Este documento describe los objetivos de normalizar y controlar la creación y circulación de documentos para evitar duplicidad y versiones obsoletas, simplificar procedimientos y permitir la conservación y recuperación eficiente de documentos para fines de gestión, toma de decisiones y en situaciones de emergencia. También busca organizar y clasificar documentos para su mejor explotación, evaluar y eliminar aquellos sin valor, y posicionar los archivos como unidades de información útiles tanto para la administración como para la cultura.

1. OBJETIVOS
 El diseño normalizado de los documentos.
 Controlar el uso y la circulación de los documentos.
 Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia
de versiones caducadas.
 Simplificar los procedimientos.
 La conservación y la instalación de los documentos a bajo coste en los
archivos intermedios.
 Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada
explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
 Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para
la gestión y para el futuro.
 Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de
crisis o emergencia.
 Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos
dentro de cualquier institución pública o privada.
 Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida,
efectiva y exacta.
 Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como
verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración
sino también para la cultura.