El documento describe 7 causas comunes de pérdida de tiempo y sus posibles soluciones. Las causas incluyen falta de planificación y objetivos claros, tratar de hacer demasiadas cosas a la vez, indecisión, prisa e impaciencia, incapacidad de negarse a nuevas tareas, no terminar trabajos existentes, y falta de organización. Las soluciones propuestas son establecer prioridades, planificar el tiempo, delegar tareas, fijar fechas límites, y mantener un sistema organizado.

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CAUSAS Y SOLUCIONES DE LAS PÉRDIDAS DE TIEMPO
PÉRDIDA DE TIEMPO CAUSAS POSIBLES SOLUCIONES
1. No fijar objetivos o prioridades y no
planificar.
Algunas veces se tiene éxito sin planificar.
Creer que cada día es diferente y que no se pueden planificar.
Demasiado enfocado hacia la acción (actuar antes de pensar).
1. Tener en la organización un planificador de tiempo.
2. Recordar que las actividades planificadas conducen al éxito con mucha más
frecuencia que aquellas sin planificar.
3. La planificación crea tiempo libre para los imprevistos y para las actividades
verdaderamente importantes.
2. Tratar de hacer demasiadas cosas al mismo
tiempo.
No tener tiempo para planificar.
Concentrarse en los temas urgentes.
1. Fijar objetivos y prioridades; planificar su tiempo.
2. Centrarse en los temas importantes.
3. Centrarse en lo esencial.
3. Indecisión. Tiene miedo de cometer equivocaciones.
Su proceso de toma de decisiones es irracional.
Perfeccionismo: desea conocer todos los detalles.
Le falta iniciativa y motivación.
1. Sumar los hechos, fijar los objetivos y probar las soluciones.
2. Aceptar los riesgos como algo inevitable; adoptar decisiones sin conocer todos
los detalles; una decisión mediocre es mejor que ninguna.
3. Encontrar las razones de su insatisfacción (actitud hacia el trabajo, ambición, jefe,
personal, etc.)
4. Prisa, impaciencia. No tener planificación. No evaluar las tareas.
Intentar alcanzar demasiado en poco tiempo.
Es impaciente cuando se trata de conocer los pormenores.
1. Planificar la noche anterior aquellos trabajos que tienen que terminarse al día
siguiente (planificador de tiempo).
2. Diferenciar entre los temas urgentes y los importantes y hacer una lista de
prioridades.
3. Hacer menos y delegar más (principio de Eisenhower).
5. Incapacidad de negarse. Tener miedo de ofender a alguien.
No tener excusas preparadas.
Desear ser amable, colaborar siempre con sus compañeros.
Desea ayudar a los demás.
1. Una respuesta sincera no tiene porque ofender. Utilizar la asertividad.
2. La mejor excusa es una excusa franca; al decir que no tiene tiempo, se entiende
que usted planifica su trabajo diariamente y sabe lo valioso que es su tiempo.
6. No terminar los trabajos. No fijar prioridades.
No fijar plazos límites.
1. Fijar prioridades según su importancia y urgencia y termine en primer lugar los
trabajos de máxima prioridad.
2. Para todos los trabajos importantes se deben fijar fechas límites realistas (plan
diario) y respétarlas.
7. No estár organizado. No tener sistema alguno. Todo descansa en su mesa de despacho.
Tener miedo a perder la pista de los temas.
1. Escribir todo lo que es importante en su planificador de tiempo y después
archivar los documentos.
2. Verdaderamente se tiene que comenzar por los temas importantes; fíjar plazos
límites.
3. Dejar en el escritorio solamente los expedientes que necesitan.
4. Pase instrucciones a su secretaria para que seleccione el correo menos
importante y pase a su personal las solicitudes que puedan contestar.
ALA