiza cambios conceptual y las
asignaciones pero solo se efectúan modificaciones.
Los archivos al organizarse se deben hacer por
numeración o alfabéticamente estos archivos
cumplen con la función de proteger y salva guardar
todo documentos
CUAL ES MI PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
• Mi propuesta de cambio que me ha dado el tener la clase de
expresión oral y escrita es que me ha permitido analizar más
detenidamente que puedo mejorar en mi trabajo en la parte
documental la forma de manejar mejor los temas en los que estoy
trabajando he comprendido que hay que leer detenidamente la
información que manejas la forma en que se puede tener un proceso
más claro en el momento de guardar o cambiar la documentación que
tienes aprender a manejarla con más cuidado
PORQUE ESTUDIAR CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
Es una de las disciplinas que me complementa en
varios campos de la vida, es la organización de la
vida de una empresa
Es apasionarse con la historia misma con el valor
que se le da aun documento bien sea en cualquier
de sus estados es preserva y conservar un
patrimonio como su nombre bien lo dice documental
Es da un buen uso a toda la información
suministrada en el diario vivir
PROPOSITOS PROPUESTOS
El propósito es trabajar de una forma más
rápida
Que la información sea procesada Con calidad
Generar optimizar los procesos
Organización clara y precisa
Que pueda ser Adsequible al personal
autorizado para su manejo
Su búsqueda sea efectiva y actualizada
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
Como o de que manera puedo actualizar todo el tiempo
mi archivo
se utilizan bases de datos en las cuales son actualizadas
todo el tiempo y en lo físico se verifican documentos por
fechas
De que manera se organizan los documentos
Se ordenan por carpetas y subcarpeta con su respectiva
fecha cronológica alfa numéricamente se clasifica por mes
, dia ,año según sea el caso
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
• En que forma deben llegar organizados al archivo
deben llegar de forma secuencial directo e indexado mara
dar un mayor manejo de la documentación
CONCLUSIONES
Es muy importante que aprendamos la importancia de manejar
información
tener un conocimiento sobre la organización de
almacenamiento y consulta en los sistemas de información
Pendientes de procesos y de llevarlos acabo con calidad
BIBLIOGRAFÍA
http://www.mailxmail.com/curso-archivo-claisifacion-
documentos/clasificacion-documentos
http://windows.microsoft.com/es-co/windows/working-with-
files-folders#1TC=windows-7
http://cms.ual.es/idc/groups/public/@serv/@archivo/docume
nts/documento/resumenclasificacion.pdf

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  • 1. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS PRESENTADO POR MARTHA LUCIA RUIZ UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD CIENCIAS HUMANA Y BELLAS ARTES BOGOTÁ- 2014
  • 2. INTRODUCCIÓN • Con estos procesos se busca conceptos claros hacia una información que pueda se útil rápida y nos permita tener todo en un tiempo determinado que produzcan búsquedas actualizadas y de mayor asequibilidad sin presentar perdida de información ni desconocimiento de la misma • Que la información que se proporciones sea eficaz • Como se puede preservar y organizar un archivo de una manera completa
  • 3. OBJETIVOS • Saber y seleccionar de una forma fácil rápida el almacenamiento distribución para una consulta más practica y darle un manejo más amplio a el acceso de la información par un uso especifico • Brindar información precisa y mantener un control adecuado del uso d loso mismos para su preservación
  • 4. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS • La clasificación de documentos consiste en archivar de una forma lógica que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento. • Archivos activo se consulta de forma frecuente • Aquellos documentos cuya consulta es menor o menos frecuente se traslada al archivo semiactivo • Archivo inactivo suele guardar documentos que no se consultan o se hace de forma esporádica • En los archivos se ubican de forma lateral lo que permite verlos cantos lomos de carpeta donde suele indicar el texto descriptivo de aquello que contiene . también existen archivos digitales los cuales realizan una tarea en conjunto con los archivos físicos estos archivos digitales se diferencian del resto por su identificación pues con estos se realiza pun trabajo más practico estos se clasifican por nombre propio y extensión ejemplo archivo .txt en cuanto a su ubicación se guardan en subdirectorios o directorios . Para la actualización de los archivos digitales se verifican las base de datos se usa el asistente los cambios que se realizan El asistente actualiza modelos sobres escritos el modelo de almacenamiento como parte de un proceso también realiza cambios conceptual y las asignaciones pero solo se efectúan modificaciones. Los archivos al organizarse se deben hacer por numeración o alfabéticamente estos archivos cumplen con la función de proteger y salva guardar todo documentos
  • 5. CUAL ES MI PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA • Mi propuesta de cambio que me ha dado el tener la clase de expresión oral y escrita es que me ha permitido analizar más detenidamente que puedo mejorar en mi trabajo en la parte documental la forma de manejar mejor los temas en los que estoy trabajando he comprendido que hay que leer detenidamente la información que manejas la forma en que se puede tener un proceso más claro en el momento de guardar o cambiar la documentación que tienes aprender a manejarla con más cuidado
  • 6. PORQUE ESTUDIAR CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA Es una de las disciplinas que me complementa en varios campos de la vida, es la organización de la vida de una empresa Es apasionarse con la historia misma con el valor que se le da aun documento bien sea en cualquier de sus estados es preserva y conservar un patrimonio como su nombre bien lo dice documental Es da un buen uso a toda la información suministrada en el diario vivir
  • 7. PROPOSITOS PROPUESTOS El propósito es trabajar de una forma más rápida Que la información sea procesada Con calidad Generar optimizar los procesos Organización clara y precisa Que pueda ser Adsequible al personal autorizado para su manejo Su búsqueda sea efectiva y actualizada
  • 8. PREGUNTAS Y RESPUESTAS Como o de que manera puedo actualizar todo el tiempo mi archivo se utilizan bases de datos en las cuales son actualizadas todo el tiempo y en lo físico se verifican documentos por fechas De que manera se organizan los documentos Se ordenan por carpetas y subcarpeta con su respectiva fecha cronológica alfa numéricamente se clasifica por mes , dia ,año según sea el caso
  • 9. PREGUNTAS Y RESPUESTAS • En que forma deben llegar organizados al archivo deben llegar de forma secuencial directo e indexado mara dar un mayor manejo de la documentación
  • 10. CONCLUSIONES Es muy importante que aprendamos la importancia de manejar información tener un conocimiento sobre la organización de almacenamiento y consulta en los sistemas de información Pendientes de procesos y de llevarlos acabo con calidad