El documento describe los procedimientos de control de proyecto para un estudio hidráulico sobre un puente, incluyendo la planificación, control de costos, cronogramas y riesgos. Se establecerán líneas base de presupuesto y cronograma, y se realizarán reuniones bisemanales para detectar desviaciones y cuantificar su impacto en costos y plazos. El equipo usará Microsoft Project Planner y Office para programar y monitorear el avance del proyecto.

1. ESTUDIO HIDRÁULICO
Revisión A
Proyecto: Puente Bio-Bio
Manual de Procedimientos
Control de Proyecto
Fecha: Agosto 2015
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CONTROL DE PROYECTO
PROPÓSITO
El propósito de este capítulo es delinear las tareas y los procedimientos
correspondientes para Control de Proyecto aplicables al contrato del estudio hidráulico.
En resumen, las funciones de Control de Proyecto consistirán en: planificación, control
de costos y estimaciones. El objetivo es proveer a la gerencia del proyecto de EFE de
herramientas que permitan controlar el avance de las actividades de contrato; controlar
los costos del proyecto y mantener un Cronograma de desviaciones en la planificación
del proyecto con respecto al Plan Original (Baseline).
La tarea principal para controlar será el establecer:
• El Base Line Budget
• El Base Line Schedule
DESVIACIONES (TRENDING)
Una vez que hayan comenzado los gastos de tiempo y dinero, comenzará el análisis e
informe de las desviaciones de costos. Se deberán analizar e informar las siguientes
categorías de costos:
• Mano de obra de ingeniería y costos relacionados.
• Mano de obra de la administración del estudio de Hidráulico y sus costos
relacionados.
En el caso que se identifiquen variaciones al alcance de una partida o cambios al
proyecto, se estimará el costo del cambio de la siguiente manera:
• Control de Proyecto calculará los costos en conjunto con estimaciones y usando
las bases de datos del Cronograma desarrollado por el contratista.
• Costos Indirectos, Contingencia y Utilidad serán definidos en el momento,
tomando en cuenta la naturaleza, oportunidad y magnitud del cambio. El valor de ellos
estará dado por Control de Proyecto, Estimaciones y aprobado por la Gerencia del
Proyecto.
• El Gerente de Control de Proyecto de EFE o quien lo reemplace, conducirá una
reunión bisemanal de Desviaciones (Trending Meeting), en orden a detectar e
identificar desviaciones de los trabajos con el fin de cuantificar el impacto en costo y
planificación.
• Una vez completada la estimación por Control de Proyecto de EFE, ésta será
emitida para revisión y aprobación al Gerente mencionado previamente. Comentarios
del Gerente de Proyecto serán incorporados, si los hubiere y finalmente el documento
será emitido para aprobación de EFE junto con una carátula identificatoria u Orden de
Cambio.

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Una vez aprobada por EFE, la Orden de Cambio será devuelta a Control de
Proyecto para su incorporación en el presupuesto del proyecto. Además, copia de la
Orden de Cambio será entregada al departamento de Contratos de EFE. El equipo
de trabajo estará informado de la Orden de Cambio, a través de un memorándum,
emitido por el Gerente del Proyecto, detallando el alcance de trabajo y su impacto.
CRONOGRAMAS (SCHEDULES)
El Cronograma del proyecto contendrá la información suficiente y necesaria para
asegurar la oportuna ejecución de las actividades destinadas a producir los entregables,
dentro del alcance definido.
El Gerente de Control de Proyectos es responsable por la implementación de este
procedimiento y es responsable ante el Gerente de Proyecto por la programación y
control de avance durante toda la ejecución del Proyecto.
Definiciones Programación y Control
Cronogramas del proyecto Durante la Etapa de licitación y como parte del estudio de
factibilidad, se preparará para presentar a EFE un Cronograma Preliminar, el que será
desarrollado en software Microsoft Project Planner 2013 y utilizado para medir el avance
del Proyecto. Las desviaciones desde la curva base son destacadas para la atención de
la gerencia y para un control oportuno del Proyecto. El Cronograma será elaborado
utilizando el Método de Ruta Crítica y representado por medio de una Carta Gantt.
Recursos Los Cronogramas emitidos, tendrán recursos de horas humanas (HH) directas
en todas las actividades.
Análisis Ruta Crítica Lista de actividades actuales y futuras, las cuales pueden afectar
la fecha de cumplimiento de algún(os) hito(s) del proyecto. Estas actividades son
identificadas y cualquier retraso es corregido tomando las acciones pertinentes, ya sea
con un cambio de estrategia y/o reestudio de recursos asignados a las tareas
involucradas.
Reporte de Hitos Lista de hitos principales, con sus fechas tope y que delimitan la
secuencia constructiva. Esta lista es claramente individualizada dentro del Cronograma,
de forma de detectar cualquier desviación a la curva base, ya sea de manera positiva o
negativa.
Programaciones de Corto Plazo Programación que identifica las actividades que
estarán en avance en un período determinado. El período de evaluación es definido de
acuerdo a los requerimientos del estudio, posibilitando mediciones semanales,
trisemanales y mensuales. Es utilizada en reuniones programadas regularmente, en las
cuales se revisa la disponibilidad de fuentes de trabajo, recursos, prioridades y riesgos.
Programa de 60 Días Junto con cada informe mensual se presentará un Cronograma de
15 días, el cual tendrá como base el Cronograma desarrollado.

