El documento describe los principios del diseño normalizado de documentos, incluyendo controlar el uso y circulación de documentos, evitar duplicidad y versiones obsoletas, simplificar procedimientos, organizar documentos para su uso eficiente, seleccionar y eliminar documentos sin valor, y asegurar la disponibilidad de documentos esenciales para situaciones de crisis. El objetivo final es permitir la recuperación rápida y exacta de información y que los archivos sean vistos como unidades útiles de información para la administración y cultura.

1. El diseño normalizado de los documentos.
Controlar el uso y la circulación de los documentos
Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la
presencia de versiones caducadas.
Simplificar los procedimientos.
La conservación y la instalación de los documentos a bajo costeen los
archivos intermedios.
Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su
adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor
para la gestión y para el futuro.
Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones
de crisis o emergencia.
Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos
dentro de cualquier institución pública o privada.
Permitir la recuperación de información de una forma mucho más
rápida, efectiva y exacta.

2. Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización
como verdaderas unidades deinformación útiles no solo para la
administración sino también para la cultura.