El documento describe el caso de la empresa Pilos S.A. que tiene sus documentos desorganizados en diferentes lugares sin orden alfabético o cronológico. Esto se debió a la falta de personal capacitado. Se recomienda que Arnulfo aplique el ciclo vital del documento y organice los documentos electrónicos de forma magnética y según las Tablas de Retención Documental para facilitar el acceso a la información. El gran reto de Arnulfo es mitigar los problemas de organización archivística y los fondos acumulados

1. CASO EMPRESA PILOS S.A. UN
ARCHIVO ORGANIZADO
WILLIAM ANDRES CERON BUSTOS
SENA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL
FICHA: (1410014)

2. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
Como se encuentra en diferentes lugares de la empresa comenzar por la identificación la
relación, clasificación alfabética y cronológica de la documentación que se encuentran en
cada uno de los puntos de la empresa.

3. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?
La falta de personal capacitado y preparado que este pendiente de la organización que
llevaron a la acumulación de los documentos sin ningún tipo de orden en la empresa.

4. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
Si debe aplicar los procesos y ciclo vital de gestión documental como lo son de Archivo
de gestión, archivo central, archivo histórico ya que son la manera correcta para llevar
acabo la posibilidad de mantener el archivo organizado.

5. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo
debe ser archivado esos documentos?
Se deben organizar magnéticamente de igual manera que los archivos se encuentren en el
mismo formato, se organizan cronológicamente o por tipo de consulta.

6. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?
Organizando por número de series y tipos documentales que establecen los tiempos de
conservación, permanencia o eliminación en cada fase documental.

7. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?
Garantiza el resguardo, conservación y orden en la gestión documental teniendo el control
de los archivos facilitando un adecuado acceso de personas públicas o privadas a
diferentes tipos de datos.

8. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?
Es mitigar los problemas que presentaba la empresa y para lo que fue contratado Arnulfo
sacando adelante la falta de organización archivística y fondos acumulados con los que
cuenta la empresa; es el trabajo diario y la adecuada organización en cada área después
de realizar las diferentes tareas documentales para la consecuencia del objetivo.

9. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?
Si ya que es uno de los procesos que esta tomado gran importancia en las empresas y que
se debe tomar como base física y digital para la organización búsqueda y consulta en todas
las empresas.