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Curvas “S” de Avance – Representación gráfica del avance del proyecto. Junto con
ésta gráfica, se muestra un Cronograma macro que respalde ésta curva y, a la vez,
permita conocer el estado actual de los ítemes involucrados. Adicionalmente,
proporciona información sobre productividad.
Reporte de Avance Físico del Contrato
Informe semanal de avance físico del proyecto que será aprobado por EFE.
Los informes del Contratista serán presentados en el formato que será indicado al
contratista adjudicado, de modo de incorporar en forma más expedita los datos al
informe mensual de EFE.
Se entregará a EFE cada informe en copia magnética e impresión en papel.
Procedimiento
• Programación del proyecto
El Gerente de Proyecto determina el nivel de detalle y formato más adecuado
para el Cronograma.
• Desarrollo del Cronograma del proyecto
El Contratista y su equipo de proyecto establecerán las duraciones para las actividades
del Cronograma, utilizando la estimación de las cantidades de obra, las horas humanas y
datos históricos para establecer productividades; una vez terminado el cronograma, se
entregará a EFE para su validación. Una vez que el cronograma ha sido revisado por
EFE y se hayan incorporado todas las observaciones que sean necesarias, éste será el
instrumento definitivo para realizar el control y medición de avance del Proyecto.
• Informe y Actualización del Cronograma del proyecto
El Cronograma del Proyecto será actualizado de manera bisemanal para
mantener un control a tiempo y adecuado. Este Cronograma actualizado será entregado
a EFE en respaldo magnético y copia en papel, junto con el informe de análisis de las
tareas críticas e hitos del Proyecto, mostrando el estado actual de cada ítem en
comparación con la línea base del proyecto.
La emisión de informes indicando las excepciones será una manera de controlar y
analizar desviaciones para tomar medidas y mantener el Cronograma original.
Control de Avance
Cada tarea tiene asociada una cantidad de horas humanas requeridas para realizarla,
por lo cual el avance físico de la actividad reflejará una cierta cantidad de horas ganadas
para ésta, lo cual permitirá determinar un avance para tal agrupación.

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Informes de Terreno
Se definen tres tipos de informes según la periodicidad de emisión de éstos, los que se
indican a continuación:
• Informes Diarios: En este grupo se encuentran todos aquellos reportes que son
de importante apoyo a la Gerencia de Proyecto de EFE. Éstos informes permiten
controlar internamente el desarrollo del proyecto, de forma de dar inmediata solución
a aquellos eventuales problemas que afecten su desarrollo. Además, éstos informes
permiten optimizar los rendimientos de los distintos frentes de trabajo.
• Informes Semanales
• Informes Mensuales.
AVANCES Y RENDIMIENTO
Cada documento deberá tener una fecha de inicio y de término para así poder
monitorear el avance físico.
Para cada elemento se establecerá una planificación al inicio del proyecto. Los
rendimientos globales de cada elemento serán calculados en base al avance real versus
lo planificado.
DESVIACIONES Y CAMBIOS
Será responsabilidad de todo el equipo de Gerencia del proyecto de EFE y su
organización.
El Gerente del Proyecto de EFE decidirá e indicará qué medidas se tomarán para
minimizar el impacto o para eliminar la desviación.
El Gerente del Proyecto también indicará si la desviación es un cambio al contrato, en
cuyo caso, Control de Proyecto preparará una estimación para la aprobación de EFE y
procederá a emitir una Orden de Cambio. El Registro de Desviaciones lo mantendrá
Control de Proyecto.
ANÁLISIS
El equipo de Control de Proyecto se basará en los avances, rendimientos, desviaciones
y cambios para monitorear, y analizar el estatus global del proyecto. Se preparará un
breve informe que exponga dicho análisis, enfocado en las áreas que puedan presentar
dificultades para el desarrollo fluido del proyecto, para revisión y aprobación del Gerente
del Proyecto de EFE.
Para el análisis del estatus del proyecto se dispondrá de reportes, curvas de progreso y
listados de deliverables.

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La distribución más la comunicación de estos reportes es de suma importancia, ya que
permitirá al equipo de gerencia monitorear, analizar y controlar el plan original (Baseline
Plan) y la Planificación Original (Baseline Schedule).
SISTEMAS DE CONTROL DE PROYECTO
Los siguientes serán los sistemas computacionales a usar por el proyecto:
• Microsoft Project Planner.
• Otros Softwares: Microsoft Office 2013.
ADMINISTRACIÓN DE RIESGO EN PROYECTOS
La administración de riesgo del proyecto comprende el proceso referente a identificar,
analizar y enfrentar cualquier condición que pueda producir que el resultado de un
evento del proyecto sea diferente del resultado deseado. Incluye la maximización de los
eventos positivos y beneficiosos, así como también la minimización de las
consecuencias de eventos adversos.
• Identificación del riesgo: se determina qué riesgos están probablemente
afectando el proyecto y se documentan las características de cada uno.
• Calificación del riesgo: se evalúa el riesgo y las interacciones del elemento de
riesgo para determinar el rango de resultados posible del proyecto.
• Desarrollo de respuesta al riesgo: se definen acciones de mejoramiento de las
oportunidades y respuesta a las amenazas.
• Control del riesgo: respuesta al cambio en los niveles de riesgo en el transcurso
del proyecto.
Estos procesos interactúan unos con otros. Cada proceso puede involucrar recursos
humanos individuales o grupales dependiendo de las necesidades del proyecto.
Identificación y cuantificación del riesgo a veces son tratadas en un solo proceso y el
proceso combinado puede ser llamado análisis de riesgo o evaluación de riesgo.
Respuesta al riesgo es a veces llamado planeamiento de respuesta o mitigación del
riesgo.
Desarrollo de respuesta al riesgo y control de respuesta al riesgo son a veces tratados
como un solo proceso, y el proceso combinado puede ser llamado administración del
riesgo.
Identificación del Riesgo
Identificación del riesgo consiste en determinar cuales elementos de riesgo son los más
probables que afecten al proyecto y la documentación de las características de cada
uno. La identificación del riesgo no es una acción única; ella debiera ser abordada como
una acción periódica a través del proyecto. La identificación del riesgo es aplicable tanto
a oportunidades (eventos positivos) como también a amenazas (eventos negativos).

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La distribución más la comunicación de estos reportes es de suma importancia, ya que
permitirá al equipo de gerencia monitorear, analizar y controlar el plan original (Baseline
Plan) y la Planificación Original (Baseline Schedule).
SISTEMAS DE CONTROL DE PROYECTO
Los siguientes serán los sistemas computacionales a usar por el proyecto:
• Microsoft Project Planner.
• Otros Softwares: Microsoft Office 2013.
ADMINISTRACIÓN DE RIESGO EN PROYECTOS
La administración de riesgo del proyecto comprende el proceso referente a identificar,
analizar y enfrentar cualquier condición que pueda producir que el resultado de un
evento del proyecto sea diferente del resultado deseado. Incluye la maximización de los
eventos positivos y beneficiosos, así como también la minimización de las
consecuencias de eventos adversos.
• Identificación del riesgo: se determina qué riesgos están probablemente
afectando el proyecto y se documentan las características de cada uno.
• Calificación del riesgo: se evalúa el riesgo y las interacciones del elemento de
riesgo para determinar el rango de resultados posible del proyecto.
• Desarrollo de respuesta al riesgo: se definen acciones de mejoramiento de las
oportunidades y respuesta a las amenazas.
• Control del riesgo: respuesta al cambio en los niveles de riesgo en el transcurso
del proyecto.
Estos procesos interactúan unos con otros. Cada proceso puede involucrar recursos
humanos individuales o grupales dependiendo de las necesidades del proyecto.
Identificación y cuantificación del riesgo a veces son tratadas en un solo proceso y el
proceso combinado puede ser llamado análisis de riesgo o evaluación de riesgo.
Respuesta al riesgo es a veces llamado planeamiento de respuesta o mitigación del
riesgo.
Desarrollo de respuesta al riesgo y control de respuesta al riesgo son a veces tratados
como un solo proceso, y el proceso combinado puede ser llamado administración del
riesgo.
Identificación del Riesgo
Identificación del riesgo consiste en determinar cuales elementos de riesgo son los más
probables que afecten al proyecto y la documentación de las características de cada
uno. La identificación del riesgo no es una acción única; ella debiera ser abordada como
una acción periódica a través del proyecto. La identificación del riesgo es aplicable tanto
a oportunidades (eventos positivos) como también a amenazas (eventos negativos).